• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Переходящий отпуск. Практические примеры порядка учета и налогообложения

Станет проще учитывать переходящие отпускные в налоговом и бухгалтерском учете. ФНС России впервые подтвердила, что компании вправе списать отпускные на дату выдачи, даже если часть отдыха попадает на следующий квартал. Такой благоприятный для компаний вывод содержится в письме от 06.03.2015 № 7-3-04/614@.

Учет отпускных в налоговом учете

Работодатель обязан выдать отпускные сотруднику за весь период отдыха перед его началом не позднее чем за три календарных дня (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). В этот же период компания и начисляет отпускные. Разберем учет отпускных в налоговом учете.

У многих работников отпуск начинается в одном месяце квартала, а заканчивается в другом. Например, переходит с марта на апрель. В Минфине считают, что в этом случае расходы надо списывать пропорционально дням отдыха в каждом месяце (письмо от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643). Как мы выяснили в самом министерстве, эта позиция чиновников не изменилась и сейчас.

Зато ФНС впервые пришла к выводу, что делить ничего не требуется. Расходы на оплату труда компания списывает ежемесячно исходя из начисленных сумм. Это правило применимо и к отпускным, если компания не создает резерв (п. 4 ст. 272 НК РФ). А начисляет компания отпускные до начала отдыха. Значит, вправе единовременно их списать. Свое мнение налоговая служба изложила, опираясь на судебную практику, которой в пользу компаний уже предостаточно (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.11.2012 № А27-14271/2011).

Учет отпускных в бухгалтерском учете

Учет отпускных у бухгалтерском учете сложен тем, что некоторые компании по ошибке отражают отпускные, переходящие на следующий месяц, на счете 97 «Расходы будущих периодов». А в следующем месяце списывают в расходы. Это неверно. Все компании, кроме малых, обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете (п. 8 ПБУ 8/2010). А значит, ежемесячно надо рассчитать и начислить сумму резерва. То есть компания спишет расходы быстрее, чем в налоговом учете. Поэтому в учете на дату начисления резерва надо отразить отложенный налоговый актив.

Проводки по отпускным

Дебет 20 (23, 26, 44, 08) Кредит 96

Начислен резерв на отпуска с учетом взносов;

Дебет 09 Кредит 68

Начислен отложенный налоговый актив.

Когда работник уходит в отпуск, эти суммы в расходы текущего месяца включать уже не требуется. Их списывают за счет ранее начисленного резерва. Исключением являются ситуации, когда суммы резерва не хватает. Тогда отпускные списывают в текущие расходы сверх суммы резерва:

Дебет 96 Кредит 70, 69

Начислены отпускные и взносы за счет резерва;

Дебет 68 Кредит 09

Погашен отложенный налоговый актив;

Дебет 20 (23, 26, 44, 08) Кредит 70, 69

Начислены отпускные и взносы сверх суммы резерва;

Дебет 70 Кредит 68

Исчислен и удержан НДФЛ.

Законодательную основу отпусков регламентирует ТК РФ, а именно: статьи 21, 115, 116, 291, 295. Из этого следует, что ежегодные оплачиваемые отпуска бывают разными. В статье расскажем про переходящие отпуска, рассмотрим особенности их бухгалтерского и налогового учета.

Распространенные виды отпусков и действующая законодательная база

Выделяют следующие виды ежегодных отпусков:

• стандартными - 28 дней (ст. 115);
• удлиненными - зависят от возраста, должности, специфики работы (например, к этой категории отпускников относят военных, педагогов и др.);
• дополнительными - при наличии опасных, вредных условий труда и т.п. (ст. 116).

Некоторые принципы учета переходящего отпуска

Исчисляемые страховые взносы (либо премии), как и налоги, иные сборы, вводят в состав трат тем периодом, когда они зачислялись. На ПО начисляются и оплачиваются взносы ФССО, ПФР, ФФОМС. Между месяцами плата за страхование чаще всего не распределяется. К примеру, если работник ушел в отпуск июнем, а вернулся с него июлем 2017, то страховые платежи по отпускным ПО учитываются июнем 2017. Траты полностью отображаются в декларации за второй квартал 2017.

Тем не менее, если, допустим, отпуск начался в декабре одного года, а завершился в месяце другого года, учет ведется уже по-другому. Отпускные деньги - траты, причисляемые к оплате труда. Эти суммы ПО распределяются пропорционально дням отпуска. Их нужно относить к тратам каждый месяц.

При калькуляции единого налога в тратах учитываются: собственно ПО за минусом НДФЛ (на число выдачи этой суммы отпускнику), плата за страхование на ПО (на день отчисления фондам).

При УСН (Доходы) единый налог снижается на величину страховых премий в том периоде, когда их перечислили фонду. Однако действует лимит - не более, чем на 50%. Сами отпускные не влияют на единый налог, т.к. никакие траты при таком объекте налогообложения не учитываются.

При УСН (Доход - траты) обязанное лицо вправе снизить свои доходы на размер трат за оплачивание труда. Отпускные (и в отношении ПО) причисляют к тратам на момент их выдачи. Что касается страховых премий, они также снижают базу налога при уплате единого налога на дату их оплачивания.

Льготирование в виде вычетов, применяемое при переходящем отпуске

На ПО распространяются стандартные налоговые вычеты на отпускника и его детей (НК РФ, ст. 216). Единственный нюанс состоит в том, что данное льготирование применяется только за один месяц, а не за оба (т.е. даже когда отпуск начинается одним месяцем, а завершается другим). Это значит, что полагающиеся вычеты отпускнику не распределяются между месяцами, а признаются в общепринятом порядке за настоящий месяц. Примечательно, подобное льготирование может использоваться как в отпускных, так и заработной плате.

Законодательство предоставляет возможность отельной категории отпускников получать удвоенный вычет на своих детей (единственному родителю, опекуну, усыновителю и т.д.).

Для реализации своего права на льготирование работник должен обратиться к нанимателю (налоговому агенту) с заявлением о предоставлении этого вида льготы и приложить к нему надлежащее документальное подтверждение права на вычет, как-то: копию удостоверения ветерана ВОВ, участника ликвидации последствий на ЧАЭС и др.

Ключевые контировки, используемые бухучетом при переходящем отпуске

Перечисления отображаются контировкой ДТ 20 (23,26,44…) КТ 96. После выдачи денег отпускникам резервные суммы аннулируются. Бухгалтерия для отображения операций по отпускным задействует стандартные контировки.

Суммовые расхождения возникают и учитываются, когда резервный запас сформирован лишь в бухучете. Как отобразить в бухучете ПО работника малого предприятия, которое не формирует резерв на отпуска?

Допустим, работник малого предприятия взял стандартный отпуск (28 дней) с конца июня по июль 2017 г. Деньги ему выдадут июнем, при этом высчитают страховые премии, НДФЛ.

Бухгалтерия отображает все операции контировками:

• ДТ 44, КТ 70 - зачисление зарплаты вместе с ПО;
• ДТ 44, КТ 69 (1-1; 1-2; 2;3) - страховые на ПО;
• ДТ 70, КТ 68 (НДФЛ) - исчисление налога на доход физлиц с ПО;
• ДТ 70, КТ 51 - выдача денег отпускнику за минусом НДФЛ.

Порядок калькулирования причитающейся суммы и выдачи денег отпускнику

Калькулирование ежегодного оплачиваемого отпуска (и переходящего) производится с учетом требований правительственного постановления РФ № 922от 24.12.2007. Оплата отпуска производится авансом. Независимо от того, когда ПО начинается и заканчивается, причитающуюся сумму наниматель обязан выдать работнику за три дня до начала отпуска (ТК РФ, ст. 136, ч. 9). В том месяце, когда были выданы деньги, с них исчисляется НДФЛ.

Калькуляция производится согласно формуле: ПO = ГД/ 12 (месяцев)/29,4 (дня)* ЧД, где ПО - переходящий отпуск, ГД - годовой доход, ЧД - число дней отпуска. Расчетный период - предшествующие 12 календарных месяцев (правительственное постановление № 922 24.12.2007, п.4). Календарный месяц - период с первого до последнего числа месяца.

К примеру, гражданин РФ проработал 2 года и уходит в очередной оплачиваемый отпуск с 21 августа 2017 г. на 14 календарных дней. Отпуск переходящий: начинается августом, а заканчивается сентябрем. Причитающуюся сумму по нему наниматель обязан подсчитать и выплатить за 3 дня до 21.08.2017 (до начала ПО). Больничных листков у работника не было, мат. помощь, премиальные и надбавки не начислялись, расчетный период выработан полностью.

По итогам калькулирования выдача ПО (9 528 руб.) производится за три дня до 21.08.2017, а налог по доходу физлиц перечисляется не позднее 31.08.2017.

Стандарт 6-НДФЛ и отображение в нем ПО

6-НДФЛ - типовой стандарт, одобренный Приказом ФНС N ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015. Действует с 2016 г., применяется всеми налоговыми агентами каждый квартал. Действующая форма 6-НДФЛ состоит из 2 разделов. Первый включает последние данные дохода и НДФЛ в целом по организации. Во второй раздел вносят детализированные сведения по каждой отдельно взятой операции, которая фигурирует при удержании подоходного налога.

Переходящие отпускные отображаются сообразно единым правилам, т. е. в зависимости от даты их выплачивания и с учетом крайнего срока оплаты налога на доходы физлиц. Крайний срок внесения налоговой платы - последнее число месяца. Поэтому в надлежащей графе 6-НДФЛ проставляется дата последнего рабочего дня месяца, в котором отпускные были выплачены. Если крайнее число приходится на выходной, то в форме прописывается первый же рабочий день следующего месяца.

Пример 1. Срок перечисления НДФЛ с переходящего отпуска работника П.Н. Леонидова.

Отпуск П.Н. Леонидова длится с 11.07.2017 до 3.08.2017. Начинается в июле, а завершается в августе, значит, это переходящий отпуск. Организация выплатила своему работнику деньги за ПО своевременно - 10.07.2017 (не позднее, чем за 3 дня до начала отпускного периода).

Налоговые отчисления зависят от фактической даты выплаты денег, т.е. с учетом даты 10.07.2017. Из вышеописанного следует, что крайний срок перечисления налога на доходы физлиц с отпускных работника П.Н.Леонидова в этом случае придется на крайнее число июля - 31.07.2017, понедельник, рабочий день.

Пример 2. Калькуляция налога на доходы физлиц с ПО двум работницам и отображение надлежащих сумм в 6-НДФЛ

Бухгалтерия ООО «Василек» выплатила деньги по отпускам своим работницам И.А. Ромашовой (14.06.2017 - 23 000 руб.) и Т.П. Лориной (30.06.2017 - 13 000 руб.) июнем 2017 г. Калькуляция налога по доходу физлиц (ставка 13%) производится так:

1. С отпускных работника И.А.Ромашовой: 23000 * 13% = 2 990 руб.;
2. С отпускных работника Т.П.Лориной: 13 000 * 13% = 1 690 руб.

Налог единым платежом был перечислен за обеих работниц 30.06.2017. Отпускники получили на руки деньги за минусом налога на доход физлиц. Стандарт 6-НДФЛ (полугодичный период) заполняется так. Первый раздел: вносятся сведения об отпусках в графы 020, 040, 070. Во втором разделе заполняются графы 100-140:

• 100 14.06.17 130 23000;
• 110 14.06.17 140 2990;
• 120 30.06.17
• 100 30.06.17 130 13000;
• 110 30.06.17 140 1690;
• 120 30.06.17.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как влияет на время перечисления налога с отпускных ПО? Что, если отдых приходится на 1 либо 2 месяца?

День налоговых отчислений зависит от числа выдачи отпускных. Перечисление осуществляется в том месяце, когда были выданы отпускнику деньги. Крайний срок - последний рабочий день настоящего месяца.

Вопрос №2. Когда необходимо произвести расчет по отпуску заново и провести корректировку данных в 6-НДФЛ?

Вопрос №3. Работник взял положенный отпуск в июне с переходом на июль. Деньги за него выдали 15.06.2017. Как отобразить отпускные по 6НДФЛ?

Поскольку фактически выплата производилась июнем (15.06), то и доход у отпускника возникает в этом месяце. Это значит, что деньги нужно отобразить в разделе 2 формы за июнь (на месяц выплаты денег).

Вопрос №4. Какие последствия влечет за собой ошибочное указание меньшей суммы налога в стандарте 6-НДФЛ?

Налоговики прежде всего проверяют даты и суммы фактических налоговых перечислений. Если в графе 140 неверно проставлена сумма подоходного (меньше, чем следует) либо этот платеж просрочен, уплачен позже числа, указанного в графе 120, возникает недоимка, что, соответственно, фиксируется. Итог - штраф 20% от неуплаченной суммы.

Вопрос №5. Работник уходит в очередной отпуск августом 2017 г. Каким будет здесь расчетный период?

Звонок в один клик

При заполнении Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) важно определиться с . Ведь от этого зависит, будут ли те или иные выплаты вообще отражаться в Расчете. А как быть с переходящими отпускными в 6-НДФЛ?

Отпуск пришелся на разные месяцы

Вполне типичная ситуация, когда отпуск начался в одном месяце, а закончился уже в другом. Бывает и так, что отпуск полностью приходится на один месяц, но выплата отпускных была произведена еще в предшествующем отдыху работника месяце.

Сразу отметим, что никаких особенностей отражения данных в форме 6-НДФЛ в этом случае не будет. Отпускные в Расчете всегда отражаются по единому порядку, который полностью зависит от фактической даты выплаты отпускных.

Ведь по доходу в виде отпускных датой фактического получения дохода (строка 100 Расчета) является дата его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Она будет совпадать и с датой удержания налога (показатель строки 110 Расчета), ведь именно на дату фактической выплаты дохода налоговый агент должен удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок перечисления НДФЛ

Срок перечисления налога с отпускных также не зависит от того, на какие месяцы приходится сам отпуск. Дата перечисления зависит лишь от даты фактической выплаты дохода в виде отпускных. Налог с суммы отпускных перечисляется в последний день того месяца, в котором отпускные выплачивались (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). Это означает, что достаточно сложить весь удержанный налог с отпускных, выплаченных в одном календарном месяце, и перечислить его в бюджет одним платежным поручением в последний день этого месяца. Например, отпускные 3 сотрудникам организация выплачивала 13.05.2019, 17.05.2019 и 20.05.2019. Уплатить НДФЛ с этих отпускных можно одной суммой 31.05.2019. При этом если этот последний день совпал с выходным или праздничным днем, то уплатить НДФЛ можно в следующий за ним рабочий день (пп. 6, 7 ст. 6.1 НК РФ). К примеру, НДФЛ с отпускных за июнь 2019 можно было уплатить 01.07.2019, поскольку 30.06.2019 пришлось на воскресенье.

НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, НДФЛ с отпускных налоговый агент обязан исчислить и удержать при их фактической выплате, а перечислить в бюджет - не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачивались. Такие разъяснения представлены в письмах ФНС РФ от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@ , Минфина РФ от 17.01.2017 N 03-04-06/1618 .

Кроме того, не стоит забывать, что согласно п. 4 ч. 1 ст. 218 НК РФ при определении размера налоговой базы в соответствии с п. 3 ст. 210 НК РФ налогоплательщик имеет право на получение налогового вычета на ребенка за каждый месяц налогового периода, который распространяется на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, на обеспечении которых находится ребенок. Налоговый вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ (13%)) налоговым агентом, предоставляющим данный вычет, превысил 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 350 000 руб., налоговый вычет, определенный настоящим пунктом, не предоставляется.

Несмотря на то что при "переходящем" отпуске сотрудник фактически получает отпускные за два месяца, стандартные налоговые вычеты необходимо предоставить только за один месяц. В этом случае налоговая база определяется с учетом стандартных налоговых вычетов, причитающихся за месяц выплаты. Стандартные налоговые вычеты за следующий месяц будут учтены налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за этот месяц с учетом ограничения, установленного пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ от 11.05.2012 N 03-04-06/8-134.

Из всего вышесказанного следует, что организация обязана предоставить сотруднику причитающиеся ему вычеты в общеустановленном порядке за текущий месяц, значит, распределять вычеты между текущим и следующим месяцами не стоит.

Приведем пример предоставления стандартного налогового вычета.

Пример 1

Сотруднику был предоставлен отпуск с 25.09.2017 по 08.10.2017 (продолжительностью 14 календарных дней). Сотруднику предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка. На момент выплаты отпускных его доход, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб.

15.09.2017 сотруднику был выплачен аванс в размере 10 000 руб., НДФЛ с него не удерживался.

22.09.2017 ему были выплачены отпускные.

30.09.2017 была начислена заработная плата за отработанное сотрудником время в сентябре до ухода в отпуск в размере 22 857 руб. Отпускные составили 20 000 руб., в том числе за сентябрь - 8 571,43 руб., за октябрь - 11 428,57 руб.

Рассмотрим, как применяется стандартный налоговый вычет в данной ситуации.

22.09.2017 при выплате отпускных бухгалтер удерживает сумму НДФЛ, которая составляет 2 418 руб. ((20 000 руб. - 1 400 руб.) х 13%). Следовательно, отпускные выплачиваются в размере 17 582 руб. (20 000 - 2 418).

30.09.2017 выплачивается заработная плата и удерживается НДФЛ в размере 2 971 руб. (22 857 руб. х 13%). Отметим, что стандартный налоговый вычет за сентябрь уже применен при выплате отпускных, значит, НДФЛ в этом месяце удерживается с полной суммы заработной платы. Зарплата за сентябрь составляет 9 886 руб. (22 857 - 2 971 - 10 000).

Зачастую бухгалтеру требуется рассчитать и уплатить НДФЛ с переходящих отпускных. Ведь отпускные выдаются до отпуска, которые начинается в следующем месяце. Расскажем, что на этот счет говорит Налоговый кодекс РФ и приведем примера расчета НДФЛ с переходящих отпускных.

Рассчитайте НДФЛ в момент выплаты

Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск. Этого требует статья 136 Трудового кодекса РФ.

При переходящем отпуске бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда работнику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. То есть, к примеру, в августе выдаются отпускные, а сам отпуск будут проходить в сентябре. В таком случае удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в момент выплаты отпускных бухгалтеру следует рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. Это подтверждается письмом Минфина России от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139.

Учтите налоговые вычеты

При расчете следует уменьшить налоговую базу на сумму налоговых вычетов, которые полагаются работнику за тот месяц, в котором он отправляется в отпуск.

При этом вычеты следует предоставить в общем порядке за текущий месяц. Как-то «делить» или перераспределять вычеты, приходящиеся текущий и следующий месяцы, не следует. Это подтверждается письмом Минфина России от 15.11.2011 № 03-04-06/8-306.

Расчет НДФЛ с переходящих отпускных и учет налоговые вычетов поясним на примере.

Пример расчета НДФЛ с переходящих отпускных

Организация применяет УСН. Менеджеру по продажам Тришиной И.П. с 25 июня 2016 года предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Тришиной единственный ребенок. То есть, ей полагается стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы с начала года, не превысил 350 000 рублей на момент выплаты отпускных, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Сумма отпускных Тришиной была рассчитана ей в размере 26 500 руб., в том числе:

11 357,15 рублей – отпускные за июнь;
15 142,86 рублей – отпускные за июль.

18 июня Тришиной был выдан аванс по зарплате за июнь в сумме 12 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице налоговый вычет за июнь. Сумма НДФЛ с отпускных составила 3263 руб. ((26 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).

30 июня Тришиной начислили зарплату за июнь в размере 37 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно, то есть, до отпуска). На 30 июня доход Тришиной с начала года не превысил 350 000 руб. В связи с этим право на стандартный вычет за работницей сохраняется. С общей суммы зарплаты Тришиной бухгалтер по состоянию на 30 июня рассчитал и удержал НДФЛ – 4875 руб. (37 500 руб. × 13%).