Как составить положение о подотчетных лицах. Положение о расчетах с подотчетными лицами
1.1. Настоящее положение о расчетах с подотчетными лицами в [наименование организации] (далее - Положение, организация) устанавливает единый порядок выдачи наличных денежных средств из кассы организации.
1.2. Настоящее Положение регулирует отношения уполномоченных лиц организации по работе с денежной наличностью и работников (лиц, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), получающих наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (далее - подотчетные лица).
1.3. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем организации из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
2. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет
2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы организации под отчет производится на следующие цели: [вписать нужное].
2.2. Перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.
2.3. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
2.4. Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному согласно письменному заявлению подотчетного лица.
Заявление подотчетного лица составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
2.5. Работники, получившие денежные средства под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю организации] авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
2.6. В авансовом отчете работник, получивший денежные средства под отчет, должен отразить все произведенные расходы.
2.7. Проверка авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации], его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются [срок, установленный руководителем].
2.8. При получении авансового отчета [главным бухгалтером/бухгалтером/при их отсутствии - руководителем организации] проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.
2.9. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.
2.10. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
2.11. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
2.12. На основании данных утвержденного авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.
3. Порядок действий кассира при приеме и выдаче денежных средств под отчет
3.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя] и ее соответствие образцу;
Соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.
3.2. Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.
3.3. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 или в доверенности.
3.4. При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере 0310002, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере 0310002 фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
3.5. В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее заверенные копии. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру 0310002.
3.6. При выдаче наличных денег кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи.
3.7. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере 0310002.
3.8. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере 0310002 соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
3.9. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подписывает его.
3.10. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001.
3.11. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет:
Наличие подписи [главного бухгалтера/бухгалтера/при их отсутствии - руководителя организации] и ее соответствие образцу;
Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
Наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.
Примечание. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
3.12. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
3.13. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
3.14. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
3.15. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001.
3.16. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает и передает [главному бухгалтеру/бухгалтеру/при их отсутствии - руководителю] для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.
Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.
Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.
Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.
Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.
Что нужно знать
Следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, так или же иначе связанных непосредственно с выдачей денег через кассу работникам.
Подобного рода операции должны соответствующим образом отражаться в документации – бухгалтерской и налоговой. В противном случае велика вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.
Особенно когда дело касается приказа подотчета наоборот. Подобные явления могут восприниматься ФНС:
- как заем;
- как процедура .
Но в любом случае необходимо будет соответствующим образом уплачивать налоги. Во избежание возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций стоит формировать внутреннее положение о расчетах с подотчетными лицами.
Именно на основании данного документа допускается получение наличных. РКО также имеет свои особенности.
Назначение документа
Основное назначение документа рассматриваемого типа – законное обоснование выдачи наличных средств через кассу физическим лицам, которые являются работниками конкретной организации.
При отсутствии подотчетного приказа передача наличных средств сотруднику предприятия будет попросту незаконна .
Если же подобное действие все же обнаружено налоговой службой при проверке, будет наложен достаточно существенный штраф. Вторая функция документа рассматриваемого типа – учетная.
Приказ позволяет при необходимости стребовать с сотрудника определенную сумму денег. Благодаря подотчетности работнику не позволят попросту «забыть» о полученных на какие-либо цели деньгах.
Потому составление подобного рода бумаг выгодно, прежде всего, самому предприятию. Таким образом, можно будет упорядочить хозяйственную часть, бухгалтерский учет.
Нормативная база
Формат подотчетного приказа регламентируется внутренними актами конкретной организации, являющейся юридическим лицом.
Но при этом необходимо помнить, что не допускается наличие каких-либо противоречий с действующим по этому поводу законодательством. Если оно имеет место, то данный приказ будет считаться попросту недействительным.
В нормативную базу по поводу данного вопроса на сегодняшний день можно включить следующее:
| Единый план расчетов | |
| Приказ Министерства финансов РФ №157н от 01.12.10 г. | — |
| — | |
| Регламентируется порядок и сама возможность перечисления подотчетных денег непосредственно на банковскую карту работника | |
| Обозначается порядок обеспечения сотрудников | |
| Регламентируется отсутствие необходимости присутствия собственноручной подписи руководителя в документе, подтверждающем возможность выдачи аванса |
Изучив максимально подробно действующую по поводу рассматриваемого вопроса нормативную базу, можно избежать допущения различных ошибок.
Следует помнить о возможности наложения достаточно серьезных штрафов при наличии правонарушений.
Как составить образец положения о подотчетных лицах
Сама процедура составления приказа о подотчетных лицах имеет очень большое количество самых разных особенностей.
Видео: кассовые операции — работа с подотчетными лицами
Если у сотрудника, обязанного осуществлять формирование подобного рода документов, по какой-то причине отсутствует опыт в данной сфере, ему стоит ознакомиться с образцом.
Помимо этого, необходимо в обязательном порядке разобраться предварительно со следующими важными вопросами:
- необходимые данные;
- порядок формирования.
Необходимые данные
Для составления документа рассматриваемого типа необходимо будет знать достоверно следующие данные:
Перечень всех обозначенных данных является желательным. Но при этом работодатель имеет право добавлять к нему неограниченное количество дополнительных пунктов.
Причем количество их ничем не ограничивается. Например, допускается обозначить несколько периодов, когда допускается выдача средств.
Но следует помнить о необходимости соблюдения законодательства. В противном случае приказ подотчетного типа попросту может быть признан ничтожным в судебном порядке.
Порядок формирования
Порядок формирования приказа подобного рода также не закреплен в законодательстве. Его составление должно быть регламентировано внутренними нормативными актами предприятия.
При этом оптимальный формат документа, используемый во всевозможных государственных учреждениях, выглядит следующим образом:
- полное наименование документа;
- дата составления и срок действия;
- полный перечень всех работников, которые имеют право на получение средств подотчет – Ф.И.О., должности и иное;
- обозначается длительность времени, в течение которого допускается пользование выданными средствами;
- перечисляются цели, на которые выданы обозначенные в приказе средства;
- сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Заполненный пример
Несмотря на относительно простую структуру документа рассматриваемого типа все же стоит обзавестись уже заполненным образцом данного документа.
При возможности также желательно заранее распечатать достаточное количество пустых бланков. Таким образом, можно будет существенно сократить время, необходимое на составление приказа.
Документ о подотчетных лицах – приказ, имеющий большую важность. Потому к его составлению следует относиться максимально ответственно, не следует допускать какие-либо ошибки, недочеты. Это может привести к штрафам.
Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.
Зачем нужно положение о подотчете
Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.
Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.
При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой Кодекс РФ ;
- Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У ;
- Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ;
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н .
Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019
Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.
Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.
2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.
Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).
3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.
Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.
Порядок выдачи денег под отчет
Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:
- сумму аванса;
- срок выдачи;
- на какие цели будут потрачены деньги;
- дату составления.
Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:
- ФИО подотчетного лица;
- сумма аванса;
- срок, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.
Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.
Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.
Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:
- командировочных расходов;
- расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.
Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.
Приказ
Об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами
[наименование государственного (муниципального) учреждения]
[число, месяц, год ] N [значение ] [место издания приказа ]
В целях установления порядка расчетов с подотчетными лицами приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами [наименование государственного (муниципального) учреждения ] согласно Приложению к настоящему приказу.
2. Приказ применяется, начиная с [число, месяц, год ]
3. Ознакомить с настоящим Приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к выдаче и получению денежных средств под отчет.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица ].
[наименование должности ] [подпись ] [Ф.И.О. ]
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
При составлении положения стоит учитывать следующие законодательные акты:
- Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402;
- приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».
Зачем нужно положение о подотчете
Положение о подотчете является внутренним документом компании. Оно определяет порядок расчетов с подотчетниками (т. е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях, имеющими право на получение от работодателя денег для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств, быть уверенным в том, что деньги были израсходованы по назначению и правильно отражены в бухгалтерском учете.
Что следует указать в положении
Образец положения о подотчетных лицах 2019 должен содержать следующие пункты:
- Общие положения. Здесь следует указать цель создания документа, перечислить термины, встречающиеся в нем, перечислить нормативные акты, которые принимались во внимание при его составлении.
- Порядок выдачи денег. Здесь расписываем процедуру выдачи авансов. То есть кому из сотрудников, при каких условиях, на какой срок и на какие цели будут выдаваться деньги.
- Информация о порядке предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов (составленных по форме АО-1).
Здесь же следует расписать порядок проверки авансового отчета и приложенных к нему чеков работниками бухгалтерии, а также сроки его рассмотрения.
Образец положения о расчетах с подотчетными лицами
Порядок выдачи средств подотчет
Он состоит из несколько этапов.
1. Просим работника написать заявление.
Чтобы получить аванс, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно указать:
- сумму аванса;
- на какие цели будут потрачены деньги;
- дату составления. Также с этой целью можно воспользоваться приказом директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Он должен содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. подотчетного лица;
- регистрационный номер документа;
- данные о сумме аванса;
- информацию о сроке, на который выдаются деньги;
- о назначении (не обязательно);
- подпись директора и дата.
2. Проверяем наличие задолженности
3. Выдаем деньги
На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику могут быть выданы:
- наличными;
- перечислены на корпоративную карту компании;
- перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).
4. Берем у работника авансовый отчет
Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.
Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, трудящийся должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
5. Передаем отчет на проверку в бухгалтерию
Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета. Далее он направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.
