≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Учет материальных запасов в бюджетном учреждении. Учет тмц в бюджетных организациях

Материальные запасы – это продукция, предназначенная для технического производства и находящаяся на различных этапах производства и обращения, а также товары, ждущие поступления в процесс производства.

Причины для создания материальных запасов на предприятии:

1. Необходимость в постоянном производственном процессе.
2. Непредсказуемость величины спроса на товары.
3. Периодически возникающий спрос на определенную продукцию.
4. Оптовые закупки товаров покупателями.
5. Получение прибыли из-за повышения цены.
6. Затраты связанные с процессом продажи продукции.
7. Цикличность технологической цепочки производства и реализации товара.
8. Получение непрерывной прибыли вследствие немедленного удовлетворения спроса покупателей.
9. Обеспечение непрерывности производства.
10. Контроль за процессами на предприятии, корректировка количества выпускаемых товаров.

Выделяют следующие группы материальных запасов:

1. Сырье и основные материалы. Сырье-продукция добывающих отраслей производства, а основные – это материалы, которые образуют материальную основу продукта.
2. Вспомогательные материалы. Являются дополнением к основным материалам, могут присутствовать при производстве товаров широкого потребления или реализовываться.
3. Покупные полуфабрикаты.
4. Отходы.
5. Топливо.
6. Тара и тарные материалы.
7. Запасные части.
8. Средства учреждения.
9. Товары для реализации.
10. Готовая продукция.

Последние 3 пункта не всегда относят к материальным запасам.

Задачи учета материальных запасов:

1. Соответствующее документальное оформление.
2. Контроль за хранением, количеством, расходованием и списанием материальных запасов.
3. Выявление излишков и недостач.
4. Определение фактической себестоимости материальных запасов с учетом тех затрат, что были произведены (с помощью методов специфической идентификации, средневзвешенной стоимости, ФИФО).

В Едином плане счетов имеется счет для отображения всех операций с материальными запасами. Он так и называется – «Материальные запасы» номер счета 105.00. Этот синтетический счет подразделяется на аналитические группы.

В инструкции № 157н прописаны правила обращения с материальными запасами. К ним относятся:

• предметы, находящиеся во владении предприятия должны маркироваться штампом с несмываемой краской, название учреждения указывается обязательно;
• при выводе в пользование дополнительно маркируют год и месяц выдачи.

Штампы хранят у начальства.

При движении материальных запасов производят оценку их стоимости.

1. Поступление. Обычно учет происходит по первоначальной стоимости, которая в дальнейшем не меняется.
2. Перемещение или списание. В этом случае стоимость может быть либо средней, либо фактической. Выбор себестоимости не меняется весь отчетный период.

Учет материальных запасов ведется материально ответственным лицом, должен быть подписан соответствующий документ. Договор об индивидуальной ответственности за недостачу имущества создается с лицом старше 18 лет, непосредственно отвечающим и работающим с продукцией, за которую отвечает (ст. 244 ТК РФ). МОЛ ведет учет всех материальных запасов, имеющихся на складе. Последний должен быть оборудован тарой для возможных перемещений продукции. Документально все фиксируется в Книге складского учета материалов (ф. М-17).

Материально ответственное лицо должно понимать всю ответственность своего положения. Необходимо четко следовать всем инструкциям, а также делать свою работу тщательно. Забывчивость может сыграть злую шутку. Инвентаризация конкретно решает все вопросы компетенции заведующего складом. Выявленная недостача как показатель для дальнейшей работы сотрудника. Ему уже не доверят каких-либо товаров или ценностей. Но ответственность за ведение дел на складе несет не только одно МОЛ. Их может быть несколько, поэтому за нарушения каких-либо правил наказание получить могут коллективно.

Выдача МЗ производится по соответствующим документам (накладным), подписанным руководителем предприятия. Форма заполнения обычно прописана в учетной политике предприятия. Поступление на склад проводится на основании договоров. При этом происходит проверка поступившего товара.

После проверки товара на складе происходит его оформление, и данные отправляют в бухгалтерию, где уже и проходит оплата полученных материалов.

Каждый месяц заведующий складом отчитывается перед бухгалтерией, представляя соответствующие документы.

Получение товара оформляется по накладным, если имеются какие-то различия между количеством на накладной и количеством по факту пишется акт приемки материалов. Что касается внутреннего перемещения, то здесь оформляется накладная – требования, причем все документы в двух экземплярах (один оформляется для склада, второй – для бухгалтерии).

Материальные запасы – это часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов имеют значительную в расходах. Поэтому контроль за положением материальных запасов и их использование оказывают очень большое влияние на результат, коим является финансовое положение организации.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код формы 0504210)

Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов в 2018-2019 году

(Код форм 0504230)

Применяют для списания материальных запасов по документам, где указывают их количественный расход. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя.

Списание происходит, когда товар уже отправлен по назначению, чтобы не было путаницы. Оно сопровождается определенными документами, которые имеют силу лишь при подписании их руководителями предприятий и другими ответственными лицами, кого именно прописано в учетной политике. Запись должна появиться не только в регистрах низшего ранга, но и в других, находящихся на более высоких уровнях, так как учет ведется по всем регистрам и, соответствие, является необходимым условием. Ошибки допускаются только в самом редком случае и только в документах низшего уровня. Исправления на них можно оставить, но при этом должна быть надпись «Исправленному верить» и подпись. Небрежность в заполнении документов запрещена.

Необходимо отметить, что содержание на предприятии материальных запасов влечет за собой расходы, но прибыль, получаемая в итоге при успешном производстве, покрывает все издержки. Производство имеет свои существенные проблемы, если управленческий аппарат справляется со своей обязанностью из рук вон плохо. При более чем равнодушном производстве, пущенном на самотек, среди персонала появляется тяга к воровству. Начальству необходимо быть ближе к своим рабочим, знать об их проблемах, ведь чаще всего такие проступки люди совершают не из плохих побуждений, а из-за жизненной необходимости.

В каждом бюджетном учреждение, в деятельности используются учет товарно-материальных запасов. Приобретение материальных запасов бюджетными учреждениями может осуществляться за счет бюджетных и внебюджетных средств. При этом в зависимости от источника финансирования применяются как бюджетный, так и налоговый учет материальных запасов.

Бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома.

Материальные запасы

Перечень объектов, относимых к материальным запасам, приведен в п. 51 Инструкции N 148н от 30.12.2008г. (с изменениями от 01.01.2010г.)

Материальные запасы – это часть имущества, используемая: для управленческих нужд учреждения. Основными задачами учета материальных запасов в бюджетного учреждения являются:

• контроль за сохранностью ценностей;
• контроль за соответствием складских запасов нормативам;
• контроль за выполнением планов снабжения материалами;
• выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов;
• контроль за соблюдением норм потребления;
• своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации;
• получение точных сведений об остатках, находящихся на складах.

Также важно указать значимость первичных документов в учете материалов в бюджетных организациях. Первичные документы по поступлению материальных запасов играют важную роль в организации учета материальных запасов в бюджете, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют контроль за сохранностью и рациональным использованием материальных запасов. Учет ТМЦ в бюджетных организациях требует, чтобы первичная документация оформлялась на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.

Материальные запасы в бюджетную организацию поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства материальные запасы – это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений. На поставку материалов бюджетная организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Операции по перемещению материальных запасов

Отражение в бюджетном учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов. См. Приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Для оформления и регистрации движения материальных запасов, продуктов питания, оборудования, требующего монтажа – на счетах группы 105.00 «Материальные запасы»:

• 105.01 «Медикаменты и перевязочные средства»;
• 105.02 «Продукты питания»;
• 105.03 «Горюче-смазочные материалы»;
• 105.04 «Строительные материалы»;
• 105.05 «Мягкий инвентарь»;
• 105.06 «Прочие материальные запасы»;
• 105.07 «Готовая продукция»;
• 105.08 «Товары».

А также по счетам 107.х3 «Материалы в пути» применяются документы группы «Учет материальных запасов». См. Приказ от 16 декабря 2010 г. N 174н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкции по его применению».

На сегодняшний момент списание материальных запасов в бюджетных учреждениях производится на основании приказа по учреждению и указанию норм списания.

Статья актуальна на февраль 2015 года.

Анастасия Карабанова

Бухгалтер - эксперт

К материальным запасам, учитываемым в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом от 26.08.04 № 70н (далее - Инструкция № 70н), относятся сырье и материалы, предназначенные для использования в процессе деятельности бюджетных учреждений, а также для перепродажи.
Указанным нормативным документом установлены следующие критерии отнесения объектов к материальным запасам:
- они должны использоваться в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
- при использовании в течение периода более 12 месяцев они не относятся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ.
Учет материальных запасов призван обеспечить сплошное, непрерывное и полное отражение их движения (поступления, расхода, перемещения) и наличия; учет количества и стоимостную оценку.

По Инструкции № 70н рассматриваемые объекты относятся к нефинансовым активам бюджетных учреждений. Для учета материальных запасов в бюджетном учете предназначен счет 0 10500 000 "Материальные запасы", который включает следующие аналитические счета:
- 0 10501 000 "Медикаменты и перевязочные средства";
- 0 10502 000 "Продукты питания";
- 0 10503 000 "Горюче-смазочные материалы";
- 0 10504 000 "Строительные материалы";
- 0 10505 000 "Прочие материальные запасы";
- 0 10506 000 "Готовая продукция".
Из приведенного перечня следует, что количество счетов, предназначенных для учета отдельных видов материальных запасов, по сравнению с Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.99 № 107н (далее - Инструкция № 107н), сокращено.
В то же время в соответствии с последним абзацем п. 9 Инструкции № 70н органам государственной власти, органам управления государственных внебюджетных фондов, органам управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органам местного самоуправления разрешено введение в код аналитического счета разрядов для получения дополнительной информации, необходимой внутренним пользователям.

Соответствие характеристик счетов учета материальных запасов старого и нового плана счетов.

Внутреннее содержание нумерации счетов бюджетного учета абсолютно отличается от предложенного ранее Инструкцией № 107н. При переходе на новый План счетов бюджетного учета первые 17 знаков счетов учета материальных запасов должны отражать коды соответствующего администратора доходов и функциональной классификации расходов. Это подтверждено разделом Таблицы соответствия кода счета бюджетного учета коду классификации доходов, ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджетов (Приложение № 2 к Методическим указаниям по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 24.02.05 № 26н). В 18-ом разряде счета аналитического учета должен быть указан код источника финансирования.
Рассмотрим соответствие отдельных счетов бюджетного учета материальных запасов ранее действовавшим субсчетам бухгалтерского учета, открытым в соответствии с Инструкцией № 107н.
В бухгалтерском учете бюджетных учреждений на субсчетах, открываемых к счету 04 "Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований", учитывались соответствующие материальные запасы. Полного аналога данному счету в бюджетном учете нет. В момент перехода на Инструкцию № 70н учтенные объекты, должны быть разделены на несколько счетов бюджетного учета.
О каких именно материальных ресурсах идет речь? Это все виды строительных материалов, готовые к установке строительные конструкции и детали, металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т.п.), а также оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, стоимость которых переносится с субсчета 040 "Оборудование к установке", 041 "Строительные материалы для капитального строительства" на счет бюджетного учета 0 10504 000 "Строительные материалы". В п. 65 Инструкции № 70н приведено пояснение, согласно которому в состав указанного оборудования включается также контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе управленческого оборудования.
А с субсчетов 043 "Материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании", 044 "Спецоборудование для научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками", которое еще не передано в научное подразделение, - на счет 0 10505 000 "Прочие материальные запасы".
В учете материальных запасов сохранена идеология Инструкции № 70н в отношении порядка отражения в бухгалтерском учете операций по перемещению нефинансовых активов внутри учреждения. Поэтому выдача материалов для научных исследований со склада в какое-либо структурное подразделение учреждения приводит только к изменению материально ответственного лица в регистрах бухгалтерского учета (Оборотной ведомости по нефинансовым активам, карточке количественно-суммового учета материальных ценностей, Книге учета животных - соответственно № 5, № 10 и № 9 Приложения № 3 к Инструкции № 70н).
Как и ранее, если оборудование приобретено по конкретному договору с заказчиком, его стоимость учитывается за балансом на счете 02 "Материальные ценности, принятые на ответственное хранение". По завершении договора оно списывается по кредиту счета 02.
Спецоборудование, необходимое для выполнения НИР по договорам с заказчиками по конкретной теме, после передачи в научное подразделение списывается с балансового учета и отражается на забалансовом счете 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками" В этом случае после завершения работ в соответствии с условиями договора спецоборудование либо возвращается заказчику, либо приходуется на балансе по рыночной стоимости на дату принятия к бюджетному учету с оформлением бухгалтерской записи:
Дебет 0 10505 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов"
Кредит 0 40101 180 "Прочие доходы".
Материальные запасы, использованные при изготовлении экспериментальных устройств, которые необходимы при проведении НИОКР, до момента проведения демонтажа таких устройств учитываются на забалансовом счет 13 "Экспериментальные устройства". На использованные материальные ресурсы производится запись:
Дебет 0 40101 280 "Прочие расходы"
Кредит 0 10505 000 "Прочие материальные запасы".
В случае, когда после демонтажа материалы пригодны к использованию, они списываются с забалансового счета (Кредит счет 13 "Экспериментальные устройства") и отражаются в балансе по рыночной стоимости на дату принятия к учету по аналогии с операциями по забалансовому счету 12.
До перехода на новую инструкцию по бюджетному учету в составе материальных запасов числился счет 05 "Молодняк животных и животные на откорме". Учетные объекты в виде молодняка всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел не зависимо от их стоимости; приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота; посадочный материал - все это также учитывается на счете бюджетного учета 0 10505 000 "Прочие материальные запасы".
И, наконец, попробуем разобраться с многочисленными субсчетами счета 06 "Материалы и продукты питания". Материалы, учитываемые согласно Инструкции № 107н на субсчете 060 "Материалы для учебных, научных и других целей" по Инструкции № 70н учитываются на счете 0 10505 000 "Прочие материальные запасы".
Продукты питания, учитываемые на субсчете 061 с одноименным названием его не поменяли и по новой инструкции учитываться должны на счете 0 10502 000 "Продукты питания".
На счете бюджетного учета 0 10501 000 "Медикаменты и перевязочные средства" будут учитываться названные объекты, которые ранее учитывались на субсчете 062 "Медикаменты и перевязочные средства" и частично на счете 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности". Об этой особенности переноса стоимости указанных объектов при переходе на Инструкцию № 70н рассказывалось в первом номере нашего журнала. (сделать сноску: см.статью…).
Стоимость остальных хозяйственных материалов (за исключением медикаментов и готовых лекарств, а также материалов, предназначенных для строительства и ремонта) с субсчета 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" перейдет на счет 0 10505 000 "Прочие материальные запасы".
Для учета топлива, горючего и смазочных материалов вместо субсчета бухгалтерского учета 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы" в бюджетном учете должен использоваться счет 0 10503 000 "Горюче-смазочные материалы".
Учетные объекты с оставшихся субсчетов по учету материальных запасов: специальные материалы (065), тара (066), прочие материалы (067) и запасные части к машинам и оборудованию (069) должны учитываться на счете 0 10505 000 "Прочие материальные запасы". Материалы в пути в части стоимости материальных запасов, отгруженных поставщиками, но не поступивших к концу отчетного периода в учреждение, при расчетах по аккредитиву, а также при движении объектов материальных запасов по централизованному снабжению переносятся с одноименного счета бухгалтерского учета 068 на счет бюджетного учета 0 10703 000 "Материалы в пути".
И, наконец, для учета материальных ресурсов, которые бюджетные учреждения не приобретают на стороне, а изготавливают сами, служит счет 0 10506 000 "Готовая продукция", в значительной степени аналог счета 080 старого плана счетов с одноименным названием. В соответствии с п. 67 Инструкции № 70н готовая продукция, учтенная на этом счете, изготавливается в бюджетном учреждении в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход. Подробно процесс отражения в бюджетном учете ее изготовления и отпуска будет рассмотрен в соответствующем разделе статьи.
Вышеуказанное перераспределение учетных объектов приведено в Таблице соответствия счетов Плана счетов бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и Единого плана счетов бухгалтерского учета исполнения бюджетов Плану счетов бюджетного учета и бухгалтерские записи по переводу на счета бюджетного учета (Приложение № 1 к Методическим указаниям по внедрению Инструкции по бюджетному учету, утвержденным приказом Минфина России от 24.02.05 № 26н, далее - Приложение № 1-26н).
Бухгалтерские операции по переводу остатков по указанным счетам отражаются в межотчетный период в Справке (ф. 0504833), которая содержится в Перечне форм документов класса 05 ОКУД "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" (см. Приложение № 2 к Инструкции № 70н). А затем остатки по бюджетным счетам переносятся в главную книгу в качестве остатков на начало 2005 года.

Формирование фактической стоимости материальных запасов.
Как и иные учетные объекты, материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Расходы, которые формируют указанную стоимость, приведены в п.п. 50 и 52 Инструкции № 70н. Перечень достаточно большой и включает в себя не только договорную стоимость приобретения материальных ресурсов, но и все сопутствующие этому процессу затраты на:
- информационные и консультационные услуги;
- таможенные пошлины и иные платежи;
- вознаграждения посредникам;
- транспортно-заготовительные услуги;
- подработку, сортировку, фасовку и т.п.;
- иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.
Отличительной особенностью Инструкции № 70н является то, что в ней дано определение суммовых разниц, которые также влияют на изменение фактической стоимости нефинансовых активов. Под суммовой, разницей в редакции п. 51 Инструкции № 70н, понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах), кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения .

Пример
5 марта 2005 года бюджетное учреждение заключило договор на приобретение медикаментов. Источник приобретения - бюджетные средства. Стоимость медикаментов по договору выражена в условных единицах и составила 2000 у.е. Согласно условиям договора курс у. е. соответствует курсу рубля по отношению к доллару США, установленному ЦБ РФ на день совершения операции. Допустим, что в момент оприходования медикаментов по учету (20 марта) курс составил 27,9 руб. за один долл. США. Оплата произведена 25 марта. В момент оплаты задолженности курс составил 28 руб. за один долл. США.
За доставку медикаментов транспортной организацией выставлен счет на сумму 1500 руб.
Отразим операции по приобретению медикаментов в бюджетному учете.
В соответствии с Инструкцией 70н в учете должна найти отражение операция доведения до бюджетного учреждения лимитов бюджетных обязательств (далее - ЛБО) на расходы по приобретению медикаментов:
получены ЛБО бюджетополучателем:
- для приобретения основных средств - 56000 руб.
Дебет 1 50105 340 "Получены лимиты бюджетных обязательств по приобретению материальных запасов";
Кредит
- для оплаты транспортных услуг - 1500 руб.
Дебет 1 50105 222 "Получены лимиты бюджетных обязательств по расходам за счет транспортных услуг";
Кредит 1 50103 222 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет транспортных услуг".
20 марта 2005 года произведена следующая бухгалтерская запись:
- оприходованы медикаменты по стоимости, включая договорную с поставщиком и стоимость транспортных услуг
Дебет 1 10501 340 "Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств" - 57300 руб.
Кредит 1 30220 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"- 55800 руб. (2000*27,9 руб);
И
Кредит 1 30203 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг" - 1500 руб.

Одновременно:
отражены принятые бюджетные обязательства по приобретению медикаментов в общей сумме 57300 руб. (55800 руб. +1500 руб.), в том числе:
- по оплате стоимости медикаментов - 55800 руб.:
Дебет 1 50103 340 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по приобретению материальных запасов";
Кредит 1 50201 340 "Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет приобретения материальных запасов" ;
- по оплате услуг по доставке медикаментов - 1500 руб.
Дебет 1 50103 222 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет транспортных услуг";
Кредит 1 50201 222 "Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет транспортных услуг".
25 марта 2005 года произведена оплата кредиторской задолженности за поставленные медикаменты и их доставку.:
погашена кредиторская задолженность поставщику - 56000 руб. (2000 *28 руб.)
Дебет 1 30220 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".
Кредит 1 30405 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов";
- оплачен счет за оказанные транспортные услуги по доставке медикаментов - 1500 руб.
Дебет 1 30203 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг"
Кредит 1 30405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате транспортных услуг".
Как отмечалось, в том случае, если курсы валюты, принятой за условную единицу, не совпадают на дату принятия кредиторской задолженности к учету и дату ее погашения, возникают суммовые разницы. Положительные суммовые разницы увеличивают первоначальную стоимость объекта, а отрицательные - уменьшают.
По условиям нашего примера 25 марта следует сделать следующую бухгалтерскую запись:
- отнесена на увеличение стоимости медикаментов суммовая разница от переоценки кредиторской задолженности - 200 руб. (2000*28 - 2000*27,9)
Дебет 1 10501 340 "Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств"
Кредит 1 30220 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"

Одновременно:
- отражено увеличение принятых бюджетных обязательств по приобретению материальных запасов в размере суммовой разницы - 200 руб.
Дебет 1 50103 340 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по приобретению материальных запасов";
Кредит 1 50201 340 "Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет приобретения материальных запасов".

Если при приобретении материальных запасов их стоимость выражена в иностранной валюте, то она пересчитывается в рубли по курсу ЦБ России, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

Новым для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях является и приведенное в п.53 Инструкции № 70н определение текущей рыночной стоимости актива. Указанная стоимость используется, например, при оценке материальных ресурсов полученных бюджетными учреждениями по договору дарения или безвозмездно. Для целей бюджетного учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть выручена в результате продажи активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.
А если в бюджетное учреждение поступили материальные ресурсы без расчетно-платежных документов поставщика, следует ли их отражать в учете и по какой стоимости? Ведь в п. 58 Инструкции № 70н записано, что их оприходование отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладная поставщика и т.п.). В соответствии с п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета. Первичным документом, который будет служить основанием для бухгалтерских записей в таком случае, будет Акт о приемке материалов (ф. 0315004). Ведь в том же п. 58 Инструкции № 70н записано, что этот документ составляется в случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика. А в нашем случае таких документов вообще нет. Что касается стоимости, по которой следует приходовать по учету полученные материалы, то поскольку Инструкция № 70н обязывает применять в данном случае фактическую стоимость, их следует приходовать по рыночной стоимости. Если по получении документов окажется, что стоимость иная, в учет следует внести соответствующие корректировки.
Анализ положений Инструкции № 70н, посвященных вопросам формирования фактической стоимости материальных запасов, позволяет сделать вывод, что целью новой методологии бюджетного учета является полная калькуляция различных слагаемых затрат на их приобретение и заготовление и формирование реальной стоимости данного актива. Для чего это нужно? В целях поиска путей сокращения неэффективных расходов бюджетных средств, получения реальной картины расходов, которые понесло бюджетное учреждение при приобретении материальных запасов, иных активов позволит активнее искать "близких" поставщиков, чтобы снизить транспортные расходы, избегать заключения договоров в условных единицах, чтобы исключить суммовые разницы и т.п. Кроме того, правильное формирование финансового результата напрямую зависит от правильного исчисления стоимости нефинансовых активов.

Движение материальных запасов .

В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение материалов, включающее последовательные операции: поступление, передача в пределах учреждения и расходования (или реализация). Указанные операции отображаются в учете с помощью первичных документов, оформленных надлежащим образом.

Приобретение материальных ресурсов

Как отмечалось ранее, поступление материальных ресурсов в бюджетное учреждение может осуществляться по-разному. Это приобретение за плату самостоятельно или в порядке централизованного снабжения; безвозмездное поступление; в результате оприходования излишков, выявленных при инвентаризации и т.д. Рассмотрим на примерах оформление бухгалтерских записей по некоторым из них.

Пример
В марте 2005 года бюджетное учреждение приобрело за счет средств от предпринимательской деятельности оборудование, требующее монтажа, произведя предоплату поставщику в размере 100%. Его стоимость 250000 руб. (в т.ч. НДС 38136 руб.) Расходы по доставке - 10000 руб. (в т.ч. НДС 1525 руб.) Для монтажа оборудование было передано подрядной организации. Стоимость выполненных работ по монтажу составила 30000 руб. (в т.ч. НДС 4576 руб.).
Установленное оборудование будет использоваться в предпринимательской деятельности, не облагаемой НДС.
В бюджетном учете необходимо отразить следующие операции:
- произведена предоплата поставщику 250000 руб. (в т.ч. НДС - 38136 руб.)
Дебет 2 20611 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов"
Кредит 2 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с
банковских счетов";
Обращаем внимание, что в соответствии с п. 87 Инструкцией № 70н не зависимо от того, открыт ли бюджетному учреждению лицевой счет по предпринимательской деятельности в органах казначейства либо в банке, в бюджетном учете для отражения расчетных операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, используется счет бюджетного учета 0 20101 000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".
Продолжим отражение в бюджетном учете рассматриваемых операций:
- получено оборудование, требующее монтажа, на склад 211864 руб.
Дебет
Кредит 2 30220 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов";

Отражена сумма НДС, начисленного со стоимости приобретенных материальных ценностей - 38136 руб.
Дебет
Кредит 2 30220 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов".

Одновременно:
- зачтена предоплата в уменьшение Кредиторской задолженности за поставленное оборудование - 250000 руб.
Дебет 2 30220 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
Кредит 2 20611 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов".
- отражены расходы по доставке в стоимости оборудования - 8475 руб.
Дебет 2 10504 340 "Увеличение стоимости строительных материалов"
Кредит 2 30203 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг";
- отражена сумма НДС, учтенная в расходах по доставке - 1525 руб.
Дебет 2 21001 560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам"
Кредит 2 30203 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг".
- оплачены транспортные услуги по доставке оборудования - 10000 руб.
Дебет 2 30203 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг"
Кредит 2 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов"

Безвозмездное поступление материальных ресурсов.

Поступление материальных запасов по договору дарения (безвозмездно) в бюджетном учете отражается в качестве дохода в соответствии с п. 58 Инструкции № 70н с оформлением записи:
Дебет 0 10500 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" - по соответствующими аналитическим счетам
Кредит 0 40101 150 "Доходы от безвозмездных и безвозвратных поступлений от бюджетов".
При этом следует учесть, что некассовые операции, которые осуществляют бюджетополучатели, должны найти свое отражение в ежемесячно представляемой по подчиненности Справке по некассовым операциям по исполнению бюджета (ф. 0503129). Это установлено приказом Минфина РФ от 21.01.05 № 5н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности". Указанная форма составляется получателем средств бюджета на основании оправдательных документов, подтверждающих операции по доходам, расходам, источникам финансирования дефицита бюджетов, исполненные минуя банковские счета и отраженные на соответствующих счетах счетов 040101100 "Доходы учреждения, 040102100 "Доходы резервного фонда", 040101200 "Расходы учреждения", 040102200 "Расходы резервного фонда".

Изготовление продукции в рамках деятельности, приносящей доход.

Ранее отмечалось, что в бюджетных учреждениях при осуществлении предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, может создаваться готовая продукция. В связи с этим Инструкцией № 70 введен принципиально новый счет бухгалтерского учета, на котором аккумулируется информация о затратах на изготовление нефинансовых активов в виде материалов, готовой продукции (работ, услуг). Это счет 0 10604 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг). Согласно характеристике, приведенной в п. 81 Инструкции № 70н, он предназначен для учета операций по изготовлению материальных запасов в рамках основной деятельности (то есть бюджетной) и готовой продукции (работ, услуг) по предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход. Таким образом, счет 0 10604 000 выступает в качестве собирательного счета для учета фактических затрат (себестоимости) готовой продукции или иного материального ресурса. В данном случае на указанный счет списываются суммы начисленной заработной платы, стоимость использованных материальных ресурсов, начисленной амортизации по основным средствам и т.д. (см. проводку № 20 в Приложении № 1 к Инструкции № 70н). Это подтверждено и п. 74 Инструкции № 70н. Изготовленная продукция приходуется по учету. Рассмотрим пример отражения в бюджетном учете операций по изготовлению и реализации готовой продукции.

Пример
В марте 2005 года бюджетное учреждение получило аванс 400000 руб. в счет предстоящей поставки покупателю готовой продукции. В том же месяце оно отпустило сторонней организации готовую продукцию на сумму 826000 руб. (в т.ч. НДС 126000 руб.)
Фактическая стоимость произведенной продукции составила 600000 руб. (без НДС), в т.ч. условно примем, что в ней расход материалов составляет 120000 руб., приобретенных услуг - 138760 руб., заработная плата - 270396 руб., начисления на нее - 70844 руб. (ЕСН, взносы на пенсионное - 70302 руб. и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве - 542 руб.).
Кроме того, будем считать, что в течение первого квартала 2005 года никакой иной коммерческой деятельности бюджетное учреждение не вело.
Налоговая база по налогу на прибыль, исчисленная в бухгалтерском и налоговом учете, совпадают.
Сумма "входного" НДС по приобретенным и использованным услугам сторонних лиц составила 24977 руб.

В бухгалтерском учете должны быть оформлены записи:
- получен аванс от покупателя в счет предстоящей поставки готовой продукции 400000 руб.
Дебет
Кредит 2 20503 660"Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг".
Обращаем внимание, что аналога субсчета, на котором в соответствии с Инструкцией № 107н отражались авансы полученные в бюджетном учете нет. Но в Приложении № 1-26н предложено остаток по Кредиту счета 155 "Расчеты по авансам полученным" на 1.01.05 без первоначальных операций отразить в виде отрицательного числа на счете 2 20503 000 "Расчеты с дебиторами по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг". Поэтому в статье будет использоваться для отражения сумм полученных авансов указанный счет бюджетного учета.
Поскольку по условиям примера аванс полностью зачитывается в месяце его получения, для сокращения числа бухгалтерских записей НДС с авансов не исчислен. НДС будет отражен в момент реализации готовой продукции и зачета полученного ранее аванса.
На практике следует руководствоваться положениями главы 21 НК РФ об исчислении НДС с полученных авансов.

Приобретены услуги сторонних организаций для изготовления продукции - 138760 руб. (без НДС)
Дебет
Кредит 2 30207 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";
- отражена сумма "входного" НДС по приобретенным услугам - 24163 руб.
Дебет 2 21001 560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам"
Кредит 2 30207 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг".

Оплачены услуги сторонних организаций -162923 руб.
Дебет 2 30207 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками прочих услуг"
Кредит 2 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";

Предъявлены расчетные документы покупателям готовой продукции - 826000 руб. (с НДС - 126000 руб.)
Дебет 2 20503 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг"
Кредит ;
Если обратиться к положениям Инструкции № 107н, то при выставлении счетов покупателям готовой продукции (работ, услуг) для отражения предполагаемой к получению суммы дохода от реализации применялся субсчет 401 "Доходы будущих периодов". В новом Плане счетов есть счет с одноименным названием. А в п. 221 Инструкции № 70н приведена запись, что зачисление в доход текущего отчетного периода договорной стоимости выполненных и сданных заказчику товаров , работ, услуг отражается по Дебету счета 0 40104 130 "Доходы будущих периодов от рыночных продаж товаров, работ, услуг" и Кредиту счета 0 40101 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг". Но в характеристике счета в п. 224 экономическое содержание счета другое. В соответствии с Инструкцией № 70н счет 0 40104 100 "Доходы будущих периодов" имеет узко специальное применение. Он предназначен только для учета сумм, начисленных заказчикам за выполненные и сданные им отдельные этапы работ и не относящихся к доходам текущего отчетного периода. В примере рассматривается реализация готовой продукции - товара. То есть можно предположить, что в рассмотренном ранее п. 221 Инструкции № 70н допущена некорректная формулировка. Поэтому в примере использован счет доходов от рыночных продаж товаров, работ, услуг, а не доходов будущих периодов.
- начислена оплата труда работникам, занятым при изготовлении продукции - 270396 руб.
Дебет 2 10604 340 "Увеличение стоимости материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит 2 30201 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по оплате труда";

Начислен ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - 70844 руб.(70303 руб.+541 руб.)
Дебет 2 10604 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит 2 30302 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование";
- перечислены начисления на суммы оплаты труда
Дебет 2 30302 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование" - 70303 руб.
И
Дебет 2 30306 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"- 541 руб.
Кредит 2 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" - 70844 руб.;

В стоимости готовой продукции учтена стоимость израсходованных материалов
Дебет 2 10604 340 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)"- 120000 руб.
Кредит 2 10500 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов;

Произведен налоговый вычет по НДС со стоимости оказанных услуг 24977 руб.
Дебет 2 30304 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
Кредит 2 21001 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам";
- принята к учету готовая продукция по фактической себестоимости 600000 руб.
Дебет 2 10506 340 "Увеличение стоимости готовой продукции"
Кредит 2 10604 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг);
- списана готовая продукция при отпуске заказчику 600000 руб.
Дебет 2 40101 172 "Доходы от реализации активов"
Кредит 2 10506 440 "Уменьшение стоимости готовой продукции";
- отражена в финансовом результате фактическая стоимость готовой продукции 600000 руб.;
- поступила оплата от заказчика за реализованную продукцию по рыночной стоимости в окончательный расчет 426000 руб. ((826000 руб. - 400000 руб.)
Дебет 2 20101 510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"
Кредит 2 205030660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг".
- отражена сумма НДС со стоимости готовой продукции, подлежащая уплате в бюджет - 126000 руб.
Дебет 2 40101 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг"
Кредит 2 30304 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость";

Отражена сумма авансового платежа по налогу на прибыль за 1 квартал 2005 года 24000 руб. ((826000 руб.- 600000 руб. - 126000 руб.)Х 24%)=.
Дебет 2 40101 130 "Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг"
Кредит 2 30303 730 "Увеличение Кредиторской задолженности по налогу на прибыль";
- по окончании отчетного периода перечислены в бюджет НДС и налог на прибыль -
Дебет 2 30304 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость" -101023 руб. (126000 руб.- 24977 руб.)
и
Дебет 2 30303 830 "Уменьшение Кредиторской задолженности по налогу на прибыль" - 24000 руб.
Кредит 2 20101 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" - 125023 руб.

Можно рассмотреть еще достаточно много операций, связанных с движением материальных запасов в бюджетном учреждении. И это, конечно, будет сделано в следующих материалах, посвященных бюджетному учету материальных ресурсов. А сейчас хотелось бы остановиться на очень интересном моменте, связанном со списанием материальных запасов. Очевидно, что именно о порядке списания рассматриваемых активов у бухгалтеров бюджетных учреждений может возникнуть достаточно много вопросов.

Списание материальных запасов

В соответствии с п. 56 Инструкции № 70н списание материальных запасов производится бюджетными учреждениями по средней фактической стоимости. Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество. Указанные величины формируются соответственно из средней фактической стоимости, количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца. Это означает, что в течение месяца аналогичные группы товаров приходуются по учету в обычном порядке. Но расход учитывается в течение этого периода только в количественном выражении. По окончании месяца, когда весь приход материалов состоялся и оформлен, рассчитывается средняя цена по группе (виду) запасов. И только исходя из нее, рассчитывается сумма списания каждого из материалов. Как правило, списание материальных запасов по средней стоимости применяется в учете при большом ежедневном обороте однородных материальных запасов. При этом их учет организован не в единицах (штуках), а в литрах, тоннах, кубометрах и т.д. Но в большинстве бюджетных учреждений этого нет. А предложенное Минфином "отсроченное" списание материальных запасов может не лучшим образом сказаться на своевременном составлении бухгалтерской отчетности.
В настоящее время, до перехода на Инструкцию № 70н, практика списания израсходованных материалов такова. В бюджетных учреждениях осуществляется учет каждой конкретной единицы материальных запасов по соответствующей ей цене. Стоимость выбывших запасов определяется умножением количества конкретного вида выбывшего запаса на его цену.
Другими словами, учреждение приобрело материалы, израсходовало, сразу оформило акт на списание и списало с учета по балансовой стоимости. В новых условиях так сделать нельзя. Потому что при расчете стоимости списанных материалов, исходя из средней цены, в сравнении с рассмотренным вариантом всегда будут возникать расхождения - несписанные "копеечные" остатки.
Поскольку в связи с предложенным методом списания никаких дополнительных определений Инструкция № 70н не дает, представляется целесообразным сформулировать в учетной политике бюджетного учреждения в целях бюджетного учета определение (описание) группы запасов. Например, такое: группой материальных запасов признаются одноименные, однородные материалы, имеющие одинаковые параметры (размер, сорт, марку или иные характерные признаки), имеющие незначительные колебания в ценах (в пределах 10 %).
Рассмотрим на примере порядок определения стоимости израсходованных материальных запасов по новым правилам.
Пример
На складе колледжа на 1 мая числилось бумаги писчей 3 пачки по цене 144 руб., на общую сумму 432 руб. и 1 пачка по цене 139 руб. В течение месяца было:
а) приобретено аналогичной бумаги 5 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 750 руб.;
б) выдано со склада и использовано для учебных целей 7 пачек.
Необходимо определить стоимость выбывших пачек бумаги по методу средней фактической стоимости (далее - СФС) и общую сумму затрат колледжа на бумагу за май.

Определяем среднюю фактическую стоимость одной пачки бумаги:
СФС = ((432 руб. + 139 руб..) + 750 руб..) / ((3 шт. + 1 шт.) + 5 шт.) = 146,8 руб./пач.
Следовательно, общая сумма затрат на израсходованную бумагу в мае составит 1027,6 руб. (146,8 руб. * 7 пач.).

При реализации покупных товаров согласно пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ не предусмотрено списание по себе стоимости каждой единицы, а метод средней себе стоимости разрешено применять лишь в случаях, когда с учетом технологических особенностей невозможно применение методов ФИФО и ЛИФО.

К материальным ценностям бюджетных учреждений относятся оборотные и необоротные материальные активы, принадлежащие учреждению.

Поступление оборотных материальных активов на склад учреждения может отражаться следующими типовыми документами: накладная, акт приемки, товарно-транспортная накладная. При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение ценностей, выписка которой производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей для получения ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.01996 №99.

Выдача материальных ресурсов производится по следующим документам, форма которых определена приказом Государственною казначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» ог 18.12.2000 г. №130:

Накладная ф. 3-3 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная используется как разовый документ для получения материалов сверх лимита или для возврата неиспользованных материалов на склад;

меню-требование ф. 3-4,3-4а применяются для выдачи продуктов питания со склада в тех учреждениях, которые имеют столовые;

ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397 используется в учреждениях сельскохозяйственного профиля;

Заборная карточка ф. 3-5 применяется для выдачи нескольких наименований материалов и топлива одном) получателю в течение месяца. Выдача материалов по заборной карте может быть как ежедневной, гак и периодической, через определенные промежутки времени. Карта выписывается в двух экземплярах, один остается на складе, а другой у получателя. Выдача материалов и топлива по заборной карте производится в пределах лимита; отпуск сверх лимита осуществляется по накладной ф. 3-3;

Кроме этих документов используются и бланки транспортных документов:

• -- путевой лист -- применяется для списания автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для данной марки автомобиля;
• -- акт обмера остатков топлива -- применяется в том случае, если выдача топлива со склада по накладной или заборной карте невозможна. Фактический расход в этом случае сопоставляется с нормативным. А при перерасходе руководитель принимает меры к выявлению причин перерасхода, и в надлежащих случаях принимает меры взыскания к виновникам
• -- товарно-транспортная накладная -- применяется при перевозке грузов на собственных автомобилях.

Перечень документов о выдаче материалов со склада утверждается руководителем учреждения. Приказом руководителя определяется также перечень лиц, которым дано право на затребование и получение материалов со склада.

Поступление материальных ресурсов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика. В момент поступления материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества и качества поступивших материалов документам поставщика. Если имеется расхождение по количеству, качеству или ассортименту с данными поставщика, составляется акт приемки. Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации и заведующего складом. Один экземпляр остается на складе в качестве первичного документа для учета принятых материалов, а другой используется для предъявления претензии поставщику или сообщения ему о выявленной недостаче.

Па складе материальные ценности учитываются в натуральном выражении в книге количественно-суммового учета ф. 3-6 или в карточках количественно-суммового учета ф. 3-7. Одна карточка скрывается на один. Если складской учет ведется в книге ф. 3-6. то книга то начала записей должна быть прошита, пронумерована и опечатана. Для каждого вида материалов открывается отдельная страница. После каждого поступления или выдачи материальных ресурсов выводятся остатки. Если учет ведется на карточках ф. 3-7, то карточки заполняются в бухгалтерии и выдаются под расписку заведующему складом. Если в учреждении имеется несколько складов, то за каждым складом закрепляется своя номенклатура материальных ресурсов.

Документация по учету материальных запасов, которая применяется в бухгалтерии бюджетного учреждения, зависит от используемого метода учета материальных запасов. Могут применяться следующие методы учета материалов: оперативно-бухгалтерский, количественно-суммовой и с помощью отчетов материально-ответственных лиц. однако типовым для бюджетных учреждений принято считать количественно-суммовой метод с применением книг и или карточек количественно-суммового учета.

На основании первичных документов, поступивших со склада, бухгалтер в бухгалтерии отражает движение материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Учетные данные из карточек ф. 3-7 или книги ф. 3-6 переносятся в накопительные или оборотные ведомости, после чего составляются следующие мемориальные ордера:

• -- свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф. 398;
• -- свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф. 411;
• -- накопительная ведомость расходования материалов ф.396.

Контроль правильности и полноты отражения информации о движении материалов на складах осуществляется следующим образом. Ежемесячно проводится сверка карточек складского учета с карточками количественно-суммового учета по каждому виду материалов по остаткам на начало месяца, оборотам по приходу и расходу и остаткам на конец месяца. Если данные не совпадают, то ищется ошибка, допущенная в аналитическом учете. Так как учет на складе и бухгалтерии ведется на основании одних и тех же первичных документов, расхождений быть не должно.

Синтетический учет материальных запасов ведется на счетах класса 2 «Запасы» по следующим субсчетам: «Производственные запасы» -- 20, «Животные на выращивании и откорме» -- 21, «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» -- 22, «Материалы и продукты питания»--23, «Готовая продукция» -- 24, «Продукция сельскохозяйственного производства» -- 2 Все эти счета -- активные. По дебету учитывается поступление материальных ресурсов, а по кредиту--их списание или отпуск со склада: сальдо показывает остаток материальных запасов, находящихся в распоряжении бюджетного учреждения. Из них основным является счет 23. Он имеет следующие субсчета:

Таблица 4.

Субсчета счета 23 «Материалы и продукты питания»

На субсчете 231 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, электроматериалы, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ

На субсчете 232 учреждения, в сметах которых предусмотрены расходы по коду 1133 бюджетной классификации «Продукты питания», учитываются продукты питания.

На субсчете 233 учет медикаменты, вакцины, кровь и перевязочные средства, сыворотки и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и других учреждениях, в которых предусмотрено финансирование по коду 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы» Учет материалов этой группы ведется в соответствии с инструкциями, издаваемыми Минздравом и Минфином Украины.

На субсчете 234 учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые на текущие нужды, стройматериалы для текущего и капитального ремонта Ассигнования на них кодом 1131 экономической классификации расходов «1 Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»

На субсчетах 235-239 учитываются материалы соответствующего назначения: топливо, корма, тара и т.д.

В бюджетных организациях транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на соответствующие статьи расходов, за счет которых эти ценности приобретались. Исключение сделано для продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств. Расходы по их доставке относятся на статью 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Согласно Закону «О налоге на добавленную стоимость» суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные или начисленные бюджетным учреждением в связи с приобретением им материальных ценностей за счет бюджетных средств, не возмещаются из бюджета, а списываются на соответствующие статьи расходов учреждения. Эта операция записывается в учете сразу после приобретения материальных ценностей.

Определенные особенности имеет учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В плане счетов для их учета предусмотрен счет 22, который имеет два субсчета: «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, на складе и в эксплуатации» -- 221 и «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения» -- 222.

В бюджетных учреждениях при приобретении МБП образуется фонд в МБП на сумму стоимости приобретенных МБП. Этот фонд учитывается на пассивном счете 41 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах», субсчет 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам». На сумму приобретенных МБП делается одновременно две проводки. Одной отражается факт приобретения МБП, а другой -- образования фонда в МБП в той же сумме. Необходимость в таком отражении поступивших малоценных и быстроизнашивающихся предметов возникает потому, что кассовые расходы по приобретению МБП одновременно являются фактическими расходами по исполнению сметы расходов бюджетного учреждения.

Учет МБП на складе ведется так же, как и учет материалов, т.е. в карточках складского учета или в книге складского учета. Выдача их со склада производится по накладной.

Аналитический учет поступивших МБП ведется на субсчете 221 по наименованиям предметов, количеству, стоимости, и материально-ответственными лицами на карточках или в книге. Аналитический учет выданных МБП ведется так же, как и аналитический учет поступивших МБП.

Списание МБП производится по мере их фактического износа или по истечению нормативных сроков службы. Учет операций по выбытию и перемещению МБП ведется в накопительной ведомости ф. 438.

Начиная с 2000 года, в целях экономии бюджетных средств. Законом Украины «О закупках товаров, работ и услуг за государственные средства» был введен порядок, согласно которому бюджетные учреждения должны были все закупки товарно-материальных ценностей, работ и услуг производить только на условиях тендеров. Предполагалось, что такой порядок позволит повысить эффективность использования бюджетных средств. Однако накопленный опыт показал, что условия и правила осуществления тендерных закупок не всегда дают эффект, на который рассчитывали законодатели. Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» от 22 февраля 2000 года № 1440-111 и постановлением Кабинета Министров Украины от 27 сентября 2000 года № 1469 «Об организационных мерах касающихся функционирования системы государственных закупок» предусмотрен следующий порядок проведения тендеров.

В бюджетных учреждениях создаются тендерные комитеты или комиссии. Они могут действовать на постоянной основе, если на протяжении года ожидается проведение более чем двух закупок за государственные средства, или создается временный тендерный комитет. Тендерный комитет должен работать на условиях коллегиальности в принятии решений, отсутствия конфликтов интересов между членами комитета и их непредубежденности.

Состав комитета и положение о тендерном комитете утверждается приказом руководителя бюджетного учреждения. В своей комитет руководствуется Украины, Положением, утвержденным Министерством экономики Украины 26 12.2000 г. №280, нормативными доку метами заказчика и решениями самого комитета, принятыми им коллегиально.

Комитет должен включать не менее 5 человек, в основном должностных лиц руководителей экономических и юридических служб учреждения, а также работников, которые занимаются снабжением. Все они должны быть лицами, незаинтересованными прямо или косвенно в результатах тендера. Все решения по вопросам, которые рассматриваются на заседаниях тендерного комитета, принимаются простым голосов в присутствии не менее чем двух третей членов тендерного комитета. Оформляются эти решения протоколом, который подписывают все члены комитета, принимавшие участие в голосовании. Возглавлять комитет должен один из заместителей руководителя учреждения. Он и несет персональную ответственность за результаты работы комитета.

Как видим, тендерный комитет полностью отвечает за организацию процедур закупок. Он обеспечивает при этом выполнение следующих функций:

• -- планирование осуществления процедур закупок на протяжении года в пределах выделенных на эти цели бюджетных средств;
• -- выбор процедуры закупки в соответствии с требованиями действующего законодательства;

размещение объявлений о проведении закупок в бюллетени «Вестник государственных закупок» или в других печатных средствах массовой информации, на радио, на телевидении или рассылка приглашений поставщикам об участии их в тендере, а также информирование их о результатах тендеров;

• -- подготовка и рассылка участникам закупок необходимой документации;
• -- предоставление участникам закупок необходимых им разъяснений по тендерной документации;
• -- проведение процедуры предварительной квалификации поставщиков в случае ее применения;

организация приемки, хранения, раскрытия предложений, обеспечение выбора наиболее выгодного предложения исключительно на основании кригериев и методики оценки тендерных предложений и исключительно на основе критериев, в тендерной документация;

• -- ведение необходимой отчетности, касающейся осуществления процедуры закупок;
• -- в случае поступления жалоб от поставщиков -- обеспечение их надлежащего рассмотрения в соответствии с действующим законодательством.

В нормативных актах по проведению тендера определены права и обязанности членов тендерного комитета и его руководителя. Так, тендерный комитет имеет право:

• -- выступать организатором проведения торгов от имени организации-заказчика;
• -- готовить и подавать на утверждение руководителя организации проекты приказов, касающихся состава тендерного комитета и по вопросам проведения торгов;
• -- получать от структурных подразделений учреждения информацию, необходимую для проведения тендеров;
• -- привлекать без права голоса к работе комитета других работников учреждения, сторонних консультантов;
• -- в рамках утвержденной сметы учреждения осуществлять необходимые для проведения процедур закупки расходы.

Тендерный комитет обязан:

• -- организовывать проведение процедур закупок в соответствии с действующим законодательством и установленными процедурами закупок;
• -- использовать необходимое для выполнения возложенных на него задач имущество учреждения;
• -- обеспечивать равные условия для всех поставщиков, принимающих участие в тендере, объективный и честный выбор победите/и;
• -- хранить конфиденциальную информацию;
• -- своевременно готовить письменные разъяснения рутоводителю учреждения обо всех жалобах, поступивших от участников тендера, касающихся возможных нарушений процедуры закупок;
• -- своевременно оформлять соответствующую отчетность и подавать ее на утверждение руководителю учреждения.

Члены тендерного комитета имеют право принимать участие во всех его заседаниях, в обсуждении результатов тендеров и принятии решений по его результатам. Они могут знакомиться со всеми материалами, касающимися оценки и сопоставления тендерных предложений поставщиков, вносить предложения на рассмотрение тендерного комитета, а также имеют право на внесение своего особого мнения в протоколы заседаний тендерного комитета.

Члены тендерного комитета обязаны придерживаться норм действующего законодательства в сфере государственных закупок, объективно и непредубежденно рассматривать тендерные предложения поставщиков, обеспечивать сохранение информации, касающейся деятельности комитета. При этом руководитель и его члены несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за нарушения, допущенные во время проведения процедур закупок, за неправильность и необъективность принятых решений, несоблюдение требований достоверности и сохранения конфиденциальной информации, недостатки в ведении отчетности.

При выявлении нарушений в работе комитета, в частности вследствие рассмотрения жалоб от поставщиков, участвующих в проведении тендеров, руководитель тендерного комитета подает письменные разъяснения руководителю бюджетного учреждения.

Как видим, в нормативных документах подробно расписаны все стороны деятельности тендерных комиссий и комитетов, однако практика показывает, что нормативные документы еще очень несовершенны. Деятельность тендерных комитетов является фактически закрытой. Порядок проведения тендеров имеет целый ряд недостатков.

До 2003 года тендер проводился «с копейки». Законом Украины от 16.012003п, начиная с 20 апреля 2003 года предусмотрено распространение действия Закона «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» только на закупки, стоимость которых равна или превышает сумму, эквивалентную 2 тысячам евро, а с 2005 года -- 5 тыс. евро.

Еще один недостаток -- сложность контроля за деятельностью тендерного комитета или комиссии. Суть недостатка заключается в следующем. Формально тендер может- проводиться в соответствии с требованиями законодательства, однако фактически результаты тендера могут «распределяться» между участниками, го есть одну позицию или сделку выигрывает один участник, другую другой и т.д. Этому во многом способствует закрытость работы тендерных комитетов, в том числе и требование соблюдения конфиденциальности.

В этом случае возможны и другие нарушения:

• 1) все участники предлагают одну пену, но выигрывает один, например, благодаря тому, что у него наименьшие транспортные расходы;
• 2) один из участников предлагает более низкую цену, но потом включает в счет расходы;
• 3) участник выигрывает тендер, получает аванс, но поставку производит через длительное время, например через полгода;
• 4) участник предложил более низкую цену, но при закупке учреждение несет большие расходы по доставке закупленной продукции.

Такие результаты тендеров могут объясняться как низкой квалификацией участников комиссий, так и их умыслом.

При проведении плановых ревизий ревизоры обычно проверяют правильность оформления документации о проведении тендеров и ее соответствие требованиям нормативных актов. Между тем при тщательном рассмотрении материалов тендеров могут обнаружиться следы нарушений законодательства о проведении тендеров.

Для того чтобы определить, какие действия помогут ревизорам выявить следы нарушений при проведении закупок на условиях тендера, представим процедур) проведения тендера в виде схемы.

Из схемы на рис. 3. видно, что участников в обычном случае должно быть не менее трех, и это требование Заказчик обычно выдерживает. Однако если есть договоренность между Заказчиком и несколькими дружественными организациями, выступающими в качестве Участников, го результаты закупок на условиях тендера будут разыграны между такими участниками без широкой огласки и привлечения сторонних организаций.

Для выявления таких нарушений нужно тщательно проверить всех участников тендеров за достаточно большой период времени. Если в качестве Участников повторяются одни и те же организации, это может свидетельствовать о возможном мошенничестве Заказчика при проведении тендеров. Поэтом при проведении ревизий необходимо проводить тщательную проверку участников тендеров. Если в тендере участвуют одни и те же поставщики, то это может косвенно свидетельствовать о нарушении законодательства по осуществлению процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, то есть условиям проведения тендеров.

Согласно законодательству Заказчик заключает договор на поставку продукции или на выполнение работ с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Уровень цены определяется по результатам ценовых предложений участников тендера. Но, если тендер является «договорным», то этот уровень цен может существенно превышать сложившийся на конкурентном рынке. В этом случае внешне все требования законодательства соблюдены, победитель выявлен на конкурсной основе, однако, по существу можно вести речь о нецелевом использовании бюджетных средств или об их хищении по сговору между Заказчиком и Участником.

• 1. Участников должно быть не менее трех. В запросе записываются условия относительно цены - включать ли в нее транспортные расходы, страхование и т. д., а также указываются предельные сроки подачи предложений.
• 2. Участник дает только одно ценовое предложение в запечатанном конверте.
• 3. В течение установленного срока, Заказчик информирует о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений всех участников, которые подали свои ценовые предложения, но не присутствовали во время их раскрытия.

Поэтому при проведении ревизий в бюджетных учреждениях необходимо проводить контроль уровня отпускных пен поставщика--участника тендера. Должен проверяться уровень рыночных цен, действующих на период тендера. Этот уровень можно определить а, кроме того, можно сделать письменные запросы на крупные оптовые базы и в розничные магазины и по результатам ответов на эти запросы составить представление об уровне цен, сложившихся на момент проведения тендера.

Согласно действующим правилам проведения тендеров, договор заключается с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Однако, понятие «наименьшая цена» требует разъяснения. Как известно, фактическая себестоимость может включать отпускную цену поставщика, но и транспортные расходы, страховые платежи, таможенные пошлины и сборы, расходы на дополнительные услуги по доведению до уровня требований покупателя и т.д.

Наименьшая цена по результатам тендерной закупки должна учитываться по совокупности расходов, включаемых в фактическую себестоимость закупаемых продуктов. Иногда поставщики с целью повышения отпускной цены на продукцию выполняют дополнительные работы, непредусмотренные договором, и включают стоимость этих работ в счет к оплате.

Например, при покупке легкового автомобиля фирма-поставщик провела работы по тонированию стекол, которые не были предусмотрены договором. В результате стоимость автомобиля с учетом дополнительных издержек оказалась выше, чему других фирм, участвовавших в тендере. На такие случаи ревизоры также должны обращать внимание

Отсюда следует вывод: необходимо проводить проверку фактической себестоимости закупок и сравнивать ее с издержками, определенными в договоре.

Многие бюджетные учреждения, постоянно производят закупку продуктов питания, которые относятся к товарам сезонного ассортимента. I1ены на такие продукты существенно изменяются в зависимости от времени года. Цена, принятая по условиям тендера в феврале как нормальная для того периода, будет считаться завышенной по условиям. Если поставщик, получив предоплату, задерживает поставку, то вполне вероятно, что он делает это с умыслом. При проверке таких закупок может оказаться, что поставка продуктов осуществляется по завышенным сезонным цепам.

Поэтому при проверке следует осуществлять контроль своевременности поставок.

Основным способом контроля за наличием товарно-материальных ценностей является инвентаризация, которая проводится инвентаризационной комиссией. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.1998 г. №90.

Инвентаризационная комиссия проводит работу по снятию остатков и параллельно оформляет инвентаризационную опись. В инвентаризационной описи комиссия указывает наименование и фактическое количество материальных ценностей в порядке снятия остатков по местам их хранения. После окончательной проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия передает в бухгалтерию опись, и бухгалтер представляет в инвентаризационной описи цены и подсчитывает стоимость как отдельных материалов, так и общую стоимость всех товарно-материальных ценностей по описи.

Результаты инвентаризации выявляются после составления в бухгалтерии сличительной ведомости, в которой данные аналитического учета сопоставляются с фактическими остатками, отраженными в инвентаризационной описи

В параграфе 1.3 была рассмотрена методика проведения инвентаризаций. На практике эта методика часто нарушается, несмотря на подробное описание в инструкциях по проведению инвентаризации общего порядка действий, которые должны выполнять участники проведения инвентаризаций.

Возникает вопрос, как добиться объективности результатов при проведении инвентаризации. Возможны два направления. Первое -- это обучение работников, которые привлекаются к проведению инвентаризации;

второе -- усиление внешнего контроля за действиями инвентаризационных комиссий со стороны органов, проверки в бюджетных учреждениях.

Действия руководства по усилению контроля могут заключаться в следующем. Членам инвентаризационных комиссий кроме общих правил проведения инвентаризации нужно рассказывать об особенностях проверки тех ценностей, инвентаризацию которых они будут проводить, а также о правилах оформления результатов инвентаризации. Ведущую роль при проведении инвентаризации должны играть работники бухгалтерии, которые, в конечном счете, отвечают за правильность ее проведения, достоверность результатов и своевременность отображения в учете результатов проведения инвентаризации.

Следует отметить, что наиболее эффективными с точки зрения являются внезапные инвентаризации. Такие инвентаризации полезно проводить учреждений в подведомственных подразделениях. Они не требуют больших затрат труда и в то же время повышают ответственность материально-ответственных лиц в своевременности и списания ценностей, правильности их хранения, предупреждают злоупотребления.

Внешний контроль финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений осуществляет в основном контрольно-ревизионная служба.

Обычная пращ ока контрольно-ревизионной службы заключается в том, что по приезду в учреждение работники аппарата проводят инвентаризацию денежных средств и товарно-материальных ценностей, и уже после этого ими проводится документальная ревизия. Результаты инвентаризаций, в которых участвовали работники контрольно-ревизионной службы можно считать более объективными. Можно предложить такую методику проверки и контроля деятельности инвентаризационных комиссий со стороны ревизоров и отражения результатов инвентаризаций документах учреждения.

В первую очередь необходимо установить логическую последовательность выполнения всех работ, связанных с проверкой материалов инвентаризации. Такую последовательность дает «Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса», утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины № 90 от 30.10.1998 г.. На базе этого документа и разработана блок-схема, представленная на рис. 4.

Согласно блок-схеме при проверке материалов инвентаризации необходимо убедиться в том, что, во-первых, сроки проведения инвентаризации в учреждении выдерживаются, а во-вторых, что забалансовое имущество также подвергалось проверке.

Если сроки проведения инвентаризации, оговоренные в пункте 1.5 Инструкции, не выдерживаются, или инвентаризация вообще не проводится, то это свидетельствует в лучшем случае о плохой организации бухгалтерского учета в учреждении. Этот пункт можно считать исходным при проведении работы контролерами и ревизорами.

Следующим по порядку действием ревизоров является проверка полноты проведения инвентаризации. Здесь нужно провести более сложное исследование. Необходимо сравнить итоговые данные, полученные по результатам инвентаризационных описей, с остатками по счетам аналитического учета, а их, в свою очередь, с данными синтетического учета по каждому счету или субсчету. Данные аналитического учета в бухгалтерии могут находиться в зависимости от используемого метода учета материальных запасов либо в карточках количественно-суммового учета, либо в оборотно-сальдовой ведомости. С ними и сравниваются данные описей по каждой позиции.

Если итог по синтетическому учету, рассчитанный по результатам аналитического учета и по данным инвентаризационных ведомостей не сходится, причем в учете выше, можно сделать вывод, что по определенному кругу материальных ценностей инвентаризация в установленные сроки не проводилась.

Следующим пунктом проверки является проверка материально-ответственных лиц, которые подписывали описи. Согласно законодательству со всеми материально-ответственными лицам! должны быть заключены договора на полную материальную ответственность. Возможные нарушения в этом отношении -- отсутствие договоров о полной материальной ответственности некоторых материально-ответственных лиц или их без передачи материальных ценностей.

Проверка по этой позиции может заключаться в следующем. Фамилии и количество лиц, приведенных в описях, с данными аналитического учета ведущегося в разрезе лиц. В отделе необходимо взять справку о датах зачисления на работу и увольнения все: материально-ответственных лиц, чтобы выяснить, не числятся ли за выбывшими работниками материальные ценности.

Наиболее объемным этапом проверки является проверка правильности оформления результатов инвентаризации.

В ходе проведения этого этапа необходимо провести формальную проверку описей, то есть проверить наличие всех рек визитов и нормативную проверку на соответствие требованиям. Далее следует проверить правильность схождений между данными инвентаризационных описей и данными. В ходе этой проверки проверяется правильность; информации из инвентаризационных описей в сличительную ведомость, а потом проводится проверка самой сличительной ведомости: править но ли рассчитаны нормы естественной у были по тем продуктам, где устанавливаются нормативными актами, правильно ли рассчитан убытков по результатам недостач сверх норм естественной убыли, имеются ли пояснения материально-ответственных лиц но поводу выявленных недостач.

Деятельность инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризации заканчивается составлением протокола заседания комиссии. В этот протокол комиссия вносит после своей проверки данные о результатах, рассчитанные бухгалтерией Он должен содержать конкретные предложения и заключения, которые комиссия считает нужным зафиксировать по результатам проделанной работы. В частности, там должна быть информация о причинах возникновения недостач, потерь и излишков у материально ответственных лиц, комиссия называет, какие приняты меры к виновным лицам. Конкретными недостатками, на которые ревизоры должны обращать внимание при проверке могут быть следующие:

отсутствие в протоколах заключений и предложений по результатам работы инвентаризационных комиссий,

• - отсутствие информации о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях - и излишках;
• -- несвоевременное утверждение руководителем учреждения результатов инвентаризации.

Согласно Инструкции результаты инвентаризации должны быть введены в систему бухгалтерского при финансовой отчетности, поэтому последним этапом проверки, проводимой ревизорами должна быть проверка правильности регулирования инвентаризационных разниц. Для того чтобы выяснить, включены результаты инвентаризации в отчет за тот период, в котором проводилась инвентаризация, необходимо проверить регистры: мемориальный ордер 16, «Отчет о движении материальных ценностей» и пояснительная записка к годовому отчету.

Наиболее часто случаями нарушений является неотражение в бухгалтерском учете выявленных инвентаризационных недостач, потерь и излишков. Иногда в учете недостачи и потери имущества отражаются в учетных ценах, хотя нормативные документы требуют расчета величины ущерба по специальным формулам.

Учет материалов в бюджетных учреждениях (БУ) отличается от учета в коммерческих организациях. В этой статье вы найдете информацию об особенностях отражения транзакций с материалами в БУ.

Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105

Бухгалтерский учет материальных запасов в БУ регулируется приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н. Однако также все государственные организации следуют главному НПА, которым является приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Указанные законодательные акты утверждают частный и общий планы счетов и инструкции, разъясняющие их использование. Вся изложенная в статье информация и описываемый порядок списания материальных запасов в бюджетных учреждениях базируются на положениях этих НПА.

В состав материальных запасов входят предметы, которые используются не более года, готовая продукция, товары, а также другие специфические активы, перечисленные в п. 99 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н). Для их учета предусмотрен синтетический счет 010500000 «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18-26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22-26.

Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).

Номер разряда счета
Финансовое обеспечение	Объект учета	Группа объекта учета	Вид объекта учета	Вид поступлений, выбытий объекта учета
Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»
1 — за счет средств бюджета	105 — материальные запасы	3 — иное движимое имущество	2 — продукты питания	340 — увеличение стоимости

Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в данной статье не рассматриваются.

Учет поступления материалов

Материалы приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит:

• стоимость, уплачиваемая поставщику;
• суммы за сопутствующие услуги;
• таможенные пошлины;
• другие расходы, связанные с покупкой материалов.

Для отражения поступлений выделены отдельные аналитические счета «Материальные запасы», в разрядах 24-26 которых используется код 340 для каждого вида материалов: 010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340 (см. приказ № 174н).

БУ может закупать материалы самостоятельно или через головное учреждение (при недостаточности полномочий). Основные проводки по поступлению материалов смотрите в таблице ниже, другие транзакции можно найти в п. 34 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Проводка	Описание проводки
Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»	Покупка материалов
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»	Передача материалов от вышестоящего учреждения
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010624340, 010634340)	Самостоятельное производство материалов, покупка по ряду договоров (стоимость материалов, транспортные затраты, консультационные услуги и т. д.)

Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания

Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:

• по фактической стоимости отдельного предмета;
• средней фактической стоимости.

Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года. Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.

Пример

На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.

Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:

(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.

Общая сумма затрат на использованный ватман равна:

166,8 × 15 = 2 502 руб.

Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.

Проводка	Описание проводки
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272)	Использование материалов в текущей деятельности или при производстве
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)	Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче
Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)	Передача материалов от головного учреждения подведомственному

О том, как ведется учет материалов в коммерческих организациях, читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов» .

Итоги

Ведение бухгалтерского учета в БУ строго регламентировано нормативными актами. Каждое движение материалов должно быть оформлено первичными документами и отражено в учете бухгалтерскими проводками, использующими свои особые (бюджетные) счета бухучета.