≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Главный бухгалтер на новом месте: с чего начать. Передача дел бухгалтера

Почти каждый работающий человек рано или поздно сталкивается с увольнением. Оно может быть как по собственному желанию, так и по инициативе работодателя. При нарушении установленного распорядка предприятия работодатель расторгает трудовые отношения "по статье". В любом случае данный процесс имеет много особенностей. Процедура значительно усложняется, если уволиться по собственному желанию хочет руководящий состав. Например, главный бухгалтер. В данной ситуации у начальника могут возникнуть определенные проблемы. Как правильно провести увольнение главного бухгалтера по собственному желанию? Отработка в данном случае нужна или нет? Что положено такому работнику при расторжении трудовых отношений? О каких особенностях необходимо помнить работодателю? Обо всем этом и не только будет рассказано ниже! При правильной подготовке можно отстранить главного бухгалтера от рабочих обязанностей по его же инициативе без особых проблем.

Трудовые отношения

Первое, на что стоит обратить внимание - это особенности трудовых отношений. В ТК РФ для руководящего состава (главные бухгалтеры к ним тоже относятся) предусмотрены определенные нюансы.

А именно:

• можно с главными бухгалтерами;
• испытательный срок сотрудника увеличен до полугода;
• при смене собственника предприятия главного бухгалтера могут уволить (независимо от его стажа и добросовестности);
• решения, принятые без оснований по - причина для увольнения сотрудника.

Тем не менее никаких иных особенностей в трудовом законодательстве относительно главных бухгалтеров нет. Поэтому расторжение отношений с работодателем нередко осложняется. О чем необходимо помнить и сотруднику, и начальнику предприятия?

Источник всех проблем

Особенности увольнения главного бухгалтера по собственному желанию предусматривают передачу дел данного работника. Именно из-за этого отстранение подчиненного от должностных обязанностей вызывает определенные трудности.

Дело все в том, что главный бухгалтер - это второй человек в компании после руководителя. Он имеет доступ к финансам, кассовым аппаратам и важным документам.

При увольнении такой сотрудник должен передать свои дела либо начальнику, либо человеку, которого наняли на замену уходящему. Работодатель при этом обязан провести полную проверку бухучета, его правильность.

В некоторых ситуациях увольнение главного бухгалтера по его же желанию накладывает отпечаток на деятельность фирмы из-за проведения полной инвентаризации и описи материальных ценностей компании.

Неоднозначность передачи дел

Из всего вышесказанного следует, что основные трудности возникают из-за необходимости передачи дел бухгалтера новому работнику или руководителю предприятия.

Несмотря на особое положение изучаемых сотрудников, Трудовой кодекс не имеет никаких указаний по срокам и порядкам передачи дел. Неужели нет никаких правил, которые нужно соблюдать?

Есть. Обычно порядок передачи дел главного бухгалтера должен прописываться в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Либо начальник составляет специальное распоряжение, в котором в полной мере раскрывается упомянутая проблема.

В документе обязательно содержатся следующие нормы:

• основания, по которым возникает необходимость передачи дел;
• сроки организации процесса и составление соответствующего акта;
• данные главного бухгалтера;
• информация о лице, принимающем дела;
• полный состав комиссии, проводящей проверку.

В актах передачи при увольнении главного бухгалтера указывается состояние документации по бухучету. Как правило, подобная документация пишется в свободной форме, но в обязательном порядке подписывается участниками процесса. В конце ставится печать предприятия.

О проверке

Теперь немного о том, как проводится проверка бухгалтерии предприятия. Передача дел при увольнении главного бухгалтера (образец действий будет представлен ниже) - это процесс весьма трудный. Его особенности прописываются в отдельном документе, так как на законодательном уровне порядок действий не установлен.

Как правило, проверка бухгалтерии требует изучения:

• кассы;
• учета денег;
• расчетов с контрагентами;
• учета основных средств;
• расчетов с бюджетами разных уровней (налоговые, обязательные платежи, сборы);
• материального учета ценностей предприятия;
• всех бухгалтерских документов за последние 5 лет.

При всем этом компания в обязательном порядке должна сохранить первичные документы, регистры бухучета, учетные документы. Сколько хранить подобную документацию? Не больше 5 лет.

Единые правила

Планируется увольнение главного бухгалтера по собственному желанию? Отработка в этом случае нужна или нет? Можно ли не отрабатывать, если по закону необходимо сделать это?

Важно понимать, что главбух - это такой же подчиненный, как и все остальные. Поэтому он, как правило, увольняется по общим правилам расторжения трудовых отношений по инициативе работника. Разница заключается лишь в том, что в данном случае придется организовывать капитальную проверку фирмы и передавать бухгалтерские дела.

Трудовое законодательство

Процедура увольнения главного бухгалтера по собственному желанию, если не учитывать проверку и передачу дел, протекает без особенностей и осложнений. Основные нормы данного процесса прописаны в статье 80 Трудового кодекса.

Что они гласят? Гражданин, решивший отказаться от трудоустройства, обязан в письменной форме сообщить об этом своему работодателю. Составить заявление на увольнение по собственному желанию и отдать его начальнику.

Ст. 80 ТК РФ также указывает на то, что говорить о расторжении трудовых отношений необходимо заранее. А именно, за 14 дней до ухода с прежнего места работы. После этого следует так называемая отработка. По истечении 2-х недель работодатель расторгает трудовые отношения с сотрудником, издавая соответствующий приказ. Также он производит расчеты с бывшим подчиненным. Предусмотрены ли какие-нибудь особенности для главных бухгалтеров?

Ответить не так трудно! Достаточно хорошо изучить действующее трудовое законодательство РФ.

В ст. 80 ТК РФ указывается, что расторжение действующего договора ранее чем через 2 недели после соответствующего уведомления возможно при личной договоренности между работником и подчиненным. Как правило, подобные решения принимаются крайне редко.

Любой сотрудник на протяжении всей отработки может в любое время забрать свое заявление об увольнении. Препятствовать данному событию работодатель не в праве. Также он не может чинить препятствия для увольнения работника. Все действия производятся по доброй воле.

Отработка - необходимость или желание?

Грядет увольнение главного бухгалтера по собственному желанию? Отработка в данной ситуации нужна или нет? И если она есть, то сколько придется ждать расторжения трудовых отношений с работодателем?

На основании всего сказанного ранее можно прийти к выводу о том, что для главного бухгалтера имеет место обязательная отработка. Она длится 14 дней. Отсчет начинается с момента подачи заявления на увольнение.

Можно ли отказаться от отработки? В идеале - нет. Только если удастся договориться с работодателем. На деле на подобную благосклонность могут рассчитывать рядовые сотрудники, но никак не главные бухгалтеры. А значит, перед увольнением придется дополнительно отработать 2 недели.

Срок обращения

Многие интересуются, когда именно главный бухгалтер может расторгнуть трудовой договор по своей инициативе. Есть ли какие-нибудь ограничения по этому поводу?

На самом деле нет. Срок увольнения главного бухгалтера по собственному желанию составляет в идеале 14 дней. За это время происходит следующее:

• подача сотрудником соответствующего заявления;
• организация проверки бухгалтерского учета;
• отработка сотрудника;
• оформление приказа об увольнении;
• расчет с подчиненным;
• передача бухгалтерских дел;
• выдача работнику положенных ему документов.

Следует обратить внимание на то, что срок обращения с заявление о расторжении отношений с начальником не установлен. Сотрудник (даже принадлежащий к руководящему составу) имеет право на подачу данного запроса в любое время после трудоустройства. А именно:

• во время испытательного срока;
• при нахождении в декрете;
• в отпуске;
• на больничном;
• в любой день пребывания в компании.

Как уже было сказано, работодатель не имеет права препятствовать уходу с работы. Все, что он может - это подыскать нового главного бухгалтера за отведенные 2 недели. Иначе дела будут передаваться руководителю компании, что не очень удобно.

Порядок увольнения

Приказ-образец о передачи дел при увольнении главного бухгалтера был представлен вниманию ранее. В этом документе прописываются все особенности реализации задачи. Производится проверка бухгалтерии предприятия, после чего подписывается соответствующий акт о передаче дел новому работнику. Ничего трудного или особенного.

А как конкретно происходит увольнение главного бухгалтера по собственному желанию? Отработка в этом случае, как мы выяснили, нужна.

При подобных обстоятельствах нужно следовать инструкции:

1. Сотрудник составляет заявление об увольнении и подает его работодателю. Желательно указывать точную дату расторжения отношений с начальником.
2. Работодатель регистрирует заявление в специальном журнале входящей корреспонденции.
3. Сотрудник отрабатывает положенные по закону 2 недели. Это время будет оплачиваться по обычному тарифу.
4. Руководитель издает указ об организации бухгалтерской проверки и передаче дел новому сотруднику.
5. Производится полная проверка финансового состояния компании. Сюда включаются описи обязательств и активов, а также документация, связанная с налоговым учетом.
6. По установленным в организации правилам происходит передача нынешних дел уполномоченному лицу (руководителю или новому работнику).
7. Начальник предприятия издает приказ об увольнении главного бухгалтера. Причина расторжения отношений - статья 77 ТК РФ.
8. Происходит регистрация приказа. Он (его копия) подшивается к личному делу главбуха.
9. Сотрудник изучает приказ и подписывает его. Так происходит регистрация документа.
10. Инспектор отдела подготавливает расчетный лист для главбуха. В нем обязательно прописывают неиспользованные дни отпуска. Они будут влиять на расчет с сотрудником.
11. Работник обращается с расчетным листком в бухгалтерию. Там он получает положенные ему денежные средства (о них позже).
12. Начальство выдает сотруднику ряд документов (трудовую книжку, справку о доходах, иные бумаги из личного дела, которые нужны подчиненному). После их получения бывший главный бухгалтер расписывается в специальном журнале.

Личное дело сотрудника подшивается и отправляется в архив. Там оно будет храниться некоторое время.

О расчете

Заявление об увольнении главного бухгалтера подано? Тогда сотруднику будет не лишним узнать, на какие выплаты он имеет право при расторжении отношений с работодателем.

На что может претендовать главбух? Данный сотрудник ничем не отличается в плане выплат от остальных работников. Это значит, что ему при увольнении должны выплатить:

• выходное пособие;
• денежные средства за отработанное время;
• деньги за неиспользованный отпуск.

Эти деньги работник получает на основании выданного расчетного листка. Без расчета процедура увольнения будет считаться нарушенной. А значит, гражданин может либо требовать денежные средства от работодателя, либо восстанавливаться в должности, либо жаловаться в трудовую инспекцию для защиты.

Ответственность

Какую ответственность главный бухгалтер после увольнения будет нести перед своим начальником? Никакую. После расторжения отношений и организации проверки бухгалтерии компании работник не будет иметь дел с бывшим начальником.

Тем не менее ответственность у главного бухгалтера все равно имеется. Такой работник, находящийся при исполнении свои обязанностей, несет полную ответственность за свои деяния - административную и даже уголовную.

Причиненный компании материальный ущерб главный бухгалтер обязан возместить. Например, за счет личных средств или путем удержания с увольняемого денег, положенных ему по расчетному листу.

К примеру, если организация по вине главного бухгалтера несвоевременно оплачивала налоги, сотруднику придется уплатить и налог, и штраф, и пени.

Что можно сказать об упущенной выгоде? Текущее российское законодательство не предусматривает никаких удержаний с главных бухгалтеров за недополученную прибыль.

Как не отрабатывать

Теперь понятно, как происходит увольнение главного бухгалтера по собственному желанию. Отработка, как уже было сказано, в данной ситуации предусмотрена по законодательству РФ. Но иногда ее можно избежать.

Как именно? Для этого используются стандартные секреты. А именно:

• договоренность с работодателем (ее достигнуть почти невозможно, но попытаться стоит);
• увольнение по причине нетрудоспособности (расторжение договора производится в указанный в заявлении день);
• уход на больничный с последующей подачей заявления об увольнении;
• отпуск (за свой счет в том числе), сопряженный с уведомлением о расторжении отношений.

Составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.

Порядок передачи дел

Форма-образец для составления акта.

Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена. Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел , который издают в произвольной форме. Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:

• основание для расчета главбуха;
• сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
• состав комиссии, участвующей в проверке;
• данные нового специалиста;
• подписи ответственных, печать компании.

Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.

Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:

• проверить правильность оформления финансовой отчетности;
• осуществить инвентаризацию средств;
• провести опись материальных ценностей.

Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.

Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.

Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:

• кассовый, балансовый отчет;
• документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
• банковские выписки;
• архивные справки, периодом давности до 5 лет;
• печать компании, ключи от сейфа.

По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.

Составление приказа

Приказ об освобождении от должности.

Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:

1. Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
2. Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
3. Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.

Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

Составление акта

Пример документа.

При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:

1. Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
2. Процедура предполагает проведение инвентаризации.
3. День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.

Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.

В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

1. Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
2. Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
3. Специфичные нормативы, обязательные для организации.
4. Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
5. Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.

Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.

Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.

Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.

Действующим законодательством никак не регламентирован процесс передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к приходящему на его место. Теоретически уходящий главбух вообще не обязан сдавать дела преемнику. Такая обязанность в законодательстве не прописана.

Все можно исправить с помощью локального нормативного акта, в котором процедуру передачи дел расписать пошагово. Статья 8 ТК РФ позволяет такие акты составлять.

Что важно прописать в локальном акте

Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному - Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера.

В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.

КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит

Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:

Издание приказа о приемке-передаче дел;

Инвентаризация имущества и обязательств;

Проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;

Собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др.) с составлением описи;

Составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Акт приемки-передачи разграничит ответственность

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, например отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Тип документов	Формы документов
Учредительные и регистрационные документы	Свидетельство о регистрации, устав, учредительный договор, свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде занятости
Организационная документация	Учетная политика (бухгалтерская и налоговая), план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры (журналы, ордера), должностные инструкции работников бухгалтерии
Регистры бухгалтерского учета	Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам бухгалтерского учета
Отчетные документы	Декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является организация; все формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для данной организационно-правовой формы
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика	Журналы учета полученных и выданных счетов фактур, книги покупок и продаж; Акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок
Документы по учету результатов инвентаризации	Инвентаризационные описи и акты, сличительные описи и акты
Документы по учету денежных средств, в том числе: Кассовые документы По расчетному счету	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка по расчетным счетам
Документы по расчетам с подотчетными лицами	Журнал учета авансовых отчетов
Документы по учету труда и заработной платы	Штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда, положение о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.), приказы о приеме на работу, увольнении, премировании, трудовые договоры
Документы по учету расчетов с контрагентами	Договоры, акты сверок, журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг
Документы по учету основных средств	Инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание
Документы по учету товарно-материальных ценностей	Карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, товарные отчеты и акты, требования, заборные карты, книги складского учета
Прочие первичные документы	Первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений; Журнал учета выданных доверенностей; Журнал учета бланков строгой отчетности; Журнал учета бухгалтерских справок; Журнал учета путевых листов

Нужно формировать акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера? Какие документы в нем перечислять? Приведем актуальный образец акта приема-передачи, который может потребоваться при увольнении (смене) главного бухгалтера организации.

Акта приема-передачи: составлять или нет

Когда из организации увольняется главный бухгалтер он должен передать новому бухгалтеру документы и прочие бухгалтерские «дела». В этих целях составляют приказ о приеме-передаче и указывают в нем состав передаточной комиссии. Также см. « » Издание такого приказа позволяет проконтролировать процедуру смены главного бухгалтера и зафиксировать передаточные документы.

После того, когда процедура передачи дел завершена, логично составить акт приема-передачи дел, в котором будет конкретный перечень переданных документов.

Пример акта

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера это произвольный документы. Унифицированного бланка – не существует, а четкие требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

При приеме-передаче должны передаваться все документы, которые относятся к сфере деятельности главного бухгалтера за период как минимум пять лет (ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В нашем образце акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера мы перечислили лишь некоторые документы и ценности, которые могут передаваться при смене бухгалтера. Вы можете ознакомиться и, при желании,

Очень часто главный бухгалтер попадает в ситуацию, когда он вынужден при устройстве на новое место работы принимать дела у своего предшественника. Если бухгалтер, вступая в должность, тщательным образом не проведет проверку состояния дел, то все недостатки будут вскрыты при первой проверке налоговой инспекцией с наложением на организацию соответствующего штрафа. Только планомерный и упорядоченный прием дел у предыдущего бухгалтера может решить эту проблему.

Любому главному бухгалтеру, вновь вступающему в должность, нельзя ограничиваться только проверкой состояния бухгалтерского учета на новом месте. Для гарантии своей спокойной дальнейшей работы он обязан провести всеобъемлющую проверку состояния дел на предприятии.

Приемку дел новому главному бухгалтеру следует вести в определенном порядке. В первую очередь при приемке дел бухгалтер проводит инвентаризацию денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В дальнейшем проводится инвентаризация расчетов, товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, незавершенного производства и расходов будущих периодов. Обязательным элементом инвентаризации является проверка первичных документов. После проведения инвентаризации производится передача бухгалтерских регистров и организационно-распорядительной документации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. К первичным документам относятся: банковские выписки, кассовые документы, авансовые отчеты с прилагающимися к ним оправдательными документами, накладные, счета-фактуры, договорная и организационно-распорядительная документация и т. д.

Большинство первичных документов должно храниться не менее пяти лет. Поэтому при передаче первичных документов следует проверить наличие документов как минимум за три последних года.

При передаче документов обычно составляется передаточный акт типовой формы. При составлении передаточного акта следует учесть особенности составления этого документа. Согласно действующему законодательству датой документа является дата его подписания или утверждения.

В документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы, таких как акт или справка, используют форму изложения текста от третьего лица, например: «бухгалтер Новиков А.С. передает следующие документы», «комиссия установила». Если документ имеет приложения, то в акте обязательно должна быть отметка о наличии приложения, которая оформляется следующим образом: «приложение на 5 листах в 2 экземплярах».

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Передаточный акт подписывается двумя сторонами – передающей и принимающей – и составляется не менее чем в двух экземплярах.

В лучшем случае принятие дел может осуществляться с участием предыдущего бухгалтера, но нередко новый бухгалтер должен принимать дела самостоятельно, по фактически имеющимся документам (если прежний бухгалтер уволился достаточно давно). В любом случае принятие дел оформляется актом приемки-передачи с приложением описи получаемых документов.

При приемке дел в первую очередь необходимо проверить наличие банковских счетов, брошюрованных банковских выписок и платежных поручений.

Проверка достоверности сальдо счета 51 «Расчетные счета» на последнюю отчетную дату достигается суммированием сальдо по всем рублевым банковским счетам и сверкой полученной суммы с данными, отраженными в балансе. Аналогичным порядком проверяются остатки по валютным счетам.

В акте отмечается наличие или отсутствие договора на открытие и обслуживание банковского счета и утвержденного банком лимита остатка наличных средств в кассе.

Согласно ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», если бухгалтер совмещал обязанности бухгалтера и кассира и являлся, таким образом, материально-ответственным лицом, передача первичных кассовых документов должна сопровождаться обязательной инвентаризацией кассы. Рекомендуется проводить инвентаризацию кассы при смене главного бухгалтера. Принимающему дела бухгалтеру следует просмотреть кассовую книгу и отчеты кассира и удостовериться в наличии всех необходимых подписей на кассовых ордерах и листах кассовой книги. По результатам инвентаризации составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств по унифицированной ф. № ИНВ-15. В акте отражаются результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, денежных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков, чековых книжек и т. п.), находящихся в кассе организации.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально-ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации кассовые операции не осуществляются.

Инвентаризация наличных денежных средств, денежных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств (денежных ценностей и документов), находящихся в кассе, путем их перерасчета.

В аналогичном порядке составляется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16), хранящихся в кассе организации.

До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и документов строгой отчетности, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на ценные бумаги строгой отчетности сданы в бухгалтерию.

При смене материально-ответственных лиц инвентаризационная опись также составляется в трех экземплярах. С новым бухгалтером, если он принимает обязанности кассира, заключается договор о материальной ответственности.

Передача и принятие авансовых отчетов должны сопровождаться инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами. Эта инвентаризация должна помочь новому бухгалтеру избежать в дальнейшем недоразумений с подотчетными лицами, возникающих из-за ошибок в расчетах прежнего бухгалтера. После инвентаризации составляется ведомость по сверке остатков подотчетных сумм, подписанная подотчетными лицами.

При передаче первичных документов по учету труда и заработной платы следует проверить и отразить в передаточном акте наличие приказов о приеме на работу, приказов по утверждению штатного расписания, ведомостей по начислению и выдаче заработной платы и наличие всех необходимых подписей на указанных документах.

При приеме договорной документации следует проверить наличие договоров. Практика показывает, что при проверке удобной для работы является группировка договоров по признакам: «Задолженность организации» и «Задолженность перед организацией».

Состояние бухгалтерского учета расчетов следует отразить в акте. Если в дальнейшем возникает необходимость восстановления бухгалтерского учета или возникнут проблемы с поставщиками и заказчиками, бухгалтер сможет показать руководству, в каком периоде эти проблемы возникли.

По результатам инвентаризации расчетов оформляются: акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и акт инвентаризации расходов будущих периодов.

К первичным документам, связанным с учетом материальных ценностей, относятся документы по учету основных средств, нематериальных активов, товаров и материалов. В зависимости от существенности сальдо по конкретным счетам в балансе следует решать вопрос о порядке приема указанных документов.

Существенным признается остаток по счету, составляющий не менее 5 % от валюты баланса. При этом следует ориентироваться на сальдо по счетам учета материальных ценностей, возникшее в последнем месяце работы прежнего бухгалтера.

При передаче документов по учету основных средств и нематериальных активов следует убедиться в наличии инвентарных карточек или инвентарных книг, актов ввода в эксплуатацию и амортизационных ведомостей за последние три года.

Наличие или отсутствие первичных документов следует отразить в передаточном акте. Бухгалтеру рекомендуется проверить остатки по счетам учета основных средств, нематериальных активов и других внеоборотных активов на обоснованность их отражения в балансе. Например, для основных средств следует просуммировать их первоначальную (восстановительную) стоимость по имеющимся в наличии инвентарным карточкам, вычесть накопленную амортизацию по амортизационной ведомости и сравнить получившуюся остаточную стоимость со стоимостью основных средств, отраженной в балансе. Совпадение этих сумм укажет на полноту имеющихся первичных документов по основным средствам.

Приведенный порядок можно использовать при приемке-передаче и других имеющихся на предприятии первичных документов (счетов-фактур, накладных на внутреннее перемещение ценностей, ордеров и т. д.).

При приемке документов бухгалтеру в первую очередь следует ориентироваться на баланс, т. е. приемке подлежат документы, подтверждающие имеющиеся в балансе сальдо по счетам учета активов и пассивов.

Предприятие самостоятельно устанавливает формы ведения бухгалтерского учета. Принятая форма учета утверждается приказом руководителя в качестве элемента учетной политики. Поэтому бухгалтер должен решить, достаточно ли он владеет формой ведения бухгалтерского учета, принятой на данном предприятии. Так как учетная политика предприятия неизменна в течение года, переход на другую форму учета, более близкую для нового бухгалтера, может быть осуществлен только с нового отчетного года.

В соответствии с выбранной формой учета предприятие ведет и бухгалтерские регистры. Перечень регистров и рабочий план счетов должны быть утверждены в качестве элемента учетной политики. Если такого перечня нет, бухгалтеру следует составить перечень бухгалтерских регистров и рабочий план счетов.

Поскольку бухгалтерские регистры являются сводными учетными документами, они должны содержать обязательные реквизиты – наименование организации и документа, дату составления, подписи составивших лиц. Неясных сокращений или неоговоренных исправлений быть не должно.

При ведении учета с применением компьютерной техники допускается хранение регистров на машинных носителях. Надо определить, является ли применяемая бухгалтерская программа официально зарегистрированной, записать или попросить убрать пароль для входа в программу, определить период, за который составлены регистры в полном объеме.

Законным является требование нового бухгалтера получить регистры на бумажных носителях, так как на них должны стоять подписи ответственных лиц, составивших документ. Такая распечатка позволит обеспечить сохранность регистров и неизменность цифр, отраженных прежним бухгалтером в учете.

И наконец, наиболее важными бухгалтерскими регистрами являются бухгалтерские отчеты и налоговые декларации. Необходимо проверить и отметить в акте наличие форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций за весь принимаемый период. Бухгалтерская отчетность должна содержать подписи директора и бухгалтера, печать организации, отметки налогового органа о приеме отчетов и не должна содержать неоговоренных исправлений.

Для документального оформления проверки состояния бухгалтерского учета в организации необходимо использовать следующие документы.

1. Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15).

2. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № ИНВ-17).

3. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № ИНВ-11).

4. Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16).

5. Инвентаризационную опись основных средств (ф. № ИНВ-1).

6. Инвентаризационную опись нематериальных активов (ф. № ИНВ-1а).

7. Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3).

8. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (ф. № ИНВ-4).

9. Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (ф. № ИНВ-5).

10. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ф. № ИНВ-6).

11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № ИНВ-10).

Принимающий дела бухгалтер должен исходить из того принципа, что оформляемых документов никогда не может быть слишком много. Все участки работы должны быть проверены и результаты проверки оформлены документально. Документальному оформлению также подлежит факт отсутствия того или иного объекта бухгалтерского учета.

Например, при отсутствии основных средств или банковских кредитов желательно заверить это соответствующим актом.

К организационно-распорядительной документации предприятия относятся приказы, распоряжения, внутренняя отчетность, должностные инструкции, переписка и т. д. Практически все эти документы касаются бухгалтерского учета. Поэтому наличие организационно-распорядительной документации следует отметить в акте приемки-передачи.

Особенно тщательно следует проверить наличие комплекта учредительных документов. Если эти документы хранятся у руководителя, бухгалтеру следует увидеть оригиналы и получить копии. Бухгалтеру могут потребоваться:

2) учредительный договор;

3) протоколы собраний акционеров;

4) карта учета налогоплательщика;

5) коды статистики;

6) сведения о постановке на учет в социальных фондах;

7) переписка с налоговой инспекцией;

8) лицензии;

9) ведущиеся арбитражные иски;

10) исполнительные листы;

11) гарантийные, спонсорские и иные обязательства;

12) сметы, планы, проекты.

Передача дел завершается подписанием акта приемки-передачи и письменным докладом руководству об обнаруженных недостатках . Руководство должно принять решение о выделении дополнительного времени или средств для восстановления отсутствующих регистров или первичных документов. Если предприятие подлежит обязательному аудиту, можно пригласить аудиторскую фирму для проведения аудита за промежуточный период, и тогда передача дел становится достаточно простой – анализ имеющейся документации может сделать аудитор.