Заполнение расходного и приходного кассового ордера. Кассовая книга
Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.
Основные правила заполнения и применения
Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.
Рассмотрим главные правила оформления РКО.
Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:
- на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
- на кассира предприятия;
- на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.
Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.
Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.
Образец бланка РКО для ИП (пример):
Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.
Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:
- бухгалтер и кассир;
- руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
- руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.
Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.
РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.
При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.
Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:
- Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
- Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
- Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
- Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
- Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
- Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
- Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.
Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.
Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.
Образец заполнения РКО на зарплату (пример):
Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.
Также к обязанностям руководителя можно отнести:
- Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
- Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.
ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.
Заполнение утвержденной формы бланка РКО
Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.
Образец заполнения РКО для ИП (пример):
Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:
- в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
- «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
- ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
- строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
- «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
- «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
- «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
- строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
- ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
- «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.
Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.
Расходный кассовый ордер - это документ, который сопровождает любую выдачу денег из кассы компании или ИП. Это могут быть финансы сотруднику для покупки нужного для работы товара (канцелярия, цветы для озеленения офиса, отправка писем и т. п.), расчеты по зарплатам, оплата контрагенту аванса, выделение средств кассиру для их наличия в кассе магазина и так далее.
Оформлять расходный ордер - обязательно. Его бланк - установленная законодательством форма КО-2.
Правила заполнения расходного кассового ордера
Расходный ордер оформляется в момент выдачи денег из кассы. Выписывать его нужно в единственном экземпляре.
Расходный и ордера нужно обязательно регистрировать в журнале КО-3.
В первую очередь, необходимо идентифицировать человека, которому выдаются деньги - по паспорту либо другому удостоверению личности (это могут быть: загранпаспорт, свидетельство о рождении, паспорт моряка, военный билет либо временное удостоверение личности). Несмотря на то, что наличка может выдаваться как частному лицу, так и организации, физически получает ее всегда конкретное лицо. И это лицо нужно идентифицировать.
Деньги могут выдаваться и по доверенности. Но и в этом случае в пару к доверенности нужен паспорт. Сверять нужно основные паспортные данные человека - они должны соответствовать тем, что написаны в бланке доверенности. Также нужно проверить дату действия предъявленной доверенности. Отметим, что в этих случаях оформляется простая доверенность от организации, нотариального ее заверения чаще всего не требуется.
На расходном ордере обязательны подписи главного бухгалтера либо директора. Кассир также подписывается от своего имени в момент, когда выдает деньги и оформляет документ.
Заполнять расходный кассовый ордер можно как вручную, так и на компьютере. Если вы это делаете по-старинке, вручную, то стоит запастись пачкой бланков РКО, заранее пронумеровать их и поставить необходимые подписи-печати.
Заполнение расходного ордера в электронном формате - современно и удобно. Как правило, все программы бухгалтерского и торгового учета содержат бланк расходного ордера. Также можно скачать бланк в форматах Word и Excel и вести ордера там. Это тоже достаточно удобно и не требует специального программного обеспечения, кроме MS Office.
Скачать бланк КО-3 можно чуть ниже на этой странице.
Как заполнять бланк расходного ордера?
Заполняем следующие поля:
- Номер документа
Ставим номера с 1 нарастающим итогом с начала года.
- Дата документа
Ставим дату выдачи денег из кассы.
- Дебет
Указываем номер корреспондирующего счета согласно Плану счетов в зависимости от того, кому и зачем выдаем деньги.
- Код структурного подразделения
Это поле можно оставить пустым.
- Корреспондирующий счет
Указываем номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу.
- Код аналитического учета
Можно поставить прочерк, а можно указать код аналитического учета, если вы таковой ведете.
- Кредит
Указываем счет 50 (Касса).
Обратите внимание, индивидуальные предприниматели не заполняют поля «Дебет», «Корреспондирующий счет» и «Кредит».
- Сумма
Ставим сумму выданных средств, обязательно в рублях и копейках.
- Код целевого назначения
Здесь можно ставить прочерк, заполнять это поле необязательно.
- Выдать
В этой строке указываем полные фамилию, имя и отчество человека, которому выдаются деньги. Переписать их лучше всего из паспорта.
- Основание
Это поле можно не заполнять, но все-таки очень желательно указать здесь, почему человеку выдаются деньги. Это - суть название хозяйственной операции. Здесь можно писать своими словами - так, чтобы это было понятно бухгалтеру.
- Приложение
В приложении указываем наименование документа, послужившего основанием для выдачи денег: договор, заявление, счет, требование и так далее - список не ограничен.
- Подписи и печать организации
- Получил
В этом разделе от имени получателя денег снова указывается сумма прописью, в рублях и копейках, дата их выдачи, а также паспортные данные.
- Выдал кассир
Кассир ставит подпись и расшифровку своей подписи (ФИО).
После заполнения всех необходимых строк расходного кассового ордера, оставшиеся пустыми строки должны быть прочеркнуты. Это правило установлено для всех первичных документов в бухучете Минфином СССР (29.07.1983 № 105).
Бланк приходного ордера по форме КО-2 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ - Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления приходного и расходного кассовых ордеров.
Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.
- .Excel
Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.
Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.
В каких случаях используется форма КО-2
Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:
- В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
- Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
- При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
- Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
- Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.
Заполнение расходного кассового ордера
Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.
В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.
Заполнение заголовка
В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.
Заполнение граф
Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).
Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.
Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.
В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.
В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.
Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.
В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.
В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.
Заполнение строк
Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:
- В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
- В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
- В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
- В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.
Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.
Видео: как заполнять расходный кассовый ордер
Требования к проведению операции
Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.
Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.
Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.
Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте
После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции
Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!
Ведение РКО в электронном виде
Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.
Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.
Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.
Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.
Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета.
Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица.
Заполнять бланк можно как вручную, так и при помощи специальных автоматизированных программ. Как же правильно оформляется расходный ордер на 2019 год?
Важные аспекты
В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:
- перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
- при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая ;
- при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
- при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.
Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.
Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.
Кто подписывает документ
После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.
При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.
Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.
Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».
Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.
Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.
Действующие нормативы
Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена .
По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным , должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.
Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.
Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».
При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным .
Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.
Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.
Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и .
Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.
Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.
На выдачу зарплаты
Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по составлять расходный кассовый ордер обязательно.
Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.
В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.
В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.
Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.
В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.
В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.
Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.
В наше время тотального господства банков и банковских переводов ни одна организация не может обойтись без фактических денежных средств. В этой статье рассматривается расходного кассового ордера (РКО) и вопросы, связанные с его применением.
Любая организация или ИП обязаны вести расчеты с контрагентами, осуществлять платежи в бюджет и фонды через расчетный счет. Но остается еще немало случаев, когда нужны наличные деньги:
- выдача подотчетному лицу
- расчет по оплате труда
- выдача на хозяйственные нужды
- оплата аванса поставщику
Правовой Федеральный акт возлагает на Центробанк определить шаг за шагом операции по кассе. Этот распорядок расписан Указанием Банка, где говорится, что все кассово-денежные операции оформляются ордерами: приходными и расходными. Там же указаны наименования . Формы эти закреплены в законодательных нормативах. Форма КО-2 предназначена для расходного кассового ордера.
Таким образом, создание расходно-кассового документа при выдаче денег является обязательной процедурой.
Пример заполнения расходно-кассового ордера поможет правильно составить документ. Кроме того, он обязательно должен записываться в журнальной форме, где фиксируются все приходные и расходные документы кассы. Этот журнал, в свою очередь, имеет КО-3 стандартную форму.
Оформление ордера
Оформляет расходный кассовый документ . На уровне законодательства нет четких требований, как заполнять ордер. Но так как для ордера существует унифицированная форма, то ответственное лицо заполняет бланк ордера в соответствии с требованиями соответствующих полей в форме:
- на верхней строчке пишется название организации
- ниже его — структурное подразделение; если нет подразделения, то ставится прочерк
- в табличке «Коды» код по ОКУД 0310002 – проставляется автоматически, а код ОКПО должен соответствовать коду из классификатора
Затем бухгалтер должен проставить . Кредит счета всегда будет 50, а вот дебет зависит от хозяйственной операции, в соответствии с которой выдаются деньги:
- 70 – выдача зарплаты сотрудникам
- 60 — оплата поставщикам и заказчикам
- 71 — расчет с подотчетными лицами
- 51 — перевод определенной суммы на текущий счет организации
В следующей графе проставляется сумма операции, ниже записывается фамилия работника, который получает деньги. В строке «Основание» записывается хозяйственная операция, на основании которой происходит снятие денег. Это чаще всего:
- оплата труда сотрудников
- выдача на хозяйственные нужды
- наличные перечисляются на счет (расчетный)
- выплаты по договорам аренды и т.д.
В следующей строке «Сумма» записывается сумма прописью. Строка «Приложение» — это документы, подтверждающие происходящие хозяйственные операции. Это может быть:
- платежная ведомость
- на хозяйственные нужды
- квитанция к объявлению на взнос наличными соответственно и т.д.
Ниже подписывается руководство организации. Если бухгалтера в организации нет, то за него расписывается руководитель.
Требования к оформлению РКО
Пример заполнения расходно-кассового ордера подтверждает, что РКО является финансовым документом, поэтому:
- в записях не должно быть помарок, ошибок
- заверять расходник электронно-цифровой подписью нельзя
- документ должен быть в бумажном виде
Выдача денег в кассе по РКО
Деньги по расходному ордеру выдает кассир организации. В его входит проверить правильность оформления ордера и убедиться, что руководитель и главный бухгалтер поставили свои подписи в соответствующих строках. В ордере есть строка, где записаны паспортные данные получателя:
- фамилия, имя, отчество должны быть в дательном падеже
- перед выдачей кассир должен сверить паспортные данные в ордере с оригиналом, который обязан предоставить получатель
В строке «Получил» надо написать сумму из кассы, ниже проставить текущее число и расписаться тому лицу, которое непосредственно получает деньги. После получения соответствующей суммы кассир должен поставить фамилию и расписаться.
Сейчас заполнение всех документов происходит на компьютере. В Указаниях Банка России № 3210-У отмечается, что расходник можно заполнять и от руки.
Упоминаний, что нельзя комбинировать автоматическое и ручное заполнение, тоже нет. Таким образом, при необходимости можно заполнить от руки те строки, которые не попали в расходник автоматически. Расходный документ заполняется в единственном числе и подшивается в кассовую книгу.
РКО в кредитных организациях
Тоже применяют РКО, только он имеет немного иную форму. Банк России в указаниях установил стандартный формуляр по ОКУД 0402009. Эта форма во многом схожа с той, которой пользуются некредитные организации, но есть и различия. Например, новые реквизиты:
- талон отрывной к РКО № — указывается цифрами номер, который должен соответствовать РКО
- дебет и кредит формируются, как того требуют положения Банка
- свободное поле – заполняется, как того требуют правила, так называемого аналитического учета в случаях операций с драгоценными металлами. Этот порядок закреплен во внутреннем документе организации, учетной политике
- символ — пишутся цифрами символы
- шифр документа – это обозначение документа в цифрах
- направление выдачи наличных денег – пишется направление выдачи, учитывая символы
