Платежная ведомость онлайн заполнение. Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы
Руководство тех организаций или предпринимательских компаний, в которых зарплата выдается наличными, а не банковскими денежными начислениями, нередко задаются вопросом о том, как грамотно заполнить финансовый документ, содержащий сведения о заработной плате работника. Какой бланк ведомости на выдачу зарплаты необходим в 2018 году и как его оформить? Далее подробнее.
Платежная ведомость на выдачу заработной платы – бланк 2018
Существует две формы ведомости на выдачу зарплаты: платежная и расчетная. Применяются они для подтверждения факта выдачи трудящимся заработной платы наличными. При выдаче заработной платы заполняется платежная (зарплатная) ведомость формы Т-53, которая составляется на основании записей расчетной. Она официально подтверждает выдачу заработной оплаты и содержит всю информацию о размере выплачиваемой зарплаты сотрудника.
Правила заполнения платежной ведомости
В образце потребуется указать общую сумму оплаты труда работникам. Этот документ со сведениями о заработной плате оформляется в единственном экземпляре сотрудниками бухгалтерии и подписывается начальником данного предприятия. В перечень необходимых для указания реквизитов входят:
- наименование организации или ИП;
- период срока оплаты;
- общая сумма оплаты (и словами, и цифрами), значение которой необходимо продублировать на первой и на второй страницах бланка;
- ФИО начальника организации, его должностное положение и подпись;
- ФИО бухгалтера, который составлял документ, и его подпись;
- дата подписания данного документа;
- в таблице номер документа, дата его составления, расчетный срок – оплачиваемый период работы сотрудников (например, обычно это месяц).
- их табельные номера, фамилию и инициалы, отдельно выплачиваемый размер заработной платы каждого трудящегося, их подписи;
- ФИО, должность и подпись того, кто напрямую осуществил (выдал наличными) зарплату работникам;
- расходный кассовый ордер (РКО).
Изменения в ведомости и сроки закрытия
По необходимости в форме Т-53 разрешается внести корректировки, если того требует специфика трудовых отношений в данной организации. Но делать это нужно согласно установленным правилам. Все вносимые поправки следует сопровождать датой корректировки, а также сведениями и реквизитами лица, вносящего эти правки.
Важно то, что нельзя вносить никакие изменения в строку «Расходный кассовый ордер». В противном случае главному бухгалтеру понадобится выписать другой ордер. Завершительный этап оформления документа — это последний день выдачи заработной платы всем работникам: кассовый сотрудник выдает зарплату последнему получателю. В случае нехватки заработной платы всем работникам эта сумма обязана быть депонированной и упомянута в форме Т-53. Сроки закрытия будут зависеть от периода срока оплаты труда, указанного в ранее оформленной ведомости (на первой странице бланка). Но и у времени выплаты заработной платы есть срок – не более 5 рабочих суток. Срок хранения для этой категории бумаг не может превышать 5 лет.
Кто отвечает за хранение и учет?
В соответствии с законом «Об учете бухгалтерии» за организацию хранения бухгалтерской документации, в особенности связанной с выдачей зарплаты, обязуется отвечать исключительно начальник предприятия. Если имеется уполномоченное руководством лицо, то отвечать соответственно будет оно. В случае с индивидуальными предпринимателями за учет и хранение бухгалтерской документации отвечать должен каждый самостоятельно.
Образец заполнения платежной ведомости
Образец должного оформления ведомости:
Требуется заполнить два листа формы Т-53:
- на первом указываются общие сведения об организации, ее фигурантах и сумме выдаваемой заработной платы всех трудящихся;
- на втором листе бланка – таблица, необходимая для заполнения. Туда вносится перечень сотрудников, которым выдается зарплата.
Для оплаты труда каждая организация обязана формировать ведомость на заработную плату. Это основной документ бухгалтера по учету затраченных на эти цели средств.
Выплаты трудящимся должны осуществляться таким образом, чтобы они понимали, откуда берутся суммы к выдаче, по каким правилам производятся удержания из зарплаты и начисления на нее.
Выдачу заработка необходимо тщательно документировать в соответствии с требованиями законодательства РФ. Любая ревизионная комиссия должна с легкостью проверять обороты средств организации, порядок расчетов с сотрудниками.
Основные моменты
Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан придерживаться определенного порядка и сроков выдачи зарплаты, подготовки и заполнения соответствующих бумаг.
Сведения и определения
Процедура выдачи денег должна оформляться документально. На предприятии формируют специальные ведомости. Их формы утверждены законодательством.
Они бывают трех видов:
- расчетные;
- платежные;
- расчетно-платежные.
Применение той или иной формы зависит от некоторых нюансов.
Уполномоченные сотрудники, выдающие зарплату, в первую очередь, должны подробно изучить следующие вопросы:
- определения;
- предназначение документа;
- существующие нормативы.
Недопустимо нарушать действующие нормы. Это может привести к проблемам с трудовой инспекцией.
Для более легкого изучения законодательной базы по поводу заполнения РКО и иных документов, нужно знать соответствующую терминологию.
К основным понятиям относятся следующие:
| Заработная плата | Это сумма, которую должен выдать работодатель сотрудникам за выполнение ими своих трудовых обязанностей. Ее размер регулируется трудовым соглашением и законодательством. Он не может быть ниже МРОТ. Сейчас по России он составляет 7500 р., а с первого июля 2019 года повысится еще на 300 р. |
| Расходный ордер | Это документ, который заполняется при выдаче зарплаты через кассу. Оформляется на каждого сотрудника отдельно. |
| Платежная ведомость Т-53 | Отражает фактически полученную персоналом зарплату. Оформляется на группу работников (цех, подразделение и т. д.) или предприятие в целом. |
| Расчетная ведомость Т-51 | Отражает расчет заработка по всем сотрудникам организации. |
| Расчетно-платежная ведомость Т-49 | Используется для выдачи жалования, а также содержит сведения о том, как она рассчитывалась: оклад, число рабочих дней, начисления, удержания. Данный документ объединяет в себе формы Т-51 и Т-53. |
Порядок составления бумаг по расчету и выдаче зарплаты отражен в Постановлении Госкомстата № 1 от 05.01.04. Из этого нормативного документа можно скачать бесплатно бланк ведомости. Расхождения с утвержденными в Постановлении формами не допускаются.
Существующие формы
Ведомость по зарплате отражает все начисления сотрудникам. Данный бухгалтерский документ может состоять из одной части или нескольких, если работники разделены по структурным подразделениям компании.
Ведомость отражает точные исчисления по каждому трудящемуся. Данные из нее применяются при составлении бухгалтерской отчетности.
Платежно-расчетная форма (Т-49) включает 23 графы. В них содержится необходимая информация для выведения итога. Она состоит из двух разделов. В основном указывается название организации (подразделения), общая сумма по документу, подписи главбуха и директора.
Табличная часть содержит колонки:
- номер по порядку;
- табельный номер сотрудника;
- должность;
- ставка (оклад);
- отработанное время;
- начисления и удержания;
- сумма к выдаче или переплата;
- фамилия, роспись в получении.
Ведомости Т-49 и Т-53 подписывают бухгалтер и руководитель, а форму Т-51 только исполнитель. Для учета оплаты труда на малых предприятиях используют ведомость формы В-8. В документе указывают начисления, удержания, сумму к выдаче. По ней же предусмотрены колонки, отражающие получение денег.
Назначение бланка
Ведомости по зарплате необходимы для следующих целей:
- систематизации информации по зарплатным выплатам;
- подтверждения целевого расходования денег;
- упрощения осуществления ревизии налоговиками;
- проведения проверок трудовой инспекцией.
ТК РФ обязывает работодателя начислять и выплачивать заработок персоналу так, чтобы люди уясняли, каким образом сформировалась сумма к выдаче. Расчетная ведомость наглядно демонстрирует все начисленные и удержанные суммы.
Помимо расчета, следует зафиксировать сам факт получения жалования на руки в виде подписи работника. Эта функция возложена на платежную ведомость. С ее помощью отражается факт получения заработка каждым конкретным тружеником.
Расчетно-платежная ведомость объединяет обе вышеперечисленные функции: начисление и получение средств.
Сейчас платежную ведомость используют очень редко. Это связано с тем, что зарплата в основном перечисляется на пластиковые карты безналичным путем. Выплаты единичным сотрудникам, например, не оформившим карту, осуществляются с помощью РКО.
Еще одной причиной отказа от применения формы Т-53 является то, что расписываясь напротив своей фамилии, сотрудник видит суммы других работников, отраженные в документе. Это нарушает конфиденциальность зарплатных данных и часто привод к конфликтам.
Оформление документа
Ведомость заработной платы заполняется в три этапа:
| Оформление титульной части | Указывается название организации, порядковый номер документа согласно журналу, дату заполнения, общую сумму средств к выдаче, отчетный период. Отдельные строки отведены для подписей должностных лиц. Эта часть является общей для всех видов ведомостей. Она содержит обязательные сведения, которые указывают независимо от метода расчета и выдачи заработка. |
| Оформление табличного раздела | Таблица предусмотрена для разбивки общей суммы на детальные начисления и удержания для каждого работника. Содержание колонок и их число зависит от формы документа, способа выплаты, численности персонала.
В расчетной ведомости необходимо дополнительно отразить метод исчисления суммы к выдаче. Таблица расширяется для максимально подробного отражения того, из чего сложился трудовой доход, который работник получит на руки. В платежной ведомости таблицу корректируют так, чтобы отразить факт получения зарплаты и сопроводительную информацию. Для этого предназначены колонки для подписей и примечаний. В последней указывают удостоверяющий личность документ, который предъявляется при получении денег либо доверенность, если заработок выдан доверенному лицу трудящегося. Если зарплата выдается персоналу по платежной ведомости, то дополнительно каждому сотруднику нужно подготовить расчетный листок. В нем человек может увидеть:
Расчетно-платежный вариант ведомости сочетает в себе два вышеописанных, т. е. отражает порядок расчета и факт выплаты. |
| Заполнение пустых полей после выдачи денег |
|
Требования к заполнению ведомости заработной платы
Ведомость заработной платы можно составлять от руки или в электронном виде, например, в зарплатной программе 1С ЗУП.
В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- подписи должностных лиц;
- итоговая сумма;
- период выплаты заработка;
- номер и дата документа;
- наименование организации (ИП).
При заполнении формы бухгалтер берет сводные данные из табеля рабочего времени и кадровых приказов. Ведомости состоят минимум из двух листов: титульного (содержит реквизиты) и табличного (включает данные для расчета выплат). При необходимости к документу можно добавлять страницы.
Зарплата должна выдаваться в течение пяти рабочих дней, начиная со дня ее получения со счета (п. 6.5 Указаний ЦБ от 11.03.14 г. №3210-У). Ведомость составляется, если в организации трудится более трех человек, в ином случае заполняют расходный ордер.
Руководитель организации и главбух отвечают за правильность начислений и удержаний. Если в ведомости отсутствуют их подписи, то они не могут быть приняты к исполнению.
Кассир несет ответственность за получение, учет, выдачу, сохранность и хранение денег. Образец заполнения ведомости можно найти в интернете.
Ответственность за ведение
Составление ведомости относится к обязанностям бухгалтера-расчетчика. Он отвечает за достоверность данных в документе и правильность его оформления. Исполнитель должен расписаться в ведомости накануне выдачи денег по ней и до утверждения ее руководителем.
После осуществления всех выплат и подведения итогов по ведомости бухгалтер вновь подписывает уже полностью заполненный и оплаченный документ. Далее бланк подшивается и убирается на хранение.
Ведомости относятся к бумагам строгой отчетности и подлежат проверкам. Нужно обеспечить их надлежащую регистрацию и хранение. Для этого ежегодно в организации разрабатывается и утверждается учетная политика. В ней должна предусматриваться разработка и ведение журнала учета ведомостей формы Т-53а. Он открывается на год.
В журнале регистрируют все сформированные и оплаченные в течение года ведомости. Указываются их номера и даты оформления. Затем расчетные документы подшиваются и сдаются на хранение. Беречь их нужно в течение пяти лет.
Исправление, хранение и закрытие
В идеале в ведомостях на зарплату ничего не исправлять. Зачеркивания некрасиво выглядят и влекут за собой некоторые трудности. Однако опечатки, хоть и ненамеренные, имеют место.
При их появлении нужно сделать следующее:
- одной прямой линией аккуратно зачеркнуть неверную цифру;
- выше либо рядом написать правильное значение;
- все лица, которые подписали документ до момента исправления, должны поставить подписи вновь;
- указать дату корректировки.
Ведомость на выплату заработка необходимо закрыть в срок, отраженный на титульной странице.
Если деньги к установленному дню получили не все работники, бухгалтер должен сделать следующее:
- около ФИО работника, не получившего зарплату, написать слово «Депонировано»;
- после табличной части отражаются общие выданная и депонированная суммы;
- ведомость заверяют своими подписями ответственные лица;
- выписывается РКО на выданную сумму, его номер вписывается в соответствующую ячейку ведомости;
- документ отправляется на хранение.
Оформлять и закрывать ведомость нужно внимательно, т. к. она часто подвергается проверкам.
Каждый вид бухгалтерских бумаг имеет свой срок хранения. Ведомость хранится 5 лет при условии, что в ходе этого периода будет отчетная ревизия. В противном случае период хранения удлиняется до 75 лет.
Итак, выплата зарплаты должна строго регламентироваться и предельно ясно отражаться в соответствующих документах каждой организации. Для этого и предусмотрены ведомости, утвержденные Госкомстатом. Их оформление упрощает и унифицирует начисление и выдачу денежных средств работникам.
Расчет заработной платы работникам может отражаться как в , предназначенной еще и для учета выплаты заработной платы, так и в отдельном документе - расчетной ведомости. Расскажем об особенностях применения и заполнения расчетной ведомости (форма № Т-51).
Расчетная ведомость: для чего используется
Расчетная ведомость применяется для расчета заработной платы работникам организации (в т.ч. аванса - зарплаты за первую половину месяца).
Организация может применять как самостоятельно разработанную форму расчетной ведомости, так и форму № Т-51 , утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Опишем некоторые особенности составления расчетной ведомости на примере формы № Т-51.
Расчетная ведомость (форма № Т-51): особенности составления
Если организация применяет расчетно-платежную ведомость (к примеру, по форме № Т-49), отдельная расчетная ведомость уже не составляются.
Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем перечисления на банковские карты).
Расчетная ведомость Т-51 составляется бухгалтерией в одном экземпляре.
Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.
В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ.
Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.
В расчетных ведомостях, составляемых на компьютере, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
Расчетная ведомость Т-51: скачать бланк
Найти расчетную ведомость (форму № Т-51) можно, обратившись к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 , или по коду Т-51 в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
Расчетная ведомость - это документ, в котором сводятся все сведения о вознаграждениях сотрудникам, удержаниях из зарплаты и суммах, причитающихся к выплате. Расскажем о том, в какой форме можно вести первичку по расчету заработной платы, а также приведем образец заполнения расчетной ведомости Т-51. В статье вы найдете ссылку, по которой сможете бесплатно скачать бланк «Форма Т-51».
Правовые основы
Порядок начисления и выплаты заработной платы работникам компании регламентируется Трудовым кодексом РФ. В нем оговаривается методика начисления различных видов вознаграждений за труд и компенсационных выплат, сроки их перечисления, регулирование режима работы и отдыха, иные аспекты взаимоотношений работника и работодателя.
Заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Сроки выплаты устанавливаются руководством компании с учетом правил статьи 136 ТК РФ.
Заработная плата работнику, отработавшему полный месяц, не должна быть менее МРОТ, устанавливаемого Правительством РФ. Сейчас он составляет 11 163 руб. Если же в субъекте Федерации, в котором работает организация, установлен МРОТ выше федерального, то организации при установлении минимальной оплаты труда следует ориентироваться на него. Такова ситуация, например, в Москве (18 742) или Санкт-Петербурге (17 000).
Какие используются документы для расчета выплат работникам
С вступлением в силу Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (произошло это 01.01.2013) организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать используемые в деятельности первичные документы (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Это относится и к документам, используемым при расчете сумм, выплачиваемых работникам за труд. Для того чтобы использовать самостоятельно разработанную форму, необходимо предусмотреть в ней наличие всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ) и утвердить локальным нормативным актом.
Если же нет желания или необходимости разрабатывать образец расчетной ведомости по зарплате самостоятельно, то можно использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом.
Унифицированные формы документов
Для расчета и выплаты заработной платы Госкомстат в Постановлении № 1 от 05.01.2004 утвердил следующие бланки ведомостей:
- форма Т-49 — расчетно-платежная;
- форма Т-51 — расчетная ведомость;
- форма Т-53 — платежная.
Указания по заполнению форм даны в том же Постановлении № 1. В настоящей статье более подробно остановимся на порядке заполнения бланка Т-51.
Бланк Т-51 — расчетная ведомость: порядок применения и заполнения
Рассматриваемую форму документа применяют для отражения только начисления заработной платы. Для отражения выплат через кассу предприятия в этом случае применяется платежная ведомость Т-53. Если же компания применяет для отражения начисления вознаграждений сотрудникам расчетно-платежную ведомость Т-49, то это исключает применение форм Т-51 и Т-53.
Заполнение бланка можно производить от руки, а можно заполнять на машинных носителях, используя соответствующее программное обеспечение для учета бухгалтерских операций (например, семейства 1С). Сведения о начислениях и удержаниях приводятся по каждому сотруднику отдельно.
Данные о начисленной заработной плате заполняются на основании следующих первичных документов:
- табели учета рабочего времени;
- трудовые договоры;
- приказы о премировании;
- документы об отсутствии на рабочем месте (оплачиваемом и нет). Например, больничные листы, приказы об отпусках др.;
- распоряжения об иных выплатах.
После расчета сумм к начислению производится расчет удерживаемых из зарплаты сумм: НДФЛ, алиментов, профвзносов и др. В последней колонке табличной части документа приводится сумма, подлежащая выплате сотруднику (скачать бланк ведомости начисления заработной платы можно в конце статьи).
Образец заполнения
Исходные данные о рабочих днях, окладах и иных выплатах сотрудников ООО «Компания» за август 2019 г.:
По графику пятидневной рабочей недели в августе 23 рабочих дня. Все сотрудники уплачивают НДФЛ по ставке 13 %, иных удержаний нет.
