Как рассчитывается аванс. Нарушения при выплате аванса
С 3 октября 2016 году работодатели по новым правилам определяют сроки выдачи зарплаты и аванса. Выплатить окончательный расчет надо не позднее 15 числа следующего месяца (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, по ТК РФ сроки для выдачи зарплаты за первую половину месяца выпадают на период с 16 по 30 число месяца. Конкретный график выплаты зарплаты и аванса с учетом ограничений компания вправе устанавливать самостоятельно во внутренних документах c учетом новых правил выплаты аванса по зарплате. Чаще всего это прописывают в коллективном или трудовом договоре. Например, в компании может быть установлена выплата аванса 30 числа и зарплаты – 15 числа следующего месяца.
Аванс по зарплате в 2018 году, расчет по новому. Важно!
Если между авансом и зарплатой один интервал окажется больше 15 дней, а другой меньше, то Роструд может оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Из внутренних документов должно четко следовать, в какой день сотрудник должен получить деньги. То есть это должны быть конкретные числа. Учтите три момента.
Во-первых, нельзя установить временной промежуток. Например, с 12 по 15 число. Безопаснее написать, не позднее какого числа компания перечисляет деньги сотрудникам. Раньше этой даты выдавать зарплату безопасно. А вот за более позднее перечисление придется заплатить еще и компенсацию.
Во-вторых, нельзя ставить размытые даты. Некоторые работодатели пишут такую формулировку: «заработная плата выплачивается не позднее 10-го и 25-го числа каждого месяца». В такой ситуации непонятно, 25 числа выдают зарплату за первую половину месяца (или аванс) или же итоговую сумму за месяц. Такое условие безопаснее исправить и проставить четкие сроки.
В-третьих, продумайте сроки с учетом требований НК. 15 число - законный, но опасный день для зарплаты и безопаснее перенести ее на более раннюю дату. Если выдавать деньги 15 числа, то аванс выпадает на 30. В некоторых месяцах это последний день. Получается с аванса, выданного в последний день месяца, придется рассчитать и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804). В итоге в эти месяцы придется удерживать НДФЛ дважды. А в месяцах, в которых 31 день, - только один раз. Это создает путаницу, как для бухгалтера, так и для налоговиков.
Как считать аванс и зарплату в 2018 году. Новый расчет.
Кодекс не устанавливать правила, как считать аванс от зарплаты. Но это не значит, что таких правил нет. Недавно Минтруд разъяснил, как рассчитывать сумму авансы по зарплате сотрудникам в 2017 и в 2018 годах. Зарплату за первую половину месяца надо рассчитать пропорционально отработанному времени. В расчет берут не только оклад, но и надбавки и доплаты, которые не зависят от результатов работы за месяц (письмо Минтруда России от 10 августа 2017 г. № 14-1/В-725). Например, компенсационные выплаты за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы и другие.
Пример 1. Как начислять аванс по зарплате с учетом надбавок и доплат
Компания выдает зарплату за первую половину месяца 16-го числа, а оставшуюся сумму за месяц - 1-го числа следующего месяца. Оклад продавца - 35 000 руб. В сентябре с 11-го по 15-е число помимо основных обязанностей продавец также исполнял обязанности временно отсутствующего администратора. Оклад администратора - 50 000 руб., за совмещение продавец должен получить 25 процентов от оклада администратора. По итогам месяца компания начислила премию продавцу - 5000 руб.
Рассчитаем зарплату продавца за первую половину месяца. С 1 по 15 сентября сотрудник отработал 11 дней, общее количество рабочих дней в сентябре - 21.
Оклад за этот период составит:
35 000 руб. : 21 дн. × 11 дн. = 18 333,33 руб.
Доплата за работу администратора:
50 000 руб. : 21 дн. × 5 дн. × 25% = 2976,19 руб.
Итого зарплата за первую половину месяца:
18 333,33 руб. + 2976,19 руб. = 21 309,52 руб.
Зарплата за вторую половину месяца:
35 000 руб. : 21 дн. × 10 дн. + 5000 руб. = 21 666,67 руб.
В 2017 и 2018 году платите авансы по зарплате сотрудникам с учетом надбавок и доплат, которые связаны с режимом работы и условиями труда. Например, за сверхурочную или ночную работу, в выходные и праздники, за совмещение должностей, за тяжелые или вредные условия труда (письмо Минтруда России от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Оклад рассчитайте пропорционально отработанным дням.
Шпаргалка! Как рассчитать аванс по зарплате в 2018 году
Зарплату за первую половину месяца считайте с учетом отработанного времени, доплат и надбавок. Чиновники считают, что если такие доплаты не учитывать, то компания нарушит трудовое законодательство. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Аванс не облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 22 июля 2015 г. № 03-04-06/42063). Но есть риск, что если компания выдаст полный аванс за отработанные дни, то потом не сможет удержать налог. Например, если сотрудник заболеет. Чтобы избежать проблем, выдавайте аванс за первую половину месяца с учетом специального коэффициента 0,87 (100% – 13%). То есть вы как бы учитываете НДФЛ таким образом. Тогда при окончательном расчете вы сможете удержать налог независимо от того, работал ли сотрудник после аванса или нет. Порядок расчета запишите в локальном документе.
Формула для расчета аванса по зарплате
Покажем на примере, как посчитать аванс по зарплате
Пример 2. Как рассчитать аванс по зарплате
Водитель работает на пятидневке по 8 часов в день. 7 июля 2017 года сверхурочно отработал 3 часа. Все остальные дни первой половины июля работал по графику. Всего в первой половине июля 10 рабочих дней. Оклад сотрудника - 30 000 руб.
В положении об оплате труда компания определила такой расчет сверхурочных: оклад работника делят на среднемесячное количество рабочих часов и умножают на минимальные ставки. Первые два часа оплачивают в полуторном размере, следующие в двойном.
Бухгалтер рассчитал сверхурочные, чтобы учесть их при выплате аванса.
Вопрос отплаты труда интересует обе стороны трудовых взаимоотношений. Так, сотруднику важно, чтобы его права не нарушались, и администрация исполняла взятые на себя обязательства. Работодатель, в свою очередь, дожжен знать, как рассчитывается аванс и вторая часть вознаграждения за труд, когда выплачиваются средства и какие налоги следует уплатить в казну. Его неосведомленность в этих вопросах чревата привлечением ответственных лиц к ответственности.
Аванс – что это такое, нужно ли платить
Хотя такое определение, как аванс, на слуху у всех работников и работодателей, его толкование в актах трудового права отсутствует. В частности, ст. 136 ТК РФ, вменяется обязанность нанимателю рассчитываться с подчиненными минимум дважды в месяц. Точные расчетные даты (то есть 15 число текущего месяца, а не период с 15 до 25) закрепляются во внутренних локальных актах хозяйствующего субъекта. Разрыв между ними должен составлять не более 15 суток. На таком временном отрезке акцентирует внимание Минтруд РФ, дав комментарий № 14-1/ООГ-8532.
Исходя из этого, авансом считается сумма денежных средств, выплачиваемая в обязательном порядке штатным единицам в первой половине рабочего месяца одним из следующих способов:
- наличными в кассе (с учетом информации платежной ведомости);
- путем безналичного расчета с подчиненными (на основании платежного реестра).
Ее задержка или невыплата грозит штрафными санкциями, речь о которых пойдет ниже, и судебным разбирательством.
Как рассчитать аванс
Однозначного алгоритма, как рассчитывается аванс по зарплате, в ТК не представлено. Имеются лишь отдельные пояснения, даваемые разными нормативно-правовыми актами. К примеру, письма Минтруда № 14-1/10/В-660 от 03.02.2016 г. и подведомственного ему Роструда № 1557-6 от 08.09.2006 г. акцентируют внимание на том, что размер аванса определяется в зависимости от отработанного времени. То есть, расчет аванса осуществляется на основе табеля учета рабочего времени (Письмо Минздравсоцразвития № 22-2-709 от25.02.2009 г.).
В отдельных хозяйствующих субъектах их локальными актами определен фиксированный размер аванса (в процентах к окладу). В этом случае имеется риск переплаты при отсутствии работника на рабочем месте по какой-либо причине.
10.08. 2017 г., Минтруд, в своем письме № 14-1/В-725, дал рекомендации по расчету аванса в 2018 году. Исходя из них, он:
- Начисляется за календарные дни выполнения рабочих обязанностей, что не противоречит положениям писем № 14-1/10/В-660 и № 1557-6 и позволяет нивелировать излишнюю выплату. Так, отработавший не 15, а 7 рабочих дней подчиненный получает авансовые выплаты за отработанную неделю;
- Включает в себя не только тарифную ставку за время выполнения работы, но и определенные надбавки, зафиксированные в и не зависящие от выработки – за совмещение должностей, за трудовой стаж, компенсационные выплаты за работу в ночное время;
- Не учитывает премиальные за рабочую результативность по итогам календарного месяца, компенсационные выплаты, коррелирующие с нормой отработанного за 30 дней времени (за работу сверх нормы в праздничные, нерабочие и выходные дни). Они начисляются и выплачиваются по завершении отчетного месяца.
Поскольку аванс не является отдельным видом выплат согласно ТК, выплата аванса по зарплате, если сотрудник был в отпуске, производится в стандартном порядке, то есть за фактически отработанное время.
Расчет аванса по заработной плате с 2018 г., помимо трудового инспектора, будет контролироваться еще и налоговой службой, налагающая штрафы за ошибки.
Ответственность работодателя, осуществившего неверный расчет аванса или его задержку
Нарушение периодичности выплат аванса и зарплаты (одной суммой в конце месяца вместо разбивки на 2 раза) влечет ответственность и работодателя, и сотрудника бухгалтерской службы, ответственного за расчеты с сотрудниками. Первый уплачивает штраф в 30.000-50.000 руб. или 50.000-100.000 руб. – при повторном несоблюдении законодательной нормы.
Главному бухгалтеру и гендиректору вменяется:
- штраф 10.000-20.000 руб. или 20.000-30.000 руб. в случае повторного нарушения;
- отстранение от должности на период 12-36 мес.
Наниматели, несвоевременно выплатившие аванс коллективу, обязаны, сверх суммы задержанного, выплатить компенсацию, начисляемую со дня задержки до момента погашения задолженности (ст. 236 ТК РФ). Для ее расчета следует сумму долга умножить на 1/150 размера ставки рефинансирования ЦБ, имеющейся на момент задержки и количество дней задержки.
К примеру, аванс в размере 20.000 руб. был задержан на 20 дн. Ставка рефинансирования составляет 10 %. Компенсация составляет
20.000 * 20 * 1/150 * 0,1 = 266,67 руб.
Удержание и перечисление в бюджет НДФЛ с аванса
Выплачивая работникам вознаграждение за труд, наниматель, как налоговый агент, должен удержать и перечислить в госказну НДФЛ. Исходя из ст. 223 НК, сделать это можно только в конце отчетного месяца, после оплаты полной суммы. То есть, НДФЛ с аванса не удерживается (п. 6 ст. 226 НК).
На практике же нередко возникают ситуации, когда работнику был выплачен только аванс, а оставшаяся часть дохода, по причине отсутствия подчиненного на рабочем месте, – нет. В этом случае аванс признается его доходом на последний день рабочего месяца, а величина начисленного, но не удержанного, налога вычитается из последующей выплаты зарплаты.
Фиксирование авансовых выплат в форме 6-НДФЛ
Новая форма отчета 6-НДФЛ отражение аванса не предусматривает. Общая месячная сумма вознаграждения за труд и дата выплаты указываются в разделе 2. В ходе проверки сотрудниками ФНС внимание уделяется соответствию срока уплаты НДФЛ нормам налогового законодательства.
Во избежание санкций со стороны налоговых инспекторов при расхождении сроков выплаты средств и удержании НДФЛ, обусловленном вышеописанной ситуацией, к отчету следует прикладывать пояснительную записку, раскрывающую причину нестыковок.
Таким образом, в 2018 году руководителям даны рекомендации, как рассчитать аванс по зарплате и что в него должно включаться, определено, с какой периодичностью его выплачивать и нужно ли удерживать с него НДФЛ. Игнорирование их, а также требований ТК касательно расчетов по оплате труда, грозит ответственностью.
Аванс - это зарплата за первую половину месяца. В Трудовом кодексе РФ и в нормативных документах понятия «аванс» нет.
Выплата аванса - это не право, а обязанность работодателя. Платить зарплату надо не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Нарушать этот порядок нельзя, даже если работник напишет заявление с просьбой выдавать зарплату один раз в месяц. Иначе компанию оштрафуют (штрафы - в таблице). Работодатель сам устанавливает сроки выплаты. Но в любом случае зарплату надо выдать не позднее 15 календарных дней после окончания месяца, за который ее начислили.
В нашей организации действует такой порядок.
Предоплату платим 25-го числа текущего месяца, зарплату - 10-го числа следующего месяца.
Если дата выплаты совпадает с выходными или нерабочими праздничными днями, аванс или зарплату выдаем накануне (ст. 136 ТК РФ).
Таким образом, все компании должны платить предоплату обязательно (в том числе и внешним совместителям), независимо от системы оплаты труда.
Сумму выплаченного аванса как составную часть зарплаты надо указать в расчетном листке. После выдачи аванса расчетный листок не оформляют.
Поручить расчет аванса и зарплаты можно онлайн-сервису - . Укажите даты выплаты и получите в назначенный день посчитанные суммы зарплаты, НДФЛ и взносов. Программа подскажет, как заполнить платежки и заполнит расчетные листки и ведомость на выплату зарплаты.
Расчет аванса несколькими способами
Нормативного порядка расчета предоплаты нет. На практике компании применяют два способа:
- процент от оклада;
- пропорционально отработанному времени.
Способ 1. Аванс считают в процентах. Например, можно утвердить, что предоплата составляет 40 процентов от оклада (месячного заработка), чтобы потом хватило денег удержать НДФЛ. Учтите, что в свежих разъяснениях чиновники требуют не занижать аванс (письмо Минтруда от 18 апреля 2017 г. № 11-4/ООГ-718). Так что при расчете безопаснее брать оклад (тариф) с доплатами и надбавками.
Этот самый простой способ не требует много времени. Главный его минус - он не учитывает фактически отработанное время.
Здесь возникают такие риски: можно недоплатить (переплатить) работнику зарплату или не из чего будет удержать НДФЛ. Например, если предоплата окажется больше суммы, которую фактически заработал сотрудник, и он уволится, окончательной зарплаты может не хватить для уплаты НДФЛ.
Инженер ПТО Борисов получает оклад 40 000 руб. (доплат нет). В Положении об оплате труда установлено, что предоплата составляет 50 процентов от оклада. Аванс компания выплачивает 16-го числа.
Сумма зарплаты Борисова за первую половину месяца составит 20 000 руб. (40 000 руб. × 50%).
Аванс за август сотрудник получил 16 августа. А 17 августа уволился (отпуск отгулял - компенсации нет).
Его зарплата за август в окончательный расчет аванса составит 22 608,7 руб. (40 000 руб. : 23 дн. × 13 дн.).
НДФЛ - 2939 руб. (22 608,7 руб. × 13%).
На руки работнику причитается 19 669,7 руб. (22 608,7 - 2939). А он уже получил предоплату 20 000 руб.
НДФЛ в сумме 330,3 руб. (19 669,7 - 20 000) удержать не из чего.
Способ 2. Аванс считают пропорционально отработанному времени. Такой способ более трудоемкий, но зато и результат более верный.
Мы применяем второй способ - делаем расчет аванса, который мало чем отличается от расчета зарплаты. Разве что не берем премии, так как их размер определяют только по итогам месяца.
Предоплату начисляем на основании табелей учета рабочего времени за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число). Все подразделения сдают их в бухгалтерию до 20-го числа. Поскольку зарплата работников (особенно сдельщиков и повременщиков) по месяцам может отличаться, не может быть одинаковым из месяца в месяц и аванс.
При этом при расчете предоплаты стараемся придерживаться правила, что суммы зарплаты за каждую половину месяца должны быть примерно равными (при условии, что работник отработал норму рабочего времени).
Если сотрудник в расчетном месяце отработал несколько дней, например с 12-го по 15-е, аванс считаем только за эти дни. Многие в таком случае вообще не начисляют аванс. Это нарушает права работников - компания не соблюдает сроки выплаты зарплаты (штрафы).
Но если работник проболел всю первую часть месяца, предоплата ему не положена - отработанного времени нет (письмо Минтруда от 3 февраля 2016 г. № 14-1/10/В-660).
Пример 2:
Расчет аванса пропорционально отработанному времени.
В компании обычная пятидневка. Сроки выдачи зарплаты: 25-го числа - аванс, 10-го числа следующего месяца - окончательный расчет. В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени с коэффициентом 0,87 (то есть аванс рассчитывается с запасом для НДФЛ).
Прораб Смирнов - на окладе (55 000 руб.).
Бухгалтер Павлова - на окладе (30 000 руб.).
Монтажник Егоров - повременщик (тарифная ставка - 300 руб. в час, доплата за вредность - 12 руб. в час, то есть 4% от тарифной ставки).
Вариант I. Полмесяца отработано полностью
Все указанные сотрудники отработали первую половину месяца полностью (Егоров - 88 часов).
Рассчитаем сумму предоплаты:
- Смирнов получит 26 304 руб. (55 000 руб. : 23 р. дн. х 11 р. дн. × 0,87);
- Павлова - 12 483 руб. (30 000 руб. : 23 р. дн. × 11 р. дн. × 0,87);.
- Егоров - 23 887 руб. [(300 руб/ч + 12 руб/ч) × 88 час. × 0,87].
Вариант II. Полмесяца отработано не полностью
Егоров брал отпуск за свой счет 3-4 августа - 2 рабочих дня (фактическое время работы с 1-го по 15-е число - 72 часа).
Расчет аванса:
- Смирнов получит 12 483 руб. ;
- Егоров - 19 544 руб. (312 руб/ч × 72 ч × 0,87);
- Павлова аванс не получит - в первой половине месяца отработанных дней нет.
А как платить предоплату сдельщику?
Минтруд считает, что надо выплатить аванс исходя из фактически выполненного объема работы (письмо от 25 ноября 2016 г. №14-1/В-1167). Для сдельной системы оплаты труда исключений нет - зарплату надо платить не реже чем каждые полмесяца.
НДФЛ и взносы
При выдаче предоплаты удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не надо. Это подтверждают письма Минфина от 13 апреля 2017 г. № 03-04-05/22521, ФНС от 26 мая 2014 г. № БС-4-11/10126 и др.
НДФЛ. Налог рассчитайте по итогам месяца, за который начислили зарплату. И удержите, когда выдаете зарплату за месяц (п. 2 ст. 223; п. 3, 4 ст. 226 НК РФ).
Датой получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который ее начислили (при увольнении работника - последний день работы). Раньше определить сумму налогооблагаемого дохода нельзя - зарплата не считается начисленной. Поэтому НДФЛ с аванса не удерживают.
Исключение - когда аванс выдают в последний день месяца. В этом случае НДФЛ с аванса нужно удержать, поскольку дата выплаты аванса совпадает с датой, когда работник фактически получает доход в виде оплаты труда за месяц (определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804).
Так что не стоит устанавливать срок выплаты предоплаты в последний день месяца - иначе придется удерживать НДФЛ с каждой части зарплаты.
Взносы. Не нужно рассчитывать с авансов и взносы на обязательное страхование (включая взносы на травматизм). Их начисляют в последний день месяца с общей суммы зарплаты, которую начислили за этот месяц (п. 1 ст. 421; п. 1 ст. 424; п. 1 ст. 431 НК РФ; п. 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Как не запутаться с НДФЛ, когда предоплату работнику выдают вместе с отпускными, покажем на примере.
Пример 3:
Расчет аванса, если работник уходит в отпуск.
В ООО «СМУ-14» срок аванса - 25-е число, зарплаты - 10-е число следующего месяца.
В Положении об оплате труда установлено, что сумма аванса выплачивается пропорционально отработанному времени за минусом НДФЛ (с коэффициентом 0,87).
Ее оклад - 25 000 руб. (других выплат нет), режим - пятидневка.
Сумма предоплаты составит 8511 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн. × 0,87).
Ее лучше выдать работнице вместе с отпускными не позднее 10 августа (за 3 календарных дня до отпуска), так как 25-го числа она будет в отпуске.
Сумма начисленных отпускных - 23 800 руб. С отпускных при их выдаче удержали НДФЛ в сумме 3094 руб. (23 800 руб. × 13%).
НДФЛ с аванса не удерживают, взносы не начисляют.
НДФЛ с отпускных компания, как налоговый агент, обязана удержать при фактической выплате работнику - 10 августа (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК). И перечислить в бюджет не позднее 31 августа (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
31 августа бухгалтер начислил работнице зарплату в сумме 9782,61 руб. (25 000 руб. : 23 р. дн. × 9 р. дн.). А также исчислил НДФЛ - 1272 руб. (9782,61 руб. × 13%).
Перечислить НДФЛ с зарплаты в бюджет надо не позднее дня, следующего за днем ее выплаты, то есть 11 сентября (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку зарплата выплачивается 10-го числа (сумма к выплате работнице будет равна нулю, так как при этой очередной выплате с зарплаты удерживается сумма НДФЛ, «зарезервированная» при выплате аванса).
Взносы с отпускных бухгалтер рассчитал при начислении отпускных. Взносы с зарплаты (включая аванс) - 31 августа.
Золотое правило любого работодателя – не выплачивать заработную плату работникам сразу всю. Вдруг они на радостях сразу истратят все деньги и не доживут до следующей получки? Конечно это шутка. Однако порядок выплаты заработной платы по частям действительно установлен законодательством.
В повседневной разговорной речи части заработной платы получили названия: аванс (это та часть, которая выплачивается до окончания месяца) и собственно заработная плата, которая выплачивается по окончанию месяца.
Какой размер аванса по заработной плате нужно установить, чтобы не нарушить законодательство о труде и в какие сроки нужно успеть его выплатить? Об этом оговорим в данной статье.
1. Что такое аванс по зарплате?
2. Срок выдачи аванса и зарплаты
3. Дата выплаты зарплаты и аванса
4. Конкретная дата или период времени?
5. Устанавливаем дату выплаты. Где?
6. Каким должен быть аванс по заработной плате
7. Размер аванса по заработной плате
8. Откуда берется аванс в 40% от зарплаты?
9. Примеры расчета аванса по зарплате
10. Начисление аванса по заработной плате
11. Выдача аванса по заработной плате
12. Взносы и налоги с аванса по зарплате
13. Аванс по зарплате в 1С: Бухгалтерия 8.3
14. Зарплата без аванса
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
1. Что такое аванс по зарплате?
Давайте, прежде всего, обратимся к первоисточнику. В ст.136 ТК написано: заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца .
Дело в том, что аванс на самом деле – это заработная плата за первую половину месяца . Вот и весь секрет! Сначала работник получает оплату за первую половину месяца, а затем – за вторую.
Порядок выплаты заработной платы нужно прописать в локальных документах организации. Это могут быть:
- — Правила трудового распорядка;
- — Коллективный договор.
Или прописываете в трудовом договоре.
В одном из наших курсов есть каверзный вопрос – может ли зарплата выплачиваться 4 раза в месяц. Некоторые ошибаются и отвечают «нет». Почему же нет? Да хоть каждый день можно выплачивать. В Кодексе установлена лишь минимальная частота – не реже двух раз. А чаще можно. И в некоторых организациях действительно есть два аванса по зарплате.
Итак, мы с вами установили, что есть выплата зарплаты за первую и за вторую половину месяца. Но в дальнейшем первую половину зарплаты мы все таки будем называть авансом – для краткости и потому что так привычнее.
2. Срок выдачи аванса и зарплаты
Давайте продолжим изучение ст.136 ТК, в которой с 3 октября 2016 года произошли изменения, касающиеся даты выплаты.
Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
Что следует из этой нормы. На первый взгляд только вывод: выплата второй части зарплаты (окончательный расчет) должен быть не позже 15 числа следующего месяца . Например, выплатить зарплату за сентябрь надо не позднее 15 октября.
Но это окончательный расчет с работником, а нам же еще аванс выплачивать. Возвращаемся к предыдущей цитате: заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца.
Отсюда следует, что аванс (оплата за первую половину месяца) нужно выплачивать не позднее последнего числа месяца. За сентябрь – не позднее 30 сентября. Т.к. полмесяца – это примерно 15 дней .
Таким образом, срок выдачи аванса и зарплаты в результате последних поправок в законодательстве строго регламентирован. Промежуток между зарплатой и авансом (оплатой за первую половину месяца) должен составлять примерно 15 дней — полмесяца.
3. Дата выплаты зарплаты и аванса
Конкретная дата аванса и зарплаты трудовым законодательством не установлена. ТК лишь ограничивает предельные сроки и говорит, что это число устанавливается самой организацией.
Вместе с тем устанавливать сроки выплаты аванса по зарплате безопаснее с учетом мнения контролирующих ведомств и сложившейся судебной практики. Специалисты Роструда в устных разъяснениях рекомендуют устанавливать срок выплаты аванса в середине месяца (15-го или 16-го числа).
Однако если установить дату выплаты аванса, например, 25-го числа, это не будет нарушением. Поскольку в этом случае зарплату надо выплатить не позднее 10-го числа следующего месяца, что укладывается в рамки законодательства. Главное, чтобы такой срок был прописан во внутренних документах организации.
Однако, по мнению Минздравсоцразвития, срок выплаты аванса, приходящийся на конец отработанного месяца (например, 25-е число), противоречит положениям статьи 136 ТК. Поскольку если сотрудник поступил на работу 1-го числа месяца, то впервые аванс он получит 25-го числа этого же месяца. И, соответственно, требование статьи 136 ТК о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца соблюдаться не будет. Такая позиция отражена в письме Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709.
Аналогичную точку зрения разделяют и некоторые судьи. Они считают, что аванс нужно выплачивать 15-го или 16-го числа календарного месяца в зависимости от количества дней в данном месяце (30 или 31). Судебные решения есть, но они на уровне регионов.
4. Конкретная дата или период времени?
Также обратите внимание, что дата выплата зарплаты и аванса – это конкретное число, а не период времени . В письме Минтруда от 28 ноября 2013 года № 14-2-242 чиновники рассмотрели ситуацию, когда компания в трудовых договорах (или в положении об оплате труда) предусматривает не четкие даты выдачи зарплаты, а периоды.
Например, аванс выдают с 15-го по 20-е число каждого месяца, а зарплату - с 1-го по 5-е число следующего. По мнению Минтруда, эти формулировки неверные. Т.к. в данной ситуации работодатель не может гарантировать соблюдение периодичности в полмесяца.
Аналогичное мнение изложено в письме Роструда от 20.06.2014г. №ПГ/6310-6-1.
Т.е. должна быть конкретная дата. Например, 15 числа каждого месяца, 16 число каждого месяца. Когда день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем, аванс выдается накануне этого дня.
5. Устанавливаем дату выплаты. Где?
В каких документах необходимо прописать даты выплаты зарплаты и аванса? В ТК обозначены правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор или трудовой договор. Значит ли это, что даты надо прописать везде или достаточно одного из данных документов?
Это спорный вопрос, по которому до 2016 года существовало две позиции:
- Вариант 1: Дни выплаты зарплаты необходимо установить как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах с работниками (письмо Роструда от 20.06.2014г. №ПГ/6310-6-1.
- Вариант 2: Дни выплаты зарплаты можно установить в любом из перечисленных документов (письмо Роструда от 06.03.2012г. №ПГ/1004-6-1). А самый подходящий для этих целей – Правила внутреннего трудового распорядка.
Сейчас в перечисление документов добавлено слово «или», что означает использование любого из них на выбор организации.
6. Каким должен быть аванс по заработной плате
Из определения в ТК видно, что на самом деле в трудовом законодательстве нет такого понятия, как «аванс». Это просто часть заработной платы, которая выплачивается за первую половину месяца.
Однако на основании ст.423 ТК до сих пор применяются нормативные акты СССР, если они не противоречат ТК. Есть одно постановление Совета Министров тех «лохматых» годов — №566 от 23.05.1957г. с интересным названием «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца».
Уже по названию понятно, что оно как раз по нашей теме. Кодексу оно не противоречит и в нем написано, что размер выплаты аванса в счет зарплаты работнику за первую половину месяца устанавливается по соглашению работодателя с профсоюзом и прописывается в коллективном договоре. Минимальный размер такого аванса не должен быть меньше тарифной ставки работника за фактически отработанное время.
Получается, что работодатель при выплате зарплаты за первую половину месяца (это фактический смысл «аванса») должен принимать во внимание это постановление и учитывать время, отработанное сотрудником по факту.
Применимость постановления для современных реалий подчеркнул Роструд в письме от 08.09.2006г. №1557-6 «Начисление авансов по зарплате».
Еще есть письмо Минздравсоцразвития от 25.02.2009г. №22-2-709, в котором говорится о выдаче заработной платы за каждую половину месяца примерно в одинаковых суммах.
7. Размер аванса по заработной плате
Выводы из всего сказанного следуют такие:
- — минимальная выплата за первую половину месяца – не меньше тарифной ставки работника за время, отработанное по факту;
- — сумма аванса по заработной плате рассчитывается не условно (40% оклада, 50% оклада и т.п.), а с учетом фактически отработанного времени (письмо Минтруда от 03.02.2016г. №14-1/10/В-660), поэтому придется составлять табели и за первую половину месяца перед тем, как производить начисления.
Зачастую оклад составляет лишь часть зарплаты. Поэтому, определяя сумму аванса, возьмите во внимание и прочие составляющие ежемесячного дохода : доплаты и надбавки за условия труда, выполнение дополнительного объема работ, совмещение профессий (должностей), замещение временно отсутствующего работника. Ведь работник уже точно отработал половину месяца, и потому вправе претендовать на часть подобных выплат.
А вот на размер аванса по заработной плате стимулирующие премии и вознаграждения не влияют (письмо Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709). Ведь, как правило, результаты работы, то есть как раз основание для бонусов, становятся ясны лишь по итогам месяца. То же самое касается и процентной части зарплаты.
8. Откуда берется аванс в 40% от зарплаты?
Так откуда же берутся пресловутые 40%? В трудовом законодательстве нигде не прописан точный размер аванса, поэтому вопрос, какой процент составляет аванс от зарплаты, неуместен. Но выплачивать меньше 40% не получится. Почему?
Трудовой кодекс говорит именно о выплате заработной платы, а значит, размер выплат за первую половину месяца должен быть адекватен затратам труда работника. Если из 100% оклада вычесть НДФЛ 13%, то получим 87% оклада. Половина этой величины 43,5% с некоторыми допущениями можно округлить до 40%.
Если вы установите меньший размер аванса по заработной плате, то это будет уже прямым нарушением трудового законодательства – ст.136 ТК. Но если не хотите рисковать, размер аванса по заработной плате должен определяться по итогам расчетов, а не быть фиксированным процентом.
Если вы приняли работника во второй половине месяца, например, 18 числа, а выплата аванса у вас происходит, например, 20-го, то аванс этому вновь принятому сотруднику не выплачивается, поскольку первую половину месяца он не работал.
9. Примеры расчета аванса по зарплате
Работник ООО «Весна» Сорокин С.С. получает 17 числа ежемесячно аванс за первую половину месяца, а до 3 числа следующего месяца – остаток заработной платы. Оклад работника 30 000 руб.
В период с 1 по 15 марта попадает 9 рабочих дней, всего же в этом месяце 21 рабочий день. В марте 2016 года Сорокин болел с 1 по 4 марта (4 рабочих дня).
В Правилах внутреннего трудового распорядка установлено, что аванс рассчитывается, исходя из числа рабочих дней в периоде с 1-го по 15-е число данного месяца.
Аванс за полностью отработанный период с 1 по 15 число:
30 000 / 21 * 9 = 12 857,14 руб.
Аванс за первую половину месяца с учетом отработанного времени:
12 857,14 / 9 * 5 = 7142,86 руб.
Или сразу сокращенный расчет:
30 000 / 21 * 5 = 7142,86 руб.
Методику расчета аванса подробно пропишите в Положении об оплате труда или ином локальном документе. Тогда при проверке к вам не возникнет лишних вопросов.
10. Начисление аванса по заработной плате
Считается, что сотрудник получает доход в виде заработной платы на последнее число каждого месяца. Поэтому начисление аванса по заработной плате производится только в ведомостях. В бухгалтерском учете до окончания месяца никаких проводок по начислению не будет.
Проводки при выплате аванса такие же, как при выплате заработной платы:
Дебет 70 – Кредит 50, 51
Т.е. после выдачи аванса по заработной плате за работником формируется дебиторская задолженность (дебет 70), которая погашается в день начисления зарплаты – последний день месяца.
По той же причине расчетные листки на аванс не выдаются. Работники получают их раз в месяц при выплате заработной платы за вторую половину месяца.
В налоговом учете аванс по зарплате в расходах не учитывается.
11. Выдача аванса по заработной плате
Выдача аванса по заработной плате оформляется теми же документами, что и выплата окончательного расчета по зарплате. Перечень документов, которые надлежит составить, зависит от того, каким способом его выдали:
- — наличными деньгами;
- — перечислением на счет сотрудника в банке.
Выдачу аванса наличными деньгами надо оформить ведомостью по форме № Т-53 (платежная ведомость) или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2.
Так как аванс платится за неполный месяц, составление расчетной ведомости по форме Т-49 не нужно. Она используется для учета удержаний, начислений и выплат за целый месяц.
При перечислении аванса на банковские карты работников в платежном поручении указывайте в назначении платежа – выплата заработной платы за первую половину месяца, например, сентября 2016 г.
12. Взносы и налоги с аванса по зарплате
В связи с тем, что аванс – это не аванс на самом деле, а зарплата за первую половину месяца, возникает вопрос, нужно ли рассчитывать и удерживать НДФЛ с него, а также начислять и перечислять страховые взносы?
Минфин давно прояснил этот факт, например, в письмах 17.07.2008г. №03-04-06-01/214, от 16.07.2008 года №03-04-06-01/209, от 15.08.2012 N 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 N 03-04-06/8-232, от 18.04.2013г. №03-04-06/13294. На ту же тему письмо ФНС от 26.05.2014 г. № БС-4-11/10126. Есть даже Постановление Президиума ВАС от 07.02.2012 г. № 11709/11.
Согласно п.2 ст.223 НК, дата фактического получения работником дохода в виде заработной платы – это последний день месяца, за который эта зарплата начисляется. Поэтому на момент выплат за первую половину месяца дохода по НДФЛ не возникает. Солидарна здесь и позиция судов.
Выдавая аванс по зарплате, удерживать с такой суммы НДФЛ не надо.
Удерживать и платить в бюджет НДФЛ нужно только один раз в месяц - со всех начисленных за этот месяц сумм оплаты труда. А пока месяц не закончился, нет оснований облагать НДФЛ авансовую часть.
Нет необходимости платить с авансов и взносы во внебюджетные фонды. Ведь их начисляют по итогам каждого календарного месяца. А не позднее 15-го числа следующего направляют в фонды. Не надо начислять и взносы на страхование от несчастных случаев. Так что, выплачивая работнику аванс, вам достаточно лишь сделать проводку на перечисление денег.
Но есть одна любопытная ситуация, когда одновременно с выплатой аванса необходимо все-таки удерживать и перечислять НДФЛ. А именно, когда аванс перечисляется в последний день месяца.
Например, выплачивая аванс 30 сентября, организация уже должна перечислить НДФЛ. Месяц закончился и работнику начислен доход, возникла база по НДФЛ. Здесь позицию налоговиков поддержал суд – определение Верховного суда от 11.05.16 № 309-КГ16-1804.
13. Аванс по зарплате в 1С: Бухгалтерия 8.3
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как происходит выплата и расчет аванса по заработной плате по в видео-формате.
14. Зарплата без аванса
Иногда задают вопрос, можно ли все-таки отказаться от аванса по зарплате, если работник напишет заявление с такой просьбой? Ответ на этот вопрос – нет. Это будет нарушением трудового законодательства, даже если работник сам этого хочет.
Таким образом, зарплата без аванса невозможна. Если обязанность об отдельной оплате первой половины месяца проигнорировать, компании грозит ответственность.
Согласно ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства :
- должностные лица и ИП – штраф 1000-5000 руб., повторно – 10000-20000 руб. или дисквалификация от 1 до 3 лет;
- юридические лица – штраф 30000-50000 руб., повторно – 50000-70000 руб.
Помимо этого, сотрудники могут требовать компенсацию за задержку выплаты заработной платы, в соответствии со ст. 235 ТК РФ, так как ситуация по выплате зарплаты реже двух раз в месяц, может рассматриваться как ее несвоевременная выплата.
С 3 октября 2016 г. размер денежной компенсации не может быть ниже 1/150 действующей в период задержки ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета включительно (ст.236 ТК).
Какие проблемные вопросы встретились вам по расчету и выплате авансов? Задавайте их в комментариях!
Размер аванса по заработной плате и сроки его выплаты
Чисто технически, как рассчитать аванс по зарплате, не составляет для бухгалтера большого труда. В то же время есть извечный вопрос про аванс: это сколько процентов от зарплаты? Рассмотрим, что говорит законодательство на этот счёт и что думают чиновники. Какие у работодателя есть ограничения и возможности при определении размера аванса и его выплате? Об этом – в нашей консультации.
Сколько процентов
Неотъемлемые части дохода каждого человека за выполнение трудовых обязанностей – это аванс и зарплата. При этом сколько процентов от зарплаты составляет аванс, Трудовой кодекс РФ не говорит. Более того: сам термин «аванс по зарплате» в 2019 году и ранее в Кодексе отсутствует. Разъяснения Минтруда и Роструда периодически стараются закрыть этот пробел в законодательстве относительно аванса и сколько от зарплаты он может или должен быть.
И всё же сколько должен быть аванс от зарплаты в 2019 году? Из положений ст. 136 Трудового кодекса РФ вытекает основной принцип, что зарплата за первую половину месяца по ТК РФ должна соответствовать фактически отработанному сотрудником времени за этот период.
ПРИМЕР
ООО «Гуру» в своих внутренних документах по труду не стало устанавливать в 2019 году процент аванса от зарплаты, а ввела всему персоналу единый фиксированный размер оплаты труда за первую половину месяца в размере 10 000 рублей. Насколько это законно?
Формально ООО «Гуру» не нарушило нормы трудового законодательства не определив, аванс – какой процент от зарплаты. В то же время, по мнению Минтруда, уменьшение оплаты труда за 1-ю половину месяца при начислении можно считать трудовой дискриминацией, которая ухудшает трудовые права работников (письмо от 10.08.2017 № 14-1/В-725).
Интересно, что до сих пор действует постановление Совета Министров СССР от 23 мая 1957 года № 566, которое оговаривает, какой процент от зарплаты составляет аванс. Согласно этому нормативному документу, сколько процентов от зарплаты аванс в 2019 году, зависит от соглашения администрации предприятия (организации) с профсоюзной ячейкой при заключении коллективного договора.
Есть и чёткий критерий, какой процент от зарплаты составляет аванс. В 2019 году его наименьший размер должен быть не ниже тарифной ставки сотрудника за отработанное время.
Многие спрашивают, может ли аванс быть больше зарплаты. Да, действующее законодательство это не запрещает.
Аванс 40% – нарушение?
Иногда аванс 40 процентов от зарплаты – нарушение ст. 136 ТК РФ. Откуда берётся эта цифра? Поясним, как рассчитать аванс по зарплате.
ПРИМЕР
Величина оплаты труда за первую половину месяца должна соответствовать трудовым затратам сотрудника.
100% оклада МИНУС 13% НДФЛ = 87% оклада. Половину оклада – 43,5% – условно округляем до 40%.
То есть на практике перед бухгалтером обычно стоит задача не доводить дело до задолженности по подоходному налогу. Поэтому оставляют как бы резерв под НДФЛ, выдавая аванс не 50, а 40% от оклада. Хотя де-юре это нарушает советское постановление № 566, которое мы упоминали выше.
Таким образом, сколько процентов платят аванс от зарплаты, в большинстве случаев зависит от фактически отработанных дней за первую половину месяца. Разумеется, при сдельном труде нужно применять иной подход к тому, как рассчитывается аванс по зарплате – по фактическим результатам. И третий вариант – фиксированный аванс.
Как соотносятся
На практике жёстких рамок нет в отношении того, что больше – аванс или зарплата. Однако принято, что основную часть положенного дохода работник получает именно при получении заработной платы. То есть второй части.
Можно выделить основные критерии, в чем разница аванса и зарплаты:
- сначала выдают аванс, потом заработную плату;
- аванс обычно меньше основной зарплатной части;
- обычно аванс – это какая-то часть зарплаты.
Как рассчитать
ПРИМЕР
Оклад Е.А. Широковой, работающей бухгалтером в ООО «Гуру» на пятидневке, составляет 30 000 рублей. Согласно внутреннему акту, дата выдачи аванса – 15-е число текущего месяца. Количество фактически отработанных ею дней с 01 по 15 сентября 2019 года равно 11-ти. Как считается аванс по зарплате за сентябрь с учетом подоходного налога?
(30 000 р. – 3900 р.) / 21 × 11 = 13 671 р.
- 3900 руб. – НДФЛ;
- 21 – число рабочих дней в сентябре.
В 2019 году в трудовом законодательстве не было принципиальных изменений относительно того, как по-новому считать зарплату и аванс. Однако мы будет держать вас в курсе, если они появятся. В том числе очередные разъяснения чиновников на этот счёт.
Как выплачивать
На основании ст. 136 ТК РФ оплата труда должна быть выдана не реже каждых ½ месяца. Роструд в письме от 26 сентября 2016 года № ТЗ/5802-6-1 рассматривает, как выплачивается зарплата и аванс. По его мнению, выдача аванса и зарплаты по новым правилам (Закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) должна происходить в следующие даты:
- за 1-ю половину месяца – в установленный день с 16 по 30 (31) число текущего месяца;
- за 2-ю половину – с 01 по 15-е число месяца, который идёт следом.
Положения ТК РФ не оставляют сомнений, обязательно ли платить аванс по зарплате. Да, это необходимо делать.
Конкретно, как платится аванс и зарплата, каждый наниматель определяет в своих внутренних документах о труде.
Сроки выплаты
Про сроки выплаты аванса и зарплаты в 2017 году Министерство труда высказалось в своём письме от 10 августа 2017 года № 14-1/В-725. Согласно ему, ТК РФ не установлены:
- конкретные сроки выплаты зарплаты и аванса;
- ее размер за полмесяца.
Таким образом, какого числа аванс и зарплата каждое предприятие регулирует у себя самостоятельно. На практике, когда платят аванс и зарплату оговаривают во внутреннем нормативном акте – положении, правилах, соглашении либо коллективном договоре.
Есть жёсткий ориентир, когда выплачивается аванс и зарплата в России: не позже 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725). А точный день месяца должен быть прописан хотя бы в одном из этих документов:
- локальных правилах трудового распорядка;
- коллективном договоре;
- трудовом контракте.
Платёжка на аванс по з/п
После того как начисляется аванс и зарплата, оформляют соответствующую платёжку. При этом основная особенность платежного поручения на аванс по зарплате – образец надписи в графе «Назначение платежа».
Как было сказано, формально в ТК РФ нет понятия «аванс по заработной плате». Поэтому слово «аванс» можно не указывать.
Вот приемлемый вариант при перечислении аванса на карту работника:
Как правило, если вы скидываете зарплату напрямую на карточку работнику, его Ф.И.О. и лицевой счёт указывать в назначении платежа не нужно.
