Период инвентаризации основных средств. Результаты инвентаризации основных средств в ну
Инвентаризация основных средств - это одна из форм проверки, в результате которой выявляется количество и текущее финансовое состояние имущества. Рассказываем, как следует проводить инвентаризацию, и какими документами оформляются результаты.
Что такое инвентаризация основных средств
В первую очередь необходимо разобраться с вопросом, что же такое инвентаризация имущественных активов. Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.
Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в Приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.
Когда проводить
Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.
Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной проверки:
- чрезвычайная ситуация;
- продажа или аренда активов;
- реорганизация, ликвидация учреждения;
- обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
- назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.
Как провести инвентаризацию
Инвентаризируется как имущество, находящееся в собственности организации, так и оборудование, полученное на правах аренды (хранения), которое находится в распоряжении компании. Проверка в компании должна проводиться непосредственно по адресу фактического нахождения объектов ОС. При процедуре должны присутствовать матответственное лицо организации и руководитель в случае коллективной материальной ответственности.
В порядке проведения инвентаризации основных средств существуют три общепринятых этапа.
Этап 1 — оформление приказа (ИНВ-22) о проведении инвентаризации, определении ее сроков и проверяемых активах организации и формировании инвентаризационной комиссии. Членов назначает и утверждает руководство. Обычно в состав комиссии входят представители бухгалтерии, ответственные за основные средства работники и руководитель. При проведении проверки должны присутствовать все члены комиссии.
До начала процедуры все члены комиссии получают для изучения сводную документацию и отчеты о состоянии основных средств в учреждении, в которой необходимо отметить дату, указав «до инвентаризации на ____». Проверяют документы, правоустанавливающие собственность на имущество, актуальные данные бухгалтерского учета, технические регистры.
Этап 2 — проведение процедуры. Все сведения, полученные в ходе сверки, указываются в описи ИНВ-1. Комиссия должна отразить в акте наименование объектов, инвентарный номер основных средств и текущие физическое состояние и фактическую сумму ОС. Если проверяется оборудование или транспорт, то необходимо внести данные техпаспорта:
- заводской номер;
- год изготовления;
- уровень мощности.
Если основные средства на момент проведения проверки отсутствуют в учреждении по функциональной причине, то сверка производится до момента временного отсутствия объекта.
Скачайте образец заполнения инвентаризационной описи основных средств, чтобы упростить работу.
Этап 3 — выявление несоответствий в результатах сверки и данных бухгалтерского учета. По итогам проверки необходимо составить ведомость ИНВ-18, в которую и вносятся все изменения и расхождения, указанные членами комиссии в инвентаризационной описи. ИНВ-18 формируется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Ответственные сотрудники должны передать членам комиссии на рассмотрение объяснительную, в которой будут изложены причины образовавшихся несоответствий.
Если какие-либо имущественные объекты находились во время инвентаризации в ремонте, то для них необходимо составить ведомость ИНВ-10 и внести в нее сведения о стоимости активов и ремонтных издержках. Для объектов, которые находятся в аренде (на хранении), также составляется обособленная ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие правовой факт аренды (хранения) ответственной организации.
Отдельный реестр формируется и для тех объектов, которые не используются в деятельности учреждения из-за невозможности их восстановления. Необходимо указать в описи дату ввода таких ОС в эксплуатацию и технические особенности, по которым фактическое пользование оборудованием невозможно.
Как отразить инвентаризацию в бухгалтерском учете
Бухгалтерские записи формируются, исходя из установленных результатов инвентаризационной сверки. По факту проведения инвентаризационной проверки может быть выявлен либо излишек, либо недостача.
При отражении результатов и составлении итоговых проводок бухгалтер должен руководствоваться п. 28 Приказа Минфина России № 34н от 29.07.1998.
Под излишком в данном случае понимается ситуация, когда имущественные объекты на дату проведения сверки отражаются по текущей стоимости данного актива на рынке. Выявленная цена относится к финансовым результатам, а именно: прибыли, включенной в состав прочих доходов у коммерческих компаний, или же на доходы для некоммерческих организаций.
Недостача, выявленная по итогам, бывает двух видов:
- Недостача в рамках естественной убыли. При ее обнаружении денежное значение записывается либо на затраты, либо на издержки обращения.
- Недостача сверх естественной убыли. В ходе проведения сверки обнаруживают виновных сотрудников и списывают такую недостачу на конкретных лиц. Однако бывают ситуация, что лиц, из-за которых образовалась недостача, обнаружить не удалось, следовательно, нет возможности к взысканию долговых обязательств по судебному решению. Тогда сумма недостатка списывается на убыток (финрезультат) для коммерческих фирм. Некоммерческие организации списывают убыток на расходы.
По ст. 138 ТК РФ, удержание выявленных сумм недостатка с виновных сотрудников не может превышать 20 % от заработной платы за месяц.
Если же в ходе проверки комиссией были обнаружены неучтенные имущественные объекты, то их надлежит проводить по текущей рыночной стоимости на учетных счетах для ОС (п. 36 Методических рекомендаций — Приказ Минфина России № 91н от 13.10.2013).
Из этой статьи вы узнаете:
Все материальные активы компании, которые она использует в своей деятельности для производства и поставок товаров, сдачи в аренду, предоставления услуг, называются основными средствами (ОС). Сюда относят здания, станки, компьютеры, скот, дороги и даже природные ресурсы. Всё это отражается «на бумаге» - в бухгалтерском учете. Чтобы определить, соответствует ли фактическое наличие ОС отчетности, нужна инвентаризация.
ЦЕЛЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
В идеальном случае, все ОС, что есть «на бумаге», должны быть в наличии. Не должно быть недостач, избытка или неучтенных активов. Но на самом деле такая ситуация редкость, характерная для небольших компаний. Для тех предприятий, которые владеют большим количеством активов, обычно всплывают ситуации с недостачами. Имущество может прийти в негодность, быть утрачено или даже украдено. Поэтому главная цель - определить, соответствует ли бухгалтерская отчетность реальному положению дел.
Еще при инвентаризации основных средств фиксируются все изменения, которые происходят с активами. К примеру, здание может быть реконструировано - надстроили дополнительный этаж. Или ситуация противоположна - часть строения снесли.
КАК ЧАСТО НУЖНО ПРОВОДИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ?
Периодичность проведения процедуры инвентаризации определяется руководителем организации, но не реже чем 1 раз в 3 года. Результаты используются для составления годовой отчетности, т. е. в 2018 году можно использовать данные о результатах инвентаризации основных средств 2017 или 2016 года.
Но есть несколько случаев, когда проведение процедуры обязательно - согласно п. 27
приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598):
- если активы, относящиеся к основному имуществу компании, арендуются, выкупаются или сдаются в аренду;
- если меняется материально ответственное лицо - человек, который юридически отвечает за имущество;
- если обнаружен факт кражи или порчи имущества, а также злоупотребления им;
- если произошла чрезвычайная ситуация - пожар, наводнение и т.д. - в результате которой имущество может быть утрачено или испорчено;
- если компания ликвидируется или реорганизуется.
Если предусмотрена коллективная материальная ответственность, то проведения такого мероприятия, как инвентаризация основных средств, могут потребовать участники коллектива, из которого выбыло (были уволены или переведены) больше половины людей.
ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС
На основании приказа руководителя создается инвентаризационная комиссия, которая будет контролировать порядок процесса по учету инвентаризации ОС. В такую комиссию обязательно включают представителя бухгалтерии. Проверка проходит только в присутствии ответственного за имущество лица. Причем такой сотрудник дает расписку о сдаче в бухгалтерию всех приходно-расходных документов.
Чтобы ускорить инвентаризацию, перед её началом проверяют некоторые документы:
- договоры на хранение или аренду по объекту или имуществу, которое сдавала или принимала компания;
- техпаспорта на машины, станки и другое оборудование;
- описи, инвентарные книги и карточки, которые используются для того, чтобы сделать учет.
ТРИ ОСНОВНЫХ ЭТАПА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС:
Удостоверившись в наличии, можно приступать к инвентаризации основных средств, которую делят на три этапа:
- Члены инвентаризационной комиссии получают в бухгалтерии актуальные документы наличия ОС компании. На них делают пометку «до инвентаризации» на определенную дату. Проходит проверка на право собственности сооружений и других объектов, находящихся на учете и в распоряжении компании.
- В ходе второго этапа комиссией должны быть проверены основные средства с указанием фактического инвентарного номера, показатели и их назначение.
- После проверки выявляются расхождения между учетными и фактическими данными в документах.
Если проверяется транспортное средство или оборудование, в ходе описи в документе указывают заводской номер, мощность, год выпуска. Есть ситуации, когда нет возможности произвести осмотр. К примеру, автомобиль находится в командировке или ж/д состав отправлен в рейс. В этом случае, проверку проводят до отсутствия ТС или по существующей накладной.
Комиссией по проведению инвентаризации основных средств может быть установлено, что работы по реконструкции или сносу зданий могут быть не отражены в бухгалтерии. В этом случае, члены определяют, увеличилась или уменьшилась балансовая стоимость, изменения отражаются в документах. Врез.
Если в ходе бухучета было установлено, что активы не пригодны для эксплуатации, составляется отдельная опись. Здесь указывают год ввода в эксплуатацию и причины, по которым дальше использовать актив невозможно.
ИЗЛИШКИ И НЕДОСТАЧА ПРИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС
Во многих случаях комиссией обнаруживается неожиданные результаты инвентаризации ОС - недостача или отсутствие имущества, которое числится на балансе. Иногда удается сразу обнаружить причину - оборудование может храниться на другом складе, причем это должно быть подтверждено документально. В противном случае, недостача - основание для проведения служебного расследования.
Возможна ситуация, обратная недостаче - в процессе проведения инвентаризации ОС обнаруживаются активы, которые не состоят на балансе. В этом случае главное выяснить, откуда взялось то или иное средство. Оно может быть получено как законным способом, по форме - договор дарения, неучтенная прибыль прошлых лет, так и незаконно - если сотрудники занимаются деятельностью, не входящей в круг их обязанностей или имеют место другие нарушения законодательства. Обнаружение неучтенных средств также может стать причиной служебного расследования. Если основные средства получены законно, то они вносятся к активам компании, причем вместе с определением их рыночной стоимости, вне зависимости, рубль они стоят, тысячу или выше.
ОТРАЖЕНИЕ ИЗЛИШКОВ И НЕДОСТАЧ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
Недостача или излишки ведут к изменению состояния учитываемых объектов. Чтобы отразить это в бухгалтерии, используют проводки.
При обнаружении излишков:
- ДТ 01 КТ 91-1 - основное средство оприходовано.
Недостача, с учетом того, что виновные не найдены:
- ДТ 02 КТ 01 - списывает амортизацию по необнаруженным средствам;
- ДТ 94 КТ 01 - списывает остаточную стоимость;
- ДТ 91-2 КТ 94 - отражает недостачу в прочих расходах.
Если удалось установить виновных, то:
- ДТ 73 КТ 94 - недостача списывается за счет виновных;
- ДТ 50 КТ 73 - сотрудником погашается сумма задолженности.
Чтобы компенсировать недостачу, у виновного работника удерживаются средства с заработанной платы, но не более 20% от неё.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОС
Нужно оформить следующие документы:
- приказ о проведении инвентаризации основных средств - форма ИНВ-22. Здесь указывают причину, имущество, которое инвентаризируется, сроки, состав комиссии с указанием должности и ФИО;
- все инвентаризации заносятся в журнал учета приказов - форма ИНВ-23. Здесь записаны данные о компании или структурном подразделении, где проводится проверка, ответственные за имущество лица, данные об инвентаризируемом имуществе, людях, которые входят в комиссию, фактическая дата начала и завершения процедуры, результаты, даты подведения итогов и принятых мер;
- в опись по форме ИНВ-1 записывают данные, которые получают в ходе осмотра имущества;
- если какие-то средства находятся в ремонте, это отражается в форме ИНВ-10. Здесь же указываются расходы на ремонт, его стоимость;
- в ведомости ИНВ-18 фиксируют расхождения фактического количества с бухгалтерским. Документ по форме должен быть составлен в двух экземплярах - для ответственного лица и бухгалтерии.
РЕЗУЛЬТАТЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
В результате правильно проведенной процедуры компания получает четкое понимание, каким имуществом она располагает, и может распоряжаться им более грамотно для получения максимальной прибыли. К тому же ошибки ведут к неточностям в отчетности - если это будет обнаружено налоговыми органами, предприятию грозят штрафы.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОС В LEADER TEAM
Этот процесс может занять массу времени, если подходить к нему без должного профессионализма. Но если поручить эту задачу специалистам, то можно получить быстрый результат, при этом соответствующий стандартам высокой точности.
Leader Team предлагает свои услуги, связанные с предоставлением профессионалов по инвентаризации. При обращении к нам, можете быть уверены, что данная процедура займет всего лишь за 1 день или 1 ночь - по вашему выбору. Можно провести подсчет во всех филиалах сразу - это удобно для владельцев разветвленной сети.
Для того чтобы узнать подробности - просто позвоните нам по одному из указанных на сайте телефонов, или оставьте заявку в форме быстрой связи.
Руководство предприятия заинтересовано в том, чтобы получать точную информацию относительно активов и обязательств предприятия. Бухгалтерский учёт отражает сведения относительно оприходования, выбытия, изменения стоимости основных средств. Но достоверность этой информации подтверждается только инвентаризацией. Расскажем, как провести инвентаризацию основных средств, выявить возможные излишки и недостачи имущества, а также грамотно оформить итоги проверки.
Основные этапы инвентаризации в организации
Учёт предприятия сосредоточен в бухгалтерии. Сотрудники бухгалтерской службы обрабатывают, систематизируют учётные показатели, формируют отчёты. Имущество предприятия распределяется по участкам, цехам, строительным площадкам и другим местам. Столы, компьютеры, сейфы, установленные в помещении, бухгалтерии видны каждый день. А вот на месте ли оборудование, в каком состоянии находится транспорт и другие основные средства (ОС), можно узнать только при инвентаризации.
Как должна проводиться сверка наличия оборудования и инвентаря на предприятии
Инвентаризация обязательна в нижеперечисленных случаях.
Читайте в статье как проводится инвентаризация денежных средств в кассе:
- При подготовке отчёта за текущий год.
- В случае выявления хищений имущества.
- Если увольняется материально ответственный работник.
- Перед проведением обязательного аудита.
- При продаже либо сдаче имущества в аренду.
- В случае повреждения или гибели ОС.
- Когда предприятие прекращает функционировать.
Периодичность инвентаризации и срок её проведения
Особенности процесса инвентаризации основных средств
Периодичность инвентаризации основных средств устанавливается предприятием в учётной политике.
Состав комиссии
В инвентаризационную комиссию предприятия принято включать:
- главного инженера или руководителя подразделения предприятия;
- экономиста;
- бухгалтера;
- инженера;
- юриста.
Образцы инвентаризационных ведомостей
Комиссия действует на основании распоряжения руководителя о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22. Бланк доступен по бесплатной ссылке .
Форма приказа и методика его заполнения
Приказ регистрируется в книге контроля № ИНВ-23. Утверждать членами комиссии целесообразно сотрудников, работа которых не носит разъездной характер. Если участник комиссии в день инвентаризации будет в командировке, то итоговые документы не подлежат утверждению. Бланк формы ИНВ-23 можно получить .
Технология подготовки к документальной инвентаризации
До инвентаризации в бухгалтерии членами комиссии проверяются:
- учётные книги;
- картотека;
- описи основных средств;
- техническая документация;
- сведения относительно арендованного имущества.
Видео: оприходование неучтённых ОС
Обеспечение процедуры инвентаризации
Инвентаризация проводится по местам эксплуатации основных средств. По прибытии комиссии материально ответственное лицо (МОЛ) даёт расписку относительно оприходования и выбытия имущества. Виза председателя позволяет зафиксировать остатки имущества в учёте до начала инвентаризации. Расписка предусмотрена формой инвентаризационной описи № ИНВ-1.
Бланк формы можно бесплатно скачать по ссылке .
Как осуществляется проверка ОС
МОЛ присутствует при осмотре и подсчёте основных средств. Комиссия записывает в опись номера, названия основных средств, а также их технические характеристики. Проверяет документальное подтверждение права собственности предприятия на недвижимое имущество.
Примите к сведению, что подпись МОЛ в описи № ИНВ-1 обязательна.
Видео: как провести инвентаризацию товаров
Как проводить проверку учётных и фактических сведений
Инвентаризационная комиссия проверяет полученные сведения. Когда обнаружены основные средства, которые не числятся в учёте, отражаются характеристики для идентификации: материал, размеры, мощность, назначение, другие. Если показатели количества и стоимости основных средств совпадают с учётными, комиссия в протоколе заседания по итогам инвентаризации указывает на отсутствие расхождений.
Пример сличительной описи
По всем выявленным отклонениям составляется сличительная ведомость № ИНВ-18, в которой обязательна подпись МОЛ.
Форма сличительной ведомости для отражения итогов инвентаризации ОС состоит из двух частей. В «шапке» указываются:
- общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
- сведения об инвентаризации - основание для её проведения, а также даты начала и окончания;
- номер и дата составления ведомости.
- вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учёте; в противном случае ставится прочерк.
В табличной части обычно отражаются данные «нестыковок» ОС по их количеству.
Бланк формы № ИНВ-18, нужной каждому бухгалтеру, прилагается по этой ссылке .
Отражение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия подводит итоги на заседании. Результаты инвентаризации представляются в форме №ИНВ-26. Бланк прилагается по данной ссылке.
Председатель инвентаризационной комиссии подписывает заполненную и проверенную ведомость. Протокол заседания, форма № ИНВ-26, инвентаризационная опись, сличительная ведомость передаются руководителю. Итоги инвентаризации утверждаются приказом.
Видео: правила сличения имущества с данными первичных документов
На заключительном этапе документация по инвентаризации поступает в бухгалтерскую службу. Все расхождения, выявленные во время проверки, должны быть должным образом зафиксированы в учёте.
Таблица: как оприходовать излишки имущества или списать его недостачу
| Тип расхождения | Порядок бухгалтерского учёта |
| Излишек | Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации |
| Недостача в пределах норм естественной убыли | Отнесение на издержки производства или обращения (расходы) |
| Недостача сверх норм естественной убыли | Отнесение за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации |
Способы регулирования расхождений в бухгалтерском учёте
Расхождения учётных и фактических сведений отражаются в бухгалтерском учёте. Если найдены виновные в недостаче, стоимость имущества будет взыскана в добровольном порядке или по решению суда. Если виновные в недостаче отсутствуют, стоимость относится на прочие расходы. Неучтённое имущество оприходуется по стоимости оценки. Бухгалтерские записи приведены в таблице.
Таблица: как должны составляться проводки по итогам инвентаризации
Причины ошибок при проведении инвентаризации и оформлении её итогов
Существует риск несерьёзного отношения к инвентаризации. Нежелание брать на себя дополнительные хлопоты, уверенность, что имущество находится под контролем, желание обойтись минимальными действиями приводят к появлению заполненной описи № ИНВ-1 без выхода на места хранения и эксплуатации имущества.
В этой статье можно ознакомиться с порядком проведения ревизии кассы и кассовых операций:
Ошибочным подходом к инвентаризации будет составление от пяти до десяти инвентаризационных описей второпях, одной и той же датой. Помните, что инвентаризационная комиссия физически не способна проверить за один день имущество на разных площадках и объектах.
Инвентаризация подтверждает состояние активов и достоверность учёта, поэтому небрежно проведённая или незаконченная проверка чревата искажением бухгалтерских регистров.
Значение своевременной и полноценной инвентаризации для составления годового отчёта предприятия сложно переоценить: благодаря ей возможны своевременная переоценка товара, утратившего часть потребительских качеств, а также списание пришедшего в негодность имущества. Взаимодействие руководства, бухгалтерской службы, специалистов при инвентаризации обеспечивает надлежащий контроль за движением основных средств и достоверность бухгалтерской отчётности компании.
В статье рассматривается:
- порядок подготовки к инвентаризации;
- случаи;
- сроки ее проведения;
- документальное оформление.
В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Этапы проведения инвентаризации
Общая схема проведения инвентаризации
Подготовка к инвентаризации
Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).
В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)
До того как началась инвентаризация:
- МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
- председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
- руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Проведение инвентаризации
МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).
Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.
При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.
Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.
В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризации
Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).
Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3.
В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:
- наименование объектов, подлежащих проверке;
- количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
- общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
- число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
- отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
- подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
- подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).
Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.
Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19.
Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.
Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.
Особенности инвентаризации отдельных видов имущества
Инвентаризация ОС
При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:
- полное наименование;
- назначение;
- инвентарные номера;
- основные технические показатели;
- заводской инвентарный номер.
При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.
В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.
ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.
Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:
- дата ввода в эксплуатацию;
- причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.
Инвентаризация ТМЦ
Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.
Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:
- наименование;
- количество;
- цена и сумма;
- дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
- наименование поставщика.
При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».
Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:
- в пути;
- находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
- отгружены, но не оплачены;
- не находятся в подотчете МОЛ.
В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:
- времени эксплуатации;
- причин негодности;
- возможности использования в хозяйственных целях.
Тара указывается в описи по:
- виду;
- целевому назначению;
- качественному состоянию:
- новая;
- бывшая в употреблении;
- требующая ремонта.
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
- 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
- 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
- 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.
Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.
Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.
Инвентаризация денежных средств
Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У .
При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:
- наличных денежных средств (далее ДС);
- ценных бумаг;
- денежных документов:
- почтовые марки;
- марки госпошлины;
- вексельные марки;
- путевки в дома отдыха (санатории);
- авиабилеты;
- прочие денежные документы.
Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.
Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы
При инвентаризации НМА комиссия проверяет:
- наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:
- правильность оформления ценных бумаг;
- реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
- своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
- сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.
Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.
Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:
- название;
- серия и номер;
- номинальная и фактическая стоимость;
- срок гашения;
- общая сумма.
Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.
Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).
Учет результатов инвентаризации
Результатом инвентаризации могут быть:
- излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
- недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.
Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал
В соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств проводится ежегодная инвентаризация основных средств. Инвентаризация также может проводиться в соответствии с требованием письменного приказа руководителя. Если при инвентаризации выявляются недостачи основных средств, их излишки, то формируются сличительные ведомости (форма № ИНВ-18). В них отражаются результаты инвентаризации в части расхождения данных инвентаризационных описей и бухгалтерского учета.
Отражение в учете результатов инвентаризации основных средств
Порядок проведения результатов инвентаризации основных средств в учете:
- излишки основных средств оприходуются по рыночной стоимости и помещаются в состав прочих доходов;
- недостачи основных средств проводятся в зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц.
Результаты инвентаризации проводятся в отчетности и учете того месяца, в котором завершилась инвентаризация, а если это была годовая инвентаризация, то в годовом бухгалтерском отчете.
Как оприходовать основное средство, выявленное при инвентаризации
Выявленные во время проведения инвентаризации излишки оприходуются на 01 счет, счет учета основных средств, в корреспонденции с 91 счетом, счетом учета прочих доходов и расходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010)).
Учет производится по текущей рыночной стоимости.
Приход излишков проводится через 08 счет, так же как и в случае прихода основных средств. Основное средство, выявленное при инвентаризации оприходуется проводками:
Дебет 08 Кредит 91.1
Дебет 01 Кредит 08
Если при инвентаризации выявлена недостача основных средств
Последовательность учета недостачи основных средств при инвентаризации:
- списывается первоначальная стоимость,
- списывается амортизация,
- списывается остаточная стоимость,
- списывается произведенная дооценка.
Проводки по списанию недостачи при инвентаризации основных средств
| Дебет | Кредит | Описание типа операции | Документ-основание |
|---|---|---|---|
| 01 субсчет «Выбытие» | 01 | Списывается первоначальная стоимость основных средств | № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»; № ОС-4а; № ОС-4б; Бухгалтерская справка-расчет |
| 02 | 01 субсчет «Выбытие» | Списывается начисленная амортизация | Бухгалтерская справка-расчет |
| 94 | 01 | Списывается остаточная стоимость | |
| 83 | 94 | Списывается производственная дооценка | |
| 73-2 | 94 | Списывается недостача на виновных лиц по остаточной стоимости | № ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»; № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» |
| 73-2 | 98-4 | Отражается разница между остаточной стоимостью недостающих основных средств и их рыночной стоимостью, подлежащей списанию с виновных лиц | Бухгалтерская справка-расчет |
| 50, 70 | 73-2 | Задолженность по недостачам погашается виновным лицом | № КО-1 «Приходный кассовый ордер»; № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» |
| 98-4 | 91-1 | Разница между остаточной стоимостью недостающих основных средств и их рыночной стоимостью отражается как доходы текущего периода (в процессе погашения задолженности виновными лицами) | Бухгалтерская справка-расчет |
Списание недостачи при отсутствии установленных виновных лиц
Если не установлены виновные лица, то недостача основного средства проводится как прочие расходы:
Дебет 91 Кредит 94
Проводка отражается на дату получения документов от государственных органов власти об отсутствии виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Налоговый учет результатов инвентаризации основных средств
Стоимость излишков основных средств, найденных в процессе инвентаризации, входит в состав внереализационных доходов. Это закреплено пунктом 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ. Данные основные средства учитываются по средней рыночной стоимости на дату инвентаризации и подлежат в дальнейшем амортизации (письма Минфина России № 03-03-06/4/42 от 06.06.2008 , № 03-03-06/1/392 от 10.06.2009).
Стоимость недостачи основных средств, выявленной при инвентаризации, относится к внереализационным расходам, а уже возвращенная виновным лицом недостача причисляется к внереализационным доходам.
Восстановление НДС при списании недостачи основных средств
При списании недостачи производится возмещение бюджету НДС, принятого ранее к налоговому вычету (). Восстановление НДС и его уплата происходят, т.к. под цели вычета по НДС попадают только средства, приобретенные для производственных потребностей организации.
По списанным испорченным основным средствам восстановление суммы входного НДС проводится соразмерно остаточной стоимости.
