≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Кто на предприятии контролирует дебиторскую задолженность. Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты

Дебиторская задолженность классифицируется:

• по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
• по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока уже не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

Однако плановый уровень дебиторской задолженности нужно время от времени пересматривать. Зачем? Объясняет Евгений Найденов, руководитель департамента налогового аудита ООО «Бизнес аудит»:

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

Способы погашения долга

О том, какие способы погашения долга возможны, узнайте от эксперта:

Мечта любого предпринимателя получать авансовые платежи за свою продукцию, и не иметь дебиторской задолженности покупателей вовсе. Но рынок, есть рынок, борясь за покупателя, предприятия отгружают в отсрочку, и соревнуются с конкурентами в том, кто больше подвинет срок оплаты.

Дебиторская задолженность – это форма бесплатного кредитования покупателей. Беспроцентный коммерческий кредит. Слишком большая дебиторка может погубить бизнес, потому что вам элементарно не будет хватать денег на обеспечение производственного процесса.

Считается, что если дебиторская задолженность занимает более 30% структуры активов баланса, бизнес начинает испытывать сложности с платежеспособностью.

Чтобы задолженность покупателей не росла неуправляемо, ее нужно контролировать.

Управление Дебиторской Задолженностью включает в себя два этапа:

1. Контроль образовавшейся задолженности
2. Контроль будущей задолженности – формирование кредитной политики.

Контроль образовавшейся Дебиторской Задолженности

Первый инструмент контроля

Отчет по оперативному мониторингу задолженности. Этот отчет может быть ежедневным, еженедельным, или ежемесячным в зависимости от размеров Дебиторской задолженности.

Это операционный отчет – часть Управленческого Учета. Главное требование к управленческой отчетности – быстрота понимания информации и возможность быстрого принятия решений.

Управленческий отчет по дебиторской задолженности должен быть быстро и легко читаем, с хорошим «usability». Для этого важно, чтобы вся задолженность была сгруппирована в определенные разделы.

Сравните два отчета:

Кластеризация Дебиторской Задолженности

Текущая – задолженность в рамках условий договора или обычных условий хозяйствования (например, для вас может считаться текущей задолженность, которая сформирована в течение 10 дней с момента наступления обязанности оплаты).

Просроченная – задолженность клиента, которую вы допускаете и проводите «предпретензионные действия». Например, это может задолженность со сроком образования от 10-30 дней.

Проблемная – задолженность, которая не погашена в срок, который вы для себя определяете как максимальный. Период претензионной работы (например, от 30-60 дней с момента наступления срока платежа).

Судебная – задолженность, отношения по которой переданы в суд.

Сомнительная – задолженность, по которой вероятность возврата составляет менее 50%, например задолженность контрагента- банкрота.

Второй инструмент контроля

Регламент действий по работе с дебиторской задолженностью. По каждой стадии дебиторской задолженности должен быть свой порядок работы с контрагентами. Например:

Текущая задолженность – работа на уровне ответственного менеджера. Отправка уведомительных писем и счетов с напоминанием об оплате – за 10 дней, за 5 дней, за 1 день до дня оплаты.

Просроченная задолженность – руководитель подразделения, юрист, менеджер. Формирование писем с предложением заплатить, и указанием суммы штрафных санкций. Претензионная работа.

Судебная задолженность – коммерческий директор, руководитель продаж, юрист – судебные процедуры.

Сомнительная задолженность – директор, коммерческий директор коллекторы. Задолженность, по которой есть сомнения в получении.

И конечно, все регламенты должны подкрепляться мотивацией сотрудников. Наличие просроченной задолженности должно негативно сказываться на заработной плате менеджеров, а получение досрочной оплаты – поощряться.

Вид задолженности	Ответственный	Участники Процесса	Процедура
Текущая	Менеджер	Менеджер	Звонок с напоминанием об оплате
			Письмо с просьбой об оплате
Просроченная	Менеджер	Менеджер	Ежедневные звонки
		Юрист	Предарбитражное предупреждение
Проблемная	Руководитель ОП	Менеджер	Ежедневные звонки
		Юрист	Официальная претензия
Судебная задолженность	Коммерческий директор	Руководитель ОП	Проведение переговоров
		Юрист	Исковое заявление
Сомнительная задолженность	Генеральный директор	Руководитель ОП	Проведение переговоров
		Юрист	Действия по взысканию
		Коллекторы	Действия по взысканию

Набор инструментов для управления дебиторской задолженностью

Подведем итог. В список основных инструментов по работе с дебиторской задолженностью входят:

• еженедельный отчет;
• регламент действий;
• мотивация.

Контролировать дебиторскую задолженность по предприятию необходимо не только ради анализа и отслеживания необходимой информации по должникам, но и для того, чтобы руководство предприятия всегда имело доступ к реальной информации о состоянии оборотных средств на тот или иной период.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Такие долги со стороны физических, юридических лиц или даже государственных учреждений грозят предприятию финансовыми потерями, рисками утраты материальных ценностей. Поэтому они обязательно должны быть на контроле, а как это сделать, следует изучить способы и схемы подробнее.

Что это такое

Контроль дебиторской задолженности – это урегулирование, управление и бухгалтерский учет суммы долгов по предприятию, образованных пользователями оборотных средств юридического лица – дебиторами (должниками), которыми могут быть другие предприятия, компании, организации, а также физические лица.

Важность такого контроля актуальна не только для крупных корпораций, концернов или производств, но также и для предприятий малого и среднего уровня бизнеса. Что будет, если не контролировать, так называемую, «дебиторку» по предприятию?

В этом случае возможно развитие следующих сценариев:

1. Суммы денежных средств могут потеряться, причем, во внушительных объемах, найти которые будет очень сложно. Придется дополнительно нанимать специалистов, аудиторов, экспертов, чтобы провел расследование по финансам предприятия. Особенно утрата сумм может оказаться при сотрудничестве с компаниями-однодневками, например.
2. Будет фиксироваться из месяца в месяц финансовая нестабильность по предприятию. Это, в свою очередь, будет сказываться на регулярности оплаты труда рабочим, погашению обязательств перед государством – налоговые или коммунальные платежи и так далее.
3. Возникает неэффективность расходования ресурсной базы предприятия. За счет того, что потребуется задействовать силы всех ключевых должностных лиц (директора, бухгалтеров, менеджеров, юристов и прочих) новые проекты будут притормаживаться, а затраты на судебные издержки при тяжбах с должниками будут попросту уменьшать доходные средства предприятия.
4. Деловая репутация предприятия может пострадать перед лицом новых заказчиков, которые поймут, что им угрожают просрочки по поставкам или изготовлению заказов из-за снижения денежно-ресурсной базы предприятия его должниками.
5. Степень конкурентоспособности снижается по причине того, что из-за дебиторской задолженности предприятие терпит лишние расходы.

Как видно, все идет как по цепочке – из-за чьих-то долгов предприятие начинает утрачивать свою активность, стабильность, надежность и производительность.

Но главная опасность при игнорировании данного пункта бухучета и аудита заключается в том, что предприятие попросту придет к неизбежному и неуправляемому росту задолженности и материальных потерь. А это, в свою очередь, создаст большие препятствия для развития бизнеса, его роста.

Дебиторскую задолженность воспринимают как актив (то есть возвратные средства считаются пополнением кассы, частью имущества предприятия) и различают по следующей классификации:

Краткосрочная задолженность предполагает получение предприятием обратно платежей в течение 1 календарного года, если брать точкой отсчета отчетную дату.

При долгосрочном варианте – сроки увеличиваются и переваливают за 12 месяцев после отчетных дат. Когда определена текущая задолженность, то это говорит о том, что платежи ожидаются в течение того отрезка времени, который указан в договоре.

При сомнительных долгах само предприятие уверено, что получит обратно свои денежные средства, несмотря на то, что сроки их выплат были дебитором уже пропущены.

Безнадежная задолженность свидетельствует о невозможности возврата долгов и отсутствии реальных способов и возможностей для возврата долга.

Обратите внимание! Крупные корпорации или компании, либо, наоборот, малые предприятия, вполне могут установить свои собственные типы дебиторской задолженности. Все зависит от масштабов деятельности юридического лица.

Как контролировать

Разумный подход к ведению хозяйственной деятельности заключается в том, чтобы максимально точно и постоянно, методично измерять и учитывать все финансовые показатели, в том числе и дебиторскую задолженность.

Для того, чтобы обеспечит грамотный контроль дебиторской задолженности, каждый руководитель предприятия обязан знать целый ряд важных мероприятий, которые при этом должны быть проведены.

Контролировать «дебиторку» следует по определенному алгоритму действий, которые выражены в следующих этапах:

1. Назначение должного лица, уполномоченного вести регулярный контроль над состоянием дебиторской задолженности. Такая должность часто называется просто – ревизор.
2. Выявление дат для проведения контрольных действий.
3. Если применяется такой механизм, как отсрочка платежа, тогда – ввести конкретный и понятный регламент по передаче продукции и проконтролировать его выполнение.
4. Учетные действия объемов, размеров задолженности.
5. Установление лимитов отсрочек платежей и их длительности для всех контрагентов без исключения.
6. Взвешивание состава задолженности – какой величины долг, когда он образовался.
7. Проведение сравнительного анализа между сроками устранения задолженности и сроками получения кредитования.
8. Проведение инкассационных расчетов по специальным коэффициентам, которые бы показали, какова доля оплат, которые были сделаны за текущий период времени до того, как продукцию отгрузили.

Очень важно при всем этом обязательно вести постоянный учет компаний, предприятий, организаций и даже физических лиц, с которыми так или иначе предприятие ведет партнерскую деятельность.

При этом не важно, насколько сотрудничество между сторонами окажется долгосрочным или краткосрочным. Параллельно ведется учет всех контрагентов, причисляемых уже к тем, что задолжали предприятию.

Такие маневры позволят вовремя отслеживать сроки, того, кто задолжал и сколько. А такая своевременность на выходе дает возможность вовремя принять те или иные меры, чтобы долги были возвращены в максимально короткие сроки или имели бы высокую степень возвратной гарантии.

Процедурные этапы контроля дебиторской задолженности заключаются в следующих шагах:

• отгрузка потребителю готовой продукции;
• контроль над тем, чтобы оплаты за отгруженную продукцию осуществлялись вовремя;
• инвентаризация задолженности;
• выставление штрафных санкций нарушителю договорных обязательств при задержках оплат;
• судебные разбирательства с целью истребования долгов из должников;
• подключение резервных средств.

Методы

За последнее время большинство предприятий ощущают на себе все более и более растущую дебиторскую задолженность. По мнению экспертов и исследователей, такое положение вещей чаще всего показывает себя из-за замедленных темпов платежных операций (оборотов) между организациями, фирмами, предприятиями.

Для этого, чтобы не опускать подобные явления требуется управлять задолженностью постоянно. При этом наряду с управлением должно проводить корреспондирование «дебиторки» с другими пунктами общей финансовой политики предприятия.

При этом контроль и управление такой задолженности в обязательном порядке должно согласовываться еще и с маркетинговой политикой.

Существуют вполне оптимальные методы контроля дебиторской задолженности, которые заключаются в следующем:

1. Контроль за состоянием дебиторских счетов.
2. Ранжирование дебиторов, где выявляются должники с большими долгами.
3. Анализирование долгов по видам продукции, выгодных, невыгодных товаров.
4. Реальное оценивание бумаг, возможностей их выгодной реализации.
5. Проведение работ с должниками в судебном и досудебном порядке.
6. Отслеживание баланса кредиторской и дебиторской задолженностей.
7. Расширение рынка, увеличение потребителей.
8. Нахождение способов, как оптимизировать кредитную политику.
9. Мотивировать сотрудников, работающих на сбыт продукции.
10. Способствовать и стимулировать досрочную и своевременную оплату за продукцию.

При решении контролирующих «дебиторку» задач пользуются специальными показателями, которые представлены в относительных величинах, да еще и в динамике за определенный период времени – кварталов, годов.

Самыми ключевыми показателями являются следующие:

• коэффициент инкассации – благодаря нему можно определять величину и время поступления денег от продаж в конкретный отрезок времени, это ожидаемые поступления от реализации продукции;

• коэффициент оборотов «дебиторки»;

• период, когда «дебиторка» погашается;

• коэффициент нормальной погашаемости «дебиторки».

Результаты от расчетов, которые делаются по таким формулам, можно даже использовать при отслеживании и управлении кредитной политики организации.

Есть также способы рефинансирования «дебиторки», которые заключаются в следующих методах – факторинге, форфейтинг, учеты и подача в залог векселей, а также другие формы финансирования «дебиторки» на недлительный период времени.

Когда изучается состав задолженности, обязательно учитывается результаты анализа по резервным данным, сомнительным долгам, потерях, что зафиксированы фактическими.

Чтобы не допустить роста дебиторской задолженности, можно принять во внимание и использовать следующие методы ее оптимизации:

1. Требовать предоплату с новых покупателей до отгрузки продукции.
2. Обеспечить гарантию выплат потребителем в виде залогового имущества, поручительства, либо какой-нибудь банковской гарантии.
3. Перекрыть «дыры» дебиторской задолженности кредиторской.
4. Подключить аккредитив – третью сторону, способную решить вопрос платежеспособности потребителя продукции.
5. Получение кредита в качестве рефинансирования задолженности.

Обратите внимание! Услуга аккредитива весьма дорогостоящая, поэтому ею пользуются крайне редко, и из-за этого она не славится особой популярностью при решении вопросов с дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль дебиторской задолженности

Необходимо отметить, что нет каких-либо универсальных методов борьбы с ростом «дебиторки».

Все настолько относительно и каждый случай в отдельности имеет свою специфику, что приходится специалистам каждый раз подыскивать все новые и новые способы контроля и управления дебиторской задолженностью.

Во многом большую роль играет сама хозяйственная деятельность предприятия, какие сумм проходят между бухгалтерией и заказчиками или клиентами, а также ситуации на самом рынке, в нише которого ведет свою деятельность организация.

Но есть уже проверенные способы, которые при стандартной ситуации выступят классическим методом внутреннего контроля «дебиторки»:

1. Должен существовать всегда плановый уровень задолженности. При выходе за рамки запланированного уровня предпринимаются меры по снижению роста долгов.
2. Использование отсрочек платежей либо кредитов, но не всем клиентам, а тем, которые гарантированно выплатят свой долг. При этом всегда следует устанавливать конкретный срок отсрочки и закрепить это дополнительным соглашением к договору сотрудничества. Обычно используют 15 или 30 дней отсрочки.
3. Мотивировать работу сотрудников с целью повышения производительности. Здесь желательно использовать такую систему, которая могла бы сделать выплату заработка сотрудникам в тесной зависимости от сроков дебиторской задолженности.
4. Разработать саму схему, по которой будет проходить процедура отсрочки платежей, предоставляемые клиентам.
5. Важно определить параметры и оценить предоставляемую потребителем информации о ценном имуществе, которым можно перекрывать дебиторскую задолженность в случае ее интенсивного роста.
6. Следует грамотно распределить ответственность, которую несут юридические, коммерческие и финансовые службы, отделы корпорации при контроле за дебиторской задолженностью.

Факторы, определяющие допустимый уровень дебиторской задолженности

Образование дебиторской задолженности является объективным фактом процесса функционирования предприятия: отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т. е. оно, по сути, кредитует покупателей. При этом, с одной стороны, возникающая дебиторская задолженность отвлекает средства из сферы производства, что приводит к снижению эффективности использования оборотных средств в целом, отражается на показателях выполнения плана поставок по договорам, планов по прибыли и рентабельности. Но с другой стороны, увеличивая продажи в кредит (и соответственно размер дебиторской задолженности), предприятие может привлечь новых покупателей, увеличить объем продаж и получаемую прибыль. На величину дебиторской задолженности предприятия влияют внешние факторы: ♦ состояние экономики в стране (спад производства увеличивает размеры дебиторской задолженности); ♦ состояние расчетов в стране (кризис неплатежей приводит к росту дебиторской задолженности); ♦ уровень инфляции (при высокой инфляции не торопятся расстаться с долгами – чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма); ♦ эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ (ограничение эмиссии вызывает «денежный голод» и затрудняет расчеты); ♦ вид продукции (если это сезонная продукция, то дебиторская задолженность возрастает); ♦ емкость рынка и степень его насыщенности (если рынок мал и насыщен данным видом продукции, то возникают трудности с реализацией продукции). Внутренние факторы, определяющие уровень дебиторской задолженности: ♦ общий объем продаж и доля в нем реализации на условиях последующей оплаты (с ростом объема продаж растут и остатки дебиторской задолженности); ♦ условия расчетов с покупателями и заказчиками (увеличение сроков, снижение требований по оценке надежности дебиторов ведут к росту дебиторской задолженности); ♦ политика взыскания дебиторской задолженности (чем активнее предприятие во взыскании дебиторской задолженности, тем меньше ее остатки и тем выше «качество» дебиторской задолженности); ♦ платежная дисциплина покупателей и общее экономическое состояние тех отраслей, к которым они относятся.

Мониторинг состояния дебиторской задолженности рекомендуется начинать с запроса учетной информации и проверки ее достоверности.

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация : данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на текущий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов должников; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; кредитная история контрагента (сумма долга, период просрочки и пр.). Мониторинг расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах ООО «РЭМЗ». Устанавливаются причины образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, реальность получения; выясняется, не пропущены ли сроки исковой давности, и какие меры принимались для взыскания задолженности. При мониторинге состояния расчетов ООО «РЭМЗ» необходимо изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности. Графики инкассации средств в расчетах ООО «РЭМЗ» можно сопоставить за ряд смежных лет и по результатам сопоставления выявить общие тенденции в оборачиваемости долговых обязательств и отклонения от них в отдельные периоды.

В ходе выполнения мониторинга ООО «РЭМЗ» целесообразно сформировать развертку дебиторской задолженности по периодам просрочек, что позволит аналитику пред­ставить четкую картину состояния расчетов завода с разными дебиторами, а также выявить просроченную задолженность. Для определения оптимального размера дебиторской задолженности можно использовать ряд методов. Например, метод ранжирования дебиторов в зависимости от суммы задолженности. Кроме того, можно рекомендовать ранжирование контрагентов по значению кредитных рейтингов (таблица 1).

Таблица 1 – Ранжирование кредиторов по кредитным рейтингам

К управлению дебиторской задолженностью необходим грамотный подход. Часть руководителей четко выстраивают все бизнес-процессы, связанные с предоставлением контрагентам отсрочки платежа, другие предпочитают пустить все на «самотек». Если организация, как свидетельствует практика, не уделяется должного внимания работе с дебиторской задолженностью, она очень часто приходит к печальному финалу.

Дебиторская задолженность (Accounts receivable) является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами. С юридической точки зрения, под дебиторской задолженностью понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав (ст. 128 ГК РФ). Имущественные требования организации к контрагентам, которые своевременно не оплатили товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п., являются типичными и самыми распространенными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств: из причинения вреда или неосновательного обогащения. В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает, когда по каким-либо основаниям государственные органы обязаны произвести организации компенсационные выплаты. Таким образом, дебиторская задолженность — это входящие в состав имущества организации ее имущественные требования к другим лицам.

Доводы в пользу необходимости контроля

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса.

Позволяя вопросам дебиторской задолженности решаться «самим собой», собственники и руководители компаний тем самым ограждают себя от траты времени и сил, необходимых для наведения порядка в данной сфере (разработки документов, анализа «дебиторки», контроля действий сотрудников и т.п.). И вроде бы все хорошо. Вот только, готовы ли собственники потерять бизнес, в который они вложили столько сил и времени? Готовы ли топ-менеджеры потерять работу и лишиться репутации по причине краха бизнеса, не выдержавшего проблем с дебиторской задолженностью...?

Ответ, казалось бы, очевиден. Тем не менее, в подавляющем большинстве организаций контролем дебиторской задолженности пренебрегают, что приводит к таким негативным последствиям, как:

1. Потеря денежных средств. Она обусловлена проблемой компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа и не вернувших долг. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.
2. Потеря финансовой устойчивости компании. Если дебиторская задолженность не погашается, компании нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.).
3. 3. Низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются в компании многие сотрудники: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно, например, на развитие и новые проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.
4. Потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего, помимо репутационных проблем возникнут и финансовые. Клиент, заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов. Конечно, речь не идет о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях.
5. Потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность — это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.

Тщательный анализ может выявить наличие и других проблем. При этом необходимо каждую организацию рассматривать комплексно. Очевидно одно — дебиторская задолженность всегда дополнительная нагрузка на бизнес, и, как показывает практика, не каждый бизнес способен вынести такую нагрузку.

Одно из ключевых правил менеджмента гласит: «хочешь управлять, начни измерять». Именно поэтому при управлении «дебиторкой» так важно проводить периодический анализ ее показателей.

Методы и мероприятия контроля

Эффективный контроль дебиторской задолженности предполагает отдельный учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они, в принципе, могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей. Следовательно, эта задолженность реальна к взысканию.

Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами.

Выявлению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами, которая в обязательном порядке проводится перед составлением годового отчета. Однако для получения достоверной информации о состоянии расчетов этого недостаточно, поскольку проблемы с контрагентами могут возникать и в течение отчетного года. Поэтому основным способом контроля состояния дебиторской задолженности должна быть регулярная (лучше — ежемесячная) сверка расчетов с контрагентами. Если позволяют трудовые ресурсы, то желательно такой контроль осуществлять не менее двух раз в месяц. Это связано, прежде всего, с человеческим фактором. Мотивация менеджеров по продажам часто «завязана» на собираемости денежных средств, что, несомненно, правильно. Но менеджеры используют для этого много разных способов, и не все они в интересах компании. Поэтому нужен комплексный подход, который наравне с используемыми способами и методами мотивации персонала включает также организационные мероприятия, связанные с финансовым контролем.

В понимании подавляющего большинства руководителей финансово-экономическая служба только мешает и тормозит развитие бизнеса. Но с объективной точки зрения, она — якорь, который необходим каждому кораблю. В данном случае контрольные мероприятия, проводимые этой службой по работе с дебиторской задолженностью, позволяют вернуть в компанию немалое количество денежных средств. Даже сам факт введения контрольных мероприятий дисциплинирует менеджеров по продажам.

Мероприятия по управлению дебиторской задолженностью можно условно разделить на мероприятия организационного характера и мероприятия, направленные на оценку различных показателей дебиторской задолженности.

Для реализации организационных мероприятий, как минимум, требуется:

• назначить ответственного за контроль дебиторской задолженности в компании, это может быть ревизор или внутренний аудитор;
• установить контрольные точки, в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность;
• ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно в обязательном порядке контролировать;
• учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами;
• установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать его регламент работы. На основании решений кредитного комитета контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа;
• назначить ответственным лицом за состояние дебиторской задолженности коммерческого директора, а контролировать её должен ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).

Для оценки различных показателей дебиторской задолженности необходимо:

• организовать подготовку бюджета дебиторской задолженности в разрезе контрагентов — покупателей и направлений их деятельности. Такая классификация позволяет лучше понять клиентов, использовать дифференцированные методики оценки их различного статуса и условий кредитования. Составление такого бюджета поможет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его скорректировать;
• для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает долю оплаты ранее отгруженной продукции в текущем периоде. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% — в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего — 20%.

С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности , на основе которого можно спрогнозировать ее остаток на конец каждого месяца, а также сроки поступления денежных средств;

• отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. По этому коэффициенту можно судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т.е. погашается. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми коэффициентами, со значениями коэффициента компании за предыдущие периоды.
  Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.
• использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

Для оценки степени деловой активности компании можно сравнивать сроки погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляется кредит покупателям.

Таким образом, можно определить эффективность механизмов кредитного контроля, а также получить представление о надежности дебиторов.

Пример.

Проведенное Министерством Торговли США исследование показало, что доля безнадежных долгов находится в прямой зависимости от продолжительности периода, в течение которого дебитор обязуется погасить свою задолженность. При этом зависимость такова: в общей сумме дебиторской задолженности по срокам погашения до 30 дней около 4% относится к разряду безнадежной; 31—60 дней — 10%; 61-90 дней — 17%; 91-120 дней — 26%; при дальнейшем увеличении срока погашения на очередные 30 дней доля безнадежных долгов повышается на 3 — 4%.

Кроме этого, для оценки различных показателей дебиторской задолженности рекомендуется устанавливать критический срок оплаты, который представляет собой дату, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по коммерческому кредиту. В общем виде критический срок оплаты определяется, как дата возникновения дебиторской задолженности плюс установленное количество дней отсрочки. При этом момент возникновения дебиторской задолженности каждая компания определяет самостоятельно.

Учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, весьма полезно, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

Среди мероприятий, направленных на оценку различных показателей дебиторской задолженности, рекомендуется проводить оценку её реального состояния.

Взвешенное «старение» счетов дебиторов — довольно распространенный в мировой учетно-аналитической практике прием. В этой фазе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, составляется реестр «старения» счетов дебиторов , где все дебиторы ранжируются на 12 групп по убыванию величины задолженности. Такая группировка позволяет прогнозировать появление безнадежных долгов.

Ну и, наконец, рекомендуется создавать резерв на списание безнадежных долгов. Предоставляя товар в кредит, компания рано или поздно столкнется с ситуацией, когда покупатели не оплатят поставленные товары или услуги. К сожалению, по российскому законодательству списанные безнадежные долги непосредственно не уменьшают налогооблагаемую базу. Бухгалтер должен исходить из того, что резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю дебиторскую задолженность, которая просрочена, например, более чем на 180 дней, и определенную небольшую часть просрочки в других временных интервалах.

Предложенная система комплексного подхода с указанием современных методов контроля дебиторской задолженности может помочь выработать логику принятия решений в области её эффективного управления.

Сопутствующие риски

Образование сомнительной к взысканию дебиторской задолженности из-за «неблагонадежных» контрагентов сопряжено с рядом рисков.

Среди «неблагонадёжных» могут быть организации, которые фактически находятся и ведут деятельность в регионе действия компании, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Имеется также высокий риск при работе с компаниями, которые только что организованы. В данном случае не понятно, насколько успешно они будут развиваться. Или с компаниями, которые не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист, будет нечего.

Риск возникает, если компания имеет в качестве директора некое номинальное лицо, встретиться и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой, то это повод задуматься и получить больше информации о контрагенте перед тем, как заключать с ним сделку.

Если компании находятся в разных регионах, важно понять, насколько их сотрудничество удобно с точки зрения логистики. В случае отсутствия выгоды от логистики встает вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона. Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

Чтобы определить «серость» контрагента, надо проверить факт занесения сведений о компании в ЕГРЮЛ, запросить копии учредительных документов, а также ксерокопии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Бывает также, что проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников.

Примеры.

1. Профессиональный менеджер по продажам может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансового сотрудника, но в своих личных интересах.
2. Обычно для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Чтобы сотруднику отдела продаж не «портить отношения» с клиентом, проще попросить покупателя заплатить до конца месяца. В итоге он получит свою премию, а компания — покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить в таком случае не только от своего руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика во многих российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании — поставщика и клиент будут довольны друг другом, а компания — поставщик будет терять свои деньги.
3. Реализация товара или оказание услуги не всегда проводятся в бухгалтерской базе данных. За проведение документов обычно отвечают операторы, которые часто не понимают важности своей работы, и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта. Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
4. Часто у сотрудника отдела продаж бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она, в свою очередь, продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится такой менеджер по продажам, не нуждаются в дополнительном описании. И таких примеров, к сожалению, множество.

Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, перечисленные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.