Корпоративная карточка предприятия бухучет. Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Учимся работать с корпоративными картами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
2018-02-06T11:33:48+00:00В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.
Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.
Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.
На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт .
Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов .
Плюсы корпоративных карт очевидны:
- сокращаются расходы и время на выдачу денежных средств под отчёт
- снижается риск потери наличных денежных средств
- появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
- появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
- появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
- появляется возможность совершать покупки в интернете
Требования при работе с корпоративными картами:
- средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
- с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами
Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 "Специальные счета в банках".
Посмотрим теперь эти же операции в "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).
Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников
Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Банковские выписки":
Создаём документ "Списание с расчетного счета":
Указываем вид операции "Перевод на другой счет организации", наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.
Проводим документ:
Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации
Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.
Указываем вид операции "Перечисление подотчетному лицу"; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:
Проводим документ:
Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте
В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:
Проводим документ:
Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте
И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться - приложить оправдательные документы.
В бухгалтерии эта операция отражается документом "Авансовый отчет".
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Авансовые отчеты":
Создаём новый документ:
Проводим его:
Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, на новые уроки...
Дополнения от читателей
Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье - я с удовольствием публикую их для всех читателей.
В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и "Списания с расчетного счета". Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.
Цитата из статьи: "... Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников... Создаём документ "Списание с расчетного счета" ...".
В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.
В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.
Корпоративная карта - это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.
Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.
По сути, оплата по корпкарте - это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.
Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник - списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.
Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное - отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное - не забывайте документы по каждой операции.
Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете - тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар - товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.
Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов - валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.
А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань - это будет прямыми затратами на текущую деятельность.
Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.
Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:
- только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
- вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
- легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.
Котик в офис - это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.
Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.
Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.
Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах - для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.
Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили - товар или услугу.
В документах должны быть реквизиты:
– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
– весь перечень и количество услуг или товаров;
– сумма оплаты;
– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок - дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке - тогда он будет полноценным закрывающим документом.
В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО - сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.
После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной - можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно - это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Можно снимать наличку по корпкарте?
Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так - выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.
Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.
Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?
Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз - безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.
А вносить деньги на счёт?
Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:
- делаете займ компании;
- возвращаете средства;
- вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.
Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств - это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка - бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.
Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.
Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.
Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.
Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте - спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.
Подсказала Балашова Елена - бухгалтер в Кнопке.
Рассказала всем Шиляева Марина - маркетолог.
Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь:)
Как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Но особенность в том, что это лицо должно быть сотрудником компании, заключившим договор на выпуск такой карты.
Банки могут выпускать дебетовые и кредитовые корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах установленной банком суммы . Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из . Как показывает практика, организации в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Как получить карту
Чтобы , фирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
- список сотрудников, которые будут пользоваться картой. Их подписи должны быть заверены печатью фирмы;
- копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты;
- договоры об использовании карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю компании, действующему на основании доверенности.
Порядок использования корпоративных карт
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, организации необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены сотрудником по корпоративной карте;
- лимиты расчетов по корпоративным картам;
- срок, по истечении которого сотрудник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
- срок, в течение которого сотрудник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Какие расходы можно производить по карте
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
- получать наличные для расчетов в России, связанных с деятельностью юрлица, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
- производить оплату в рублях, связанную с деятельностью юрлица, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы в РФ;
- получать наличную инвалюту за границей для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами РФ.
У бухгалтера компании часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты услуг от имени самой организации? А если может, каким образом уполномоченный банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами.
Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой услуги за рубежом в иностранной валюте.
Отчет о расходовании денег по корпоративной карте
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому организация может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1.
Примечание. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную форму отчета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной политике (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Когда у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ доход
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда Нижегородской области от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Надо ли соблюдать лимит расчетов
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица фирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Бухучет операций с корпоративными картами
Бухгалтерский учет операций с применением корпоративных карт необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте.
Примечание. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1. Фирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2. Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 36 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 40 руб/USD. Расходы:
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - затраты на проживание;
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - суточные.
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях»
КРЕДИТ 51
- 36 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
КРЕДИТ 57
- 36 000 руб. ((600 USD + 50 USD х 6 дн.) х 40 руб/USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 57
- 900 руб. (36 900 - 36 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
ДЕБЕТ 71
- 12 000 руб. (50 USD х 40 руб/USD х 6 дн.) - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 24 000 руб. (600 USD х 40 руб/USD) - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 36 700 руб. (36 700 + 700) - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Примечание. За день проезда по России суточные положены по нормам, установленным для командировок в РФ (700 руб.).
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Обратите внимание! Расходы по карте должны быть документально подтверждены. Иначе проверяющие сочтут средства, истраченные работниками фирмы, их налогооблагаемым доходом.
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.
Классификация корпоративных карт
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.
Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.
Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.
Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.
Составление внутренних документов
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
- виды расходов средств;
- лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
- сроки отчетов за использованные средства:
- виды документов, прилагаемых к отчету;
- ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?
При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:
Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:
Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,
Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.
Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.
Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.
Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.
Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.
Расчеты корпоративными картами
Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:
- 4 000 р. - 5 000 р. на ответственных лиц;
- 40 000 р. - 50 000 р. на юрлицо.
Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:
Д 71 К 55 (51)
Услуги банка относятся на операционные расходы:
Д 91 К 55 (51)
После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:
Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС
Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам
В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.
Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:
Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.
Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:
Д 60 К 55 (51)
Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:
Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60
Учет расходов по кредиткам
Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:
Д 71 К 55 (51) на сумму платежа
Д 55 К 66 на сумму кредита
Начисление процентов за пользование кредитом:
Гашение кредита:
Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.
Сотрудник не сдал отчет
Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:
При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.
Взнос торговой выручки
Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:
Внесение средств на специальный карточный счет:
Резюме
Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.
Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.
Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Об этом говорится в пунктах 8 и 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.
Специальный счет для учета денежных средств на корпоративной карте
Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках".
Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка "Специальный счет корпоративной карты". Но на этом детализация объекта учета не останавливается.
Особые случаи - особые субсчета
Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.
Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.
Записи в учетной политике
Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.
Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен на с. 94.
Образец. Рабочий план счет
Утверждаю: Приложение N 3
директор к приказу N 23 от 09.12.2013
Шмит И.Л. Шмит "Об учетной политике на 2014 год"
Рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ООО "Лунный камень"
|
Наименование счета, субсчета |
Статья затрат |
|||
|
1-й, 2-й знаки |
||||
|
Раздел V |
Денежные средства |
|||
50 |
||||
|
Кассовые операции в рублях |
||||
|
Кассовые операции в валюте |
||||
|
Денежные документы |
||||
51 |
Расчетные счета |
|||
|
Расчетный счет в ОАО "Сбербанк России" |
||||
52 |
Валютные счета |
|||
|
Валютные счета в ВТБ 24 |
||||
55 |
Специальные счета в банках |
|||
|
Специальные счета в банках |
||||
|
Специальный счет корпоративной карты |
Хозяйственные расходы. Командировочные расходы. Представительские расходы |
|||
Зачисление средств на корпоративную карту
При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:
Перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.
Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.
Списание средств с корпоративной карты тождественно их выдаче под отчет
На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю карты: .
Работник должен отчитаться
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.
В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.
Примечание . Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте на с. 84.
Пример 1. ООО "Лунный камень" направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выдана корпоративная карта.
В период командировки сотрудник:
Решение. В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.
Зачисление денег на карту
При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:
Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 51
50 000 руб. - отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.
Списание средств с карты
В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной ка рты"
15 000 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
5600 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
1400 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
Утвержден авансовый отчет
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 71
22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) - списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать не использованной работником сумме - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).
Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
Дебет "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71
Своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.
Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:
Дебет 73 Кредит 94
Отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.
После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:
Дебет 50 Кредит 73
Возмещена недостача наличными в кассу.
В каком случае нужно использовать счет 57 "Переводы в пути"
Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.
Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.
В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
Дебет 71 Кредит 57
Выданы деньги под отчет.
Дебет 57 Кредит 71
Внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.
После получения выписки счет 57 закрываем:
Отражено списание денежных средств со счета;
Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 57
Отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.
Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.
В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":
Дебет 20 (10, 26, 44, 60) Кредит 71
Списаны расходы подотчетного лица.
2. 12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО "Сладости Востока" перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.
13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС - 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные - 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
квитанция банкомата о снятии наличных;
квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
Как отразить операции в бухгалтерском учете?
Решение. В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.
Утвержден авансовый отчет
Дебет 41 Кредит 71
72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) - принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
Дебет 19 Кредит 71
12 966,10 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
Дебет 71 Кредит 57
1000 руб. - сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
Дебет 57 Кредит 71
1000 руб. - внесены подотчетным лицом наличные на карту.
В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо
по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
Дебет 68 Кредит 19
12 966,10 руб. - поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.
До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
Дебет 71 Кредит 57
85 000 руб. - отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки
Дебет 57 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"
85 000 руб. - списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
Дебет 57 Кредит 55
1000 руб. - сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
Дебет 55 Кредит 57
1000 руб. - внесены наличные денежные средства на карту.
Остатки по счетам
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать неиспользованной работником сумме - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).
НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты
Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).
Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).
Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.
