Приходный кассовый ордер (скачать бланк). Приходный кассовый ордер бланк скачать
Кассовые операции, которые имеют место на территории России, подразумевают обязательное использование некоторых стандартизированных форм первичных документов. Требования к их структуре и содержанию закреплены законодательно. Среди них – приходный кассовый ордер. Бланк 2019 года и образец его заполнения будет в нашей статье. Рассмотрим, какие правила при внесении данных нужно соблюдать, чтобы избежать возможных проблем с контролерами.
Законодательная база
Действующие нормы обязывают фирмы и ИП, принимающие в кассу наличность, оформлять приходные кассовые ордеры (далее также – ПКО).
Главные инструкции о том, как заполнить приходный кассовый ордер (образец заполнения 2019), содержит в указание Банка России 2014-го года № 3210-У. Сама структура ПКО и состав обязательных элементов этой формы прописаны в постановлении Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г. На нашем сайте .
Когда формируют ПКО
Согласно закону, приходный ордер – это документальное подтверждение того, что в кассу фирмы поступила определенная сумма наличных. Его выписывают для следующих операций:
- получение дохода от реализации товаров, услуг;
- возврат остатка средств, ранее выданных подотчетникам;
- реализация ОС, находившихся в распоряжении компании;
- оплата долей в уставном капитале;
- снятие денег по чеку со счета в банке;
- передача средств из «обособок» организации в головное подразделение.
Причем не играет роли, каков источник наличных денег. На них всегда оформляют приходный кассовый ордер (скачать бланк можно по ссылке выше). Этот документ могут потребовать представители налоговой инспекции при проверке коммерческой структуры.
Компания может оформлять один ПКО по окончании рабочего дня на всю сумму принятых за этот период денежных средств, так и по своему усмотрению готовить квиток для каждой расчетной операции. Строгие законодательные правила на этот счет отсутствуют. Всё зависит от принятой в организации учетной политики.
Порядок оформления
Стандартизированная форма ПКО предполагает наличие 2-х частей:
- непосредственно ордер (хранят в компании – получателе средств);
- отрывного элемента – квитанции (возвращают вносителю наличных).
По действующим нормам квитанцию заверяют подписью главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), визой и печатью кассира. Затем – передают вносителю денежных средств.
Печать проставляют только на квитанции. На самом ордере ее быть не должно.
Бытует мнение, что печать должна краем «заезжать» на тело документа. Данный подход многие используют на практике. Однако контролеры признают это нарушением существующих правил заполнения ПКО.
Законодательство обязывает кассира (или бухгалтера) начать оформление документа с заполнения самого ордера. Отрывную часть оформляют во вторую очередь.
Принимая приходный кассовый ордер (образец заполнения будет представлен ниже), ответственный работник должен:
- сверить подписи уполномоченных лиц с имеющимися у него образцами;
- уточнить, есть ли документы, подтверждающие правомерность сделки;
- проверить, соответствует ли сумма, прописанная в ПКО, фактически внесенному количеству денег.
Если поступившая в кассу компании сумма соответствует значению, прописанному на бланке ордера, кассир принимает документ и подтверждает всё это своей подписью и оттиском печати (штампом). Если же обнаружено расхождение, ПКО отправляют в бухгалтерию для переоформления.
Оформленный по всем правилам ордер остается в кассе предприятия. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о нем в журнал регистрации приходных документов (форма КО-3).
Обязательные элементы
По закону образец приходного кассового ордера обязательно содержит следующие реквизиты:
- наименование принимающей организации в соответствии с уставной документацией;
- порядковый номер (согласно журналу регистрации, в котором нумерация идет с начала года);
- дата заполнения;
- сведения для отражения в бухучете (дебет и кредит счетов, целевое назначение и др.);
- сумма поступивших в кассу денег (с копейками);
- данные лица, которое внесло средства;
- основание приема денег с приложением подтверждающего документа (в случае необходимости);
- подписи ответственных сотрудников организации (директора, главного бухгалтера принимающей стороны и вносителя денег);
- отрывная часть документа (квитанция), которая доказывает факта приема наличности кассой;
- указание на наличие или отсутствие НДС.
На заметку
Оформление б ланка приходного кассового ордера в 2019 году – зона ответственности кассира и бухгалтера, принимающих денежные средства. Если уполномоченные сотрудники отсутствуют, бланк заполняет руководитель организации.
В Российской Федерации кассовые операции надлежит осуществлять с применением специально установленных форм первичной документации. Для подобных операций унифицированные формы разработаны и утверждены государством. На основании ряда нормативных правовых актов они вменены к обязательному использованию. Не является исключением и приходный кассовый ордер (бланк ПКО можно посмотреть ).
Нормативная база для ПКО
Проведение субъектами предпринимательства кассовых операций по приему наличных денежных средств сопровождается оформлением рассматриваемого первичного документа (здесь можно бланк приходного кассового ордера в Word). Необходимость оформления кассовых операций по приему денег путем подписания ордера по форме 0310001 установлена в пунктах 4.1 и 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У . Унифицированная форма и содержание этого первичного документа установлены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .
Приходный кассовый ордер (бланк 2017 года здесь)
Унифицированная форма рассматриваемого кассового ордера установлена и подлежит применению для случаев, когда в кассу предприятия поступают наличные денежные средства. Этот документ (распечатать бланк приходного кассового ордера можно здесь) надлежит выписывать в единственном экземпляре. Подпись на нем проставляет главный бухгалтер предприятия или иное должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия.
Унифицированная форма предусматривает наличие отрывной квитанции к ПКО, на которой при совершении операции проставляется подпись главного бухгалтера или иного лица, имеющего соответствующие полномочия. Кроме этого, квитанцию своей подписью и печатью заверяет кассир, после чего она (квитанция) передается лицу, от которого в кассу поступили наличные денежные средства (приходный кассовый ордер и образец его заполнения можно посмотреть здесь).
Приняв деньги, кассир сверяет их количество с суммарным значением, отраженным в рассматриваемом первичном документе. Если значения равнозначны, кассир ставит в соответствующей строке ордера свою подпись, печать или штамп. В случае, если значение поступившей в кассу суммы оказалось ниже, чем в ПКО, указанный документ отсылается для переоформления в бухгалтерию.
Порядок поступления наличных от обособленных подразделений в кассу головной организации утверждается юридическим лицом. Прием этих денег организации также надлежит производить по ордеру установленной формы (распечатать бланк приходного кассового ордера).
Унифицированная форма этого кассового документа содержит, в том числе, следующие реквизиты:
- номер и дату;
- информацию для бухгалтерского учета (дебет, кредит, код аналитического учета, код целевого назначения);
- ФИО лица, от которого приняты денежные средства;
- основание принятия с приложением (при необходимости) соответствующего документа;
- сумму принимаемых денежных средств;
- подписи руководителя, главного бухгалтера, выдающего и получающего лица;
- квитанцию к ордеру, отдаваемую лицу, от которого приняты наличные, в подтверждение этого факта ( бланк приходного кассового ордера).
Предприниматели, которые на основании НК РФ учитывают свои доходы или доходы и расходы, другие объекты налогообложения либо физические показатели, вправе не применять кассовую документацию, в т.ч., при приеме наличных (образец приходного кассового ордера здесь).
Приходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации.
Когда выписывается приходный кассовый ордер
Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.
Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.
В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:
оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;
возврат неиспользованных подотчетных денег;
получение денег с расчетного счета;
возврат заимствованных средств;
Форма приходного кассового ордера
Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.
Оформление приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер оформляется:
главным бухгалтером;
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом приходный кассовый ордер подписывает или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения приходного кассового ордера
Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.
Заполнение бланка приходного кассового ордера
Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:
В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.
Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.
ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года - порядковый номер ставится в графе «Номер документа».
В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.
В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:
Так в графу "Дебет" заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт 50 «Касса» Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.
В графе "Кредит, корреспондирующий счет, субсчет" указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».
В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.
В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.
В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями - наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».
В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».
В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".
Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.
Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру
Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.
В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:
Наименование организации
Номер и дата составления документа
Принято от
Основание
В том числе
Главный бухгалтер (подпись)
Кассир (подпись)
Действия кассира после получения денежных средств
После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.
На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер
После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.
При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).
Штрафные санкции за отсутствие ПКО
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Сроки хранения приходных кассовых ордеров
Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Приходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
- Организация наличных расчетов в автономном учреждении
Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера... наличии подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – проверить... подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Наличные деньги должны приниматься полистным... суммы сумме, отраженной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести... При этом кассиру необходимо перечеркнуть приходный кассовый ордер (в случае оформления этого...
- Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. При получении такого ордера... наличие подписи руководителя), при оформлении приходного кассового ордера на бумажном носителе – ее соответствие... наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Наличные деньги должны приниматься полистным... сверяет сумму, прописанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых... суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю довнести...
- Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
Кассовые операции оформляются кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением... иных документов, предусмотренных законодательством. В приходный кассовый ордер необходимо будет внести только общую... . Также нововведения коснулись правил переоформления приходных кассовых ордеров. В случае несоответствия вносимой суммы... , указанной в приходном кассовом ордере, составленном на бумаге, кассир перечеркивает приходный кассовый ордер и направляет ответственному...
- Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
Ф. 0310004) осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому... электронной форме. Так, при получении приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир проверяет... не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере (ф. 0310001), кассир предлагает... наличных денежных средств. Кассир перечеркивает приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (в случае... – проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера) и передает (направляет) главному...
Поступление денег в хозяйственном субъекте может осуществляться двумя способами - безналично на расчетный счет и наличными в кассу. Документальное оформление регулируется указаниями ЦБ РФ, согласно которым в последнем случае надо составлять приходный кассовый ордер. Органы статистики для него разработали стандартную форму.
Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.
Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.
Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.
К таким ситуациям относится:
- Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
- Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
- При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
- Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
- Платежи учредителей по взносам в .
- Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
- В других установленных законодательством случаях.
Внимание! Разрешается не выписывать ПКО только предпринимателям, которые в соответствии с нормами права осуществляют ведение учета по упрощенной схеме. При выдаче денег из кассы применяется .
Порядок применения приходника
ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.
Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.
Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.
Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.
Проверив все обязательные реквизиты, кассир принимает наличные деньги, количество которых должно соответствовать указанной в документе сумме. Если поступление является доходом, то сумму надо пробить по ККА. Деньги могут передавать в кассу по реестру или квитанции. В этом случае они идут в качестве приложения к пко и должны указываться в нем.
Если вноситель передал правильную сумму, кассир отрывает от приходника квитанцию, проставляет в ней все необходимые штампы и свою визу и передает ее ему.
Внимание! Когда рабочий день или смена подходят к концу все кассовые документы, в том числе и ПКО, отдаются вместе с отчетом кассира в бухгалтерию для проверки и отражения их хозяйственных операциях.
Приходный ордер КО-1 скачать бланк и образец заполнения
Приходный кассовый ордер образец заполнения
Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.
Основная часть
Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить , который был присвоен организации в Росстате. Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.
Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.
Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету - счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.
Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.
В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.
Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».
В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.
Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.
Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».
В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.
После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения
Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.
В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.
В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.
Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.
Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет - то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».
В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.
Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.
Особенности заполнения ПКО
Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.
Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта – ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.
Внимание! Однако из этой ситуации есть выход - принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.
Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.
Все поступления денежных средств в кассу организации должны быть оформлены соответствующим образом, для этого применяется приходный кассовый ордер по унифицированной форме бланка КО-1. Данный документ должен выписать в одном экземпляре ответственной за кассовые операции сотрудник. В конце статьи для вас выложен бланк, который вы можете скачать совершенно бесплатно.
Бланк состоит из двух частей:
- Самого приходного ордера, в котором учитывается принятая в кассу сумма.
- Отрывная квитанция, она выдается лицу, которое вносит денежные средства для подтверждения их принятия.
Образец заполнения приходного кассового ордера
Выписывать ПКО можно как с применением вычислительной техники, так и от руки, однако помарки и исправления в данном документе при его заполнении не допустимы. Если в ходе оформления ордера была допущена ошибка, то “приходник” переписывается заново.
Начинаем заполнять с заголовка, где необходимо указать наименование организации и структурное подразделение, если применяется, если нет – ставится прочерк. В строке “Коды” указываются соответствующие данные согласно справки Госкомстата или попросту статистики. Далее ставим порядочный номер документа, на основании данных журнала регистрации кассовых документов по форме № КО-3, где по порядку производится учет приходников и расходников. После ставим дату заполнения арабскими цифрами, если дата до 10 чисел, то вначале ставим “0”, к примеру, 3 марта 2015 года будет записано как 03.03.2015.
Нумерация документов в кассе предприятия начинается по порядку с начала нового календарного года. А дата составления документа должна быть той же, что и дата прихода денежных средств в кассу.
Графа Дебит и Кредит
Данные графы заполняются бухгалтером-кассиром, который обрабатывает этот первичный кассовый документ. В графе “Дебит” отражается номер счета и субсчет бухгалтерского учета, который соответствует проводимой приходной операции, так чаще всего это будет касса предприятия (Д 50.1).
В графе “Кредит” указывается код структурного подразделения (если оно есть) в соответствующей графе, которому производится приход денежных средств. Например, может быть указан код торговой точки или конкретного магазина.
В следующей графе указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета, по кредиту которого осуществляется данная операция. Так например, операция Д 50.1 К62.1 означает, что организация приняла деньги от покупателей за отгруженный ранее товар или произведенную услугу. При возврате неиспользованных средств в кассу организации от подотчетного лица по будет отражена следующая запись – Д50 К71 (при использовании субсчетов – они указываются).
В следующем поле указывается код аналитического учета, если такие ведутся, если нет – ставится прочерк.
Сумма
В строке “сумма” уполномоченным лицом (кассиром – операционистом) указывается точно сумма вносимых денег в кассу, пишется арабскими цифрами, например, 1800 рублей 00 копеек будет выглядеть как 1800-00. В случае применения организацией системы кодирования в следующих графах указывается код назначения поступлений, если нет – ставится прочерк.
Далее указывают от кого приняли денежные средства, если их вносил сотрудник своей организации, то в графе “Принято от” указывают его ФИО в родительном падеже, а если от сторонней организации, то указывают наименование организации и ФИО вносившего в родительном падеже.
Например, если ранее была произведена отгрузка по накладной, то в основании можно указать ее дату и номер, для того, чтобы после можно было разнести эту сумму на соответствующего контрагента и проще было проводить сверку взаиморасчетов.
Далее указываются прописью вносимая сумма. Запись начинается с заглавной буквы и суммы рублей, после указывается количество копеек цифрами. Пустое место после записи прочеркивается. Если в сумме нет копеек, то ставится “00” копеек. Например, если внесли 345 руб. 67 коп., то пишется: Триста сорок пять рублей 67 копеек.
При наличии в сумме выделенного НДС – так его необходимо указать с указанием ставки, если налога нет, то пишется “Без налога (НДС)”. К примеру, если вы ставка НДС 18%, а сумма 274 руб., 58 коп. – пишем: Налог на добавленную стоимость 18% – 274 руб. 58 коп.
В строке “приложение” описывается перечень приложенных к ПКО первичных или иных документов.
Квитанция к приходно-кассовому ордеру заполняется по выше описанной аналогии.
Регистрация ПКО и порядок действий
Перед поступлением ПКО в кассу организации его необходимо зарегистрировать в журнале кассира-операциониста по форме № КО-3. После того как “приходник” оформили и зарегистрировали, бланк и квитанцию подписывает уполномоченное лицо или бухгалтер с указанием фамилии и инициалов. После этого на основании ПКО принимаются деньги.
В свою очередь кассир проверяет правильность оформления документа, наличие всех описанных приложение и подлинность подписи главного бухгалтера. При наличии каких-либо несоответствий ПКО отправляется на соответствующее переоформление и доработку. Если претензии отсутствуют, то кассиром принимаются деньги и он проставляет свою подпись и расшифровку на ордере и квитанции. На квитанции отмечается дата приема и проставляется печать таким образом, чтобы ее край заходил на сам ордер.
На приложениях ставится надпись “Получено” или штамп с указанием полной даты и подпись кассира.
После получения в кассу денежных средств квитанция передается вносившему лицу, а ордер остается в кассе организации.
Формы для скачивания
.
.
