≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Регистр доходов по налогу на прибыль. Образец заполнения регистра налогового учета по ндфл

Чтобы заполнить налоговую декларацию по НП, то есть высчитать налоговую базу по НП за определенный период, следует собрать сведения обо всех проведенных за этот период операциях, суммировать все количественные и денежные показатели по данным первичных документов и систематизировать эти сведения в зависимости от того, к какому разделу декларации они относятся. Вот эта система при правильном разделении сведений и составит вожделенную систему налоговых регистров по налогу на прибыль (ст. 313 НК РФ).

Непосредственно регистрам НУ посвящена ст. 314 НК РФ. В ней говорится о том, что аналитические регистры НУ — это своды данных, которые могут быть в любой удобной для налогоплательщика форме: таблицах, справках, иных документах группировки сведений за период, без разнесения сведений по бухгалтерским счетам. Из системы этих форм должен раскрываться порядок формирования налоговой базы по НП.

Требования к налоговым регистрам

Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются люди, ответственные за корректность ведения этих регистров.

В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.

Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.

Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.

Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.

Чтобы снять лишние вопросы при разработке налоговых регистров, налоговики в конце 2001 года издали специальные рекомендации с примерными формами таких регистров. Это неофициальный документ с номером и датой, называется он «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ». Вышеуказанные рекомендации можно найти в любой справочной правовой системе.

Система НУ, предложенная в этом документе, выделяет 5 групп регистров:

1. Промежуточных расчетов.
2. Учета состояния единицы учета.
3. Учета хозяйственных операций.
4. Формирования отчетных данных.
5. Учета целевых средств некоммерческих организаций.

Можно использовать предлагаемые формы регистров, можно разработать свои, но расчет налоговой базы за определенный налоговый/отчетный период должен раскрывать процесс формирования итоговых сумм:

• доходов от реализации за этот промежуток времени;
• расходов, относящихся к этим доходам;
• внереализационных доходов;
• внереализационных расходов;
• прибыли от реализации и от внереализационных операций.

С целью создания регистров НУ можно использовать данные из регистров бухгалтерского учета: обороток по счетам, карточек, анализов счетов и т. д. Это разрешено Налоговым кодексом РФ, если налоговый и бухгалтерский учет совпадают, т. е. нет нормируемых или неучитываемых расходов. Вести их можно в обычных таблицах Excel.

Предлагаем рассмотреть разницу между бухгалтерскими и налоговыми регистрами на примерах.

Образец регистра НУ доходов

Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.

1. Организация системы налогового учета

Глава 25 НК РФ предусматривает в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль ведение налогового учета. Налоговый учет - система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с Налоговым кодексом (ст. 313 НК РФ).

Основные задачи налогового учета - формирование полной и достоверной информации о величине доходов и расходов учреждения, определяющих размер налоговой базы отчетного (налогового) периода, а также обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты в бюджет налога на прибыль.

Организация системы налогового учета подразумевает определение совокупности показателей, прямо или косвенно влияющих на размер налоговой базы, критериев их систематизации в регистрах налогового учета, а также порядка ведения учета, формирования и отражения в регистрах информации об объектах учета.

Аналитические регистры налогового учета - совокупность показателей (сводные формы), применяемых для систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Система налогового учета организуется учреждением самостоятельно исходя из принципа последовательности перехода от одного налогового периода к другому. В связи с тем, что единых утвержденных форм регистров налогового учета не существует, учреждение должно разрабатывать их самостоятельно либо вносить в применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты, формируя тем самым регистры налогового учета. И в том и в другом случае регистры необходимо указывать в учетной политике для целей налогообложения , утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя (ст. 313 НК РФ). Организация вправе использовать данные аналитического учета, разработанные в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета, при условии, что информация содержит все необходимые сведения для расчета налога на прибыль (Письмо Минфина России от 01.08.2007 № 03-03-06/1/531).

Налогоплательщик анализирует хозяйственные операции и самостоятельно определяет, по каким объектам учета он должен разработать и утвердить формы регистров налогового учета, в которых должен быть обеспечен набор всех данных, необходимых для правильного определения показателей налоговой декларации.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таким образом, первичные документы служат основанием для организации как бухгалтерского, так и налогового учета.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При этом аналитический учет данных должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы обеспечивал непрерывное отражение в хронологическом порядке фактов хозяйственной деятельности и раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

Наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Еще одно немаловажное замечание касается формата отражения данных в регистрах налогового учета. В соответствии со ст. 314 НК РФ корреспонденция счетов бухгалтерского учета в налоговом учете не указывается - отражаются только наименование хозяйственной операции (или группы одноименных операций) и их сумма.

По мнению автора, чтобы облегчить встречную сверку данных бухгалтерского и налогового учета, весьма полезным может оказаться включение в форму регистра налогового учета корреспонденции счетов (но как справочной, а не основной информации).

Согласно ст. 314 НК РФ правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Исправление ошибки в регистре налогового учета должно быть подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты и обоснованием внесенного исправления. При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

При составлении регистров должно быть обеспечено достижение следующих целей:

Минимизация трудозатрат для дальнейшей обработки информации;
- возможность переносить данные налоговых регистров в налоговую декларацию непосредственно или после незначительной обработки;
- возможность проводить последующие проверки правильности переноса данных из регистров бухгалтерского учета.

2. Виды регистров

Для организации налогового учета ФНС рекомендовало ведение следующих регистров учета (Рекомендации МНС России "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации"; данный документ носит рекомендательный, а не обязательный характер).

Регистры учета хозяйственных операций.

1. Регистр учета операций приобретения имущества (работ, услуг, прав).
2. Регистр учета операций выбытия имущества (работ, услуг, прав).
3. Регистр учета поступлений денежных средств.
4. Регистр учета расхода денежных средств.
5. Регистр учета сумм начисленных штрафных санкций.
6. Регистр учета расходов на оплату труда.
7. Регистр учета начисления налогов, включаемых в состав расходов.

Регистры учета хозяйственных операций являются источником систематизированной информации о проводимых организацией операциях, которые тем или иным образом влияют на величину налоговой базы в текущем или будущих периодах. Настоящий перечень включает все основные операции, связанные с утратой или получением права собственности на объекты гражданских прав (имущество, в том числе деньги, работы, услуги, права) по сделкам с третьими лицами. В отношении проводимых учреждением операций по признанию задолженностей и иных установленных НК РФ объектов налогообложения перечень может быть дополнен. В частности, в нем отсутствуют регистры по учету операций выявления результатов инвентаризации, переоценки имущества (кроме амортизируемого имущества и ценных бумаг).

Регистры учета состояния единицы налогового учета.

1. Регистр информации об объекте основных средств.
2. Регистр информации об объекте нематериальных активов.
3. Регистр информации о приобретенных партиях товаров, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).
4. Регистр информации о приобретенных партиях сырья/материалов, учитываемых по методу ФИФО (ЛИФО).
5. Регистр информации о движении товаров, учитываемых по методу средней себестоимости.
6. Регистр информации о движении приобретенных сырья/материалов, учитываемых по методу средней себестоимости.
7. Регистр учета расходов будущих периодов.
8. Регистр аналитического учета операций по движению дебиторской задолженности.
9. Регистр учета операций по движению кредиторской задолженности.
10. Регистр учета расчетов с бюджетом.
11. Регистр движения резерва по сомнительным долгам.
12. Регистр учета расходов на гарантийный ремонт.
13. Регистр учета расчетов по штрафным санкциям.

Регистры учета состояния единицы налогового учета являются источником систематизированной информации о состоянии показателей объекта учета, сведения о которых используются более одного отчетного (налогового) периода. Ведение регистра должно обеспечить отражение информации о состоянии объекта учета на каждую текущую дату и изменении состояния объектов налогового учета во времени. Содержащиеся в регистрах сведения о величине показателей используются для формирования суммы расходов, подлежащих учету в составе того или иного элемента затрат в текущем отчетном периоде.

Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями.

1. Регистр учета поступлений целевых средств.

2. Регистр учета использования целевых поступлений.

3. Регистр учета целевых средств, использованных не по целевому назначению.

Регистр учета поступлений целевых средств формируется для обобщения информации по денежным средствам, другому имуществу, работам, услугам, полученным в рамках благотворительной деятельности, в том числе в виде благотворительной помощи, пожертвований, других целевых поступлений, средств целевого финансирования и средств, полученных в виде безвозмездной помощи (содействия), поступившим некоммерческим организациям, включая бюджетные учреждения, в течение налогового периода в соответствии с пп. 15 п. 1 ст. 251 НК РФ, пп. 6 и 8 п. 1 ст. 251 НК РФ, п. 2 ст. 251 НК РФ (целевые средства) на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности. В соответствии со ст. 251 НК РФ ведение учета доходов и расходов целевых средств, а также сумм доходов и расходов от деятельности, связанной с получением доходов от реализации, и внереализационных доходов и расходов производится раздельно.

В регистре отражаются средства, признанные в соответствии с гл. 25 НК РФ для некоммерческих организаций, включая бюджетные учреждения, целевыми средствами по каждому факту их поступления, в момент фактического получения имущества, товаров, работ, услуг и прав. Ведение регистра учета поступлений целевых средств в течение налогового периода производится в хронологическом порядке с указанием вида поступлений - наименования полученных целевых средств и присвоенного кода.

Регистры промежуточных расчетов.

1. Регистр-расчет "Формирование стоимости объекта учета".
2. Регистр-расчет "Учет амортизации нематериальных активов".
3. Регистр-расчет стоимости списанного сырья и (или) материалов по методу ФИФО (ЛИФО).
4. Регистр-расчет стоимости списанных товаров по методу ФИФО (ЛИФО).
5. Регистр-расчет стоимости сырья/материалов, списанных в отчетном периоде.
6. Регистр учета сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
7. Регистр-расчет сомнительных долгов текущего отчетного (налогового) периода.
8. Регистр учета кредиторской задолженности по результатам инвентаризации на отчетную дату.
9. Регистр учета договоров на добровольное страхование работников.
10. Регистр учета расходов по добровольному страхованию работников.
11. Регистр-расчет расходов по добровольному страхованию работников текущего периода.
12. Регистр-расчет расходов на ремонт текущего отчетного периода.
13. Регистр-расчет расходов на ремонт, учитываемых в текущем и будущих периодах.
14. Регистр учета внереализационных расходов по операциям уступки прав требования, относящихся к будущим периодам.
15. Регистр-расчет резерва расходов на гарантийный ремонт.
16. Регистр-расчет коэффициента для перерасчета резерва расходов на гарантийный ремонт.

Регистры промежуточных расчетов предназначены для отражения и хранения информации о порядке проведения налогоплательщиком расчетов промежуточных показателей, необходимых для формирования налоговой базы в порядке, указанном гл. 25 НК РФ.

Под промежуточными понимаются показатели, для которых не предусмотрено соответствующих отдельных строк в декларации, то есть их значения хотя и участвуют в формировании отчетных данных, но не в полном объеме через специальные расчеты или в составе обобщающего показателя.

Показатели регистров данной группы должны в полном объеме отразить все этапы проведения промежуточных расчетов и величину всех показателей, участвующих в расчете.

Регистры формирования отчетных данных.

1. Регистр-расчет "Учет амортизации основных средств".
2. Регистр-расчет стоимости товаров, списанных (реализованных) в отчетном периоде.
3. Регистр учета прочих расходов текущего периода.
4. Регистр-расчет "Финансовый результат от реализации амортизируемого имущества".
5. Регистр учета стоимости реализованного прочего имущества.
6. Регистр-расчет учета остатка транспортных расходов.
7. Регистр учета внереализационных расходов.
8. Регистр-расчет финансового результата от реализации прав, которые были приобретены ранее в рамках операций по оказанию финансовых услуг (п. 3 ст. 279 НК РФ).
9. Регистр-расчет финансового результата от уступки прав требования (расходы по реализации прав, кроме ситуаций продажи ранее приобретенных прав).
10. Регистр учета доходов текущего периода.
11. Регистр учета убытков обслуживающих производств.
12. Регистр-расчет "Финансовый результат от деятельности обслуживающих производств и хозяйств".

3. Ведение регистров

Ведение регистров формирования отчетных данных обеспечивает информацией о порядке получения значений конкретных строк налоговой декларации.

Обобщающим признаком для всех вышеперечисленных регистров является формирование в них конечных данных налоговой отчетности. Одновременно в этих регистрах как результат расчетов выявляется и систематизируется и иная информация, переносимая в регистры учета состояния единицы налогового учета или регистры промежуточных расчетов.

Инструкцией № 25н (утверждена приказом Минфина России от 10 февраля 2006 года) определено, что в целях бюджетного учета учреждение обязано определять доходы и расходы методом начисления. В таком случае и в целях налогового учета целесообразно применять метод начисления, так как применение одного и того же метода признания доходов и расходов для бюджетного и налогового учета позволит избежать двойного учета, а также использовать в целях налогового учета регистры бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 8 ст. 254 НК РФ для определения размера материальных расходов при списании сырья и материалов, используемых при производстве (изготовлении) товаров (выполнении работ, оказании услуг), учреждение обязано утвердить в учетной политике для целей налогообложения один из следующих методов оценки указанного сырья и материалов:

По стоимости единицы запасов;
- по средней стоимости;
- по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);
- по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).

Напомним, что Инструкцией № 25н предусмотрено два способа списания материальных запасов:

По фактической стоимости каждой единицы;
- по средней фактической стоимости.

Согласно п. 3 ст. 259 НК РФ в целях налогового учета налогоплательщики самостоятельно определяют метод начисления амортизации (линейный или нелинейный). Нелинейный метод достаточно громоздок и неудобен, а применение одного и того же метода в налоговом и бюджетном учетах позволит избежать двойного учета. Однако нелинейный метод позволяет организации увеличить расходы, а следовательно, уменьшить налог на прибыль в первые периоды использования данного метода. Также следует учесть, что по основным средствам, приобретенным до 01.01.2002, остаточная стоимость определяется в виде разницы между первоначальной стоимостью объекта основных средств и суммой амортизации, начисленной по правилам бюджетного учета за период эксплуатации такого объекта. Выбранный бюджетным учреждением метод начисления амортизации не может быть изменен в течение всего периода начисления амортизации по объекту амортизируемого имущества.

Согласно п. 1.1 ст. 259 НК РФ с 01.01.2006 налогоплательщикам предоставлено право включать в состав расходов отчетного (налогового) периода расходы на капитальные вложения в размере не более 10% (30% - для 3-7 амортизационных групп) первоначальной стоимости основных средств (за исключением основных средств, полученных безвозмездно) и (или) расходов, понесенных в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации основных средств, суммы которых определяются в соответствии со ст. 257 НК РФ.

Применять или не применять амортизационную премию - право, а не обязанность налогоплательщиков, следовательно, это решение принимается бюджетным учреждением самостоятельно. Решение об использовании премии, а также размер, в котором должны признаваться данные расходы, отражаются в учетной политике. В случае принятия решения о применении амортизационной премии учреждению необходимо разработать и утвердить в учетной политике регистры налогового учета, отражающие начисление амортизации в целях налогового учета , так как в бюджетном учете данные расходы не предусмотрены.

В соответствии с п. 10 ст. 259 НК РФ по решению руководителя учреждения, закрепленному в учетной политике для целей налогообложения, допускается начисление амортизации по нормам амортизации ниже установленных НК РФ. Использование пониженных норм амортизации допускается только с начала налогового периода и в течение всего налогового периода.

Ответственность за несоставление регистров налогового учета.

В ст. 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением понимается, в частности, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. Налоговые регистры в данной норме не упоминаются. Таким образом, при отсутствии регистров налогового учета требования ст. 120 НК РФ не нарушаются.

Ответственность по ст. 126 НК РФ наступает в том случае, если учреждение не представило в установленный срок документы и другие сведения, предусмотренные налоговым законодательством. Однако налоговые органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). А раз нет утвержденных форм налоговых регистров, то требовать их не следует. Ведь, чтобы запросить документы, инспекция должна знать их перечень и количество.

Значит, оштрафовать учреждение за неведение регистров налогового учета по ст. 126 НК РФ нельзя. В ст. 122 НК РФ установлена ответственность за неуплату или недоплату налога в результате занижения налоговой базы или других неправомерных действий. И даже если отсутствие налоговых регистров привело к недоимке по налогу, то штраф назначат именно за недоплату, а не за отсутствие налоговых регистров. Следует отметить, что налоговое законодательство не содержит санкций за отсутствие регистров налогового учета.

Компания может хранить документы бухгалтерского и налогового учета в электронном виде при условии, что все они заверены электронной цифровой подписью (письмо Минфина России от 24 июля 2008 года № 03-02-071-314).

С формальной точки зрения основания для такого вывода есть. Подпись – это обязательный реквизит любого первичного документа (пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Регистры бухгалтерского и налогового учета тоже должны быть подписаны составившими их лицами. Это следует из абзаца 8 статьи 314 НК РФ, а также пункта 2 статьи 9 и пункта 3 статьи 10 Закона № 129-ФЗ. Закон не ставит эти требования в зависимость от того, в каком виде компания хранит документы - бумажном или электронном. А единственная возможность завизировать электронный документ – использовать электронную цифровую подпись (статья 4 Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ).

Чем грозит отсутствие подписи? Специального штрафа за это нарушение нет. Есть штраф за отсутствие первичных документов и бухгалтерских регистров – 5 тыс. рублей (статья 120 НК РФ). Однако, в контрольном управлении ФНС России считают, что к этому нарушению нельзя приравнивать ситуацию, когда документ составлен, но не подписан. Кроме того, налоговиков в ходе проверки интересуют документы в бумажном виде, а не в электронном – соответственно с «живой» подписью.

Проблемы могут быть, только если в ходе проверки инспекция истребует документы, которые не подписаны. И то при условии, что нет возможности сразу же их распечатать и подписать. Например, если главный бухгалтер на больничном или вообще уволился. В результате инспектор может не зачесть расходы или отказать в вычете НДС.

Во избежание таких проблем на случай проверки любую первичку и регистры лучше хранить в бумажном виде и с подписями. Распечатывать документы целесообразно по окончании каждого квартала (налоговый период по НДС), а также перед увольнением главного бухгалтера или директора.

Правильное ведение регистров принципиально для целей грамотного налогового учета. Регистры обычно внимательно изучаются в ходе проверок. Нарушения в них довольно просто обнаружить. И за подобные нарушения назначаются высокие штрафы. Как избежать ответственности? Нужно вести регистры правильно. Рассмотрим базовые правила, актуальные для этой формы учета.

Что собой представляет налоговый регистр

Регистры – это элементы налогового учета. Они ведутся компаниями, выплачивающими налог на прибыль. Регистры обязаны формировать и агенты по .

В регистры заносятся все сведения, необходимые для установления размера налога на прибыль (статья 314 НК РФ). Затем эти сведения систематизируются. На их основании определяется .

Регистры – это сводные формы для систематизации информации, которые сгруппированы на основании главы 25 НК РФ. При этом они не помещены на счета бухучета. Соответствующее определение приводится в статье 314 НК РФ.

Данные регистра должны отвечать, в том числе, на эти вопросы:

• На базе каких документов определена база для обложения налогами?
• Каков метод формирования этой базы?

Статья 314 НК РФ указывает на то, что регистры формируются на базе первички. При их заполнении нужно исключить эти недочеты:

• Ошибки и опечатки.
• Беспорядочное внесение сведений.
• Наличие пропусков.

Заполняются НР исключительно в хронологическом порядке.

Существуют правила, касающиеся хранения НР. Их нужно защищать от несанкционированных попыток исправления. Если необходимо исправить ошибки, процедура предполагает документальное сопровождение. Исправления должны быть заверены.

ВАЖНО! Информация из регистров составляет налоговую тайну: сведения нельзя разглашать. В обратном случае накладывается ответственность.

Как должен выглядеть регистр

В НК РФ практически нет сведений, касающихся именно вида регистра. В Кодексе есть только общая информация. То есть задача по оформлению документов возлагается на организации.

Но в статье 313 НК РФ указаны обязательные сведения, которые нужно включить в регистр. В частности, это следующие пункты:

• Название.
• Период.
• Название проделанной операции.
• Итоги операции в рублях.

Документ заверяется подписью ответственного сотрудника. Подпись сопровождается расшифровкой.

Если это регистр НДФЛ, в него включаются эти сведения:

• Вид дохода.
• Льготы по НДФЛ, сокращающие налогооблагаемую базу.
• Размеры выплат.
• Даты выплат.
• Размер исчисленного налога.
• Дата удержания налога.
• Информация о платежках, которые подтверждают выплату налога.

Правила, относящиеся к налоговым регистрам, практически идентичны правилам, относящимся к бухгалтерской первичке. А потому у некоторых специалистов возникает вопрос о возможности заменить регистры бухгалтерской документацией. В НК РФ нет запретов касательно этого. Более того, в статье 313 НК РФ есть тому косвенное разрешение. Но в этой же статье прописано, что, если бухгалтерских данных недостаточно, их требуется дополнить. По результатам дополнений и формируется регистр.

ВНИМАНИЕ! Регистры ведутся и в бумажной, и в электронной форме. Электронная документация просто распечатывается, если для этого есть необходимость (к примеру, требование налоговой).

Как сформировать регистры

Как уже упоминалось, закон не устанавливает форму для регистров. Она определяется организацией самостоятельно. Разработанная форма закрепляется в учетной политике. Для этого требуется издать приказ.

Регистры могут разительно различаться по внешнему виду в зависимости от компании. В законе нет ограничений, касающихся формы. Но налогоплательщик должен соблюдать общее правило – в регистрах указываются все сведения, требующиеся для налогового учета. Из предоставленных данных должно быть ясно, как формировалась база под налогообложение.

Данные можно по-разному группировать. Допускается использование таблиц, списков. Однако применяемый инструмент группировки должен быть внесен в учетную политику.

Несмотря на определенную свободу, налогоплательщик должен помнить о ряде ограничений. В частности, в регистре должны присутствовать обязательные реквизиты. Если этих реквизитов нет, регистр будет считаться недействительным.

Регистры по налогу на прибыль

Регистры заполняются на базе первички и счетов бухучета. Требуются они для установления размера налога на прибыль. Бланки регистров разрабатываются с учетом специфики работы компании.

Как уже упоминалось, налоговые регистры могут заменяться бухгалтерскими документами. Но иногда нужно создавать регистры отдельно. Это актуально для операций, итоги по которым имеют разное отражение в налоговом и бухгалтерском учетах. Если организация имеет дело с подобными операциями, стоит разрабатывать регистры.

Требуется учитывать, что иногда нормы бухучета и налогового учета отличаются.

Соответственно, разными должны быть и документы для учета. И в этом случае пригодятся налоговые регистры.

Если организация имеет дело только с операциями, которые одинаково документируются с точки зрения и налогового, и бухгалтерского учета, отдельных регистров не требуется. Они просто заменяются на бухгалтерские регистры. Единая форма экономит время и облегчает расчеты.

Для формирования декларации по налогу на прибыль потребуется минимум два налоговых регистра: по доходам и тратам. Сведения о доходах и тратах нужны для установления размера прибыли. Именно она является налогооблагаемой базой, на основании которой и определяется размер налога.

Два регистра – это самый минимум, который пригодится при расчетах. Иногда вводятся вспомогательные регистры. Актуальны они тогда, когда организация занимается сразу несколькими направлениями деятельности. Регистры стоит завести, когда компания сталкивается с особыми операциями, предполагающими особый порядок образования налогооблагаемой базы.

Можно ли не разрабатывать формы регистров?

Что делать, если представители организации не хотят заниматься разработкой форм регистров? В этом случае возникает риск наложения ответственности на основании статьи 120 НК РФ. Чтобы избежать наказания, компания может просто взять уже существующие формы. Перечень их содержится в рекомендациях МНС «система для установления прибыли» от 19 декабря 2001 года.

Примеры

Есть две основных формы регистра. Это регистры, отражающие доходы и расходы. Но к ним при необходимости могут быть добавлены дополнительные формы. К примеру, в одной организации могут быть следующие регистры:

• Доходы от продажи.
• Траты, сокращающие доходы от продажи.
• Внереализационные траты.

Регистров может быть и больше. Все зависит от нужд конкретной фирмы. К примеру, можно ввести эти НР:

• Выручка от продажи товаров собственного производства.
• Выручка от продажи товаров, которые ранее были закуплены оптом.
• Выручка от продажи прочих изделий.

При оформлении каждого регистра нужно придерживаться положений НК РФ. К примеру, при заполнении регистра «Доходы от продажи» нужно помнить, что выручка должна фиксироваться без учета НДС и акцизов. Соответствующее правило приведено в пункте 1 статьи 248 НК РФ.

Для заполнения такого регистра нужно пользоваться сведениями из бухучета. В частности, счетами 90 и 91. Данные бухучета и сведения в регистрах не должны противоречить друг другу.

В России под налоговым учетом понимается порядок сбора и последующей систематизации информации, необходимой для определения организационной налоговой базы. Сбор и систематизация ведется с помощью информации в первичных документах. Процедура опирается на предписания статьи НК РФ №313.

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по .

Регистры

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

• Название регистра налогового учета;
• Число, месяц и год заполнения;
• Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
• Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
• Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет

Организация учета налогов может быть сделана как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах учета бухгалтерии. Регистры бухгалтерского учета, в таком случае, должны быть дополнены реквизитами для вычисления налога на прибыль. В таком случае данные регистров налогового учета способны:

• Иметь совпадение с данными бухгалтерского учета;
• Иметь другие значения, которые рассчитаны отдельно.

Совпадение с данными учета бухгалтерии имеет место быть, если требования обоих способов учета одинаковы, и нужно провести лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета. Также такой вариант возможен потому, что правила учета бухгалтерии вариативны в отношении хозяйственных операций предприятия. Есть и другой вариант, когда требования обоих видов регистров совпадают.

Второй случай возможен тогда, когда требования первого и второго регистра несовместимы, какие бы условия при этом не сложились.

При условии, что налоговый учет ведется путем начисления, то можно использовать регистры бухгалтерского учета для учета налогов. Но стоит заметить, что кассовый метод делает невозможным такой оборот событий, так как наблюдается несовпадение требований бухгалтерского и налогового учета по части момента отражения хозяйственных операций.

Подробнее о бухгалтерской и налоговой отчетности можно узнать на сайте ФНС по этой ссылке .

Типология

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

• Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

• Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

• Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

• Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп.

Регистры расчета промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке .

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Так как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

• Следить за общей картиной по всем рабочим;
• В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
• Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
• Определять возможность других стандартных вычетов;
• Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
• Формирование регистра
• Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
• Данные по идентификации каждого физического лица;
• Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
• Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
• Величина заработных плат и даты их выдачи;
• Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
• Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.

ВАЖНО: Каждый пункт вышеприведенных сведений должен приводиться на каждого сотрудника отдельно.

Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.

Бланк регистра должен иметь следующие особенности:

• Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
• Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
• Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.

Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.

Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.

Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?

Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

Понятие

В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.

Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.

Цель использования

Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:

• достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
• правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
• возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
• формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.

Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .

Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.

Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)

Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.

Срок хранения

Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео: