Порядок учета и состав командировочных расходов. Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:
- учет командировочных расходов;
- учет расходов на проезд;
- учет расходов на проживание;
- выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.
Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Продолжительность командировки 5 дней.
Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.
Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.
Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Оплата суточных
За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.
Расходы на проживание в командировке
Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.
Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.
Транспортные расходы
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.
Авансовый отчёт
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.
Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.
| Вид расхода | Расходы, руб. в сутки | Cутки | Расходы, руб. |
| Суточные | 700 | 5 | 3 500 |
| Проживание в гостинице | 3 540 | 5 | 17 700 в т.ч. НДС 2 700 |
| Проезд | 5 900 в т. ч. НДС 900 |
||
| ИТОГО | 27 100 |
Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.
Кт 50 "Касса" 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.
Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.
Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.
Произведен расчет с подотчетным лицом
Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 10 000 | 27 100 |
| 17 100 | |
Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.
Кт 50 "Касса" 17 100 руб.
Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.
| 71 "Расчеты с подотчетными лицами" | |
| 10 000 | |
| 3 500 | |
| 17 700 | |
| 5 900 | |
| 17 100 | |
| 27 100 | 27 100 |
| 0 | |
Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка - это поездка в производственных целях.
Документальное оформление командировки
Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.
Выдача аванса
Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.
Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.
Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:
Если осуществляется перечисление на карту работника:
В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения , так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.
В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.
Суточные
За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11 , п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.
Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.
Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.
Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 .
Иные командировочные расходы
Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.
Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:
Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:
Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:
В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:
Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:
Дт19 Кт71 - учтен НДС по командировочным расходам;
Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 - произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.
Командировочные расходы в договоре с заказчиком
Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.
Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989).
Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ .
Особенности учета расходов в зарубежной командировке
При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.
Существенное отличие - определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств - в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.
Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.
За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении - по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.
С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.
Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).
Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.
Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).
В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).
Авансовый отчет работника
Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках - это три рабочих дня после возвращения из командировки.
Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.
Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.
Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).
При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:
Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;
Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;
Дт 70 Кт71 - удержан из заработной платы работника остаток аванса.
Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.
Когда организация направляет сотрудника в командировку, она обязана начислить и выплатить ему суточные. Выплата их происходит непосредственно перед отъездом сотрудника, совместно с другими командировочными.
Суточные в командировке
Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.
Важно! Если работодатель не выдает сотруднику суточные до поездки, то после нее выплата должна производиться с учетом процентов!
Разберем поэтапно оформление сотрудника в командировочную поездку
- Количество дней командировки
В командировочные необходимо включить:
- Все дни пути, включая выезд до места и обратно;
- Дни командировки, даже если на это время часть дней составляют выходные и праздничные дни;
- Дни задержки, если она была вынужденной;
Днем отъезда считается та дата, в которую сотрудник выезжает в командировку из того населенного пункта, в котором он работает. День возвращения определяют по аналогии, то есть это дата прибытия сотрудника в населенный пункт, где он трудится. Причем не имеет значение, в какое именно время приехал сотрудник. Дата отправления и возвращения берется та, что указана в билетах сотрудника. Например, дата и время отправления поезда 10 ноября 23.59 ч. Несмотря на то, что до следующих суток осталась всего 1 минута, суточные за 10 ноября должны быть выплачены в 100% размере.
Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.
Подробнее на примере
Петрова О.П. работает бухгалтером в г. Москва. Ее отправляют в командировку на самолете, вылет которого планируется из аэропорта 10 ноября в 0.50 ч. До аэропорта добраться в среднем можно за 50 мин., но чтобы пройти регистрацию на рейс, выехать Петровой придется хотя бы за 1,5 часа до самолета, а это уже 9 ноября. Соответственно 9 ноября принимаем за первый день командировки и суточные за него начисляем в полном размере.
Тот же принцип нужно применять и ко времени возвращения сотрудника. Даже если время прибытия назад – 00.01 ч и в этот же день сотрудник выходит на работу – суточные за этот день выплачиваются.
- Дни за границей. Отдельно следует выделить определение дней командировки, которые сотрудник проводит за границей. Такие командировки, как правило, оплачиваются в более высоком размере. Определяются такие дни с того момента, как сотрудник пересек границу РФ. При возвращении день въезда уже в расчет не включается. По нему расчет производят уже исходя из суточных, выплачиваемых при командировках по РФ. Дату как выезда и прибытия определяют как по отметке в загранпаспорте, так и по проездному документу.
- Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ. Полученные результаты складывают и получают общую сумму выплаты.
Важно! Размер суточных организация определяет самостоятельно! Главное утвердить суммы во внутренних документах компании. Пример такого документа – положение о командировках.
Важно! Если сотрудник направляется в загранкомандировку, то суточные ему можно выдать рублями, либо валютой.
- Однодневные командировки. Отдельно стоит рассмотреть однодневные командировки по РФ и за ее пределы. При поездках по РФ, ограниченных одним днем, когда сотрудник может возвращаться каждый день домой, выплата суточных не положена. Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет. В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.
Расчет налогов и страховых взносов с суточных
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
Пример расчета суточных при загранкомандировке
Петрову О.П. направляют в командировку в г. Минск на 4 календарных дня, с 13 по 16 ноября. Суточные для командировки в организации предусмотрены следующие:
- Для загранкомандировок – 45 евро;
- Для командировок по РФ – 950 рублей в день.
До отъезда Петровой выплатили сумму в размере 4500 рублей. По приезду, Петрова предоставила документы, из которых следует, что Петрова уехала в Минск 12 ноября, а границу пересекла 13 ноября. Возвращаясь, границу Петрова пересекла 15 ноября, а вернулась 16 ноября.
Суточные Петровой положены следующие:
После предоставленного Петровой авансового отчета, ей были пересчитаны суммы суточных выплат.
Законодательная база
| Законодательный акт | Содержание |
| Постановление правительства РФ №749 от 13.10.2018 | «Об особенностях направления работников в служебные командировки» |
| Глава 24 ТК РФ | «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность» |
| Статья 264 НК РФ | «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией» |
| Статья 217 НК РФ | «Доходы, не подлежащие налогообложению» |
Ответы на распространенные вопросы
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
В числе командировочных затрат, выплачиваемых работнику авансом, присутствует и такой пункт, как суточные. Это так сказать «карманные деньги» командированного, которые он тратит на пропитание и прочие мелочи, которые достаточно сложно либо нереально удостоверить документально. Подлинно, суточные являются исключительным видом командировочных затрат, тот, что работник не обязан подтверждать первичными документами.
Вам понадобится
- форма авансового отчета №АО-1, сумма суточных
Инструкция
1. Авансовый отчет – форма, которую коллективно заполняют командированный работник и бухгалтер предприятия. Она служит для обоснования списания затрат на командировку в бухгалтерском и налоговом учете организации. На лицевой стороне формы указывается всеобщая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток либо перерасход средств, если таковые имеются.
2. Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предуготовлена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к авансовому отчету. Ее заполняет работник. От того что сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать всеобщей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные тут также обязаны быть упомянуты. Но от того что никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предуготовленные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник легко пишет в графе «Название документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по такое-то число», а в графе «Сумма расхода» – сумму, выданную в качестве суточных. Огромнее ничего писать насчет суточных не необходимо. Закономерность учета этих расходов в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный нрав самой командировки, а также приказ о направлении в командировку и проездные документы.
3. Суточные учитываются организацией в размере фактических расходов. Право не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является лимитацией самого размера суточных. Тем не менее, принимая во внимание присутствие этого норматива, в авансовом отчете неукоснительно нужно указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.
Примерно всякий начальник сталкивается с необходимостью отправляться в командировки либо посылать работников для решения каких-нибудь вопросов, касающихся процветания кампании. Такие обстановки, безусловно, подразумевают некие затраты, которые именуются командировочными затратами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.
Вам понадобится
- – авансовые отчеты;
- – чеки;
- – квитанци;
- – авиа и ж/д бмлеты;
- – разные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо служб.
Инструкция
1. Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим работникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения начальника. Денежные средства обязаны быть выданы работнику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам нужно отразить это в бухгалтерском учете дальнейшей проводкой: Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К50 «Касса» либо 51 «Расчетный счет».
2. Бывают командировки иностранные, в этом случае работнику выдают денежные средства в зарубежной валюте. При таком расчете вам надобно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Русской Федерации на дату оформления авансового отчета. В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на командировку) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена курсовая разница).
3. Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, разные чеки, а также выписки с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы сознаются в том периоде, в котором они были осуществлены.
4. Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обыкновенным видам деятельности и учитываются при расчете налога всецело. Так, скажем, если поездка была связна с покупкой физических ценностей, то потраченные средства нужно включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка основных средств, то, соответственно, затраты формируют изначальную стоимость этих активов организации.
Служебные поездки, либо командировки, влекут за собой некоторые затраты, скажем, на проезд, проживание, службы связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному работнику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, убыточные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер либо же сам работник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).
Вам понадобится
- – подтверждающие документы;
- – план счетов;
- – калькулятор.
Инструкция
1. Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, обязаны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы обязаны предоставить квитанцию и товарную убыточную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, название товара. В товарной убыточной неукоснительно должна присутствовать синяя печать организации.
2. Позже того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите название компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).
3. Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите название структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Предназначение аванса» укажите «командировочные расходы».
4. Заполните таблицу. Вначале впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите вывод, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только применяя бухгалтерский язык, то есть сделайте проводки. Для этого вам потребуются подтверждающие документы.
5. Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, название, сумму расходов, дебетовый счет. Скажем, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. Позже того как записи внесены – подведите вывод. Подпишите у подотчетного лица.
6. Вернитесь к заполнению первого листа. В таблице, где необходимо было указать бухгалтерские проводки, укажите поэтапно расходы. В дебет впишите тот же счет, что и на оборотной стороне формы, а в кредите – 71.
7. Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте число подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.
Налоговым правом определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим больше одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, расположением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется эксперт по служебным делам.
Вам понадобится
- – Налоговый кодекс РФ;
- – документы работника;
- – коллективный договор либо расположение о командировке;
- – Трудовой кодекс РФ.
Инструкция
1. Закрепите размер суточных во внутреннем документе фирмы. Это может быть расположение о командировках, коллективный договор. Вы вправе установить различные суммы искупления затрат для отдельных категорий работников. К примеру, суммы оплаты суточных экспертов, трудящихся на управляющих должностях, и рядовых работников могут значительно отличаться.
2. Для работников, отправленных в командировку в один регион РФ, размер суточных один, а для экспертов, выехавших по делам компании в иную область, сумма затрат возмещается в другом размере. Помимо того, суммы будут напрямую зависеть от яруса жизни в той либо другой области РФ. К примеру, в Москве жилье значительно подороже, чем в Костроме. Следственно, и оплачиваться командировка в столицу будет в большем размере.
3. При налогообложении расходы на командировку, включая суточные , включаются в суммы, снижающие налоговую базу по выручки. Суточные и иные расходы на поездку по служебным делам подтверждаются документально, обоснованы и связаны с приобретением дохода.
4. Но в НК РФ есть оговорки, которые заключаются в дальнейшем. Для работников, которые командируются в другие города внутри страны, установлен определенный размер суточных, тот, что может быть включен в другие расходы. А для экспертов, выезжающих в другие страны, зафиксирована максимальная сумма суточных, которая сокращает базу по выручки. Вы вправе коллективным договором установить и крупные сумы искупления, но с размера, превышающего твердую сумму, вы уплатите налог.
5. Выплачивайте суточные работникам в зависимости от числа дней, проведенных в командировке. В выходные и торжественные дни начисляйте двойственный размер, но если работнику дается добавочный отгул, рассчитывайте суточные, исходя из установленной суммы. Одинарный размер суточных выплачивается за время нахождения в командировке в торжественные дни, когда эта норма входит в норму рабочего времени.
Стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.
Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к . Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по -то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также о направлении в командировку и проездные документы.
Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во наличие этого норматива, в отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.
Источники:
- Письмо Минфина РФ от 22 марта 2006 г. №03-03-04/1/271
- списание авансового отчета
Почти каждый руководитель сталкивается с необходимостью отправляться в командировки или посылать сотрудников для решения каких-либо вопросов, касающихся процветания кампании. Такие ситуации, естественно, подразумевают некие затраты, которые называются командировочными расходами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.
Вам понадобится
- - авансовые отчеты;
- - чеки;
- - квитанци;
- - авиа и ж/д бмлеты;
- - различные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо услуг.
Инструкция
Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим сотрудникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения руководителя. Денежные средства должны быть выданы сотруднику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам необходимо отразить это в бухгалтерском следующей : Д71 «Расчеты с подотчетными » К50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».
Бывают командировки заграничные, в этом случае сотруднику выдают денежные средства в иностранной валюте. При таком расчете вам нужно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Российской Федерации на дату оформления . В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на ) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена ).
Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, различные чеки, а также с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы признаются в том периоде, в котором они были осуществлены.
Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обычным видам деятельности и учитываются при расчете налога полностью. Так, например, если поездка была связна с покупкой , то потраченные средства необходимо включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка , то, соответственно, затраты формируют первоначальную стоимость этих активов организации.
Служебные поездки, или командировки, влекут за собой некоторые затраты, например, на проезд, проживание, услуги связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному сотруднику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, накладные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер или же сам сотрудник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).
Вам понадобится
- - подтверждающие документы;
- - план счетов;
- - калькулятор.
Инструкция
Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, должны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы должны предоставить квитанцию и товарную накладную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, наименование товара. В товарной накладной обязательно должна присутствовать синяя печать организации.
После того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите наименование компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).
Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите наименование структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Назначение аванса» укажите «командировочные расходы».
Заполните таблицу. Сначала впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите итог, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только используя бухгалтерский язык, то есть сделайте . Для этого вам понадобятся подтверждающие документы.
Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, наименование, сумму затрат, дебетовый счет. Например, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. После того как записи внесены – подведите итог. Подпишите у подотчетного лица.
Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте количество подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.
Источники:
- заполнение авансового отчета по командировке
Налоговым законодательством определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим более одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, положением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется специалист по служебным делам.
