Главная > Расчет > Регламент по взысканию дебиторской задолженности. Об утверждении порядка организации работы с дебиторской задолженностью

Регламент по взысканию дебиторской задолженности. Об утверждении порядка организации работы с дебиторской задолженностью

Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.

Скачайте и возьмите в работу :

Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью

Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контрагентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

Комментирует Наталья Кульбицкая, руководитель департамента финансов компании North Logistic

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

Комментарий

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

Комментарий

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Комментарий

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Комментарий

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности ).

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента - расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути - в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ - это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов - это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье .

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
- микрофинансовые организации;
- компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
- управляющие компании в жилых домах.
Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной - в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой - юридической службе и руководству;
описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,- это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка-в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании - у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

Н.В. Пясецкая,

Управление дебиторской задолженностью компании

Материал подготовлен с использованием

правовых актов по состоянию

Управление дебиторской задолженностью – отдельная функция финансовой и юридической службы субъекта хозяйствования, основной целью которой является увеличение прибыли за счёт эффективного использования дебиторской задолженности, оптимизации ее размера, своевременной инкассации и последующего взыскания. Управление предполагает комплекс мер, направленных на предотвращение появления сомнительной задолженности путем тщательного анализа и ранжирования контрагентов и охватывает весь процесс финансового и правового администрирования получения своевременной оплаты за товары, работы, услуги, а также последующих мер по принудительному взысканию.

Несмотря на то, что управление дебиторской задолженностью компании является прямой функцией финансового менеджмента организации, оно одновременно представляет собой отдельное направление работы юридической службы, поскольку фактически состоит из двух частей: экономически обоснованных мер по управлению дебиторской задолженности и их юридического инструментария и действий по принудительному взысканию.

Дебиторская задолженность составляет внушительную часть активов компаний в современной экономике. В связи с этим управление дебиторской задолженностью – важная составляющая краткосрочной финансовой политики каждого предприятия.

Система экономического управления дебиторской задолженностью

Систему экономического управления дебиторской задолженностью условно можно разделить на два крупных блока (направления):

1) кредитная политика , позволяющая максимально эффективно использовать дебиторскую задолженность как инструмент увеличения продаж;

2) комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.

Справочно

Дебиторская задолженность – сумма долгов, причитающихся объединению, предприятию, организации, учреждению от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними, которая обуславливается нормальным процессом хозяйственной деятельности или нарушением финансовой, расчетной или платежной дисциплины.

С финансовой точки зрения дебиторскую задолженность следует рассматривать как коммерческий кредит покупателю. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы компании предоставляются в пользование на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных денежных средств ограничен).

Кредитная политика организации представляет собой систему мер и правил, формализующую порядок предоставления коммерческих кредитов организацией своим контрагентам. Кредитная политика может быть :

● жесткой – предоставление минимальной отсрочки платежей или непредоставление отсрочек вообще;

● либеральной – предоставление значительной отсрочки платежей.

Жесткая кредитная политика применяется организациями, имеющими сильную рыночную позицию и не испытывающими проблем со сбытом продукции. Преимущества такой политики – минимизация потерь от непогашенной дебиторской задолженности и затрат на финансирование задолженности. Недостатком жесткой кредитной политики является ее потенциально негативное воздействие на реализацию продукции.

Либеральную кредитную политику применяют организации, работающие на конкурентных рынках и не обладающие существенной рыночной властью. Преимущество такой кредитной политики – стимулирующее воздействие на объем реализации продукции, т.е. либеральная кредитная политика является фактором конкурентоспособности продукции. В то же время либеральная кредитная политика имеет ряд недостатков, в частности, потери, связанные с убытками от списания дебиторской задолженности, расходы, связанные с финансированием задолженности и ее обслуживанием.

Либеральная кредитная политика имеет следующие признаки:

● большой срок погашения дебиторской задолженности, например, превышающий полтора–два месяца;

● наличие существенной долгосрочной дебиторской задолженности;

● более высокий темп прироста дебиторской задолженности покупателей по сравнению с темпом прироста выручки;

● наличие списанной в убыток задолженности и убытков от списания задолженности в размере, превышающем 1 % соответственно дебиторской задолженности и выручки;

● наличие резервов по сомнительным долгам.

На предварительном этапе разработки кредитной политики оценивается рыночная конъюнктура и определяется, насколько выгодно организации придерживаться либеральной политики. На следующих этапах проводят:

● определение лимита дебиторской задолженности в целом по предприятию;

● оценку надежности и выгодности покупателей;

● определение лимита дебиторской задолженности и срока платежей по отдельным покупателям;

● оценку эффективности кредитной политики.

Кредитная политика формируется службами заместителя директора по финансовым вопросам (финансового директора) и может строиться на следующих условиях коммерческого кредитования:

● стоимости коммерческого кредита. При установлении цены коммерческого кредита необходимо руководствоваться не только затратами, связанными с его предоставлением, но и стратегическими целями предприятия и рыночными условиями. Методику и варианты расчета стоимости определяет служба заместителя директора по финансовым вопросам (финансового директора);

● сроке кредитования. Здесь следует учесть фактор оборачиваемости дебиторской задолженности: средняя оборачиваемость дебиторской задолженности должна быть ниже аналогичного показателя по кредиторской задолженности. В противном случае возникает дефицит денежных средств;

● размере дебиторской задолженности. При формировании кредитной политики необходимо определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, предприятие должно ориентироваться на свою стратегию (увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств). При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной утраты выданных средств).

К некоторым техническим мерам проведения кредитной политики могут относиться следующие меры, осуществляемые отделом сбыта , работу которого координирует юридическая служба:

1) депозит вместе с заказом. При поставках товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, необходимо внести требование о внесении задатка;

2) выставление промежуточного счета. Включение в условия договоров возможности выставления промежуточных платежных требований;

3) кредитные лимиты. Установление кредитных лимитов на каждого корпоративного клиента, определяющих максимальный размер разрешенного кредита, т.к. нет уверенности в том, что клиент выполнит свои обязательства (т.е. существует риск возникновения просроченной или безнадежной ко взысканию дебиторской задолженности).

Одним из эффективных способов оценки платежеспособности покупателя является анализ накопленного опыта работы с ним, в т.ч. нарушений договорных условий. Далее следует анализ статистики по объемам отгрузки в кредит.

Пример 1

В течение года, предшествовавшего отчетному, покупателю ежемесячно осуществлялись отгрузки товара с условием оплаты в кредит на сумму 100 000 бел. р уб. Зная, что поставки данному клиенту осуществляются два раза в месяц, разовый лимит отгрузки для него будет установлен в 65 000 бел. руб., т.е. в размере среднего объема отгрузки за прошлый год, увеличенного на 30 %, при сроке оборачиваемости 15 дней, т.е. дается возможность покупателям наращивать объемы реализации и самим расти вместе с ними. Однако такая ситуация рассматривается отдельно как «высокорисковая ».

Нормирование объема отгружаемой в кредит продукции осуществляется как в целях минимизации рисков, так и для поддержания ликвидности компании на запланированном уровне, т.е. наряду с прочими статьями баланса компании планируется также дебиторская задолженность;

4) скидка за быструю оплату. При непосредственном участии юридической службы на предприятии разрабатывается система скидок и утверждается положение о скидках.

Пример 2

Образец положения о скидках при продаже товаров

Следующее направление заключается в проведении комплекса мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной ко взысканию дебиторской задолженности. Проведение указанного комплекса мер может быть сосредоточено в одном структурном подразделении в целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками.

Причины возникновения дебиторской задолженности

Основные причины возникновения просроченной дебиторской задолженности можно разделить:

1) на главные:

● слабая работа экономистов отдела сбыта: нет системы организации работы с дебиторами (работа ведется хаотично по мере возникновения просроченной дебиторской задолженности; отсутствие заинтересованности экономистов, которое заключается в боязни потерять клиентов; поощрение недисциплинированности клиентов (скрытое, неосознанное); отсутствие планирования дебиторской задолженности);

● недисциплинированность клиентов;

2) факультативные:

● неплатежеспособность клиентов. Отсутствие у экономистов навыков определять фирмы-однодневки;

● отсутствие спроса, слабый маркетинг.

Стратегия управления дебиторской задолженностью

Исходя из анализа причин возникновения просроченной дебиторской задолженности, необходимо разработать комплекс мер (стратегию), направленных на управление дебиторской задолженностью, снижение риска возникновения просроченной или безнадежной ко взысканию дебиторской задолженности.

Практический регламент управления дебиторской задолженностью должен включать:

● методику оценки финансового состояния контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;

● формирование условий договоров, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;

● планирование объема дебиторской задолженности и мотивацию на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;

● конкретные права и обязанности сотрудников, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью;

● разработку (приобретение) информационной системы по управлению дебиторской задолженностью;

● сбор информации о финансовом положении должника и изучение документов, подтверждающих возникновение задолженности;

● мониторинг (ранжирование) покупателей;

● реструктуризацию дебиторской задолженности;

● претензионную работу (внесудебное погашение просроченной задолженности);

● исковую работу.

Пример 3

Образец регламента по работе с дебиторской задолженностью

С этой целью на крупном предприятии целесообразно создать управление (департамент, отдел, сектор, бюро) правовой работы и контроля дебиторской задолженности. Название структуры не имеет значения. В состав такого подразделения, как правило, входят:

● начальник отдела, имеющий юридическое образование и соответствующий стаж работы в области юриспруденции, который находится в прямом подчинении руководителя организации;

● группа экономической безопасности (руководитель группы – ведущий экономист; экономист группы);

● группа кредитного контроля (руководитель группы – ведущий экономист; экономист группы);

● правовая группа (руководитель группы – ведущий юрисконсульт; юрисконсульт).

В малой организации возможно ограничиться одной штатной единицей (юрист, юрисконсульт, бухгалтер по расчетам с контрагентами, специалист по работе с дебиторской задолженностью).

Исходя из любой структуры, алгоритм работы такого подразделения или специалиста по правовой работе и контролю за дебиторской задолженностью складывается из определенных этапов.

I этап. Финансовый анализ деятельности контрагента

Данный этап характеризуется следующими направлениями работы:

1) оценка кредитоспособности контрагента (определение степени риска неплатежеспособности покупателей). Один из методов оценки финансового состояния контрагента основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности. При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей.

Включает также последующую оперативную оценку финансового и имущественного состояния организации (первоначальную осуществляют экономисты отдела сбыта), а также деловой активности и платежеспособности предприятия.

У компании можно запросить баланс, справку об оборотах, расшифровку отдельных статей баланса и на основании этих данных достаточно быстро оценить ее платежеспособность. Такой способ может оказаться неэффективным в работе с клиентами, т.к. большинство компаний продолжают оставаться абсолютно непрозрачными, что делает их кредитование крайне рискованным.

При оценке платежеспособности можно использовать также отраслевые базы данных, содержащие информацию о компаниях-неплательщиках, или заказать оценку контрагента специализированному агентству.

Использование методики экспертной оценки платежеспособности контрагентов также актуально: сбор сведений о контрагенте из любых доступных и надежных источников информации, в частности, выезд к потенциальному покупателю (иногда инкогнито) и оценка выгодности его места расположения (важно для торговых предприятий), уровня цен, ассортимента продукции и т.д. Собранная информация анализируется, и по результатам проведенной оценки принимается соответствующее решение. Недостатком экспертного метода оценки платежеспособности контрагента является сравнительно невысокая точность полученного результата, что увеличивает риски предприятия;

2) создание банка данных (специализированной информационной системы). В этой системе размещается информация о контрагентах, нарушающих условия оплаты. С одной стороны информация используется для принятия решения о возможности предоставления коммерческого кредита, а с другой – серьезный стимул для дебиторов платить вовремя;

3) мониторинг контрагентов, который можно осуществлять согласно таблице 1;

Таблица 1. Оценка показателей надежности клиента

Показатели
Показатели
Срок работы с клиентом, лет
Объем продаж клиенту в общем объеме продаж, %
Объем просроченной задолженности на конец периода, % от объема отгрузки

4) анализ дебиторской задолженности, служащий для создания системы балльной оценки надежности контрагентов, которые могут быть выделены в четыре группы по уровню надежности:

● повышенного внимания;

● надежных клиентов;

● «супернадежных » клиентов;

Оценка надежности контрагентов производится на основании срока работы с клиентом, объема продаж клиенту и объема просроченной задолженности данного клиента на конец периода.

Отнесение контрагента к той или иной группе осуществляется на основе интегральной оценки, которая рассчитывается как произведение балльных оценок по всем трем показателям. К группе риска относятся предприятия с интегральным баллом от 1 до 4, к группе повышенного внимания – предприятия с 5–12 баллами, к надежным клиентам – с 12–27, к «супернадежным » – с 28–64.

Пример 4

ООО «А» является покупателем продукции ТПУП «В» в течение года. Объем продаж этой фирме в общей доле продаж составляет 16 %, а объем просроченной дебиторской задолженности не превышает 5 %. Соответственно, при оценке она получит баллы 2, 3, 4. Интегральная оценка будет равна 24 (2х3х4), следовательно, ООО «А» нужно отнести к группе надежных клиентов. Это означает льготные условия предоставления кредита, высокие скидки, большой размер кредитного лимита.

С учетом того что все перечисленные методы имеют как преимущества, так и недостатки, к оценке платежеспособности контрагента должен применяться комплексный подход. При этом необходимо периодически проводить переоценку платежеспособности контрагентов;

5) контроль за финансовым состоянием контрагентов. Контроль за финансовым состоянием контрагентов является последним этапом в управлении дебиторской задолженностью, т.к. сотрудники, осуществляющие работу в данном направлении, будут обеспечивать цикличность и последовательность работы всего департамента.

Указанные мероприятия обеспечиваются группой экономической безопасности. Работа группы основывается на непосредственном внешнем взаимодействии с отделом сбыта, и внутреннем – с группой кредитного контроля и правовой группой.

II этап. Разработка кредитной политики организации

Второй этап включает в себя:

1) разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих кредитов.

Предоставление коммерческого кредита сопровождается оценкой конкурентоспособности предприятия, текущих экономических условий. Осуществляется дифференцированный подход к выработке условий кредитной политики (ослабление либо ужесточение, в зависимости от спроса и предложения на товары, работы, услуги). Анализируются кредитная политика и ее составляющие и проводится оценка кредитной политики (оценка эффективности инвестиций в дебиторов; оценка риска продаж без предоплаты и немедленной оплаты; стимулирование за досрочную оплату счетов);

2) анализ дебиторской задолженности и прогнозирование параметров исполнения долговых обязательств. Анализируются структура, качество и динамика дебиторской задолженности; в дебиторской задолженности – оборачиваемость и операционный цикл.

Осуществляется расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам. Проводится разграничение дебиторской задолженности по периодам, а также оценка колебаний дебиторской задолженности – по группам клиентов, по территориям, во времени. Выявляются различные показатели дебиторской задолженности. При этом количественная оценка колебаний зависит:

● от объема задолженности и колебаний оборота;

● объема товарного кредита клиента и сроков возврата задолженности;

● прироста товарного кредита и прироста оборота;

Проводятся анализ причин изменения дебиторской задолженности, оценка качества и ликвидности дебиторской задолженности, скорости инкассации дебиторской задолженности. Создается резерв по сомнительным долгам, определяется сомнительный и безнадежный долг;

3) принятие решения о страховании дебиторской задолженности. Проводится оценка возможности и целесообразности страхования коммерческих рисков (дебиторская задолженность органично входит в состав коммерческого риска);

4) планирование дебиторской задолженности. Планирование дебиторской задолженности начинается с учета договоров по продаже готовой продукции, который ведется по форме, приведенной в таблице 2. Однако целесообразно разработать специальную компьютерную программу. Такой способ учета позволит оперативно отслеживать состояние расчетов по заключенным договорам, планировать платежи, прогнозировать возможные штрафные санкции за нарушение договоров, а также легко сопоставить информацию о расчетах с покупателями и расчетах с поставщиками.

Таблица 2. Оперативный учет расчетов с покупателями

№ п /п	Покупатель	договора	Сумма по договору	Состояние расчетов			Срок платежа	Штрафные санкции
№ п /п	Покупатель	договора		Отгружено	Оплачено	Задолженность		Штрафные санкции

Для планирования задолженности и управления ею составляется ведомость, примерный вариант которой представлен в таблице 3.

Таблица 3. Ведомость расчетов по дебиторской задолженности

№ п /п

Покупатель

договора

На начало

Месяц: август

III неделя

Анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определять «неблагополучные» договоры, платежи по которым «отстают» от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.

На основе данных о сроках оплаты, полученных из условий договоров о продаже продукции, оперативного учета расчетов с покупателями и ведомостей расчетов по договорам и рассчитываются коэффициенты инкассации. Для их определения часто используются статистические методы, основанные на анализе данных за прошлые годы.

Затем составляется план погашения дебиторской задолженности, который также представляется в виде таблицы.

Поскольку величина дебиторской задолженности зависит от объема продаж, ее планирование начинается с составления прогноза сбыта. Как правило, компании разрабатывают такой прогноз на год с поквартальным разделением. Далее определяются коэффициенты инкассации. Эти коэффициенты показывают, какая часть реализованной продукции будет оплачена покупателями в текущем периоде, какая в следующем и т.д.

Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80 % от стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20 % – в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80 %, а следующего – 20 %.

При изменении целей компании, ее стратегии, рыночных условий и других значимых факторов кредитная политика пересматривается.

Трудность анализа дебиторской задолженности состоит в том, что точно оценить дополнительные денежные потоки, которые будут сгенерированы в результате предоставления покупателям отсрочки платежа, сложно. Например, компания решила увеличить долю рынка за счет предоставления клиентам возможности оплачивать продукцию с большей рассрочкой платежа. В результате возросла дебиторская задолженность, но при этом неясно, как новая схема повлияет на ее рентабельность. Наиболее эффективной будет такая кредитная политика, при которой значение показателя оборачиваемости дебиторской задолженности максимально. Использовать этот показатель удобно не только при пересмотре кредитной политики компании в целом, но и при оценке эффективности работы с разными контрагентами.

Применяя предложенные подходы к формированию кредитной политики, следует помнить, что проблема кредитования покупателей является частью более широкой задачи – выбора стратегической позиции фирмы на рынке, т.е. определения приоритетов деятельности компании. Именно от стратегии зависят характер работы компании с дебиторами, кредитная политика и подходы к оценке инвестиций в дебиторскую задолженность.

Альтернативой тщательному анализу платежеспособности клиента может стать предоставление соответствующих обеспечительных мер (банковской гарантии, высоконадежных векселей, поручительства компаний с хорошей деловой репутацией);

5) создание кредитной комиссии, в которую входят юристы и представители службы безопасности, отдела продаж, маркетингового отдела и финансовой службы. В полномочия комиссии включается оценка возможности предоставления товарного кредита по запросу клиента. Вопрос кредитования решается коллегиально: служба безопасности оценивает наличие залога под товарный кредит и его принадлежность, юристы проверяют правомерность предоставления того или иного залога, финансисты оценивают возможность предоставления кредита, служба продаж выступает от имени клиента. Как правило, решение о кредитовании принимается в течение двух–трех дней.

Таким образом, контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности обеспечиваются группой кредитного контроля. Работа группы основывается на непосредственном внешнем взаимодействии с отделом сбыта (в части оценки клиентов и воздействия на них: предоставление скидок, товарного кредита), с финансовым отделом (в части установления баланса дебиторской и кредиторской задолженности) и внутреннем – с группой экономической безопасности и правовой группой.

III этап. Претензионная и исковая работа

Претензионная и исковая работа осуществляется непосредственно юридической службой, состоит:

1) из работы по предупреждению возникновения задолженности на предприятии. Кроме ведения претензионной работы проводится разработка условий договоров, обеспечивающих исполнение обязательств. Применяются правовые способы ликвидации задолженности на предприятии: ликвидация долга в добровольном порядке, ликвидация задолженности в гражданско-правовом порядке, обеспечение возвратности долгов уголовно-правовыми средствами воздействия на недобросовестных должников (общие направления и конкретные составы преступлений), самозащита прав кредитора;

2) при неисполнении договорных обязательств – следующих мероприятий (последовательно проводимых правовой группой):

● телефонные переговоры и напоминания о необходимости погашения задолженности;

● временное прекращение обслуживания клиентов;

● взыскание задолженности в судебном порядке;

Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Указанные мероприятия будут обеспечиваться правовой группой. Работа группы будет основана на непосредственном внешнем взаимодействии с отделом сбыта (в части оценки клиентов) и с бухгалтерией (в части состояния дебиторской задолженности, подготовки условий договоров, обеспечивающих исполнение обязательств) и внутреннем – с группой кредитного контроля и группой экономической безопасности.

К положительному эффекту от внедрения единой системы управления дебиторской задолженностью относятся следующие показатели:

● отсутствие материальной заинтересованности сотрудников отдела сбыта от контрагентов;

● мотивация сотрудников отдела сбыта только на выполнение плана по продажам;

● исключение фактора недоброжелательности по отношению к экономисту отдела сбыта в случае неисполнения обязательств по договору;

● централизация решения задачи управления дебиторской задолженностью;

● регламентация экономической связи между заключением договора и его ненадлежащим исполнением;

● исключение возможности повторного заключения договора с контрагентом при наличии дебиторской задолженности, взыскиваемой в порядке претензионной или исковой работы.

Главное в управлении дебиторской задолженностью – создание четких правил, которых предприятие будет строго придерживаться. Важно, чтобы эти правила были понятны не только менеджерам компании, но и ее клиентам и партнерам. От рациональной организации и контроля за состоянием дебиторской задолженности в современных условиях во многом зависит платежеспособность организации, ее финансовое положение и инвестиционная привлекательность.

Система юридического управления дебиторской задолженностью

Важным этапом юридического управления дебиторской задолженностью компании является принятие правовых мер по предупреждению ее возникновения и увеличения.

Первый этап борьбы с дебиторской задолженностью – договорная стадия. На данном этапе важно определить оптимальный порядок расчетов по обязательствам с учетом существующей практики хозяйственных отношений и применения, как правило, типовой формы договора.

Договорное оформление хозяйственных операций позволяет создать барьер для потенциальных дебиторов путем дополнения или изменения существующих положений законодательства для большей защиты кредитора.

Оплата в форме авансового платежа либо документарного аккредитива дает возможность предотвратить появление дебиторской задолженности, однако согласно сложившейся практики наиболее распространена оплата с отсрочкой платежа (в кредит, в рассрочку). Оплата в кредит или рассрочку должна осуществляться с указанием точно определенного срока оплаты или сроков платежей. В целях определения оптимального для кредитора срока отсрочки или рассрочки целесообразно основанное на практике с конкретными субъектами хозяйствования, а также характеристике экономического положения в государстве разделение контрагентов на категории для оплаты. Например, могут быть использованы следующие категории для целей оплаты: ВИП-клиенты , надежные клиенты, группа повышенного внимания, группа риска. В зависимости от отнесения к одной из этих категорий будут различаться порядок и сроки оплаты, а также стратегия взаимодействия с контрагентом.

Для определения порядка расчетов характерны два способа исчисления сроков платежей: в календарных и банковских днях. Последние определяются в соответствии со ст. 16 Банковского кодекса Республики Беларусь. Они менее выгодны для кредитора ввиду автоматического увеличения периода оплаты по сравнению со сроком, установленным в календарных днях.

Пример 5

Для ВИП-клиентов устанавливается следующий порядок оплаты: в безналичном порядке платежным поручением на 55 календарный день с момента исполнения поставщиком обязательства по поставке товара либо платежными поручениями по мере реализации за фактически проданный товар, но не реже одного раза в месяц. Для надежных клиентов товар подлежит оплате в течение 20 банковских дней со дня поставки; для группы повышенного внимания – платежным поручением в течение 10 календарных дней, начиная со дня, следующего за днем приемки товара покупателем; для группы риска – в порядке предварительной оплаты в течение 3 календарных дней со дня получения счета-фактуры поставщика.

В связи с обязательностью досудебного порядка разрешения споров между юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями, установленного ст. 10 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее – ГК) и поддерживаемого ст. 6, 133, 151, 159, 160 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (далее – ХПК), в договоре следует предусмотреть исключения и уточнения требований законодательства к данному институту, оптимизировав его в интересах кредитора. Необходимо уточнить порядок и способы предъявления претензии как наиболее распространенного способа досудебного разрешения спора и срок ответа должником. Например, срок ответа на претензию менее месячного или иного срока, установленного законодательством, более выгоден для кредитора. Сокращение данного срока позволяет быстрее обратиться к принудительному способу взыскания задолженности, а также уменьшает риск уклонения от оплаты путем перехода в процедуры ликвидации или банкротства. Способы предъявления претензии также могут быть различными: посредством электронной почты, путем личного вручения должнику. Однако в любом случае следует предусматривать возможность предоставления доказательств получения должником претензии. Досудебное урегулирование спора также может происходить либо путем проведения переговоров, либо посредством урегулирования спора с участием внесудебного посредника. В случае досудебного урегулирования с зарубежными партнерами последний способ является не простой формальностью, а серьезной возможностью значительно сократить судебные издержки. Обязательность досудебного порядка может быть полностью исключена договорными положениями.

Институт обеспечения исполнения обязательств позволяет моделировать различные виды ответственности в одном договоре. На законодательном уровне ответственность должника предусмотрена ст. 14 ГК (убытки), ст. 311 ГК (договорная или законная неустойка), ст. 366 ГК (проценты за пользование чужими денежными средствами). Пунктом 2 ст. 366 ГК устанавливается возможность индексации задолженности в части инфляционных процессов. По мнению автора, в договоре следует предусмотреть возможность индексации задолженности с применением индекса потребительских цен на товары и платные услуги населению. Иначе суд будет отказывать в удовлетворении данного требования ввиду отсутствия механизма определения коэффициента инфляции применительно к предпринимательской деятельности субъектов хозяйствования (возможности индексации, за исключением строительства и отношений физических лиц, недооцениваются).

При заключении договоров с организациями, финансируемыми за счет средств государственного бюджета, следует обратить внимание на положение п. 7 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 21 января 2004 г. № 1 «О некоторых вопросах применения норм Гражданского кодекса Республики Беларусь об ответственности за пользование чужими денежными средствами» (в ред. от 6 апреля 2005 г.), согласно которому не подлежат взысканию проценты , предусмотренные ст. 366 ГК, в случае отсутствия либо недостаточности финансирования бюджетных учреждений по определенным статьям расходов (капитальный ремонт, реконструкция зданий и др.). Указанные проценты взыскиваются лишь в случае противоправного пользования бюджетным учреждением – должником чужими денежными средствами, поступившими в его реальное распоряжение. Таким образом, при работе с бюджетными организациями ввиду фактического неприменения ст. 366 ГК следует предусматривать договорные формы ответственности, например, пеню в размере 0,15 % от суммы задолженности за день просрочки. Стоит обратить внимание и на другие способы обеспечения исполнения обязательств, предусмотренные главой 23 ГК, а также на возможность установить иные меры ответственности, следуя принципу свободы договора и положениям п. 1 ст. 310 ГК. Например, существует еще одна мало используемая в национальной практике возможность защиты кредитора – банковская гарантия, условная или по первому требованию. На практике, несмотря на комиссии за обслуживание гарантии, последняя позволяет должнику получить отсрочку на срок более двух месяцев, а кредитору – знать, что срок платежа не превысит установленный.

Кроме того, важно обратить внимание на формулировку условия о периоде действия договора, возможность его автоматической пролонгации в случае судебного разбирательства (например, при взыскании договорных санкций при фактическом продолжении хозяйственных отношений после формального окончания действия договора).

Также важна организация правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами с определением ответственных лиц.

Если предупредительные меры не сработали, то наступает очередь следующего, как правило, эффективного этапа борьбы с дебиторской задолженностью – досудебного урегулирования спора.

Договорной этап борьбы с дебиторской задолженностью эффективен в 50 % случаев. Иными словами, половина контрагентов производят оплату в срок благодаря умелому использованию изложенной стратегии. Остальные 50 % контрагентов, у которых возникает просроченная задолженность, благодаря досудебному урегулированию спора возвращают 40 % задолженности. Следовательно, лишь у 10 % контрагентов возникает необходимость обращения в суд.

Как было указано ране, на этой стадии важную роль играет распределение обязанностей структурных подразделений организации, при котором главные критерии – эффективность и отсутствие личных интересов и конфликтов структурных подразделений. Разделение обязанностей структурных подразделений следует произвести в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА). Контроль за общим состоянием дебиторской задолженности, оплатой конкретных обязательств может являться обязанностью финансово-коммерческого подразделения организации в случае его наличия. Необходимо установить систематическую проверку состояния оплат, проводить анализ причин и динамики появления задолженности. В ЛНПА следует прописать разработку и осуществление мер, направленных на обеспечение финансовой дисциплины на досудебной стадии взыскания (подготовка и направление претензий, реализация иных форм досудебного разрешения споров, например, переговоров).

Информативно разделить контрагентов в зависимости от соблюдения финансовой дисциплины на тех, осуществление хозяйственных операций с которыми невозможно, и на тех, с кем это возможно только в порядке предоплаты либо при иных сроках отсрочки / рассрочки оплаты, сокращенных по сравнению со стандартными для организации. В практике используются «черный» и «серый» списки соответственно, формирование «тела кредитора» как максимального размера задолженности, при наличии которого возможно дальнейшее осуществление хозяйственных операций для определенной категории контрагентов. Работа с лицами, находящимися в «черном» списке, невозможна ни при каких условиях. В этом списке, как правило, находятся контрагенты в стадии ликвидации или банкротства. Работа с лицами из «серого» списка должна осуществляться только на условиях предоплаты, а «тело кредита» для ВИП-клиентов не может превышать размера среднего заказа за два месяца.

Данный этап должен осуществляться с участием юридической службы организации, в обязанности которой должна входить разработка типовой формы претензии с соблюдением требований приложения к ХПК, а также подготовка самого ЛНПА, который может быть назван инструкцией по досудебной стадии взыскания дебиторской задолженности. Следует обратить внимание на положения постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 31 октября 2011 г. № 20 «О некоторых вопросах рассмотрения дел с участием коммерческих организаций и их учредителей (участников)» (в ред. от 30 апреля 2013 г.), постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 27 мая 2011 г. № 5 «О некоторых вопросах подготовки дел к судебному разбирательству», постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 27 мая 2011 г. № 6 «О некоторых вопросах рассмотрения дел в хозяйственном суде первой инстанции», постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 27 мая 2011 г. № 9 «О некоторых вопросах приказного производства» (далее – Постановление Пленума ВХС № 9), а также письма Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 21 января 2011 г. № 02-38/120 «О рекомендациях по применению Закона», письма Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 24 февраля 2011 г. № 02-38/380 «О применении законодательства» (далее – Письмо ВХС № 02-38/380).

Важным моментом является то, что при соединении в одном иске нескольких требований, связанных между собой по основаниям возникновения или представленным доказательствам, соблюдение претензионного порядка по каждому из требований является необходимым, т.к. непредставление доказательства соблюдения претензионного порядка хотя бы по одному из соединенных требований повлечет оставление иска без движения, а впоследствии – возврат. Исходя из этого, в претензии нужно указывать как требование об уплате основного долга, так и требования об уплате пени и процентов по ст. 366 ГК. При этом пеня и проценты могут быть указаны как требование по состоянию на определенную дату (без конкретной суммы). При обращении в суд с требованием о взыскании штрафных санкций их размер рассчитывается на день обращения и может превышать размер, указанный в претензии (учитываются сроки рассмотрения претензии и подготовки документов в суд). В претензии может быть отражено, что размер штрафных санкций будет скорректирован на день подачи искового заявления (заявления о возбуждении приказного производства).

Неотъемлемым элементом организации досудебного этапа борьбы с дебиторской задолженностью (как правило, путем установления претензионного порядка) является определение момента необходимости направления претензии по контрагенту и величины задолженности.

Практика показала, что направление дебиторам претензии с задолженностью менее 100 000 руб. и сроках менее 20 календарных дней неэффективно ввиду того, что оплата в данном случае, как правило, происходит до получения претензии должником либо даже до ее непосредственной отправки кредитором. По мнению автора, для контроля за финансовой дисциплиной дебиторов целесообразно заинтересовать менеджеров, ответственных за хозяйственные отношения с подобными контрагентами.

Эффективность направления претензии минимальна при задолженности сроком от 45 календарных дней – в данном случае направление претензии носит «процедурный» характер в свете обязательности соблюдения досудебного порядка для искового производства либо характеристики требования как признаваемого (не оспариваемого) должником, но не выполняемого при сумме более 100 базовых величин (БВ) для рассмотрения дела в суде в порядке приказного производства.

В обязанности финансово-коммерческого подразделения также может входить систематическая подготовка списков должников организации (оптимальная периодичность – не реже двух раз в месяц), взыскание задолженности с которых возможно только принудительным путем, и оперативное предоставление юридической службе информации о необходимости начала работы по принудительному взысканию дебиторской задолженности.

В случае неэффективности в борьбе с дебиторской задолженностью договорной стадии и досудебного урегулирования в практике хозяйственной деятельности организации применяется принудительное взыскание.

Существуют следующие наиболее распространенные процедуры принудительного взыскания дебиторской задолженности:

● взыскание путем обращения взыскания на средства дебитора в порядке, предусмотренном Налоговым кодексом Республики Беларусь (далее – НК);

● взыскание через органы социальной защиты населения;

● взыскание через исполнительную надпись нотариуса;

● взыскание в рамках приказного производства;

● взыскание в рамках искового производства;

● взыскание в рамках исполнительного производства;

● взыскание в рамках процедуры банкротства.

Взыскание задолженности через налоговый орган

Данная процедура принудительного взыскания дебиторской задолженности, как правило, осуществляется бухгалтерской службой организации. Согласно ст. 58 НК взыскание сбора (пошлины), пени за счет средств дебитора плательщика производится в бесспорном порядке на основании решения руководителя (его заместителя) налогового органа по месту постановки на учет плательщика и используется в случае наличия у предприятия задолженности по налоговым платежам (иным сборам) или отсутствия средств на их уплату.

Справочно

Форма распоряжения о взыскании утверждена постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 97 (в ред. от 20 декабря 2012 г.).

Процедура может быть реализована только при наличии у кредитора документов, в совокупности подтверждающих бесспорность требования:

1) подтверждающих задолженность дебитора (акт сверки взаимных расчетов, договоры и накладные, платежные поручения, свидетельствующие о неполной оплате, иные документы);

2) свидетельствующих о сроке исполнения обязательств и пропуске такого срока дебитором (договор и дополнительное соглашение к нему, а если в договоре срок оплаты не предусмотрен или договор отсутствует – по общему правилу копия письменного требования об уплате суммы долга, которое не исполнено дебитором в 7-дневный срок со дня поступления, и почтового уведомления, в котором имеется срок получения дебитором этого требования, согласно ст. 295 ГК).

В соответствии с п. 2 ст. 58 НК решение налогового органа о взыскании налога, сбора (пошлины), пени за счет средств дебиторов выносится в отношении одного или нескольких дебиторов плательщика (иного обязанного лица) на основании справки наличия дебиторской задолженности у плательщика (иного обязанного лица), оформленной налоговым органом на основании либо :

● документов, представленных плательщиком (иным обязанным лицом) в соответствии с подп. 1.5 ст. 22 НК;

● заявления плательщика (иного обязанного лица) об уступке требования кредитора и документа (акта сверки или иного подписанного дебитором и плательщиком (иным обязанным лицом) документа), подтверждающего наличие дебиторской задолженности у плательщика (иного обязанного лица) и кредиторской задолженности у дебитора плательщика (иного обязанного лица).

Пример 6

У организации имеются дебиторы. На дату уплаты налогового обязательства «обнуляется» расчетный счет организации-кредитора, в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (далее – ИМНС) подается перечень дебиторов с документами, подтверждающими задолженность.

Процедура взыскания дебиторской задолженности через налоговые органы имеет ряд недостатков, затрудняющих ее использование, – взыскание невозможно в случае отсутствия документа, подтверждающего наличие задолженности или признание долга со стороны должника, или наличия денежных средств на счете кредитора. Также невозможно взыскание через ИМНС сумм сверх задолженности, в т.ч. пени и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Однако существуют и значительные преимущества:

● безвозмездность взыскания задолженности для кредитора;

● возможность списания денежных средств не только с известного кредитору расчетного счета должника, но и со всех иных счетов;

● приостановление банком после предъявления требования ИМНС всех других расходных операций по счетам должника.

Если в день поступления в банк решения ИМНС о взыскании налога, сбора (пошлины), пени на счете должника денежных средств недостаточно для единовременного списания, то такое решение исполняется по мере поступления денежных средств на счета должника не позднее одного банковского дня после каждого такого поступления.

Взыскание через органы социальной защиты населения

Взыскание дебиторской задолженности через органы Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (далее – ФСЗН) не является распространенным способом борьбы с дебиторской задолженностью, поскольку представляет собой достаточно формализованную процедуру.

Взыскание осуществляется в соответствии с нормами Положения о порядке уплаты обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 40 (в ред. от 14 марта 2013 г.; далее – Положение № 40), и сходно процедуре взыскания через ИМНС.

Согласно п. 22 Положения № 40 в случае отсутствия средств на текущих (расчетных) счетах плательщиков подлежащие уплате обязательные страховые взносы, взносы на профессиональное пенсионное страхование и иные платежи в ФСЗН взыскиваются в бесспорном порядке по постановлению уполномоченных должностных лиц органов ФСЗН с текущих (расчетных) счетов их дебиторов (за исключением финансируемых из средств республиканского и местного бюджетов на основании бюджетной сметы).

Списание средств пр оизводится на основании представленных плательщиком заявления с указанием в нем дебитора, копии гражданско-правового договора и акта сверки расчетов между плательщиком и его дебитором. При отсутствии акта сверки бесспорное взыскание со счета дебитора не может быть произведено.

Списание органами ФСЗН дебиторской задолженности возможно только в сумме, не превышающей задолженности кредитора перед ФСЗН.

Преимуществом взыскание дебиторской задолженности через ФСЗН является бесплатность данной процедура для кредитора, а недостатком – обязательность наличия акта сверки и «ограниченность» суммы, возможной ко списанию.

Взыскание через исполнительную надпись нотариуса

В соответствии со ст. 94 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (в ред. от 13 июля 2012 г.; далее – Закон № 305-З) нотариусы, должностные лица дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь совершают исполнительные надписи о взыскании денежных сумм (задолженности) с должника для удовлетворения бесспорных требований граждан и юридических лиц.

Особенность взыскания через исполнительную надпись состоит в том, что законодательно установлен незначительный перечень категорий случаев, когда исполнительная надпись может быть применима (см. перечень документов, по которым взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 декабря 2006 г. № 1737 (в ред. от 22 августа 2013 г.), п. 256 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 октября 2006 г. № 63 (в ред. от 10 января 2013 г.; далее – Инструкция № 63)).

Чаще всего взыскание через исполнительную надпись осуществляется в отношении физических лиц. Применительно к юридическим лицам, по общему правилу, данный способ взыскания применим только к правоотношениям, вытекающим из нотариально удостоверенных сделок.

В соответствии со ст. 94 Закона № 305-З, главой 31 Инструкции № 63, п. 26 приложения 18 к НК за исполнительную надпись по нотариально удостоверенным сделкам нужно уплатить госпошлину в размере 6 БВ, а в остальных случаях – 5 % от суммы взыскиваемой задолженности. Несмотря на то, что расходы по указанным суммам в последующем взыскиваются с должника, «гарантированность» их возврата и, следовательно, экономическая обоснованность затрат, не являются абсолютными.

Внимание!

В случае если взыскателем или должником по исполнительной надписи является гражданин, исполнительная надпись может быть предъявлена к принудительному исполнению в течение трех лет со дня ее совершения. По всем остальным требованиям исполнительная надпись может быть предъявлена к исполнению в течение шести месяцев, если законодательством Республики Беларусь не установлены иные сроки.

Взыскание задолженности в рамках приказного либо искового производства

Выбор вида хозяйственного судопроизводства зависит от характера и размера требования, а также от наличия подтверждающих его доказательств. В Республике Беларусь особое значение приобрело приказное производство как способ взыскания денежных средств, истребования имущества, обращения взыскания на имущество должника в упрощенном, без разбирательства и вызова сторон, порядке, регулируемом гл. 24 ХПК. Применение приказного производства оптимально практически всегда, если требования не оспариваются должником. Вопросов обычно нет с доказательствами, подтверждающими обстоятельства существования требования (договор, накладные, акты, счета-фактуры, путевые листы и др.), которые всегда наличествуют в надлежаще организованной бухгалтерии. Обычно вызывают вопрос документы, подтверждающие признание (неоспаривание ) должником суммы задолженности. В современной практике таким документом чаще всего является направленная должнику претензия, полученная и оставленная им без ответа. Также зачастую используются акт сверки расчетов, ответ на претензию, долговая расписка, акцептованное платежное требование или иной документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства и подписанный уполномоченным лицом должника.

Пример 7

Организацией было утеряно извещение о вручении претензии должнику. В связи с этим возник вопрос, нужна ли повторная отправка претензии. Применительно к доказательствам получения претензии должником положение п. 4 приложения к ХПК «Претензионный порядок урегулирования споров» об обязательности направления претензии заказным письмом с уведомлением или путем вручения лично под подпись не является абсолютным. Например, согласно подп . 1.7 Письма ВХС № 02-38/380 для подтверждения соблюдения претензионного порядка истцу необходимо представить доказательства получения претензии ответчиком (например, претензия направлена по электронной почте, в то время как в договоре такой способ не предусмотрен, и на нее получен ответ). При наличии таких доказательств пр етензионный порядок считается соблюденным, при их отсутствии – не соблюденным. В рассматриваемом примере суд посчитал, что должник не оспаривает требования при представлении суду копии почтового чека, подтверждающего направление претензии должнику, и выписки из системы слежения за почтовыми отправлениями РУП «Белпочта », подтверждающей получение претензии.

Не требуется приложения данных доказательств, если требования заявлены на сумму до 100 БВ. Согласно постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 26 сентября 2013 г. № 842 «Об установлении размера базовой величины» эта сумма составляет 13 000 000 руб.

Недостатком приказного производства для кредитора является значительная вероятность представления должником отзыва на заявление о возбуждении приказного производства. В таком случае взыскание задолженности возможно только в порядке искового производства, переход в которое осуществляется в упрощенном в соответствии со ст. 224 ХПК. Требование о мотивированности отзыва должника, указанное в п. 23 Постановления Пленума ВХС № 9 носит оценочный характер и зачастую трактуется судом расширительно, в результате чего суд отказывает в вынесении определения о судебном приказе практически всегда после получения отзыва должника.

Пример 8

Организация обратилась в суд в приказном порядке для взыскания долга, пени и процентов за пользование чужими денежными средствами. Должник представил суду отзыв в трех предложениях на пяти строках. В первом предложении должник признал сумму долга, во втором и третьем – указал, что в расчете пени и процентов за пользование чужим денежными средствами имеется несколько ошибок. В результате суд выдал определение о судебном приказе только на сумму долга. Во взыскании пени и процентов было отказано. Однако в исковом производстве с должника были взысканы пеня и проценты в суммах согласно расчету для приказного производства и ошибок доказано не было .

В остальных случаях, как правило, нехарактерных для типовой работы по взысканию дебиторской задолженности, подлежит применению исковое производство. Для применения данного производства необходимо соблюдение досудебного порядка урегулирования споров. Кроме того, досудебное урегулирование споров предполагает значительные размеры государственной пошлины: согласно приложению 16 к НК при размере требований до 100 БВ государственная пошлина составит 15 БВ (1 950 000 руб.).

Подготовка необходимых документов для судебного процесса может быть возложена на административный персонал организации ввиду неюридического характера данных действий и принципа оптимизации временных затрат юридической службы, поскольку эта работа занимает значительное время. Процесс расчета и заполнения типовых претензий автоматизируется путем создания шаблонов в популярной бухгалтерской программе 1С или путем использования специализированных СМР-программ , программ-расчетов пени и т.п.

Исполнительное производство

После получения исполнительного документа (судебного приказа или определения о судебном приказе) согласно п. 22 Инструкции по исполнительному производству в хозяйственных судах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 26 ноября 2009 г. № 21 (в ред. от 15 февраля 2012 г.; далее – Инструкция по исполнительному производству) необходимо обратиться в банк с целью обращения взыскания на денежные средства должника, находящиеся на его расчетном счете.

Для ускорения прохождения вышеуказанной процедуры платежное требование должно предъявляться к «рабочему» расчетному счету должника, поскольку в соответствии с Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29 марта 2001 г. № 66 (в ред. от 19 ноября 2012 г.), платежное требование может оставаться на «нерабочем» расчетном счете до полугода, возвратившись потом банком «автоматически».

При отсутствии движения денежных средств пл атежное требование совместно с исполнительным документом не должно находиться в банке в течение долгого времени. Исходя из практики, через один–два месяца, а при значительной сумме задолженности – ранее, требование с приказом должно быть отозвано из банка для возбуждения исполнительного производства.

Безусловной необходимостью является курирование и контроль юридической службой организации состояния исполнительного производства по каждому должнику с систематизацией исполнительных производств по хозяйственным судам. Возможность осуществления контроля за ходом исполнительного производства следует из содержания ст. 345 ХПК, п. 19 Инструкции по исполнительному производству, однако его практическая реализация проблематична. Контроль может выступать в двух формах: личное ознакомление с материалами дела, что требует значительных временных и финансовых затрат (если хозяйственный суд находится далеко от месторасположения организации), либо письменный запрос о ходе исполнительного производства в порядке ст. 407 ХПК. Но обязательность ответа на подобный запрос у судебных исполнителей отсутствует. В соответствии с письмом Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 16 ноября 2009 г. № 03-10/2516, разъяснением Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 16 ноября 2009 г. № 03-10/2502 при составлении подобного запроса о предоставлении сведений в адрес судебного исполнителя необходимо аргументировать невозможность личного ознакомления с материалами исполнительного производства. Гарантированный ответ будет получен только при условии его оплаты государственной пошлиной в размере 3 БВ согласно приложению 16 к НК.

Пример 9

Организация-взыскатель обратилась к судебному исполнителю с просьбой представить информацию о ходе исполнительного производства, количестве кредиторов и общем размере задолженности, идущей по очереди до взыскателя. Исполнителем был направлен стандартный бланк отказа в представлении информации в связи с тем, что данные сведения представляются согласно ст. 407 ХПК.

При значительном размере задолженности целесообразно оказать содействие судебному исполнителю путем представления имеющейся информации о должнике, оперативной доставки судебного исполнителя на место нахождения должника, поиска имущества должника, оказания помощи в его реализации, а также путем заявления ходатайств, в т.ч. о применении соответствующих исполнительных действий, предусмотренных ст. 360 ХПК, отказ в применении которых должен быть мотивирован судебным исполнителем.

Дополнительной возможностью для улучшения исполнительного производства является институт обжалования действий (бездействия) судебного исполнителя, а также его отвод.

Следует использовать возможность возбуждения повторного исполнительного производства, предусмотренную ст. 366 ХПК, т.к. с течением времени либо должник может возобновить хозяйственную деятельность, либо может стать известно о местонахождении сокрытого имущества. Более 30 % от возбужденных повторно исполнительных производств исполняются в полном объеме.

Взыскание задолженности в рамках процедуры банкротства

Помимо работы с уже возбужденными делами об экономической несостоятельности эффективным инструментом взыскания дебиторской задолженности является инициация данной процедуры путем подачи в хозяйственный суд заявления о банкротстве кредитора в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 13 июля 2012 г. № 415-З «Об экономической несостоятельности (банкротстве)» (далее – Закон № 415-З).

В случае если очевидно, что у должника отсутствует имущество и им не осуществляется хозяйственная деятельность, следует рассмотреть возможность подачи в хозяйственный суд заявления кредитора о банкротстве, а затем начать процедуру привлечения руководства организации-должника к субсидиарной ответственности по его обязательствам.

Внимание!

Процедура банкротства в ряде случаев является стратегическим шагом кредитора – при реальной угрозе открытия процедуры банкротства и привлечения к субсидиарной ответственности должниками изыскиваются необходимые денежные средства.

Преимуществом данной процедуры является возможность предотвратить уклонение от уплаты задолженности путем сокрытия имущества и «серого» банкротства, т.к. кредитор в данном случае имеет возможность предложить кандидатуру управляющего, и существуют законодательно определенные механизмы контроля за ходом дела о банкротстве: отчеты управляющего, участие в комитете и собраниях кредиторов.

Перечень оснований для инициации процедуры банкротства является достаточно ограниченным. Необходимо представить доказательства:

● применения к должнику принудительного исполнения, не произведенного в течение трех месяцев, либо выявления в процессе принудительного исполнения факта отсутствия у должника имущества, достаточного для удовлетворения предъявленных к нему требований;

● наличия задолженности перед кредитором, подавшим заявление кредитора, в размере 100 БВ и более (как правило).

Отсутствие одного из указанных оснований влечет возвращение заявления кредитора. Суд чаще всего принимает во внимание ограниченность возможности кредитора по истребованию данных, необходимых для заявления кредитора, и не подходит формально к оценке их соответствия требованиям законодательства, поэтому доказательств вышеприведенных фактов обычно достаточно для возбуждения процедуры банкротства.

При реализации данной процедуры взыскания дебиторской задолженности необходимо использовать электронный сервис Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь «Реестр должников», а также контролировать публикации сведений о ликвидации и банкротстве в приложении к журналу «Юстиция Беларуси», журнале «Вестник Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь» соответственно.

Процедура банкротства важна и тем, что является базой для возможного привлечения должника (руководителей, учредителей) к субсидиарной ответственности в порядке ст. 11, 77, 219, 235 Закона № 415-З, уголовной ответственности, предусмотренной ст. 238–242 Уголовного кодекса Республики Беларусь, и, соответственно, для возврата денежных средств кр едитора.

Пример 10

Более четырех раз организация обращалась к судебному исполнителю и получала акты о невозможности взыскания. Поскольку размер задолженности составлял менее 100 БВ, после ознакомления с материалами дела был найден еще один кредитор, поровну поделены расходы по государственной пошлине и подано заявление о возбуждении процедуры банкротства. До возбуждения процедуры банкротства задолженность обеих организаций была оплачена в полном объеме.

Использование примирительной процедуры и мирового соглашения

Примирительная процедура, осуществляемая в порядке, определенном гл. 17 ХПК, постановлением Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 29 июня 2011 г. № 14 «О некоторых вопросах прекращения судебного спора мировым соглашением», является способом, позволяющим на основании взаимных уступок ускорить поступление денежных средств кр едитору, хоть и в меньшем размере. Также возможно изменить способ удовлетворения требований, например, путем предоставления организацией услуг (продажи товаров, выполнения работ) с зачетом их стоимости в сумму долга по первоначальному обязательству или вовсе заключить новую сделку. В качестве серьезной компенсации после роста базовой величины следует рассматривать и возврат части государственной пошлины.

Пример 11

Хозяйственным судом Минской области было возбуждено дело о взыскании штрафных санкций с ответчика за просрочку оплаты поставленного товара (товар был оплачен ответчиком в полном объеме). Суд направил стороны в примирительную процедуру. Стороны дважды прибегали к данной процедуре. В ходе переговоров было достигнуто соглашение об отказе истца от исковых требований в полном объеме и заключении между сторонами нового контракта.

При подготовке мирового соглашения следует уделить внимание формулировкам его содержания, т.к. недопустимо заключение мирового соглашения под условием, а кредитор зачастую отказывается от части взыскания (пени, процентов за пользование чужими денежными средствами). Условием не является новация – новое обязательство по уплате пени за неисполнение мирового соглашения, так же как и новое обязательство о выплате какой-либо суммы сверх причитающегося, но для получения приказа в таком случае необходимо будет вновь обращаться в суд.

Эффективным средством защиты прав кредитора при заключении мирового соглашения является достижение путем предварительных переговоров совершения должником определенных действий в пользу кредитора до заключения мирового соглашения как условие его заключения.

Недобросовестный должник может попытаться использовать переговоры для затягивания сроков возврата долга. Быстро распознать истинные намерения должника невозможно. Можно рекомендовать выяснить, есть ли у должника неисполненные мировые соглашения, и если такая информация появится, немедленно воспользоваться правом отказа от участия в процедуре примирения.

Списание дебиторской задолженности как уменьшение налогооблагаемой базы организации

В случае если взыскание дебиторской задолженности невозможно в связи с возвращением исполнительного производства с актом о невозможности взыскания и истечением 6-месячного срока предъявления исполнительного документа к повторному исполнению, внесением в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Республики Беларусь сведений об исключении должника с целью уменьшения финансовых потерь организации применению подлежит процедура списания безнадежной дебиторской задолженности путем включения в состав внереализационных расходов в порядке ст. 129 НК. Вместе с тем перед принятием решения о списании дебиторской задолженности в большинстве случаев необходимо рассмотреть возможность взыскания задолженности через процедуру банкротства должника и привлечение руководителей или учредителей должника к субсидиарной ответственности.

Использование материалов, размещенных на портале Юрисконсульт.by, допускается только с письменного согласия ОДО "Профигруп"

Любая предпринимательская деятельность связана с заключением контрактов, поставкой товаров, оказанием услуг и внесением оплаты за них. Время от времени каждому бизнесмену приходится сталкиваться с нарушением бизнес-партнёрами регламента платежей. Независимо от того, произошёл ли сбой в оплате по вине контрагента или по причине неких форс-мажорных обстоятельств, у компании поставщика образуется просроченная дебиторская задолженность. Несмотря на то, что действующее законодательство не устанавливает никаких рамок относительно размера дебиторской задолженности, каждая компания предпринимает действия по работе с ней.

Висящие мёртвым грузом безнадёжные долги подлежат списанию, а те, что реально вернуть – взысканию. Ведь зависание средств в дебиторских долгах приводит к проблемам с оборотными средствами, и, в итоге – к возникновению финансовых проблем предприятия. Чтобы избежать подобных неприятностей, компания должна иметь эффективный регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Под бухгалтерским термином «дебиторская задолженность» подразумеваются все долги, возникшие вследствие неплатежей клиентов за поставленный товар или услуги. Должниками, или говоря языком бухгалтеров, — дебиторами, — могут являться как частные граждане, так и различные субъекты бизнес-структур: организации и частные предприятия. При этом дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте относится к активу предприятия. Актив – это совокупность всей собственности данной организации.

То есть, вся задолженность, образовавшаяся перед организацией со стороны клиентов и партнёров по бизнесу, формально относится к её имуществу. При этом подразумевается, что через некоторое время «дебиторка» из чисто виртуального имущества преобразуется в совершенно конкретные денежные средства. Однако, так бывает далеко не всегда. В соответствии со статьёй №266 налогового законодательства, вся дебиторская задолженность подразделяется на две категории:

Текущая . Является нормальной формой деловых взаимоотношений, когда оплата задерживается в допустимых взаимным соглашением рамках. Например, согласно контракту, клиент должен произвести расчет за поставленную продукцию в срок одного месяца. В течение этого времени дебиторская задолженность будет считаться текущей.
Сомнительная . К такой категории относятся просроченные долги – контрагент задерживает оплату сверх оговорённого в контракте срока. Подобная задолженность может возвращаться в добровольном порядке, если у должника возникли лишь временные затруднения с оборотными средствами. Либо через судебный арбитраж, если контрагент уклоняется от произведения выплат по договору.
Безнадёжная . К этому разряду относят задолженность, востребовать которую невозможно даже при посредстве судебного иска. Это происходит, когда упущено время, отведённое законодательством для взыскания просрочки (3 года). Также безнадёжными автоматически признаются долги, оставшиеся за организацией после её ликвидации или окончания процесса банкротства.

Текущая задолженность не представляет для фирмы какой-либо проблемы. А вот для уменьшения размера невыплаченных долгов, относящихся к категориям сомнительных и безнадёжных, понадобиться произвести ряд действий. Прежде всего, руководством предприятия создаётся регламент по работе с дебиторской задолженностью. Он представляет собой документ, определяющий стратегию работы с просроченными дебиторскими долгами. Регламент необходим в следующих ситуациях:

Если у компании имеется большое количество различных должников-дебиторов. Данный вопрос актуален для предприятий банковского сектора, управляющих коммунальных организаций, а также для компаний, которые оказывают свои услуги на основе пост оплаты.
У крупной компании или корпорации имеется большое количество филиалов, отделений и подразделений. При этом каждое такое отделение имеет своих дебиторов. В подобной ситуации у фирмы должен иметься единый для всех филиалов регламент по работе с дебиторской задолженностью.

Таким образом, главным предназначением регламента является упорядочивание работы с дебиторами, и составление единых норм по учёту и управлению имеющейся задолженностью.

Законодательные нормативы не предусматривают специальную форму документального оформления процедуры по взысканию дебиторской задолженности. Но, согласно устоявшимся неофициальным стандартам, в регламенте следует предусмотреть и отобразить действия специалистов, ответственных за работу с контрагентами, на различных этапах процесса истребования «дебиторки». В этом смысле регламент является локальным актом организации, целью которого является борьба с ростом дебиторской задолженности. С примерным образцом регламента по работе с дебиторской задолженностью можно ознакомиться на нашем сайте.

Условно регламент можно разделить на несколько частей:

Общие положения. Здесь содержится перечень лиц, ответственных за работу с неплательщиками, прописываются задачи, которыми руководствовались составители данного документа.
Содержит перечень конкретных действий, направленных на работу с текущей задолженностью.
Прописывает порядок действий уменьшение размера дебиторской задолженности – востребования или списания её. Сюда относятся: регламентация процедуры досудебного решения вопроса; подготовка необходимой документации для подачи иска в арбитраж; порядок списания безнадёжных долгов.

К составленному регламенту по работе с дебиторской задолженностью прилагаются дополнительные документы. Это различные счета-фактуры, официальные письменные претензии, уведомления, которые потребуются для составления подтверждающей базы при обращении в судебный арбитраж. При этом приведённый выше план не является чем-либо стандартным. У каждой организации внутренняя структура регламента может быть индивидуальной, и зависеть от конкретных особенностей работы с клиентами, а также от финансового состояния компании.

Рассмотрим более пристально все аспекты составления регламента. Документ должен прописывать все возможные аспекты работы с «дебиторкой», начиная с самого начала её возникновения, и заканчивая её полной ликвидацией – выплатой или списанием. В регламенте по работе с дебиторской задолженностью следует создать подразделы, которые:

Классифицируют и устанавливают порядок учёта долгов. Здесь рассматриваются: общий порядок учёта и документального отражения «дебиторки» с момента её образования; распределение всей задолженности на три группы – текущей, сомнительной и безнадёжной.
Устанавливают порядок проведения процедуры инвентаризации имеющихся проблемных долгов. Здесь прописывается порядок создания инвентаризационной комиссии, определяется методика анализа дебиторской задолженности с целью установления её проблемности. Сюда же могут включаться другие положения, с помощью которых можно создать наиболее полное представление о состоянии задолженности перед организацией.
Определяют порядок действий и перечень мероприятий по досудебному решению вопроса, связанного с погашением просрочек по выплатам. Здесь же указываются служащие, ответственные за проведение данной работы.
Устанавливают действия уполномоченных сотрудников в случае судебных тяжб по востребованию дебиторских долгов. Данный подраздел может заменяться отдельным регламентом, прописывающим порядок действий при подаче иска в арбитражный суд. Положения, регулирующие порядок действий работников фирмы, должны опираться на соответствующие статьи действующего процессуального законодательства и подзаконные нормативные акты.
Определяют принципы причисления «дебиторки» к безнадёжным долгам, и порядок списания её со счетов предприятия. Данный процесс происходит в полном соответствии с регламентом налогового законодательства. Факт списания должен быть отражён в бухгалтерском и налоговом учёте компании.

Помимо перечисленных аспектов, регламент по работе с дебиторской задолженностью может включать и прочие положения и разделы, которые посчитает необходимым включить в него служба менеджмента фирмы.

Если структура регламента для каждого предприятия является индивидуальной, то методика работы по уменьшению размеров и предотвращению роста клиентской задолженности примерно одинаковы для всех компаний. Связано это с едиными для всех методами востребования неоплаченных вовремя поставок, установленными в законодательном порядке. Существует два основных направления действий по регулирования размера «дебиторки»:

Профилактические меры.
Меры по возврату оборотных средств.

К мерам профилактики относят работу по проверке благонадёжности контрагента. Например, следует ознакомиться с историей его коммерческой деятельности, взаимоотношений с прочими бизнес-партнёрами. Сделать это можно на официальном сайте высшего судебного арбитража – здесь отображается история судебных тяжб и исковых претензий к каждому физическому лицу. На сайте госреестра необходимо узнать о состоянии дела потенциального партнёра: не открыто ли в отношении его процедура банкротства или ликвидации предприятия.

Также далеко не лишним будет проверить подлинность предоставленной документации – доверенностей, уставных документов, лицензий и так далее. Если же задолженность уже перешла в разряд просроченной, то остаётся два выхода – решить проблему при помощи переговоров с неплательщиком, либо при посредстве арбитражного судопроизводства.

Работа с дебиторской задолжностью

Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать. Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):

по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.

Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:

акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности

Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Подписывает приказ руководитель организации.

Приказ о списании дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности: образец 2017

Налоговый учет списанной дебиторки

Списание просроченной дебиторской задолженности для целей налогообложения прибыли учитывается так. При отсутствии резерва по сомнительным долгам сумма задолженности включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), а при наличии резерва – задолженность списывается за счет него. Если же сумма долга окажется больше суммы резерва, то разница опять же может быть учтена во внереализационных расходах (

Статьи по теме:

Методические рекомендации по определению инвестиционной стоимости земельных участков

Методики Методические рекомендации по определению инвестиционной стоимости земельных участков 1. Общие положения Настоящие методические рекомендации по определению инвестиционной стоимости земельных участков разработаны ЗАО «Квинто-Консалтинг» в рамках

Измерение валового регионального продукта

Как отмечалось выше, основным макроэкономическим показателем результатов функционирования экономики в статистике многих стран, а также международных организаций (ООН, ОЭСР, МВФ и др.), является ВВП. На микроуровне (предприятий и секторов) показателю ВВП с

Экономика грузии после распада ссср и ее развитие (кратко)

Особенности промышленности ГрузииПромышленность Грузии включает ряд отраслей обрабатывающей и добывающей промышленности.Замечание 1 На сегодняшний день большая часть грузинских промышленных предприятий или простаивают, или загружены лишь частично. В соо

Корректирующие коэффициенты енвд

К2 - корректирующий коэффициент. С его помощью корректируют различные факторы, которые влияют на базовую доходность от различных видов предпринимательской деятельности . Например, ассортимент товаров, сезонность, режим работы, величину доходов и т. п. Об

2022-09-26 00:19:29	Восемь миллиардов людей с тесными связями
2022-09-26 00:19:29	Как оформить кредит и что для этого нужно
2022-09-26 00:19:29	Как очистить жилье от негативной энергии
2022-09-26 00:19:29	Потребительский кредит от Теле2: получение денег на любые нужды без обращения в банк
2022-09-26 00:19:29	Сроки и этапы строительства дома из оцилиндрованного бревна
2022-09-01 20:01:33	Как проверить баланс бонусной карты Шоколадница?
2022-08-06 15:03:46	Пин-бары и Бинарные Опционы — что может быть лучше?
2022-08-06 15:03:46	VSA анализ - Индикатор Better Volume
2022-08-06 15:03:46	Как правильно тестировать советника на истории в МТ4
2022-08-06 15:03:46	Прибыльный советник для центового счёта

2022-07-14 03:02:46	Презентация «Основные средства
2022-07-14 03:02:46	Налог на доходы физических лиц
2022-07-14 03:02:46	Географическая типология стран
2022-07-14 03:02:46	Презентация на тему "чему учил китайский мудрец конфуций"
2022-07-14 03:02:46	" экономика родного края " презентация по окружающему миру на тему
2022-07-14 03:02:46	Кэшбэк в виде золота World of Tanks Выпуск, доставка и обслуживание
2022-10-19 20:32:59	Методические рекомендации по определению инвестиционной стоимости земельных участков
2022-10-19 20:32:59	Измерение валового регионального продукта
2022-10-19 20:32:59	Экономика грузии после распада ссср и ее развитие (кратко)
2022-10-19 20:32:59	Корректирующие коэффициенты енвд
2022-09-26 00:19:29	Восемь миллиардов людей с тесными связями
2022-09-26 00:19:29	Как оформить кредит и что для этого нужно