Объяснительная записка в налоговую о непредоставлении декларации. Пояснение в налоговую по убыткам
Сопроводительное письмо в налоговую - это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.
Как написать сопроводительное письмо в налоговую
Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.
В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.
После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.
Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.
Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:
- Высылаем Вам…
- Направляем Вам…
- Представляем Вам…
Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.
Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.
Образец сопроводительного письма в налоговую
О направлении документов
Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.
Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.
Получили письмо от налоговой с требованием объяснить данные? В этой статье вы найдете образцы пояснений на разные запросы: о причинах убытков, о высокой доле вычетов по НДС, о несовпадении баз по НДС и налогу на прибыль и другие. Скачивайте, вносите данные своей компании и смело отправляйте пояснительную записку в ИФНС.
Вы получили письмо от ИФНС с требованием пояснить данные, допустим, в декларации по НДС или по налогу на прибыль. Вам необходимо оценить ситуацию и найти причины, по которым запрашивают информацию. Затем составить правильный ответ на требование налоговой. Образцы в этой статье помогут вам это сделать.
Если вы не найдете образца нужного пояснения в этой статье, зайдите в Там вы найдете 34 образца пояснительных записок не только для ИФНС, то и для фондов.
Пояснения о причинах и размере убытков в декларации по налогу на прибыль
Если ухудшения показателей не нашли отражения в предыдущей отчетности, а в этой сразу же начались убытки, то это выглядит все очень спорно и подозрительно. При этом в ответе на требование налоговой необходимо пояснить следующее:
- раскрыть динамику запрашиваемой статьи учета, то есть наглядно на цифрах показать, что привело к убытку.
- дать краткое письменное пояснение причинам произошедшего.
Вправе ли налоговики требовать пояснения по убыткам прошлых лет?
На какие запросы можно не отвечать, пояснил Михаил Мухин , главный эксперт-координатор Центра финансовых экспертиз и аудита:
Конечно, у каждой компании и в каждой отдельной отрасли они могут быть разными, но основными можно считать следующие:
- сокращение объема производства или продаж из-за кризиса, нестабильной ситуации на рынке и в экономике;
- падение спроса на продукцию и как следствие, вынужденное понижение цен на нее;
- большая курсовая разница, то есть рост затрат из-за снижения курса рубля по отношению к иностранным валютам;
- крупные затраты (ремонт, редизайн, покупка оборудования, долгосрочные инвестиции и т. п.).
Все указываемые в пояснениях причины лучше подтвердить документально. Всем, чем можете – выписки, решение совета директоров, накладные и иными документами, предусмотренными п. 4 ст. 88 НК РФ. Это поможет предотвратить дальнейшие расспросы от налоговой и возможную выездную проверку в компанию.
Унифицированного бланка для подобных письма о даче пояснений не разработано, поэтому составьте пояснительную записку в налоговую по требованию инспекции в произвольной форме. За основу можете взять образец, прикрепленный ниже. Ссылка на скачивание также прикреплена.
Пояснительная записка по требованию пояснений по НДС
Важно: с 01.01.2017 года отвечать на запросы по НДС-декларации следует в электронном виде. Так как все компании обязаны поэтапно перейти на подобный документооборот. Однако, если каким-то образом ваша компания предоставляет НДС отчетность на бумажном носителе, то вы можете отвечать ведомству в бумажном виде.
Ошибки в реквизитах счетов-фактур
Самая популярная причина, по которой инспекторы направляют компаниям требования на пояснения, - нестыковки в зарегистрированных счетах-фактурах. Проверочная программа налоговиков сверяет сведения из разделов 8 и 9 декларации с данными контрагентов.
В эти разделы деклараций сведения автоматически попадают из книг покупок и продаж. Расхождения могут возникнуть по разным причинам. Например, при регистрации счета-фактуры бухгалтер указал неверный ИНН контрагента, номер счета-фактуры, дату или сумму. Программа налоговиков не сможет найти парный документ и направит компании автотребование пояснить расхождение или подать уточненку.
Ответить на запрос компания должна электронно по утвержденному формату (приказ ФНС России от 16.12.16 № ММВ-7-15/682@). Но даже если вы направите простое электронное письмо с пояснениями, инспекторы не вправе вас оштрафовать. Главное, направьте ответ электронный, а не на бумаге (решение ФНС России от 13.09.17 № СА-4-9/18214@). Бумажные пояснения инспекторы не примут.
Безопаснее и проще направить все-таки формализованный ответ через спецоператора. Ведь в таком случае пояснения формируются автоматически и по установленным правилам. Если нашли ошибку в декларации, которая привела к искажению налога, подайте уточненку. В таком случае отправлять пояснения не обязательно.
Ошибиться в регистрации счета-фактуры может и партнер. Если вы уверены, что спорные записи отразили в декларации корректно, перенесите данные в пояснения. Этим вы потвердите их.
Чтобы направить пояснения или уточненку, у вас есть пять рабочих дней. Если опоздаете или вовсе проигнорируете запрос, компанию оштрафуют на 5000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года штраф - 20 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 129.1 НК РФ).
Продавец не отразил реализацию
Программа инспекторов может выявить расхождения и направить автотребование из-за того, что продавец не отразил реализацию в своей декларации. Проверьте реквизиты счета-фактуры и уточните у контрагента, почему он не включил счет-фактуру в книгу продаж. Если партнер просто забыл это сделать, попросите его подать уточненку и предоставить вам выписку из книги продаж.
Налоговики не вправе снимать вычеты компании из-за действий контрагента. Но инспекторы могут заподозрить, что компания участвует в схеме и основная цель сделки - уход от налогов. В таком случае проверяющие воспользуются новой статьей 54.1 НК РФ. Компания не вправе применять вычеты, если нет реальной сделки.
В этом случае отправьте налоговикам отчеты о должной осмотрительности и мониторинге поставщиков при выборе. Эти документы можно сформировать в один клик в сервисе « ».
Получить бесплатный доступ к сервису
Высокая доля вычетов
На углубленной камеральной проверке инспекторы сверяют заявленный компанией вычет со средним показателем по региону. Если у вас вычет больше, чем в регионе, инспекторы могут запросить пояснения на основании статьи 31 НК РФ. Автотребования по таким расхождениям программа не выставляет.
Когда получите требование от инспектора, проверьте, нет ли ошибки в декларации. Если нашли неточность, из-за которой завысили вычеты, вначале доплатите налог, пени и сдайте уточненку. Дополнительные пояснения тогда не нужны, но важно уложиться в пять рабочих дней.
Если в отчетности все правильно, сообщите, что высокая доля вычета не ошибка, и поясните причины роста вычетов (см. образец 2). Например, в прошедшем квартале организация закупила товаров больше обычного или велись ремонтные работы. К пояснениям приложите копии книг покупок и продаж, счетов-фактур с большими суммами НДС.
Как написать пояснительную записку в налоговую в ответ на требование
Перед тем как писать ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений (образец есть выше), посмотрите письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071. В нем перечислены случаи, при которых следует уведомить о получении требования в компанию. Также не пугайтесь, если на письме нет печати налоговой инспекции, это предусмотрено письмом ФНС РФ от 15.07.2015 № ЕД-3-2/2739@.
Как заполнить шапку пояснительной записки в налоговую
А теперь посмотрим, как написать письмо в налоговую в ответ на требование. Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Если не знаете, как оформить письмо в налоговую в ответ на требование, возьмите образец, прикрепленный выше.
Помните, что форма ответа и сами аргументы должны носить краткую, лаконичную форму, без лишних предисловий и отступлений. Следите за стандартными правилами оформления официальных писем. Итак, в шапке записки должны содержаться следующие данные:
- Вначале справа (можете и слева это сделать, непринципиально) нужно указать адресата, отделение именно той налоговой инспекции, куда направляете ответ. Укажите все контактные данные: номер отделения, ее район, населенный пункт, к которому она относится.
- Далее укажите отправителя письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также контактный номер телефона, по которому с вами можно будет связаться и уточнить возможные вопросы. Конечно, пишите от родительного падежа.
- Далее в ответе следует сослаться на номер требования (внимательно просмотрите письмо, которое вам направили, так обязательно есть исходящий номер), и укажите дату составления своего ответа. Также постарайтесь кратко обозначить суть вопроса. Обычно оформляется в скобках, смотрите фрагмент, прикрепленный ниже.
Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений
После того, как шапка оформлена, приступайте к описанию ситуации и аргументам. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.
Важно: ни в коем случае не подавайте недостоверные или заведомо ложные сведения – их достаточно быстро обнаружат и сразу последуют незамедлительные санкции.
После того как ответ оформлен, заверьте его подписью главного бухгалтера, а также документ обязательно должен подписать руководитель компании.
Что будет, если не предоставить пояснительную записку в ИФНС
А вот тут очень интересная ситуация. Налоговая ответственность за неисполнение требования инспекции о представлении пояснений НК РФ не установлена. Ст. 126 НК РФ на данную ситуацию не распространяется, так как речь не идет об истребовании документов (ст. 93 НК РФ), а ст. 129.1 неприменима, поскольку это не встречная проверка (ст. 93.1 НК РФ).
К административной ответственности по ст. 19.4 КоАП РФ в данном случае привлечь также не могут. Данная статья применяется за неявку в налоговый орган, а не за отказ от дачи пояснений, на что обращает внимание и сама ФНС РФ (см. п. 2.3 письма ФНС России 17.07.2013 № АС-4-2/12837).
Таким образом, штрафовать за неподачу пояснений инспекторы не вправе. Но все же, несмотря на отсутствие законных оснований для штрафа, пояснения целесообразнее представлять, т. к. это в интересах самого налогоплательщика. Ведь отказ от них может повлечь налоговые доначисления и санкции, на обжалование которых потом придется тратить и время и деньги.
После того, как декларация по НДС сдана в налоговый орган, инспекторы обязательно проводят ее камеральную проверку. Если в ходе этой проверки в декларации будут обнаружены ошибки или высокий удельный вес вычетов, налогоплательщик получит требование о представлении пояснений.
В Налоговом кодексе РФ конкретно не указано, каким должен быть ответ на требование пояснения по НДС. Поэтому при подготовке документов налогоплательщикам приходится руководствоваться рекомендациями, данными Федеральной налоговой службой в письме от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395. В этом же документе приведена форма пояснения в налоговую по НДС. О том, как избежать ошибок при оформлении пояснения вычетов по НДС и общении с налоговой службой, - в материале сайт.
Требование о предоставлении пояснений по НДС
Налоговым законодательством определено, что плательщик должен в течение 5 рабочих дней () предоставить в орган ФНС ответ на требование пояснений по НДС к декларации. Примечательно, что в кодексе нет конкретного указания на момент начала отсчета этого срока. Сами налоговики считают, что за эту дату следует принимать день фактического получения запроса. Об этом сказано в письме ФНС № ЕД-4-15/19395, а также в самой форме документа. На практике эта норма применима только к бумажной форме документа, поскольку при получении запроса от ФНС в электронной форме, налогоплательщик, в силу статьи 23 НК РФ , обязан направить в ответ квитанцию по каналам ТКС через оператора ЭДО о том, что документ был получен. Сделать это нужно не позднее, чем через 6 дней после получения требования о предоставлении пояснений НДС 2016. Поэтому налогоплательщик должен направить ответ раньше, чем подтвердить факт получения им запроса. Парадокс, но с налоговиками в мелочах лучше не спорить. Ведь далеко не факт, что при возникновении спора по срокам и обращении в суд мнение налогоплательщика совпадет с мнением арбитров. Тогда как ФНС свое мнение уже высказала довольно неоднозначно.
Как написать пояснение по налогу на добавленную стоимость?
Пояснения по НДС к декларации налогоплательщик имеет право представить в свободной форме. Хотя чиновники предусмотрительно разработали образец пояснений по НДС, которым, при желании, можно воспользоваться.
Этот документ представляет собой несколько таблиц, в которых можно указать учетные данные и реквизиты документов, а также объяснить причины расхождений. Каждая таблица посвящена отдельному поводу, к примеру есть пояснения высокого удельного веса НДС.
Прежде, чем заполнять документ, к нему необходимо написать вводную записку. В ней указывается кем и за какой налоговый период дан ответ на пояснения налоговой по НДС, а также приводится количество листов документа и номер корректировки. Как это сделать, указано ниже.
Кроме того, перед составлением документа необходимо понять суть того, что хочет ФНС. Для этого налоговики в своем требовании указывают на допущенные плательщиком ошибки, используя специальную кодировку. В письме налоговая служба приводит расшифровку кодов ошибок в декларации и учетных документах.
Код ошибки 1 означает, что:
- в налоговой декларации контрагента отсутствует запись об операции;
- контрагент не отчитался по налогу на добавленную стоимость за аналогичный период; в налоговой декларации контрагента приведены нулевые показатели;
- ошибки, допущенные в отчете, не дают возможности идентифицировать счет-фактуру и сопоставить ее с данными декларации контрагента.
В этом случае налогоплательщик должен заполнить разделы предоставления пояснения по НДС 2016, приведенные ниже.
Код ошибки 2 означает, что данные об операции между разделом 8 «Сведения из книги покупок» и разделом 9 «Сведения из книги продаж» налоговой декларации за отчетный период имеют расхождения. Это может случиться, если к вычету была принята сумма налога на добавленную стоимость по авансовым счетам-фактурам, исчисленным ранее. В этом случае необходимы пояснения по НДС по авансам.
Код ошибки 3 означает, что данные по операциям между разделом 10 «Сведения из журнала учета выставленных счетов-фактур» и разделом 11 «Сведения из журнала учета полученных счетов-фактур» налоговой декларации, предоставленной в налоговый орган, не соответствуют друг другу. Так может произойти, к примеру, при занесении в декларацию сведений о посреднических операциях налогоплательщика.
И, наконец, код ошибки 4 указывает на допущенную ошибку в любой графе декларации. Обычно при этом инспектор указывает номер такой графы с возможно допущенной налогоплательщиком ошибкой в скобках, рядом с кодом. Предоставление пояснений по НДС может затронуть не только налогоплательщиков, но и налоговых агентов, а также других лиц, указанных в статье 173 НК РФ . В этом случае они должны заполнить раздел 12 формы документа.
В случае заполнения пояснения к декларации на нескольких листах, необходимо заверить каждый лист подписью уполномоченного лица или лично индивидуального предпринимателя. Кроме того, ИП должен проставить на каждом листе реквизиты своего свидетельства о регистрации. На юридических лиц данное требование не распространяется.
После того, как все несоответствия в отчете разобраны и объяснены и даны исчерпывающие пояснения по удельному весу вычетов НДС, документ можно направлять в налоговую инспекцию.
Ответы на наиболее частые вопросы о пояснительной
1. Что писать при расхождении в декларации?
Если налоговый орган запросил пояснения при расхождении данных в декларации по налогу на добавленную стоимость с другими отчетными или учетными данными, необходимо исходить из конкретной ситуации. Нежелательно сразу направлять налоговикам вместе с пояснительной документы, подтверждающие правоту налогоплательщика. Лучше ограничиться детальными цифрами в таблицах.
На вопрос о том, как написать пояснение по НДС, не может быть однозначного ответа. Ведь расхождения могут иметь самый разный характер и быть основаны как на реальных хозяйственных операциях, которые были по разному отражены в отчетах по налогу на прибыль и по НДС (например, при возврате покупателями бракованной продукции, или подтверждения вычета по экспортным операциям), так и из-за банальной ошибки налогоплательщика или проверяющего. Поэтому в документе нужно детально объяснить данные по обоим отчетам либо указать на фактическое отсутствие расхождений.
2. Что делать, если высокий удельный вес вычетов по НДС?
Каждую налоговую декларацию в ФНС проверяют на удельный вес вычетов. Он вычисляется по формуле: сумма, заявленная к вычету, делится на сумму налога, исчисленного к уплате и умножается на 100. Полученное значение в процентном выражении и будет отражать удельный вес вычета.
Пример : По декларации исчислен налог к уплате в сумме 250 тыс рублей, а вычет заявлен в сумме 220 тысяч рублей.
220 000/ 250 000 * 100 = 88%
Удельный вес вычета, превышающий 85%, попадает в зону особого внимания ФНС. Это значит, что, скорее всего, у налогоплательщика, показавшего такие данные, как в примере, запросят пояснения по удельному весу вычетов НДС. Поскольку отказаться от их направления проверяющим у бизнесмена нет возможности, он должен доказать налоговикам, что вычеты не направлены на получение необоснованной выгоды, а все операции, по которым они возникли, направлены на осуществление экономической деятельности и получение прибыли. Важную роль в этом вопросе играет благонадежность контрагентов. Поэтому в пояснительной не лишним будет указать на проведенную в их отношении проверку, по рекомендациям ФНС.
3. Что делать, если низкая налоговая нагрузка?
Налоговая нагрузка по налогу на добавленную стоимость не может быть ниже 100%. Поскольку налоговая база не зависит от наценки и рентабельности бизнесмена. При расчете налоговой нагрузки по другим налогам этот налог исключают из их общей массы наряду с НДФЛ и страховыми взносами. Таким образом, запросить объяснения по причине низкой налоговой нагрузки органы ФНС не могут.
4. Какие существуют требования о представлении пояснений по НДС?
Инспекторы хотят получить после подачи декларации пояснения по НДС, образец которых приведен выше, в виде отдельных таблиц по каждому конкретному коду ошибки. Ответ представляется по месту учета налогоплательщика на бумажном носителе или в электронной форме по ТКМ через оператора электронного документооборота в течение 5 дней с момента получения соответствующего требования. Документ может быть составлен в свободной форме, но при этом должен обязательно отвечать на поставленные в требовании вопросы, а также быть заверен подписью уполномоченного лица. Такая подпись подтверждает достоверность и полноту приведенных сведений. При этом важно помнить, что, если инспекторов не удовлетворят данные пояснения, они могут затребовать на проверку документы и даже осмотреть помещения налогоплательщика. А отказ от дачи объяснений или их задержка может повлечь за собой блокировку операций налогоплательщика по банковским счетам.
Если вы получили письмо из налоговой с требованием представления пояснений, это означает, что налоговикам что-то не понравилось в сданной вами отчетности. Дело в том, что ИФНС проводит камеральную проверку всех полученных деклараций и бухгалтерской отчетности в автоматическом режиме. И при выявлении ошибок в отчетности (противоречий между сведениями в представленных документах, расхождений между сданными сведениями и сведениями, которые есть у налогового органа) ИФНС потребует подать соответствующие пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Кроме того, налоговики вправе запросить пояснения при камеральной проверке декларации, в которой заявлены убытки. И, как правило, по каждой такой декларации действительно запрашиваются пояснения.
Если же вы сдали уточненную декларацию, в которой уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, по сравнению с суммой, заявленной в первоначальной декларации, то налоговики вправе запросить пояснения, обосновывающие изменение показателей (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Пояснения в ходе камеральной проверки
Для подачи пояснений у вас есть 5 рабочих дней со дня получения требования из налоговой инспекции (п. 3 ст. 88 НК РФ). Если пояснения не представить, то вам грозит штраф в размере 5000 руб. (п.1 ст.129.1 НК РФ).
Если же вы решите, что в сданной вами отчетности есть ошибки, вместо пояснений вы можете сдать в налоговую уточненную декларацию (расчет). И в этом случае штрафа за неподачу пояснений, безусловно, не будет.
Подать пояснения в налоговую вы можете:
- или сдав лично через канцелярию;
- или отправив по почте письмом с описью вложения;
- или направив по ТКС.
Что же касается пояснений по НДС, то если вы обязаны представлять декларацию по этому налогу в электронном виде, пояснения вы тоже должны подать исключительно электронные - пояснения на бумаге налоговиками не будут браться в расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Как правильно написать пояснение в налоговую
Пояснения в ИФНС составляются в произвольной форме, за исключением пояснений при камеральной проверке декларации по НДС (об этом вы прочтете ниже).
Если, по вашему мнению, в сданной отчетности ошибок, неточностей и противоречий нет, то так и укажите в пояснениях:
«В ответ на требование от ХХ.ХХ.ХХХХ № ХХ сообщаем, что в декларации по такому-то налогу за такой-то период ошибок не содержится. В связи с этим отсутствуют основания для внесения исправлений в декларацию за указанный период».
Если вы обнаружили, что действительно допустили ошибку в сданной декларации, но эта ошибка не влечет занижение налога (например, техническая ошибка при указании какого-либо кода), то в ответ на требование налоговой о представлении пояснений вы можете:
- или указать в пояснениях, что допустили ошибку, что правильный вариант - такой-то, но такая ошибка не повлекла занижения налоговой базы или суммы налога к уплате;
- или подать уточненную декларацию.
Но если в декларации есть ошибка, влекущая занижение налога, нужно как можно быстрее сдать уточненную декларацию. Сдавать в этой ситуации пояснения бессмысленно (п. 1 ст. 81 НК РФ ; Письмо ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).
Пояснение в налоговую по убыткам
Внимание налоговиков привлекут убытки, полученные в течение 2-х и более лет. В ответ на запрос о причинах убытков вы можете направить письмо-пояснение в налоговую, обосновав в нем, почему расходы превышают доходы. Например, организация недавно зарегистрирована, клиентов еще мало, однако расходы на аренду помещения, содержание персонала и т.д. уже значительны. В пояснениях подчеркните, что все расходы экономически обоснованны и документально подтверждены. Можете подготовить таблицу с указанием основных видов расходов и их суммой за год по видам. Ниже приведена пояснительная записка в налоговую по убыткам (образец).
Пояснение в налоговую о расхождениях в декларациях
Налоговики могут сопоставить данные одной декларации (например, по НДС) с данными другой декларации (например, по налогу на прибыль) или с бухгалтерской отчетностью. И попросить объяснить причину расхождений схожих показателей (в частности, выручки).
Обосновать такие расхождения просто. Ведь правила бухгалтерского учета отличаются от правил налогового учета. Да и порядок определения налоговой базы по разным налогам имеет свои особенности.
К примеру, налоговая база по НДС может не совпасть с суммой дохода в декларации по прибыли, поскольку какие-то внереализационные доходы не облагаются НДС (штрафные санкции, дивиденды, курсовые разницы) (ст. 250 НК РФ).
Пояснение в ИФНС по НДС
У представления пояснений в ИФНС по НДС есть свои особенности. Как мы уже отмечали, пояснения по НДС должны быть представлены в электронном виде, если в обязанности плательщика входит представление именно электронной декларации (п. 3 ст. 88 НК РФ). Кроме того, эти пояснения должны быть представлены по утвержденному формату (утв. Приказом ФНС от 16.12.2016 N ММВ-7-15/682@). И если плательщик подавал пояснения в электронном виде, но не в том формате, то ему грозил штраф (п.1 ст.129.1 НК РФ). Правда, в сентябре 2017 года ФНС вынесла решение (Решение ФНС от 13.09.2017 № СА-4-9/18214@), в котором говорится, что плательщика не должны штрафовать за неправильный формат пояснений.
Если же вы имеете право на представление декларации по НДС на бумаге, то пояснения удобнее дать по разработанным ФНС формам (приложения 2.1-2.9 к Письму ФНС от 16.07.2013 № АС-4-2/12705). Но использование этих форм является правом, а не обязанностью.
К пояснениям при необходимости можете приложить копии отдельных счетов-фактур, выписки из книг продаж и покупок.
Налоговая нагрузка: пояснение
Если налоговики запрашивают у вас пояснения в связи тем, что у вас низкая налоговая нагрузка по сравнению со среднеотраслевым уровнем, то можно ответить им примерно так:
«В декларации по такому-то налогу за такой-то период не допущено неполного отражения сведений или ошибок, которые привели бы к занижению налоговой базы. В связи с этим у организации нет обязанности по уточнению налоговых обязательств за указанный период.
Что касается налоговой нагрузки по основному виду деятельности организации, то ее снижение в таком-то периоде вызвано следующими обстоятельствами: уменьшением доходов и увеличением расходов организации».
И дальше изложите, насколько уменьшилась сумма выручки и выросли расходы за запрашиваемый период по сравнению с прошлыми периодами. И чем это вызвано (уменьшением числа покупателем, ростом закупочных цен и т.д.).
Подробнее о пояснениях, запрашиваемых налоговиками в связи со снижением налоговой нагрузки, мы рассказывали в отдельной , где приводили также образец оформления соответствующих пояснений.
При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых предоставить пояснительную записку в налоговую по требованию (образец мы предлагаем для НКО) обязательно, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:
- Ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия. В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет.
- В корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор может заподозрить умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения.
- В сданной декларации по налогу на прибыль отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовить пояснительную записку по убыткам можно заранее.
Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (Письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).
На некоторых запросах может отсутствовать гербовая печать. Отвечать на такие требования все равно придется — такие пояснения даны в Письме ФНС РФ от 15.07.2015 № ЕД-3-2/2739@.
Как составить
При составлении пояснительной записки руководствуемся следующими правилами:
- Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
- Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснительная записка. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
- Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
- В описательной части пояснительной записки детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую нужно объяснить.
- Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, приложите к пояснительной записке копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.
Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключение из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в Письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.
Что будет, если не ответить на требование ФНС
Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснительной записки налоговики не могут:
- статья 126 НК РФ не является основанием для наказания, так как предоставление пояснений не относится к предоставлению документов (93 НК РФ );
- статья 129.1 НК РФ неприменима, так как запрос письменных объяснений не является «встречной проверкой» (93.1 НК РФ );
- статья 19.4 КоАП — не аргумент, наказание применимо только при неявке в территориальную инспекцию.
Аналогичные пояснения даны в п. 2.3 Письма ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837.
Бланк и готовые образцы для разных ситуаций
Итак, предлагаем общий бланк пояснительной записки, которая подойдет практически для любой ситуации:
Теперь представим несколько готовых образцов пояснительной записки, которые потребуются учреждению в определенных обстоятельствах.
НДФЛ начислен неверно
Ошибка встречается нечасто, но все же имеет место быть. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительную записку, но и сформировать корректирующую отчетность (справку 2-НДФЛ).
Для такой ситуации подойдет пояснительная записка в любом виде. Если вы не знаете, как правильно написать пояснительную записку, образец поможет справиться с задачей.
Ошибки и расхождения по НДС
Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.
Самые популярные ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причиной данного расхождения может быть только невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур. Либо техническая ошибка при выгрузке данных.
В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».
Расхождения в отчетности
Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в представленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить пояснительную записку по данному вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.
Также причиной такой нестыковки могут быть разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в пояснительной записке.
Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.
Снижение налоговой нагрузки
Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснительной записки, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).
В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В пояснительной записке опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая может затянуться на несколько месяцев.
Что писать в пояснительной записке:
- Снижение зарплатных налогов. Причинами могут быть сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
- Снижение прибыли может произойти из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к пояснительной записке копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
- Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснованием может быть расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).
Причин снижения налоговой нагрузки может быть довольно много. Придется разбираться в каждом конкретном случае.
