Директор использует корпоративную карту для личных нужд. Корпоративная карта: что должен знать бухгалтер
Е.В. Орлова,
заместитель генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"
Корпоративные пластиковые карты класса Business предназначены для выдачи сотрудникам организации и могут принадлежать к разным платежным системам: VISA, Eurocard/MasterCard.
С их помощью максимально оптимизируется и упрощается учет представительских и командировочных расходов, а также расходов, связанных с хозяйственным обеспечением организации. Они могут использоваться для расчетов с партнерами по бизнесу, имеющими оборудование для приема карт международных платежных систем.
Корпоративные карты: роскошь или необходимость?
В международной бизнес-практике используются несколько видов корпоративных карт:
Корпоративные карты для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E cards );
Корпоративные карты для оплаты издержек, связанных с обслуживанием корпоративного парка грузовых автомобилей (fleet cards );
Корпоративные закупочные карты (purchasing cards ), известные как procurement cards или p-cards , то есть карты материально-технического обеспечения для осуществления нерегулярных закупок канцелярских принадлежностей и других товаров для офиса.
Заметим, что в Российской Федерации около трех миллионов человек постоянно совершают деловые поездки. Тем не менее корпоративные карточки остаются своего рода эксклюзивом, поскольку они пока еще не получили большого распространения и не столь востребованы организациями, как того хотелось бы банкам. В основном корпоративные карты используются крупными организациями, занимающимися внешнеэкономической деятельностью. Большинство же организаций ограничивается зарплатными карточками для своих сотрудников. Это объясняется рядом причин.
О минусах…
Во-первых, многие организации не рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов, предпочитая вести учет по старинке.
Во-вторых, если корпоративная карта используется для оплаты командировочных расходов за границей, то операции по ней подпадают под действие законодательства о валютном регулировании и контроле. И организации приходится особенно тщательно следить за оформлением всей отчетности по таким операциям с приложением большого количества соответствующих первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, поскольку данные операции являются предметом прис-тального контроля со стороны Банка России и налоговых органов.
В-третьих, банки довольно часто предъявляют высокие требования к надежности корпоративных клиентов и определяют более жесткие условия обслуживания корпоративных карт. Например, устанавливаются высокие тарифы за обслуживание таких карт; на держателей корпоративных карт могут не распространяться дополнительные услуги (бесплатные и льготные страховки, дисконтные карты и пр.); на счет корпоративной карты часто не начисляются проценты.
В-четвертых, в определенных случаях использование корпоративных карт международных платежных систем связано с существенными налоговыми рисками. Не случайно в Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, содержится следующее разъяснение: "Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота". Несмотря на то что принцип рациональности законодательно не установлен, о нем надо помнить всегда - ведь, как говорится, "в булочную на такси не ездят"...
… И о плюсах!
Тем не менее для крупных организаций корпоративная карта является не только незаменимым средством расчетов при частых командировках сотрудников за пределы страны, оплате представительских и хозяйственных расходов, но и выгодной альтернативой чековой книжки.
Корпоративная карта класса Business является универсальной, то есть может использоваться как для операций по получению наличных денежных средств, так и для расчетов в точках торгово-сервисной сети. Причем, оплачивать покупки для организации можно на любую сумму, в том числе и на сумму, превышающую 60 000 руб., не опасаясь, что организацию обвинят в нарушении установленного лимита наличных расчетов с юридическими лицами за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Это связано с тем, что установленный Банком России лимит расчета наличными деньгами по одной сделке на безналичные расчеты по корпоративным картам не распространяется.
Напомним, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут также осуществляться наличными деньгами, если иное не установлено законом [п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)]. Правила осуществления расчетов устанавливаются Банком России [п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"].
Согласно п. 1 Указаний Банка России от 14.11.2001 N 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 руб. При этом указанный предельный размер относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. Об этом говорится в совместном письме Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".
Перечисления с корпоративных карт признаются безналичными платежами. В перечне форм безналичных расчетов, приведенных в ст. 862 ГК РФ, платежи с использованием платежных карт не указаны, но этот перечень является открытым. Согласно ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" наличные денежные расчеты - это произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Отнесение расчетов с использованием платежных карт к безналичным платежам подтверждается также и мнением контролирующих ведомств, изложенным в письме Минфина России от 03.06.2003 N 04-05-12/60 и письме МНС России от 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.
Корпоративные карты, открытые организациями для своих сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляют от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной валюты на командировочные расходы. Сотрудники организации имеют возможность получить наличную иностранную валюту на командировочные расходы непосредственно в стране командирования, причем денежные средства будут списываться с карточного счета организации с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты.
Кроме того, в отличие от традиционных расчетов наличными при использовании корпоративных карт отсутствует риск, связанный с невыдачей сотруднику аванса на командировку, что является нарушением трудового законодательства и чревато наложением на должностных лиц организации административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) [ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ)]. Как известно, при направлении сотрудника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой [ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)]. Порядок возмещения вышеуказанных расходов установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей ТК РФ. Согласно п. 19 данной инструкции перед отъездом командированному сотруднику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, за который он должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки.
Несомненным преимуществом корпоративных карт является и то, что, даже если они открыты к рублевому счету организации, ими можно расплачиваться в валюте, будучи в зарубежной командировке (п. 4.6 Положения Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием", далее - Положение N 23-П). В этом случае деньги не зачисляются на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета. Это выгодно для организаций, направляющих сотрудников в загранкомандировки и не желающих открывать валютные счета.
Помимо возможности круглосуточного доступа к своему счету практически в любой точке мира, использование корпоративных карт класса Business дает существенную экономию наличных денежных средств организаций.
Корпоративные карты являются инструментом эффективного бюджетирования (budgeting ).
Система бюджетирования (budgeting) организации представляет собой совокупность взаимосвязанных видов бюджетов: операционного, инвестиционного и финансового.
Операционный бюджет состоит из бюджетов продаж, производства, закупок и др.
Инвестиционный бюджет включает бюджеты капитальных вложений, реализации внеоборотных активов, инвестиционных поступлений и др.
Финансовый бюджет - это совокупность бюджетов движения денежных средств, доходов и расходов и др.
Использование корпоративных карт предоставляет организации возможность контролировать процесс авторизации хозяйственных операций в части корпоративных расходов сотрудников благодаря ежемесячным выпискам по корпоративным платежам, дающим руководству организации исчерпывающую информацию относительно того, где и как часто сотрудники расходуют средства на корпоративные цели, а также точные суммы таких расходов, что, в свою очередь, позволяет устанавливать лимит активности корпоративных карт.
О чем говорят нормативные документы?
Основным документом, регламентирующим обращение корпоративных карт, является Положение N 23-П, согласно которому корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица.
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Корпоративная карта (Corporate Card) |
Банковская карта, которая позволяет ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Ответственность перед банком по этому счету несет юридическое лицо. |
Таким образом, корпоративная карта открывается юридическим лицам и предназначена для управления счетом юридического лица.
Организации предоставляют корпоративные карты своим сотрудникам для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов. Поэтому корпоративная карта - это фактически персонифицированное средство платежа , использование которого поз-воляет сотруднику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации.
Денежные средства на таких картах являются собственностью организации, а сами корпоративные карты оформляются на конкретных сотрудников , занимающихся закупкой материалов для основной деятельности и хозяйственных нужд либо часто выезжающих в командировки. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность.
Корпоративными могут быть как расчетная (дебетовая), так и кредитная карты. В зависимости от этого различается и их учет.
Карточный портфель: ключевые термины
|
Ключевой термин
|
Определение
|
|
Расчетная (дебетовая) корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете юридического лица в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
|
Кредитная корпоративная карта
|
Банковская карта, использование которой позволяет держателю, уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного банком-эмитентом в соответствии с условиями договора с клиентом согласно перечню разрешенных операций |
Таким образом, эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счет в банке; во втором же случае банк фактически предоставляет организации кредит.
Для получения расчетной (дебетовой) корпоративной карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке. Это означает, что использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счете (СКС).
В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет ее держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.
Корпоративная карта оформляется непосредственно на имя материально-ответственного лица организации - держателя карты.
Обратите внимание: из-за высокой конкуренции на рынке пластиковых карт банки-эмитенты предлагают своим корпоративным клиентам все более низкие ставки за пользование кредитом по кредитным карточкам, например ниже 9,75 % годовых в рублях (то есть ниже, чем 3/4 действующей в настоящее время ставки рефинансирования Банка России) или ниже 9 % годовых в валюте . Согласно Указанию Банка России от 11.06.2004 N 1443-У с 15 июня 2004 года ставка рефинансирования Банка России установлена в размере 13 % годовых. Сотрудник организации, использующий корпоративную карту, может не беспокоиться об объяснениях с налоговой инспекцией по поводу исчисления налога с полученной материальной выгоды от супернизкой ставки за пользование кредитом [п. 2 ст. 212 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)], поскольку, как было уже сказано выше, денежные средства на корпоративной карте - это собственность организации. Соответственно, ни о каком начислении налога на доходы физических лиц на разницу ставок не может быть и речи при условии, что сотрудник организации тратит деньги на служебные расходы в соответствии с действующим порядком.
Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.
Корпоративные карты организации связаны с каким-либо одним ее специальным карточным счетом. На карточном счете может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита. Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.
Возможен выпуск нескольких корпоративных карт к одному карточному счету либо открытие индивидуального карточного счета для каждой корпоративной карты. Но обычно не допускается выпуск одной корпоративной карты на несколько человек.
Карточный счет может быть рублевым или валютным. Соответственно, корпоративные карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.
Ограничений на количество открываемых внутри одной организации карт не существует.
Корпоративные карты позволяют руководству организации детально отслеживать служебные расходы сотрудника.
Ответственность перед банком-эмитентом за ненадлежащее использование корпоративной карты несет юридическое лицо, на имя которого открыт специальный карточный счет, а физическое лицо - уполномоченный держатель карты отчитывается, в свою очередь, перед бухгалтерией организации за все расходы, произведенные по корпоративной карте, и составляет авансовый отчет. Поэтому снять деньги с корпоративной карты означает взять их под отчет.
В соответствии с Положением N 23-П юридическим лицам, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории Российской Федерации или за ее пределами.
Так, юридические лица - резиденты Российской Федерации могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:
- при осуществлении операций в рублях (общехозяйственные, командировочные и представительские расходы):
1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;
2) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;
3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;
5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;
- при осуществлении операций в валюте (только командировочные и представительские расходы):
1) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;
3) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
Это означает, что за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.
При совершении всех вышеперечисленных операций (кроме последних трех операций в валюте) в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.
Если расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, то при совершении операций в иностранной валюте, приведенных в последних трех пунктах, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.
Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в п. 1, 2, 4-8, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. При этом возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Юридические лица - нерезиденты могут осуществлять вышеперечисленные операции с использованием корпоративных карт, приобретенных у российских эмитентов, со счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации, открытых в соответствии с инструкцией Банка России от 12.10.2000 N 93-И "О порядке открытия уполномоченными банками банковских счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации и проведения операций по этим счетам", за исключением:
1) безналичной оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;
2) получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.
При совершении операций с использованием корпоративных карт в случае отсутствия денежных средств на счете клиента осуществление расчетов по таким операциям производится посредством предоставления клиенту кредита на соответствующую сумму на условиях договора между банком-эмитентом и клиентом.
Основные документы, регулирующие использование организациями корпоративных карт
ГК РФ - глава 45 "Банковский счет", глава 46 "Расчеты";
ТК РФ - ст. 56, 166-168;
НК РФ - п. 7 ст. 171, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 238, п. 2 ст. 250, п. 1 ст. 252, подпункты 12, 22 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 264, подпункт 6 п. 1 ст. 265, п. 42 ст. 270, подпункт 7 п. 4 ст. 271, подпункты 5, 6 п. 7 ст. 272;
Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле";
Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности";
Закон РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей" - ст. 10 и 12;
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
Положение Банка России от 03.10.2002 N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации";
Положение Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием";
Инструкция Банка России от 28.04.2004 N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц";
Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденное приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н;
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н;
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", применяемая в части, не противоречащей ТК РФ.
Организационные особенности взаимоотношений с банком эмитентом
Для осуществления обслуживания корпоративной карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее специальный карточный счет. Это может быть:
Договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт; или
Генеральное соглашение о предоставлении в пользование корпоративной карты, например VISA (EUROCARD/MASTERCARD) (дебетовая или кредитная); или
Договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты.
К договору прикладывается список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.
Если российская организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, она должна представить следующий комплект документов для открытия специального карточного счета:
1) копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;
2) нотариально заверенная копия учредительного договора;
3) нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
4) копия решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенная печатью организации;
5) нотариально заверенная карточка с образцами подписей - на каждый счет;
6) заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);
7) нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;
8) копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации;
9) список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
10) анкета клиента (установленного формата), подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;
11) заявление на открытие счета - на каждый счет;
12) договор банковского счета;
13) доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);
14) заявление-обязательство (установленного формата) с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;
15) копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;
16) нотариально заверенная копия лицензии на занятие соответствующим видом деятельности для юридических лиц, являющихся финансовыми организациями (то есть предоставляющими услуги финансового характера - инвестиционные фонды, факторинговые компании, товарные и валютные биржи, брокерские организации, оперирующие на фондовом рынке, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды и т.д.).
На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.
Особенности учета операций с корпоративными картами
Итак, как мы уже выяснили, корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Поэтому снятие держателем корпоративной карты - сотрудником организации денежных средств с карты приравнивается к выдаче денег под отчет.
Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально-ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Целесообразность списания денежных средств с корпоративной карты подтверждается руководителем организации при утверждении авансового отчета.
По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов.
Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый - вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий - передается в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет кассир-операционист предприятия торговли (услуг).
Карточный портфель: пополнение знаний
|
Операции с использованием корпоративных карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и т.д.), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. Слип, квитанция платежного терминала, чек ККТ, квитанция банкомата имеют статус первичного документа клиента (его доверенного лица) и могут быть использованы при урегулировании спорных вопросов между эмитентом и клиентом. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) в пунктах выдачи наличных средств (ПВН) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор ПВН; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; сумму комиссии эквайрера за совершение операции (если имеет место); код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты; подпись кассира. Слип/квитанция электронного терминала, составленный (ая) на предприятии торговли (услуг) с использованием банковской карты, должен (должна) содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор предприятия; дату совершенной операции; сумму операции; валюту операции; код, подтверждающий авторизацию операции эмитентом; реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности; подпись держателя карты. Обязательные реквизиты квитанции банкомата
- идентификатор банкомата; дата совершенной операции; сумма операции; валюта операции; код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции; реквизиты банковской карты и счета, допустимые правилами безопасности. |
Обратите внимание: согласно п. 5.11 Положения N 23-П банк имеет право требовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт. Причем если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения N 23-П).
Для обслуживания корпоративной карты открывается СКС, деньги на который по распоряжению организации зачисляются с ее расчетного или ссудного счета. СКС относится к специальным счетам в банках и учитывается на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".
Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 51 "Расчетные счета" - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 52 "Валютные счета" - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты. Валютные операции по специальным карточным счетам в иностранной валюте должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и ПБУ 3/2000;
Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;
Д-т 66, субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", К-т 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии.
Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт;
Д-т 91-2 "Прочие расходы" К-т 51 "Расчетные счета" - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.
Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (подпункт 15 п. ст. 265 НК РФ).
В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующими записями:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 55, субсчет "СКС", - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг;
Д-т 71 К-т 55, субсчет "СКС", - отражено снятие наличных держателем корпоративной карты.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" если покупатель расплачивается с помощью корпоративной банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные корпоративными картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет предприятия торговли (услуг).
В то же время сумма покупки должна быть указана в Z-отчете (итоговом чеке, пробиваемом кассиром-операционистом в конце каждого рабочего дня). Это означает, что данные Z-отчета не совпадут с суммой наличных денежных средств, поступивших в кассу предприятия торговли (услуг). Согласно действующему порядку кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и вместе с дневной выручкой должен сдать ее по приходному ордеру в кассу предприятия торговли (услуг) или непосредственно инкассатору банка. В такой ситуации приходный ордер должен быть выписан на фактическую сумму наличных денежных средств, находящихся в кассовом аппарате на основании п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, ут-вержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, и письма УМНС России по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251. Соответственно, в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) сумма покупки, оплаченной корпоративной картой, должна быть отражена по графе 13 (Сдано/оплачено по документам).
При расчетах банка с предприятием торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием банковских карт (эквайринг), в бухгалтерском учете предприятия торговли (услуг) производятся следующие записи:
Д-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" К-т 90 "Выручка", субсчет "Выручка от безналичных продаж", - отражена задолженность за товары, оплаченные корпоративными банковскими картами;
Д-т 57 "Переводы в пути" К-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражена передача банку по электронной почте реестра слипов;
Д-т 51 К-т 57
- отражено зачисление на расчетный счет денежных средств, числившихся в пути (на основании Положения Банка России N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации").
Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.
Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как получить карту
Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.
Порядок использования корпоративных карт
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно производить по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.
У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.
Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.
Отчет о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.
Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Бухучет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.
Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51
- 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57
- 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57
- 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
ДЕБЕТ 71
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.
Итак, разберемся в вопросе, что такое корпоративная банковская карта и какие плюсы или минусы она обеспечивает работникам компании.
В первую очередь вспомним, что банковская пластиковая карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта ничем в этом плане не отличается от других. Она так же открывается на конкретное физическое лицо. Но ее особенностью является то, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одним отличием корпоративных карт от прочих является то, что сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для оформления корпоративной карты необходимо:
1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.
2. Приложить к договору:
- список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами;
- заявления сотрудников на выпуск карт;
- доверенности от предприятия на сотрудников – держателей карт.
3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета.
Есть из чего выбрать
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт:
- расчетную карту. Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
- кредитную карту. Расчеты по ней осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны. Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.
Учет расчетов с банком...
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.
Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:
Дебет 55 Кредит 51 (52)
– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.
Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:
Дебет 91 Кредит 55
– оплачены услуги банка.
Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».
Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.
Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).
Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:
Дебет 55 Кредит 91
– отражена сумма положительной курсовой разницы;
Дебет 91 Кредит 55
– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.
Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:
Дебет 55 Кредит 66
– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;
Дебет 91- 2 Кредит 66
– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);
Дебет 66 Кредит 51
– перечислены проценты по кредиту;
Дебет 10 Кредит 55
– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).
...и с сотрудниками компании
Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:
Дебет 73 Кредит 55
– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.
При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.
Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 73
– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;
Дебет 70 Кредит 73
– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.
Корпоративные карты и налоги
При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5000 рублей по статье 118 НК РФ.
Федеральная налоговая служба всегда придерживалась такой позиции. И недавно с ней согласился Президиум ВАС РФ. В своем постановлении от 21 сентября 2010 г. № 2942/10 судьи подтвердили, что если компания несвоевременно направила в налоговую инспекцию уведомление об открытии бизнес-счета, то штраф за такое нарушение правомерен.
Если компания оформила для своих сотрудников кредитные корпоративные карты, необходимо не забыть про налоговый учет процентов за пользование данными кредитными средствами. В налоговом учете предельная величина процентов, признаваемых расходом, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, принимается в следующем размере (ст. 269 НК РФ):
- равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях;
- равной 15 процентам – по долговым обязательствам в иностранной валюте.
Валютные корпоративные карты влекут за собой дополнительные операции в целях налогообложения – разницы, образующиеся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России, учитываются при налогообложении прибыли. Они отражаются на дату продажи (покупки) валюты (пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) и учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) либо доходов (п.2 ст. 250 НК РФ). Данные курсовые разницы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если работник, купив валюту, потратит ее для служебных целей.
Ирина Шитик
Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.
Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.
Что такое корпоративная банковская карта
Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.
Преимущества работы с корпоративными картами
Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.
Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту
Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.
Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.
Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).
При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.
Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.
Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.
При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.
Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).
Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.
100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.
Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.
Какие виды карт бывают
Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.
Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.
Примечание. Овердрафт к дебетовой карте
В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.
Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.
Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.
Лимит карты
Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.
Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.
Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками
Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
К какому счету привязать корпоративные карты
Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).
Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.
Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.
Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.
Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету
Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.
Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.
Преимущества специального карточного счета
При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.
Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.
Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).
Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?
Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.
Какие документы нужны для оформления корпоративных карт
Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.
Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета
| N | Для банка, где открыт расчетный счет в банке | N | Для банка, где нет расчетного счета компании |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Х | 1 | Учредительные документы юридического лица (устав) | |
| Х | 2 | Решение о создании (реорганизации) юридического лица | |
| Х | 3 | Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) | |
| Х | 4 | Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе на территории РФ (ИНН); уведомление Федеральной службы государственной статистики, подтверждающее регистрацию в органах статистики | |
| Х | 5 | Протоколы, решения, приказы (или выписки из них) об избрании (назначении) должностных лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также при необходимости доверенности или распорядительные акты на указанных лиц | |
| Х | 6 | Документы, удостоверяющие личности лиц, имеющих право первой и второй подписи (паспорт (страницы первая и с пропиской)) | |
| Х | 7 | Лицензии в случае осуществления лицензируемого вида деятельности | |
| 1 | 8 | Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц) | |
| 2 | 9 | Заявление на открытие специального карточного счета | |
| 3 | 10 | Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме) | |
| 4 | 11 | Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты | |
| 5 | 12 | Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской)) | |
| 6 | Карточка с образцами подписей и оттиском печати (если набор прав лиц, указанных в аналогичной карточке к расчетному счету, отличен от необходимого для СКС) | 13 | Карточка с образцами подписей и оттиском печати |
Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.
Оформление корпоративных карт
Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.
Список сотрудников
Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).
Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт
Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»
(ЗАО «Сладости Востока»)
Приказ N 62
об утверждении списка сотрудников, имеющих право
использовать корпоративные банковские карты
| Г. Москва | 9 января 2014 года |
В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами
Приказываю:
Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:
В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.
Заявление на выпуск корпоративной банковской карты
Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.
Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.
Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.
Сообщаем об открытии счета контролирующим органам
В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.
За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).
Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.
Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.
На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».
Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:
- Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
- Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
- Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.
Особенности расчетов по корпоративной карте
Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.
ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.
Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:
- с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить );
- сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).
Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:
- величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
- виновность конкретного работника доказана документально;
- руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
- с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
- предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.
ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.
Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.
При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:
- оплата затрат работников, находящихся в командировке;
- реализация переводов в пользу коммунальных служб;
- проведение расчетов с контрагентами;
- закупка малоценных активов;
- оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.
Порядок расчетов и лимит расходов
Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.
Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:
- минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
- утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
- делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.
В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками.
Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.
ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.
На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.
Учет, проводки
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66 .
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55 . Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
