≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Приходный кассовый ордер. Приходный кассовый ордер - бланк и образец

С 2013 года юридическим лицам и предпринимателям законодатели дали возможность разрабатывать собственные первичные документы, но кассовых документов это не коснулось. Они используются утвержденными унифицированными бланками, порядок которых регулируется законодательным документом Банка России и Указанием по использованию и оформлению форм первичной документации.

Назначение приходного кассового ордера

Для учета и порядка ведения дисциплины в кассе бухгалтерия использует приходные кассовые регистры по форме КО-1 и расходные документы КО-2. Назначение КО-1 заключается в оприходование «налички» в кассу компании по хозяйственным операциям, с сопровождением бухпроводок:

• Оплата от клиента – Дт50 Кт62;
• Розничная выручка – Дт50 Кт90;
• Возврат неизрасходованных денежных средств от подотчетного лица – Дт50 Кт71;
• Возвратные средства от поставщика – Дт50 Кт60;
• Расчетные операции по кредитам и займам — Дт50 Кт66;
• Оприходование наличных денежных средств из банка – Дт50 Кт51;
• Другие поступления.

Порядок заполнения приходных ордеров

Заполнение КО-1 возлагается на материально-ответственного сотрудника (кассир, бухгалтер, сам ИП или руководитель). КО-1 можно заполнить следующими способами:

• Обычной шариковой ручкой;
• Компьютерное заполнение с распечаткой на бумаге;
• Электронно-кассовый ордер. Такой документ подписывается электронной цифровой подписью.

Сам приходный ордер делится на два раздела, которые заполняются ответственным лицом. Правую часть (квитанция) вручаем покупателю после взноса «налички» в кассу предприятия. Печать обязана стоять на двух частях КО-1: 60% на самом приходном ордере, 40% — на квитанции для покупателя.

Важно знать, что при оформлении ордеров КО-1 и КО-2 исправления или помарки допускать нельзя.

Порядок номеров документов КО-1 и КО-2

Все ответственные лица за соблюдением кассовой дисциплины начинают нумерацию кассовых ордеров с начала нового года заново. Но Банк России не дает никаких указаний по поводу присвоения порядковых номеров КО-1 и КО-2. Нумерация КО может обновляться ежегодно или ежеквартально. Выбор способа обновления КО необходимо закрепить в положении об учетной политике.

Допускается использование дробной нумерации, буквенных, цифровых обозначений — главное соблюдение нумерации в порядке хронологии.

Если коммерческая компания или ИП содержит несколько филиалов компании, то соблюдения порядка в КО-1 и КО-2 и их нумерация устанавливается по каждому подразделению в отдельности. Например, номера с дефисом, где первая часть – код обособленного филиала, а через дефис – номер кассового регистра.

За нарушение нумерации кассовых ордеров штрафных санкций не предусмотрено. Нарушением будет считаться при не оприходовании наличности в кассу компании, невыдача КО-1 или КО-2, на крупных предприятиях соблюдение лимита кассы.

Интересно знать, что соблюдение лимита кассы малым организациям и ИП отменено.

Пример оформления кассовой книги КО-1, КО-2

Операции по движению наличности организаций или ИП, посредством кассовых регистров, фиксируется в кассовой книге. Рассмотрим на примере постановку порядковых номеров документов КО-1 и КО-2 у филиала организации, где первая часть нумерации – номер самого филиала, вторая часть – порядковый номер КО-1 и КО-2.

Образец 3, 5, 7, 9 и т. д. страниц формы № КО-4

Проверка кассовой дисциплины предприятий

За соблюдением правильности ведения по движению КО-1 и КО-2 ранее принадлежало банкам, но с 2012 года такие полномочия перешли ИФНС России. Инспекция, при выездной проверке, имеют право проверить остаточную наличность по кассе, распечатав с фискальной памяти ККМ и сравнить с документальным оформлением.

Постановка нумерации кассовых ордеров в книге учета не по порядку не считается нарушением кассовой дисциплины.

Правила соблюдения кассовой дисциплины заключаются в учете хозяйственных операций наличности предприятия. Ответственным за порядком учета хоздействий в кассе назначается материальное лицо, которое действует по должностной инструкции.

Ведение кассы сопровождается оформлением таких документов: КО-1, КО-2 и кассовая книга. Соблюдайте правила заполнения этих документов, и вы избежите нарекания со стороны ИФНС РФ.

Нужно помнить, что налоговая инспекция за нарушение кассовой дисциплины налагает штрафные санкции не только на организацию, но и на должностное лицо.

Кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

• нумерация должна быть сквозной;
• нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

На заметку!
Номер, в отличие от даты, сам по себе не является обязательным реквизитом бухгалтерского документа (см. ФЗ №402 «О бухучете» от 6-12-11 г., ст. 9 ч. 2).

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

Размер штрафов:

• на организацию 40-50 тыс. руб.;
• на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

• кодировка подразделения (филиала);
• кодировка дохода;
• номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Главное

1. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется в локальных нормативных актах.
2. Нумерацию обычно начинают с начала года, реже — квартала, но допускается и сквозная нумерация по другим периодам.
3. Нумерация ПКО и РКО должна быть организована так, чтобы сведения о приходных и расходных операциях по кассе отражались достоверно и полно.
4. Принципы сквозной нумерации и соблюдения хронологии являются основными.
5. Номера приходных и расходных ордеров по кассе в филиалах и подразделениях присваивают с использованием дополнительных записей в номере документа: через дробь или дефис.

Набор данных содержит информацию об оформленных ордерах на проведение земляных работ, установку временных ограждений, размещение временных объектов.

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 19.05.2015 г. № 284 «Об утверждении порядка оформления ордеров (разрешений) на проведение земляных работ, установку временных ограждений, размещение временных объектов в городе Москве» ордер оформляется на проведение следующих видов работ:

На проведение земляных работ (заглублением более 0,5 м);

Установку временных ограждений;

Размещение временных объектов.

Ордер оформляется с целью проведения следующих работ:

1. Строительство и реконструкция объектов капитального строительства.

2. Прокладка инженерных сетей и сооружений к строящимся (реконструируемым) объектам капитального строительства.

3. Инженерно-геологические изыскания.

4. Проведение археологических полевых работ.

5. Работы по сохранению объектов культурного наследия, выявленных объектов культурного наследия.

6. Установка опор информационных и рекламных конструкций.

7. Размещение и установка некапитальных объектов, а также объектов, размещение которых может осуществляться без предоставления земельных участков и установления сервитутов.

8. Капитальный ремонт дорог и элементов их обустройства, трамвайных и железнодорожных путей.

9. Устройство, реконструкция светофорных объектов, установка опор дорожных знаков и указателей.

10. Ремонт инженерных коммуникаций и сооружений.

11. Прокладка (размещение) инженерных сетей и сооружений, линий и сооружений связи, для проведения которых не требуется разрешения на строительство.

12. Установка опор освещения, контактной сети, архитектурно-художественной подсветки.

13. Аварийный ремонт инженерных коммуникаций и сооружений.

14. Комплексное благоустройство территории.

15. Снос зданий и сооружений, ликвидация коммуникаций.

16. Капитальный ремонт зданий и сооружений без затрагивания конструктивных и других характеристик их надежности и безопасности (в том числе перепланировка, переоборудование зданий, сооружений, ремонт фасадов зданий и сооружений, изменение фасадов зданий и сооружений).

17. Противоаварийные мероприятия по сохранению зданий, сооружений.

В данных по ордерам содержится информация:

О заказчике-застройщике;

О генеральном подрядчике;

О месте проведения работ;

О назначении объекта;

О целях проведения работ;

О видах проведения работ;

О сроках проведения работ.

Современная ситуация в России.

Ордера на проведение земляных работ, установку временных ограждений, размещение временных объектов в настоящее время оформляются только в Москве, Санкт-Петербурге и Республике Татарстан.

Современная ситуация в Москве.

В Москве оформление ордеров на проведение земляных работ, установку временных ограждений, размещение временных объектов является государственной услугой, которая предоставляется Объединением административно-технический инспекций города Москвы в соответствии с Административным регламентом, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 19.05.2015г. № 284-ПП.

Услуга с 18.04.2016 г. предоставляется исключительно в электронном виде через Официальный сайт Мэра Москвы (mos . ru ).

Инструкция о подаче заявки в электронном виде доступна на официальном сайте ОАТИ (oati . mos . ru ).

А знаете ли Вы что?

Сведения о документах и информации проверяются в рамках межведомственного взаимодействия, заявителем предоставляться только реквизиты следующих документов:

Заключения о соответствии проекта проведения (производства) земляных работ Сводному плану подземных коммуникаций и сооружений в городе Москве;

Сведения о согласовании графика проведения работ Департаментом транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы в случаях занятия проезжей части улиц и магистралей, территории остановок общественного транспорта, отстойно-разворотных площадок общественного транспорта, велосипедных дорожек или полного перекрытия тротуара;

Разрешения на строительство объекта капитального строительства, за исключением случаев проведения работ за счет средств бюджета города Москвы (1 цель);

Документов, подтверждающие оформление имущественных прав на земельный участок, участок территории, на котором планируется проведение работ (1, 3, 4, 5, 7, 8, 14 цель);

Градостроительного плана земельного участка или в случае проведения работ на линейных объектах проект планировки территории (правового акта о разработке проекта планировки территории) - (3 цель);

Разрешения и задания на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия, выявленного объекта культурного наследия и Департамента культурного наследия города Москвы(5 цель);

Разрешения Департамента средств массовой информации и рекламы города Москвы на установку средств рекламы (6 цель);

Документов, подтверждающих оформление имущественных прав на подлежащие сносу (ликвидации) здания, сооружения, коммуникации (15 цель);

Решения Мосжилинспекции о согласовании переустройства и (или) перепланировки помещений в многоквартирном доме и жилом доме от (16 цель);

Паспорта колористического решения (16 цель).

Материал подготовлен на основе информации: data . mos . ru

Любая деятельность индивидуального предпринимателя связана с кассовыми операциями. Знание правил оформления, составления и заполнения приходного кассового ордера является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Особенности оформления

Такими лицами на предприятии могут быть:

• главный бухгалтер или сотрудник бухгалтерии.
• кассир или старший кассир. Такой вариант возможен в случае отсутствия в штате должности гл. бухгалтера.
• сам ИП — при отсутствии гл. бухгалтера и кассира в штате.

Представители малого бизнеса (ИП) освобождены от обязательного оформления кассовых документов в т. ч. приходного кассового ордера (далее ПКО) и могут заполнять их по собственному желанию. В случае, если предприниматель выбрал вариант – оформление ПКО, ему необходимо руководствоваться следующим законодательным актом: Указание ЦентроБанка РФ № 3210-У от 11.03.14 г. В данном Указании регламентируется порядок оформления операций с наличными денежными средствами, составление приходного ордера и оговариваются сроки его хранения. В нем также ПКО присвоен номер строгой отчетности 0310001.

Для верного заполнения и оформления документа (ПКО) необходимо знать и соблюдать ряд установленных правил.

Ниже рассмотрим основные из них:

1. Приходный кассовый ордер обладает юридической силой только в случае наличия подписи такого должностного лица, как бухгалтер, кассир или руководитель предприятия. Таким образом, ПКО должен быть подписан должностным лицом, которое выполняет обязанности по ведению и соблюдению кассовой дисциплины. Возможен вариант подписания ПКО с использованием электронной подписи. Пример, когда такой вариант встречается на практике: кассовый узел размещен удаленно от места нахождения бухгалтерии или офиса директора и приходный кассовый ордер может быть подписан электронной подписью.
2. Руководитель обязан обеспечить кассира штампом или печатью, карточками образцов подписей должностных лиц и возложить на него обязанность по их хранению. Данное средство используется при подтверждении факта проведенной кассовой операции, а именно проставляется кассиром на ПКО после прихода денежной наличности в кассу.
3. Допускается два варианта ведения и оформления ПКО: на бумаге или в электронном виде. Удобный вариант ведения первичных бухгалтерских документов, в том числе и кассовых выбирается руководством предприятия (ИП) самостоятельно. Основное отличие: при оформлении на бумаге бланк заполняется вручную, а при оформлении в электронной форме, используется техника и специальное ПО. Такой спец. техникой являются компьютеры, принтеры.
4. При поступлении ПКО в кассу предприятия кассир обязан выполнить ряд действий, перед тем как принять наличные, согласно установленного порядка.

На какие моменты в ПКО ему следует обратить внимание:

• наличие всех необходимых подписей на ордере и их соответствие образцам, указанным в карточках. Карточки образцов всегда хранятся в кассе;
• сумма, указанная цифрами должна полностью соответствовать указанной прописью;
• после приема наличных кассир должен подписать ордер и поставить штамп или печать и передать квитанцию лицу, вносящему средства в кассу.
• внести запись по ПКО в кассовую книгу. Запись вносится по каждому ордеру.

Печать при оформлении ПКО проставляется не на самом бланке, а на квитанции, которая не предназначена для хранения вместе с самим ордером, а передается клиенту или покупателю. При этом заверять квитанцию печатью нужно только в том случае, если она есть у предпринимателя.

На практике ИП сталкивается не только с оформлением ПКО, отражающим приход денежной наличности в кассу предприятия, но также с ПКО при кассовом обслуживании в банке. Порядок оформления такого приходного ордера закреплен в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 г. Указанным Положением присвоен номер форме документа (строгой отчетности) – 0402008.

Пример операций, при которых используется приходный кассовый ордер (форма строгой отчетности 0402008):

• прием банком денежной наличности от ИП с целью зачисления на расчетные счета;
• оплата ИП налогов;
• прием банком средств для зачисления на вкладные счета и т.д.

Составление и формирование данного документа (форма строгой отчетности 0402008) осуществляется работником банка.

На что следует обратить внимание ИП при осуществлении выше перечисленных операций:

• кассир банка должен выдать квитанцию;
• ИП следует проверить правильность указания в ПКО реквизитов получателя и отправителя (номер расчетного счета, наименование);
• выданная квитанция должна иметь подпись кассира и обязательно печать или штамп.

Образец заполнения ПКО по форме 0402008 (пример)

Следует также рассмотреть предприятия, которые в своей работе применяют специальную технику (кассовый аппарат) с выдачей фискального чека. Например, магазин продуктов выдает своим покупателям кассовый чек. По окончании рабочего дня на основании контрольной ленты, содержащей информацию по каждому чеку, составляется один приходный кассовый ордер по форме строгой отчетности 0310001 на одну итоговую сумму. Отметим, что если ИП работает с кассовой техникой и обязан выдавать кассовые чеки, то даже в случае её поломки, он не имеет права выдать вместо фискального чека другой документ, подтверждающий оплату. В этом случае нужно приостановить работу до исправления неисправности. Это требование является законодательно регламентированным, и нарушать его нельзя.

ПКО как документ строгой отчетности не всегда может быть приравнен к кассовому чеку. Он может заменить чек, если ИП оказывает услуги или является плательщиком ЕНВД. В иных случаях выдача квитанции ПКО клиенту вместо чека незаконна.

Как правильно заполнить ПКО

Форма ПКО утверждена Постановлением Комитета статистики от 18.08.1998 № 88 с изменениями и дополнениями. В Постановлении бланку присвоен номер КО – 1. Следует отметить, что ПКО состоит из 2-х частей: квитанция и сам ордер. Квитанция – это отрывная часть ордера, которая выдается лицу, вносящему наличные.

Главное требование: не допускается внесение исправлений, зачеркиваний и подчисток.

Рассмотрим в таблице более подробно какие реквизиты содержит бланк и на что необходимо обратить внимание осуществляя оформление приходного кассового ордера.

Наименование строки, ячейки бланка	Какие реквизиты необходимо указывать	Частые ошибки
Организация	Указывается полное название предприятия, фирмы, компании	Сокращение названия
Структурное подразделение	Вписывается только в случае наличия подразделения или филиала предприятия	Не проставляется прочерк (в случае если нет филиала)
Номер документа и дата	Дата и номер должен соответствовать журналу регистрации	Не проводится регистрация документа
Дебет
Кредит	Указывается номер бухгалтерского счета
Сумма	Вписывается цифровое значение	Не проставляется разделитель целой части от копеек
Код назначения	Код целевой, согласно применяемого на предприятии. Может не указываться
Принято от	ФИО вносящего средства	Используется сокращение имени и отчества
Основание	Содержание операции. Пример, внесение неиспользованного аванса на командировку	Не указывается
Сумма (прописью)	Вписывается сумма буквами	В оставшемся пустом месте строки не ставится прочерк
В т.ч.	указывается размер НДС, при отсутствии делается надпись «без налога (НДС);	Вместо надписи «без налога» ставится прочерк
Приложение	Заполняется при наличии первичных документов	Не указываются даты и номера документов
Раздел подписей	Место для подписей: гл. бухгалтера, кассира, в случае отсутствия подписывается ИП	Не указывается расшифровка данных подписавшего, а именно ФИО
М.П. (штампа)	Место для штампа кассира
Линия отреза	Место отрыва ордера от квитанции	Квитанция не отрывается и храниться в кассовом узле, а должна быть выдана лицу, вносившему средства.

Образец правильного заполнения ПКО (пример)

Печать (штамп) проставляется кассиром только на квитанции. На самом ПКО не предусмотрено проставление оттиска печати.

Организация процесса хранения ПКО, как бланка строгой отчетности на предприятии является обязанностью непосредственно руководителя. Срок хранения также определятся руководителем, но он не может быть менее 5 лет.

Предприниматели, которые обязаны вести кассовые документы, регулярно проверяются органами ФНС на предмет полноты учета выручки. Она оформляется ПКО, поэтому рассмотрим несколько примеров заполнения приходного ордера, и штрафные санкции за их отсутствие.

 

Стандартные формы бухгалтерских документов утверждены Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 года. Согласно Порядку ведения,они применяются при осуществлении всех наличных расчетов.При поступлении денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер, как заполнять его правильно, чтобы не было вопросов при проверке, поясним на примерах.

ПКО(форма № КО-1)подтверждает внесение в кассу, другими словами —оприходование наличных денег, полученных:

1. в результате оказания услуг, продажи товаров, проведения работ (выручка, в том числе от обособленных подразделений);
2. возврата остатка денег, выданных в подотчет работникам, в качестве возмещения за нанесенный ущерб;
3. оплаты доли в уставном капитале новым участником общества с ограниченной ответственностью;
4. в счет оплаты за проданное имущество, оборудование;
5. снятых с расчетного счета организации на конкретные нужды.

Таким образом, этим документом оформляются любые деньги, поступившие в кассу, независимо от источника. Компании, осуществляющие деятельность платежного агента, заполняют на деньги клиентов и свою собственную выручку отдельные ордера.

Форма ПКО и порядок заполнения

Кассовые ордера составляются в единственном экземпляре. Помарки, исправления в нем не допускаются, если он испорчен — просто нужно заполнить новый.Обычно его выписывает главный бухгалтер, но такая обязанность может быть возложена должностной инструкцией на любого работника. При их отсутствии это делает руководитель. Образец заполнения приходного кассового ордера приведен на рисунке 1.

Бланк разделен линией отрыва на две части, левая остается в организации, а квитанция возвращается вносителю денег. Особенности заполнения:

1. Вносится полное наименование организации и структурного подразделения, если в нем имеется собственная касса, принимающая деньги.
2. Указываются коды ОКПО и ОКУД, присвоенные при регистрации.
3. Номер соответствует порядковому номеру по журналу регистрации(форма № КО-3). Они заполняются последовательно, с начала календарного года.
4. Дата составления совпадает с днем передачи денег, записывается в формате 00.00.0000 арабскими цифрами, например: 01.03.2015.
5. Код структурного подразделения, указываются при наличии; код целевого назначения — при поступлении средств со счета на конкретную цель.
6. В колонках "Дебет", "Кредит" прописываются соответствующие счета для отражения проводимой операции.
7. В строке "Принято" указывается ФИО в родительном падеже. Если деньги поступили со счета — название банка и данные кассира, другой компании.
8. Основание — это хозяйственная операция. Реквизиты документов (наименование, номер, т.д.) в этой строке указываются обязательно. Если они прикладываются к приходнику и хранятся вместе с ним, то данные выносят в строку "Приложение". Они обязательно гасятся штампом "Получено" с указанием даты.
9. Сумма пишется прописью,при этом не нужно забывать о кассовой дисциплине : она не может больше 100 000 рублей. Принятие нескольких приходных ордеров на общую сумму больше разрешенной, тоже будет нарушением.
10. "В том числе" — сумма НДС указывается цифрами, кроме случаев внесения денег с расчетного счета или из подотчета. Организации, не являющиеся плательщиками этого налога, а также, если услуга, товар не облагаются им, вносят запись: "Без НДС".

Все свободные места в строках дополняются прочерком. Принимая деньги, кассир сверяет подписи с имеющимися образцами, наличие подтверждающих документов, соответствие указанной суммы с фактической. Квитанция к подписывается и заверяется печатью, которую принято ставить так, чтобы часть ее оставалась на бланке приходно кассового ордера. При обнаружении ошибок, перечеркивает приходник и возвращает в бухгалтерию. Допускается оформление одного ПКО на общую сумму дневной выручки в конце рабочего дня на основании бланков строгой отчетности, контрольно-кассовой ленты, если организация работает с использованием ККТ .

В основании прихода наличных денег могут быть указаны такие причины:

• оплата за отгруженную продукцию согласно накладной;
• оплата за выполненные работы по акту;
• возмещение материального ущерба по решению суда (приказу);
• внесение авансового платежа по договору;
• возврат неиспользованных средств, выданных в подотчет;
• компенсация выявленной недостачи на основании ревизии, приказа.

Как заполнить приходный кассовый ордер в этом случае? Приведем образец.

Если ПКО нет или он заполнен с ошибками

Соблюдение требований по оформлению операций с наличностью проверяется налоговыми органами , в том числе: полнота оприходования выручки. За нарушение порядка предусмотрены административные штрафы: для ИП до 5 000, для организаций — до 50 000 рублей (ст. 14.1, 15.1 КоАП).

Будьте внимательны! Недочеты в порядке документооборота не относятся к финансовым нарушениям. Они рассматриваются по правилам ст.120 НК РФ , и наказание может последовать за грубое пренебрежение правилами учета доходов и расходов (штраф до 30 000 рублей).

Грубыми считаются: отсутствие первичных документов, включая ордера, фактуры, счета; неправильное отражение хозяйственных операций на счетах. Огрехи в при заполнении, если они не повлекли за собой, например, неполное оприходование или накопление сверхлимитного остатка в кассе, к ним не относятся.

Пример из судебной практики. (дело № А52-2365/2010, Постановление ФАС СВО от 07.02.2011).

Во время проверки ФНС были обнаружены некорректно оформленные приходные ордеры: без подписи главного бухгалтера, кассира, с квитанциями. На организацию был наложен штраф — 40 000 руб., на основании ст.15.1 КоАП. При оспаривании в Арбитражном суде, было установлено, что некорректное оформление ПКО, в данном случае, не привело к нарушениям финансового учета. Решение принято в пользу юридического лица.