• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Расходы сотовой связи компенсируемые сотрудником оформляются проводкой. Расходы на мобильную связь: как правильно оформить и учесть в затратах

Прежде чем говорить об отражении затрат, связанных с телефонией, стоит разобрать­ся, какие же конкретно расходы организа­ция совершает. Как правило, в состав рас­ходов, связанных с установкой телефонов, входят затраты на приобретение телефон­ных аппаратов и телефонной станции, про­кладку кабельных линий, подключение к местной телефонной сети с предоставле­нием телефонного номера.

Купленные телефонные аппараты прихо­дуются на баланс организации как основ­ные средства (независимо от их стоимости).

Если стоимость аппарата менее 40 000 руб­лей, то он может быть списан на затраты по­сле его передачи в эксплуатацию.

Если свободные абонентские линии в те­лефонных кабелях связи отсутствуют, строительные работы по прокладке недо­стающих линий связи могут проводиться телефонным узлом за счет средств фирмы. После выполнения работ телефонный узел заключает с предприятием договор об ока­зании услуг телефонной связи.

Затраты на прокладку кабельной линии отражают в бухгалтерском учете на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

После завершения работ израсходован­ные суммы списывают в дебет счета 01 «Ос­новные средства».

Пример 1

ООО «Вектор» (арендатор) заключило с ООО «Альфа» (арендодатель) договор аренды производственных помещений сроком на два года. Так как в помещении не было телефонов, а они необходимы для работы, то с согласия арендодателя «Вектор» подал заявление в местный телефонный узел на заключение договора об оказании услуг телефонной связи.

Арендатор заключил с телефонным узлом договор подряда на строительство новой кабельной линии. До­говорная стоимость работ составила 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.).

В учете «Вектора» были сделаны записи:

ДЕБЕТ 08-4 КРЕДИТ 60

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – отражена стоимость работ по прокладке телефонной линии;

ДЕБЕТ 19-1 КРЕДИТ 60

– 9000 руб. – отражен НДС;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08-4

– 50 000 руб. – телефонная линия принята к учету;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19-1

– 9000 руб. – НДС принят к вычету.

Если кабельная линия была проложена за счет средств арендатора для телефонизации арендуемого помещения, то по окон чании сро­ка аренды она остается в этом помещении. Ка­бельная линия в данном случае – это неотде­лимое улучшение арендованного имущества (постановление ФАС Центрального округа от 3 декабря 2010 г. по делу № А62-8422/2009).

Отражение в учете у арендатора переда­чи линии на баланс арендодателя зависит от условий договора аренды.

Среди налоговых инспекторов довольно распространено мнение, что затраты на подключение любого нового ОС относятся к капитальным.

Подобная точка зрения обоснованна: рас­ходы на получение доступа к телефонной сети действительно являются долгосрочны­ми. Это связано с тем, что договор между абонентом и оператором об оказании услуг телефонной связи (за редким исключением) является бессрочным.

Исключением может быть случай оформ­ления договора между телефонным узлом и предприятием, арендующим помещение на определенный срок. Тогда на такой же срок будет заключен и договор.

Обобщая сказанное выше, можно пред­ложить два способа отражения затрат на подключение нового телефона.

Способ 1

Если подключение к местной телефонной сети с предоставлением нового телефонного номера произошло после подписания акта о вводе новой кабельной линии в эксплуата­цию, затраты на подключение можно учесть в составе затрат на строительство линии. Это правило применимо как в бухгалтер­ском, так и в налоговом учете (п. 1 ст. 257 НК РФ и п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н; далее – ПБУ 6/01).

Способ 2

Подключение телефона может не требо­вать монтажных работ, которые оплачива­ются отдельно. Тогда стоимость услуги по пре доставлению номера спишите едино-времен но – как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Пример 2

В январе ООО «Берег» заключило с телефонным узлом договор об оказании услуг телефонной связи сроком на один год. За подключение к местной телефонной сети предприятие уплатило 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). В бухгалтерском учете «Берега» были сделаны записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – отражена стоимость подключения к телефонной сети;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 9000 руб. – отражен НДС;

– 9000 руб. – НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 59 000 руб. – оплачены услуги телефонного узла по подключению к телефонной сети. В налоговом учете «Берега» затраты на телефонные услуги учтены в той же сумме – 50 000 руб.

Мобильные телефоны

Есть три варианта использования мобиль­ных телефонов сотрудниками фирмы. Фир­ма может:

• купить мобильный телефон в магазине сотовой связи;
• арендовать телефонный аппарат, при­надлежащий сотруднику;
• назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в слу­жебных целях.

Вы можете выбрать любой из этих вари­антов, но учтите, что в каждой из ситуаций отражать затраты на мобильную связь в учете нужно будет по-разному.

Если фирма покупает мобильный теле­фон, то его нужно принять к учету (опри­ходовать). При покупке мобильного телефо­на обычно оплачиваются стоимость самого аппарата, а также подключение к оператору сотовой связи.

Очевидно, что срок полезного использо­вания телефонного аппарата – более одного года.

Если стоимость такого приобретения более 40 000 рублей, значит, в бухучете его нужно отнести к основным средствам. На баланс телефон принимается по покуп­ной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ 6/01).

Но сам аппарат будет работать только в том случае, если его подключить к опера­тору сотовой связи (например, установить в него SIM-карту).

Подключить аппарат можно в том же ма­газине, где вы его приобрели. Стоимость подключения к оператору также включает­ся в первоначальную стоимость аппарата, поскольку эти затраты связаны с доведени­ем объекта ОС до рабочего состояния.

Основным средством для целей расчета налога на прибыль мобильный телефон, скорее всего, не будет. Если только это не новинка или модель класса «люкс», стои­мость которой составляет более 40 000 руб­лей. Как правило, стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) не пре­вышает этой суммы. Поэтому в налоговом учете такие основные средства можно сразу списать как материальные расходы.

В бухучете также лучше воспользо­ваться правом списать на за траты основ­ные средства стоимостью до 40 000 рублей (п. 5 ПБУ 6/01). Это позволит избежать при­менения правил ПБУ 18/02. Ведь в этом слу­чае бухгалтерский и налоговый учет покуп­ки мобильного телефона ничем различать­ся не будут.

Пример 3

ООО «Альфа» в августе купило мобильный телефон для своего менеджера по продажам. Стоимость телефонно­го аппарата составила 5605 руб. (в т. ч. НДС – 855 руб.), стоимость подключения к оператору сотовой связи – 150 руб. (в т. ч. НДС – 23 руб.).

В бухгалтерском учете «Альфы» основные средства стоимостью менее 40 000 руб. учитываются в составе материально-производственных запасов.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 5755 руб. (5605 + 150) – оплачена стоимость мобиль­ного телефона с подключением;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 4877 руб. (5755 – 855 – 23) – отражены затраты на покупку телефонного аппарата;

ДЕБЕТ 19-3 КРЕДИТ 60

– 878 руб. (855 + 23) – учтен НДС по купленному и под­ключенному телефонному аппарату;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10

– 4877 руб. – списана на затраты стоимость подклю­ченного мобильного телефона;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19-3

– 878 руб. – принят НДС к вычету.

В налоговом учете на расходы по покуп­ке мобильного телефона вместе с подклю­чением можно уменьшить налогооблагае­мую прибыль. Если же стоимость теле­фонного а ппарат а (вмест е с подк лючен ием) составляет более 40 000 рублей, то в целях налогообложения аппарат придется учи­тывать в составе основных средств (а точ­нее сказать, признавать амортизируемым имуществом) и начислять по нему амор­тизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ). Это утверж­дение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01).

Если фирма арендует мобильный теле­фон у сотрудника, нужно заключить с ним договор аренды телефона. При этом орга­низация-арендатор должна платить сотруд­нику арендную плату, предусмотренную договором между сотрудником и фирмой (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Сумма арендной платы в бухучете отно­сится на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество работника. В налоговом учете сумма арендной платы учитывается в со­ставе прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учтите, что в данном случае с арендной платы придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Однако страховые взно­сы на пенсионное, социальное, медицин­ское страхование и взносы на страхова­ние от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний начислять на сумму арендной платы не нужно.

Пример 4

В марте ООО «Лотос» заключило договор с оператором сотовой связи на подключение мобильного телефона. Стоимость подключения составила 150 руб. (в т. ч. НДС – 23 руб.).

Телефонный аппарат принадлежит сотруднику «Лотоса» Васильеву. Стоимость телефонного аппарата составляет 5630 руб. С сотрудником ООО «Лотос» заключило договор аренды сотового телефонного аппарата. Ежемесячная арендная плата составляет 500 руб.

Бухгалтер «Лотоса» в учете сделал записи:

ДЕБЕТ 001

– 5630 руб. – учтен на забалансовом счете сотовый телефон, арендованный у сотрудника Васильева;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 150 руб. – оплачены услуги по подключению к опе­ратору сотовой связи;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 23 руб. – учтен НДС за оказанную услугу по подклю­чению к оператору сотовой связи;

ДЕБЕТ 26 (20, 44) КРЕДИТ 60

– 127 руб. (150 – 23) – расходы на подключение теле­фонного аппарата к оператору сотовой связи списа­ны на затраты;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 23 руб. – принят НДС к вычету.

В налоговом учете бухгалтер «Лотоса» может умень­шить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат по подключению к оператору сотовой связи (127 руб.). В этом же месяце бухгалтер «Лотоса» должен начислить сотруднику Васильеву арендную плату за использова­ние его телефонного аппарата.

В учете это отразится так:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73

– 500 руб. – начислена арендная плата за использо­вание телефонного аппарата сотрудника;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 65 руб. (500 руб. X 13%) – удержан налог на дохо­ды физических лиц с арендной выплаты сотруд­нику;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

– 435 руб. (500 – 65) – арендная плата выплачена сотруднику.

На сумму арендной платы (500 руб.) можно умень­шить налогооблагаемую прибыль за март.

• 15.09.17

  Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь. 23318

• 29.04.16

  Компания компенсировала работникам использование мобильного телефона с учетом лимитов на основании письменных соглашений о возмещении расходов, внося средства на счет работника через платежный терминал. По результатам выездной проверки ПФ доначислил компании страховые взносы, пени и штраф, указав, что выплаты произведены в рамках трудовых отношений, носят систематический характер. При этом отсутствуют письменные соглашения между работником и... 4828

• 07.04.16

  Компанией был установлен лимит расходов на использование сотовой связи для каждого работника в зависимости от должности. С сотрудниками по списку были заключены допсоглашения к трудовым договорам об установлении ежемесячной компенсации за использование личного телефона с указанием размера данной компенсации. По результатам проверки ФСС указал на неправомерное занижение базы для исчисления страховых взносов на сумму таких компенсаций,... 4942

• 29.03.16

  Как правильно оформить оплату организацией разговоров по сотовым телефонам сотрудников (сотовые телефоны и сим-карты принадлежат сотрудникам, лимиты на оплату связи в организации не установлены)? Можно ли признать данные расходы в целях налогообложения прибыли? 8787

• 11.01.16

  В письме от 26 ноября 2015 г. N 03-11-06/2/68878 Минфин указал, что в связи с кассовым методом сумма превышения лимита расходов на использование сотовой связи, удержанная из зарплаты работников, а также внесенная ими в кассу организации, учитывается в доходах при УСН. При УСН учитываются расходы по оплате почтовых, телефонных, телеграфных и других подобных услуг. Сумма превышения работником лимита расходов на использование сотовой связи будет... 2729

• 29.12.15

  Об учете при УСН суммы превышения лимита расходов на сотовую связь, удержанной из зарплаты работников или уплаченной ими в кассу 2250

• 01.06.15

  Опубликовано определение судьи ВС по делу А60-8923/2014, о котором мы писали ранее. Компания оплачивала оператору сотовой связи расходы на услуги связи из расчета 150-400 рублей на одного работника, работающего на удаленном доступе. При этом работники использовали собственные мобильные телефоны. По результатам выездной проверки ПФ доначислил компании страховые взносы, пени и штраф. Суд первой инстанции, апелляция и окружной... 3174

• 04.02.15

  Организация находится на общей системе налогообложения. Сотрудники пользуются услугами корпоративной сотовой связи, им выдаются сим-карты. Для каждой сим-карты приказом организации установлен лимит на использование корпоративной сотовой связи (в денежной форме). Можно ли учесть в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль: - полную стоимость услуг корпоративной сотовой связи руководителя и главного бухгалтера без установления для них какого-либо лимита; - стоимость услуг корпоративной сотовой связи генерального директора (заместителя генерального директора) за период их отпуска? 10002

• 30.01.15

  Компания компенсировала работникам, которые выполняют обязанности на удаленном расстоянии, расходы на услуги сотовой связи исходя из лимита 150 - 400 рублей. Оплата услуг связи производилась через подотчетное лицо с разрешения руководителя организации непосредственно оператору мобильной связи. При этом компания, являясь убыточной и получающей дотации, не имела возможности предоставить телефонные аппараты, поэтому работники использовали в... 2768

• 13.03.14

  Суды согласились с действиями налоговиков, доначисливших НДФЛ и налог на прибыль по эпизодам расходования средств компании главбухом. Кроме того, выяснилось, что выплаченные премии к 8 марта и Дню России не были предусмотрены локальными актами, значит, в составе расходов этих премий быть не должно. Зависший на уволенном сотруднике подотчет также не вызвал понимания ни у налоговиков, ни у судов, а вычеты по НДС надо подтверждать вовремя, отметили судьи. 3582

• 20.08.13

  Ваша компания оплачивает мобильную связь для сотрудников? Тогда суммы, истраченные на оплату телефонных разговоров, вы можете учитывать при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов. Так позволяет делать подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для начала важно правильно определить величину таких затрат. О том, какими способами это лучше сделать, мы и поговорим. Также разберемся, как учесть расходы непосредственно на сами телефонные аппараты и на сим-карты для них. 19387

• 24.04.13

  Приборы мобильной связи (телефоны, коммуникаторы, смартфоны, айфоны) мобильного телефона в бухгалтерском учете учитывают в составе основных средств, если их стоимость превышает 40 000 рублей (или другую сумму, определенную учетной политикой компании для целей бухучета). Если для установления срока полезного использования компания применяет Классификацию основных средств, то такое имущество входит в 3-ю амортизационную группу со сроком полезного использования от 3 до 5 лет включительно (код 14 3222135). 2401

• 17.04.13

  ООО и иностранная организация заключили договор возмездного оказания услуг на территории свинокомплексов, принадлежащих ООО. В соответствии с договором ООО обязано разместить работников иностранной организации и обеспечить их мобильной связью. Для выполнения условий договора ООО оплатило иностранному работнику стоимость аренды жилого помещения, а также выдало ему сим-карту. В случае приезда других иностранных работников ООО оплачивает их... 1 1395

• 17.04.13

  Российское юрлицо, оплачивающее за сотрудников иностранной фирмы аренду жилья и мобильную связь, - налоговый агент 1897

• 10.04.13

  Компенсация за использование в служебных целях принадлежащего сотруднику мобильного телефона НДФЛ не облагается 7352

• 10.04.13

  В письме от 18 февраля 2013 г. N 03-04-06/4259 Минфин рассказал о налогообложении оплаты организацией НДФЛ стоимости питания работников, их проезда, денежной компенсации за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего работнику. По первым двум пунктам Минфин повторил свою прежнюю позицию. Стоимость питания, приобретаемого организацией для своих сотрудников, а также оплата организацией проезда работников при условии... 3 3692

• 20.02.13

  В современном бизнесе без связи как без рук. И по общему правилу расходы на телефонную, в том числе мобильную, связь в налоговом учете можно признать по пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако на практике возможны споры с налоговиками. Причина - не все так однозначно прописано в кодексе. Что поможет без проблем учесть расходы на мобильные переговоры, нам рассказал Борис Антошин, бухгалтер ООО «Современные системы». 4602

• 21.12.12

  Приборы мобильной связи (телефоны, коммуникаторы, смартфоны, айфоны) в бухгалтерском учете отражают в составе основных средств. Если их стоимость не превышает: - 3000 руб. - затраты на приобретение данных ценностей включают в текущие расходы учреждения в момент их передачи в эксплуата цию (с одновременным отражением этого имущества на забалансовом счете 21); - 40 000 руб. - на них начисляют амортизацию в размере 100% от первоначальной стоимости в момент их передачи в эксплуатацию. 2655

• 04.10.12

  Затраты по оплате информационных услуг можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так установлено нормами пп. 14 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса. К указанным расходам, согласно подпункту 25 этого же пункта, также относится стоимость почтовых, телефонных, телеграфных и других подобных услуг, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, электронной почты, интернет. Осуществление связи путем... 2071

• 25.03.12

  Мобильную связь можно принимать в расходы на УСН 11679

• 16.03.12

  Предприниматели и организации, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы», вправе учесть затраты на приобретение ГСМ для служебного автомобиля и затраты на оплату услуг мобильной связи. Об этом напомнил Минфин России в письме от 11.03.12 № 03-11-11/74. Как известно, «упрощенщики», выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. ... 2873

• 22.09.11

  Специалисты УФНС по Саратовской области на ведомственном сайте сообщают, что налогоплательщики при исчислении налогооблагаемой базы по ЕСХН вправе включить в состав расходов затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи. Однако размер компенсации работникам расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, непосредственно связанным с... 748

• 24.05.11

  Мобильная связь давно перестала быть роскошью. Однако инспекторы по-прежнему урезают расходы на нее при проверке налога на прибыль. Инспекция посчитала, что расходы не были документально подтверждены. Организация подтверждение правомерности затрат представила договор на услуги связи, приказ генерального директора о разрешении использования сотовых телефонов сотрудникам; счета оператора связи и акты о подтверждении использования сотовых... 1240

• 17.11.10

  Минфин России пришел к выводу, что для учета расходов на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения прибыли детализированный отчет оператора связи не обязателен. Это новое, положительное для налогоплательщиков мнение. В то же время ведомство по-прежнему настаивает, что для решения вопроса об освобождении от обложения НДФЛ требуется анализ звонков на предмет их производственной направленности. Получается, что детализированный отчет все же необходим. 6116

• 24.09.10

  Компенсация расходов физического лица на проезд, проживание и мобильную связь облагается НДФЛ, несмотря на то что эти затраты понесены в связи с исполнением обязанностей по договору подряда 3270

• 13.11.09

  УФНС назвало документы, которыми можно подтвердить служебный характер разговоров по мобильному телефону 2063

• 16.09.09

  Московские налоговики стали меньше требовать документы, подтверждающие расходы на мобильную связь. Во многих инспекциях, например в ИФНС № 9, 10, 13, 15, 25, 26, 27, 29, 30, 31, 34, требуют только детализацию счета. А в инспекциях № 2, 3, 4, 6, 20, 22, 23, 28, помимо детализации, просят представить приказ, в котором перечислены сотрудники, использующие телефоны в служебных целях. В ИФНС № 1 и 5 кроме приказа и детализации требуют еще и отчеты... 808

• 03.07.09

  Минфин разослал письмо "О налогообложении НДФЛ и ЕСН сумм компенсационных выплат за использование в служебных целях мобильных телефонов, принадлежащих сотрудникам организации" 2869

• 03.06.09

  Мобильный телефон в наше время не роскошь, а доступное средство связи, позволяющее оперативно решать любой вопрос. И работодатели уже по достоинству оценили положительные эффекты, которые приносит наличие у работников организации сотовых телефонов. Случается, что от наличия у сотрудника такого телефона может зависеть принятие того или иного управленческого решения, а то и судьба всей компании. 8308

• 06.05.09

  Сотовый телефон давно перестал быть атрибутом богатых людей. И за несколько лет он превратился и из вещи, определяющей статус человека в повседневную вещь как авторучка или карандаш. В настоящее время сотовый телефон является необходимым условием для обеспечения бесперебойности производственного процесса, поскольку наличие такого телефона придает мобильности сотрудникам и позволяет оперативно решать многие задачи. Кроме того, сотовая связь позволяет расширить контакты с организацией. Сегодня практически каждый сотрудник имеет сотовый телефон: от курьера до руководителя. Иногда, эффективность управления организацией может зависеть от наличия или отсутствия у работника мобильного телефона... 9906

• 02.09.08

  Часто московские налоговики считают расходы на телефонную связь не обоснованными. Однако, как выяснила редакция газеты «Учет. Налоги. Право», среди постановлений московских судов за последний год нет ни одного, где судьи не признали бы затраты на телефон. 2204

• 08.08.08

  В предыдущем номере журнала мы рассказали о том, как отразить в налоговом и бухгалтерском учете затраты на приобретение сотового телефона, его подключение и эксплуатацию. Теперь разберемся, каковы особенности налогообложения затрат на мобильную связь, если с согласия организации сотрудник при выполнении должностных обязанностей использует собственный телефон. 26439

• 08.08.08

  Сотовые телефоны настолько прочно вошли в нашу жизнь, что многие даже представить себе не могут, как обойтись без этого помощника хотя бы день. Однако бухгалтеру компании, которая использует данное благо цивилизации в служебных целях, прежде чем стоимость услуг мобильной связи отнести на расходы, предстоит их обосновать. 2275

• 08.07.08

  Теперь у налоговиков будет меньше оснований для претензий к организации, которая приобрела своему сотруднику сим-карту и признала в налоговом учете расходы на обслуживание корпоративного номера. Отвечая на запрос «ДК», Минфин России разъяснил порядок списания таких затрат в пользу налогоплательщиков. Даже не имея на балансе телефонных аппаратов, компания может учесть в расходах стоимость сим-карты и переговоров по ней, которые сотрудник ведет, вставив сим-карту в свой личный мобильный телефон. 3640

• 19.06.08

  С помощью сотового телефона мы решаем служебные вопросы, ведем переговоры с партнерами, общаемся с друзьями и родственниками. Проанализируем, какие затраты на услуги этого вида связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. 22813

• 18.06.08

  Строительные работы, как правило, ведутся вне местонахождения компании, поэтому без использования работниками сотовых телефонов не обойтись. Несмотря на то что это уже сложившаяся практика, учет и налогообложение расходов на мобильную связь вызывают трудности у бухгалтеров. О том, как организовать учет и избежать проблем, - в нашей статье. 16206

• 07.05.08

  В связи с производственной необходимостью наша организация решила оплачивать мобильную связь некоторым сотрудникам (или же купить новые sim-карты и оформить какой-нибудь корпоративный тариф). Как лучше все оформить и что требуется делать ежемесячно для того, чтобы со стороны налоговых органов не было придирок по принятию этих расходов на затраты по налогу на прибыль? 16165

• 21.04.08

  Все чаще сотовые телефоны используются в производственной деятельности предприятий. И до сих пор не утихают споры, связанные с налогообложением расходов на услуги операторов сотовой связи. Какие документы необходимы для подтверждения обоснованности мобильных расходов в целях налогообложения прибыли? Как отразить в бухгалтерском учете стоимость услуг оператора связи? В каком случае и порядке работнику возмещаются фактические затраты на оплату служебных разговоров? 2756

• 25.03.08

  Компенсация за использование мобильника при УСН пенсионными взносами не облагается 2085

• 25.03.08

  Не нужно платить страховые взносы в ПФР с денежной компенсации работнику за использование его личного мобильного телефона в служебных целях. Это разъяснение Минфин России адресовал компаниям на «упрощенке».

Представить деятельность организации без использования услуг мобильной связи сегодня уже невозможно. Как учесть затраты на данные услуги в бухгалтерском и налоговом учете? Какие документы необходимы для того, чтобы подтвердить расходы? На эти и другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Бухгалтерский учет

На основании пункта 5 ПБУ 10/99 оплата услуг связи относят к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99). Для контроля расходов на услуги связи необходимо установить лимит телефонных переговоров, утверждаемый приказом руководителя. Стоимость личных переговоров удерживается из зарплаты сотрудников.

Пример:

За август 2008 года получен счет от оператора связи на сумму 3000 рублей, в том числе НДС 457,63 рубля. При этом стоимость личных переговоров составила 500 рублей, в том числе НДС 76,27 рубля. В бухучете данные операции отражают так:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60

- 2118,64 руб. ((3000-500)/118*100) - отражены расходы по услугам связи, осуществленные в производственных целях;

Дебет 60 Кредит 51

3000 руб. -оплачены услуги связи;

Дебет 19 Кредит 60

381,36 руб.(457,63-76,27) -отражен НДС за услуги связи;

Дебет 68 Кредит 19

381,36 руб. -принят НДС к вычету по услугам связи;

Дебет 90 Кредит 20,25,26,44

2118,64 руб. - списаны на себестоимость услуги связи

Дебет 73 Кредит 60

500 руб. - отражена задолженность сотрудников перед работодателем за личные переговоры со служебных сотовых телефонов;

Дебет 70 Кредит 73

500 руб.- удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.

Налоговый учет

Оплата услуг связи в налоговом учете относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Стоит отметить, что ни Налоговый кодекс, ни другие нормативные акты не содержат перечень документов необходимых для подтверждения расходов на переговоры по мобильным телефонам. А вот официальные органы несколько раз давали разъяснения по данному вопросу. Так в письме Минфина России от 27.08.06 № 03-03-04/3/15 и в письме УФНС России по г. Москве от 20.09.06 № 20-12/83834.1 говорится, что для подтверждения затрат на услуги связи необходимо иметь:

Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения своих обязанностей необходимо использование сотовой связи;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи.

Необходимость использования сотовых телефонов можно закрепить в должностных инструкциях, указав, например, что у работника разъездной характер работы и ему необходимо поддерживать оперативную связь с деловыми партнерами, а также со своим руководством.

Детализированные счета. На сегодняшний день множество вопросов вызывает то, насколько детализированными должны быть счета. Арбитражная практика по этому вопросу достаточно противоречивая. Например, в постановление ФАС Уральского округа от 26.12.05 № Ф09-2102/05-С2 суд отказал в признании расходов на сотовую связь. Дело в том, что компания не представила детализированные счета оператора и тем самым не доказала экономическую обоснованность расходов.

При этом большинство судебных решений вынесено в пользу организаций. В них говорится о том, что детализированные счета не нужны. Так в постановление ФАС Московского округа от 07.02.07, 09.02.07 № КА-А40/113-07 пришел к выводу, что переговоры не должны быть обязательно расшифрованы. Ведь подобных требований нет ни в Налоговом кодексе, ни в нормативных актах о связи, ни в законодательство РФ о бухгалтерском учете. То есть расходы при расчете налога на прибыль можно учесть, даже если у компании отсутствуют детализированные счета, выставленные оператором связи (постановление ФАС Московского округа от 16.07.07, 19.07.07 № КА-А40/5441-07 и ФАС Северо-Западного округа от 27.06.07 по делу № А42-5778/2006). Но в этом случае компании скорее всего придется отстаивать свою позицию в суде.

Безлимитный тариф. Если у работника безлимитный тариф, то расходы на него учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей. Об этом сказано в письме Минфина России от 13.10.06 № 03-03-04/2/217. Лимит утверждается приказом руководителя.

Стоимость звонков сверх установленных лимитов не учитывается в составе расходов и тем самым не уменьшает налогооблагаемую прибыль, даже, если звонки были совершенны в производственных целях. Если же организация решит учесть стоимость таких звонков, то претензий со стороны налоговых органов не избежать.

Если сотрудник делал звонки в нерабочее время, но в производственных целях, то такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Есть судебные решения, подтверждающие данный подход. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 по делу № А05-692/2007 суд указал, что телефонные переговоры по окончании рабочего времени не свидетельствует о непроизводственном характере и могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с реализацией. Аналогичные выводы содержит и постановление ФАС Московского округа от 31.05.06 № КА-А41/4511-06.

Производственный характер телефонных переговоров может быть подтвержден, например, списком контрагентов с указанием их номеров телефонов, утвержденный руководителем предприятия, отчетом сотрудника о звонках служебного характера с указанием предприятий, с которыми он связывался по мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т.д.).

Личный телефон сотрудника. Если сотрудник использует на работе собственный сотовый телефон, то организация выплачивает работнику компенсацию и возмещает расходы по оплате услуг связи (ст. 188 ТК РФ). Для этого с сотрудником необходимо заключить договор аренды и указать в нем размер компенсации за пользование его телефоном. Приказом руководителя должен быть установлен лимит возмещения расходов по оплате услуг связи.

Чтобы у налоговых органов не возникло к организации претензий, ей необходимо иметь:

Копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;

Документы (оригиналы или копии), подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет выписанный на имя работника);

Отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.

Компенсационные выплаты за использование личного телефона НДФЛ и ЕСН не облагаются (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 02.03.06 № 03-05-01-04/43). Но если компенсация, выплаченная сотруднику за использование личного телефона, превышает сумму, указанную в договоре аренды, то «сверхлимитные» выплаты облагаются НДФЛ и ЕСН.

Безлимитный тариф - наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.
Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.
Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами . А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Предупреди руководителя
Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. С этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор
-------- Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО "Альтаир"

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО "Альтаир" (далее - Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.
2. SIM-карты являются собственностью Общества.
3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
4. Работник - пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).
5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение N 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.
6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.
7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.
8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорам (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:
- все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
- звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.
Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Вот комплект документов , которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связь (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350):
1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;
2) договор с оператором на оказание услуг связи;
3) счета оператора связи.

Нужны ли детализированные счета - мнения разделились

Аргументы "за "
Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь (Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 N 16-15/066760@). Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связь (Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 по делу N А29-2210/2007).
Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита - рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Аргументы "против "
В Налоговом кодексе не сказано, что для на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.
Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишеством (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 N КА-А40/6056-10). Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.
Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735). Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую Законом (Статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи").

Выбор - за вами
Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.
К примеру, такие:
- чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суды (Постановления ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08). Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время - повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное - цель разговора (его служебный характер) (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Совет
Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связью (Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07). Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь;

Если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразными (Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 по делу N А56-46376/2005). Но есть и решения других судов, которые не видят ничего "непроизводственного" в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагентов (Постановление ФАС МО от 30.12.2008 N КА-А40/12225-08).

Собственный лимит - дополнительное ограничение для налоговых расходов

Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастся (Подпункт 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

Ситуация 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника
Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. - 944 руб.).
В этом случае надо действовать так.
Шаг 1 . Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или нет (Статья 136 ТК РФ).
Шаг 2 . В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т.д. - в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Шаг 3 . Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.
Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.
Вариант 1 . Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.
Вариант 2 . Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих Писем.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.
Шаг 4 . НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом - а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НДС (Статья 172 НК РФ). Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц - 1180 руб. (включая НДС - 180 руб.). Установленный работнику лимит - 944 руб. (включая НДС - 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. - 944 руб.).

Примечание
Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нет (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178). Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.
В аналогичном порядке надо определять и доход работника, включаемый в базу по страховым взносам (регулируемым по Закону N 212-ФЗ) и взносам "на травматизм" (Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Ситуация 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства
Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.
Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

9. В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

В любом случае для вас главное - получить распоряжение руководства (естественно, письменное) на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Поэтому можно обойтись и без заявления работника с просьбой увеличить лимит конкретного месяца, сразу составив приказ руководителя об увеличении лимита (о признании расходов производственными). Если руководитель подпишет этот приказ, то удерживать из зарплаты работника ничего не нужно. И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника.
Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. Разумеется, это можно сделать, только если ваше руководство согласно не удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты этих работников.

Лимит расходов на сотовую связь - довольно удачное решение для контроля за звонками сотрудников. Для бухгалтерии и руководства это проще, чем требовать от работников отчета за каждый звонок. Но не забывайте, что основное предназначение лимита - дисциплинировать работников. А для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь его одного недостаточно.

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: з аконодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

• за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
• амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

• заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
• заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

• Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
• некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

• НДФЛ;
• взносами на обязательное медицинское страхование;
• взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 . При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2 . Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3 . Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4 .Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5 . Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.