Лимиты на мобильную связь. Учет расходов на сотовую связь: с чем соглашаемся, а с чем спорим
Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону. Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем. Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.
Нормативная база
Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:
- Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
- Амортизация объектов собственности.
Амортизация на сотовый будет начисляться только тогда, когда стоимость телефона составляет более 40 000 рублей. Если же стоимость его меньше, затраты на покупку средства связи списываются на материальные затраты.
Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи. В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке. Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.
К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону
Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
- Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
- Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
- Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
- Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.
Основные особенности возмещения затрат
Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.
Аренда телефона у работника
Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:
- Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
- Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.
Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.
Детализация счета
Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.
Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.
Лимиты трат на мобильную связь
Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:
- Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
- Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.
Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.
Как работают лимиты? Рассмотрим на примере. Лимит на телефонную связь в компании составляет 3 000 рублей в месяц. Сотрудник «наговорил» на сумму 3 500 рублей. В этом случае будет возмещена только сумма 3 000 рублей. 500 рублей придется уплатить самому работнику.
К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Бухгалтерский учет компенсационных расходов
Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:
- ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
- ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.
ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.
Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета
Существуют следующие варианты оплаты:
- Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
- Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
- Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.
Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.
Сотовая связь глубоко внедрилась в нашу повседневную жизнь. Безусловно, данное достижение телекоммуникационных технологий является хорошим подспорьем для предприятия. Использование сотовой связи определенной категорией сотрудников делает предприятие более мобильным хозяйствующим субъектом. Это способствует привлечению новых партнеров, заключению выгодных контрактов и т.д., влияя в конечном итоге на финансовый результат предприятия в целом.
В определенных случаях налоговое законодательство позволяет предприятиям учитывать расходы на сотовую связь при исчислении налога на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. В частности, данные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и осуществлены (понесены) хозяйствующим субъектом для целей получения дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Итак, как вы уже догадались, разговор пойдет о порядке учета расходов на сотовую связь при исчислении предприятием налога на прибыль.
Законодательные основы расходов на сотовую связь
Если внимательно ознакомиться с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, то мы увидим, что в нем речь идет о телефонных услугах и услугах связи, поэтому рассмотрим, что они из себя представляют.
В силу ст. 2 Закона о связи под услугой связи понимается деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений, а под электросвязью - любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. В нашей стране данные услуги оказываются операторами связи пользователям на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством и правилами, утвержденными Правительством РФ (ст. 44 Закона о связи). Причем указанные хозяйствующие субъекты могут иметь статус как юридического лица, так и индивидуального предпринимателя (п. 12 ст. 2 Закона о связи).
Как экономически обосновать расходы?
Минфин, учитывая, что в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируются порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, в Письме от 02.09.2009 N 03-03-06/1/566 указал, что обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 ч. 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами в ходе мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ.
Проверка экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов осуществляется налоговыми органами в ходе мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ.
Вместе с тем суды иногда утверждают обратное. Так, при рассмотрении спора ФАС ДВО в Постановлении от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380 указал, что экономическую обоснованность затрат, их связь с получением доходов должен доказывать налогоплательщик, который самостоятельно формирует налоговую базу в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Камнем преткновения, как правило, является расширительное толкование экономической обоснованности. Для примера приведем наиболее распространенные причины, по которым налоговики признают расходы необоснованными:
Отсутствуют доходы в налоговом (отчетном) периоде (игра в одни ворота - расходы есть, а доходов нет);
От понесенных расходов хозяйствующий субъект в конечном итоге получает убыток;
Размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел налогоплательщика;
Произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности предприятия и т.д.
На практике налоговики на местах очень часто оценивают экономическую обоснованность расходов только по субъективным представлениям о содержании и смысле деятельности того или иного хозяйствующего субъекта. Такие факторы, как сложившиеся отношения с контрагентами, рисковый характер предпринимательской деятельности и т.д., во внимание не принимаются. Однако арбитры по этому вопросу не раз указывали на то, что при оценке экономической обоснованности расходов необходимо исходить из конкретных обстоятельств экономической деятельности хозяйствующего субъекта.
Так, в Постановлении от 31.05.2006 N КА-А40/4775-06 ФАС МО поддержал налогоплательщика и подтвердил экономическую обоснованность произведенных им расходов на услуги сотовой связи для целей налогообложения прибыли. Обоснованность сводилась к тому, что услуги сотовой связи необходимы для оперативного принятия решений по тем или иным вопросам. Кроме того, организацией были представлены приказы, счета-фактуры, а также договоры. Приказами руководителя был определен лимит расходов на услуги сотовой связи, который не был превышен.
Еще один довольно интересный, судебный акт - Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07. В частности, в нем арбитры пришли к выводу, что наличие стационарной телефонной связи само по себе не может свидетельствовать об отсутствии экономической обоснованности затрат на сотовую связь.
По результатам выездной налоговой проверки контролеры посчитали, что организация занизила налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, и привлекли ее к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ. Основанием для доначисления налога на прибыль в данном случае послужило отсутствие экономической оправданности затрат на услуги сотовой связи.
Посчитав решение налогового органа незаконным, организация обратилась в суд с соответствующим заявлением. Арбитры, признавая недействительным решение инспекции, исходили из того, что приказом организации, которым утверждены положения об использовании корпоративной сотовой связи, и должностными инструкциями директора по персоналу, главного экономиста, секретаря-референта, менеджера по информационным технологиям, менеджера-аналитика предусмотрены служебные обязанности указанных сотрудников, касающиеся необходимости взаимодействия как с работниками организации, так и с иными лицами для своевременного и оперативного решения задач при выполнении трудовых функций, личные разговоры запрещены.
В ходе судебного разбирательства арбитрами было установлено, что использование сотовой связи указанными в решении налогового органа работниками организации связано с производственной деятельностью фирмы, причем в данном случае разъездной характер работы не является обязательным условием для признания производственной необходимости использования сотовой связи работниками.
Доказательства того, что переговоры велись перечисленными сотрудниками в неслужебных целях, налоговым органом суду не представлены. Поскольку действующим законодательством не ограничена возможность отнесения налогоплательщиком к расходам затрат на сотовую связь при наличии стационарной телефонной связи, наличие последней само по себе не может свидетельствовать об отсутствии экономической обоснованности затрат на сотовую связь.
Таким образом, ФАС ВСО пришел к выводу о доказанности налогоплательщиком экономической обоснованности затрат на оплату сотовой связи, связанных с производственной деятельностью.
Подобная мысль прослеживается и в Постановлении ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08: факт наличия стационарных телефонов у налогоплательщика не препятствует ему пользоваться услугами сотовой связи, следовательно, понесенные расходы на услуги связи являются экономически обоснованными.
Иногда на практике налоговики отказываются признавать расходы на мобильную связь (на обслуживание телефонного номера) экономически обоснованными по причине отсутствия на балансе налогоплательщика телефонного аппарата. Возникает вопрос: насколько правомерны действия контролеров в данном случае?
Отсутствие на балансе предприятия телефонного аппарата еще не повод для отказа в принятии расходов на услуги связи.
В пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, что расходы на телефонные услуги учитываются в целях исчисления налога на прибыль, при этом каких-либо оговорок об обязательном наличии телефонного аппарата данная норма не содержит. Следовательно, для включения в расходы подобных затрат наличия на балансе налогоплательщика телефонного аппарата не требуется. Таким образом, в рассматриваемом случае действия налоговиков незаконны.
Право на существование данной точки зрения подтверждается арбитражной практикой. Так, в Постановлении от 21.07.2005 N КА-А41/6715-05 ФАС МО, установив, что в соответствии с условиями трудовых договоров генеральным директором и его заместителем для служебных переговоров используются личные мобильные телефоны, посчитал, что расходы на услуги мобильной связи являются экономически оправданными, поэтому в силу п. 1 ст. 252 НК РФ учитываются в целях налогообложения прибыли. Следует отметить, что в своих утверждениях ФАС МО далеко не одинок. Так, в Постановлении от 24.04.2007 N А56-33529/2006 ФАС СЗО указал, что налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи, независимо от наличия на своем балансе мобильного телефона (см. также Постановление ФАС ВВО от 02.02.2006 N А38-4091-12/222-2005). Федеральные арбитры ДВО, например, в Постановлении от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380 отметили, что наличие на балансе организации только одного телефонного аппарата не препятствует признанию расходов на обслуживание иных телефонов, не числящихся на нем.
Какими документами подтвердить расходы?
По мнению Минфина (Письмо от 19.01.2009 N 03-03-07/2), для того чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии три документа, а именно:
Утвержденный перечень должностей (список) работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей пользуются сотовой связью.
Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов и сим-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками. Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности. После поступления от операторов счетов за фактически оказанные услуги сотовой связи работники представляют в бухгалтерию пояснения по тем номерам счетов, которые не были оговорены в приказе. В частности, указываются наименование контрагента, его местонахождение (город, населенный пункт), вид деятельности (если сотрудник занимался поиском потенциальных клиентов или поставщиков);
Договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;
Детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды.
Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
В отношении договора с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг следует отметить, что в определенных случаях принять "мобильные" расходы в целях налогообложения прибыли можно и без такого договора. Данную точку зрения подтверждает сложившаяся в отдельных регионах арбитражная практика. Так, например, в Постановлении от 11.07.2005 N А13-8591/03-15 ФАС СЗО посчитал правомерным учет в расходах для целей налогообложения прибыли организаций затрат на услуги сотовой связи, возмещаемых сторонней организации, с которой оператором сотовой связи заключен договор.
В определенных случаях принять расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли можно и без договора со специализированным оператором.
Позиция фискалов в отношении детализированного счета в пакете подтверждающих документов иногда находит свое отражение при рассмотрении споров арбитражными судами. Так, ФАС ВВО в Постановлении от 10.06.2008 N А29-2210/2007, рассматривая судебное разбирательство, принял сторону контролирующих органов, которые по результатам выездной налоговой проверки отказали организации в признании расходов на сотовую связь, потому что она в подтверждение данных затрат не представила детализированные счета оператора и тем самым, по мнению суда, не доказала экономическую обоснованность "мобильных" расходов (см. также Постановление ФАС УО от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
Вместе с тем, названные Постановления являются скорее исключением из правил, нежели установленной догмой. Большинство споров по данному вопросу разрешаются судами в пользу налогоплательщиков. В доказательство сказанного приведем ряд Постановлений.
Так, например, в Постановлении ФАС МО от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 арбитры отклонили довод инспекции о том, что производственную направленность переговоров следует подтверждать детализацией телефонных счетов и расшифровкой с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры, так как содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона о связи).
В Постановлении ФАС ЦО от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8 содержится вывод о том, что требование инспекции представить детализированный счет оператора для подтверждения расходов на сотовую связь не основано на нормах налогового законодательства (см. также Постановление ФАС МО от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08).
Необходимо также отметить Постановление ФАС УО от 08.12.2008 N Ф09-9153/08-С3, в котором рассмотрена следующая ситуация.
По результатам выездной налоговой проверки инспекцией принято решение о начислении налогов, штрафов и пеней, а также об уменьшении размера убытков при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Основанием для принятия такого решения послужил вывод налогового органа о том, что организацией в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, неправомерно включены затраты на оплату телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи.
Налогоплательщик, посчитав данное решение нарушающим его права и законные интересы, обратился в арбитражный суд с заявлением о признании его недействительным.
В свою очередь, суд на основании представленных в дело документов сделал вывод о том, что расходы на телефонные услуги в спорных размерах являются обоснованными и документально подтвержденными. При этом довод инспекции о непредставлении налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи в подтверждение обоснованности данных расходов (со ссылкой на Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15) отклонен, поскольку, по мнению ФАС УО, налоговое законодательство не содержит обязательного перечня документов для подтверждения налогоплательщиком своих расходов.
Приказы директора предприятия и филиалов об установлении перечней должностей работников, которые обеспечиваются средствами мобильной связи, и лимитов на ее использование, договоры с работниками об использовании сотовых телефонов в служебных целях, первичные бухгалтерские документы об оплате услуг сотовой телефонной связи.
Не удовлетворенные решением ФАС, налоговики решили искать поддержку в высших судебных инстанциях, однако и там их ждало разочарование - Определением ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09 отказано в передаче рассматриваемого Постановления в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.
Подобным образом спор был разрешен в Постановлении ФАС МО от 01.11.2008 N КА-А40/10063-08: суд признал обоснованными расходы на оплату услуг сотовой связи без представления налогоплательщиком детализированных счетов оператора.
Еще один документ, которому следует уделить внимание в данном разделе, - Постановление ФАС ЗСО от 02.07.2008 N Ф04-3910/2008(7317-А81-14). Из материалов дела следует, что организация в подтверждение производственного характера использования сотовой связи представила в инспекцию и в суд договоры, приказ, содержащий сведения о сотрудниках, которым необходимы сотовые телефоны для выполнения своих служебных обязанностей, распечатки оператора связи с указанием номеров телефонов, счета телефонной станции. Однако налоговики посчитали, что этого недостаточно, и, исключив из налогооблагаемой базы "мобильные" расходы, доначислили организации налог на прибыль со всеми вытекающими последствиями: пени, штрафные санкции.
Не согласившись с таким произволом, организация обратилась в судебные инстанции с соответствующим заявлением. И, как выяснилось, не зря.
При рассмотрении дела ФАС ЗСО установил, что в спорном периоде организацией было заключено с оператором 10 договоров на оказание услуг сотовой связи, каждый на обслуживание одного телефонного номера, при этом договоры были заключены с организацией-работодателем, а не с абонентами - физическими лицами (сотрудниками). Перечень документов, необходимых для подтверждения производственного характера переговоров по сотовой связи, действующим законодательством не определен, в связи с чем у налогового органа не было правовых оснований для исключения из состава расходов стоимости услуг сотовой связи.
Довод налогового органа о том, что при отсутствии детализированного счета данные затраты не могут уменьшать налогооблагаемую базу, был отклонен арбитрами, поскольку такой счет в силу положений ст. 252 НК РФ не является необходимым документом, подтверждающим обоснованность расходов на мобильную связь. Таким образом, исходя из установленных по делу обстоятельств и на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ суд удовлетворил заявленные требования налогоплательщика.
Следует отметить, что аналогичного мнения по данному вопросу придерживаются ФАС ПО (Постановление от 14.02.2008 N А65-8190/07-СА2-8), ФАС СЗО (Постановление от 19.11.2007 N А42-5798/2006), ФАС СКО (Постановление от 01.03.2006 N Ф08-504/2006-240А).
Можно ли учесть расходы на звонки в нерабочее время?
Определенный контингент сотрудников, включая руководителя, зачастую вынужден вести переговоры не только в рабочие будни, но и в выходные, праздничные дни, иногда и во время отпуска. В этом случае напрашивается вопрос: можно ли расходы на подобные разговоры учесть в целях налогообложения прибыли, если организация подтвердит, что услугами сотовой связи пользовались исключительно в служебных целях? По сути, факт совершения звонков в праздничные, выходные дни или в период отпуска вовсе не означает, что они носят непроизводственный характер. Более того, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ разрешает признавать в качестве прочих расходов затраты на телефонные услуги и не устанавливает каких-либо условий для признания таких расходов.
По этому поводу Минфин высказался в Письме от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418. В частности, в нем говорится, что в случае ведения сотрудником телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами в целях исчисления налога на прибыль.
При этом в качестве подтверждения расходов выступает все тот же пакет документов (утвержденный перечень должностей сотрудников, договор с оператором сотовой связи, детализированные счета). По мнению чиновников, критерием экономической обоснованности для целей налогообложения вышеуказанных расходов в данном случае будет являться необходимость использования работником в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями сотового телефона в служебных целях. В должностной инструкции должно быть зафиксировано, что для выполнения трудовых обязанностей сотрудникам необходима сотовая связь.
Вместе с тем на практике приходится сталкиваться с непониманием со стороны налоговых органов на местах, которые подходят к вопросу определения экономической обоснованности и производственного характера переговоров формально, преследуя фискальные интересы. Однако судебные инстанции разрешают споры в таких случаях, как правило, в пользу налогоплательщиков. Так, в Постановлении от 20.07.2007 N А05-692/2007 ФАС СЗО указал, что ссылка налогового органа на осуществление организацией телефонных переговоров по окончании рабочего времени сама по себе не свидетельствует о непроизводственном характере данных переговоров и не препятствует учету этих затрат в качестве прочих расходов, связанных с реализацией (см. также Постановление ФАС МО от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06).
При рассмотрении спора ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08 принял во внимание пояснения налогоплательщика о том, что условия тарифных планов оператора сотовой связи не позволяют выделить звонки, сделанные в рабочее и во внерабочее время. В результате арбитры заявили, что использование налогоплательщиком сотовой связи вне рабочего времени и отсутствие лимита расходования денежных средств на мобильную связь в приказах не свидетельствуют об отсутствии производственной направленности расходов на сотовую связь с учетом представленных должностных инструкций, приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время.
Кроме того, ФАС МО указал, что производственная направленность телефонных разговоров не опровергается отсутствием отражения в документации налогоплательщика абонентов, поскольку не каждый звонок сопровождается оформлением договора или возникновением иной связи между абонентами.
Учитывая разъяснения Минфина, а также сложившуюся арбитражную практику, делаем выводы: в случае произвола со стороны налоговиков шансов отстоять свою точку зрения у организации предостаточно. Для этого необходимо подать соответствующую жалобу в вышестоящий налоговый орган (УФНС), если же это не приведет к желаемому результату - в арбитражный суд.
Лимитируем звонки
Услуги связи, оплачиваемые предприятием, но используемые сотрудниками в личных целях, не принимаются налоговиками для целей налогообложения. К сожалению, на практике разделить объем и стоимость служебных и личных телефонных разговоров достаточно тяжело, поэтому многие работодатели устанавливают для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит впоследствии <9> возмещению работниками за счет собственных средств.
Напомним, налоговики в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, признают только экономически обоснованные затраты на услуги связи, оплачиваемые организацией и используемые сотрудниками в служебных целях.
Изначально счета оплачивает организация, а затем расходы, превышающие установленный лимит, удерживаются из заработной платы сотрудников или вносятся ими непосредственно в кассу работодателя.
Следует отметить, что в этом случае руководитель предприятия приказом должен установить данный лимит вместе с перечнем сотрудников, которым в силу исполняемых ими обязанностей (основание - должностная инструкция) необходимо использовать сотовую связь.
По мнению некоторых экспертов, если приказом определить круг лиц, установить для них разумный лимит, то "мобильные" затраты в рамках этого лимита можно смело, без каких-либо проблем списывать в расходы, участвующие в налогообложении прибыли. Главное, чтобы были договор с оператором и выставленные счета-фактуры.
Однако мы вынуждены предостеречь налогоплательщиков, решивших воспользоваться данной точкой зрения. Дело в том, что доказывать экономическую обоснованность и производственную направленность расходов придется в любом случае. Пакет подтверждающих документов, который должна подготовить организация для этого, тот же, как и в случае, если такой лимит не установлен.
Итак, если стоимость служебных разговоров будет ниже установленного лимита, то в расходы для целей налогообложения прибыли можно включить только стоимость служебных разговоров. Стоимость личных разговоров сотрудника, не превышающая выделенного ему лимита на сотовую связь, при налогообложении не учитывается.
Сверхлимитные расходы подлежат возмещению организации работниками за счет собственных средств, причем включаются они в состав прочих расходов, по мнению Минфина, только после того, как сотрудники возместят их работодателю. При этом суммы такого возмещения учитываются для целей налогообложения в доходах от реализации (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275).
В связи с этим, во-первых, непонятно, что реализовала организация работнику. В соответствии с п. 1 ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав. Исходя из того, что услуги связи потребляются в процессе их оказания (п. 5 ст. 38 НК РФ), приобрести и реализовать их не представляется возможным. Остается одно - предприятие само оказывает услуги. В этом случае его следует признать оператором связи (юридическим лицом, оказывающим услуги связи на основании соответствующей лицензии) (ст. 2 Закона о связи). Если у предприятия нет такой лицензии, при определенных обстоятельствах это может стать основанием для привлечения его к ответственности, вплоть до уголовной (ст. 171 УК РФ). Нравится ли вам такой "поворот судьбы"? На наш взгляд, это полный абсурд, к тому же мнение финансистов противоречит описанной ситуации, так как услуги оказывает оператор сотовой связи, а не предприятие-работодатель.
Во-вторых, говоря о моменте признания расходов, мы не можем согласиться с позицией чиновников. Дело в том, что расходы на услуги связи учитываются на одну из дат, указанных в разделе о налоге на прибыль (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). И такого момента, как возмещение затрат организации, в нем нет. Следовательно, момент признания расходов, предложенный Минфином, нельзя использовать как руководство к действию.
С лимитом вроде бы все понятно. А как быть, если у работника безлимитный тариф? Можно ли в этом случае учесть расходы на услуги сотовой связи?
При оказании услуг связи по такому тарифу оператору уплачивается фиксированная сумма за период времени, в который количество звонков не ограничено. Оплата по договору осуществляется, как правило, на основании счетов-фактур и распечаток, где указывается стоимость международных переговоров и/или доступа в Интернет (время и стоимость переговоров на территории РФ в распечатках (детализированных счетах) отсутствуют). Отследить направленность внутренних звонков в данном случае невозможно. Как тогда определить сумму неучитываемых расходов?
Ответить на этот вопрос Минфин попытался в Письме от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217. В частности, чиновники разъяснили, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей внутренним локальным актом организации. При этом ни о каких детализированных счетах в качестве подтверждающих документов Минфин даже и не вспомнил.
Исходя из Письма, можно прийти к выводу, что если лимит для работника приказом руководителя организации не установлен, то в расходы включаем всю сумму затрат по безлимитному тарифу (абонентскую плату), в противном случае - в пределах установленного лимита.
Вместе с тем такой подход вряд ли устроит налоговиков. Основанием для списания полной суммы ежемесячной абонентской платы в расходы для контролеров является использование телефона с безлимитным тарифом в служебных целях. Поэтому личные звонки по служебному телефону следует исключить. Для этого работника нужно ознакомить под роспись с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону запрещены. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками как для производственных, так и для личных разговоров, то необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работниками. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Следует отметить, что данный подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в Письме от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217, и при его использовании разногласий с налоговыми органами возникнуть не должно.
Пример 1. Начальник отдела контроля качества в силу должностных обязанностей пользуется сотовой связью. Руководитель предприятия в целях экономии средств предоставил ему телефон, подключенный к безлимитному тарифу. Ежемесячная абонентская плата по договору составляет 3500 руб. Порядка 25% звонков не связаны со служебной деятельностью данного сотрудника, что подтверждается ежемесячными детализированными счетами (за предыдущие периоды).
Руководитель предприятия обоснованно установил лимит расходов на мобильную связь по данному телефонному номеру в размере 70% абонентской платы, то есть 2450 руб. (3500 руб. x 70%).
В результате в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, будут приняты суммы в соответствии с утвержденным руководителем лимитом, то есть в размере 70%, при условии, что они соответствуют нормам ст. 252 НК РФ.
Следует отметить, что порядок учета расходов на мобильную связь, рассмотренный в примере, подходит только для тех случаев, когда процент звонков сотрудника по личным вопросам колеблется на определенном уровне. Если же процент таких звонков месяц от месяца колеблется в значительных пределах, то необходимо использовать следующую схему определения "мобильных" расходов.
Пример 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера с одним лишь отличием: согласно приказу руководителя ежемесячные расходы на сотовую связь, принимаемые для целей налогообложения (Р), определяются по формуле:
Р = А x Зсл / Зобщ,
где А - размер абонентской платы;
Зсл - количество звонков в служебных целях;
3общ - общее количество звонков.
Предположим, что в октябре 2009 г. по данному телефону было сделано 200 звонков, из них к служебным относятся лишь 90.
В налоговую базу по налогу на прибыль за октябрь будут включены расходы на услуги мобильной связи в размере 1575 руб. (3500 руб. x 90 зв. / 200 зв.).
Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на «мобильную» связь. Не удастся его доказать – налоговики не только исключат данные затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты НДФЛ лицу, непосредственно общающемуся по телефону. Как показывает практика, в отдельных случаях требованиям налоговиков, касающимся данных расходов, надо безоговорочно следовать, в других – есть смысл поспорить. Об этом – наш разговор сегодня.Ю Помякшева Чем руководствуемся?
Затраты на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом расходы на оплату услуг сотовой связи обязательно должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Это означает, что расходы должны быть обусловлены деятельностью, направленной на получение дохода, иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.
Но проблема заключается в том, что конкретного перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, в действующем налоговом законодательстве нет. Поэтому такой перечень определил Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.
Итак, какими же документами должна, по мнению чиновников, располагать организация, чтобы правомерно учесть расходы на оплату телефонных переговоров по сотовому телефону?
Приказ руководителя организации
В приказе должен содержаться перечень должностей работников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи.
Должностная инструкция работника
По мнению налоговиков, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должно быть обоснована необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону в служебных целях. Так, необходимость использования сотовой связи может быть обусловлена разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами.
Однако, если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно.
Комментирует чиновникДоговор с оператором на оказание услуг связиЯ бы не стал так однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как проводную, так и сотовую). Кроме того, ни для кого не секрет, что тарифы на сотовую связь (особенно корпоративные) зачастую намного дешевле, чем тарифы стационарной сети.
А вот если организация включает в список лиц, пользующихся сотовым телефоном в служебных целях бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату этих звонков.
В данном случае возможны следующие варианты.
Договор заключен с организацией-налогоплательщиком
В этом случае нелишним будет рассмотреть вопрос о наличии (отсутствии) на балансе организации телефонных аппаратов. Так, если организация приобретает телефонные аппараты и затем передает их работникам для служебного пользования, то, как правило, проблем с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на сотовую связь не возникает (конечно, при наличии всех необходимых документов).
А вот если на балансе организации мобильные телефонные аппараты (или за балансом в случае их аренды) не числятся, налоговые органы единодушно считают расходы на оплату услуг мобильной связи экономически не обоснованными.
Однако арбитражная практика по этому вопросу в настоящее время складывается в пользу налогоплательщика. Суды указывают, что расходы на оплату услуг связи относятся к расходам, связанным с производством и реализацией в силу положений подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Арбитры также отмечают, что в главе 25 Налогового кодекса РФ не сказано о том, что учет данных расходов зависит от того, есть ли на балансе организации имущество, использование которого обеспечивает доступ к соответствующему виду услуг (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Московского округа от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).
Договор на оказание услуг сотовой связи заключен с работником (например, с руководителем)
Работник, используя личный телефон в служебных целях, сам оплачивает счета операторов связи. В этом случае ему выплачивается компенсация или возмещение фактических затрат на оплату служебных разговоров в порядке, установленном организацией.
При этом если отсутствуют документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, то такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера. Соответственно, выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается в расходах, принимаемых при налогообложении прибыли, и подлежит обложению НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2).
Детализированные счета оператора связи
Вопрос о том, нужно ли для подтверждения расходов на услуги сотовой связи представлять детализированный счет, остается на сегодняшний день неурегулированным.
По мнению Минфина РФ, такой счет необходим. Налоговые органы, в частности, разъясняют, что в форме такого счета должны содержаться:
детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров;
тарификация услуги (письмо Управления ФНС по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1).
Такую позицию поддерживают и отдельные окружные арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).
В то же время существует достаточная арбитражная практика (особо отметим, что этого мнения придерживается ФАС Поволжского округа), свидетельствующая о том, что для обоснования расходов на сотовую связь детализированные счета не нужны.
Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2006 г. по делу № А65-36698/05 содержится вывод о том, что требование налогового органа представить детализированный счет оператора для подтверждения экономической обоснованности расходов не основано на законе.
В постановлении ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержание, поэтому представление такого счета для подтверждения расходов не нужно. К таким же выводам пришли и другие окружные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. № А42-2490/2005-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 1 марта 2006 г. № Ф08-504/2006-240А).
Лимит расходов на пользование сотовой связью работниками организации
Лимит утверждает сама организация. Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будут указаны:
предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с выполняемыми функциями;
порядок оплаты (возмещения) работником расходов, осуществленных сверх лимита (например, сумма сверх лимита вносится работником в кассу или удерживается из его зарплаты).
По мнению Минфина РФ, полученное организацией возмещение сверхлимитных расходов от работника должно включаться в состав доходов от реализации. Расходы на сотовую связь в пределах лимита учитываются для налогообложения по мере их осуществления (при условии оформления всех необходимых документов), а расходы сверх лимита – только после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).
На наш взгляд, с таким порядком отражения доходов и расходов согласиться нельзя.
Во-первых, сумма возмещения сверхлимитных затрат на сотовую связь, получаемая от работников, по сути, является компенсацией. Доходом от реализации она не является, как, впрочем, не является и расходом, связанным с производством и реализацией в контексте главы 25 Налогового кодекса РФ. Поэтому такая компенсация ни в налоговом, ни в бухгалтерском учетах не должна учитываться ни в доходах, ни в расходах. В бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с работниками по прочим операциям» или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
Во-вторых, спорным является то, что сверхлимитные суммы всегда должны погашаться работниками. Ведь далеко не всегда сотрудники организации «виноваты» в превышении лимита.
Например, перерасход может произойти из-за того, что оператор связи повысил расценки. В этом случае приходится пересматривать максимальный размер расходов на мобильную связь.
Или менеджер, находясь в командировке, созванивался с руководством, чтобы согласовать условия заключаемого договора, и осуществил перерасход лимита. В таком случае затраты, превышающие лимит, тоже можно считать производственной необходимостью и признать их в расходах, не требуя возмещения от работников. Для этого необходимо обосновать и зафиксировать такой факт, например, в бухгалтерской справке, составленной на основании служебной записки лица, ответственного в организации за оформление документов по услугам связи.
Обратите внимание на важный момент: установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность расходов, даже если работник уложился в лимит. В противном случае спор с налоговыми органами неизбежен.
Другие доказательства производственного характера «мобильных» разговоров
К таким доказательствам можно отнести следующие:
письменное распоряжение руководителя (служебное задание) сделать звонки и отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме;
перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, и цель этих переговоров;
отчет о проводимом в рамках маркетинговой политики маркетинговом исследовании рынка сбыта, в том числе и с помощью телефонных переговоров;
распорядительные документы, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями - потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг).
Комментирует чиновник
Вячеслав Анатольевич Антропов , начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.
Ни в одном документе не написано, что именно налоговый инспектор вправе затребовать от организации в качестве дополнительных доказательств «служебного» характера мобильных звонков. Поэтому все решается исходя из конкретной ситуации. Для одного инспектора достаточным окажется расшифровка оператора связи. Если цифра затрат на мобильную связь покажется инспектору слишком высокой, то ничто не мешает ему сделать несколько контрольных звонков и установить, куда именно звонили из организации и есть ли хозяйственные связи между абонентами.
Иногда организации изначально пытаются завуалировать частные звонки следующим образом: в расшифровке делаются соответствующие пометки, что отдельные звонки (как правило, их очень немного) относится к личным и потому соответствующая часть не относится на расходы. Для одного инспектора этого окажется достаточным, а более дотошный все равно перепроверит предоставленную информацию.
Использование телефонных карт и карт экспресс-оплаты
При таком способе расчетов за услуги связи необходимо учитывать следующее. По Правилам оказания услуг местной, внутризоновой, междугородней и международной телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310, карта оплаты услуг телефонной связи – средство, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи инициировать вызов, идентифицировав абонента и (или) пользователя перед оператором связи как плательщика.
Иначе говоря, карта экспресс-оплаты – это авансовый платеж за еще не оказанные телефонные услуги. Поэтому сама по себе карта не является первичным документом, которым можно подтвердить понесенный расход. Кроме того, карта экспресс-оплаты позволяет определить только размер понесенных затрат, но не доказать производственную направленность фактически произведенных телефонных разговоров. Расход у организации-налогоплательщика появится, когда сотрудник по активированной карте начнет осуществлять звонки. При этом необходимым условием учета расходов будет наличие вышеперечисленных документов.
Комментарий редакции
В отношении карт экспресс-оплаты позиция Минфина РФ несколько смягчилась. Если раньше финансовое ведомство однозначно считало, что такие расходы в целях налогообложения учитываться не могут, то теперь чиновники такую возможность дают, правда, в исключительном случае. Например, работник был в командировке, у него закончились деньги, а ему нужно было срочно позвонить, и он приобрел карту экспресс-оплаты. В отчете о командировке этот работник должен подробно описать сложившуюся ситуацию (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 года № 03-03-06/1/348). Материал на эту тему читайте в журнале «Главбух» (2007 г., № 13, стр. 33).
Расходы на оплату переговоров по сотовому телефону в нерабочее время
Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.
Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.
Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.
По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях (письмо Минфина РФ от 7 декабря 2005 № 03-03-04/1/418).
Арбитражная практика по этому вопросу в основном складывается в пользу налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).
По учету затрат для Елена Пшеничная, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», советник государственной гражданской службы РФ 3 ранга, на главные вопросы.
Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.
Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.
В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.
По порядку
Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.
Законодательство не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.
Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.
Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК.
Личные переговоры
А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.
Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.
На имя сотрудника
Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.
При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).
Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.
Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.
Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»
