≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Что такое индекс документа? Что значит «индекс документа»? Что такое индекс документа в квитанции налоговой.

Согласно введенным в 2014 году новшествам Налогового кодекса РФ все бланки квитанций по оплате налогов, пошлин и других платежей физических и юридических лиц, проходящие через банк, должны быть оснащены специальным номером - личным индексом документа, который присваивает налоговый орган. УИН представляет собой установленный порядок цифр (их обычно 20) и дает возможность распознать предназначение платежной операции и самого плательщика. Те же сведения содержит штрихкод, считывающийся автоматическим устройством.

Положения налогообложения

Налогами называются неукоснительные платежи, которые систематически собирают государственные органы для пополнения бюджета страны и дальнейшего распределения денежных средств между субъектами РФ. Налоговой системой является комплекс всех пошлин и акцизов, взыскиваемых с граждан согласно Налоговому кодексу. Сборы неизбежны для субсидирования государственных служб. Строение службы налогообложения квалифицируют степень ее юридического и экономического совершенства. В нашей стране существует многоуровневая налоговая система, складывающаяся из федерального, территориального и муниципального уровней.

Действенность сбора платежей гарантирована выполнением основных условий, предписаний и правил начисления налогов. К ним относятся:

• принцип объективности, предполагающий равномерное распределение платежей пропорционально прибыли;
• принцип однозначности, обозначающий, что о ставке и порядке оплаты требуется заблаговременно информировать плательщика;
• принцип комфортности, состоящий в возможности налогоплательщика выбирать удобные для себя сроки и пути оплаты;
• принцип бережливости, подразумевающий уменьшение себестоимости взимания налогов.

Обозначение показателя квитанции

Квитанция для налоговой инспекции - это форма для самостоятельного расчета по госпошлинам, налогам и другим сборам, поступающим в госбюджет. Каждый налогоплательщик, начиная с 2014 года, получил персональный индекс, включающий закодированную информацию о проводимом платеже. Потребность во введении подобной идентификации продиктована упорядочением поступлений разнообразных видов налоговых платежей и устранением просчетов и погрешностей в платежных документах. Посредством УИН определяется назначение оплаты. Индекс документа в налоговой квитанции считается непременным:

• для оплаты обслуживания, оказываемого территориальными либо местными госструктурами;
• при переводе налоговых транзакций, пополняющих государственный бюджет;
• при оплате административных штрафов.

На квитанциях, предназначенным физическим лицам, номер определяется автоматически. Отступлением от правила является налоговая плата юрлиц и ИП. Они формируют шифр сами с опорой на показатели, указанные в системе государственных и муниципальных платежей.

Цели формирования УИН

УИН отличается уникальностью шифра, который нигде не дублируется. Цифровое значение кода создается налоговым органом, ответственным за получение платежа. Обычно индекс указан на документах: квитанциях и извещениях по оплате административных взысканий. Он способствует систематизации большого потока платежей.

На любом уведомлении о необходимости оплаты можно найти цифровое значение УИН, обычно оно подписано как «индекс документа». В случае неполучения либо утери бланка личный номер можно взять в региональном отделении налоговой инспекции, куда следует обратиться, чтобы сотрудник выдал лично заявителю бланк квитанции с персональным индексом. В наши дни, когда большинство налогоплательщиков владеют информационными технологиями, можно на сайте налогового органа самостоятельно посмотреть свой шифр и получить квитанцию с уникальным кодом посредством специальной услуги налоговиков. Там же можно проверить правильность заполнения полей на бланке. В таком случае код формируется автоматически при введении сведений о плательщике.

УИН механически вписывается в следующие виды платежных документов и квитанций:

• уплата взноса за регистрацию недвижимого имущества;
• расчет за госпошлины;
• платеж транспортного налога;
• уплата за различные справки;
• оплата административных проступков;
• платеж за выписку из госреестра;
• расчет за недоимку;
• погашение штрафов;
• уплата пени.

Значение уникального кода

Неповторимость индекса налогового документа обусловлена закодированными в нем сведениями об адресате платежа, его типе и плательщике, а также контрольной цифре, служащей подтверждением. Из 20 цифр (в особых случаях 22):

1. цифры с 1 по 3 означают шифр получателя перечисления или исполнительного учреждения, которому направлен трансферт (кодом ФНС является 182);
2. 4 по порядку число выражено нулем, оно временно не используется;
3. цифры с 5 по 19 означают номер квитанции и операции по переводу;
4. цифра 20 является номером, созданным по заданной последовательности и являющимся контрольным числом.

Узнать индекс документа можно различными способами. Это обусловлено типом бланка квитанции.

Учреждения ИФНС, ПФР, ФСС для уплаты штрафов, пени и долгов направляют плательщикам личные извещения о невыполненных обязательствах, в которые включен персональный код УИН. Его следует записать в платежную форму в правой нижней части квитанции по оплате, хотя в некоторых бланках он располагается в самой верхней строке.

В отдельных бланках индекс документа уже внесен для облегчения задачи плательщика, ему необходимо лишь осуществить платеж. В других случаях нет надобности выставления кода. Вместо него можно в нужной рубрике записать сочетание из 20 нулей. К этому виду документов относятся стандартные квитанции по форме ПД-4сб для оплаты налога в Сбербанке. В них нужно записывать только персональные сведения:

• Ф. И. О.;
• ИНН физического либо юридического лица;
• фактическое место жительства.

Оплата по индексу документа

Некоторые коммерческие банки отказались от применения индекса документа. Большинство клиентов пользуется для уплаты налогов Сбербанком. Уникальный код требуется для оплаты посредством сервиса онлайн, в личном кабинете которого в разделе «Оплата налогов» есть кнопка «оплатить по индексу документа». После заполнения полей система самостоятельно находит, куда отправить денежные средства, и подскажет нужную сумму. Услуга позволяет сберечь время, силы, нервы и не позволяет допустить ошибок, обусловленных невнимательностью.

Удобно произвести оплату в автоматических устройствах приема платежей, оборудованных установкой, считывающей штрихкод. Такой способ считается самым быстрым и надежным: нужно просто поднести квитанцию к терминалу и выбрать опцию «оплатить по штрихкоду», после чего останется лишь внести деньги и получить фискальный чек. Сумма высветится на экране, осуществление платежа упрощено до минимума.

Бывают ситуации при создании документации, когда все же вкрадываются ошибки, которые следует проверять, особенно если это касается денег. Чтобы финансы не поступили не на тот счет, необходимо обратиться в налоговую инспекцию с уточнением поступления платежа. Если УИН в интернет-банкинге расходится с прежде осуществленными платежами, лучше производить платеж по ранее известным цифрам.

Еще не все государственные организации перешли к этому удобному способу. Регулярно уникальный индекс применяют налоговые службы и Госавтоинспекция, получающие серьезные перечисления от физических и юридических лиц. Освоили использование УИН социальные организации, информацию о номере можно получить у администрации школ и детских садов, у бухгалтеров, занимающихся заполнением квитанций об оплате услуг.

Таким образом, персональный код УИН позволяет модернизировать регулирование денежных налоговых поступлений в бюджет и их регистрацию, помогает исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, погрешности в обработке информации, а также упрощает и облегчает совершение платежных перечислений. Вот почему универсальный идентификатор с недавнего времени стал непременным атрибутом всех платежных документов на перечисление налогов и иных платежей.

Большинству граждан страны приходится ежегодно уплачивать налоговые платежи и другие виды госпошлин в пользу бюджета.

Ранее для этого требовалось вводить большое количество реквизитов, в которых легко можно запутаться. С недавнего времени в квитанциях из ФНС появился индекс документа, который очень упрощает процесс перечисления денег.

Индекс документа присутствует в квитанциях из ФНС, его необходимо использовать при осуществлении перечислений в бюджет и оплате услуг властей федерального и регионального уровней.

На основании этого у многих граждан возникает вопрос о том, для чего требуется этот индекс, а многих работников коммерческих банков интересует, как его использовать в работе.

Индекс документа (ИД) или уникальный идентификатор начисления (УИН) размещен на квитанциях в виде кода из 20 или 15 цифр, позволяющего идентифицировать гражданина, осуществляющего перечисление и назначение платежа. ИД представлен на платежных документах также в виде штрих – кода, с использованием которого можно осуществить платеж.

• Данный индекс начал использоваться еще в 2014 году после приказа Минфина РФ № 107н, который обозначил наличие ИД как обязательное условие платежного документа.
• Практика сегодняшнего дня показывает, что ИД используется только в портале Сбербанк-Онлайн, в терминалах данного банка. Используют его некоторые коммерческие банки, но их основное большинство данный индекс не задействуют в работе.
• Но наблюдается существенная польза для налогоплательщиков от ИД. При внесении данного индекса в портале Сбербанк-Онлайн для оплаты госпошлин произойдет автоматическое заполнение всех необходимых полей электронного документа. Это поможет обойтись без лишних временных затрат и недочетов во время заполнения.

Где его искать в квитанции

ИД расположен в верхней строчке квитанции над штрих-кодом. Еще раз он продублирован на 2-ой половине платежки над данными налогоплательщика.

Если не получается найти, то можно оплатить автоматически через Сбербанк.Онлайн

• При осуществлении перечисления по квитанции через Сбербанк-Онлайн потребуется совершить вход в раздел «Оплата налогов» и найти вкладку «Оплатить по индексу документа», кликнуть по ней.
• Если перечисление требуется осуществить через терминал или с применением приложения Сбербанк-Онлайн на смартфоне, то достаточно будет того, чтобы система просканировала штрих-код квитанции, в котором зашифрован и ее индекс.
• В банкомате требуется поднести документ под красный световой сигнал, а при оплате через смартфон потребуется сфотографировать квитанцию, находясь в Сбербанке-Онлайн. Электронный документ после этого заполнится автоматически.

Что делать, если его нет

Некоторые квитанции не предусматривают наличие индекса, в этом случае на его месте проставляются нули. Платеж придется осуществлять без данного индекса.

1. Если же квитанция вообще была утеряна, то для определения ее ИД потребуется обратиться в ФНС по месту проживания или собственноручно создать платежку на сайте службы.
2. В ситуации личного обращения в налоговые органы с собой надо иметь паспорт и ИНН. Специалисты, на основе предоставленных документов, осуществят поиск информации о налогоплательщике в своей базе, из которой и сформируют налоговое уведомление с требующимся ИД.

Внимание! Но стоит помнить о том, что получить дубликат квитанции может только налогоплательщик при личном посещении. Третьим лицам он может быть передан лишь в случае наличия у них нотариально заверенной доверенности.

1. Для того чтобы сформировать платежку на сайте ФНС самостоятельно требуется создать на нем личный кабинет налогоплательщика, а для этого все-таки придется один раз посетить налоговые органы по месту жительства. Сотрудники должны выдать необходимые для регистрации коды.
2. После завершения процесса регистрации необходимо кликнуть пункт «Заплати налоги » на главном разделе сайта, отобразится страница, на которой надо нажать строку «Уплата налогов, страховых взносов физических лиц» .
3. На экране откроется страничка «Сведения о платеже », на которой надо будет выбрать из раскрывающегося списка вид платежа.
4. После его выбора потребуется заполнить данные, которые запросит программа, обозначить тип оплаты (пеня или налог) и его величину. Для ее уточнения можно позвонить в ФНС. Затем, следуя инструкциям сайта, пользователь получит электронную квитанцию с указанием ИД.

Данный способ перечисления является очень удобным, так как оплатить все свои налоги можно не покидая дома, стоит лишь раз посетить ФНС для создания личного кабинета на сайте.

Существует еще 1 способ формирования электронной квитанции и ее оплаты: через портал Госуслуги. На нем, в отличие от официального сайта ФНС, можно оплачивать госпошлины не только за себя, но и за своих родственников.

Как оплатить квитанцию по ИД

Осуществить уплату по квитанции возможно в любом офисе банка.

Оплата через Киви

Существует возможность уплаты госпошлин через Киви кошелек. При себе надо иметь ИД документа или ИНН.

1. Для оплаты потребуется в строке «Индекс» набрать ИД из квитанции, после этого начнется проверка наличия введенного ИД в системе.
2. Далее на экране отобразиться платежный документ. Затем советуем сверить сумму к оплате по квитанции, если все верно, то надо кликнуть раздел «Оплатить».
3. Если формирование квитанции в ФНС еще не производилось, то на экране отобразиться надпись «По введенному УИН начислений не найдено ».

Где можно оплатить?

Оплату налоговых сборов можно осуществить, не покидая дома через систему интернет-банкинга. Используя ее можно расплачиваться не только за свои платежи и сборы, но и за своих родственников и знакомых, требуется лишь наличие УИН их платежного документа. Ведь совпадение имени плательщика с именем лица, осуществляющего платеж, не является необходимым условием.

На сегодняшний день базы данных ФНС привязаны ко многим банкам, имеющим данную систему. К числу таких банков относят:

• Сбербанк;
• Альфа-банк;
• Банк Русский Стандарт;
• Промсвязьбанк.

Как оплачивать в любом интернет-банкинге

Для перечисления потребуется перейти в подраздел «Платежи » и в нем кликнуть пункт со словом «Налоги ». В соответствующую строку ввести ИД из квитанции и система выдаст автоматически заполненный электронный бланк. Методика оплаты обуславливается каждым банком самостоятельно, так как дизайн личного кабинета у всех банков разный. Если возникают проблемы с проведением оплаты можно поискать советы по использованию ЛК в сети либо созвониться с сотрудниками банка.

В ситуации, когда произвести перечисление налоговых сборов не удается через личный кабинет с использованием ИД, то требуется уточнить у представителей данного банка, имеется ли у них привязка к базам ФНС.

Оплата через Сбербанк.Онлайн

В качестве примера изучим оплату по квитанции из ФНС через портал «Сбербанк-Онлайн», так как он является наиболее востребованным среди населения страны.

1. Для проведения оплаты через данную систему потребуется войти в свой кабинет, на странице главного меню кликнуть пункт «Переводы и платежи »
2. На отобразившейся странице отыскать пункт «ГИБДД, налоги, пошлины, бюджетные платежи», под ним щелкнуть строку «Федеральная налоговая служба».
3. Далее на экране отразится страница с поисковой строкой, под которой размещается кнопка «Поиск и оплата налогов ФНС», ее необходимо кликнуть и загрузится форма для перечисления денег.
4. В ее верхней строке «Выберите услугу» требуется найти пункт «Оплата налога по индексу документа », далее надо обозначить пластик для списания средств.
5. В нижней строке потребуется набрать УИН из налоговой квитанции, внимательно перепроверить введенные параметры и кликнуть «Продолжить ».
6. Отобразиться заполненный платежный документ. На данный момент потребуется сверить только сумму к уплате, так как в реквизитах могут быть несовпадения с квитанцией. Если сумма указана верно, то требуется кликнуть пункт «Продолжить », после этого произойдет обновление страницы и на экране отобразятся требующиеся для перечисления реквизиты.

Для спокойствия можно сверить их с квитанцией, затем завершить процесс перечисления с помощью полученного СМС-кода. На экране отразится страница с электронной квитанцией, на ней будет присутствовать печать «Исполнено», оплата произведена.

Внимание! При осуществлении оплаты в пользу бюджета комиссионные сборы взиматься не должны. Они отсутствуют в системе «Сбербанк-Онлайн» и их не должно быть в других системах интернет-банкинга.

Возможные проблемы с ИД

Наиболее часто, при уплате налоговых сумм с использованием ИД через интернет-банкинг может образоваться проблема из-за отсутствия связи с базой ФНС. В такой ситуации осуществить оплату онлайн не удастся, придется обратиться в банк, заполнить все требующиеся реквизиты и совершить перечисление. При себе надо иметь паспорт и ИНН.

Другой проблемой, которая может появиться с ИД, является самостоятельное формирование электронного документа на официальном сайте ФНС. Здесь стоит помнить о том, что при формировании нового платежного документа ему будет присвоен новый ИД, так как присваивается он именно документу, а не сумме к уплате. Сверять его с предыдущей квитанцией будет бессмысленно.

Еще одной проблемой может стать безуспешный поиск банковской системой ИД квитанции, что свидетельствует об ошибке в его присвоении. В данном случае все-таки возможно провести оплату с использованием остальных реквизитов. Но для собственного спокойствия лучше все же обратиться в ФНС, так как не исключена ошибка и в оставшихся реквизитах.

Можно сделать вывод о том, что ИД значительно упрощает и ускоряет процедуру перечисления госпошлины. Наиболее простым методом оплаты является платеж через систему «Сбербанк-Онлайн», так как данный сервис имеет связь с базой данных ФНС.

Sp-force-hide { display: none;}.sp-form { display: block; background: #ecfafb; padding: 15px; width: 800px; max-width: 100%; border-radius: 4px; -moz-border-radius: 4px; -webkit-border-radius: 4px; border-color: #c7e5e6; border-style: solid; border-width: 1px; font-family: inherit; background-repeat: no-repeat; background-position: center; background-size: auto;}.sp-form input { display: inline-block; opacity: 1; visibility: visible;}.sp-form .sp-form-fields-wrapper { margin: 0 auto; width: 770px;}.sp-form .sp-form-control { background: #ffffff; border-color: rgba(209, 209, 209, 1); border-style: solid; border-width: 1px; font-size: 15px; padding-left: 8.75px; padding-right: 8.75px; border-radius: 3px; -moz-border-radius: 3px; -webkit-border-radius: 3px; height: 35px; width: 100%;}.sp-form .sp-field label { color: rgba(4, 44, 57, 1); font-size: 16px; font-style: normal; font-weight: bold;}.sp-form .sp-button { border-radius: 4px; -moz-border-radius: 4px; -webkit-border-radius: 4px; background-color: #12bc72; color: #ffffff; width: auto; font-weight: 700; font-style: normal; font-family: Arial, sans-serif; box-shadow: none; -moz-box-shadow: none; -webkit-box-shadow: none;}.sp-form .sp-button-container { text-align: left;}

Валюта	Курс	Изменение
USD	63,74	-0,84%
EUR	72,79	-0,21%

С развитием онлайн-банкинга большинство налогоплательщиков старается оплачивать обязательные пошлины именно через интернет. Несколько лет назад в личных кабинетах многих банков появилась такая опция, как оплата налога по индексу документа. Какие преимущества она дает, как правильно ею пользоваться и где вообще взять этот индекс – об этом расскажет наша статья.

Что представляет собой индекс платежного документа

Для начала давайте разберемся, что такое индекс документа. При оплате налога на имущество или любого другого налогового сбора, плательщики обычно пользуются квитанцией, полученной в налоговой службе. При выписке каждой из таких квитанций, им присваивается уникальный 20-значный (реже 15-значный) номер. Его и называют уникальным идентификатором начисления или индексом документа (обозначается, соответственно, УИН или ИД).

Практика присвоения каждой квитанции уникального ИД была введена в 2014 году. Именно в это время был утвержден выпущенный годом ранее приказ Министерства Финансов №107н, устанавливающий наличие идентификатора обязательным требованием к любому платежному документу. В частности, УИН обязательно должен присутствовать на квитанциях, сопровождающих такие операции, как:

• оплата налоговых платежей;
• любые перечисления в бюджет;
• оплата услуг государственных или региональных органов власти.

Предполагалось, что данная практика поможет структурам, принимающим платежи (банковским организациям и самой налоговой службе), упорядочить их поток. Насколько это подействовало – сказать сложно. Зато плательщики, благодаря введению ИД, могут быть избавлены от муторного заполнения квитанций при самостоятельной оплате налогов. Достаточно вместо многозначных реквизитов указать в интернет-банке уникальный индекс платежного документа, и все остальные поля будут заполнены автоматически.

Где искать ИД

Итак, что такое УИН, мы выяснили. Теперь разберемся, где найти индекс документа для оплаты налога. Если вы получили от налоговой службы уведомление о необходимости оплатить налог на имущество, автомобиль, или иной взнос, изучите внимательно приложенную к нему квитанцию. Как правило, искомый индекс располагается в верхней ее части, над штрих-кодом. На второй половинке квитанции заветные цифры размещены над реквизитами плательщика.

Важно! Строка с ИД подписана соответствующим образом, так что ошибиться в поисках будет сложно.

Те, кто пользуется для оплаты налогов мобильными приложениями от своего банка, могут поступить еще проще. Большинство современных квитанций дополнено QR-кодом. В нем, в числе прочего, также зашифрован и уникальный идентификатор начисления. Достаточно сфотографировать код камерой гаджета, находясь при этом в банковском приложении, и квитанция на оплату будет заполнена автоматически.

Как быть, если квитанция не получена

Если под рукой есть квитанция из ФНС, разобраться с оплатой налогов довольно просто. Но как быть, если по какой-то причине «письмо счастья» из налоговой службы до вас не добралось? Есть два надежных способа узнать ИД платежного документа:

• обратиться в местное отделение ФНС;
• сформировать квитанцию самостоятельно на сайте налоговой.

При обращении в ФНС необходимо иметь с собой паспорт, а также свидетельство ИНН. Сотрудник инспекции, основываясь на данных этих документов, отыщет в базе информацию о начисленных вам налогах и распечатает дубликат квитанции, на которой будет указан УИН.

Важно! Получать дубликат платежного документа следует лично. Третьим лицам квитанцию могут выдать на руки только по доверенности, оформленной у нотариуса. По телефону данную информацию и вовсе не предоставляют.

Как сформировать квитанцию самостоятельно

Благодаря интернету, существует простой и надежный способ, как узнать индекс документа для оплаты налога, если нет квитанции. Вам потребуется зайти в интернет-представительство налоговой службы по адресу nalog.ru и сформировать на нем дубликат квитанции. Чтобы попасть в нужный раздел, действуйте следующим образом:

Перед вами откроется форма, в которой нужно будет выбрать из выпадающего списка тип платежа. В зависимости от ситуации, это может быт налог на имущество, земельный или транспортный налог и т. д. Выбрав нужный пункт, вы увидите дополнительные поля для заполнения. В них нужно будет указать тип оплаты (налог или пеня), а также величину налога. Ее можно узнать, позвонив в отделение ФНС. Затем нажмите кнопку «Далее» и заполните остальные поля формы, следуя подсказкам сайта.

Если все сделано правильно, сервис выдаст вам квитанцию на оплату. В ней будет указан УИН.

Совет: также можно сформировать платежку на любые налоговые выплаты через личный кабинет сайта Госуслуги или сервиса «Мои документы» . Там же можно произвести оплату, причем не только своих долгов перед ФНС, но и налогов, выставленных членам вашей семьи – детям, родителям и супругам.

Удобнее решать подобные вопросы через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Не смотря на то, что для регистрации в этом кабинете придется лично посетить отделение ФНС, стоит озадачиться этим процессом. Зарегистрировавшись в ЛК один раз, вы сможете в течение неограниченного срока своевременно получать информацию о начисленных пошлинах и налогах, а также соответствующие им документы. Кстати, там же можно будет сразу погашать все выставленные вам налоги. Единственный недостаток – чужие налоги погасить таким способом не получится.

Как произвести оплату

Чисто теоретически, даже при оплате налогов через отделение банка, можно не брать с собой квитанцию. Достаточно назвать кассиру, принимающему платежи, ее индекс, и всю информацию в своей базе он отыщет самостоятельно. Но такой способ вряд ли можно считать разумным.

Во-первых, индекс все равно придется списывать с квитанции или запоминать, что не совсем удобно. А во-вторых, вам не с чем будет сравнить сумму к оплате и реквизиты получателя платежа. То есть, велик риск ошибки, которая может повлечь за собой проблемы с налоговой службой.

Проще всего использовать уникальный индекс платежного документа для оплаты налогов через интернет. Во многих банках сегодня к личному кабинету клиента привязана база данных налоговой службы. В соответствующем разделе достаточно ввести уникальный идентификатор начисления (индекс) квитанции, и система автоматически найдет соответствующий ей налог, выставленный пользователю. И даже заполнит необходимые поля в форме оплаты. Такой функционал точно имеется в интернет-кабинетах:

• «Сбербанка»;
• «Банка Русский Стандарт»;
• «Промсвязьбанка»;
• «Альфа-банка».

Важно! Следует учитывать, что привязка к базам данных ФНС есть не у всех финансовых организаций. Если вы не можете найти этот сервис в своем ЛК самостоятельно, стоит уточнить его наличие в службе клиентской поддержки вашего банка.

Через банк-клиент вы можете оплачивать не только свои налоги, но и квитанции, пришедшие на имя третьих лиц – членов вашей семьи, коллег и т. д. Разумеется, для каждой оплаты необходимо будет вводить соответствующий УИН, указанный на конкретной квитанции. Но главное, что имя держателя карты, с которой будут списаны средства, в этом случае совсем не обязано совпадать с именем отправителя платежа, указанного в квитанции.

Как правило, для доступа к оплате по индексу платежного документа, необходимо перейти в пункт меню «Платежи» , а затем найти в нем раздел, в названии которого присутствует слово «Налоги» . Но этот алгоритм может варьировать, в зависимости от конкретного банка. Интерфейс у интернет-кабинетов спроектирован по-разному. В случае затруднений постарайтесь найти инструкцию по пользованию вашим интернет-банком либо обратитесь за помощью в его службу поддержки – по телефону или через чат.

Для большей наглядности разберем, как оплатить налог по индексу документа через «Сбербанк Онлайн». Именно этим сервисом пользуется большинство россиян.

Оплата налогов по УИН через «Сбербанк Онл@йн»

Чтобы оплатить налог в личном кабинете Сбербанка, необходимо будет выполнить следующие действия:

• в главном меню системы выбрать пункт «Переводы и платежи» ;
• в новом окне найти значок с надписью «ГИБДД, налоги, пошлины…» и кликнуть по нему;
• на новой странице выбрать из списка получателей Федеральную налоговую службу.

Перед вами откроется окно, в верхней части которого будет строка поиска, а ниже два значка. Вам нужно будет нажать на тот, что слева, с надписью «Поиск и оплата налогов ФНС». После этого откроется форма оплаты.

В самой верхней строке формы, озаглавленной «Выберите услугу» необходимо будет выбрать из выпадающего списка пункт «Оплата налога по индексу документа» . В строке ниже выберите карту, с которой будут списаны средства. И в третьей строчке форму необходимо будет ввести сам индекс документа для оплаты налога через «Сбербанк Онлайн». После этого нажмите кнопку «Продолжить» , расположенную внизу формы.

Важно! Проверьте правильность ввода данных, прежде чем продолжать операцию.

Если все сделано правильно, система выведет вам на экран заполненную квитанцию для оплаты. В ней пока что можно не сверять все реквизиты – зачастую данные о получателе платежа могут не совпадать с бумажной версией платежного документа. Обратите внимание только на сумму, она должна быть такой же, как в вашем уведомлении. Затем нажмите кнопку «Продолжить» в нижней части экрана. Страница обновится, и вы увидите верные реквизиты. Именно по ним и будет проводиться платеж.

Далее останется только подтвердить оплату. Это происходит стандартным образом – путем ввода кодов из СМС либо с чека, распечатанного в банкомате. После подтверждения на изображении документа появится печать «Исполнено». Это будет означать, что операция завершена успешно.

Важно! При оплате налогов через онлайн-банкинг «Сбербанка» никаких комиссий не взимается. Другие банки также не должны начислять комиссий за проведение платежей в пользу бюджета.

Возможные проблемы с УИН

Какие сложности могут возникнуть при оплате налогов по индексу квитанции? Наиболее частая проблема – отсутствие у банка плательщика привязки к базам налоговой службы. Здесь, к сожалению, ничего нельзя сделать, придется для внесения обязательных платежей идти в офис банка. Впрочем, в некоторых финансовых организациях для доступа клиента к сервису поиска платежа по УИН необходимо предоставить в банк свой ИНН. Такая практика, например, присутствует в Промсвязьбанке. Предоставить информацию можно через контактный центр банка.

Проблема номер два чаще всего возникает при самостоятельном формировании платежного документа через сервис налоговой. Необходимо понимать, что ИД – это индивидуальный номер именно квитанции, а не начисленного вам налога. При создании новой квитанции, ей присваивается новый номер, а не дубликат старого. Соответственно, предыдущий УИН становится недействительным.

В некоторых случаях платежному документу может не присваиваться индекс. Но квитанций от ФНС это не касается – на них данный реквизит быть обязан. Если вам пришла квитанция без УИН, скорее всего, это ошибочно выписанный документ. Следует обратиться в налоговую службу по месту жительства, чтобы прояснить ситуацию.

Также стоит обратиться в ФНС, если по указанному в квитанции индексу банковская система не может найти соответствующий платеж. Данная ситуация обычно свидетельствует об ошибке в присвоении документу индекса. Конечно, в этом случае можно внести оплату просто по реквизитам, указанным в платежке. Но все же нелишним будет проверить, верно ли заполнены остальные поля документа. Возможно, ошибка вкралась не только в индекс, но и в сумму, или один и реквизитов.

Важно! Ошибки в присвоении УИН документам случаются довольно редко. Но полностью сбрасывать их со счетов все же не стоит.

кто часто платит в суде, тот знает

привет попробуй ввести ноль (0) тоже сталкнулся с этой пробелемой

Что такое индекс документа при оплате через Сбербанк онлайн?

В верхнем углу вашей квитанции находите индекс документа его следует переписать в графу «Индекс документа». Если вы вели правильно программа сайта найдет ваш документ, и перед вами появится уже заполненная форма оплаты.

Как бывший работник Сбербанка (работавший на должности руководителя отделения) могу профессионально ответить на Ваш вопрос. Обычно индекс документа запрашивает система Сбербанк онлайн при оплате налогов, сборов или штрафов гибдд. Смотрите на квитанции (обычно написано сверху). Если Вы правильно все правильно напишете, то жта квитанция должна автоматически найтись в системе (автоматически подбится все реквизиты необходимы для оплаты данного платежа). В Сбербанк онлайн Вы также можете распечатать чек (подтверждающий факт проведения операции) и подтвердить платеж с помощью одноразового пароля или с помощью мобильного телефона.

Заполнение графы "индекс документа" в Сбербанке Онлайн происходит автоматически после заполнения первых реквизитов, система сама выдает остальные реквизиты после правильного заполнения первых реквизитов отделения банка. Если же хотите самостоятельно в ручном режиме заполнить графу "индекс документа", то указываете номер документа, который находится на вашем бланке вверху, так и написано "индекс документа".

Переход по графам заполнения

Проверьте ваш бланк, который оплачиваете, все реквизиты для заполнения в Сбербанке Онлайн есть на бланке для оплаты.

Бесплатная юридическая консультация:

Также в автоматическом режиме работают и другие платежные системы.

Кстати говоря, сейчас есть возможность оплачивать, например налоги и штрафы по индексу документа. Сама недавно платила - это очень удобно. Вам нужно выбрать "платить по индексу". А далее от вас просто требуется ввести индекс и соответвующую сумму к оплате и нажимать на кнопочки далее. Легко и просто.

А вот вам пример, где находится индекс на квитанции:

Индекс документа нужен, чтобы как-то сортировать эти официальные бумаги. Индексом еще называют регистрационный номер документа, он может включать как буквы, так и цифры. В основном индекс состоит из 12 символов.

Зная индекс документа, вы сможете оплатить какую-либо квитанцию, штраф, коммунальные услуги и т. д.

Каждой квитанции на оплату налогов присваивается свой номер.

Бесплатная юридическая консультация:

Этот номер расположен в строчке в левом верхнем углу квитанции. и

Именно он и называется индекс документа.

Он состоит из 20 цифр.

Правильное название индекса документов УИН - уникального идентификатора начисления

Индекс документа, когда вы платите через онлайн Сбербанк России, это номер документа, того что вы платите, также этот номер может помочь вам сразу ваши реквизиты, когда вы прежде заполняли бланк, для этого вам необходимо правильно вводить, что бы он нашел их.

Бесплатная юридическая консультация:

Индекс документа указан на квитанции/извещении в верхней шапке: это набор цифр над штрих-кодом. Введя индекс в нужную строку, система сама найдет реквизиты, что позволит максимально быстро оплатить налог/штраф.

Есть несколько способов оплаты налогов через Сбербанк онлайн.

Одним из них является оплата по индексу документа.

Остается выбрать услугу: оплата налогов по индексу документа. Следует указать карту с которой будут списаны средства и номер индекса документа.

Бесплатная юридическая консультация:

Кто не знает, индекс документа можно увидеть в верхней части квитанции.

Индекс документа находится вверху извещения, которое вам прислали. Как правило, это штраф, налог и тому подобное. Ищите этот индекс над штрих-кодом.

Если вы все данные заполните правильно, то система найдет ваш документ, если нет, то укажет об ошибке.

Оплата госпошлины - льготы, бланк, порядок уплаты, через банкомат

Обращаясь в государственные структуры для регистрации брака, судебной тяжбы или получения документа, стоит оплатить госпошлину. Но граждане знают об условиях уплаты такого сбора немного, поэтому часто возникают проблемы.

Бесплатная юридическая консультация:

Одни платят не ту сумму, что нужно, другим отказывают в принятии заявления из-за отсутствия квитанции или ошибочного заполнения реквизитов в ней.

Как же провести платеж, чтобы услуга была оказана должностным лицом своевременно, и у сотрудников уполномоченных структур не возникало вопросов?

Общие сведения

Какие нормативные акты регулируют оплату госпошлины, ее размер и сроки? На чьи плечи возлагается обязанность уплаты государственного сбора и в каких случаях? Рассмотрим основные виды государственных пошлин и нюансы оплаты.

Кто платит

Плательщиком государственной пошлины может быть как физическое, так и юридическое лицо (ст. 333.17 НК РФ).

Оплата производится в таких случаях:

Бесплатная юридическая консультация:

• при обращении в государственные структуры за услугами юридической значимости;
• если граждане и предприятия являются ответчиками в суде, и решения принимаются не в их пользу, или если заявитель относится к льготным категориям и освобожден от уплаты средств за услуги уполномоченного органа.

Согласно ст. 333.18 п. 4 иностранная организация, гражданское население, лица без гражданства должны уплатить госпошлину в соответствии с порядком и размером, что устанавливались для предприятий и физлиц.

Плательщиками являются также и иностранцы, если обращаются в госструктуру для получения услуги.

Какими бывают государственные пошлины

Выделяют такие виды госпошлин:

1. Пошлина, что уплачивается при обращении в государственный орган, который предоставит услуги (при ходатайстве по вопросу получения гражданства и т. д.).
2. Пошлина за получение права (получение права на охоту и т. п.).
3. Компенсационный сбор при общественных расходах в интересах конкретного лица (к примеру, уплата средств владельцем крупнотоннажного транспорта, что оказывает разгружающее действие на дорогу).

Существует классификация госпошлин по сферам государственной деятельности:

К таможенным относят такие виды госпошлин:

Бесплатная юридическая консультация:

В зависимости от происхождения, пошлины разделяют на:

• автономные, которые являются односторонними и действуют в пределах одного государства;
• конвенционные – при соглашениях государств.

Законные основания

Государственной пошлиной считается обязательный сбор, который взимается с гражданина или организации при обращении за услугой юридической значимости в государственные инстанции.

Порядок и условия оплаты установлен гл. 25.3 НК РФ. Госпошлина считается федеральным налогом, а значит, за субъектами РФ не остается права менять ставки или сроки перечислений.

Платится госпошлина за такие услуги:

• при обращении в судебные инстанции (арбитражный суд, суд общей юрисдикции, Конституционный суд и т. д.);
• при оказании услуг нотариусом;
• при регистрации брака, его расторжении, выдаче свидетельства о рождении, смерти и т. п.;
• при выдаче документа, удостоверяющего личность, его замене;
• при получении гражданства;
• при регистрации программ для ЭВМ, баз данных, лекарств, ООО, политической партии;
• за права экспорта культурной ценности;
• регистрируя право собственности на недвижимость и транспортные средства и т. д.

Бесплатная юридическая консультация:

Сроки и порядок уплаты госпошлины прописан в ст. 333.18 НК.

Так, госпошлину необходимо уплатить:

• до момента подачи заявления/иска/жалобы;
• до оказания какой-либо услуги;
• до получения документа или дубликата;
• до проставления апостилей.

В соответствии со ст. 103 п. 1 ГПК РФ от 14.11.02 г. № 138-ФЗ, в случае освобождения истца от уплаты госпошлины, ее будет взыскано с ответчика, который не имеет освобождения.

Ст. 333.18 п. 2 НК гласит о том, что госпошлину должен перечислить плательщик. За услугой могут обратиться несколько лиц (в том числе и категория льготников).

В таком случае государственная пошлина будет уплачиваться всеми участниками процесса в равных пропорциях (если нет граждан, что освобождаются от оплаты).

Бесплатная юридическая консультация:

При наличии лица, что имеет право не платить госпошлину, сумма сбора будет уплачена гражданином, что не относится к льготной категории.

При этом размер будет уменьшен на количество всех участников без исключения (гл. 25.3 НК). Оплатить государственную пошлину можно наличными и безналичными.

В первом случае должно быть платежное поручение с отметкой банка, что станет подтверждением осуществления платежа. Составляют его по форме.

Если перечисление производилось в наличной форме, то необходимо сохранить квитанцию. Сейчас применяются бланки формы № ПД и № ПД-4СБ.

Бывает, что гражданин или предприятие оплатили госпошлину, но не подали заявление на совершение действий юридической значимости, или им было отказано в принятии документов.

Бесплатная юридическая консультация:

Как осуществляется расчет госпошлины в суд, читайте здесь.

Тогда можно сделать возврат внесенных в казну средств, но обратиться по этому вопросу необходимо не позднее 3 лет со дня уплаты пошлины. Допускается рассрочка и отсрочка платежа (в отдельных случаях, установленных законодательством).

Как оплатить госпошлину

Для того чтобы оплатить сумму госпошлины, стоит знать, куда обратиться, где взять реквизиты и как правильно заполнить платежные документы. Как осуществляется платеж, каков порядок действий ваш ожидает?

Необходимые реквизиты (расчетный счет)

Платеж должен быть оформлен согласно положениям Банка РФ, Правилам внесения данных о плательщиках и получателях денег.

В расчетном счете должны содержаться такие данные:

Статус составителя при оплате (кто является плательщиком). Образец заполнения бланка оплаты и реквизиты можно узнать:

Бесплатная юридическая консультация:

• на информационных стендах в государственной структуре;
• у регистратора ЗАГСа или другого должностного лица того органа, в который вы обращаетесь;
• на официальном онлайн-сервисе органов;
• прямо в банке в момент оплаты услуги.

Квитанция будет содержать такие данные:

1. Реквизиты адресата (название инстанции, ИНН, БИК.
2. ОКАТО.
3. Цель перечисления.
4. Информация о плательщике: ФИО, адрес.
5. Размер, что вносится в казну.
6. Дату, подпись.

Если заполняется платежное поручение, необходимо помимо назначения платежа, срока произведения оплаты и остальных реквизитов получателя и отправителя ставить очередность платежа за госпошлину – 4.

Обратите внимание, что индекс документа для оплаты госпошлины (13 цифр) заполнять не нужно. Он является внутренним номером, что присваивается налоговыми структурами платежам, что ей высылаются.

Фото: квитанция на уплату госпошлины по регистрации юридического лица

Если такой номер отсутствует, то банк откажется проводить платеж. Первые 4 знака номера – код налоговой инспекции, 5-6 – год, остальные цифры – номера платежек формы № ПД-налог, последним знаком является контрольное число.

Бесплатная юридическая консультация:

Заполняется налоговой структурой. Образец заполнения платежного поручения:

Оплата производится лично плательщиком. Допускается внесение средств другим лицом, если есть доверенность на совершение таких действий от имени гражданина, что обращается за услугой юридической значимости.

Предоставляются ли льготы?

Существуют льготы по уплате госпошлины для отдельных лиц (как физических, так и юридических). Перечень содержится в ст. 333.35, 333.36, 333.37, 333.38, 333. 39 НК.

Льгота может быть предоставлена двух видов:

1. Полное освобождение от уплаты средств в государственные структуры.
2. Отсрочка или рассрочка платежа.

Освобождаются от оплаты определенные категории лиц за конкретные услуги уполномоченных лиц.

Бесплатная юридическая консультация:

Выделяют такие группы льгот:

1. Льгота для федерального органа государственной и исполнительной власти, для структуры регионального самоуправления, государственного внебюджетного фонда РФ, налогового органа, государственного музея, библиотеки, ЦБ РФ и т. д..
2. Льгота для социально защищенного слоя населения: героя СССР, героя РФ, инвалида 1-й и 2-й групп, участника или инвалида ВОВ, кавалера ордена Славы.
3. Другие льготы, установленные законодательными актами.

От уплаты госпошлины освобождаются (ст. 333.38 п. 5) лица, которым выдается свидетельство о правах наследства на жилое помещение, если на момент смерти собственника наследник проживал в этом доме.

Но такой льготой нельзя воспользоваться при унаследовании движимого имущества. Существует 5 видов льгот:

• если граждане обращаются в суд общей юрисдикции или к мировому судье;
• если лицо обратится в арбитражный суд;
• если это обращение в нотариальную контору;
• в случае регистрации акта гражданского состояния;
• при оказании услуг по другим вопросам.

Отсрочка или рассрочка может быть предоставлена на срок до 6 месяцев. Проценты при этом не будут начислены.

Если при обращении в суд сумма иска составляет не больше руб., уплачивать госпошлину не нужно.

Бесплатная юридическая консультация:

Список льгот относительно юридического лица является исчерпывающим. В отношении граждан решение может приниматься в каждом индивидуальном случае.

К примеру, на льготу может рассчитывать человек с тяжелым финансовым положением, если таковое имеет документальное подтверждение.

Где можно оплатить

Оплачивать госпошлину можно несколькими способами: через банк, терминал или банкомат, а также с помощью онлайн-сервисов официальных представительств.

Видео: оплата госпошлины за паспорт в Сбербанке

Единственное условие – оплата производится в пределах того региона, где будет подаваться или уже подано заявление на оказание услуги юридической значимости.

Бесплатная юридическая консультация:

Через банкомат

Для оплаты госпошлины необходимо иметь клиентскую карту одного из банков. Вставив карточку в банкомат, выберите пункт для осуществления платежей.

Платежи региональные – Налоги, штраф, госпошлина – ГИБДД ГУВД (выберите область) – Оплата государственной пошлины – Выдача водительского удостоверения.

При этом сумма госпошлины будет определена в автоматическом режиме после указания направления платежа. Преимущество такого способа – оплата в любом банкомате без очередей. Комиссионный сбор не потребуется оплачивать.

Оплата в терминале

Если оплата производится через терминал, нужно указать:

Бесплатная юридическая консультация:

• личные данные физического или юридического лица, что уплачивает госпошлину;
• адрес органа, куда направляется платеж;
• вид пошлины;
• реквизиты обеих сторон.

Через терминал Сбербанка (инструкция)

Уплатить госпошлину через терминал Сбербанка можно безналичными или наличными:

1. Выберите пункт «Услуги банка», нажмите кнопку для осуществления платежей госпошлины, налога, штрафа.
2. Из перечня, который появится на экране, выберите «Госпошлины и сборы».
3. Найдите свою область.
4. При запрашивании получателей (ИНН), стоит нажать «ГУ МВД России».
5. Выберите районное отделение государственного органа.
6. Внесите информацию из паспорта.
7. Выберите необходимый вид госпошлины.
8. Терминал выдаст 2 чека, сохраните их.

Действия могут быть немного различными в зависимости от модели терминала.

Возникающие вопросы

Даже разобравшись с особенностями оплаты, гражданин не застрахован от совершения ошибок. Какие вопросы могут возникнуть относительно осуществления платежей? На что стоит обратить внимание при внесении суммы госпошлины в бюджет?

Если пошлина оплачена меньше

Если государственная пошлина была оплачена в меньшем размере, нежели стоит услуга государственного органа, то представитель государственной структуры откажет в принятии заявления.

Стоит доплатить недостающую разницу, а должностному лицу предъявить обе квитанции.

Такая ситуация часто возникает, если плательщик уплатил госпошлину, но до момента подачи обращения сумма изменилась (принято закон о ее повышении).

Бесплатная юридическая консультация:

Можно ли оплатить заранее

В большинстве случаев госпошлина уплачивается до подачи заявления, а значит, вы в любом случае будете перечислять средства раньше этого срока.

Как вернуть уплаченную госпошлину в Москве, читайте здесь.

Как юридическому лицу вернуть госпошлину ГИБДД, смотрите здесь.

К примеру, если пара оплатила госпошлину и подала заявление о регистрации брака, но оно было просрочено (влюбленными выбрана другая дата для бракосочетания), то платеж стоит осуществлять повторно, так как он не будет действителен.

Помимо того, им придется повторить процедуру обращения с нуля. Как же быть в том случае, когда необходимо заменить паспорт при наступлении 20 лет? Можно ли уплатить пошлину до дня рождения, чтобы ускорить процедуру?

Бесплатная юридическая консультация:

Оплата пошлины производится заранее, поэтому не столь существенно, за месяц или за день вы внесли сумму за услугу. Квитанция действительна на протяжении 3 лет.

Распространенные ошибки

Будьте внимательны при заполнении реквизитов в бланках на оплату госпошлины, тогда ваше заявление рассмотрят, и деньги не будут выброшены напрасно.

Зная законные основания, вы сможете воспользоваться льготами, о которых многие даже не догадываются.

Онлайн журнал для бухгалтера

Вне зависимости от назначения платежа – госпошлина, штраф или налог – банковские структуры и терминалы обязывают заполнять графу УИН. Данный реквизит способствует автоматическому определению платежа системой и кому он предназначен. Для госпошлины, как и для остальных видов платежей, предусмотрен свой персональный идентификатор, состоящий из уникального цифрового набора. В случае если плательщик не знает, что такое УИН при оплате госпошлины или не обладает его точным значением, комбинацию рекомендуем уточнить у получателя платежа.

Неизвестный УИН для госпошлины

Аббревиатура «УИН» означает Уникальный Идентификатор Начисления. В платежном документе его значение составляет от 20 до 25 цифр и вводится в графу «Код»:

Основная необходимость в рассматриваемом идентификаторе есть у банковских служащих и работников Казначейства. Знание точного кода позволяет произвести платеж по назначению, не перепутав его с другим адресатом и/или основанием. Отсюда складывается и само наименование – УИН. Поскольку комбинация цифр уникальна, она как бы страхует от внесения ошибок при заполнении платёжного документа и гарантирует отправку денежных средств по назначению.

В случае если УИН для госпошлины плательщику неизвестен, банк или терминал может не принять подобный платеж из-за отсутствия верно введенных данных. Существует несколько вариантов развития событий:

1. Узнать идентификатор у получателя платежа или у сотрудника банка, если есть такая возможность.
2. Ввести в графу «Код» число «0» (ноль), на основе чего платеж может быть зачислен по иным реквизитам – адрес, расчетный счет, БИК и т. д.
3. Оставить графу «Код» пустой (самый рисковый выбор).

При отсутствии эффекта от одного из перечисленных действий плательщик может выполнить их все поочередно, пока не получит результат. Оптимальным вариантом считается все же заполнение графы актуальным идентификатором, поскольку при оставлении ее пустой или со значением «ноль»:

• платеж может быть ошибочно перечислен в другую организацию;
• вовсе будет отклонен.

Заполнение УИН в квитанции на уплату госпошлины

Определенной классификации УИН, как и перечня идентификаторов для организаций, законодательством не разработано. Именно поэтому у плательщиков часто возникают проблемы по данному вопросу. Особенно если необходимо заполнить платежное поручение на госпошлину.

В первую очередь, необходимо проверить, указан ли уникальный идентификатор в документе, который был выдан/сформирован плательщику. Если да, то именно его и необходимо указывать в квитанции.

При отсутствии УИН в прямом значении следует искать графу «Индекс документа». В большинстве случаев указанный в ней номер и будет соответствовать УИН, который необходимо внести в платежку на госпошлину.

Значение «Индекса документа» складывается на аналогичном принципе, что и сам идентификатор.

Определение УИНа при оплате госпошлины в ГИБДД

Сразу отметим, что УИН при оплате госпошлины ГИБДД состоит из 20 цифр. Для заполнения соответствующей графы плательщику необходимо продублировать идентификатор:

• из квитанции об уплате госпошлины;
• любого другого документа, предоставленного ГИБДД.

При отсутствии данных об уникальном идентификаторе в соответствующей графе следует поставить «0». Такой платеж пройдет, как обычный. Кредитная организация обязана его принять.

Учтите, что категорически нельзя указывать УИН, который предназначен для другого вида платежа. Например, штрафа. В этом случае платеж по госпошлине не состоится, а вернуть средства обратно будет проблематично.

Также:

У этого поста пока нет комментариев.

КБК (коды бюджетной классификации) на 2018 год: таблица с расшифровкой

3-НДФЛ в 2018 году: новая форма

Новая форма счета-фактуры с 01.10.2017 года: бланк и образец заполнения

Новые формы персонифицированного учета: СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ

Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года

ОНЛАЙН-ЖУРНАЛ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ

Мы в Соцсетях

Помогите нам стать лучше!

Наша контактная почта

Подписаться на новости

Введите Вам E-mail, чтобы быть в курсе свежих новостей и обявлений на сайте.

Регистрационный индекс - это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся. И включает в себя несколько элементов.

Регистрационный индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа, и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года, например:

01-15/115 , где
01-15 - индекс дела по номенклатуре дел;
115 - порядковый регистрационный номер.

Систематизация таких категорий документов, как приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, и дальнейшее формирование их в дела имеют свои особенности, что отражается на индексации документов.

Регистрационными индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять их регистрационный индекс буквенным обозначением, например: 10К или 15Л . К приказам по личному составу относятся приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, поощрении, командировании, предоставлении отпусков, взысканиях и назначении дежурных. Однако они имеют различные сроки хранения. А документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) нужно при индексации учитывать различия в сроках хранения. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, длительных и зарубежных командировках формируются в одно дело в хронологическом порядке с присвоением к регистрационному индексу буквы «К» (для документов 75-летнего срока хранения) и буквы «Л» (для документов 3-летнего срока хранения).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный индекс дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) и т.д. Справочная картотека по обращениям граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ.

Регистрационные индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25 .

Регистрационный индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. Необходимо помнить, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Исходящие документы индексируются на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Регистрационный индекс входящего документа включает порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, и индекс дела по номенклатуре дел, например:

125/01-10, где
125 - порядковый регистрационный индекс;
01-10 - индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе (или от руки) на нижнем поле справа при поступлении документа в организацию.

Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в организации однократно в день поступления, подписания или утверждения.

Регистрационный индекс присутствует также в реквизите «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который располагается в левом верхнем углу бланка для письма ниже даты и регистрационного индекса документа и проставляется только на ответных исходящих письмах. В связи с этим в тексте письма не следует повторять содержание предыдущего письма, т.к. ссылка на инициативный документ указывается в названном реквизите.