≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Помощь в восстановлении трудовой книжки. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Главным документом, устанавливающим стаж работы гражданина, является трудовая книжка. Практически всегда она находится под «присмотром» работодателя, но и этот момент не исключает возможности ее утраты или порчи. Поэтому решение вопроса восстановления трудовой книжки имеет огромное значение.

Куда нужно обращаться

Исчезновение документов, их непригодность для дальнейшего использования могут наступить из-за разных причин. В связи с этим, нужно четко понимать, что делать, если утеряна трудовая книжка.

П. 31 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 г. предусматривает обязанность гражданина, утратившего ее, обратиться к нанимателю по последнему месту работы с просьбой выдачи ему соответствующего дубликата.

Если работодатель был ликвидирован или прекратил свою деятельность в силу других причин, работник может подать соответствующий запрос в ПФР либо написать иск в суд для установления факта трудовой деятельности. Получение данных таким путем – более долгий и трудоемкий процесс, но результативность его очень высока.

Еще одним интересным моментом является массовое «исчезновение» документов. Такое может случиться в силу стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций. Поскольку виновной стороной, допустившей потерю личных данных сотрудников, является организация, то как восстановить трудовую книжку в этом случае?

П. 34 Постановления предусматривает создание специальной комиссии по установлению стажа, которая и будет заниматься оформлением дубликата. В этом случае будут учитываться не только документация, позволяющая установить факт работы лица, но и свидетельские показания минимум двух человек.

При применении любого из указанных способов важно помнить, что заинтересованному лицу выдадут дубликат, в котором не будут отображены синие печати и подписи кадровых работников со всех мест работы, где он трудился ранее.

Порядок оформления дубликата

Процесс выдачи «новой» трудовой книжки подразумевает следующие этапы:

1. Подача заявления нанимателю в письменной форме.
2. Представление подтверждающих рабочую деятельность документов.
3. Заполнение дубликата.
4. Его выдача лицу.

В заявление на восстановление трудовой книжки вносят следующие сведения:

• адресат обращения;
• информация о заявителе и контактные данные;
• ссылка на обстоятельства, которые стали причиной утраты документа;
• непосредственно просьба о выдаче дубликата;
• информация о приложенных документах, позволяющих установить стаж и рабочей деятельность лица;
• данные о произведенных поощрениях;
• дата и личная подпись обращающегося.

Лучше всего готовить заявление в двух экземплярах. Это необходимо для защиты интересов обращающегося лица при затягивании процесса со стороны работодателя.

Среди прилагаемых актов могут присутствовать:

• трудовые контракты;
• справки или выписки с мест работы;
• приказы по личному составу.

Если заявитель не может представить какие-либо подтверждающие документы, наниматель содействует ему в этом.

Чтобы работодатель удостоверился в утрате оригинала, лицо может представить его (если она находится в непригодном состоянии), если трудовая книжка похищена – приложить справку из полиции.

Выдача дубликата осуществляется в 15-дневный период времени с даты обращения к уполномоченному лицу. Данный срок продлению не подлежит. Все представленные подтверждающие трудовую деятельность оригиналы документов возвращаются заявителю. Должностное лицо обязано сделать и заверить с них копии.

Правила заполнения «новой» книжки

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку, было рассмотрено довольно подробно. Теперь нужно остановиться на порядке заполнения ее дубликата. Его образец установлен Постановлением № 255, т.е. имеется унифицированная форма.

Ст. 66 ТК России, а также раздел 7 Инструкции по заполнению таких книжек (Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 г.) устанавливают специальные требования к оформлению дубликата документа о трудовой деятельности лица:

1. Прежде всего в нем необходимо указывать продолжительность имеющегося общего, а также непрерывного стажа. Эти сведения записываются в общем количестве, без разбивки по работодателям.
2. Только после этого идет указание о периодах работы (дата приема и увольнения), занимаемых должностях, имеющихся переводах по отдельности для любого из нанимателей лица.
3. В каждом случае необходимо проставлять причину расторжения трудовых отношений.

Если имеющиеся подтверждающие документы не отображают нужные сведения в полном объеме, внесению подлежат только те из них, которые можно доподлинно установить. Ссылка на имеющиеся акты обязательна (их наименование, № и дата).

Меры ответственности

Постановлением № 255 указывается на незамедлительное обращение к начальнику лицом, если он потерял трудовую книжку. Но имеется ли такая острая необходимость в этом?

В настоящее время любое предприятие подает отчеты в ПФР, где сразу на лицевом счете любого работающего человека автоматически учитываются стаж работы и сведения о нанимателе. Поэтому для этих целей оформление книжки является формальностью.

Если виновным в пропаже является сам работник, то применение к нему каких-либо мер ответственности законом не предусмотрено, если это работодатель, то как минимум меры дисциплинарного воздействия будут применены к кадровику организации.

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), а также пункты 7.1. - 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту - Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

• потеря ее самим работником;
• утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
• ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
• массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай - когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

• надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
• сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа - военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
• сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении - на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
• сведения о награждениях и поощрениях - согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

"Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня".

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

• ФИО заявителя;
• интересующий период;
• суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
• контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-дневный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

• Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
• Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
• Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
• Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
• Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

Многими людьми трудовая книжка воспринимается в наше время, как пережиток прошлого, когда практически весь документооборот и учет велись не централизованно и только на бумажных носителях.

Этот персональный документ тогда был единственным основанием для правильного расчета трудовой пенсии, и значение его было сложно переоценить.

Сейчас действует система персонифицированного учета пенсионных отчислений каждого работника, и, казалось бы, трудовая книжка потеряла свое решающее значение. Большая доля истины в этом есть, однако, говорить о ненужности документа пока рано.

Значение трудовой книжки

Случаются ситуации, когда работникам ПФ требуется уточнение данных о рабочем стаже человека до внесения его в общую базу данных.

Особенно это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до старта программы персонифицированного учета (до 1997 года).

Трудовая книжка, кроме того, это своеобразная рабочая биография каждого человека, подтверждающая его квалификацию, трудовые достижения, карьерный рост. Очевидно, насколько это важно при устройстве в новую организацию.

Закон не предусматривает права отказа в приеме на работу по причине отсутствия ТК, но работодатель скорее поверит этому документу, нежели собственноручно составленному резюме. А вот отсутствие трудовой может навести его на подозрения, и вполне законную причину отказа сформулировать несложно.

Трудовая книжка служит в бухгалтерии основанием для подсчета страхового стажа, что влияет на выплату пособий по «больничному»

В ряде случаев можно попасть в ситуацию, когда трудовую книжку могут потребовать при оформлении загранпаспорта.

Некоторые финансовые организации включают копию трудовой книжки в пакет документов, требуемый для рассмотрения заявления о предоставлении кредита.

Таким образом, и сейчас, и в ближайшей перспективе значение ТК пока достаточно велико. Если случилась досадная утеря трудовой книжки, лучше предпринять шаги к ее восстановлению.

Восстановление трудовой книжки
Все вопросы регламентируются положениями Трудового кодекса и специальным постановлением Правительства № 225-2003 г., касающиеся:

• выписки,
• ведения,
• учета,
• хранения
• восстановления трудовой книжки.

Порядок восстановления (выдачи дубликата) трудовой книжки имеет особенности, в зависимости от сложившихся при ее утрате обстоятельств.

Утеря по вине владельца книжки

Самая распространенная ситуация – человек уволился с работы и получил трудовую книжку на руки.

Спустя какое-то время собирается устраиваться в другую организацию, но вдруг обнаруживает, что потерял трудовую книжку.

Согласно действующим положениям, обязанность на выписку дубликата возлагается на его последнего работодателя.

Практика показывает, что не все кадровые службы с пониманием относятся к этому вопросу, считая, что после полного расчета они не имеют к бывшему сотруднику никакого отношения.

Здесь необходимо проявить настойчивость, сослаться на законодательство, обязательно написать письменное заявление и потребовать его регистрации в делопроизводстве.

Заявление на выдачу новой ТК не должно остаться без рассмотрения, и книжка должна быть выдана в течение не более 15 дней

Однако в этом случае необходимо знать, что в дубликат будут внесены записи только документально подтвержденные сведения. Понятно, что не представит труда внести все записи по последнему месту работы.

А что делать с предыдущими? Не надо надеяться на оставшиеся в архиве организации формы кадрового учета – это не является основанием. Даже заверенная копия утерянной трудовой книжки в этом случае будет лишь вспомогательным документом, способным лишь упростить сбор необходимых справок и выписок.

Все записи в трудовой вносятся исключительно на основании определенных документов:

1. Заверенные выписки из кадровых приказов.
2. Экземпляры трудовых договоров, хранящиеся у работника.
3. Справки с места работы или выписки из личных дел военнослужащих.
4. Финансовые документы – копии платежных ведомостей, расчетные листки, лицевые счета.
5. Архивные справки, если организация прекратила свою деятельность.
6. Решения об установлении трудового стажа, принятые в установленном судебном порядке.

Все документы должны быть только оригиналами (ксерокопий не допускается), приложены к заявлению и перечислены в нем.

Кадровый работник после проверки снимет с документов копии, заверит их установленным порядком, а оригиналы вернет заявителю. В установленный срок нужно заверить копию и трудовая книжка должна быть выдана.

Писать об этом просто, однако процесс сбора всех требуемых документов может превратиться в долгое и утомительное хождение по прежним местам работы.

Еще хуже, если этих организаций уже не существует. Придется обращаться в региональные или даже федеральные архивы. Сложность может быть и в том, что организации находились на территории бывших союзных республик – остается надеяться, что архивное дело там поставлено должным образом.

Хуже всего, если архивы вообще не сохранились (а в начале 90-х годов это были отнюдь не единичные случаи). Тогда восстановить утраченный стаж можно будет лишь в судебном порядке, предъявив имеющиеся документы и заручившись свидетельскими показаниями как минимум двух бывших сослуживцев, которые могут подтвердить своими документами факт совместной работы.

Не надо надеяться на выписку из лицевого счета ПФ (СЗВК-4). Этот документ может послужить основанием лишь для проставления суммарного трудового стажа. В вопросах разбивки его по конкретным периодам и работодателям он имеет лишь информативный характер, не дающий права внесения соответствующих записей в ТК.

Если в процессе сбора документов не удалось найти подтверждения отдельных мест работы, то выдающий дубликат кадровый орган так и впишет данные в книжку, невзирая возможные на хронологические разрывы.

Вполне вероятно, новый работодатель примет работника и без трудовой книжки, опираясь на документы об образовании или положительных рекомендаций

В этом случае в течение 5 дней сотруднику будет заведена новая ТК, но записан в ней будет лишь прием на работу.

Для получения дубликата с восстановлением всех записей придется все же обращаться по предыдущему месту. Во вновь заводимую книжку подобные записи вносить нельзя.

Книжка утрачена по вине работодателя

Такая ситуация может случиться как по причине небрежного хранения кадровой документации, так и в случае чрезвычайных обстоятельств (пожар, наводнение, действия злоумышленников и т.п.)

В этом случае работник вправе потребовать (подать письменное заявление) от работодателя полного восстановления данных о своей трудовой деятельности и выдачи полноценного дубликата ТК.

Для выполнения этих требований работодатель обязан обратиться в местные органы исполнительной власти. Во многих регионах существуют постояннодействующие комиссии по установлению трудового стажа.

Если таковой нет, она в обязательном порядке будет создана. В ее состав будут включены:

• уполномоченные работники органов власти, занимающиеся вопросами труда и занятости,
• профсоюзные работники,
• представители работодателей,
• возможно – специалисты в области юриспруденции.

Комиссия принимает меры по запросу и получению необходимых документов, рассматривает их, производит необходимый опрос свидетелей, способных подтвердить факты о том или ином периоде работы.

В качестве подтверждения комиссия может принять все указанные выше справки и выписки, расчетные книжки, профсоюзные или иные документы, которые, по мнению ее членов, достоверно удостоверяют рабочий стаж.

По итогам работы составляется акт, в котором персонально по каждому человеку подробно расписывается его восстановленный стаж.

Составленный акт является основанием для выписки дубликатов утраченных трудовых книжек

Никаких сборов с работников в данном случае не взимается.

Хотя обязанность по запросу подтверждающих документов в такой ситуации возлагается в большей мере на виновника утраты и на комиссию, пассивно ожидать решения своего вопроса не стоит.

Только проявление личной настойчивости и активности в подготовке всей необходимой информации позволит восстановить трудовую книжку со всеми необходимыми записями.

Трудовая книжка – это документ, который имеет почти такую же важность, как удостоверение личности. Он помогает верифицировать деятельность и сроки, которые вы провели в той или иной профессии. Без формального подтверждения факта занятости и стажа вас могут не принять на работу, государство не гарантирует денежное обеспечение за выслугу лет в том размере, который вы заработали, а кроме того, проблемы возникнут при оформлении кредитных обязательств – вам могут не дать ссуду на основании отсутствия подтверждения платежеспособности.

Но что делать если по вашей вине или вине работодателя, в результате неприятного стечения обстоятельств или по злому умыслу некого недоброжелателя, документ исчез? Так как восстановить утерянную трудовую книжку достаточно непросто из-за временных затрат на сбор бумаг (или поиск свидетелей), подтверждающих вашу работу в тех или иных учреждениях, необходимо четко понимать алгоритм своих действий. Это поможет вам сократить количество времени, проведенного в поисках виноватого и точки, с которой можно начать восстанавливать документ.

Кстати, обязанность по восстановлению трудовой книжки при утере не зафиксирована в законе. Это значит, что законодатель не предусматривает ответственность работника за добровольный отказ от получения дубликата формуляра.

Поэтому если вы проработали всего пару месяцев и не считаете необходимым тратить время на сбор бумаг, подтверждающих вашу деятельность, можно просто предупредить следующего работодателя о необходимости завести трудовую.

Но если ваш стаж насчитывает несколько десятилетий упорного труда и карьерного роста, сделать это необходимо.

Что нужно делать при утере трудовой книжки?

1. Определить кто виноват.
2. Составить заявление.
3. Собрать подтверждения с мест предыдущей работы (в случае вины компании, в которой вы работали, она должна оказывать вам необходимую помощь).
4. Направить пакет документов работодателю (последнему или новому).
5. Получить документ по истечении установленного законом периода.

Алгоритм выглядит просто, но на деле может возникнуть ряд вопросов. Что делать, если официальные бумаги были утрачены в результате пересылки почтой России, как поступить с подтверждением занятости в фирме, которая на текущий момент признана ликвидированной, какие записи вносятся в дубликат и сможете ли вы избежать внесения данных, «портившие» послужной список увольнениями по порочащей вас статье ТК – все это лучше выяснить заранее.

Итак, что нужно делать если важный документ потерян?

Как восстановить трудовую книгу: первые шаги

Для начала важно понять по чьей вине произошла утрата. Кажется, что это достаточно легко. Документ может находится либо у вас на руках, либо в офисе по месту текущей работы. Следовательно, виновных может быть только два – вы или ваш работодатель.

На деле все несколько сложнее. Бывают спорные ситуации, связанные с почтовой пересылкой документов. Допустим, при увольнении работодатель предоставляет вам выбор: вы можете явиться за документами лично, либо написать соответствующее заявление, и бумаги будут отправлены вам по почте.

С первым вариантом все очевидно – вы приходите в офис кадрового инспектора, ставите подписи в регистрационных книгах, тем самым подтверждая факт произведенной выдачи документов, и можете считать себя свободным от прежней работы. Но если вы пишете заявление о согласии на получение трудовой книжки и сопутствующих бумаг посредством почтовой пересылки, вы снимаете ответственность с работодателя – он перестает отвечать за сохранность бумаг с момента их отправления заказным письмом.

Между тем, если книжка пропала в ходе пересылки, восстанавливать документ придется уже вам. Единственное чего можно добиться от почты – это возмещения ущерба, возникшего в связи с этим обстоятельством, и компенсации морального ущерба. Однако прежде вам предстоит написать соответствующее исковое заявление. Сбором подтверждений с предыдущих мест работы придется заниматься самостоятельно.

Итак, на ком лежит обязанность по сбору документов с предыдущего места работы?

1. В случае если трудовую книжку потерял работодатель, ответственность за ее восстановление лежит на нем. Он вносит сведения о местах и сроках работы человека на основании предоставленных официальных документов. Если таковых нет, компания должна оказывать сотруднику необходимую помощь в получении нужных сведений.
2. Если документ был утрачен по вине работника, то все бумаги он должен собирать самостоятельно.

При этом нужно понимать, что «восстановить» не означает предоставление документа, в точности соответствующего тому, который был потерян. Вам выдадут замену подлинника, и в ней не будет отметок организаций, в которых вы работали, так же как и подробного перечня записей о местах трудоустройства и сроках.

Там будут содержаться только сведения о суммарном и непрерывном стаже, а также более подробные данные о последнем месте работы. Общий срок деятельности записывается в виде итогового количества лет, месяцев и дней, проведенных в тех или иных компаниях, то есть суммируется на основании всей подтвержденной деятельности. Данные о конкретных работодателях, периодах и должностях работника не вносятся.

Кстати, потребовать выдачу дубликата можно не только в случае потери книжки, но и еще в нескольких ситуациях:

• если подлинник был испорчен, и это повлекло за собой нечитаемость отдельных фрагментов;
• в оригинал была внесена запись, которую впоследствии признали недействительной.

Только в последнем случае замена будет максимально похожа на изначальный вариант документа. Туда вам перенесут полный список записей за исключением недействительной. Но даже тогда печати и подписи организаций с прежних мест работы стоять там не будут.

Последнее место занятости выбирает сам работник. То есть если вас уволили по статье, ничто не мешает «отредактировать» книжку, обратившись к предыдущему работодателю. Он восстановит документ, и последняя запись будет из его компании. Нежелательная отметка с увольнением по статье указана не будет.

Потеря трудовой книжки: как составить заявление, чтобы восстановить документ

Обратите внимание, работодатель приобретает обязанность по восстановлению трудовой книжки только в том случае, если ему было направлено заявление о выдаче дубликата. Поэтому относиться к составлению обращения нужно ответственно. Форма должна содержать все необходимые сведения. Кроме того, нужно убедиться в том, что требование доставлено.

Как правильно заполнить заявление?

Правил, зафиксированных в соответствующих нормах, нет. Однако есть некоторые особенности, которые обязательно должны быть учтены.

Обращение в компанию должно содержать следующую информацию:

1. Указание факта работы в данной организации со ссылкой на конкретные периоды и занимаемые должности.
2. Обоснование обращения за дублирующим документом: пояснение причины, на основании которой бывший работодатель должен предоставить вам дубликат.
3. Ссылка на норму законодательства, предусматривающую обязанность исполнителя изготовить и выдать замену оригинала в течение 15 дней с даты обращения.

Лучше подстраховаться и принять меры во избежание споров о дате обращения.

Это можно сделать двумя способами:

• Подать документы лично. Для этого нужно составить два экземпляра обращения. Один передается в отдел, ответственный за прием корреспонденции, а на втором экземпляре проставляется отметка с уведомлением о получении письма (проставляется входящий номер, дата, подпись сотрудника) и описью вложения.

• Направить документы заказным письмом с уведомлением. Таким образом вы гарантируете доставку: в компании не смогут сказать, что не получили ваше обращение.

Поскольку вы должны предоставить не только заявление, но и сопутствующий пакет документов, целесообразно указать подобный перечень приложений. Так никакие бумаги не будут утеряны, а весь подтвержденный стаж зафиксируют.

Если причина направления заявления – это пропажа книжки, то подтверждения факта утраты не потребуется. Но если она была испорчена, то целесообразно приложить экземпляр к заявлению. Это будет подтверждение обоснования заказа нового образца.

Если утеря трудовой книжки произошла не по вине работодателя, а в результате хищения, то лучше всего обратиться в полицию.

Как подтвердить предыдущее место работы?

Чтобы вам внесли соответствующие записи о стаже, необходимо предоставить в отдел, ответственный за выдачу дубликатов, надлежащим образом оформленные документы.

К таковым могут относиться:

• договоры, заключенные между сторонами правоотношения;
• письменные свидетельства с предыдущего места работы (с печатями и подписями руководства);
• справки из архивных фондов;
• выписки из распоряжения по форме Т-1;
• решение суда, устанавливающие сроки трудового стажа;
• и т.д.

Все перечисленные бумаги должны быть предоставлены в виде подлинников или заверенных копий.

Подтверждения из компаний, в которых работал человек, он должен собираться самостоятельно. Но работодатель, обеспечивающий восстановление документа, обязан помогать, если потеря состоялась по причине его халатности. В противном случае весь груз ответственности ложится на самого работника.

Восстановление трудового стажа при утере книжки работодателем происходит на основе письменных удостоверений, оформленных надлежащим образом. Но если таковых нет, можно прибегнуть к свидетельским показаниям. Для подтверждения понадобится не менее двух человек, готовых.

Как и где можно восстановить трудовую книжку при массовой утере?

В следствие ряда объективных причин, ситуаций чрезвычайного характера или иной проблемы, повлекшей массовое уничтожение архивов и текущих дел, приходится восстанавливать большие объемы документов. По сравнению с индивидуальным порядком выдачи дубликата, в этом случае работники сталкиваются с некоторыми особенностями.

1. Восстанавливает данные комиссия по установлению стажа
   Кстати, эта комиссия формируется не в частном порядке. В ее комплектации участвует пострадавшая организация, а также органы власти административных единиц. В состав входят представители утратившей документы компании, сотрудники уполномоченных органов и профсоюзов, других организаций.
2. Свидетельские показания иногда становятся единственным источником информации
   Для подтверждения данных привлекаются люди, знавшие пострадавших и работавшие с ними в рамках одного предприятия или системы.

По итогам рассмотрения дела, собрание издает акт. В нем указывается должность, сроки работы. На основе этого документа формируются записи в трудовой книжке.

Многих работников, попавших в неприятную ситуацию, связанную со сбором подтверждения факта своей работы, интересует вопрос ответственности работодателя за утерю трудовой книжки. Если его вина была установлена, а последствия халатности стали препятствием в трудоустройстве работника или привели к иным негативным следствиям, компания выплатит материальную компенсацию.

Почему данные о стаже вносит предыдущий работодатель?

Потому что для того, чтобы все записи были внесены должным образом, необходимо обладать знаниями в области корпоративного права и кадрового производства. Если книжка будет испорчена неправильной отметкой, то последствия окажутся негативными: вас могут не взять на службу в федеральные структуры или органы местного самоуправления, потому что у вас не будет достаточного стажа работы, назначат меньшую пенсию или вы не сможете подтвердить определенный вид деятельности, которой занимались.

Помимо этого, внесение записей конкретной организацией позволяет следующим работодателям застраховать себя от произвола работников.

В заключение

Постепенно трудовая книжка, как главный документ, подтверждающий стаж человека и характер занятости, изживает себя. Это связано с новыми способами документооборота и обмена информацией между разными учреждениями. Сегодня сведения о людях, официально трудоустроенных в компаниях, хранятся в Пенсионном фонде. Поэтому вполне возможно, что уже через несколько десятков лет персонифицированный учет вытеснит бумажные документы и необходимость в их хранении и восстановлении в случае утраты отпадет сама собой.