Положение о подотчете — не обязательный, но полезный инструмент.
"Медтехника-1"
1. Общие положения
- Товарный чек (или счет-фактура с накладной)
· если в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС, вместо товарного чека предоставляется счет-фактура с накладной.
· если вместо товарного чека есть счет-фактура с выделенным НДС, а в кассовом чеке НДС не выделен – должна прилагаться квитанция к приходному ордеру с выделенным отдельной строкой суммой НДС.
После приобретения подотчетное лицо должно передать ТМЦ на склад для оприходования.
Если материалы были сразу израсходованы (например, канцтовары в небольшом количестве, бланки), то после оприходования их на склад подотчетное лицо должно расписаться в требовании на складе предприятия.
3. Командировочные расходы, оформление, списание, документы
Командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Направление работников в командировку производится руководителем ОАО, оформляется командировочным удостоверением и служебным заданием на командировку, установленным определенными формами. По усмотрению руководителя предприятия направление работника в командировку, может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник может возвращаться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о том, может ли работник возвращаться к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель ОАО, в соответствии с графиком поездок, дальности поездки и условий транспортного сообщения.
При командировании бригад, выполняющих работы по электрозамерам, поверке средств измерений, обслуживание систем медгазоснабжения необходимо учитывать графики поездок и задания на месяц. Суточные не выплачиваются, если эти бригады направляются в командировку на расстояние от Санкт-Петербурга до 60 км.
Приказом по фиксированное количество дней для бригад, осуществляющих техническое обслуживание ЛПУ согласно договоров.
Для направления в командировку оформляется задание. Задание оформляет начальник отдела или структурного подразделения. Командировочное удостоверение оформляется в том структурном подразделении, откуда командирован сотрудник и подписывается генеральным директором или главным инженером. Время убытия и прибытия из командировки оформляется начальником структурного подразделения (ст. мастером, начальником метрологической службы).
Командировочные удостоверения оформляются печатью для хозяйственной деятельности ОАО.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметка о дне прибытия и выбытия делается в каждом пункте.
Командированному работнику может выдаваться аванс на командировочные расходы. Командированному работнику возмещаются следующие расходы, связанные с его пребыванием в командировке:
Суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути устанавливаются:
· с 01.01.2009г. в размере 100 рублей по территории Ленинградской области ;
· с 01.04.2009 – 300 рублей,
· при направлении в командировку за пределы г. СПб и ЛО индивидуально, согласно приказа на направление в командировку.
- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т. ч. и плата за пользование постельными принадлежностями;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- расходы по провозу багажа.
- расходы по найму жилого помещения
Остальные виды перечисленных выше расходов возмещаются в полном объеме согласно документам, подтверждающим оплату этих расходов. Все сверхнормативные или неподтвержденные суммы, выплачиваемые работнику в возмещение командировочных расходов, подлежат немедленному включению в его совокупный доход и обложению НДФЛ в установленном законом порядке.
Согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие деньги в подотчет обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Главный бухгалтер
Положение о расчетах с подотчетными лицами (далее - Положение), разработанное с учетом специфики предприятия и утвержденное приказом руководителя, поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избежать возникновения различного рода спорных ситуаций как с работниками предприятия, так и с налоговыми органами. О том, что можно и нужно отразить в Положении, мы расскажем в этой статье.
Положение о подотчете: для чего и кем издается
Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
- указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.
Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье .
Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм
Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник - это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.
В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:
- административно-хозяйственные,
- представительские,
- командировочные.
А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.
Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.
Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.
Как правильно составить приказ, узнайте из статьи .
Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:
- Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). - Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У) .
- Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
- В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
- Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2017 год он составляет 100 000 руб.).
Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: .
Сроки и порядок представления авансовых отчетов
Положение о подотчетных лицах: образец 2018 года
При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2018 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:
- корпоративную карту компании;
- личные банковские карты сотрудника.
Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами можно скачать здесь.
Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.
Итоги
Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.
1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее - Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.
1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее - подотчетные лица).
1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет
2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].
2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.
2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.
Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.
2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].
2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.
2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.
2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет
3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя] и ее соответствие образцу;
Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.
3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.
3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.
3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.
3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.
3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.
3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.
3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя организации] и ее соответствие образцу;
Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.
Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.
3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.
Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017
С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.
Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.
Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У .
Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:
1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.
2. Заявление на выдачу денег можно не писать.
Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно
Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.
Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.
Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.
Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.
До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.
Заявление на выдачу денег можно не писать
Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.
До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.
Чеки старого образца можно принять
С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.
Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»
Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?
В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.
Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).
Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.
Зачем нужно положение о подотчете
Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.
Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.
При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой Кодекс РФ ;
- Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У ;
- Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ;
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н .
Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019
Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.
Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.
2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.
Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).
3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.
Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.
Порядок выдачи денег под отчет
Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:
- сумму аванса;
- срок выдачи;
- на какие цели будут потрачены деньги;
- дату составления.
Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:
- ФИО подотчетного лица;
- сумма аванса;
- срок, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.
Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.
Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.
Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:
- командировочных расходов;
- расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.
Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.
