• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Время инкассации. Порядок проведения инкассации денежных средств

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбира заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.204

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация предоставляет в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (Форма № КО-2)(См.Приложение 3) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие суммы указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, затем на копии препроводительной ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации, для зачисления на е расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм(например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы связанные с оплатой услуг, оказываемые кредитными организации, являются операционными расходами(пункт 11ПБУ 10/99) Приказ Министерства Финансов Российской федерации от 06 мая 1999 года № 33-н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»ПБУ 10/99» Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности(подпункт 14.1,6 ПБУ 10/99).Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Сумма оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получении счетов фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со статьей 170-172 Налогового кодекса РФ.

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

1. Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
2. Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

1. Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
2. Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
3. С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

• доставка наличной выручки компании в банк;
• транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
• транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
• сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
• сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
• доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
• доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

• номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
• наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
• телефон дляконтактов;
• режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
• время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

• препроводительная ведомость;
• накладная к сумке;
• квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос. Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

• акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
• ордер по передаче ценностей;
• справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.

Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?

В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.

Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.

Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.

Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.

Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.

Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.

При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.

К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.

Правила проведения инкассации

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.

Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Таблица 1

Учет сдачи наличности в банк через инкассатора

В настоящее время достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.

Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.

Используя данные примера, определим стоимость услуг:

(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.

Таблица 2

Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы

Пример 3
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.

Таблица 3

Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке

Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.

Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.

Пример 4
Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.

Таблица 4

Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо

Пример 5
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 430 тыс. руб. выявлены излишки, которые зачислены на расчетный счет в сумме 1 тыс. руб. Операции в учете будут отражены проводками.

Таблица 5

Учет излишка, зачисленного на расчетный счет

Ответственность организаций и должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1 КоАП. Вне зависимости от того, по прямому умыслу нарушен этот порядок или по неосторожности, административный штраф должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., организации — от 40 до 50 тыс. руб.

Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

• Доставка выручки торговой организации в банк.
• Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
• Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
• Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
• Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
• Перевозка наличных между филиалами одной организации.
• Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

• Накладная к сумке.
• Квитанция к сумке.
• Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Проводить инкассирование торговых точек имеют право специализированные службы, банковские охранные подразделения и определенные отделы на предприятиях. С каждой из указанных служб заключается договор на оказание услуг по сбору и транспортировке денежной массы и материальных ценностей.

Инкассаторы не только собирают наличность и транспортируют ее в различные инстанции. Они также имеют право перевозить культурные ценности, ювелирные изделия, секретные документы и драгоценности. Каждый из таких служащих выполняет сбор денежной массы или ценностей, как того требует инструкция проведения инкассации. Наказание за нарушение предписаний очень строгое, начиная от увольнения или большого штрафа и заканчивая уголовной ответственностью. Все зависит от того, какие последствия повлекло нарушение.

При заключении договора со специальной службой или банковской вооруженной охраной, порядок проведения инкассации регулируется действующими нормативами и внутренним распорядком этих учреждений и служб. Уполномоченные подразделения имеют право обслуживать торговые точки клиентов и транспортировать наличность из них в соответствии с регламентными нормами, закрепленными фактическим договором.

Иногда крупными предприятиями допускается самостоятельная организация инкассации денежных средств на своих филиалах и у партнеров, реализующих их продукцию. Для этого создается собственная служба, занимающаяся сбором и транспортировкой наличности. Деятельность на остальных торговых точках, не относящихся к этой организации, запрещается.

Порядок проведения операций инкассации

Процедура сбора наличности начинается с того, что подразделение, выполняющее инкассацию, готовит специальную вместе с частично заполненной препроводительной ведомостью. Затем материалы развозят по предприятиям, согласно маршрутному листу и заключенным договорам.

В указанное время служба инкассации снова посещает торговую точку. Если это небольшой магазин, его работа временно приостанавливается. При инкассации супермаркета прекращать работу нет необходимости, поскольку для подсчета и передачи наличности существует специальное помещение.

Как предписывают правила инкассации денежных средств, в присутствии представителя торговой точки и инкассатора выполняется пересчет и проверка денежной массы на подлинность. После этого сумму фиксируют в препроводительной ведомости, и отправитель предоставляет бланк, уже заполненный к моменту приезда службы. Затем документ визируется подписями и печатью.

Заполненная ведомость вкладывается в инкассаторскую сумку, которая закрывается и опечатывается представителями службы и торговой точки. Все материалы транспортируются в банковское или другое финансовое учреждение.

Как требует инструкция по инкассации денежных средств, представители службы в обязательном порядке должны:

• четко соблюдать график и маршрут передвижения;
• при сборе наличности убедиться в том, что сумма денежной массы соответствует прописанной в ведомости;
• проконтролировать корректное заполнение бланка;
• обеспечить опечатывание инкассаторской сумки с последующей доставкой к месту хранения.

При инкассировании внутренней службой предприятия, процедура отличается от стандартной. На торговой точке наличность не всегда передается по препроводительной ведомости, иногда просто заполняется акт передачи денежных средств. Кроме того, руководство предприятия часто экономит на инкассаторских мешках, и денежную массу транспортируют в мини-сейфах или металлических контейнерах.

Требования к проведению инкассации

Проведение инкассации нередко сопряжено с риском для жизни и здоровья. Поэтому строгое соблюдение всех предписаний иногда спасает от возможного разбойного нападения. Специальные службы не раскрывают всех требований, которые должны выполнять инкассаторы, поскольку эти сведения относятся к разряду служебной информации, недоступной для посторонних.

Существующие требования к инкассации денежных средств распространяются также и на отправителей. Они должны обеспечить:

• свободный подъезд к дверям торговой точки или запасного выхода;
• хорошее освещение у входа, а также внутри, по ходу следования инкассатора;
• отдельное помещение для инкассирования, которое должно запираться изнутри, либо временное прекращение работы магазина, если нет отдельного помещения для кассы;
• свободное продвижение сотрудников службы внутри в сопровождении уполномоченного персонала или представителя службы охраны объекта.

Если вышеперечисленные пункты не выполняются, инкассаторы имеют право отказать в сборе и транспортировке ценностей.

Правила инкассации не регулируются на правительственном уровне. Описанные нормативы основываются на действующем законодательстве, поэтому соблюдение инструкций помогает не только сохранять денежные средства или материальные активы, но жизнь и здоровье работников службы.