Выдача подотчетных. Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
Кто является подотчетным лицом
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Срок выдачи денежных средств под отчет
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Если организация на УСН
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
- Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п... руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...
- Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...
- Расчеты с подотчетными лицами
Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...
- Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами
... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...
- Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам
Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...
- Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении?
ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику... средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за... разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им... организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое... На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира...
- Анализ изменений, внесенных в Инструкцию № 191н
Не показывается Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возврату предоставленных им средств... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, отношения с... сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным... учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности...
- Учет расчетов с применением платежных карт
Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...
- Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году
Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
... ». С учетом изложенного расчеты с подотчетными лицами необходимо отражать: по выплате суточных... 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»; по оплате... 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг... 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг». }
