Может ли организация перевести деньги на зарплатную карту сотрудника для возмещения понесенных им командировочных расходов? «Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника.
Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.
Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.
Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.
1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы
2. Заявление на выдачу подотчета от директора
3. Заявление на выдачу аванса на карту
4. Выдача командировочных расходов из кассы
5. Проводки по авансу на командировочные расходы
6. Командировка без аванса
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.
1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы
Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.
Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления . Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.
Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать :
- сумма наличных денег;
- срок выдачи наличных денег;
- подпись руководителя;
- дата.
Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.
Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.
Директору ООО «Альбатрос»
Ястребову Я.Я.
от инженера Орлова О.О.
Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
27.06.2016 Орлов Орлов О.О.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Выдачу разрешаю:
Директор Ястребов Ястребов Я.Я.
Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.
В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.
После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.
2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?
В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.
Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.
Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.
В ООО «Альбатрос»
от директора Ястребова Я.Я.
Заявление о выдаче денег под отчет
Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
директор Орлов Орлов О.О.
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.
Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.
3. Заявление на выдачу аванса на карту
В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).
Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.
Директору ООО «Альбатрос»
Ястребову Я.Я.
от инженера Чайкина А.А.
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
Реквизиты банковской карты:
Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»
БИК: 045402790
Кор/счет: 30101810800000000790
Номер лицевого счета: 40817840500409007051
27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Перечисление разрешаю:
Директор Ястребов Ястребов Я.Я.
К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги , а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.
Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.
Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.
Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.
Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.
4. Выдача командировочных расходов из кассы
Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).
В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.
Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.
Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.
Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.
После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:
- Кассир готовит нужную сумму денег.
- Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
- Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
- При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
- Кассир подписывает РКО.
Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:
- полученных с расчетного счета организации
- поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.
Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.
Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.
5. Проводки по авансу на командировочные расходы
Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:
- Деньги выдаются из кассы:
Дебет 71 – Кредит 50
- Деньги перечисляются на карту:
Дебет 71 – Кредит 51
Пример
Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.
Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:
Дебет 55 – Кредит 51
В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:
Дебет 71 – Кредит 55
Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.
Пример
Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.
Сделаны бухгалтерские проводки:
6. Командировка без аванса
Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:
- У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
- временных финансовых трудностей
- экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
- Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.
При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?
Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):
— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;
— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.
Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:
А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Выдача денег на командировку наличными и на карту
Можно ли перечислять деньги на командировочные расходы на карточку работника?
Безналичная форма выдачи денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту работника имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи – через кассу. Однако у некоторых бухгалтеров возникает вопрос о правомерности перечисления командировочных расходов на банковские карты физических лиц - работников учреждений, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, а также о том, пропустят ли этот платеж в Казначействе.Федеральное казначейство в связи с поступающими вопросами по данной проблеме подготовило разъяснения в письме от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500.Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П).Держателями банковской карты в соответствии с Положением № 266-П могут быть как физические, так и юридические лица.Федеральное казначейство разъясняет, что перечисление средств под отчет на командировочные расходы может производиться как на банковскую карту работника, так и на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждений.Напомним, что сейчас уже действуют Правила обеспечения наличными деньгами, утвержденные приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н, согласно которым средства на командировочные расходы работников учреждения могут перечисляться на расчетные (дебетовые) карты уполномоченных лиц учреждения.Относительно перечисления командировочных расходов на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), необходимо отметить, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.Таким образом, вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников – физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».Федеральное казначейство считает, что у ОФК нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием банковских карт («зарплатных» карт).Бухгалтеру следует помнить и о налоговых последствиях перечисления денежных средств на карты работников учреждения. Необходимо позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на банковскую карту работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, страховых взносов и взносов в ПФР. Для этого рекомендуется:- предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;- указывать в платежном документе, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;- иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.
Немало вопросов у налогоплательщиков возникает по поводу порядка перечисления организацией денежных средств, выданных под отчет и на командировочные расходы, на "зарплатные" карточки своих сотрудников. И как быть с оформлением согласия сотрудника на получение денежных средств посредством перечисления на "зарплатную" банковскую карту. Сотрудники финансового ведомства дали разъяснения по данным вопросам.
В целях оплаты и (или) компенсации командировочных расходов, а также под отчет организация вправе перечислять денежные средства на "зарплатные" карты своих сотрудников. Однако чиновники считают, что на каждое перечисление средств необходимо составленное в произвольной форме заявление сотрудника с указанием реквизитов "зарплатной" карты, целей, суммы и срока предоставления денежных средств. Стоит напомнить, что такой способ предоставления денежных средств под отчет и на командировочные расходы обязательно должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте и в учетной политике организации. Про то, мы писали ранее в одной из статей.
Это связано с тем, что общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, которые связаны с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Соответственно с указанным пунктом, для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. Этот документ составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные , а также подпись руководителя и дату написания.
Только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных проводится выдача наличных денег под отчет. Другими словами, каждая выдача должна подтверждаться письменным заявлением сотрудника. Об этом есть постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2014 N 09АП-47028/13.
Необходимо отметить, что отсутствуют какие-либо нормы, которые бы регламентировали порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет. К тому же не урегулирован и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им денежным средствам, которые не связаны с командировками.
Следовательно, все положения, которые определяют порядок расчетов с подотчетными лицами, способ предоставления подотчетных сумм, например, путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников, устанавливаются организацией самостоятельно. Согласно п. 7 /2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письма Министерства финансов России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Министерства финансов России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057) порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть предусмотрены организацией в локальном нормативном акте и в учетной политике.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием банковской карты такие операции, как получение наличных денежных средств, оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ.
Из вышесказанного следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых), кредитных карт, является открытым. Он ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, которые установлены законодательством Российской Федерации.
Этим обстоятельством руководствуется и Центральный Банк России, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Это вытекает из письма ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513.
Трудовой Кодекс Российской Федерации не содержит в настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию командировочных, общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников. Принимая во внимание вышеизложенное, чиновники полагают, что организации в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты. Кстати, .
Принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, который направляется в командировку, а также специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерства финансов России и Федеральное казначейство сделали необходимый вывод. Они считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" , оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
Для этого организации следует указывать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными, и получать от сотрудников письменные заявления о перечислении подотчетных сумм на их личные банковские карты с указанием реквизитов этих карт. К тому же, согласно письму Министерства финансов от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, сотрудникам к авансовым отчетам необходимо прилагать документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Организация заключила с банком «договор по эмиссии, выдаче и обслуживанию расчетных (дебетовых) банковских карт работников организации», именуемый кратко «договором зарплатного проекта». Банк выдает работникам банковские карты Visa Classic и открывает специальные карточные счета для перечисления заработной платы работникам. Можно ли на эти карты перечислять работникам не только зарплату, но и суммы займов, командировочные и подотчетные суммы?
Цель зарплатных проектов - чисто экономическая. За счет выпуска больших партий карт, организации порядка документооборота при перечислении зарплат, переложения большей части расходов по обслуживанию карт с физических лиц на их работодателей банк снижает свои издержки. Организация-работодатель снижает издержки за счет уменьшения количества наличных расчетов. При этом, выдавая карточку зарплатного проекта физическому лицу, банк все равно заключает с ним договор банковского счета.
В силу п. 3 ст. 845 ГК РФ банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению. Причем банк обязан совершать для клиента операции, предусмотренные для счетов конкретного вида законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота, если договором банковского счета не предусмотрено иное (ст. 848 ГК РФ).
Обращение банковских карт в России регулируется Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение). Согласно данному документу физическое лицо вправе осуществлять по своему банковскому карточному счету рублевые операции, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Порядок деятельности банка при осуществлении расчетов с использованием платежных карт определяется, кроме того, внутрибанковскими правилами (п. 1.11 Положения). Как раз на основании таких правил банк, в частности, и заключает договоры зарплатных проектов. Поэтому в данном договоре может устанавливаться (или, наоборот, ограничиваться) и право организации зачислять на счета карт зарплатного проекта какие-либо «незарплатные» суммы.
Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом унифицированная форма авансового отчета № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, предусматривает выдачу денег в подотчет лишь наличными. Однако организация может разработать свою форму авансового отчета с учетом иных способов получения и возврата подотчетных сумм (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Соответственно, в учетную политику организации целесообразно включить порядок расчетов с использованием банковских карт с работниками, в том числе и в случаях выдачи подотчетных сумм, командировочных и займов (ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Исходя из приведенных норм, а также с учетом позиции контролирующих органов и арбитражной практики (см. письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966, Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500, Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № /42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513, постановления Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 № А05-11476/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007) можно сделать следующий вывод.
Организация вправе перечислять командировочные, другие подотчетные суммы, а также суммы займов работникам на их зарплатные карты:
Если это не запрещено договором зарплатного проекта;
Если это согласуется с положениями учетной политики организации о порядке документооборота при расчетах с работниками;
Если это не противоречит положениям коллективного договора или локальному нормативному акту организации о порядке возмещения командировочных расходов.
Причем, по мнению Минфина, в платежных поручениях на перечисление подотчетных средств нужно указывать, что они являются подотчетными. Кроме того, организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Все подобные «перестраховочные» действия помогут в случае необходимости доказать проверяющим из ИФНС и внебюджетных фондов, что перечисленные на зарплатную карточку деньги не являются зарплатой, с которой ошибочно не был удержан НДФЛ и на которую не были начислены страховые взносы.
