Как платить ндфл и страховые взносы с командировочных расходов. Расчет ндфл с суточных
С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.
При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.
Страховые взносы с суточных
С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.
Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:
не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.
Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.
По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.
А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.
Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.
НДФЛ с суточных
Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).
Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.
Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
Пример
Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.
Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:
- строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
- строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
- строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
- строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
- строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).
Суточные в 6-НДФЛ
Суточные и
В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.
Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Учет суточных
Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.
Пример
В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.
Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные возмещаются работнику:
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации « » в Контур.Школе :
«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
684 291 просмотр
Суточные учитываются в расходах в целях налогообложения прибыли на дату утверждения (Письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808). Рассмотрим, что еще нужно учесть при выплате командированным работникам суточных.
Суточные при командировках
Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возместить ему расходы по проезду, найму жилья, иные затраты, произведенные с разрешения нанимателя, а также выплатить суточные. Их выдают за каждый день нахождения в поездке, включая выходные и праздники, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Размер выплаты
Размеры суточных для коммерческих организаций прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При расчете количества дней нахождения в командировке днем выезда считается день отправления транспортного средства (поезда, самолета и т. д.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
При этом нужно учитывать и время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта в случае нахождения их за чертой населенного пункта (п. 4 Положения о командировках). По аналогии определяется и день приезда работника в место постоянной работы.
Для определения размера суточных при нахождении в загранкомандировке необходимо учитывать, что за день пересечения государственной границы РФ суточные выплачиваются в размере, установленном для дней нахождения за рубежом.
А при возвращении на территорию РФ за день пересечения границы суточные выплачиваются как за дни нахождения на территории России.
При направлении в командировку в два иностранных государства и более суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о командировках).
Даты пересечения государственной границы определяются согласно отметкам пограничной службы в загранпаспорте работника. Поэтому при направлении за границу командировочное удостоверение сотруднику не оформляется.
При командировании работника в страны СНГ, при пересечении границы с которыми в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о въезде (выезде), даты пересечения границы РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения о командировках).
Налоговый учет выплат
В целях исчисления налога на прибыль суточные включаются в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, дата осуществления при методе начисления - это дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 29 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/51808).
Чиновники признают датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных день утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5).
При направлении работника в однодневную командировку (в местность, откуда он каждый день имеет возможность возвращаться к своему постоянному месту жительства) суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках). Это правило предусмотрено для командировок в пределах России. Тем не менее чиновники разрешают принимать к учету выплаты работникам при однодневных командировках (письма Минфина России от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30805, от 27 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18953, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). В этом случае они отражаются в составе прочих расходов - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Судьи также признают правомерным включение в расходы суточных, выплаченных при однодневных командировках (постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № А56-48850/2011, от 29 июня 2012 г. № А05-8580/2011).
При направлении сотрудника в однодневную загранкомандировку суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы, предусмотренной коллективным договором.
НДФЛ и страховые взносы
Суточные не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Но только в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Это:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
- не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.
Суточные, превышающие указанные размеры, являются доходом работника, с которого работодатель (как налоговый агент) обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.
При однодневных командировках произведенные в пользу сотрудника суточные не облагаются НДФЛ, если в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ они относятся к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя. Но только при наличии документального подтверждения. Тогда они представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения физлицом своих трудовых функций вне места постоянной работы. Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц.
Если же документов нет, выплаты, произведенные работодателем взамен суточных, освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. (при командировках по России) и 2500 руб. (при загранкомандировках) (письмо Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189).
В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ суточные не облагаются страховыми взносами. Официальных разъяснений по вопросу обложения страховыми взносами суточных, выплачиваемых при однодневных командировках, нет. Арбитры относят такие выплаты к возмещению расходов работника (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 ноября 2013 г. № А67-362/2013, ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, ФАС Центрального округа от 3 декабря 2012 г. № А54-3541/2012). Хотя существует и судебное решение с противоположной позицией (постановление ФАС Поволжского округа от 31 мая 2012 г. № А12-15578/2011).
В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ компенсационные выплаты (в пределах действующих норм), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются взносами на травматизм. Таким образом, суточные взносами на травматизм не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).
В то же время при направлении работника в однодневную командировку выплаченные ему суточные включаются в базу для начисления страховых взносов, поскольку не признаются суточными независимо от основания их выплаты (письмо ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357). Хотя в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 29 июля 2013 г. № А82-16096/2012 выражена иная позиция.
Обратите внимание! Размеры суточных устанавливаются турфирмой в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Ни минимального, ни максимального размера суточных в настоящее время законодательно не установлено.
С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.
Как платить страховые взносы с суточных
С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34. В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
- не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.
По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.
А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.
Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.
Как платить НДФЛ с суточных
Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).
Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, ). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.
Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. ).
ПРИМЕР
Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.
Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:
- строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
- строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
- строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
- строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
- строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).
Как отразить суточные в 6-НДФЛ
Суточные и налог на прибыль
В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Как вести учет суточных
Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.
ПРИМЕР
В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.
Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.
В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69
540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.
Командировка - это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).
Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд
Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549 , от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).
Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то - договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
Не облагаемые НДФЛ суточные
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (