≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Приказ о проведении аудита кадровой документации (образец заполнения). Приказ о проведении внутреннего аудита

В большинстве крупных компаний владельцы не занимаются управлением. Тем не менее, для них очень важно, чтобы бизнес развивался и процветал. Поэтому так важно вести контроль и проверку. В этой связи возникает необходимость организации и проведения внутреннего финансового аудита. Он призван контролировать и регулировать финансовую деятельность, а также минимизировать риски. Особенно важно проводить внутренний финансовый аудит в крупных компаниях, у которых достаточно разветвленная структура. В статье мы рассмотрим внутренний финансовый аудит, особенности организации, порядок проведения и необходимые документы.

Нормативно-правовое регулирование внутреннего финансового аудита

Можно выделить 4 уровня, на которых осуществляется регулирование аудита. Подробное описание каждого из них представлено в таблице.

Номер уровня	Наименование	Регулирующая документация
	Федеральное законодательство	ФЗ-307 «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 Гражданский кодекс Уголовный кодекс Налоговый кодекс
	Стандарты аудиторской деятельности	Стандарт аудиторской деятельности №8 Стандарт аудиторской деятельности №29 Кодекс корпоративного управления Профстандарт «Внутренний аудитор»
	Приказы Департамента финансов	Рекомендации Минфина по организации и осуществлению внутреннего аудита По разработке и принятию мер, целью которых является предотвращение коррупции МР по организации работы внутреннего аудита
4	Внутренние документы организации	Положение о службе внутреннего аудита Руководство службы ВА Должностные инструкции сотрудников СВА (система внутреннего аудита)

Положение о службе внутреннего аудита содержит миссию, цели, задачи, полномочия, а также ответственность. Руководство службы ВА описывает организацию СВА, особенности взаимодействия с другими подразделениями, содержит формы и методики проведения проверок.

Выполняемые функции

Внутренний финансовый аудит призван изучить и представить полную, а главное объективную картину функционирования компании в целом, а также каждого ее подразделения. Конечной целью такой проверки является рост качества выполняемых функций, а также эффективности ведения бизнеса .

В рамках внутреннего финансового аудита проводится оценка и анализ следующих направлений деятельности:

• правильность и соответствие действительности бухгалтерской и финансовой отчетности;
• насколько эффективно контролируется деятельность отделов, филиалов и прочих структурных единиц;
• какие результаты приносит принятая в компании система управления рисками;
• насколько целесообразны и экономичны заключаемые сделки;
• соблюдаются ли различные законодательные акты, касающиеся деятельности компании;
• разработка рекомендаций с целью повышения эффективности работы подразделений.

Кроме того, в рамках проверки могут проводиться расследования различных особых случаев. Это, например, касается фактов злоупотребления должностными обязанностями.

Порядок проведения проверки

Роль внутреннего финансового аудита не ограничивается проверкой достоверности и полноты сведений, предоставляемых в отчетах. Финансовые аудиторы в штате компании, а также независимые эксперты стремятся разработать рекомендации по способам повышения эффективности деятельности фирмы, а также роста ее конкурентоспособности .

С этой целью всесторонне рассматриваются и анализируются различные аспекты деятельности организации. Так, в рамках проводимой проверки осуществляется анализ:

• отчетности за различные периоды;
• сопоставляются сведения, указанные в финансовой, статистической, а также оперативно отчетности;
• проверяется, насколько правильно составлены отчеты;
• анализируется достоверность отражения активов и пассивов на счетах и в регистрах бухгалтерского учета;
• проводится анализ адекватности, целесообразности и соответствия деятельности проводимых операций.

Круг вопросов, которые рассматриваются в ходе аудита, можно расширять до бесконечности. Конкретный перечень обычно утверждает инициатор проверки . Им может выступать руководитель, один из собственников фирмы или иное заинтересованное уполномоченное лицо.

Принципы внутреннего финансового аудита

В процессе проведения проверки важно соблюдать ряд принципов . Это позволяет гарантировать высокую степень эффективности аудита, а также использования его результатов. В целях обеспечения соблюдения принципов внутренними аудиторами важно издать положение об их деятельности, в котором отражаются права и обязанности сотрудника отдела аудита.

Описание принципов проверки представлено в таблице.

Принцип	Пояснение
Системность и внеочередность	Проверки должны проводится регулярно в соответствии с разработанными планами, а также в случае необходимости
Объективность	Применяемые методы проверки, а также требования к проверяемым должны быть одинаковыми для всех структурных подразделений компании
Открытость	Нельзя скрывать ход проведения проверки, а также ее итоги от проверяемой стороны
Независимость	Аудиторы не должны быть зависимыми от объекта проверки, а также конкурировать с ним
Документированность	Весь ход аудита, его итоги и вынесенное решение должны быть тщательно задокументированы
Предупредительность	Если в ходе проведения проверки выявлены нарушения и несоответствия, после их документальной фиксации проверяемым следует принять меры, необходимые для их устранения

Ключевы этапы проверки

В проведении внутреннего финансового аудита можно выделить несколько этапов. В рамках каждого из них проводится ряд необходимых процедур и мероприятий.

Этап	Процедуры и мероприятия
Предварительное планирование	Сбор сведений об объекте проверки Анализ законодательно установленных обязательств, стандартов и нормативов, применяемых в деятельности компании Разработка задач проверки Оценка требуемых трудозатрат Определение необходимости помощи внешних аудиторов
Оценка риска	Оформление описания объекта проверки Выделение рисков, присущих деятельности компании или подразделения Разработка задач аудита на основе присущих деятельности рисков Оценка и изучение риска несовершенства проводимого в организации контроля
Разработка плана, а также программы проверки	Оформление списка основных ошибок, характерных деятельности объекта проверки с учетом опыта предыдущих аудиторских проверок Оценка существующих норм контроля с точки зрения предотвращения, обнаружения, а также исправления возможных ошибок
Проведение аудита	Распределение обязанностей между аудиторами в соответствии с их квалификацией, а также опытом Выполнение утвержденной программы аудита
Оценка и документальное оформление результатов	Опираясь на результаты аудита, проверяющие составляют отчет о выявленных ошибках и нарушениях, их существенности

Результаты заключения аудитора по проверке

В завершение проводимой аудиторской проверки в обязательном порядке составляется заключение. Аудиторское заключение представляет собой официальный документ, в котором отражены результаты проведенной проверки. Он предназначен для лиц, имеющих право пользоваться финансовой отчетностью организации.

В обязательном порядке заключение аудитора должно содержать следующие сведения:

1. указание на аудируемое лицо;
2. сведения о проверенных регистрах финансовой отчетности;
3. ссылка на нормативные акты, в соответствии с которыми проводился аудит;
4. наличие либо отсутствие ошибок;
5. рекомендации по устранению замечаний.

Аудиторское заключение подписывается руководителем проверки, а также лицами, осуществлявшими ее. В обязательном порядке внизу заключения следует указать дату его составления, после которой вносить в него изменения нельзя. Желательно, чтобы проверяемое лицо также поставило свою подпись под этим документом. Оно может указать, что не согласно с результатами проверки. При этом следует пояснить, с какими именно пунктами и по каким причинам (желательно с указанием ссылок на нормативные акты). Обычно аудиторское заключение составляется в двух экземплярах – один для проверяемой стороны, второй для передачи руководству организации.

Блиц ответы на часто задаваемые вопросы по аудиту

Процесс организации и проведения внутреннего финансового аудита достаточно сложен. Поэтому зачастую в компаниях (особенно недавно образованных) возникает большое количество вопросов по этой тематике.

Зачем мне заниматься организацией внутреннего аудита, если я пользуюсь услугами внешнего проверяющего?

Следует понимать, что функции внешнего и внутреннего аудита не совпадают. Внешний аудит направлен исключительно на проверку соответствия нормам и правилам оформления отчетности и операций. При этом цель внутреннего аудита – оценка рисков, которые не дают компании достигать поставленных целей, и рекомендации по их минимизации. Внутренний аудит проводит оценку экономической эффективности деятельности и ориентирован на руководство компании. Внешний аудит чаще всего ориентируется на внешних заинтересованных лиц, например, кредиторов и инвесторов.

Хотим организовать службу внутреннего аудита. С чего следует начать?

Можно выделить несколько шагов, которые следует предпринять при формировании службы внутреннего аудита:

1. Подбор руководителя. Важно помнит, что кандидат должен заслужить авторитет у руководства компании.
2. Разработка целей и задач отдела с учетом пожеланий руководителя и собственников организации.
3. Составление модели проведения проверок, оценка рисков деятельности, составление плана мероприятий.
4. Анализ необходимой структуры службы внутреннего контроля и требуемого бюджета.
5. Подбор кандидатов на должность сотрудников СВА и их внедрение в рабочий процесс.

Как определить оптимальное количество сотрудников в службе внутреннего аудита?

Количество сотрудников, входящих в состав отдела, осуществляющего внутренний аудит, зависит от поставленных перед ним задач. Исходя из числа подразделений, входящих в состав компании, а также имеющихся бизнес-процессов, определяется время, необходимое для проведения проверки. В соответствии с этим определяется количество сотрудников.

Какие требования следует предъявлять к внутреннему аудитору?

Важнейшими навыками аудитора являются независимость мышления, а также здоровый скептицизм. Хороший аудитор никогда не примет на веру всевозможные утверждения, а будет искать им подтверждение.

Кроме того внутренний аудитор должен:

• быть объективным;
• уметь абстрагироваться в работе от личных взаимоотношений;
• прислушиваться к мнению проверяемых лиц;
• иметь высокий уровень аналитических способностей;
• уметь четко выражать свое мнение;
• в случае необходимости отстаивать свою позицию.

Внутренний аудитор должен иметь представление о принципах управления, бухгалтерском и финансовом учете и анализе, праве. Кроме того, важно, чтобы внутренних аудитор обладал достаточными знаниями в области осуществляемой организацией деятельности.

Как проверить, насколько эффективна работа службы внутреннего контроля?

В процессе анализа эффективности работы службы внутреннего контроля можно руководствоваться следующими критериями:

• насколько полно выполняются разработанные и утвержденные планы проверок;
• количество проведенных аудиторских проверок;
• наличие важных рекомендаций аудитора;
• количество выполненных рекомендаций и эффект от этого.

Важно не только оценивать качество работы, но и повышать эффективность службы внутреннего аудита.

Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России")

ПРИКАЗ N 5

1 августа 2012 г. Москва

О проведении аудита кадровой документации

В целях оптимизации работы с кадровой документацией, определением ее соответствия требованиям законодательства о труде и на основании заключенного договора на проведение аудита с ООО "Бест Консалт"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 - 17 августа 2012 г. аудит кадровой документации в отделе кадров ЗАО "Цветы России".

2. Сформировать рабочую группу в составе:

Руководитель группы - начальник отдела кадров Давыдов А.М.;

Заместитель руководителя группы - ведущий инспектор по кадрам Сазонова И.Г.;

Эксперты группы:

инспектор по кадрам Морозова Д.И.;

инспектор по кадрам Розанова Н.В.;

делопроизводитель Муромова Я.В.

3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).

4. Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С.

5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО "Бест Консалт" по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М.

6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО "Цветы России" согласно утвержденному графику проведения аудита.

7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО "Цветы России".

Внутренний аудит позволяет оценить реальное состояние делопроизводства, вовремя исправить внутренние процессы и предотвратить возникновение ошибок. Кроме того, благодаря данному мероприятию можно получить достоверные данные о профессиональном уровне своих сотрудников и более эффективно ставить задачи, зная сильные и слабые места. Рассмотрим приказ о проведении внутреннего аудита и все важное, что касается данной процедуры.

Из этой статьи вы узнаете:

• что в себя включает проведение внутреннего аудита;
• какие существуют виды внутреннего аудита;
• как правильно составить приказ о проведении внутреннего аудита.

В отличи от внешнего, внутренний аудит имеет такой плюс как низкая стоимость, так как не нужно тратить деньги на привлечение сторонних специалистов. Кроме того, он прекрасно подходит для того, чтобы сотрудники обучились «командной игре». Нельзя не отметить и то, что результаты такого аудита не выходят за пределы компании.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Проведение внутреннего аудита

В самую первую очередь нужно:

• издать все нужные для аудита приказы ;
• определить план и задачи аудита;
• сформировать состав комиссии;
• установить срок аудита.

Следующим шагом является составление пакета документов, которые подлежат проверке. Согласно нормам ТК РФ такими документами являются трудовые договоры (статьи 56 и 67 ТК РФ), трудовые книжки (статья 66 ТК РФ), ПВТР (статья 189 ТК РФ), график отпусков (статья 123 ТК РФ) и положения о защите данных (гл. 14 ТК РФ).

Далее происходит сверка документов и изучение их содержания. Вся полученная информация должна быть занесена в таблицу. На ее основе можно определить, какие локальные акты нужно доработать, а какие создать заново.

Затем комиссия осуществляет анализ имеющихся документов. Во время данного этапа изучают те документы, которые следует доработать. Потом проверяется их содержание, а также соответствия действующим законам и правилам компании. Если нарушения совсем не существенны и их мало, допустимо занести их в ту же самую таблицу, которая была создана ранее. Если ошибок много, то создают отдельную таблицу для их регистрации.

В самом конце составляется отчет. Он должен иметь вид документа, в котором есть описательные части и таблица с нарушениями, а также советами, направленными на их устранение. Для удобства рекомендации можно оформить как приложение к отчету.

Отчет должен быть передан главе компании с целью согласования дальнейших действий. Под последними подразумевается издание приказа об исправлении ошибок, распределение данных действий между выбранными сотрудниками, назначение времени проведения нового аудита и так далее. Ответственным за передачу отчета является глава аудиторской комиссии, в случае необходимости он объясняет руководству все нюансы.

По завершению внутреннего аудита составляют план действий для кадровой службы. Его главной целью будет устранение недостатков, которые были обнаружены. В плане следует указать конкретное время, которое выделяется на устранение недостатков. Здесь же указываются ответственные за исправление ошибок.

Виды внутреннего аудита

Внутренний аудит может быть плановым и внеплановым.

Первый уместно использовать тогда, когда компания планирует постоянно контролировать делопроизводство. Такой подход хорош тем, что позволяет успешно предотвращать штрафы и санкции. Лучше всего прибегать к такому аудиту хотя бы раз в год. Стоит отметить, что действующие законы не регулируют периодичность аудиторской проверки в делопроизводстве, поэтому можно осуществлять ее тогда, когда в компании считают необходимым. Если регулярность осуществления аудита указана в локальном акте, то нужно ориентироваться именно на него.

Второй осуществляется по решению главы компании или службы ДОУ. О том, что пора осуществлять этот вид аудита, могут говорить такие факторы как смена сотрудника, отвечающего за делопроизводство, смена руководства, необходимость в том, чтобы привести документы в соответствие с нормативными актами, если последние были изменены.

В приказе о проведении аудита нужно:

• указать срок проведения аудита;
• указать назначаемых руководителей аудиторских групп;
• указать ответственного за выделение всех необходимых ресурсов для осуществления аудита;
• указать, чтобы главы проверяемых подразделений обеспечили все нужные условия для осуществления плана;
• указать ответственного за планирование и осуществление корректировки по результатам аудита;
• указать ответственного за осуществление приказа.

В роли приложений к приказу могут выступать документы, содержащие план аудита, и документы, содержащие список внутренних аудиторов, и так далее.

Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России")

ПРИКАЗ N 5

1 августа 2012 г. Москва

О проведении аудита кадровой документации

В целях оптимизации работы с кадровой документацией, определением ее соответствия требованиям законодательства о труде и на основании заключенного договора на проведение аудита с ООО "Бест Консалт"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 - 17 августа 2012 г. аудит кадровой документации в отделе кадров ЗАО "Цветы России".

2. Сформировать рабочую группу в составе:

Руководитель группы - начальник отдела кадров Давыдов А.М.;

Заместитель руководителя группы - ведущий инспектор по кадрам Сазонова И.Г.;

Эксперты группы:

инспектор по кадрам Морозова Д.И.;

инспектор по кадрам Розанова Н.В.;

делопроизводитель Муромова Я.В.

3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).

4. Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С.

5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО "Бест Консалт" по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М.

6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО "Цветы России" согласно утвержденному графику проведения аудита.

7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО "Цветы России".

Генеральный директор К.А. Ивлева

«14 » июня 2010 года № 000-2-а___

г. Мінск г. Минск

О назначении уполномоченных по качеству,

внутренних аудиторов и утверждении

В связи с внедрением системы менеджмента качества в институте бизнеса и менеджмента технологий БГУ и подготовкой ее к государственной сертификации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить уполномоченных по качеству структурных подразделений из числа руководителей (их заместителей) отделов и служб, прошедших обучение в БелГИИС по проблеме «Создание и внедрение системы менеджмента качества в соответствии с СТБ ISO » (Приложение 1).

2. Назначить внутренних аудиторов из числа лиц, прошедших обучение в БелГИИС по теме «Внутренний аудит в соответствии с СТБ » и аттестованных на статус внутреннего аудитора (Приложение 2).

3. Утвердить Перечень процессов, документированных процедур Системы менеджмента качества ИБМТ БГУ и их владельцев (Приложение 3).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной и воспитательной работе .

Апанасович

СОГЛАСОВАНО:

Зам. директора по учебной

и воспитательной работе

ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник УМО

Главный бухгалтер

Зав. кафедрой бизнес-администрирования

Зав. кафедрой бизнес-коммуникаций

Зав. кафедрой менеджмента технологий

Зам. декана ФПКиПК

Юрисконсульт

Начальник отдела маркетинга

Начальник отдела технических средств обучения

Начальник Центр дистанционного образования

Директор Оршанского филиала

Библиотекарь УМО

Методист ФПКиПК

Приложение 1

СПИСОК

уполномоченных по качеству структурных подразделений ИБМТ БГУ

	Наименование структурного подразделения	ФИО, должность уполномоченного по качеству
	Факультет бизнеса	, декан
	Факультет ПКиПК	, зам. декана
	Учебно-методический отдел	, начальник
	Кафедра бизнес-администрирования	, заведующий
	Кафедра менеджмента технологий	, заведующий
	Кафедра бизнес-коммуникаций	, заведующая
	Бухгалтерия
	Отдел маркетинга	, начальник
	Отдел материально-технического обеспечения	, зам. директора по общим вопросам
	Отдел технических средств обучения	, начальник
	Центр дистанционного образования и информационных технологий	, начальник
	Оршанский филиал	, директор

Приложение 2

СПИСОК

внутренних аудиторов

1. , зам. директора по учебной и воспитательной работе.

2. , начальник учебно-методического отдела

3. , зам. декана факультета ПКиПК.

4. , юрисконсульт.

5. , методист высшей категории учебно-методического отдела.

6. , библиотекарь УМО.

7. , начальник центра дистанционного образования и информационных технологий.

9. , методист ФПКиПК.

ЗАГАД П Р И К А З

« » 2010 года № ___

г. Мінск г. Минск

О составе комиссии по аттестации

внутренних аудиторов

В связи с подготовкой к сертификации системы менеджмента качества Института бизнеса и менеджмента технологий БГУ и необходимостью проведения предварительного внутреннего аудита

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по аттестации внутренних аудиторов в составе:

– председатель

Члены комиссии:

– зам. директора по учебной и воспитательной работе

– зам. директора по научной и инновационной деятельности

– зам. директора по общим вопросам

– главный бухгалтер

– начальник УМО

– ведущий специалист по кадрам

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной и воспитательной работе.

Апанасович

СОГЛАСОВАНО:

Зам. директора по учебной

и воспитательной работе

ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Зам. директора по научной и инновационной

деятельности

Зам. директора по общим вопросам

Начальник УМО

Главный бухгалтер

Ведущий специалист по кадрам