≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

Подотчетные суммы могут быть предназначены:

• для осуществления хозяйственных или административных расходов, которые обусловлены производственными потребностями;
• для командировки.

Все подотчетные лица должны придерживаться предельных сроков для возврата неиспользованных средств и составления отчета по произведенным расходным операциям.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При расчете суммы аванса в подотчет сотруднику, направляемому в служебную поездку, учитывается предварительный размер стоимости билетов в обе стороны, величина суточных за прогнозируемый период нахождения в другом населенном пункте. Если работнику надо будет оплачивать съем квартиры или гостиничного номера на время командировки, то стоимость аренды жилья тоже должна быть заложена в расчет подотчетной суммы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на 71 счете. На его субсчетах организовывается аналитический учет в разрезе сотрудников и выданных сумм. Денежные средства могут выделяться по заявлениям сотрудников или без них при условии, что имеется письменное распоряжение руководства компании.

Когда производятся расчеты с подотчетными лицами, проводки могут быть такими:

• Д71 – К50 – работнику выданы подотчетные суммы в кассе;
• Д71 – К51 – должностное лицо получило подотчетные средства на банковскую карту;
• Д50 – К71 – сотрудник после выполнения служебного задания вернул неиспользованные деньги в кассу.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

• 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
• 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
• 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
• 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
• 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
• 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
• 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
• 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Авансовый отчет считается утвержденным после проставления на нем визы руководителя. С этого момента он может считаться основанием для внесения бухгалтерских записей в учет.

Если должностное лицо, которое получило авансом подотчетные суммы, нарушило сроки возврата неиспользованных средств, то величина невозврата заносится в долг этому сотруднику. В учете это отражается записью между дебетом 94 и кредитом 71 счета. Сумма может быть погашена работником добровольно или удержана из его заработка. При возмещении долга из заработной платы составляется корреспонденция Д70 – К94. В ситуациях, когда удержать из зарплатных доходов задолженность нельзя, она переводится в дебет 73 счета с кредита 94.

Пример

Инженеру были выданы наличные деньги для закупки запасных деталей в сумме 5500 рублей. Фактически потрачено было 4900 рублей. Сотрудник отчитался на следующий день после покупки запчастей и вернул остаток денег. В учете делаются записи:

• Д71 – К50 на сумму 5500 рублей;
• Д10.5 – К71 в размере фактических расходов 4900 рублей по отчету;
• Д50 – К71 в сумме возврата 600 рублей (5500 – 4900).

Другой пример – бухгалтер направлен в командировку на 2 дня для участия в семинаре. Авансом ему были выданы в кассе деньги в сумме 4000 рублей. На третий день после возвращения был составлен авансовый отчет, по которому выявлен перерасход средств на сумму 450 рублей. Доплату перечислили на карту сотруднику. Проводки:

• Д71 – К50 на сумму 4000 – выдан аванс подотчетных средств;
• Д26 – К71 – утвержден авансовый отчет в сумме 4450 рублей;
• Д71 – К51 – сотруднику произведено возмещение средств в сумме 450 рублей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

1.1 Общее понятие о подотчётных лицах

1.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

1.3 Документальное оформление хозяйственные операции

2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами на предприятии ТОО «День»

2.1 Общая характеристика предприятия ТОО «День»

2.2 Учётная политика ТОО «День»

2.3 Операции по учёту и расчётам с подотчётными лицами

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность данной темы связана с тем, что финансовое состояние предприятия характеризуется рядом показателей, среди которых платежеспособность и кредитоспособность привлекают особое внимание пользователей финансовой отчетности предприятия - инвесторов, банков, партнеров, акционеров и т.д.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств в народном хозяйстве, ведения деятельности в условиях рыночной экономики роль бухгалтерского учета заключается в правильности и своевременности выполнения всех необходимых расчетов. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Цель работы: изучить учёт расчётов с подотчётными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учёта расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.

1. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами

1.1 Общее понятие о подотчётных лицах

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

*приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

*оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

*расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;

*представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

*определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

*получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

*выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

*запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

*определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

*цель командировки;

*кто направляется в командировку;

*место командировки;

*срок командировки;

*какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

*условия командировки за пределами Республики Казахстан;

*порядок оформления командировки;

*порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

*покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

*осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

*подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

*другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РК.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

*для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение;

*наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке;

*командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

*фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

*днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

*перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;

*организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

*по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность производственных расходов. По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на:

*официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

*проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лицорганизации - налогоплательщика, участвующих в переговорах.

1.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

Либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

Либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2(Смотрите приложение «А»)или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1.(Смотрите приложение «Г») Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

Запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам;

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Предприятие выдает наличные деньги своим сотрудникам на конкретные сроки, определяемые учетной политикой предприятия;

Для усиления ответственности запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц) в соответствующем распорядительном документе;

Не допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Порядок выдачи и оформления денежных средств под отчет, а также форма авансового отчета законодательными актами Республики Казахстан в настоящее время не регламентированы. В таких случаях статья 7 «Бухгалтерская документация» Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон о бухгалтерском учете) и пункт 139 НСФО № 2 дают право организациям и индивидуальным предпринимателям самостоятельно прописать в учетной политике все то, что не предусмотрено нормативно-правовыми актами (далее - НПА), основываясь на принципах законности, целесообразности, эффективности, минимизации рисков, в соответствии со своей отраслевой принадлежностью и другими особенностями деятельности. В качестве образца для разработки положений расчетов с подотчетными лицами можно использовать Инструкцию по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях (счет 16 «Расчеты с подотчетными лицами»), утвержденную приказом директора Департамента казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 27 января 1998 года № 30.

Главное, чтобы в учетной политике и других внутренних документах (приказы, положения о командировках и т. д.) в расчете с подотчетными лицами было отражено:

Сроки и размеры выдачи подотчетных сумм своим сотрудникам;

Перечень должностей, кому выдают деньги под отчет;

Срок сдачи в бухгалтерию отчета об израсходованных суммах (обычно не позднее 3-5 дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения подотчетных лиц из командировки);

Срок сдачи в кассу бухгалтерии неизрасходованных сумм или возмещения организацией перерасхода согласно утвержденному авансовому отчету (обычно не позднее трех дней после сдачи авансового отчета).

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счетах 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц», 2151 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» (используется редко). Это активно-пассивные счета, сальдо которых отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию - или наоборот.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе», 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» в дебет счетов 1310 «Сырье и материалы», 1330 «Товары», и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 1010 «Денежные средства в кассе». Аналитический учет по счету 1251 «Долгосрочная задолженность подотчетных лиц» ведется по каждой авансовой выдаче.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками (работникам) в установленные сроки, отражаются по дебету счета 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц» и кредиту счета 3396 «Задолженность перед подотчетными лицами».

Если деньги выданы в валюте, то на момент утверждения отчета возникает либо положительная, либо отрицательная курсовая разница.

Курсовая разница - разница в стоимости товара (услуги), возникающая в связи с текущим изменением курса рубля к иностранным валютам.

Это явление возникает в учете организаций, которые осуществляют экспорт или импорт. Если товар оплачивается 100-процентным валютным авансом, то переоценка не потребуется Курсовые разницы образуются, если организация производит пересчет валютных средств, а также задолженностей которые следует погашать. Самая непростая ситуация при расчете курсовых разниц возникает, если задолженность погашается в два этапа: сначала вносится аванс, а затем после отгрузки оплачивается остаток суммы.

Таблица № 1 «Основные счета при работе с подотчётными лицами»

		Корреспонденция счетов
	Выдача денег под отчет из кассы, на карточный счет сотрудника с расчетного счета компании
	Погашение задолженности подотчетными лицами:
	· на приобретение:
	Финансовых инвестиций
	Запасов
	Основных средств
	Биологических активов
	Прочих нематериальных активов
	· расчет с поставщиками
	· расходы по служебным командировкам работников, представительские расходы	7110, 7210, 8410
	Примечание. При указании счетов учета ТМЗ или счетов затрат выделяется зачетный НДС
	Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм
	Удержание из заработной платы подотчетных сумм с согласия работника
	Расходы по списанию безнадежных требований
	Перенос не возмещенного на конец периода перерасхода по авансовому отчету на счет учета кредиторской задолженности
	Возмещение задолженности подотчетному лицу из кассы предприятия

1.3 Документальное оф ормление хозяйственные операции

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Все хозяйственные операции организацией должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичный учетный документ - документ, который фиксирует факт совершения операции или события. Первичный документ на электронном носителе имеет силу первичного документа, оформленного на бумажном носителе. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления;

· наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

· единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

· наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи ответственных за совершение операции (подтверждающие событие) и правильность ее (его) оформления.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или событий, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Правила документооборота утверждаются в учетной политике организации по бухгалтерскому учету. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи - разборчивыми.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркиванием правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны, например:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива;

· приобретение канцелярских товаров;

· оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата услуг связи;

· оплата коммунальных услуг;

· оплата аренды;

· оплата мелкого ремонта оргтехники;

· транспортные расходы;

· расходы на командировки;

· представительские расходы;

· прочие расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации. Операции, связанные с получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации, называются кассовыми операциями. Порядок учета и оформления кассовых операций в организации отражается в учетной политике и основывается на принципах, изложенных в Правилах бухгалтерского учета.

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета для приема, хранения и выдачи наличных денег каждая организация должна иметь кассу, которая должна быть специально оборудована в соответствии с техническими требованиями для обеспечения сохранности наличных денег и изолирована.

Индивидуальные предприниматели и организации с численностью наемных работников не более десяти человек, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут не иметь специально оборудованного и изолированного помещения кассы при условии наличия несгораемых металлических шкафов, которые подлежат ежедневному опечатыванию. Все наличные деньги, чеки, бланки строгой отчетности и ценные бумаги хранятся, как правило, в сейфах или несгораемых металлических шкафах. Ключи от металлических шкафов, печати и ключи от помещения кассы хранятся у кассира.

Все кассовые операции осуществляются кассиром, являющимся материально ответственным лицом. Назначение на работу кассира оформляется приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации. Для обеспечения сохранности денежных средств заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром, который в случае недостачи денежных средств, чековых книжек при возможности погашает за счет собственных средств недостачу.

В организациях с небольшой численностью работников, не имеющих в штате кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер по письменному распоряжению руководителя организации.

2. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами на предприятии ТОО « День »

2.1 Общая характеристика предприятия ТОО « День »

Наименование предприятия: ТОО «День».

Организационно-правовая форма: Товарищество с ограниченной ответственностью.

Адрес предприятия: 140100, г. Аксу, ул. Астана, 47.

Сфера деятельности: ТОО «День» производит продукцию и реализует её на территории Павлодарской области. Продукцией ТОО «День» является несколько видов электронных приборов (пылесосы, чайники, миксеры и т.д.)

ТОО «День»- развивающееся предприятие, действующее на рынке больше года, применяет современное оборудование для производства продукции.

Предприятие самостоятельно устанавливает цены на выпускаемую и реализуемую продукцию.

ТОО «День»самостоятельно устанавливает формы и системы оплаты труда работников, структуру и штатное расписание, самостоятельно распоряжается прибылью после уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей.

Уставный капитал ТОО «День» на 31.01.20015 г. составляет 40 000000 тенге.

Численность работников 6 человек:

Таблица № 2 «Персонал предприятия ТОО «День» »

	Должность		Год рождения	Количество иждивенцев
	Директор	Фёдоров Э.М.
	Гл. бухгалтер	Смирнова Л.Л.
	Мастер цеха	Петров С.А.
	Менеджер	Сидоров И.А.
	Рабочий 1	Митрофанов С.Ф.
	Рабочий 2	Байкалов П.И.
		Герин К. В.

2.2 Учётная политика ТОО « День »

Выписка из приказа об учетной политике предприятия на 2014 г.

1. Установить, что бухгалтерский учет осуществляется главным бухгалтером предприятия.

2. Учет ведется с помощью специализированной бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия».

3. Сроки полезного использования основных средств определяются исходя из ожидаемого срока использования объекта в соответствии с ожидаемой производительностью.

4. Амортизация объектов основных средств для налогообложения начисляется методом уменьшаемого остатка.

5. Амортизация объектов основных средств в бухгалтерском учете определяется линейным методом.

6. Предметы со сроком полезного использования более 12 месяцев, но стоимостью на дату принятия к бухгалтерскому учету не более 50 000тг., списываются по мере отпуска в эксплуатацию.

7. Готовая продукция в бухгалтерском учете отражается по полной себестоимости.

8. Установить лимит кассы 200 000 тг.

9. Сумма командировочных (суточных) расходов, не облагаемых НДС5000 тг.

10. Рентабельность продукции 20%.

учет расчет подотчетный лицо

2.3 Операции по учёту и расчётам с под отчётными лицами

Менеджер ТОО «День» Сидоров И. А. получил в подотчет 40 000 тенге на хозяйственные нужды, составил авансовый отчет(Смотрите приложение «Б») и приложил документы на сумму 36 164 тенге.

В бухгалтерском учете такая ситуация будет отражена следующим образом:

Таблица № 3 «Корреспонденция счетов при составлении авансового отчета»

		Сумма, тенге	Корреспонденция счетов
	Выдано в подотчет
	Приобретены канцелярские товары
	НДС, отнесенный в зачет
	Приобретены хозяйственные товары
	Приобретен сотовый телефон
	НДС, отнесенный в зачет
	Приобретены проездные билеты
	Возврат неизрасходованной подотчетной суммы

Следует обратить особое внимание на оформление подтверждающих документов при приобретении товаров у индивидуальных предпринимателей, работающих по специальному налоговому режиму.

При этом следует иметь в виду, что статьей 8 Закона Республики Казахстан «О введении в действие Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 100-IV (далее - Закон о введении) до 1 января 2013 года приостановлено действие подпункта 1 пункта 1 статьи 426 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательныхплатежах в бюджет» (Налоговый кодекс) от 10 декабря 2008 года № 99-IV (далее - Налоговый кодекс) и что в период приостановления подпункт 1 пункта 1 указанной статьи действует в следующей редакции:

«1) специальный налоговый режим для субъектов малого бизнеса включает в себя:

специальный налоговый режим на основе разового талона;

специальный налоговый режим на основе патента;

специальный налоговый режим на основе упрощенной декларации».

Порядок применения специального налогового режима на основе разового талона регламентируется статьей 36 Закона о введении. Данной статьей предусмотрено, что выдача разовых талонов производится при предъявлении:

Специальный налоговый режим на основе разового талона применяют:

· граждане Республики Казахстан, оралманы деятельность которых носит эпизодический характер, осуществляющие виды деятельности, предусмотренные статьей 36 Закона о введении;

· граждане Республики Казахстан, оралманы, индивидуальные предприниматели и юридические лица, осуществляющие деятельность по реализации товаров, выполнению работ, оказанию услуг на рынках, за исключением реализации в киосках, стационарных помещениях (изолированных блоках) на территории рынка.

Разовый талон действителен по месту осуществления деятельности, указанному в разовом талоне. Форма разового талона устанавливается уполномоченным органом.

Важно, что требование о выдаче покупателю подтверждающих документов теперь закреплено в налоговом законодательстве. Так, пунктом 12 статьи 36 Закона о введении установлено, что налогоплательщики в документе, выданном по требованию покупателя и подтверждающем факт реализации товара, выполнения работы, оказания услуги, обязаны указать наименование рынка, серию и номер разового талона, дату выдачи разового талона.

В закупочном акте обязательно следует указывать также фамилию, имя, отчество продавца, проставлять печать рынка.

При приобретении товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) в торговых точках у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе патента, к авансовому отчету необходимо приложить закупочный акт, составленный по форме, утвержденной на предприятии, но при этом акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете. К закупочному акту желательно приложить копию патента индивидуального предпринимателя.

При приобретении ТМЦ у индивидуальных предпринимателей и организаций, осуществляющих деятельность по специальному налоговому режиму на основе упрощенной декларации, а также осуществляющих деятельность в общеустановленном порядке, к авансовому отчету следует прилагать накладную на отпуск товаров на сторону (товарный чек), фискальный чек ККМ, счет-фактуру.

При этом счет-фактура может не выписываться только в случаях, предусмотренных пунктом 15 статьи 263 Налогового кодекса, а именно в случае:

1) осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи

населению через банки с применением первичных учетных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета;

2) оформления перевозки пассажира проездным билетом, в том числе электронным билетом, выдаваемым на воздушном транспорте;

3) представления покупателю чека контрольно-кассовой машины в случае реализации товаров, работ, услуг населению за наличный расчет;

4) оказания услуг, предусмотренных статьей 250 Налогового кодекса (финансовые операции, освобождаемые от уплаты НДС).

Ситуация:

Работник несколько раз получал в подотчет денежные суммы на приобретение хозяйственных товаров. При инвентаризации расчетов по подотчетным лицам было установлено, что за ним числится непогашенная сумма в размере 4 560 тенге. В качестве подтверждающего документа он представил товарный чек на эту сумму со штампом «Оплачено» и без указания перечня приобретенных хозяйственных товаров. Бухгалтер не принял такой документ в качестве подтверждающего и на основании приказа руководителя включил указанную сумму в облагаемый доход работника.

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки

Таблица № 4 «Начисление суммы в облагаемый доход»

	Корреспонденция счетов
Начислен дополнительный доход работнику		1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»
	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
Начислен совокупно по всем облагаемым доходам работника социальный налог	7210 «Административные расходы»	3150 «Социальный налог»
	7210 «Административные расходы»

Правовая форма отношений, в рамках которых осуществляется предоставление займа с возникновением обязательств по его возврату, обозначается категорией «заем».

Имущественные отношения в виде займа регламентируются главой 36 Гражданского кодекса Республики Казахстан (далее - Гражданский кодекс).

Согласно пункту 1 статьи 715 Гражданского кодекса, по договору займа одна сторона (заимодатель) передает, а в случаях, предусмотренных Гражданским кодексом или договором, обязуется передать в собственность (хозяйственное ведение, оперативное управление) другой стороне (заемщику) деньги или вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется своевременно возвратить заимодателю такую же сумму денег или равное количество вещей того же рода и качества.

Статьей 718 Гражданского кодекса установлено, что если иное не предусмотрено законодательными актами или договором, то за пользование предметом займа заемщик выплачивает вознаграждение заимодателю в размерах, определенных договором.

На основании статьи 722 Гражданского кодекса заемщик обязан возвратить предмет займа в порядке и сроки, предусмотренные договором. Предмет займа, предоставленный без условия о выплате вознаграждения, может быть возвращен досрочно. Предмет займа, предоставленный с условием выплаты вознаграждения, может быть также возвращен досрочно, но с согласия заимодателя либо если это предусмотрено договором.

Следовательно, нормы Гражданского кодекса допускают предоставление займа без условий выплаты вознаграждения, то есть в таком случае финансовая помощь классифицируется как заем без условия выплаты вознаграждения.

Согласно Гражданскому кодексу, договорные обязательства, оформляющие заемные отношения, подразделяются на:

· кредит;

· товарный и коммерческий кредит.

Обязательные условия платности, срочности, возвратности применяются к договору банковского займа на основании статьи 727 Гражданского кодекса.

За заемные средства кредитующей организации (банка) заемщик обязан выплачивать вознаграждение (процент). Такого рода отношения всегда оформляются подписанием кредитного договора, в котором должны быть четко указаны сумма, параметры кредита, обеспечение, условия погашения, возможные санкции при условии его невозврата.

Товарный и коммерческий кредит характерен тем, что при предоставлении в заем вещей, определяемых родовыми признаками, исполнение условий об их количестве, ассортименте, комплектности, качестве, таре и (или) упаковке должно осуществляться в соответствии с правилами о договорах купли-продажи товаров (ст. 406-492 Гражданского кодекса), если договором не предусмотрено иное.

Понятие «ссуда» более узкое, хотя есть много общих черт с кредитом, однако ссуда, как правило, является беспроцентной. На практике ее выдает работодатель штатному сотруднику, если такие взаимоотношения предусмотрены уставом юридического лица. Договор ссуды или договор безвозмездного пользования имуществом (ссуда имущества) - договор, по которому одна сторона (ссудодатель) передает имущество в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть то же имущество в том состоянии, в каком она его получила, с учетом нормального износа, или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 604 Гражданского кодекса). Существенным признаком договора ссуды является его безвозмездность, другим существенным признаком договора ссуды является право пользоваться ссуженной вещью.

В хозяйственной деятельности многих организаций практикуется выдача работникам займов (беспроцентных ссуд). Как правило, для получения займа (ссуды) работник оформляет на имя руководителя организации просьбу о предоставлении ему денежных средств с указанием причины, в связи с которой испрашивается заем (ссуда), например, на приобретение недвижимости, на ремонт квартиры, на приобретение автомобиля, на лечение.

Решение о предоставлении займа или ссуды администрация предприятия принимает самостоятельно или совместно с профсоюзным органом (если таковой имеется). Для правильного оформления отношений между предприятием и его работниками необходимо четко определить содержание договора о выдаче займа (ссуды). После принятия работодателем решения о выдаче работнику займа (ссуды) работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате.

В обязательстве (договоре) должны быть указаны:

· сумма предоставляемых денежных средств;

· цели, на которые она будет использована;

· форма выдачи денежных средств - наличная или безналичная;

· срок возврата (погашения) работником займа (ссуды):

Погашение ежемесячными платежами

Непосредственно по истечении срока, на который выданы денежные средства;

· форма возврата - в кассу организации, на расчетный счет, предоставление равноценного имущества;

· сроки досрочного возврата денежных средств с указанием причин (например, увольнение работника, выход на пенсию).

Срок возврата предмета договора займа (ссуды), как и срок отсрочки (рассрочки) платежа, не ограничен Гражданским кодексом. Налоговое законодательство не устанавливает никаких особенностей налогообложения в зависимости от этих сроков. Возврат займа (ссуды) может быть определен в договоре путем удержаний из заработной платы. В договоре могут быть предусмотрены меры обеспечения исполнения работником-заемщиком своих обязательств перед предприятием-заимодавцем (например, залог недвижимости). Предприятие в этом случае минимизирует свои финансовые риски по возврату займа, например, при увольнении работника.

В бухгалтерском учете заем отражен следующими проводками

Таблица № 5 «Корреспонденция счетов при выдаче займа, ссуды»

	Корреспонденция счетов
Погашен работником заем (ссуда)	1010 «Денежные средства в кассе», 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)

Отражение в бухгалтерском учете сделок по договорам беспроцентного займа, а также порядок их налогообложения вызывает много споров среди бухгалтеров, которые вызваны различными критериями признания доходов в бухгалтерском и налоговом учете. Ниже изложено мнение автора по данному вопросу.

В соответствии со статьей 96 Налогового кодекса стоимость любого имущества, в том числе работ и услуг, полученного налогоплательщиком безвозмездно, является его доходом. Стоимость безвозмездно полученного имущества, в том числе работ и услуг, определяется по данным бухгалтерского учета в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

В соответствии с пунктом 3 статьи 12 Налогового кодекса понятия гражданского и других отраслей законодательства Республики Казахстан, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

В соответствии с пунктом 2 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете доходы - это увеличение экономических выгод в течение отчетного периода в форме притока или прироста активов или уменьшения обязательств, которые приводят к увеличению капитала, отличному от увеличения, связанного со взносами лиц, участвующих в капитале.

В свою очередь, пунктом 1 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете установлено, что обязательство - существующая обязанность индивидуального предпринимателя или организации, возникающая из прошлых событий, урегулирование которой приведет к выбытию ресурсов, содержащих экономические выгоды.

Напомним, что, согласно пункту 1 статьи 715 Гражданского кодекса, по договору займа одна сторона (заимодатель) передает другой стороне (заемщику) деньги или вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется своевременно возвратить заимодателю такую же сумму денег или равное количество вещей того же рода и качества.

Следовательно, сумма беспроцентного займа является возвратной и у заемщика возникает обязательство возвратить заимодателю в срок такую же сумму денег, установленную договором, что, соответственно, не приводит к возникновению дохода в бухгалтерском учете.

Так как экономическая выгода от пользования ссудой или займом (на условиях возвратности) без оплаты процентов не получена и не подлежит фактическому получению в будущем юридическим лицом, что прямо предусмотрено в заключенном договоре, следовательно, в целях налогообложения не возникает дохода, включаемого в совокупный годовой доход (далее - СГД), и обязательств по исчислению и уплате корпоративного подоходного налога (далее - КПН).

Заем является по своей сути финансовым обязательством. Оценка справедливой стоимости займа осуществляется в соответствии с МСФО (IAS) 39 «Финансовые инструменты: признание и измерение». Для этих целей сумма займа дисконтируется по рыночным ставкам. При этом возникает разница между номинальной стоимостью займа и его справедливой стоимостью, которая отражается в отчете о прибылях и убытках, то есть в бухгалтерском учете.

«Экономическая выгода» по процентам при предоставлении беспроцентного займа работнику предприятия не является доходом в налоговом учете в Республике Казахстан.

Согласно подпунктам 5 и 7 пункта 2 статьи 84 Налогового кодекса, в целях налогообложения в качестве дохода не рассматриваются:

· доход, возникающий в связи с изменением стоимости активов и (или) обязательств, признаваемый доходом в бухгалтерском учете в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, кроме подлежащего получению (полученного) от другого лица;

· доход, возникающий в связи с признанием обязательства в бухгалтерском учете в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в виде положительной разницы между размером фактически подлежащего исполнению обязательства и стоимостью данного обязательства, признанной в бухгалтерском учете.

Кроме того, согласно пункту 15 статьи 100 Налогового кодекса, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом, в качестве расхода в целях налогообложения не рассматривается расход, возникающий в бухгалтерском учете в связи с изменением стоимости активов и (или) обязательств при применении Международных стандартов финансовой отчетности и законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, кроме подлежащего выплате (выплаченного).

Ситуация:

Предприятие предоставило ссуду своему работнику сроком на один год. В течение первого полугодия (6 месяцев) работник выплачивал ссуду в порядке, предусмотренном договором, - путем удержания из заработной платы. В связи с возникшими форс-мажорными обстоятельствами работник не смог больше выплачивать остаток ссуды. Работодатель принял решение долг с работника не взыскивать.

Данную ситуацию в бухгалтерском учете следует отразить так

Таблица № 6 «Корреспонденция счетов при неоплате ссуды»

	Корреспонденция счетов
Выдан краткосрочный (долгосрочный) заем (ссуда) работнику из кассы (перечислен на карточку с расчетного счета)	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)	1010 «Денежные средства в кассе» (1030«Денежные средства на текущих банковских счетах»)
Погашена часть займа (ссуды)	1010 «Денежные средства в кассе»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)
Не выплаченная работником часть займа (ссуды) является доходом работника	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» (2150«Долгосрочная дебиторская задолженность работников»)
Остаток займа по решению работодателя списан на расходы за счет чистого дохода (невычитаемые расходы)		3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»
Удержан индивидуальный подоходный налог	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	3120 «Индивидуальный подоходный налог»
Удержаны обязательные пенсионные взносы	3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»	3220 «Обязательства по пенсионным отчислениям»
Начислен социальный налог по всем доходам работника в совокупности	7210 «Административные расходы» (субсчет «Расходы, не идущие на вычет»)	3150 «Социальный налог»
Начислены социальные отчисления	7210 «Административные расходы» (субсчет «Расходы, не идущие на вычет»)	3210 «Обязательства по социальному страхованию»

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.

В данной курсовой работе была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Вообще, изучив организацию учёта расчетов с подотчётными лицами, могу сделать следующие выводы:

Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров.

Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. А, следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

Список использованных источников

1. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях: Учебное пособие. -Алматы, 2006.-472с.

2. Шеремет А. Управленческий учет. Учебное пособие - М.: ФБК-Пресс, 2004 - 512с.

3. Приказ МФ РК «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета» от 23.05.2007 г. №185

4. Приказом МФ РК «Об утверждении форм первичных документов» от 21.06.2007 г. № 216

5. Кеулимжаев К., Акимова Б. Производственный учет// Бухгалтерский и налоговый учет в Казахстане, №3, 2005 - Алматы: Издательский дом «БИКО», с.169-196

...

Подобные документы

Нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, обзор изменений в законодательстве. Изучение проблем бухгалтерского учета командировочных расходов. Документальное оформление хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.

курсовая работа , добавлен 12.06.2014


Общие правила расчетов с подотчетными лицами. Выдача и учет подотчетных сумм. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Основы аналитического и синтетического учета. Журнал хозяйственных операций.

курсовая работа , добавлен 26.08.2010


Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля. Особенности ведения учета расчетов с подотчетными лицами на современном этапе. Движение денежных средств, выданных под отчет, их документальное оформление. Учет хозяйственных и командировочных расходов.

курсовая работа , добавлен 20.06.2014


Документальное оформление и порядок учета командировочных, представительских и хозяйственных расходов. Учет компенсаций за использование личного транспорта. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, его отражение в программе "1С:Бухгалтерия".

курсовая работа , добавлен 10.06.2010


Основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на сегодня. Проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

дипломная работа , добавлен 23.06.2010


Учет операционно-хозяйственных расходов. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. Методика учета подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Тари-Авто".

курсовая работа , добавлен 11.11.2010


Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами, нормативно-правовое регулирование в РФ. Учет командировочных, хозяйственных и представительских расходов. Главные особенности налогообложения и налогового учета расчетов с подотчетными лицами.

курсовая работа , добавлен 14.03.2012


Особенности учета расчетов с подотчетными лицами. Организация расчетов с подотчетными лицами. Корреспонденция счетов. Учет хозяйственных расходов. Учет подотчетных сумм на иные расходы. Операции по командировочным и хозяйственным расходам.

статья , добавлен 25.04.2007


Общие положения, основные законодательные и нормативные нормы регулирования расчетов с подотчетными лицами. Аспекты ведения бухгалтерского учета командировочных расчетов и расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО "Тульский оружейный завод".

курсовая работа , добавлен 08.11.2015


Нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. Первичный учет расчетов. Выдача и учет подотчетных сумм. Организационно-экономическая характеристика предприятия.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка .

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции и прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное лицо . С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

в качестве аванса на командировочные расходы;

на оплату представительских расходов;

на хозяйственные нужды.

Выдавая деньги под отчет, соблюдайте требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЭС, оплате мелкого ремонта и т.п. Подотчетные лица могут приобретать товарно-материальные ценности на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При осуществлении расчетов с юридическими лицами установлен предельный размер расчета наличными деньгами . Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.

С 21 ноября 2001 г. предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тыс, рублей. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подотчетное лицо, приобретающее товарно-материальные ценности, действует от имени предприятия, и, соответственно, подсчет производится также в пределах установленных размеров.

При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная). Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс, На командировочные расходы выдача наличных денег в под отчет производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно .

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах Российской Федерации, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

по получению виз и загранпаспорта;

по прописке загранпаспорта при необходимости;

по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

оплата за провоз багажа.

Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по возвращении из командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток .

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 ПК РФ. Согласно данной статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам .

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам в учете отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса», Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника . Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае вы будете обязаны исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).

Если же сумма списанного долга уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (например, если долг будет признан нереальным для взыскания), то на эту сумму придется еще начислить и единый социальный налог.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рубленом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи. По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

положительную - дебет счета 71, кредит счета 91-1,

отрицательную - дебет счета 91-2, кредит счета 71 .

Таким образом, организация аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами заключается в том, что в бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной подотчет. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм служит журнал-ордер 7, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

• порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
• учетной политикой;
• внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Как правильно составить приказ, см. в статье .

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте .

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

• Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
• Командировочные расходы.
• Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов). Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте .

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

• Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
• Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
• Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале .

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

• Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
• Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте .

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

• В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье .

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

• до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
• 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

• затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
• багаж;
• аренда жилья;
• затраты на связь;
• получение визы;
• комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Подробнее об этом см. .

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой .

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте .

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

• аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
• оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
• суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
• чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Подробнее см. .

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

• Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
• Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
• Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

• Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
• Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
• Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
• Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 - 2800) × 13%.
• Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
• Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале .

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
2. Список лиц, которые могут получать деньги.
3. Размер подотчетной суммы.
4. Сроки возврата денег.
5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Бухгалтерский учет	Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации
Подотчетные лица	Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства
Учет расчетов	Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами
Синтетический учет	Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков
Счет 71	Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода
Аудитор	Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Кто осуществляет расчет

Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.

При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .

Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .

Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .

При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .

Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:

• цель расхода;
• сроки;
• сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Дт 0 208XX 560	Наращивание дебиторской задолженности
Кт 0 20134 610	Выданы деньги из кассы предприятия
Кт 0 20135 610	Выбытие финансовой документации из кассы
Кт 0 20111 610	Списание денег со счета в казначействе
Кт 0 20121 610	Выбытие денег в банк
Кт 1 30405 XXX	Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Вторая:

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

При возврате денег запись делается так:

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

1. Авансовые отчеты.
2. Журналы регистрации.
3. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
4. Сметы представительских издержек.
5. Заявления о выдаче денег.
6. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дата составления;
• название организации, выдавшей документ;
• суть операции;
• наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
• подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.