≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Работа с дебиторской задолженностью. Какие есть варианты организации работы с «дебиторкой» с использованием процессного подхода

В экономической ситуации сегодняшнего дня, при сегодняшнем уровне конкуренции, очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит). Но работать с ней нужно осторожно и последовательно.
Когда менеджеры по продажам бросаются словами «дебиторская задолженность» и пишут о ней в договорной документации, они забывают, что это внутренний термин бухгалтерского учета организации. Такие слова, написанные в переписке или договорах, могут привести к непоправимым результатам. Но «дебиторская задолженность» внутри организации как существовала, так и будет существовать. А «бороться» с дебиторской задолженностью нужно начинать на первом этапе, еще при заключении договора.

Введение

Термин «дебиторская задолженность» - чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации.
А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов, а начинается он еще до подписания договора.
Во вступлении к статье, я написал что слова «дебиторская задолженность» обозначенные в переписке или договорах могут привести к непоправимым результатам. Давайте рассмотрим почему…
Согласно Гражданскому Кодексу РФ в долговых отношениях существуют две стороны Должник (Дебитор) и Кредитор. Но вот парадокс, в соответствии с подзаконными актами (письмами, разъяснениями, положениями и инструкциями компетентных органов) для кредитора в этих отношениях задолженность называется «дебиторской», а для должника «кредиторской».
Вот как, например, как трактует дебиторскую задолженность Минюст РФ: «права (требования), принадлежащие организации …. как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (далее по тексту - дебиторская задолженность)».
С другой стороны, согласно положениям по бухгалтерскому учету Минфин РФ в дебиторскую задолженность входят так же авансы, выданные поставщикам.
По гражданскому кодексу, дебиторская задолженность возникает в результате предоставления «коммерческого кредита». В статье 823 сказано: «Договорами, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг (коммерческий кредит), если иное не установлено законом».
Это же подтверждает статья 488 ГК РФ: «1. В случае, когда договором купли-продажи предусмотрена оплата товара через определенное время после его передачи покупателю (продажа товара в кредит), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, …».
Положения же статьи 489 ГК РФ (Оплата товара в рассрочку) применяются только к отношениям, возникшим на основании статьи 488 ГК РФ, о чем явно указано в пункте 1 статьи о рассрочке оплаты.
Необходимо не забывать, что этот договор может быть возмездным и может предусматривать уплату процента на сумму товара со дня его передачи, а может быть безвозмездным и не предусматривать процента до дня оплаты. Возмездность или безвозмездность желательно прямо указать в тексте договора.
Поэтому указание в письмах «верните нам вашу дебиторскую задолженность» является как минимум необоснованным, а как максимум незаконным. С какой стати, ваш контрагент должен вам отдать то что ему должны? Это не предусмотрено Вашим договором.
Если же вы будете требовать «возврата дебиторской задолженности контрагента» суд может решить, что Вы возвратили излишне перечисленные денежные средства вашим контрагентом, а теперь поняли, что это были не излишне перечисленные денежные средства. Но перечисление денег контрагенту должно быть подкреплено письменными доказательствами.
Но самые серьезные последствия Вас ожидают, если вы заключаете дополнительное соглашение о переносе задолженности с договора на договор. В этом случае, если контрагент просит перенести дебиторскую задолженность, вы должны переносить кредиторскую задолженность (т.е. ваш долг перед контрагентом).
Для того, чтобы избежать путаницы в переписке и договорах с компаниями -контрагентами избегайте слов «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность». Выражайтесь проще, долг вашей фирмы перед нашей или коммерческий кредит, выданный вашей компании в виде отсрочки платежа. Причем, кто кому должен явным образом нужно сказать.
Однако, внутри вашей фирмы слова «дебиторская задолженность» вполне приемлемы и закономерны. На кого, как не на вас, ложится прямая ответственность за невозврат «дебиторской задолженности» вашими клиентами…
Когда менеджер поступает на работу, он подписывает должностную инструкцию, в которой отдельным пунктом обозначается «контроль выполнения договорных обязательств клиентами». Этот пункт означает, что до принятия решения, имеющего юридические последствия, ответственность за правильность работы клиентов несет он. А в правильность работы клиентов входит не только все, что описано в договоре. Потому что то что не прописано в договоре, регулируется нормами гражданского права.
Многие, менеджеры говорят о том, что кроме них существует финансовый контроль и бухгалтерия. Чем тогда будут заниматься они?
Я отвечу на этот вопрос. В обязанности финансового контролера входит отслеживание «дебиторской задолженности», но в целях безопасности, он не может общаться с клиентами и не имеет права. У него чисто технические функции оперативного учета. В противном случае он рискует оказаться под влиянием клиента.
В обязанности же бухгалтерии, входит ведение бухгалтерского и налогового учета. Главный бухгалтер имеет право не принять к учету не правильно оформленные документы. Таким образом, вы можете привести свою фирму к огромным штрафам налоговой инспекции.
А поскольку, вы занимаетесь «контролем за исполнением договорных обязательств клиентом» и вы не проконтролировали этот процесс, вы можете быть уволены по статье или против вас может быть уголовное дело за нанесение вреда в крупном размере по неосторожности.
Лично я склонен воспринимать дебиторскую задолженность именно как кредитный продукт. Вы инвестируете деньги в клиента и тем самым получаете прибыль.
А в соответствии с этим, необходимо если не избежать, то сократить возможное количество рисков от вложения денежных средств.
Риск - (англ. risk, фр. risque от ит. risico - восходит к греч. rixikon - утес: первонач. «рисковать» - лавировать между скалами) - 1) вероятность наступления событий с негативными последствиями; 2) опасность возникновения непредвиденных потерь, убытков, недополучения доходов, прибыли по сравнению с планируемым вариантом.
Организация встречается со следующими видами рисков:
Кредитный риск (включая риск погашения).
Рыночный риск.
Риск потери ликвидности.
Операционный риск.
Юридический риск.
Кредитный риск – риск того, что участник-контрагент не исполнит свои обязательства в полной мере либо на требуемую дату, либо в любое время после этой даты. При управлении кредитными рисками компания предварительно определяет приемлемый размер потерь, который она может себе позволить (лимит потерь). В том случае, если та или иная сделка характеризуется риском потерь, размер которых превышает установленный лимит, она отклоняется. Тем самым компания регулирует уровень риска по осуществляемым сделкам.
Рыночный риск - риск потерь, зафиксированных на балансовых и забалансовых позициях, из-за изменения рыночных цен; это риск изменения значений параметров рынка, таких как процентные ставки, курсы валют, цены акций или товаров, корреляция между различными параметрами рынка и изменчивость (волатильность) этих параметров. Управление рыночными рисками, как и кредитными, осуществляется с помощью системы лимитов. Иными словами, при реализации продукции, формировании валютного или инвестиционного портфеля вероятные максимальные потери не должны превышать установленных лимитов.
Риск потери ликвидности – риск того, что фирма не сможет в конкретный момент погасить свои обязательства имеющимся капиталом. Основой управления рисками ликвидности является анализ планируемых денежных потоков компании. Данные о сроках и размерах поступлений и выплат при составлении бюджета движения денежных средств корректируются с учетом выявленных рисков.
Под операционным риском понимается риск, связанный с недостатками в системах и процедурах управления, поддержки и контроля. Операционные риски неразрывно связаны с деятельностью предприятия, и управляют ими, как правило, руководители структурных подразделений.
Юридический риск – риск того, что в соответствии с действующим на данный момент законодательством партнер не обязан выполнять свои обязательства по сделке. Управление юридическими рисками основано на формализации процесса юридического оформления и сопровождения деятельности компании. Для того чтобы минимизировать юридические риски, любые бизнес-процессы компании, подверженные этим рискам (например, заключение договора поставки, оформление накладных или актов выполненных работ (оказанных услуг)), должны проходить обязательную юридическую и бухгалтерскую проверку.
Для минимизации юридических рисков при осуществлении большого количества одинаковых операций целесообразно использовать типовые формы документов, разработанные юридическим отделом и порядок оформления документов, разработанный бухгалтерией.
Именно поэтому, менеджер по продажам должен фиксировать любую возможность наступления этих рисков. Помогать клиентам избегать рисков для вашей компании. Своевременно информировать руководство о возможности появления рисков.
В современных условиях на практике применяются в основ¬ном четыре разновидности коммерческого кредита:
1. кредит с фиксированным сроком погашения;
2. кредит с возвратом лишь после фактической реализации за¬емщиком поставленных в рассрочку товаров;
3. кредитование по открытому счету, когда поставка следую¬щей партии товаров на условиях коммерческого кредита осу¬ществляется до момента погашения задолженности по преды¬дущей поставке;
4. Кредитование по кредитному лимиту, когда поставка следующей партии товаров осуществляется, после внесения денег на лицевой счет, исходя из внесенной суммы, с возможностью дальнейшего постепенного закрытия кредитного лимита.
Безусловно, необходимо мотивировать сотрудников на отсутствие просроченной дебиторской задолженности. Такая мотивация даст сотрудникам цель избежания такой задолженности. В некоторых фирмах мотивируют и на подписание договора без отсрочки платежа.
Главное в управлении дебиторской задолженностью – это создание четких и понятных правил. И ознакомление с ними клиентов и сотрудников.
Что нужно сделать для того, чтобы невозврата дебиторской не случилось? Каковы методы работы с дебиторской задолженностью?
На этот вопрос мы и ответим в данной статье.

Этапы работы с «дебиторской задолженностью».

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов. Каждый этап является частью работы с дебиторской задолженностью. В целом же, бизнес-процесс, состоящий из этих этапов, позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.
1. Этап заключения договора – во время этого этапа нужно проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов.
2. Этап работы с контрагентом – во время этого этапа необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании.
3. Этап образования просроченной задолженности – во время этого этапа необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, то продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска. В противном случае принять решение, имеющее юридические последствия.
4. Принятие решения, имеющего юридические последствия – на этом этапе решается каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.
Теперь рассмотрим каждый из этих этапов пошагово, поскольку последовательность шагов неслучайна.

Этап первый: Заключение договора.

На данном этапе необходимо застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом вашей фирмы. Предусмотреть по возможности все риски. И решить стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа.

А. Проверка контрагента
Во время проверки контрагента используются все возможные источники, как открытые, так и закрытые.
Темы для проверки могут быть следующие:
Проверка на родственные и дружественные связи с сотрудниками предприятия
Проверка времени основания фирмы
Проверка учредителей фирмы на причастность к судебным процессам
Проверка учредительных документов фирмы
Проверка полномочий должностных лиц на подписание документов
Проверка сдачи отчетности и балансовых показателей фирмы
Прочие необходимые проверки
По этим параметрам оценивается порядочность фирмы-покупателя.
Таким образом, фирма страхуется от сговора сотрудников с другими лицами, от фирм однодневок, от лиц занимающихся подделкой документов, от подписания документов неуполномоченными лицами. В случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо согласно Гражданского кодекса действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину. Так же выясняются финансовые показатели платежеспособности фирмы.
Кроме того необходима оценка финансовых показателей фирмы сотрудниками бюро финансового мониторинга. При принятии решения о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится получение необходимых данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). После этого осуществляется анализ хозяйственной деятельности контрагента. При анализе необходимо понять, что:
величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);
суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов - не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);
значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;
значение коэффициента автономии не менее 0,5*;
значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;
значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами не менее 0,1**;
общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;
коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2-0,7;
коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Формулы для расчета коэффициентов
(в виде таблицы)

Б. Грамотное составление договора.
По мнению многих экономистов, правильное составление договора помогает избежать юридических рисков в деятельности организации.
При составлении договора и дальнейшей работе по договору, вы сразу должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд. Именно поэтому вы должны помнить, что документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов. И в организации обязательно должны храниться оригиналы документов и не один документ не должен быть утерян. Поскольку Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле не тождественны между собой.
В соответствии с Гражданским кодексом сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договора, предусмотренные законом в письменной форме, вы можете посмотреть в гражданском кодексе.
Договор так же должен быть подписан уполномоченным лицом, поэтому всегда требуйте документы, подтверждающие полномочия.
Последнее о чем хочется сказать, что договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным, т.е. ничтожным. Что не дает вам права ссылаться на него в суде. Однако, если остальные документы (имеется ввиду, первичные) заполнены по установленной форме, эти документы могут являться доказательствами.
В конце договора желательна фраза: Настоящий договор подписан добровольно. Это застрахует вас от недействительности договора по другой статье Гражданского кодекса.
В остальном, составление и условия договора регулируется Гражданским кодексом РФ.
Неграмотно составленный договор, может служить поводом для неоплаты долга покупателем.

В. Мотивация клиентов на своевременный возврат денежных средств.
Договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.

Г. Подписание в договоре возможности дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита).
В соответствии с Гражданским кодексом РФ, любая отсрочка и рассрочка оплаты продукции, выполненных работ и оказанных услуг трактуется как «договор коммерческого кредита» и в случае не подписания в письменной форме является недействительным. Так же как и авансы или предоплата, выданные вам клиентом. Но если в первом случае, клиент должен вам, то во втором случае вы должны клиенту. В договоре вы можете прописать то, что вы не несете ответственности за выданные клиентом авансы и использование их. В противном случае, вы должны будете платить процент за пользование чужими денежными средствами.
В гражданском кодексе сказано о том, что договор коммерческого кредита может быть заключен в виде условия основного договора, но в любом случае должен быть заключен в письменной форме.
Как правило, конкурентная среда диктует желание получения отсрочки платежа покупателем. Поэтому можно пойти на условие о дальнейшей отсрочке платежа по согласованию сторон, а неподписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите вашим руководством, будет хорошей отговоркой для клиента.
И никогда не путайте коммерческий кредит с товарным кредитом. В случае коммерческого кредита отдается товар, а получаются деньги. А в случае товарного кредита отдается товар и получается товар.

Д. Установление штрафов за несвоевременную оплату продукции.
Если вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе – это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно написать: «Продавец (другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере …% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку, в соответствии с законодательством РФ, в каждом случае просрочки платежей.

Е. Страхование риска неоплаты контрагентом
Если вы решите страховать риск невыполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, оплатить деньги, получить страховой полис. Страхуя риски, вы сразу должны принять к вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.

Ж. Проверка подписания документов контрагентом и количества документов.
Прежде чем начать работать, вы должны помнить, что кроме принесенных вам документов, могут быть подписаны еще документы уполномоченным лицом, о которых вы не знаете. Поэтому Вы должны получить гарантийное письмо от контрагента с описью подписанных документов за конкретный день. Полномочия лица нужно так же подтверждать доверенностью на один день - день подписания документов. В противном случае, вы можете оказаться перед фактом штрафов со стороны контрагента или других дискриминационных документов. А убытки по таким документам могут составлять десятки миллионов долларов.

Второй этап: Работа с контрагентом.

Это тот этап, на котором «дебиторская задолженность» появляется и отслеживается, а так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на уровне ежедневной работы с задолженностью.

А. Классификация клиентов по степени риска.
Класс риска клиента определяет потенциальный риск неосуществления клиентом своевременных расчетов за отгруженную продукцию и возникновения сомнительной задолженности.
Класс риска клиента определяется на основании следующих факторов:
продолжительность работы клиента с компанией
соблюдение клиентом платежной дисциплины
потенциальная платежеспособность клиента на основе анализа текущей финансовой отчетности клиента
Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска по следующей шкале:
1. Очень высокая.
2. Высокая.
3. Средняя.
4. Низкая.
На начальном этапе присваивается низкая степень риска. Это означает, что в случае постоянной и своевременной оплате покупателем продукции, ему можно выделять коммерческий кредит. Присвоение степени риска, должно быть регламентировано вашими внутренними документами.
АВС - анализ клиентской базы на предмет дебиторской задолженности позволяет своевременно изменять кредитную политику и политику ценообразования предприятия. А так же кредитные условия конкретных контрагентов.

Б. Подписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите.
В соответствии с гражданским кодексом подписывается соглашение о коммерческом кредите, обязательными условиями которого должны быть сумма лимита коммерческого кредита и количество дней отсрочки платежа. Так же в дополнительном соглашении должны быть прописаны реквизиты сторон, лица, уполномоченные на подписание документов и основания полномочий (документы, удостоверяющие полномочия, должны прилагаться), место подписания, дата подписания, номер и дата основного документа, подписи сторон (должны соответствовать доверенности). А так же последствия несвоевременной оплаты. Так же дополнительное соглашение о предоставлении коммерческого кредита регулируется ГК РФ.

В. Установление кредитного лимита.
Кредитный лимит, как ограничение, устанавливается программным путем. Высчитывается кредитный лимит по следующей формуле.
Кредитный лимит = сумма отгрузок предыдущего месяца/30 дней* количество дней отсрочки платежа.
В случае несвоевременной оплаты, клиенту присваивается следующая по шкале степень риска, и кредитный лимит сокращается на 25%.
Может быть, и более детальная шкала степени риска. Это обычно оставляют на усмотрение финансового директора.
Определить возможный объем денежных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность (ИДЗ), можно по следующей формуле:
ИДЗ = ОРК х КСЦ х (ППК + ПР),
где ОРК - планируемый объем реализации продукции в кредит;
КСЦ - коэффициент соотношения себестоимости и цены продукции;
ППК - средний период предоставления кредита покупателям (в днях);
ПР - средний период просрочки платежей по предоставленному кредиту (в днях).
С точки зрения инвестиционного анализа вложения в дебиторскую задолженность ничем не отличаются от инвестиций в производственные мощности. Поэтому к дебиторской задолженности вполне применимы все основные показатели, используемые для оценки эффективности капиталовложений: чистый дисконтированный доход (NPV), внутренняя норма доходности (IRR) и индекс рентабельности (PI). Однако широкому применению такого подхода препятствует следующая проблема. Дело в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, достаточно сложно. Наиболее достоверно оценить подобного рода изменения можно, рассчитав значение показателя среднедневной маржинальной прибыли. Под маржинальной прибылью в рамках данной статьи понимается торговая наценка, за исключением переменных расходов.
Показатель среднедневной маржинальной прибыли (Pn) рассчитывается по следующей формуле:
Pn = P: dn,
где P - маржинальная прибыль, полученная за период оборачиваемости дебиторской задолженности;
dn - период оборачиваемости дебиторской задолженности (в рабочих днях3).
Имея под рукой эти формулы, вы сможете всегда оценить возможность предоставления вашим предприятием коммерческого кредита вашему клиенту.
Авторизация кредитных лимитов производится уполномоченным на то органом или лицом. Лица, ответственные за предоставление коммерческого кредита, должны быть прописаны в кредитной политике предприятия.
Исключения в отгрузке сверх кредитного лимита возможны только в случае, если они письменно утверждены соответствующими уполномоченными лицами

Г. Отслеживание правильности заполнения первичных документов.
Отслеживание правильности заполнения документов отгрузки является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью. Поскольку именно первичные документы являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем могут служить письменными доказательствами в суде.
Обычно, документы отслеживаются бухгалтерией. Но переподписание документов, обычно ложится на менеджеров по продажам.
Что нужно проверять в данном случае?
1. Подписи на накладных и доверенностях (подпись уполномоченного лица должна совпадать).
2. Расшифровка подписи на накладных.
3. Подписи главного бухгалтера и генерального директора должны совпадать с подписями на договоре.
4. Документы должны быть заполнены по форме, предусмотренной законодательством и подзаконными актами.
То же самое, должно быть и с актами выполненных работ и оказанных услуг.
При подписании нового договора или дополнительных соглашений, вспомните кто может действовать от имени контрагента без доверенности, а с остальных требуйте доверенность на подписание.
Акты сверки, согласно законодательству не являются первичными документами и могут заполняться в произвольной форме. На суде они могут быть рассмотрены только в совокупности с первичными документами. Однако, есть требования и к этому виду документов.
1. Как на любом документе, на акте сверки должна стоять дата и место подписания.
2. Должен быть определен период акта сверки.
3. За период акта сверки должны быть указаны все документы с номерами и суммами, на основании которых возникали обязательства контрагента и на основании которых обязательства погашались. А так же начальное и конечное сальдо. И отдельной строкой должен быть выписан долг вашего контрагента вам.
4. На акте сверки должны обязательно стоять подписи генерального директора и главного бухгалтера, либо подписи уполномоченных ими лиц.
5. Кроме того, Акт сверки должен составляться по каждому договору отдельно, а не по всем обязательствам в целом. Как и бухгалтерский учет по разным договорам должен вестись раздельно.
Если документы подписаны и изготовлены неправильно, то они не могут быть восприняты судом как доказательства долга контрагента. Таким образом, вы так же отслеживаете выполнение обязательств по договору.

Д. Ежедневное отслеживание фактов оплаты и при необходимости напоминание фирме-покупателю о времени очередной оплаты.
При поставке товара покупателю, подписываются товаросопроводительные документы, желательно, чтобы в них проставлялось время получения товара.
Обычно сотрудниками финансовых служб, принимаются к учету данные об отгрузке на основании счетов-фактур, однако это не совсем верно. Счет-фактура не является двусторонним документом, являющимся свидетельством совершения сделки. Счет-фактура является односторонним документом, являющимся подтверждением возникновения налоговых обязательств. О чем свидетельствует отсутствие в форме счета- фактуры подписи контрагента. Поэтому требования возврата денежных средств на основании счета-фактуры лишены всякого смысла.
Отслеживание производится на основе план - факторного анализа поступления денежных средств. Деньги к поступлению и реально поступившие денежные средства на дату планового получения.
Обычно в программах заполнения первичной документации есть функция отслеживания времени оплаты контрагентом поставленных товаров. За день до оплаты, позвоните и напомните контрагенту об оплате. Это не будет воспринято контрагентом как давление. У контрагента может быть много поставщиков, а такое напоминание это стандартная процедура. В конце концов, может сыграть человеческий фактор. Клиент, имеющий большое количество поставщиков, может забыть. Кроме того, вы сможете понять, намерен ли покупатель оплатить в срок свою задолженность или нет. Придется требовать от него дополнительное гарантийное письмо, в котором будет указана сумма оплаты и срок оплаты. В случае отказа предоставить гарантийное письмо, это будет явным основанием отказа в отгрузках до погашения задолженности. Желательно, чтобы такие письма доходили до вас в оригинале.
В некоторых программах предусмотрена высылка электронных писем с напоминанием об предстоящих платежах, но как правило это доработки под конкретную компанию.
Причем напоминания должны быть направлены именно тем лицам, которые отвечают за оплаты в конкретных организациях.

Е. Начисление штрафов за просрочку платежей.
Если договором предусмотрено не право начисления, а само начисление штрафов, ваша фирма обязана их начислять. Начисление штрафов производится по условиям договора. При отсутствии соответствующей ставки в договоре штрафные санкции могут быть рассчитаны с применением ставки рефинансирования в соответствии с положениями Гражданского Кодекса РФ
Ставка х Долг х Дни Проср.
360
В противном случае их начислит налоговая инспекция при очередной проверке.

Ж. Отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента и новых покупок руководства и учредителей компании.
До сих пор должники считают, что они «берут чужое на время, а отдают свое и навсегда». Конечно, это высказывание не лишено определенной логики, но для вас распоряжение вашими деньгами – нецелевое их использование. Кроме того, падение конкурентоспособности компании – должника, может послужить сигналом невозврата дебиторской задолженности. Именно поэтому, вы должны отслеживать факты:
1. Начала судебных разбирательств с участием должника в качестве ответчика.
2. Резкого падения товарных остатков на складе должника.
3. Финансовоемких покупок должника или руководства и учредителей.
4. Вредных привычек сотрудников и учредителей должника.
5. Любых проблем, которые могут сказаться на невозврате дебиторской задолженности.
6. Других текущих проблем клиента.
Кроме того, необходимо отслеживать и другие факторы, способствующие увеличению задолженности.
Таким образом, вы сможете поймать невозврат дебиторской задолженности на первом этапе и предпринять все меры к ее возврату.

Этап третий: образование просроченной задолженности.

Что делать, когда просроченная дебиторская задолженность уже образовалась? Молодые менеджеры в этом случае, обычно начинают паниковать. Однако, это делать рано. Поскольку паника может привести к неправильным действиям с вашей стороны, что повлечет окончательный разрыв отношений между вами и клиентом.

А. Необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности отсрочкой оплаты или окончательным невозвратом.
В данном случае просрочка может быть:
1. Отсрочкой оплаты на короткий срок с последующей оплатой.
2. Просрочкой оплаты на большой срок с последующей оплатой.
3. Окончательным невозвратом дебиторской задолженности.
Отсрочка оплаты на короткий срок с последующей оплатой может быть вызвана краткосрочным нарушением договорных обязательств клиентами должника. Обычно, этот вопрос решается в течение двух- трех дней.
Просрочка оплаты на большой срок с последующей оплатой может быть вызвана полным нарушением договорных обязательств клиентов должника, особенностями кредитных обязательств должника, а так же судебными разбирательствами или крупными покупками для производственных нужд.
Окончательный невозврат дебиторской задолженности может быть вызван причинами указанными в пункте Ж предыдущего этапа работы. Судебные разбирательства в данном случае идут с большой суммой исковых требований.
Решение должно быть скрыто от должника.

Б. Получение на руки всех первичных документов и при необходимости приведение их к установленной форме.
Это последняя попытка приведения документов к установленной форме. В противном случае, вы не сможете вести судебных разбирательств.
Вы получаете на руки все документы, оцениваете их, при необходимости приводите к установленной форме.
Именно поэтому решение о том, чем является просроченная дебиторская задолженность, должно быть скрыто от должника.

В. Получение достоверной информации о платежеспособности должника.
Такой работой занимаются, обычно, специализированные агентства. Стоимость таких услуг незначительна, но это даст вам дополнительные аргументы для использования их в переговорном порядке. А в дальнейшем в суде.

Г. Проведение переговоров по возврату задолженности.
В крупных компаниях – обычно переговоры делятся на несколько этапов:
1. Переговоры с менеджером
2. Переговоры с руководителем отдела
3. Переговоры со службой безопасности.
Переговоры с менеджером обычно проводятся для того, чтобы окончательно понять, чем является просрочка оплаты и подтвердить или опровергнуть предположения.
Переговоры с руководителем отдела продаж обычно проводятся для того, чтобы выработать схему возврата задолженности или получить окончательный отказ от оплаты.
Переговоры со службой безопасности проводятся для давления на должника и принятия решения, имеющего юридические последствия.
Первый и второй этап обычно проводятся с позиции «выиграл-выиграл». Во время третьего этапа используется техника давления (стрессовых переговоров) и позиция «выиграл-проиграл».
Остановимся на втором этапе, а именно выработке схемы возврата, подробнее.
На данный момент существует множество схем возврата задолженности. Однако, эффективная из них всего одна: постепенное снижение кредитного лимита в соответствии с подписанным графиком погашения.
Данная схема применима, потому, что позволяет не потерять клиента и позволяет клиенту заработать на вашей продукции на оплату долговых обязательств.
Гражданский кодекс РФ предусматривает следующие способы прекращения обязательств должником:
1. Прекращение обязательства исполнением
2. Прекращение обязательств отступным (передачей денег, имущества и пр.)
3. Прекращение обязательства зачетом.
4. Прекращение обязательства новацией (т.е. оказанием услуг или продаж должником)
5. Прощение кредитором долга
6. Прекращение обязательства невозможностью исполнения (обстоятельствами, не зависящими от сторон).
7. Прекращение обязательства на основании акта государственного органа
8. Прекращение обязательства ликвидацией юридического лица – должника.

На этапе образования просроченной дебиторской задолженности необходимо помнить, что: «Если неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства произошло по вине обеих сторон, суд соответственно уменьшает размер ответственности должника. Суд так же вправе уменьшить размер ответственности должника, если кредитор умышленно или по неосторожности содействовал увеличению размера убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением, либо не принял разумных мер к их уменьшению». Об этом говорит статья 404 (Вина кредитора) Гражданского Кодекса РФ.

Этап четыре: Принятие решения, имеющего юридические последствия.

На этом этапе вы должны решить, каким из способов вы будете реализовывать свои законные права кредитора.
Если все документы оформлены правильно и совершены все действия по добровольному возврату дебиторской задолженности, то закон предоставляет вам следующие способы:
1. Судебный порядок
2. Страховой порядок
3. Уступка права требования (цессия).
4. Перевод долга на платежеспособного должника.
5. Договор поручения об истребовании задолженности.
Что нужно учитывать при выборе каждого из методов?

А. Судебный порядок
Судебный порядок вы можете применить в любом случае, если должник отказывается от оплаты задолженности и у вас на руках все первичные документы подтверждающие долг. При этом нужно учесть:
1. Срок исковой давности, во время которого вы можете истребовать задолженность. На данный момент он определен в три года с момента возникновения обязательств. Т.е. в течение трех лет со дня возникновения задолженности вы должны выслать в адрес арбитражного суда исковое заявление по форме предусмотренной арбитражно-процессуальным кодексом РФ. День сдачи на почту или в канцелярию арбитражного суда будет являться днем подачи заявления.
2. Кем были произведены действия, имеющие юридическое значение? В случае если они были произведены работниками должника, то должник несет ответственность за действия своих работников, если они были в дальнейшем одобрены должником. Одобрение может выражаться в действиях. В противном случае, если действия работников не одобрены, то задолженность может быть истребована непосредственно с работника. Если же это были третьи лица (работники сторонних организаций), то должник отвечает за их действия в рамках возложенных на них обязанностей.
3. Кредитор не произвел действий, способствующих увеличению убытков и возникновению невозможности исполнения обязательств.
4. Даже если вы не прописали в договоре неустойку, вы сможете стребовать ее на основании Гражданского кодекса. В данном случае убытки будут возмещаться в части, не покрытой неустойкой.
5. У вас есть все доказательства долга. Доказательства долга должны быть в письменной форме, предусмотренной законодательством РФ. Доказательствами являются: договор, регламентирующий порядок взаимоотношений; накладные или акты выполненных работ (услуг); доверенности на подписание таких документов; а так же иные косвенные доказательства долга.
6. Вы должны быть готовы к тому, что судебное разбирательство затянется на срок определенный Арбитражно-процессуальным кодексом РФ. Решение арбитражного суда может быть пересмотрено апелляционным судом. Обжаловано в порядке кассации в Федеральном окружном суде. Обжаловано в порядке надзора в Высшем арбитражном суде РФ.
7. В случае различия в документах, суд может вынести решение только на основании оригиналов документов.
8. В случае признания договора незаключенным или ничтожным у вас остается право доказывания на основании первичных документов. Но здесь нужно учесть, что по каждому первичному документу будет свой срок исковой давности.
9. В случае обращения в суд, должник может выставить встречные требования. Поэтому, до обращения в суд постарайтесь выяснить, нет ли у вас долгов по другим отношениям с должником.

Б. Страховой порядок.
Страховой порядок применяется в случае, если данный договор попадает под страховой полис и вы в сроки, предусмотренные договором, объявили о страховом случае. Обязательно необходимо отслеживать исполнение обязательств по договору страхования в порядке работы с дебиторами. Запомните:
1. Перед подписанием договора страхования вы должны внимательно прочитать условия договора. Вы должны понять, какие именно события подходят под наступление страхового случая и время его объявления.
2. Вы должны известить должника, о наступлении страхового случая и объявить о переходе права требования к страховой компании. Страховая компания в порядке суброгации вправе требовать с должника только ту сумму, которую оплатила вам.
3. Остальные действия будут вытекать из обязательств страховой компании, прописанных в договоре страхования.

В. Уступка права требования (цессия).
При уступке права требования производится оценка дебиторской задолженности на возвратность. Оценку обычно производит сторона, приобретающая дебиторскую задолженность.
1. Уступка права требования может произойти на основании договора или закона. На основании закона право требования может быть переведено:
В результате универсального правопреемства в правах кредитора
По решению суда о переводе прав кредитора на другое лицо, когда возможность предусмотрена законом
Вследствие исполнения обязательства должника его поручителем или залогодателем, не являющегося должником по этому обязательству
При суброгации страховщику прав кредитора к должнику, ответственному за наступление страхового случая.
В других случаях предусмотренных законом.
2. Не допускается без согласия должника уступка требования по обязательству, в котором личность кредитора имеет существенное значение для должника.
3. Уступающий права кредитор несет ответственность перед новым кредитором, в случае отсутствия долга должника, доказанного в суде.

Г. Перевод долга на платежеспособного должника.
Перевод долга может быть совершен только на платежеспособного должника по инициативе вашего контрагента, поэтому перед заключением договора о переводе долга вы должны удостовериться в финансовой состоятельности нового должника. При этом помните:
1. Договор перевода долга оформляется между должником и другой фирмой имеющей обязательства перед должником.
2. Договор о переводе долга допускается только с согласия кредитора.
3. Новый должник может предъявлять те же претензии, что и старый должник.

Д. Договор поручения об истребовании задолженности.
Договор поручения об истребовании задолженности выбирается только для того, чтобы получить более квалифицированные услуги по истребованию задолженности. Вы переводите выбивание долгов на аутсорсинг. Не забудьте:
1. Договор поручения подразумевает действие по истребованию задолженности от вашего лица по доверенности. Для этого вы должны быть уверены в законности методов истребования. Потому что, в случае использования незаконных методов ответственность может лечь на вас.
2. По договору поручения лицо истребующее для вас задолженность, будет пользоваться теми же методами, что и вы.

После вынесения решения, приступайте к последовательным действиям.

Анализ некоторых продуктов кредитного рынка на предмет работы с дебиторской задолженностью.

Для того, чтобы выдать коммерческий кредит, если нет свободных денежных средств, вы должны где то перекредитоваться. Рынок кредитных продуктов сейчас велик.
Как показывает анализ продуктов кредитного рынка, большинство продуктов могут только смягчить удар образования просроченной дебиторской задолженности, а именно обеспечит отсутствие дефицита оборотных средств, но ни в коем случае не исключить ее. Как говорится «банк дает зонтик, когда светит солнце и забирает его, когда начинается дождь». Только недавно появились кредитные продукты, позволяющие эффективно работать с дебиторской задолженностью. Но мы рассмотрим все возможные продукты.
1. Факторинг.
2. Форфейтинг.
3. Услуги по финансированию под залог дебиторской задолженности.
4. Кредитная линия.
5. Простой банковский кредит.
Факторинг - перепродажа права на взыскание долгов; коммерческие операции по доверенности; услуга, связанная с получением денег за продажу в кредит. Большой плюс факторинга как системы заключается в информировании вас о случаях неоплаты компаниям поставщикам ваших клиентов.
Факторинг с гарантией поставщика со своей сути не избавляет вас от рисков связанных с возникновением просроченной дебиторской задолженности, поскольку вы выступаете поручителем за клиента. Факторинговые услуги стоят дорого, поэтому услуга Факторинг с гарантией поставщика не является эффективным инструментом риск-менеджмента.
Факторинг с покрытием кредитного риска стоит дороже услуги факторинг-гарант, но перекладывает кредитные риски на факторинговую компанию. Это означает, что вы должны будете поднять стоимость продукции на процент банковских услуг.
Форфейтинг - это покупка долга, выраженного в оборотном документе, у кредитора на безоборотной основе. Это означает, что покупатель долга (форфейтер) принимает на себя обязательство об отказе - форфейтинге - от обращения регрессивного требования к кредитору при невозможности получения удовлетворения у должника. Покупка оборотного обязательства происходит, естественно, со скидкой.
Форфейтинг (от франц. a forfait – целиком, общая сумма) представляет собой специфическую форму кредитования экс¬портеров путем покупки у них коммерческих векселей, акцеп¬тованных импортером (или иных долговых требований по внеш¬неторговым сделкам), без права регрессивного требования к продавцу в случае неуплаты по векселю. Форфейтирование при¬меняется главным образом как способ рефинансирования ком¬мерческого кредита во внешнеэкономическом обороте, оно яв¬ляется формой трансформации коммерческого кредита в банков¬ский.
Механизм форфейтинга используется в двух видах сделок:
в финансовых сделках - в целях быстрой реализации долгосрочных финансовых обязательств;
в экспортных сделках - для содействия поступлению наличных денег экспортеру, предоставившему кредит иностранному покупателю.
Основными оборотными документами, используемыми в качестве форфейтинговых инструментов, являются векселя. Однако объектом форфейтинга могут стать и другие виды ценных бумаг. Важно, чтобы эти бумаги были “чистыми” (содержащими только абстрактное обязательство).
Услуги финансирования под залог дебиторской задолженности увеличивают цену риска, но уменьшают возможность несения в полной сумме. И с этой точки зрения являются мало эффективными. К тому же Вы не отвечаете за неисполнение или ненадлежащее исполнение должником требования, являющегося предметом уступки, в случае предъявления его финансовым агентом к исполнению, если иное не предусмотрено договором между Вами и финансовым агентом. Нужно очень внимательно на эту тему читать договор. Но есть плюс в таком договоре, он не предусматривает обязательного согласия должника.
Стоимость кредитной линии высока, но это не избавляет вас от возможности возникновения просроченной дебиторской задолженности и неисполнения обязательств должником. Кроме того, она требует собрать множество документов для ее получения.
Кредит – это самый низкий процент за пользование денежными средствами, но он смягчает нехватку оборотного капитала, но не исключает возможность образования просроченной дебиторской задолженности. И в этом случае последствия возможности риска неоплаты будете нести вы.
В любом случае банк всегда оставляет себе возможность свернуть программу. И в этом случае вы останетесь один на один с «дебиторской задолженностью».

Кредитная политика предприятия.

Как и любая политика предприятия, кредитная политика – это не только внутренний документ предприятия, но и комплекс мер направленных на работу с дебиторской задолженностью. Данная политика определяет порядок управления дебиторской задолженностью и принятия решений, связанных с таким управлением. Кредитная политика - является одним из основных документов любого коммерческого предприятия.
Целями эффективной кредитной политики являются:
увеличение объемов реализации продукции в краткосрочном и долгосрочном периоде для достижения требуемой прибыльности;
максимизация эффекта (дохода) от инвестирования финансовых средств в дебиторскую задолженность;
достижение требуемой оборачиваемости дебиторской задолженности;
ограничение относительного роста просроченной дебиторской задолженности, в том числе сомнительной и безнадежной задолженности в структуре дебиторской задолженности.
Ограничению увеличения размера дебиторской задолженности будут способствовать следующие меры:
базовой концепцией системы эффективных кредитных условий является клиент-ориентация. Таким образом, каждому покупателю создаются все условия для соблюдения финансовой дисциплины: предоставляются эффективный кредитный лимит, эффективный кредитный период, рассчитанные, в зависимости от этапа жизненного цикла канала распределения по варианту № 1 или № 2, ценовые скидки и ценовые наценки, стимулирующие покупателя к сокращению сроков расчета за поставленные товары. Очевидно, что при таком раскладе возникновение просроченной дебиторской задолженности является следствием нежелания платить или подлинных форс-мажорных обстоятельств (что случается крайне редко). В таком случае кредитор имеет не только юридические, но и экономические основания немедленно начать процедуру досудебного урегулирования хозяйственного спора;
размер кредита ограничивается размером эффективного кредитного лимита, что ограничивает риск снижения оборачиваемости дебиторской задолженности;
стандарты оценки покупателей и условий предоставления кредита снижают риск возникновения просроченной дебиторской задолженности и замедления ее оборачиваемости за счет: включения в систему дистрибуции только кредитоспособных покупателей; концентрации усилий на наиболее привлекательных покупателях по критерию чистой маржинальной прибыли; ежемесячной оценки текущей платежеспособности каждого клиента и назначения кредитного статуса, связанного с ужесточением кредитных условий при негативном отклонении в оборачиваемости дебиторской задолженности от требуемого значения; однозначной связи кредитного статуса дебитора и соответствующего стандарта предоставления кредита.
точное определение и координация действий всех специалистов, участвующих в инкассации дебиторской задолженности на всех стадиях процедур процесса кредитования;
автоматизация процесса отслеживания дебиторской задолженности позволяет прекратить отгрузки в случае невыполнения обязательств клиентом;
действия по профилактике возникновения просроченной дебиторской задолженности на этапе работы с клиентом снизят риск ее возникновения.
Обязательными условиями документа о кредитной политике предприятия являются:
1. Порядок заключения договора и ответственные лица
2. Порядок установления кредитного лимита, методика и ответственные лица
3. Порядок мотивации клиента на отсутствие просроченной задолженности, критерии и ответственные лица.
4. Порядок пересмотра кредитного лимита, основания и ответственные лица
5. Порядок установления класса риска клиента, основания и ответственные лица
6. Порядок авторизации кредитного лимита и ответственные лица
7. Процедура кредитного контроля и ответственные лица
8. Особые условия при превышении кредитного лимита, порядок, основания и ответственные лица.
9. Порядок взыскания просроченной задолженности, основания и ответственные лица
10. Выставление штрафных санкций, основание и ответственные лица.
Иногда в кредитной политике прописываются и возможные источники финансирования.
Ответственные лица в кредитной политике прописываются по должностям, в соответствии со штатным расписанием предприятия, для того чтобы не вносить изменения в кредитную политику каждый раз при смене руководства.
Кредитная политика должна быть четкой и ясной, а так же обязательной для всех структурных подразделений предприятия. Она должна соотноситься с законодательством, стандартами бухгалтерского учета, политикой ценообразования. Она должна быть донесена до всех лиц, участвующих в процедуре кредитного контроля.
Обычно, кредитная политика на предприятии вводится после образования определенной массы дебиторской задолженности, но я бы вводил кредитную политику с выдачей первого коммерческого кредита. Это избавит вас от необходимости вводить ее в будущем и определит изначально условия коммерческого кредитования фирм-клиентов. Такая прозрачность поможет избежать образования просроченной дебиторской задолженности или сократить возможность ее образования. Что, безусловно, скажется на финансовой устойчивости предприятия.

А стоит ли вообще выдавать коммерческие кредиты?

В данном случае мнения специалистов разделяются. Одни называют дебиторскую задолженность конкурентным преимуществом, другие говорят об отсутствии необходимости в выдаче коммерческих кредитов.
Наблюдая за этими мнениями, я заметил, что все зависит от обычаев делового оборота в каждом конкретном виде деятельности.
Возьмем, к примеру, консалтинг. Оплата почасовая и выставление счетов зависит от конкретно отработанных часов. Таким образом, оплата возможна по выполнению работ и оказанных услуг. По другому не поступишь.
Если же вы продаете товар известный и покупаемый, то необходимость в отсрочке платежа отпадает.
На величину дебиторской задолженности влияют факторы, которые условно можно назвать внутренними и внешними
К внешним факторам следует отнести:
состояние экономики в стране - спад производства, безусловно, увеличивает размеры дебиторской задолженности;
общее состояние расчетов в стране - кризис неплатежей однозначно приводит к росту дебиторской задолженности;
эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ, поскольку ограничение эмиссии вызывает так называемый "денежный голод", что в конченом итоге затрудняет расчеты между предприятиями;
уровень инфляции в стране, так при высокой инфляции многие предприятия не спешат погасить свои долги, руководствуясь принципом, чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма;
вид продукции - если это сезонная продукция, то риск роста дебиторской задолженности объективно обусловлен;
емкость рынка и степень его насыщенности, так в случае малой емкости рынка и максимальной его насыщенности данным видом продукции естественным образом возникают трудности с ее реализацией, и как следствие ростом дебиторских задолженностей.
Внутренние факторы:
Взвешенность кредитной политики предприятия означает экономически оправданное установление сроков и условий предоставления кредитов, объективное определение критериев кредитоспособности и платежеспособности клиентов, умелое сочетание предоставления скидок при досрочной уплате ими счетов, учет других рисков, которые имеют практическое влияние на рост дебиторской задолженности предприятия. Таким образом, неправильное установление сроков и условий кредитования (предоставления кредитов), непредоставление скидок при досрочной уплате клиентами (покупателями, потребителями) счетов, неучет других рисков могут привести к резкому росту дебиторской задолженности.
Наличие системы контроля за дебиторской задолженностью.
Профессиональные и деловые качества менеджмента компании, занимающегося управлением дебиторской задолженностью предприятия.
Другие факторы.
По своей сути решение о выдаче коммерческого кредита все равно будет принимать компания его выдающая. И во многом она будет исходить из конкурентной ситуации на рынке и платежеспособности клиентов.
При выдаче первого коммерческого кредита необходимо:
Помнить, что порядок работы с дебиторской задолженностью не должен зависеть от известности компании-покупателя. Бывали такие случаи, когда и известные компании создавали фирмы-однодневки для неоплаты товаров, выполненных работ и оказанных услуг.
Помнить, что только от своевременных и правильных действий менеджмента компании кредитора зависит своевременное погашение дебиторской задолженности.
Помнить, что рыночные риски компании-должника предотвратить сложно, потому что они зависят от правильности решений этой компании. Но на такие риски можно своевременно повлиять
Перед тем как организовать программу коммерческого кредитования нужно четко прописать «Кредитную политику» предприятия и регламентировать порядок работы с коммерческими кредитами.
Необходимо обеспечить оперативный управленческий учет в компании
Необходимо обеспечить независимость технической работы с кредитами от влияния клиентов, т.е. разделить техническую и клиентскую части работы. Причем технические работники ни в коем случае не должны общаться с клиентами.
Многие компании при начале работы с дебиторской задолженностью, не обращают внимания на порядок работы с ней, пропускают некоторые шаги в последовательности работы с ней. Особенно дело касается дорогостоящих проверок контрагентов и работы с первичными документами. Необходимо отметить, что незакрытая дебиторская задолженность – это прямые убытки в работе компании. А именно порядок работы с дебиторской задолженностью помогает избежать всех рисков в отношениях с контрагентами.

Заключение

Сложившаяся на сегодняшний момент тенденция мнений по поводу коммерческого кредитования, переводит такое кредитование из разряда конкурентных преимуществ в разряд рисков работы с компанией. А дебиторская задолженность является последствием коммерческого кредита.
Максимально возможной суммой вложений в коммерческие кредиты и дебиторскую задолженность разные специалисты считают от 10 до 30%. При оценке дебиторской задолженности компаний оценивается так же качество работы с коммерческими кредитами.
Однако, дебиторская задолженность, всегда являлась активом компании. На нее в случае неоплаты налоговых сборов или возбуждение дела о банкротстве может быть наложен арест. Ее можно уступить. Но ликвидным активом считается только та задолженность, которая может быть достаточно быстро истребована.
Поэтому, только правильная работа с дебиторской задолженностью, является залогом успеха компании. В противном случае коммерческого кредитования допускать нельзя.
Данная статья, является попыткой соединить методы риск-менеджмента, финансового анализа, методы служб безопасности, юридических служб и методов работы отдела продаж в рамках работы с дебиторской задолженностью для составления общей картины работы с ней.
В данной статье мы не коснулись методологии переговоров, при работе с дебиторской задолженностью. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

по каким правилам отгружать товары в долг клиентам;

как контролировать состояние задолженности;

как распределить ответственность среди сотрудников компании на различных этапах управления дебиторкой.

Как разработать правила работы с покупателями на условиях отсрочки платежа

Чтобы обеспечить своевременное погашение дебиторской задолженности и обезопасить компанию от безнадежных долгов, следует сформулировать правила, которыми должны руководствоваться сотрудники компании при работе с клиентами. К таким правилам можно отнести:

• параметры проверки добросовестности и финансовой устойчивости потенциальных дебиторов;
• порядок определения кредитных рейтингов клиентов;
• методику расчета кредитных лимитов и периодов отсрочки платежей;
• условия предоставления скидок клиентам;
• форму (шаблон) договора;
• способы обеспечения оплаты покупателями по их обязательствам;
• порядок пересмотра условий сотрудничества с клиентами.

Проверка добросовестности и финансовой устойчивости контрагентов. Необходимо установить, всех ли потенциальных клиентов компания будет проверять или только тех, кто закупает у нее свыше определенного объема продукции (товаров, услуг), а также на основе каких документов и показателей будет проводиться оценка, какие источники информации будут использоваться (подробнее об этом см. ). Прежде чем принять решение о продаже с отсрочкой платежа, нужно проанализировать обоснованность производимых в связи с проверкой покупателей затрат. Например, если прибыль от сделки составит 3 руб., а себестоимость оценки контрагента – 4 руб., то такая сделка (либо такая проверка) не целесообразна.

Во внутренний регламентирующий документ следует включить инструкции по оценке клиентов, прописав процедуры проверки в зависимости от суммы сделки.

Евгения Биркая

Кредитные рейтинги клиентов. Кредитные рейтинги необходимы для оценки вероятности неплатежа покупателями. Их можно классифицировать по степени риска – например, очень высокий, высокий, средний и низкий. Новые покупатели – самые рискованные. С развитием сотрудничества, если они исполняют вовремя свои обязательства по оплате, их рейтинг может меняться в положительную сторону. Когда риски продавца уменьшаются – у покупателя, как правило, увеличивается кредитный лимит и период отсрочки платежа. Если же риск неплатежей со стороны клиента увеличивается – отсрочку платежа вообще можно не предоставлять (подробнее о том, как устанавливать кредитный рейтинг покупателей, см. ).

Лимиты дебиторской задолженности и периоды отсрочки платежей. Кредитный лимит покупателя можно установить в числовом значении (например, 150 000 руб.) или поставить в зависимость от суммы отгрузок и срока отсрочки платежа. Во втором случае для расчета можно использовать .

).

Условия предоставления скидок покупателям. Чтобы стимулировать покупателей на скорейшее погашение своих обязательств, компании-продавцу следует разработать привлекательную систему скидок – например, скидки за предоплату, за досрочную оплату (подробнее о том, какие факторы должны лежать в основе расчетов, см. ). Можно также предусмотреть скидки и бонусы за большие объемы покупок, за долгосрочное сотрудничество, накопительными скидки.

Форма договора . Организация работы с дебиторской задолженностью включает разработку и введение в оборот грамотной формы договора с клиентом. В регламенте нужно установить, какие пункты обязательно должны быть в договоре, в случае если покупатель настаивает на своей форме или не соглашается с теми или иными условиями, предлагаемые поставщиком.

Сторонами обязательно должны быть согласованы следующие пункты договора:

• сроки подписания актов (товарных накладных), после чего товар считается отгруженным (реализованными) и право собственности на него переходит к покупателю;
• штрафы за несвоевременную оплату, правила их начисления;
• скидки и бонусы за своевременную оплату, иные скидки;
• кредитный лимит для предоставления отсрочки платежа. Причины и случаи сокращения кредитного лимита (подробнее о том, какие еще условия следует предусмотреть в договоре с покупателем, см. ).

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

Порядок пересмотра условий работы. Определяя условия сотрудничества с контрагентами, необходимо установить, в каком случае они могут быть пересмотрены, а также какими документами это будет фиксироваться. Например, если покупателю сократили кредитный лимит, необходимо подписать дополнительное соглашение об этом.

Дебиторская задолженность - обычное дело в бизнесе. Вот только грамотная работа по взысканию «дебиторки» ещё не стала, к сожалению, повседневной практикой для российских предприятий. Тем не менее за время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуального кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накоплен достаточный опыт эффективного взыскания долгов, использовать который может каждый бизнесмен.

Долги неизбежны

Практически любая отечественная компания вынуждена время от времени продавать товары/работы/услуги (далее - товары) с отсрочкой платежа и приобретать сырьё или иную продукцию по предоплате с отсрочкой момента поставки, что приводит к появлению дебиторской задолженности.

Подобное положение дел вполне естественно, поскольку продажа с отсрочкой платежа зачастую является необходимым маркетинговым ходом, способом обойти конкурентов, захватить новый рынок сбыта, а приобретение товаров по предоплате с отсрочкой момента поставки - распространённая практика работы с крупными поставщиками, которые таким образом страхуются от риска неплатежа.

Образование долгов в бизнесе - вещь почти неизбежная. Однако это отнюдь не означает, что можно махнуть на них рукой и спать спокойно. Как раз наоборот: для того чтобы сон был крепким и здоровым, с «дебиторкой» нужно уметь грамотно работать - опираясь как на отечественный опыт, так и на богатую практику западных стран, имеющих длительную историю рыночных отношений. В США, например, взысканием просроченной задолженности занимаются специализированные агентства (collection agencies ). Данные организации, выработавшие нормативно закреплённый регламент работы (Fair Debt Collection Practices Act ) и руководствующиеся принципами профессиональной этики, берут на себя выполнение всех процедур по общению с должником - от ведения переговоров до розыска имущества.

• В Гаити существует курьёзная, но эффективная традиция: за должником несколько дней неотступно следует нанятый кредитором человек, одетый в костюм местного фольклорного героя, внешне напоминающего нашего Чебурашку и знаменитого раздачей пустых обещаний и большими долгами. Каким бы забавным ни казалось это действо, общественное осуждение вскоре заставляет неплательщика рассчитаться с кредитором.

Как работать с дебиторской задолженностью?

После того как была разрушена советская планово-административная система хозяйствования, молодой российский бизнес долгое время относился к планированию крайне негативно. Большинство крупных и средних предприятий создавалось стихийно, управление финансами и активами зачастую также осуществлялось по наитию.

Сегодня ситуация коренным образом изменилась: компании ясно определяют стратегию и тактику развития. Работа с дебиторской задолженностью тоже требует планирования и чётко выстроенного процесса управления риском неплатежа.

В первую очередь следует определить, какой размер дебиторской задолженности является для компании критическим, а какой нормальным, рабочим. Эти плановые показатели будут своего рода индикаторами, сигнализирующими о необходимости усилить (либо, наоборот, немного ослабить) работу с неплательщиками.

Целесообразно написать регламент либо положение по работе с «дебиторкой», в котором будет чётко оговорено, кто имеет право подписывать договоры с условиями последующей оплаты, на какую сумму и в какой срок партнёру направляется напоминание о погашении задолженности, кто организует судебную защиту и отвечает за нормальную оборачиваемость дебиторской задолженности.

Практика волгоградских предприятий показывает, что систематизированная работа с дебиторской задолженностью, как правило, не ведётся и ответственных за своевременный возврат долгов администрация не назначает. В результате руководитель или главный бухгалтер компании всякий раз изобретают велосипед: тратят время на изучение ситуации с каждым конкретным должником, назначают работников, ответственных за составление претензии, проведение переговоров о возврате долга и т. д. Бесспорно, любому делу присущи свои особенности, но в то же время большинство случаев достаточно стандартны и могут быть решены сходным образом.

Именно поэтому работу с дебиторской задолженностью важно выстроить таким образом, чтобы каждый сотрудник знал, что именно, как и в какой срок необходимо сделать. Здесь возможны три варианта:

• распределить обязанности по работе с долгами фирмы (мониторинг размера и состава дебиторской задолженности, проведение переговоров, написание писем и претензий, судебная защита, взаимодействие с судебными приставами) между сотрудниками;
• создать в штатном расписании специализированную единицу либо структурное подразделение, ответственное за взаимодействие с неплательщиками;
• всю работу по взысканию долгов отдать на аутсорсинг юридической компании или агентству, специализирующимся на данном виде деятельности. Стоимость подобных услуг зависит от срока возникновения долга, его размера и т. д.

К факторам, определяющим выбор в каждой конкретной ситуации, относятся численность компании, специфика бизнеса, размер и состав дебиторской задолженности. Первый вариант чаще всего используется небольшими фирмами, не имеющими возможности держать в штате юриста или менеджера-претензиониста. Второй вариант применяется средними и крупными компаниями, имеющими как юридический отдел, так и службу безопасности. Передача взыскания долгов на аутсорсинг в чистом виде встречается довольно редко: этот способ решения проблем, как правило, дополняет два предыдущих. На аутсорсинг обычно передаётся крупная либо проблемная задолженность.

Что касается управления риском неплатежа, его можно и нужно осуществлять в процессе подготовки к заключению сделок. Главное - внимательно выбирать контрагентов, анализируя их благонадёжность и финансовую устойчивость. Для этого, как правило, запрашиваются учредительные документы, баланс, сведения об открытых расчётных счетах. На основе данной документации анализируются история компании, её «юридическая безупречность», состав активов, соотношение собственных и заёмных средств, сроки оборачиваемости кредиторской и дебиторской задолженности. В дальнейшем это позволяет сделать вывод о целесообразности заключения договора и использования тех или иных обеспечительных мер (неустойка, залог, поручительство и т. д.). Полезной может также оказаться информация о контрагенте, полученная из СМИ, от клиентов или поставщиков контрагента либо иных источников (Интернет и др.).

Арсенал кредитора

Компании, постоянно работающие с дебиторской задолженностью, выработали специализированные методы и подходы, которые в совокупности можно назвать арсеналом кредитора. Выбор того или иного инструмента зависит от ситуации: особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки и т. д. Рассмотрим наиболее распространённые способы работы с должниками.

Предварительные (досудебные) меры. К их числу относятся:

• личные встречи (переговоры) с руководством организации-неплательщика, телефонные звонки;
• письма, напоминающие о приближении сроков погашения задолженности;
• претензии.

Важно отметить, что такие меры, как переговоры и звонки, по большому счёту должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника и, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебная защита осуществляется путём подачи искового заявления о взыскании задолженности и - желательно - обеспечении риска, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если их непринятие может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

Исполнительное производство.

• Предъявление исполнительного листа в банк, обслуживающий должника, для взыскания долга с расчётного счёта должника в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об исполнительном производстве», положениями Раздела VII АПК РФ, а также Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.03.02 № 10103/01.
• Предъявление исполнительного листа в службу судебных приставов для ведения исполнительного производства, а также самостоятельный розыск имущества должника, открытых им расчётных счетов; рассылка запросов в ГАИ, БДД, БТИ и т. д.

Практика показывает, что долги взыскиваются эффективнее в том случае, когда кредитор действует совместно со службой судебных приставов, осуществляя в параллельном режиме поиск имущества должника, рассылая запросы в соответствующие государственные и муниципальные органы и учреждения. Действуя таким образом, вы в ряде случаев можете получить информацию быстрее, чем пристав (который одновременно ведёт несколько дел и порой по причине большой загруженности направляет запросы позже, чем следует), а также проверить объективность сообщаемых им сведений. К сожалению, иногда должник даёт приставу взятку, чтобы последний не проявлял активности и составил акт о невозможности взыскания.

К направляемым запросам в обязательном порядке необходимо прикладывать надлежащим образом заверенные копии исполнительного листа, свидетельства о государственной регистрации и документа, удостоверяющего полномочия заявителя (протокол об избрании директора либо доверенность).

При этом важно отметить ещё один нюанс, касающийся направления в налоговую инспекцию запроса об открытых должником расчётных счетах в банковских и иных кредитных учреждениях. Такое право взыскателя при наличии исполнительного листа с неистёкшим сроком давности прямо предусмотрено ч. 3 ст. 46 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а порядок предоставления информации определён приказом МНС РФ от 23 января 2003 г. № БГ-3-28/23. Тем не менее, некоторые налоговые органы отказывают в предоставлении данной информации, ссылаясь на то, что она составляет налоговую тайну. В этом случае полученный отказ вкупе с вашим заявлением о незаконности действий налоговой инспекции следует немедленно направить в прокуратуру, которая, как показывает практика, быстро объясняет налоговикам их неправоту.

Дополнительные меры, стимулирующие должника к погашению долга.

• Заявление в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за неисполнение решения суда по ст. 315 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по ст. 177 УК РФ.
• Заявление в ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по ст. 159 УК РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором).
• Инициирование процедуры банкротства в отношении должника.
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую один лишь факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы отрезвляет неплательщика и позволяет решить имеющуюся проблему. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера может оказаться действенной только в том случае, если предприятие-должник ведёт реальную бизнес-деятельность и имеет активы. В таком случае, скажем, при назначении конкурсного управления у собственника возникает угроза потери контроля над предприятием. Публикации в СМИ, информирование клиентов и партнёров должника принесут желаемый результат только в том случае, если компания-неплательщик имеет хорошую репутацию и подобные сообщения могут негативно отразиться на её имидже. Разумеется, применение подобного механизма давления предполагает основательную документальную подготовку. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации-должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.

Избавление от проблемной дебиторской задолженности. Речь идёт о факторинге (договоре финансирования под уступку денежного требования). Безусловно, в данной ситуации денежное требование приходится уступать по цене ниже номинала, однако в ряде случаев эта мера является лучшим способом вернуть хоть часть своих денежных средств и избавиться от проблем, связанных с взысканием. Как говорится, «с паршивой овцы хоть шерсти клок».

Закон, и ещё раз закон!

Искушённый читатель наверняка заметит, что в указанном перечне приводятся только легальные способы работы с неплательщиками и не упоминаются методы взыскания долгов при помощи криминальных структур. По этому поводу хочется сказать следующее: во-первых , услуги «джентльменов удачи» стоят достаточно дорого - порой до 60-70% от суммы долга, а во-вторых , как показывает практика работы правоохранительных органов, подавляющее большинство предприятий и бизнесменов, рискнувших обратиться за помощью к бандитам, только удвоили свои проблемы. Так, например, широкую известность приобрёл случай, когда некий бизнесмен обратился к уголовным авторитетам с просьбой оказать помощь во взыскании долга с нерадивого партнёра, отказывающегося платить за совместно приобретённый магазин, а должник тем временем обратился за содействием к другой преступной группировке. В итоге бандиты решили, что им проще сотрудничать друг с другом, нежели воевать, и «развели» бизнесменов. Взяв с каждого из прежних партнёров крупную денежную сумму на оперативные расходы, они продолжительное время имитировали бурную деятельность, а затем, воспользовавшись ситуацией, лишили предпринимателей их магазина.

Именно поэтому работать с неплательщиком необходимо в рамках правового поля. Это касается не только отказа от обращения за помощью к криминальным структурам, но и общего характера взаимодействия с должником. В рамках устного и письменного общения с представителями предприятия-неплательщика недопустимы угрозы и оскорбления, так как любая подобная ошибка кредитора может быть использована против него. Например, не так давно в СМИ Волгограда был опубликован материал, в котором рассказывалось о возбуждении уголовного дела в отношении начальника службы безопасности одного из волгоградских предприятий, в прошлом сотрудника правоохранительных органов. Причиной возбуждения уголовного дела стали высказанные им в адрес руководителя организации-должника угрозы во что бы то ни стало взыскать долг, в том числе путём обращения ко вчерашним коллегам (для проведения заказных проверок, обысков и т. д.).

Необходимо в любой ситуации сохранять деловой тон общения, быть настойчивым, но вежливым. Возвращаясь к зарубежной практике, стоит отметить, что нормативно закреплённые в США правила работы агентств, занимающихся возвратом долгов, предписывают их сотрудникам быть сдержанными, негативных эмоций не проявлять, должника не оскорблять и не унижать, угроз не высказывать.

Везёт тому, кто сам «везёт»

Практика показывает, что толще кошелёк у того кредитора, который проявляет наибольшую активность и настойчивость. Этому есть вполне разумное объяснение: должник стремится расплатиться в первую очередь с тем, кто регулярно о себе напоминает и мешает спокойно жить. Именно поэтому в процессе заключения договора и в ходе его исполнения важно поддерживать в глазах партнёра имидж компании, умеющей отстаивать свои права и выбивать долги. Зачастую одно только грамотное позиционирование позволяет привести «сомневающегося» неплательщика к нужным выводам и, следовательно, снизить риск неплатежа. При этом необходимо отметить, что «правильный» имидж нужно создавать как на внешнем уровне (в официальных заявлениях должностных лиц предприятия, публикациях и т. д.), так и на внутреннем (в глазах работников предприятия). Ведь чаще всего образ компании формируется именно в результате общения с её сотрудники: огромную роль играет то, как они говорят о своём работодателе и как описывают его потенциальным партнёрам.

Важно также, чтобы предприятие, выступающее кредитором, само имело репутацию исправного плательщика.

Таким образом, можно с уверенностью сказать: будут вам платить в срок либо с задержкой, во многом зависит от вас самих и ваших сотрудников.

Подводя итоги, важно отметить следующие ключевые моменты:

• образование дебиторской задолженности - естественная составляющая ведения предпринимательской деятельности;
• необходимо планировать размер и состав дебиторской задолженности, чётко организовывать процесс работы с ней, управлять риском неплатежа;
• с должником следует работать строго в рамках правового поля, используя наработанную практику и возможности действующего законодательства. Выбор мер и способов воздействия на неплательщика зависит от особенностей конкретной ситуации;
• важным условием снижения риска неплатежа, помимо всего прочего, является формирование имиджа надёжной компании, исправно выполняющей свои финансовые обязательства, а также умеющей отстаивать права и эффективно работать с должниками.

Общие вопросы управления активами организации мы рассматривали в нашей . Работа с дебиторкой - один из элементов такой системы управления.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью предприятия предполагает поддержание ее оптимальной величины с учетом «качества» дебиторской задолженности. Это достигается за счет:

• преддоговорной работы, когда будущий дебитор тщательно проверяется на предмет его платежеспособности;
• юридического сопровождения заключения договоров и их исполнения;
• полного и своевременного учета дебиторской задолженности организации;
• контроля величины, состава и структуры дебиторской задолженности;
• претензионной работы с дебиторами.

Текущая работа с дебиторской задолженностью

На этапе заключения договора с будущим дебитором организация может предусмотреть в договоре различного рода санкции за нарушение сроков оплаты (например, штрафы за неуплату и проценты за просрочку). Это будет дополнительным стимулом для должника не затягивать с оплатой долгов.

Текущий контроль дебиторской задолженности предполагает, к примеру, что на основе составленных графиков погашения дебиторской задолженности производится ежедневный мониторинг своевременности оплаты долгов. Для ускорения оборачиваемости дебиторки немаловажную роль играет мотивация сотрудников. Система оплаты труда в организации может предусматривать выплату дополнительного вознаграждения работникам, которые эффективно работают с должниками и договариваются об оплате «зависших» долгов.

В вопросах управления дебиторской задолженности важны расчет и анализ основных показателей, характеризующих состав, структуру и состояние дебиторки. К примеру, может рассчитывается и анализироваться в динамике . Снижение показателя может быть дополнительным сигналом к тому, что эффективность работы с дебиторами нужно повысить.

Вопросами управления дебиторской задолженности в организации занимаются различные подразделения. В зависимости от масштабов организации и специфики ее деятельности это могут быть договорной или юридический отдел, бухгалтерия или отдел продаж. Как правило, эффективный процесс управления дебиторской задолженностью обеспечивается за счет слаженного взаимодействия всех подразделений организации, которые в той или иной степени работают с дебиторами.

Взыскание дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью предполагает в числе прочего реструктуризацию долгов. Она может предусматривать, к примеру, предоставление скидок при быстром погашении дебиторки, прощение части долга при условии быстрой оплаты оставшегося долга или уступку дебиторской задолженности другим организациям.

В организации также должна быть поставлена претензионная работа в отношении тех должников, которые просрочили оплату, и когда единственный путь погашения задолженности - .

Управление дебиторской задолженностью в бухгалтерии

Напомним, что бухгалтерия в вопросах управления дебиторки играет немаловажную роль. Именно благодаря ей в отчетности будет представлена реальная величина дебиторской задолженности. Ведь по сомнительной задолженности в бухучете должен создаваться соответствующий , а безнадежные долги и вовсе подлежат списанию с баланса. Поэтому нереальная к получению дебиторка в балансе показана не будет, а величина сомнительных долгов будет скорректирована. А, значит, на основе отчетности пользователь, как правило, сможет сделать обоснованные выводы о реальной величине дебиторской задолженности организации и качестве работы с ней.

Юрист, бизнес-консультант

• в журнале «Профессия Директор», 2008, № 7, стр. 34-37
• в Волгоградском издании «Журнал Руководителя», 2008, № 15/127, стр. 10-12
• в Электронном СМИ «Волгоград в сети» http://www.volgograd.ru/ 31.07.2008 г. по адресу: http://www.volgograd.ru/business/own_business/166378.pub
• в Выпуске № 62 от 30.07.2008 г. Интернет-рассылки Михаила Рыбакова «Советы бизнес-консультанта»

Управление дебиторской задолженностью тема для современного бизнеса более чем интересная. С одной стороны грамотная работа с дебиторской задолженностью способствует повышению прибыльности и рентабельности бизнеса, а с другой стороны - это залог экономической безопасности предприятия. В связи с этим того какая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами на предприятии будет создана, зависит будет ли предприятие эффективным и стабильным.

Как управлять «дебиторкой»?

В отличие от производственных запасов и незавершённого производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятых в организации принципов продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) с последующей оплатой, т.е. в кредит. С учётом этого обстоятельства, решение проблемы управления дебиторской задолженностью на первый взгляд, кажется, лежит на поверхности - ведь что бы не было «дебиторки» надо работать только по предоплате. Безусловно отказ от кредитования своих клиентов весьма эффективен, но к сожалению, подобное решение редко когда модно воплотить на практике. Иногда в силу внешних факторов, например, специфики рыночной конъюнктуры и конкурентной среды, иногда в силу внутренних факторов, например, недостаточной компетентности сотрудников курирующих продажи. В связи с этим наиболее рациональным будет не отказ от работы на условиях отсрочки платежа, а построение эффективной системы управления дебиторской задолженностью.

Зачастую возникает вопрос, а чем же всё-таки необходимо управлять? Единственно верный ответ - сотрудниками. Дело в том, что как бы мы не хотели управлять непосредственно товарами или денежными средствами, реальное воздействие мы можем осуществлять только на наших работников, побуждая или заставляя их выполнять определённые действия, либо наоборот воздержаться от таковых. Поэтому, применяя процессный подход, можно сказать, что система управления - это совокупность взаимосвязанных и согласованных друг с другом процессов, позволяющих организации добиваться запланированных результатов. В связи с этим, при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо определить и отрегулировать все процессы, связанные с оценкой кредитоспособности клиентов, подготовкой и заключением сделок с условием последующей оплаты, анализом текущей и просроченной дебиторской задолженности, а также взысканием долгов.

Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо применять комплексный и системный подходы, а не решать отдельно взятые проблемы. В противном случае, позитивный эффект от предпринятых действий будет минимален. Предположим, что есть некая торговая организация, занимающаяся продажей товаров с последующей оплатой. В случае возникновения проблем с оплатой отгруженных товаров, менеджмент компании может принять решение о включение в штат предприятия юриста, которому будет поручено заниматься судебными делами и исполнительным производством. Хотя указанное решение позволит решить проблемы с представлением интересов организации в суде и с судебными приставами-исполнителями, принятые менеджментом меры не решат основную проблему, которая, скорее всего, кроется в неадекватной оценке кредитоспособности клиентов, не использовании способов обеспечения исполнения обязательств и допущении документальных ошибок на стадии отгрузки продукции. Так, например в одной из организаций, периодически возникали сложные ситуации, поскольку товаро - транспортная накладная зачастую передавалась клиенту вместе с продукцией и возвращалась от него с подписью, свидетельствующей о получении груза только спустя несколько дней, после отгрузки. При таких обстоятельствах периодически находились недобросовестные покупатели, которые отказывались в дальнейшем подтвердить факт получения товара и не возвращали подписанные товарно-транспортные накладные.

Таким образом, эффективное решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на принципах системности и комплексности, а также процессном подходе. При этом целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений.

Составляющие системы управления «дебиторкой»

Практика показывает, что трудности и проблемы, с которыми сталкиваются современные компании, кредитующие своих клиентов, вне зависимости от сферы деятельности, достаточно однотипны. Среди наиболее часто встречающихся, можно назвать следующие:

• нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
• не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
• отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени её оборачиваемости;
• не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
• функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Исходя из того, что создаваемая система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами должна урегулировать все процессы, связанные с образованием, документальным оформлением, анализом дебиторской задолженности и взысканием долгов, перечисленные выше типичные проблемы необходимо переформулировать в задачи, получив тем следующий набор стандартных задач:

• провести анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде;
• создать чёткие и понятные для сотрудников компании и контрагентов правила работы с дебиторской задолженностью;
• определить возможную сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту;
• сформировать систему кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов;
• сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления кредита;
• разработать схемы мотивации персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности;
• сформировать процедуры инкассации дебиторской задолженности, в том числе связанные с взысканием просроченной задолженности самостоятельно, а также в судебном порядке;
• построить эффективную систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности.

Решение указанных задач, естественно осуществляется персоналом организации, но в каждом конкретном случае имеет свою специфику, зависящую от численности штата. На крупных предприятиях имеется возможность привлечения широкого круга различных специалистов от менеджеров до юридического департамента, а также служб экономического анализа и безопасности. На малых предприятиях решением описанных задач, как правило, занимаются сотрудники коммерческой службы, бухгалтерия и руководитель. Впрочем, вне зависимости от численности сотрудников, важно поставить перед имеющимися подразделениями соответствующие задачи и контролировать их исполнение. Распределяя полномочия и обязанности между несколькими службами, следует ориентироваться на здравый смысл, функциональные особенности каждой службы, а также профессионализм сотрудников.

Помимо прочего при создании системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами необходимо решить вопрос с использованием программных средств для оперативного информационного обмена и документальным закреплением отрегулированных процессов, а также делегированных прав и возложенных на сотрудников обязанностей.

Что касается информационных ресурсов, то, как показывает практика, можно остановиться на том, что имеется в наличии, главное, что бы все задействованные в процессе управления дебиторской задолженностью сотрудники могли вовремя получить интересующую их информацию. Вполне подойдут «1С:Предприятие», Excel, либо Access.

При наличии финансовой возможности и желания можно приобрести и внедрить специализированную программу.

Относительно документального закрепления созданной системы управления дебиторской задолженностью и работы с долгами следует отметить, что это весьма желательная, однако, существенно зависящая от специфики конкретной организации мера. На крупных предприятиях, безусловно, необходимо написать и утвердить соответствующие приказы, процедуры и регламентами и ознакомить с ними весь персонал, участвующий в работе с «дебиторкой». Что касается небольших предприятий с численностью 5-15 человек, то там возможно, можно обойтись без создания системы процедур и регламентов, добившись от подчинённого персонала понимания и исполнения соответствующих стандартов работы дебиторской задолженностью и долгами.

Работа с просроченной «дебиторкой» и долгами

Как бы не была чётко и отлажена на предприятии система оценки кредитоспособности клиентов, это не даст полной гарантии отсутствия просроченной дебиторской задолженности и безнадёжных долгов. Даже столь крупные и профессиональные игроки рынка - банковские и кредитные учреждения имеют дело с мошенническими действиями и несвоевременным возвратом кредитов. Именно поэтому наличие просроченной дебиторской задолженности свидетельствует отнюдь не о том, что созданная на предприятии система работы с дебиторской задолженностью неё работает, а о том, что необходимо грамотно отрегулировать её модуль, касающийся взыскания имеющихся долгов. За время действия Гражданского, Уголовного, Гражданско-процессуального и Арбитражно-процессуальных кодексов РФ, а также Федерального закона «Об исполнительном производстве» накопилась достаточная практика по эффективному взысканию долгов, использовать которую может каждый бизнесмен. Квинтэссенцию данной практики составляет так называемый «Арсенал кредитора», то есть набор мер позволяющих эффективно воздействовать на должника. Каждый из инструментов «Арсенала кредитора» необходимо применять в зависимости от ситуации (статуса должника, количества дней просрочки и т.п.). В любом случае, вне зависимости от выбранных мер, важно придерживаться двух принципов: постоянства поддержания контакта, а также адекватность формы воздействия на должника.

Имеющиеся в «Арсенале кредитора» меры можно разделить на три основных блока:

• Предварительные (досудебные меры)
• Судебные процедуры
• Исполнительное производство

Давайте рассмотрим их более подробно. Предварительные (досудебные) меры включают личные встречи (переговоры) с руководством неплательщика, телефонные звонки, направление писем и претензий. Важно отметить, что такие меры как переговоры и звонки, по большому счёту, должны применяться не только на досудебной стадии, но и в течение всего процесса возврата дебиторской задолженности. Они позволяют непрерывно осуществлять наблюдение за поведением и настроем должника, а, кроме того, формируют у последнего образ настойчивого кредитора, с которым надо как можно быстрее расплатиться.

Судебные процедуры инициируются путём подачи соответствующего искового заявления в суд. Подавая исковое заявление о взыскании просроченной задолженности также желательно подать и заявление о наложении обеспечительных мер, скажем, в виде наложения ареста на имущество должника в размере заявленных исковых требований. Согласно положениям действующего процессуального законодательства (ст. 139 ГПК РФ и ч. 2 ст. 90 АПК РФ) обеспечительные меры принимаются судом на любой стадии процесса, если непринятие этих мер может затруднить или сделать невозможным исполнение судебного акта, а также в целях предотвращения причинения значительного ущерба заявителю.

На стадии исполнительного производства возможны два пути, первый из которых заключается в самостоятельном взыскании суммы долга, путём предъявления исполнительного листа в банк или иное кредитное учреждение, обслуживающее должника в рамках положений статьи 8 Федерального закона «Об исполнительном производстве», а второй в предъявлении исполнительного листа для исполнения в соответствующее подразделение службы судебных приставов.

Помимо указанных основных мер также можно использовать ряд дополнительных мер, стимулирующих должника погасить долг. В числе указанных мер можно назвать:

• Подачу заявления в территориальное подразделение Службы судебных приставов о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности по статье 177 Уголовного кодекса РФ и/или за неисполнение решения суда по статье 315 Уголовного кодекса РФ.
• Подача заявления в подразделение ОБЭП о привлечении руководителя организации-должника к уголовной ответственности за мошенничество по статье 159 Уголовного кодекса РФ (если имеются данные, что должник изначально не собирался расплачиваться с кредитором)
• Инициирование в отношении должника процедуры банкротства
• Публикация в СМИ материала (имеющего соответствующее документальное подтверждение) об уклонении должника от погашения задолженности и/или информирование банковских (кредитных) учреждений и потенциальных партнёров неплательщика о наличии «долгового инцидента».

Перечисленные меры эффективны именно как дополнительные. То есть параллельно с исполнительным производством, разумно попробовать возбудить уголовное дело в отношении руководителя организации-должника. Зачастую, только сам факт обращения с подобным заявлением в правоохранительные органы позволяет отрезвляюще воздействовать на должника и решить проблему неплатежа. Что касается инициирования процедуры банкротства, то данная мера эффективна только в том случае, если предприятие - должник реально ведёт деятельность и имеет активы. В таком случае у собственника предприятия, скажем, при назначении конкурсного управления, возникает угроза ухода предприятия из-под контроля. Что касается публикаций в СМИ, информирования клиентов и партнёров должника, то эта мера хороша, если компания-должник имеет хорошую деловую репутацию, а подобные сообщения могут негативно отразиться на имидже неплательщика. Разумеется, для данного действия требуется хорошая документальная подготовка. В противном случае велик риск погрязнуть в судах по искам организации - должника о защите деловой репутации и возмещении убытков, причинённых распространением недостоверной информации.