≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Положение о расчетах с подотчетными лицами - образец.

Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.

Зачем нужно положение о подотчете

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

• Трудовой Кодекс РФ ;
• Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У ;
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ;
• Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н .

Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Порядок выдачи денег под отчет

Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:

• сумму аванса;
• срок выдачи;
• на какие цели будут потрачены деньги;
• дату составления.

Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:

• ФИО подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.

Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.

Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.

Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:

• командировочных расходов;
• расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.

Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет. Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками - Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2019 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

• Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Утверждено приказом руководителя

Положение о расчетах с подотчетными лицами

1. Общие положения

1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов , их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.

· Трудовой кодекс Российской Федерации.

1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.

1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.

· наименование должностей ответственных лиц и их подписи.

4.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.

4.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.

4.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.

4.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.

4.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.

4.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.

4.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.

Приказ
Об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами
[наименование государственного (муниципального) учреждения]

[число, месяц, год ] N [значение ] [место издания приказа ]

В целях установления порядка расчетов с подотчетными лицами приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами [наименование государственного (муниципального) учреждения ] согласно Приложению к настоящему приказу.

2. Приказ применяется, начиная с [число, месяц, год ]

3. Ознакомить с настоящим Приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к выдаче и получению денежных средств под отчет.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица ].

[наименование должности ] [подпись ] [Ф.И.О. ]

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.

Зачем нужно положение о подотчете

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное - чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

• Трудовой Кодекс РФ ;
• Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н.

Положение о расчетах с подотчетными лицами 2017

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета - например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Порядок выдачи денег под отчет

Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:

• сумму аванса;
• срок выдачи;
• на какие цели будут потрачены деньги;
• дату составления.

Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:

• ФИО подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.

Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.

Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.

Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу - можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:

• командировочных расходов;
• расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.

Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.