При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать? Как правильно составляется акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера по образцу.
Ответ на вопрос:
При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.
Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:
Издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
Проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
Ознакомление с внутренними документами компании;
Непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
Проверка состояния учета и отчетности;
Оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.
До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.
При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.
Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.
В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.
Оптимальный вариант - когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.
Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.
В приказе о передаче дел следует указать :
Лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;
Сроки приема-передачи дел;
Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;
Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.
Образец приказа смотрите ниже.
По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации . Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.
Случаи обязательного проведения инвентаризации :
Смена материально ответственных лиц;
Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
Реорганизация или ликвидация организации.
Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.
Учредительные документы организации,
Наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,
Наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.
Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:
Утвержденного плана счетов организации;
Налоговых регистров;
Налоговой и бухгалтерской отчетности;
Оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;
Книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
Отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
Актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
Бухгалтерских справок;
Актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
Инвентаризационных описей;
Кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
Договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
Кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
Порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
Должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
Списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.
Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
Факт передачи дел от увольняющегося бухгалтера необходимо оформить актом приема-передачи. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации
В акте приема-передачи отражаются :
Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
Дата передачи дел;
Реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;
Опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: "Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.", "Акты оказанных услуг за 2011 г." и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);
Серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
Ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
Список отсутствующих документов;
Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.
В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.
Образец акта смотрите ниже.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Может ли в организации быть два главных бухгалтера, например на время передачи дел увольняющегося главбуха новому сотруднику
Н.З. Ковязина
Нет, не может.
Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Трудовой кодекс РФ не предполагают существования в одной и той же организации нескольких (более одной) должностей главного бухгалтера. В указанных нормативных актах должность «главный бухгалтер» упомянута в единственном числе. Вторым лицом после главного бухгалтера может выступать его заместитель или другой назначенный сотрудник, но не еще один главный бухгалтер (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Таким образом, два главных бухгалтера в одной организации одновременно работать не могут, в том числе временно.
Совет: на время передачи дел с новым сотрудником можно заключить или принять его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим .
© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 02.05.2017
Формы:
Образец приказа о приеме-сдаче дел
Общество с ограниченной ответственностью "Роза"
ПРИКАЗ N 85
г. Москва
О порядке приема-передачи дел
В связи с увольнением 05.04.2010 Ивановой Надежды Михайловны с должности главного бухгалтера ООО "Роза" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить заместителя главного бухгалтера Петрову Людмилу Васильевну ответственной за прием бухгалтерской и налоговой документации от главного бухгалтера Ивановой Надежды Михайловны.
Акт приема-передачи составить на основе описи передаваемых документов.
2. Представить 02.04.2010 мне на утверждение акт приема-передачи дел в 2 экземплярах.
Генеральный директор
ООО "Роза" ________________ В.П. Васильков
Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера
Образец акта приема-передачи дел при смене
главного бухгалтера
Общество с ограниченной ответственностью "Компания"
ИНН 77034500296
117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Компания"
------- (В.В. Ефремов)
Акт приема-передачи документов ООО "Компания"
Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:
| Наименование папки |
Количество |
| Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг. | 1 |
|
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. |
4 |
| Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 4 |
| Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 4 |
|
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. |
13 |
| Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения) | 1 |
| Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг. | 1 |
| Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг. | 3 |
| Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. | 13 |
|
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. |
13 |
|
Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал |
10 |
| Договоры с поставщиками и покупателями | 4 |
Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.
Выявленные ошибки в учете и отчетности:
Не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;
Неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.
Приложения к акту:
1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.
2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.
4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.
Документы сдал: Сидорова главный бухгалтер И.А. Сидорова
Документы принял: Петрова зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.
Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией (передача дел главному бухгалтеру – шаг 1)
Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.
Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 2)
Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.
Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество нового главбуха, готового принять дела от предшественника.
- Личные данные уходящего с работы главного бухгалтера.
- ФИО прочих лиц, принимающих участие в передаче дел (секретаря, аудитора, руководителя).
Причина осуществления процедуры приема-передачи дел (имеется в виду уход с работы предшествующего главбуха).
- Фамилия, имя, отчество лица, которое несет ответственность за передачу дел (таковым становится уходящий с работы главный бухгалтер).
- Личные данные лица, ответственного за прием дел (нового главного бухгалтера).
- Сроки осуществления процедуры приема-передачи дел. Период времени, в течение которого процедура будет осуществлена. К примеру, если прежний главбух уходит с работы по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ , на расторжение трудовых отношений с работодателем дается 14 дней (согласно указаниям ст. 80 ТК РФ). Получается, что срок проведения приема-передачи дел составит 2 недели.
- Состав комиссии (также личные данные ее председателя) по передаче дел.
- Сроки оформления акта приема-передачи дел.
Инвентаризация имущества и обязательств организации (передача дел главному бухгалтеру – шаг 3)
Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.
Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру – шаг 4)
Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):
- регистрационные и учредительные документы;
- перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
- учетная политика компании;
- должностные обязанности работников бухгалтерии;
- первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
- кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
- регистры налогового и бухгалтерского учета;
- кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
- бухгалтерские справки;
- инвентаризационные описи;
- налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.
Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:
- Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
- Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
- Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
- Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
- Проверяет наличие первичных документов (не всех – можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
- Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.
Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру – шаг 5)
Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:
| Группа документов | Перечень документов |
| Учредительные и регистрационные документы | Устав, учредительный договор. Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС. Выписка из ЕГРЮЛ. Свидетельство о постановке на учет в ФНС. Свидетельство о регистрации. |
| Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры с поставщиками и покупателями. Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ. Акты проверок с дебиторами и кредиторами. |
| Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета | Учетная политика по бухгалтерскому учету. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Политика по налоговому учету. План счетов бухгалтерского учета. |
| Документы по расчетам с подотчетными лицами | Авансовые отчеты |
| Регистры бухгалтерского и налогового учета | Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам. Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета. |
| Документы по учету труда и зарплаты | Трудовые договоры. Расчетно-платежные ведомости. Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении. Табели учета рабочего времени. |
| Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность | Бухгалтерская отчетность. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Декларации и расчеты по всем налогам. Книги покупок и продаж. |
| Документы по учету денежных средств | Кассовая книга, ПКО и РКО. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты. Платежные поручения. Выписки банков по расчетным счетам. |
| Документы по инвентаризации | Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи. Приказ о проведении инвентаризации. |
| Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета материалов. Требования-накладные по ф. № М-11. Приходные ордера по ф. № М-4. |
| Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами | Акты налоговых проверок. Акты сверок с налоговыми органами. |
| Документы по учету основных средств | Приказ о создании комиссии по приемке основных средств. Акты на списание основных средств. Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1; Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6. |
| Прочие документы | Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов. Доверенности. Бухгалтерские справки. Бланки строгой отчетности. Путевые листы. |
Получение пояснений от бывшего главбуха (передача дел главному бухгалтеру – шаг 6)
От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:
- ведения налогового и бухгалтерского учета;
- порядка взаимодействия с подразделениями и отделами предприятия;
- правил работы с контрагентами, налоговой, аудиторской компанией.
Оформление и подписание акта приема-передачи дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 7)
Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:
- фамилия, имя, отчество лиц, участвовавших в приеме-передаче;
- дата и номер приказа руководства, ставшего основанием для проведения приема-передачи дел;
- день проведения передачи дел;
- время, в течение которого дела передавались новому бухгалтеру;
- название и число переданных новому главбуху документов;
- характеристики налогового и бухгалтерского учета;
- перечень отсутствующих на момент приема-передачи документов;
- серии и номера неиспользованных БСО и чековых книжек;
- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности;
- количество переданных штампов, печатей и т.д.;
- ошибки в оформлении первичных документов, недостатки, нарушения, недочеты, выявленные в ходе передачи дел.
Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее – она может включать в себя следующие моменты:
| Организация бухгалтерского учета | Анализ Учетной политики:
|
| Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи | Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам. |
| Учет денежных средств | -Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета);
|
| Хранение документов | Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения. |
| Учет основных средств и нематериальных активов | Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации. |
| Бухгалтерская отчетность | Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера. |
| Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов) | Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений). |
| Состояние учета на других участках | Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д. |
| Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании |
|
Законодательные акты по теме
Типичные ошибки
Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.
При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать?
Смена главного бухгалтера: порядок оформления. Как передать дела при смене главного бухгалтера? Что учесть при увольнении.
Вопрос: При смене главного бухгалтера в организации, что нужно сделать? Сообщить в налоговую,в фонды? В какой срок? Какими документами? Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно? Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить? В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?
Ответ: Сообщить в налоговую, в фонды? В какой срок? Какими документами?
Сведения о главном бухгалтере не включаются в госреестр - ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, - директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). А если главный бухгалтер не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию заявление по форме № Р14001 , утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25 (как при смене руководителя), не нужно.
Провести инвентаризацию? Если, да то на дату принятия? Инвентаризацию полную или выборочно?
При смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует. Если решите проводить, то на дату вступления в должность.
Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)
Если не было передачи документов по описи и не было передачи дел, то как принять документы, какие документы надо оформить?
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия
. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ
.
По результатам передачи дел на практике обычно оформляют или специальную опись . Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.
При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.
Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Стоит проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.
В первый день работы нового главного бухгалтера, что надо успеть оформить?
Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего
| Тип документов | Формы документов |
| Учредительные и регистрационные документы | Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости |
| Организационная документация | Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии |
| Регистры бухгалтерского учета | Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета |
| Отчетные документы | Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы |
| Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика |
Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок |
| Документы по учету результатов инвентаризации | Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты |
|
Документы по учету денежных средств, в том числе: Кассовые документы По расчетному счету |
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам |
| Документы по расчетам с подотчетными лицами | Журнал учета авансовых отчетов |
| Документы по учету труда и заработной платы | Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры |
| Документы по учету расчетов с контрагентами | Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг |
| Документы по учету основных средств | Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание |
| Документы по учету товарно-материальных ценностей | Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета |
| Прочие первичные документы |
Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов |
Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха, .
Обоснование
Как передать дела при смене главного бухгалтера
Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. Для организации передачи дел руководитель должен издать приказ .
По результатам передачи дел на практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись . При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или в акт.
Увольнение
Инструкция: как передавать дела при смене главбуха
Главное в статье
Опасно
Административно главбуха могут наказать, если он грубо нарушал требования к бухучету, не сдал отчеты, не соблюдал кассовую дисциплину и т. д. (ст. 2.4 , 15.11 , ч. 1 ст. 15.6, ст. 19.7 , ч. 5 ст. 14.5, ст. 15.5 , ч. 2 ст. 15.33, ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ)
Смена главного бухгалтера - ситуация, которая требует особого подхода. Ведь это не рядовой, а руководящий работник, который отвечает за ведение бухучета, своевременную сдачу отчетов. Он может обладать правом банковской подписи, распоряжаться деньгами компании. То есть это уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный компании (ч. 8 ст. 243 ТК РФ). В статье вы найдете советы и на случай, если сами увольняетесь, и на случай, когда приходите на смену прежнему главбуху.
Что учесть при увольнении
Главный бухгалтер вправе предупредить работодателя о расторжении трудового договора за две недели и уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Другого порядка кодекс не предусматривает.
Работодатель не может продлить срок отработки главбуха в одностороннем порядке. Так что после увольнения сотрудника работодатель не вправе заставить его проводить передачу дел другому лицу. Поэтому желательно, чтобы новый главбух принял дела до того, как старый уволится. Но на практике не всегда удается быстро найти замену. Как быть?
В этом случае руководитель компании может:
Принять дела сам;
Назначить другого специалиста компании исполнять обязанности главбуха (на то время, пока не найдет подходящую кандидатуру);
Приказать передать дела специализированной организации, с которой заключит договор на ведение бухучета.
Кому и как передать дела На заметку
Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, обязательные для работников компании. Но они не должны противоречить законодательству (ч. , ст. 8 ТК РФ)
Поскольку главбух за многое в компании отвечает лично, надо определить порядок передачи дел. Это важно, чтобы обезопасить компанию от причинения ущерба. А также чтобы разграничить ответственность старого и нового главбуха по нарушениям, которые могут обнаружить впоследствии.
Передачу дел проводят на основании приказа руководителя компании. Нормативный порядок не установлен. Поэтому работодатель должен разработать его сам и утвердить приказом или другим локальным нормативным актом. С этим документом надо ознакомить главбуха под подпись. Иначе требование его выполнять будет незаконным.
В качестве основы можно, например, использовать старый ведомственный документ - Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами… (утв. Минздравом СССР 28 мая 1979 г. № 25-12/38).
Порядок передачи дел такой.
Издайте приказ.
Укажите в нем лиц, ответственных за прием и передачу дел; сроки и порядок проведения и оформления этой процедуры. Утвердить приказ должен руководитель организации.
Один экземпляр акта оставьте в компании, второй отдайте прежнему главбуху
Подготовьте документы, проверьте состояние дел.
Старый главбух должен проверить и привести в порядок все документы - проследить, чтобы их распечатали, подшили и т. д. То есть подготовить к передаче.
Составьте акт приема-передачи и проведите передачу дел.
В этом процессе участвует комиссия. Акт приема-передачи дел составьте в произвольной форме. Укажите наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Поставьте дату передачи бумаг.
Новый главбух может потребовать вписать в акт информацию об отсутствующих документах, о выявленных расхождениях и несоответствии учетных данных.
Отметим, что при смене главбуха проводить полную инвентаризацию не обязательно. Закон этого не требует.
На заметку
Провести полную инвентаризацию обязательно, в частности, при ликвидации или реорганизации компании. Обязательно проводят инвентаризацию перед составлением годовой бухотчетности, при пожарах, хищениях и т. д. (п. 27 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н)
Акт приема-передачи дел подписывают все участники. Затем его утверждает руководитель организации. Составьте акт в двух экземплярах. Один из них хранится в организации, второй остается у прежнего главного бухгалтера.
Уведомьте налоговую и банк о смене главбуха.
О смене главного бухгалтера надо уведомить налоговую инспекцию и переоформить доверенность на нового главбуха, так как главбух сдает отчеты в ИФНС и представляет интересы компании (участвует в различных комиссиях, сверках, дает пояснения т.д.).
Если у главбуха было право подписи платежек, сообщите о смене главбуха банку и замените образцы подписей. Иначе банк не будет отвечать за причиненные компании убытки (постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 26 октября 2015 г. № Ф09-7319/15).
Какие возникают проблемы
На практике смена главбуха не всегда проходит мирно. Работник может допустить небрежность, недобросовестность и т. д. За нарушения в работе, как мы сказали, его могут оштрафовать административно (разъяснения - в письме Минфина от 17 ноября 2016 г. № 03-02-08/67567).
Дисциплинарные и материальные взыскания применяют к главбуху, как и к любому работнику (ст. , , , 243 ТК РФ). Уголовная ответственность грозит главбуху за уклонение от уплаты налогов, если он умышленно участвовал в этих преступлениях (ст. , 199.1 УК РФ).
В чем-то может быть виноват и работодатель. Ответы на частые вопросы - в таблице.
Как разрешить споры, связанные с уходом главбуха
| Какая проблема | Как поступить |
| Как быть, если главный бухгалтер отказывается сдавать дела? |
Постарайтесь договориться по-хорошему. У работодателя, по сути, нет рычагов давления на увольняющегося по собственному желанию недобросовестного сотрудника. Особенно если нет приказа о передаче дел (или другого нормативного акта). Чтобы подать иск в суд, нужны факты материального ущерба. А то, что главбух не участвует в передаче дел, еще не говорит о том, что он не исполняет свои обязанности, как указано в ст. 2.4 КоАП РФ, ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Он просто затрудняет работу для нового главбуха |
| Что делать, если главный бухгалтер не отчитался за подотчетные деньги? | Удержите при окончательном расчете. Правда, общий размер удержаний не может превышать 20% сумм, которые должен получить работник при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Однако есть арбитражка в пользу работодателя: он вправе удержать всю сумму без ограничения, так как оснований для взыскания этой задолженности через суд нет (определение ВС РФ от 14 марта 2014 г. № 19-КГ13-18). Иначе остается договориться и подписать документ о возврате денег частями. Либо все-таки идти в суд |
| А если главбух уволился, скажем, 31 марта и не сдал отчеты (например, годовой баланс и т. д.)? |
Здесь два варианта - либо договориться с главбухом, либо идти в суд. Но работодатель должен доказать, что недобросовестные действия главбуха принесли прямой действительный ущерб компании. То есть это привело к лишним затратам работодателя. Такой ущерб работник обязан возместить работодателю (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника |
| Как быть, если нарушения, допущенные предыдущим бухгалтером, обнаружили после его увольнения? |
Уволившегося главбуха можно привлечь к материальной ответственности за ущерб, который он нанес организации. Поскольку расторжение трудового договора после того, как работник причинил ущерб, не освобождает стороны договора от материальной ответственности (ст. 232 ТК РФ). К административной и уголовной ответственности бывшего работника можно привлечь только за те нарушения, в отношении которых установлена его вина (п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ, ч. 1 ст. 5 УК РФ). Поэтому если не истек срок исковой давности, компания вправе требовать, чтобы бухгалтер ответил за прошлые нарушения |
| Что можно сделать, если поменялось несколько главбухов и налоговики доначислили организации налоги, штрафы и пени за прошлые периоды? | Компания может попросить инспекцию о снисхождении. Приведите доводы в возражениях на акт налоговой проверки - укажите на увольнение как на смягчающее вину обстоятельство (перечень не закрытый). Есть судебные решения, когда судьи признали частую смену руководителя и бухгалтера обстоятельством, смягчающим ответственность, и снизили штраф (постановления ФАС Поволжского округа от 13 мая 2009 г. по делу № А65-20641/2008 , от 22 июля 2008 г. по делу № А12-18829/07) |
Отвечает Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
«На сотрудников, у которых не удержали НДФЛ, нужно подать две справки – с признаками 1 и 2. Если этого не сделать, организацию оштрафуют на 200 руб. за каждую несданную справку. В какую инспекцию сдавать справки, смотрите в рекомендации.»
