Правила и порядок оформления акта ревизии.
По результатам ревизии (проверки), в ходе которой выявлены нарушения составляется акт . Результаты ревизии (проверки), в ходе которой не выявлено нарушений оформляются справкой .
Акты и справки подписываются проводившим ревизию должностным лицом, членами ревизионной комиссии, руководителем проверяемого субъекта, главным бухгалтером.
В случае отказа проверяемого субъекта от подписания акта ревизии в нем делается соответствующая запись. Проверяемый субъект вправе письменно изложить мотивы отказа.
При наличии возражений по акту ревизии делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 раб. дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию.
Проверяющий вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц проверяемого субъекта и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии и являются неотъемлемой его частью.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется работником, проводившим ревизию, и по ним составляется письменное заключение, с к-м должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юр.лица.
В случае, если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.
Промежуточный акт подписывается проверяющим, должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения.
1эк.-руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии (проверки).
В акте ревизии (проверки) должны быть указаны:
Основание назначения ревизии, дата и № приказа о ее проведении, должность, ф.и.о лица, составившего акт ревизии;
Даты начала и заверш. проверки или ревизии, а также место составления акта;
Должности и фамилии работников проверяемого субъекта, обязанных подписывать акт ревизии, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии (проверке);
Наименование и местонахождение проверяемого субъекта;
Налич. книги учета проверок, а также ин-ция о записях в ней о данной проверке;
Кем и когда были проведены предыд. ревизии, к-е приним. меры по нарушениям;
Какие фин.-хоз. операции (документы), каким методом и за какой период проверены;
Место, время и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования к-х нарушены, ответственность за данный вид нарушения;
Факты несоблюдения устан-го порядка составления и исполнения смет и фин. планов;
Факты сокрытия или несвоевр-го перечис-я причитающихся бюджету платежей и др. сумм, прочих нарушений фин. дисциплины, неправильного ведения бух. учета и состав. отчет-ти, невыпол-я требований по осуществлению внутрихоз-ного учета и контроля;
Установленные в ходе ревизии недостачи денежных средств и мат. ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам;
Размер причиненного ущерба и другие последствия выявленных нарушений;
Должности и фамилии лиц, по вине к-х допущены соответствующие нарушения, а также сведения о том, какие именно действия (бездействие).
В акте ревизии должны быть соблюдены объект-ть, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается - не подтвержденные документально предположения.
При проведении ревизии (проверки) уполномоченные должностные лица контролирующих органов обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.
Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экз. акта ревизии. Могут быть приложены копии или выписки из различных док-тов, а также справки и расчеты, состав-е на основ. проверенных док-тов, заверенные.
По окончании ревизии ревизор обязан проинформировать выш. орган гос. управления, собственника проверенного субъекта о выявленных фактах нарушений законод-ва с указанием обстоят-в и причин их возник-я и с внесением предложений.
При выявлении фактов, влекущих уголовную ответ-ть, немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких ревизий передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах.
Персональную ответств-ть за своеврем-ть, полноту и надлежащее кач-во направляемых в правоохранительные органы материалов ревизий и проверок несет руководитель органа, назначивший ревизию (проверку).
Правоохранительные органы при получении материалов ревизии регистрируют и рассматривают их с принятием решения в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством. При отказе в возбуждении уголовного дела в контролирующий орган направляется копия соответствующего постановления, а также разъясняются право и порядок ознакомления с материалами дела и обжалования принятого решения. При нехватке документов органы дознания могут назначить дополнительную или повторную ревизию, информируется контролирующий орган, который вправе провести дополнительную (повторную) ревизию (проверку).
Материалы ревизий проводимых по приказу руковод-й объединений, концернов, пред-ий, передаются в конт.-ревизионную службу соответствующих юридических лиц.
Контролирующий орган, независимо от того, есть у него предписание или нет, вносит в книгу учета проверок необходимые сведения и скрепляет их своей подписью.
Контр.-ревизионное управление минис-ва обязаны не позднее 30-дн. срока со дня подпис-я акта рассмотреть материалы ревизии и вынести в пределах своей компетенции решения по устранению выяв-х наруш-й и привлечению вин. лиц к ответственности.
Руководитель проверяемого субъекта предприн. деятельности или назначивший ревизию (проверку) по своему приказу обязан:
Не позднее 2-х нед. срока рассмотреть ее результаты и принять решение по устранению отмеченных наруш-й, возмещ-ю ущерба, привлечению к ответ-ти виновных;
разработать меропр-я по устранению выяв-х ревизией нарушений и совершен-ю работы служб предп-я по соблюдению действ. закон-ва фин.-хоз. деятельности
при необходимости направлять информацию о результатах ревизии в другие органы для принятия решения по пресечению правонарушения.
Перечень вопросов, подлежащих отражению в акте комплексной ревизии
При контроле производственной деятельности необходимо проверить:
При ревизии деятельности научно-исследовательских и конструкторских организаций
Контроль финансовой деятельности включает:
Контроль учета затрат на производство и себестоимость продукции:
Контроль использования и сохранности основных средств:
Контроль использования и сохранности товарно-материальных ценностей:
Контроль использования труд. ресурсов, средств на оплату труда и премирование:
Контроль ценообразования:
Контроль расчетов с подотчетными лицами:
Контроль внешнеэкономической деятельности и валютных операций:
Контроль инновационного фонда:
Контроль соблюдения порядка ведения кассовых операций:
Контроль использования автотранспортных средств.
Оформление результатов ревизии. В соответствии с установленным порядком каждая документальная проверка должна заканчиваться составлением акта ревизии. Этот акт должны подписать все проверяющие, а также руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер. В случае, если руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер не согласны с выводом, то они перед своей подписью должны сделать приписку: “С выводами комиссии в целом (по каким-то пунктам) не согласен. Письменное объяснение прилагаю.” При этом бухгалтер должен в письменном виде изложить суть своего несогласия с выводами, и аргументы подтверждающие его позицию.
Акт составляется по достаточно стандартной форме. В нем выделяется 4 части:
· вводная часть;
· основная часть;
· степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией;
Текст акта должен быть записан грамотно, мысли - выражены четко; при этом не рекомендуется использовать термины, содержащие юридическую квалификацию каких-либо событий (злоупотребление служебным положением, хищение и т.п.).
Во вводной части акта указывается:
Название документа;
Документ и его номер, на основании которого проводилась проверка, объект ревизии, ревизуемый период, дата начала и окончания ревизии, состав ревизорской бригады, ее руководитель, руководитель и главный бухгалтер проверяемого предприятия, лица, имеющие право подписи банковских документов, краткая характеристика проверяемого объекта (в том числе когда и кем создано предприятие), какова его структура (имеются ли у предприятия филиалы, цеха, базы, и подвергались ли они проверке), основные методы, используемые в процессе ревизии (в т.ч. - что проверялось сплошным, а что - выборочным методом).
В основной части в соответствии с программой проверки приводятся результаты по каждому участку, причем эти результаты и выявленные нарушения должны быть обязательно аргументированы с указанием, какой пункт соответствующей инструкции был нарушен, должны быть приведены бухгалтерские документы, из которых были бы видны эти нарушения. Не допускается включение в акт различных версий, догадок, ссылок на объяснение должностных лиц.
В третьей части акта - степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией - указывается полностью ли, либо частично были устранены или совсем не устранены недостатки, выявленные прошлой ревизией.
Акт ревизии, как правило, доводится до членов коллектива проверяемого предприятия, а затем докладывается руководству органа, назначившего ревизию. По этому документу (акту) принимаются меры и разрабатываются соответствующие планы мероприятий, направленные на устранение недостатков.
К основному акту ревизии могут прилагаться промежуточные акты. Промежуточные акты составляют после проверок наиболее сложных или объемных участков, либо когда имеется необходимость принять безотлагательные меры. Содержание промежуточных актов не воспроизводится в тексте основного акта (дается ссылка, что была проведена проверка такого-то участка и приводятся основные результаты).
При выполнении проверки ревизоры имеют право знакомиться со всей документацией, относящейся к проверяемому участку (кроме сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия), осматривать любые помещения, проводить инвентаризации ценностей, запрашивать информацию о проверяемом предприятии у третьих организаций (устраивать встречные проверки), получать письменные и устные объяснения от работников предприятия по интересующим вопросам. При это ревизор обязан строго руководствоваться действующим законодательством и нормативными документами по проведению ревизий, давать рекомендации по устранению недостатков. В случае обнаружения серьезных нарушений ревизор обязан поставить в известность об этом вышестоящее руководство, и принять меры по обеспечению сохранности имущества и документов. В случае выявленного нанесенного ущерба ревизор обязан количественно оценить его и принять меры к взысканию его с виновных лиц. Ревизор не должен вступать в неделовые (личные) отношения с работниками проверяемого предприятия. Ревизор несет ответственность за качество проведенной проверки, за обоснованность выводов и предложений, сделанных в акте. В случае умышленного сокрытия фактов (либо если будет установлено злоупотребление служебным положением) ревизор несет административную и уголовную ответственность. Имущественной же ответственности ревизор не несет.
Тема:
“История развития и становления аудита”
Тема:
“Правовые основы регулирования и осуществления
аудиторской деятельности в РФ”
Цель, задача и сроки проведения ревизии или проверки
Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций организации.
Цель ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Основной задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:
1. соответствие осуществляемой деятельности учредительным документам;
2. обоснованность расчетов сметных назначений;
3. исполнение смет расходов;
4. использование бюджетных средств по целевому назначению;
5. обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
6. обоснованность образования и расходования государственных внебюджетных средств;
7. соблюдение финансовой дисциплины и правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
8. обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
9. операции с основными средствами и нематериальными активами;
10. полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
11. операции, связанные с инвестициями;
12. расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;
13. обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
14. формирование финансовых результатов и их распределение.
Срок проведения ревизии (проверки), т.е. дата начала и дата
окончания ревизии (проверки) не может превышать 45 рабочих дней.
Ревизия расходования и поступления средств федерального бюджета, использование внебюджетных средств, доходов от имущества осуществляется как в плановом, так и в неплановом порядке. Ревизия организаций любых форм собственности по требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством. Существенные вопросы ревизии оговариваются в программе или перечне основных вопросов.
Программа ревизии включает тему, период, который должна охватить ревизия, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа. Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные, правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность.
Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и участки работы между его исполнителями.
Перед началом ревизии руководителю ревизуемой организации следует предъявить удостоверение на право проведения ревизии, представить участников ревизии и составить рабочий план. Исходя из программы ревизии, определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности.
Руководитель ревизуемой организации обязан создать надлежащие условия для проведения ревизии, предоставить помещение, оргтехнику, услуги связи, обеспечить машинописными работами. Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации.
Порядок реализации материалов ревизий (проверок).
На основании материалов ревизии (проверки) руководитель проверенной организации после получения акта ревизии (проверки) издает распоряжение (приказ) по ее результатам, а также разрабатывает мероприятия с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений, принятие мер к возмещению причиненного ущерба, предотвращение злоупотреблений, устранение причин, вызвавших отмеченные нарушения и недостатки.
Информация по устранению выявленных в ходе ревизии (проверки) нарушений финансово-хозяйственной деятельности проверенной организации представляется в контрольно-ревизионный отдел не позднее одного месяца с момента издания распоряжения (приказа) по результатам проведенной ревизии (проверки), если иные сроки ее предоставления не установлены данным распоряжением.
Планирование и подготовка проведения ревизий и проверок в бюджетных учреждениях и некоммерческих организациях.
По организационному признаку ревизии делятся на плановые и внеплановые. Ревизия организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Контрольно-ревизионные органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий. При составлении плана предусматривается, чтобы предприятие проверялось не менее одного раза в год и чтобы была обеспечена преемственность проверок (каждая ревизия охватывает период со дня окончания предыдущей проверки по дату составления баланса в проверяемом периоде).
Планирование ревизий носит строго конфиденциальный характер для обеспечения внезапности проверок.
В планах ревизии отражают методы проверки (обычно сплошной метод применяется для проверки кассовых и банковских операций и для определения полного размера причиненного ущерба в выявленных фактах хищения и других нарушениях).
Составлению же плана проведения ревизии на конкретном предприятии всегда предшествует подготовительная работа, которая включает в себя изучение необходимых законодательных, нормативно-правовых актов, отчетных и статистических данных, других имеющихся материалов, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации. Необходимо также ознакомить членов ревизионной группы с собранной о предприятии информацией, распределить между ними вопросы и участки работы.
Придя с проверкой на предприятие, руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъявить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить участвующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопросы проведения ревизии и составить рабочий план.
Участники ревизионной группы (контролер-ревизор), исходя из плана ревизии, определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств. Руководитель ревизуемой организации обязан создавать надлежащие условия для проведения ревизии.
В случае отказа работников ревизуемой организации предоставить необходимые документы либо возникновения иных препятствий, провести ревизию, руководитель ревизионной группы (контролер- ревизор), а в необходимых случаях руководитель контрольно-ревизионного органа сообщает об этих фактах в орган, по поручению которого проводится ревизия. На основании плана ревизии составляется программа ревизии, а каждый член ревизионной группы составляет свой рабочий план.
В течение ревизии пересматриваться и корректироваться в зависимости от выявленных случаев нарушений, в них вносятся изменения касательно методов ревизии, аналитических процедур, объема выборки для проверки и другое, а если учет на предприятии не ведется или запущен, ревизия может быть вообще приостановлена и возобновлена после восстановления в ревизуемой организации бухгалтерского учета. Для систематизации материалов проверки ревизоры составляют рабочие документы согласно действующей Инструкции и разработанным методическим рекомендациям чтобы зафиксировать все обнаруженные в ходе проверки нарушения, в дальнейшем информация из рабочих документов переносится в акт проверки, который составляется согласно разработанной ранее программе или плану проверки.
Порядок проведения и формы оформления результатов ревизии или проверки
В ревизионной работе следует выделить следующие этапы:
1. подготовительный;
2. проведение ревизии;
3. оформление результатов ревизии;
4. реализация результатов ревизии;
5. контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии.
Результат ревизии во многом зависит от ее подготовки еще до выезда на объект. Подготовительный этап ревизии заключается в сборе информации о ревизуемом субъекте, т. е. изучаются акты предыдущих ревизий, докладные записки, приказы и постановления по результатам проведенных ревизий, вообще все, что относится к данному предприятию. Также изучаются данные годовой и промежуточной бухгалтерской отчетности предприятия, данные налоговой отчетности (расчеты и декларации). На основании собранной информации определяются задачи ревизии, подготавливается план проведения ревизии, руководитель ревизионной группы проводит ознакомительную работу на основании информации о предприятии, а также производит постановку конкретных задач ревизии перед членами ревизионной группы.
По прибытии на предприятие и предъявлении руководителю предприятия приказа или распоряжении о проведении ревизии приступают непосредственно к этапу проведения ревизии. Проводят обследование предприятия, осмотр помещений, цехов, служб аппарата управления, подразделений и мест хранения ТМЦ, подъездных путей, проводят инвентаризацию кассы, изучают первичные документы, сводные регистры, ведомости синтетического и аналитического учета, собирают объяснения и справки с работников, если в этом есть необходимость, проводят инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями (высылают извещения на предприятия с просьбой сообщить о состоянии расчетов или имеющихся претензий к ре-визируемому предприятию).
Если ведение бухгалтерского учета на предприятии запущено, руководитель ревизионной группы дает задание восстановить учет. В течение проверки для систематизации материалов ревизоры составляют рабочие документы, где отражают все обнаруженные факты нарушений. Результаты проверки оформляются актом (согласно действующим инструкциям и в соответствии с планом или программой ревизии). В акте указывают сведения об организации и ревизорах, результаты предыдущих проверок и факты выполнения решений по данным ревизиям, указывают способы и методы, использованные в ходе ревизии, способы проведения инвентаризации, результаты проверок по направлениям ревизии, размер причиненного ущерба.
Уже в ходе проверки ревизор должен принять меры по устранению выявленных нарушений, а также ставить вопрос о мере ответственности виновных лиц. При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу после окончания ревизии, о чем сообщается в приложении к акту ревизии. А если выявлены факты хищений в крупных размерах, составляется промежуточный акт и передается в следственные органы. По результатам ревизии составляются выводы и предложения по устранению недостатков, которые представляются руководителю организации. Он рассматривает выводы и принимает решение по устранению недостатков. В дальнейшем выполнение этих решений должно быть проконтролировано.
Контрольно-ревизионные органы обеспечивают контроль над выполнением решений, принятых по результатам ревизии, и, при необходимости, принимают другие предусмотренные законодательством РФ меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба, а также систематически изучают и обобщают материалы ревизий и на основе этого вносят предложения о совершенствовании системы государственного финансового контроля, дополнениях, изменениях, пересмотре действующих в РФ законодательных и других нормативных правовых актов.
Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).
Акт проверки является результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия решений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголовного дела. Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных.
Акты должны содержать вступительную, описательную и результативную части.
Во вступительной части отражается следующее:
1. полное наименование учреждения, в котором проводится ревизия, его организационно-правовая форма и адрес;
2. фамилии участвующих в ревизии должностных лиц ревизуемого учреждения, ответственных за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности;
3. основание для проведения ревизии, ее вид, мотивы ее проведения;
4. время предыдущей ревизии, период, за который проводится ревизия, и вопросы, подлежащие выяснению;
5. даты начала и окончания ревизий, должности и фамилии должностных лиц, проводящих ревизию.
В описательной части отражается следующее:
1. конкретные факты и действия, указывающие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства и др.;
2. каждый факт нарушений указывается в акте самостоятельно с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских проводок и со ссылками на соответствующие первичные документы;
3. при указании фактов нарушений должна быть дана ссылка на нарушенные законодательные и нормативные акты с указанием их конкретных статей и пунктов.
При этом необходимо иметь в виду, что нормативные документы министерств и ведомств вступают в силу только после регистрации их в Минюсте России. В результативной части акта обобщаются выявленные факты нарушений в виде выводов и даются предложения по их устранению.
Данные промежуточных актов включают в сводный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Промежуточные акты подписывают ревизующие и соответствующие должностные лица, ответственные за сохранность денежных и материальных ценностей. В целях наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной информацией (таблицами цифровыми данными, выявленными в процессе проверки). В этом случае достаточно привести в акте 1–2 примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера учреждения.
Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководство учреждения и работников бухгалтерии и при наличии обоснованных возражений вносит исправления в акт до его подписания.
На все нарушения необходимо потребовать от руководителя, уполномоченных и виновных лиц объяснения в ходе проверки или по обстоятельствам в течение 3 дней после подписания акта, о чем производится запись в акте перед подписями.
Акт проверки составляется в двух экземплярах за подписью ревизора, руководителя учреждения и главного бухгалтера.
При наличии возражений или пояснений по акту подписывающие делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или пояснения в 10-дневный срок с момента подписания акта.
В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявленных нарушений и представляет на рассмотрение руководству, назначившему ревизию.
В процессе проверки ревизор выявляет нарушения и недочеты, допускаемые при ведении финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эти нарушения могут быть двух видов, а именно:
Умышленные (мошенничество) нарушения – это заведомо неправильное отражение данных в учете и отчетности лицами, ответственными за ведение бухгалтерского учета на предприятии и (или) руководством организации.
Неумышленные (ошибки) нарушения – случайное искажение информации в результате невнимательности, недостаточной квалификации учетных работников, арифметических и логических ошибок.
В зависимости от характера искаженной информации умышленные и неумышленные нарушения и недостатки в учете хозяйственных операций могут представлять собой: данные и сведения, отраженные в учете в неполном объеме; неправильные данные и сведения, отраженные в учете; неправильно отраженные в учете хозяйственные операции. Вскрытые нарушения и искажения учета и отчетности ревизор фиксирует в рабочей тетради. Все собранные факты нарушений ревизор группирует по следующим признакам: нарушения и искажения, которые могут повлечь за собой привлечение к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.п.); нарушения и искажения, которые повлекут за собой взыскания материального ущерба с виновных лиц без привлечения к уголовной ответственности; прочие нарушения и искажения.
Акт ревизии. Результаты, полученные в ходе ревизии каждым членом ревизионной группы, обобщаются, и на их основании руководителем ревизионной группы составляется акт ревизии, который состоит из двух частей - вводной и описательной (исследовательской).
Вводная часть акта ревизии должна раскрывать следующую информацию:
наименование документа (акта), дату и место его составления;
основание для проведения ревизии, т.е. кем и на каком основании проведена ревизия (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ);
проверяемый период и сроки проведения ревизии;
состав ревизионной группы;
полное наименование и реквизиты ревизуемой организации, идентификационный номер налогоплательщика;
ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
сведения об учредителях;
основные цели и виды деятельности организации;
лицензии, имеющиеся у организации;
перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях (расчетных, текущих, депозитных, лицевых счетов и т.п.);
кто в ревизуемом периоде обладал правом первой подписи, и кто являлся главным бухгалтером организации;
кем и когда проводилась предыдущая ревизия, устранены ли выявленные ею недостатки и нарушения.
Заканчивается вступительная часть акта ревизии фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной (описательной, исследовательской) части.
Описательная часть акта ревизии раскрывает информацию по вопросам программы ревизии, т.е. все выявленные факты нарушений, недостатки, результаты.
Акт ревизии должен быть объективным и обоснованным, четким и лаконичным, доступным и систематичным в изложении.
Объективность и обоснованность акта ревизии. Включенные в акт ревизии сведения должны быть в обязательном порядке подтверждены соответствующими документами. Все факты нарушений, указанные в акте ревизии, должны быть подтверждены сведениями о том, несоблюдение каких нормативных актов вызвало эти нарушения, кем оно было совершено, когда и в чем выразилось нарушение, размер материального ущерба подтвержденного документами.
Четкость акта ревизии. Приведение предположений, а также фактов и выводов, не подтвержденных документально, в акте ревизии не допускается.
Лаконичность акта ревизии. В акте ревизии в обязательном порядке должны быть ясно и полно отражены ответы на все вопросы ревизии, при этом он не должен быть слишком объемным.
Доступность и системность изложения акта ревизии. Факты, выявленные в ходе ревизии, перечисляются в акте по степени их значимости, а не по хронологии.
Промежуточные акты. Если выявленные нарушения до окончания ревизии могут быть скрыты или необходимо срочно устранить их; привлечь виновных к ответственности; а также в случае невозможности подтвердить документами факты, установленные в момент проверки (при инвентаризации, контрольных запусках и т.д.), ревизоры составляют промежуточные акты. Эти акты подписываются ревизором, проверяющим данный вопрос, соответствующими должностными и материально ответственными лицами проверяемой организации. Информация, содержащаяся в промежуточных актах, после окончания ревизии включается в акт ревизии.
Справки. К акту ревизии прилагаются справки, содержащие информацию о нарушении, а именно:
суть вскрытого ревизией нарушения;
наименование вышестоящей организации, должностного лица, давшего разрешения или указание на совершение операции, которая привела к возникновению нарушения;
фамилию, имя, отчество и наименование должности лица, совершившего операцию, приведшую к нарушению;
дату и номер документа, на основании которого получена информация о нарушении;
наименование учетного регистра и формы отчетности, содержащих информацию, вытекающую из незаконных операций;
размер материального ущерба, возникшего в результате совершения незаконной операции.
Ведомости. К акту ревизии прилагаются ведомости. В ведомостях группируются по видам нарушений однородные факты. Конечные данные ведомостей отражаются в акте ревизии. Отдельные факты нарушений, отраженные в ведомости, в акт не заносятся.
Аналитические таблицы и расчеты. Также к акту ревизии прилагаются аналитические таблицы и расчеты, составленные по результатам анализа финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия.
При вскрытии растрат, злоупотреблений и т.д. виновные в них материально ответственные и должностные лица обязаны предоставить ревизору в письменном виде объяснения по поводу обнаруженных фактов нарушений.
Результаты мероприятий, принятых для выполнения решений, отраженных в акте предыдущей ревизии, приводятся в отдельном разделе акта.
Руководитель ревизионной группы составляет акт ревизии. Перед тем как его подписать руководитель ревизионной группы доводит содержание акта до сведения руководителя ревизуемого предприятия и главного бухгалтера, которые также обязаны подписать акт ревизии. В случае несогласия с фактами, изложенными в акте, руководитель и главный бухгалтер ревизуемого предприятия излагают свои возражения в объяснительной записке, о чем делается запись в акте ревизии перед их подписями.
Акт ревизии составляется в трех экземплярах – один направляется руководителю организации, назначившей ревизию, второй подшивается в дела контрольно-ревизионного отдела, третий остается в проверяемой организации. При необходимости передачи материалов ревизии в соответствующие органы составляется еще по одному экземпляру в каждый адрес
Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии. Основная задача на этом этапе состоит в оказании реальной помощи в устранении вскрытых ревизией недостатков и нарушений и в улучшении работы данной организации.
Реализация одного из основных принципов экономического контроля такого, как действенность, обеспечивается своевременным принятием необходимых решений по результатам его осуществления.
Основными формами такой реализации являются:
Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается указаниями должностных лиц непосредственно тем должностным лицам ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки. Ревизор ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.
Ввиду оперативности эта форма реализации результатов ревизий и проверок является одной из наиболее действенных, в связи, с чем ее следует, как можно шире использовать в контрольно-ревизионной работе.
Обсуждение результатов ревизии позволяет вовлечь в дело их реализации сотрудников организации, что способствует значительному повышению действенности экономического контроля. Должностные лица, осуществлявшие ревизию, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ре визуемой организации разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению ее деятельности.
Принятые в ходе обсуждения решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии.
осуществляется при выявлении случаев хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер. Такие факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам передаваемым в судебно-следственные органы.
По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов.
Выводы не должны повторять содержания акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.
Выводы должны вскрыть причины и следствия основных фактов нарушений и злоупотреблений.
Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.
Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматривает результаты ревизии и принимает решения по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц.
Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах:
Письмо содержит перечень основных недостатков в деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией, и необходимые меры для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации. Письмо относится к документам переписки и адресуется только ревизуемой организации (до сведения подведомственных организаций не доводится).
Распоряжение составляется в тех случаях, когда выявлены незначителъные недостатки и нарушения в деятельности организации, не связанные с корыстными целями отдельных работников и не являются причиной материального ущерба. Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу. Оно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры.
Приказ издается в случаях выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности.
Состоит из констатирующей и приказной частей. В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемой организации. Приказная часть состоит из двух разделов: в первом - налагается дисциплинарное взыскание на виновников; во втором - излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем.
Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.
Постановление содержит принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности ресурсов. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций.
Передача дел в судебно-следственные органы имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших те или иные преступления.
Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.
В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:
Получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации по средством технических средств связи (телефона, факса);
Проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам представляемым в ревизующий орган;
Вызов руководителя и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
Проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
Проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.
Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.
Формы реагирования контролирующих органов и организаций на выявленные нарушения в результате ревизии весьма многообразны. Они включают в себя полномочия, направленные на:
Пресечение выявленных нарушений;
Устранение причиненного ими вреда;
Восстановление установленного порядка и условий деятельности;
Привлечение нарушителей к ответственности – дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;
Устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.
