≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег. Учет операций по движению денежных средств в кассе

Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.

Касса – это подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и денежными ценностями. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать требованиям по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений .

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ ».

Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы , установленных банками по согласованию с руководителями организаций.

Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов , утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:

• оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером ;
• регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ;
• регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
• сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.

В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.

Порядок учета кассовых операций

Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
• 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
• 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.

Контроль кассовой дисциплины

Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях, согласно ч. IV Порядка ведения кассовых операций в РФ, возложена на банки.

Техническая укрепленность помещений касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях проверяются органами внутренних дел.

Ответственность за соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.

Контроль соответствия остатка наличных денежных средств в кассе с учетными данными осуществляется проведением инвентаризации денежной наличности кассы. Ревизия кассы может проводиться периодически в соответствии с регламентом инвентаризаций, установленным в организации или в неплановом порядке при смене кассира.

Излишки, выявленные в результате инвентаризации денежных средств , оформляются приходным кассовым ордером.

В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса - это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?

Касса и ККТ - в чем различия?

Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:

• операция 1 - денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды - это приход по операционной кассе;
• операция 2 - выданы суммы сотрудникам под отчет - это расход по операционной кассе.

При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.

Назначение ККТ - фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.

В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.

Кассовый учет

Существует два вида кассового учета - базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:

1. Приходный кассовый ордер - оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
2. Расходный кассовый ордер - при выдаче наличных.
3. Кассовая книга - в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
4. Авансовые отчеты - составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
5. Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
   • расчетно-платежная форма Т-49;
   • платежная ведомость Т-53.

Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.

Особенности упрощенного учета

С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.

Учет операций, которые проводятся через ККТ

Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ - кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.

Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.

Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.

Расходные операции бывают двух типов:

1. Выдача денег из кассы сотруднику организации.
2. Возврат денег покупателю.

В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.

Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.

1. Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
2. Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
3. Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
   • оформляется заявление о возврате, а на его основании - расходный кассовый ордер;
   • по данным РКО составляется платежное поручение;
   • по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).

Штрафные санкции

Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе , это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение - на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.

Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.

Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью - она может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если продавец не выдал чек , на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому - 10000 рублей.

Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники , то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.

Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.

Готовые к следующему платежу.

Наличные деньги — средства, состоящие из наличных денежных знаков.

Безналичные деньги — средства на расчетном счете в банке и на других счетах.

Выписка банка — копия записей по расчетному и текущему счетам предприятия с приложением первичных документов.

Обязательства предприятия — заемный капитал, который необходимо вернуть кредиторам в установленные сроки.

Учет кассовых операций

Часть денежных средств организации может храниться в кассе. Сумма этих средств ограничивается лимитом, который устанавливается банком по согласованию с организацией. В дни выплаты допускается превышение остатков денег в кассе над лимитом.

Основными документами, оформляющими поступление и выдачу наличных денег, являются приходные и расходные кассовые ордера . , пособия, пенсии и стипендии выдаются из кассы по платежным ведомостям. В этом случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не составляются. В кассовых документах не допускаются подчистки, помарки и исправления.

Аналитический учет кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге . Листы этой книги пронумеровываются, прошиваются и скрепляются сургучной печатью. Кассовая книга ведется в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр книги в виде отрывных листов служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.

По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

В бухгалтерии для учета кассовых операций ведется (50 "Касса") . Дебетовое сальдо по счету означает наличие денег в кассе организации (50-1) или кассах товарных контор, судов, речных переправ (50-2) по состоянию на 1 число данного месяца. К счету
50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др. Оборот по дебету счетов 50-1 и 50-2 показывает поступление наличных денег в кассы за месяц, а кредитовый оборот — суммы, выданные в течение месяца. Кассовые операции отражаются в журнале-ордере № 1, который ведется по кредиту счета 50 "Касса", а также в ведомости № 1 по дебету этого же счета. Записи в этих учетных регистрах (журнале-ордере и ведомости) делают на основании отчетов кассира.

В кассе наряду с наличными деньгами могут также храниться вексельные и почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты и другие денежные документы. Они учитываются на активном счете 50-3 "Денежные документы" в сумме фактических затрат на их приобретение. Поступление и выдача этих документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Аналитический учет ведется по их видам.

Не менее одного раза в месяц производится инвентаризация наличия денег в кассе , которая осуществляется внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные недостачи взыскиваются с кассира, а излишки приходуются и зачисляются в прибыль организации.

Рассмотрим основные операции, отражаемые по дебету счета 50 "Касса".

1. Поступление в кассу наличных денег с расчетного счета в банке оформляется записью:

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 51 "Расчетные счета".

2. Излишки денег, выявленные при инвентаризации, приходуются:

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 99 "Прибыли и убытки".

3. Погашение дебиторской задолженности наличными деньгами:

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

4. Возврат неиспользованных остатков подотчетных сумм:

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

5. Оплата наличными деньгами проданной продукции, товаров, услуг и других активов:

• дебет счетов 50-1, 50-2,
• кредит счета 90-1 "Выручка",
• кредит счета 91-1 "Прочие доходы".

6. Погашение наличными деньгами задолженности по недостачам, растратам и хищениям:

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Операции по кредиту счета 50 "Касса":

1. Выдача заработной платы:

• дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по ",
• кредит счета 50 "Касса".

2. Недостачи денег, выявленные при инвентаризации:

• дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
• кредит счета 50 "Касса".

3. Выдача подотчетных сумм:

• дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
• кредит счета 50 "Касса".

4. Сдача денег в банк:

• дебет счета 51 "Расчетный счет",
• кредит счета 50 "Касса".

5. Погашение кредиторской задолженности наличными деньгами:

• дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
  дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами",
• кредит счета 50 "Касса".

Если организации производят кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты субсчета для каждой наличной иностранной .

Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. вводится новый учет кассовых операций для соблюдения кассовой дисциплины и правильного учета денежных средств в кассе, устанавливаются новые правила ведения кассовых операций 2019 .

Также, как и ранее, в Положении ЦБ РФ № 373-П, необходимо будет устанавливать и рассчитать лимит остатка кассы, делать специальный расчет лимита. В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены старые бланки приходного и расходного кассового ордера 2019 (КО-1 форма по ОКУД 0310001 ПКО - приходник и КО-2 форма по ОКУД 0310002 РКО-расходник), бланк и образец заполнения которых можно скачать бесплатно.

Все юридические лица, кроме ИП, обязаны вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. Для неприменение лимита остатка наличных средств - единственное «упрощение» порядка ведения кассовых операций. В остальном они должны полностью соблюдать все правила, установленные для юридических лиц.

Дается подробное описание ведения кассовой книги в 2019 году, образец заполнения, а также есть возможность бесплатно скачать бланк кассовой книги.

Формы кассовых документов остались прежними. Правда, как хотели ранее, часть реквизитов, такие как корреспондирующие счета (субсчета) , из бланков не убрали. Необходимо будет издать новый приказ на лимит кассы, потому что в старом ссылались на старое Положение ЦБР. Индивидуальным предпринимателям больше не придется вести кассовую книгу и соблюдать лимит остатка наличных, а также выписывать кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).

В данной статье даются разъяснения про кассовые операции 2019. Описано ведение и заполнение кассовой книги. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ для его установления. Приведены бланки приходного и расходного кассового ордера.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года № 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Примечание : Существует образец лимита кассы 2019, где приведен подробный расчет остатка кассовой наличности. Данный руководителя или распоряжением ИП.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с абзацами вторым - пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Примечание : Лимит кассы ИП и малое предприятие может не устанавливать. Т.е. хранить любое количество денег в кассе.

к меню

3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее – организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в , сдавать наличные деньги в кассу юридического лица, или в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов.

Программно-технические комплексы, конструкция которых предусматривает прием банкнот, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.

4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы).

Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.

Индивидуальными предпринимателями , ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться .

4.2. Кассовые документы оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

к меню

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде - проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

к меню

5.2. Утратил силу. - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Приходник.

6. Выдача наличных денег проводится по .

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

6.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ (далее – документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

к меню

6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002. (расходнику)

к меню

6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом – третьем подпункта 6.2 настоящего пункта, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает надпись «не выдано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму невыданных наличных денег, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер.

7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года № 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.

8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года № «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», зарегистрированное Министерством юстиции РФ 24 ноября 2011 года № 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года № 66).

Председатель
Центрального Банка
РФ Э.С. Набиуллина

Примечание : - показана правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.

к меню

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Если превышен лимит кассы к концу дня?

Действующий порядок хранения наличных в кассе не всегда удобен, кроме предприятий малого бизнеса, где лимита кассы нет. Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.

Можно обойти ограничение по лимиту денежных средств в кассе, если выдать излишек в подотчет. Это позволит избежать штрафа в 50 000 руб. за нарушение порядка работы с наличными (ст. 15.1 КоАП
Указание ЦБ России 3073-У устанавливает лимит расчета наличными и правила осуществления и оплату наличных расчетов между юридическими лицами в рублях и иностранной валюте.

КАССА - ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ, СИТУАЦИИ

Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ.

Касса и кассовая техника — не одно и то же

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это...	Кассовые операции	Документы о проведенных операциях
Совокупность наличных денежных средств предприятия	Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты	Кассовая книга
Контрольно-кассовая техника (операции на ККТ являются частью кассового учета)	Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар	Фискальный чек прихода Чек возврата Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

«Базовый» учет

«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:

• создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
• формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
• ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
• оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
• составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У .

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У . Подробнее о нем см. статью « ». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. « »). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

Кассовые операции с применением ККТ

Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

• Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
• Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
• Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
• Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
• Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
• Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
• Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
• Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229 .

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

• выдача зарплаты;
• оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

• Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
• Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
• Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Штрафы для нарушителей

Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.

За неприменение ККТ оштрафуют:

• . должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
• . организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.

За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

• должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
• ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

• должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
• юрлицу — 10 тыс. рублей.

За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:

• должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
• юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.

Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет ». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности « », что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.