Авансовый отчет по билетам образец заполнения. Авансовый отчет и образец его заполнения
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.
2) Бухгалтером.
Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию.
Проводки по авансовому отчету
Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.
Бланк авансового отчета (унифицированная форма № АО-1)
Образец заполнения
лицевой стороны
авансового отчета
Образец заполнения оборотной
стороны авансового отчета
Любая компания, ведущая хозяйственную деятельность, сталкивается с необходимостью проводить расчеты с подотчетными лицами, будь то командировки, представительские мероприятия или банальная покупка канцелярских принадлежностей. При этом требуется соблюдение определенных правил, которые законодатели корректируют с завидной регулярностью. В данной статье рассмотрены основные этапы подотчета с учетом действующих норм, а также типичные нарушения, допускаемые на этом участке работы.
1. Выдача денег под отчет
Деньги для оплаты хозяйственных расходов, в том числе командировочных, могут выдаваться двумя способами:
- наличными;
- перечислением на карту.
В первом случае работает Положение о кассовых операциях №373-П от 12.10.11 г. (п.4.4) (далее - Положение), согласно которому, прежде чем работник получит наличные, он должен написать на имя руководителя заявление, где обязательно указать цель выдачи и сумму (форма – произвольная). Руководитель обязан завизировать заявление, от руки проставляя сумму выделяемых средств, срок выдачи, дату и подпись. В силу занятости он может передоверить согласование главбуху или уполномочить иное лицо, выписав для этого доверенность. Затем для выдачи денег составляется расходный кассовый ордер (РКО).
Следует отметить, что Положение не делает исключений для случая, когда деньги под отчет оформляет на себя директор компании. А это значит, что потребуются все вышеназванные документы.
Во втором случае процедура значительно упрощается: заявление и РКО не нужны, подотчетная сумма переводится на банковский счет сотрудника. Такой способ выдачи денег одобрил Минфин, выпустив совместно с Федеральным казначейством письмо от 10.09.13 г. №42-7.4-05/5.2-554. Единственное условие - карта должна быть получена в рамках «зарплатного» проекта.
Кроме этого, на время командировки или для покупки ТМЦ может быть выдана корпоративная пластиковая карта, которую впоследствии подотчетник возвращает обратно.
2. Авансовый отчет
По истечении срока, указанного в заявлении, работник должен представить авансовый отчет или вернуть полученную ранее сумму в кассу. На это ему отводится три рабочих дня. В некоторых случаях (болезнь, отпуск, командировка) Положение позволяет начать отсчет 3-дневного периода со дня выхода на работу.
Форма авансового отчета может быть старой унифицированной или иной, удобной для компании.
Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?
Опросы показывают, что большинство бухгалтеров продолжают пользоваться унифицированным бланком, удалив из него столбцы с проводками и расписку. Добавляют же чаще всего информацию о курсе валют и перечислениях на «пластик». В любом случае рабочая форма должна содержать реквизиты, обязательные для любой первички, и быть закреплена в учетной политике.
В бухгалтерии представленный работником авансовый отчет проверяют следующим образом:
- сопоставляются документы, приложенные к отчету, с подотчетным заявлением, с целью убедиться, что деньги израсходованы по назначению;
- проводится счетная проверка документов, а также проверка правильности их заполнения.
3. Оправдательные документы
Состав документов, представляемых с отчетом, зависит от того, куда и с какой целью направлялся сотрудник:
- если в розничный магазин для покупки ТМЦ, то оправдательными документами будут служить кассовый и товарный чеки (когда продавец на патенте или ЕНВД, кассовый чек может отсутствовать (Письмо Минфина от 19.01.10 г. №03-03-06/4/2));
- документальным результатом похода в оптовую компанию должны быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО), накладная, счет-фактура (чтобы документы были выписаны на организацию, нужно заранее снабдить работника доверенностью);
- если речь идет о работах и услугах, подтверждающими документами считаются кассовый чек или БСО (бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом), квитанция к ПКО, акт приемки или заказ-наряд, счет-фактура;
- командированный сотрудник обязан подтвердить проезд авиа или ж/д билетами (при покупке через Интернет подойдут распечатки авиабилетов или контрольных купонов из автоматизированных систем управления перевозками (Письмо ФНС от 12.10.12 г. №АС-4-2/17308)). Проживание считается правильно оформленным при наличии БСО или кассового чека с приложенным дополнительным документом, в котором присутствуют все обязательные реквизиты (наименование, содержание и т.д.)
При отсутствии каких-либо подтверждающих документов или сомнении в их подлинности руководитель вправе не утверждать отчет и потребовать объяснений от подотчетного лица. Вариантов дальнейшего развития событий три:
- сотрудник доносит документы, руководитель утверждает авансовый отчет, производится окончательный расчет с сотрудником;
- отчет утверждается как есть;
- отчет не утверждается или утверждается частично.
В последней ситуации недостающая сумма подлежит удержанию из зарплаты сотрудника с учетом ограничений, накладываемых статьей 138 ТК (не более 20% в месяц). Согласно ст. 137 ТК приказ на удержание должен быть издан не позднее 1 месяца, который отсчитывается со дня окончания срока возврата подотчета.
4. Типичные нарушения и ответственность
Самым массовым нарушением, которое фиксируют проверяющие последние два года, является отсутствие заявлений на выдачу подотчетных денег. Бухгалтера считают, что это не наказуемо, налоговики видят в этом нарушение порядка работы с наличностью, штраф за которое составляет 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Рассуждают фискалы так: нет заявления - нет подотчета, значит, деньги должны лежать в кассе. Далее следует проверка лимита кассы с учетом неправомерно выданной суммы. Если будет превышение - это еще один штраф по той же самой статье КоАП.
Аналогичным образом рассуждают инспектора при отсутствии на заявлении срока, на который выданы деньги, или имеется виза не уполномоченного специальной доверенностью лица.
Следующим по частоте нарушением считается выдача денег сотруднику, не отчитавшемуся за предыдущий аванс. В Положении №373-П содержится прямой запрет на совершение таких действий. Штраф - 40-50 тыс. руб. (ч.1 ст.15.1 КоАП). Вдобавок ФНС России недавно распространило по инспекциям письмо о включении подотчетных сумм в налоговую базу по НДФЛ при отсутствии доказательств их расходования (Письмо ФНС от 24.12.13 г. № СА-4-7/23263 (ч.8)).
Не внушающая доверия первичка – распространенная «головная боль» главбуха. Легче не отражать ее в налоговом учете, чем отстоять расходы по налогу на прибыль. Инспектора, пользуясь возможностями Интернета пробивают поставщиков («Проверь себя и контрагента» сайт nalog.ru), выявляют поддельные кассовые чеки (сайт kpkcheck.ru). Добрый совет: воспользоваться электронными сервисами первыми, чтобы трезво оценить ситуацию.
Не редко грамотно выстроенная защита помогает отстоять расходы в суде. Однако перспектива судебного разбирательства сама по себе не может обрадовать ни одного руководителя. Поэтому лучше предпринять все возможное для недопущения ошибок и недочетов.
Вообще в организации целесообразно разработать регламент по работе с подотчетными лицами (положение, приказ по предприятию), где прописать сроки, порядок действий, состав документов и другие важные моменты и ознакомить с ним заинтересованных лиц. Это дисциплинирует сотрудников, в том числе позволит более ответственно подходить к сбору оправдательной первички.
Главная » Увольнение » Назначение аванса в авансовом отчете примеры
Авансовый отчет — образец заполнения учет перерасхода
Заполняем авансовый отчет ibuh бухгалтерия — первый портал
О том, что такое авансовый отчет и правила его заполнения с помощью 1с8. Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы. На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса, а также дату составления.
Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты). Последняя должна содержать фамилию, имя и отчество подотчетного лица, номер и дату авансового отчета, сумму документально подтвержденных расходов прописью, количество прилагаемых документов и листов в этих документах. Этот документ может быть использован для подтверждения расходов наравне с кассовым чеком и бланком строгой отчетности. Авансовый отчет может быть оформлен, как на бумажном носителе от руки или выведен на бумажный носитель с помощью программного обеспечения, так и в электронном виде.
В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму издержек.
Авансовый отчет
Информация о том, как сделать авансовый отчет по командировочным расходам в программке 1с.Как верно работать с авансовым отчетом в программке 1с бухгалтерия 3. Хранится этот документ, как правило, в бухгалтерии и не наименее 5-ти лет.
По поводу проводок в авансовых отчетах указывают суммы издержек по всем операциям, дебет счетов, субсчета.
Заполняем авансовый отчет в рф по примеру образцу на 2017
Фамлибою и инициалы, профессию (должность), предназначение аванса, а также дату составления.Сумму ндс (пример дизайна авансового отчета этим методом см.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является. Если были выявлены перерасход средств либо остатки, из ранее приобретенного либо сегодняшнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой страничке формы отчета.
Авансовый отчет правила и образец заполнения в том числе и в 1с
Ао, по факту принятия документа бухгалтер должен непременно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу. Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. поэтому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений.
1суправление торговлей 8 в вопросах и ответах. Да, он должен расписаться два раза, и за кассира предприятия, и за головного бухгалтера. В 2017 году такие сведения можно набирать на индивидуальном компьютере. предназначение аванса должно совпадать с предпредназначением в приказе на.И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные ао-1. А означает, компания имеет право на свое усмотрение производить ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении.
В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.
Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».
Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).
Авансовый отчет командированного сотрудника
Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?
Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.
К командировочным тратам можно относить:
- Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
- Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
- Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
- Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.
Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.
Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.
Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?
Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.
Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.
Общие правила
Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:
1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:
- истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
- сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
- работник вернулся из командировки.
2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.
3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.
4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.
5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.
Порядок заполнения
Как правильно оформлять авансовый отчет?
Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.
Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.
Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.
На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.
Обоснованный перерасход
Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:
- траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
- сотрудник располагает подтверждающими бумагами.
Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.
Порядок компенсации перерасхода по кассе
В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».
Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.
Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту
В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?
Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.
Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.
Как компенсировать личные деньги сотрудника?
Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?
Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).
Оформление авансового отчета в 1С
Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».
В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.
Аванс бывает трех видов:
- При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
- Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
- Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.
Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.
В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.
Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.
Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.
Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .
Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения
Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.
Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:
- положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
- список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
- приказы о служебных командировках;
- заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).
Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.
Выдача подотчетных сумм
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:
- наличными деньгами из кассы;
- безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).
Авансовый отчет
Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.
В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:
- самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
- воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).
Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.
Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).
Порядок заполнения
Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».
Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.
Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:
- наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
- дата составления;
- структурное подразделение;
- данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
- назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
- в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.
Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:
- все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
- сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».
Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:
- номер;
- сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
- «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
- «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
- «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.
После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.
Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.
Образец заполнения АО-1
Оправдательные документы
Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:
- финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
- товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.
Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.
Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.
Кассовый чек и бланк строгой отчетности
Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.
С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Обязательными реквизитами БСО являются:
- название;
- серия;
- нумерация БСО;
- дата оплаты и дата оформления БСО;
- наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
- наименование и стоимость услуг;
- должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
- печать (при наличии);
- выходные сведения типографии, изготовившая бланк.
БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.
Товарный чек и накладные
Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.
Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).
Счета-фактуры и УПД
Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).
Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.
Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.
В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!
Оправдательные документы по отдельным операциям
Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.
Командировочные расходы
После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.
Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).
Электронный билет
Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.
При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.
Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками
Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).
Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.
Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).
Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).
А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Представительские расходы
Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.
Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):
- приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
- общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
- документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
- справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
- расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.
К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.
К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:
- расходы на организацию развлечений;
- расходы, связанные с отдыхом.
Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.
Хранение авансовых отчетов
Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4
