≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Платежный календарь как инструмент финансового планирования. Внедрение платежного календаря

Таблица с суммарными денежными потоками рассмотренная в главе 19, служит больше, для отображения суммарного ежедневного денежного потока (ДП) и остатков денежных средств (ДС), по которым, при их недостатке, можно произвести расчет и стоимость привлекаемых заемных средств. Специалисты финансового отдела задумались над противоположной задачей - отсутствием детализации или аналитики этих денежных потоков в разрезе одного банковского дня. Такая детализация необходима для анализа проводимых кассовых операций и, при необходимости, последующего внесения корректировок в принимаемые управленческие решения, исправляющих возможные неприятности. Поэтому решено дополнить модель прогнозирования движения денежных потоков еще одним рабочим листом с таблицей платежного календаря, который будет отображать:

• остаток ДС на начало каждого дня;
• поступление и списание ДС в течение каждого дня как суммарного потока, так и в разрезе управленческих статей их учета;
• чистый денежный поток за день, как разность между поступлением и списанием ДС;
• поступление и списание ДС нарастающим итогом за день;
• суммарные обороты ДС за месяц по всем статьям управленческого учета.

Стратегический смысл самого платежного календаря заключается в том, чтобы найти узкие места в детализированных потоках ДС и по возможности устранить их. Ведь при положительном потоке за месяц в целом, могут быть всплески остатков ДС ниже нулевой отметки внутри этого месяца. Такая ситуация, когда не хватает денег для ведения оперативной хозяйственной деятельности, называется кассовым разрывом. Не применяя моделирования спрогнозировать возможное поведение наличности практически невозможно, да и исправить тоже. А это невыполнение взятых на себя обязательств с возможным последующим срывом бизнеса в целом или же дополнительными издержками для устранения нежелательных последствий, когда таковые становятся известны слишком поздно. Ведь известно, что стоимость приобретаемых товаров и услуг зачастую зависит от выполнения партнером взятых на себя обязательств.

Другой возможный смысл платежного календаря - оптимизация движения денежных средств (ДДС) с целью максимальной эффективности использования ресурсов, коими и являются деньги. Статьи ДДС в платежном календаре позволяют более эффективно взглянуть на происходящие процессы с целью создания бездефицитного платежного календаря, основанного на анализе предшествующих событий и прогнозировании будущих. Могут существовать различные подходы, например, желание "уложиться" в планируемые денежные ресурсы или расчет минимально возможных сумм привлекаемых кредитов и их стоимости при нехватке ДС. Платежный календарь позволит моделировать будущие потоки ДС по принципу "что-если" и находить более оптимальные варианты, например, в сроках оплаты. При кратковременном избытке денег, принимается решение не размещать их на депозите, а оплатить поставщикам за материалы (товары, услуги) с определенной заранее оговоренной скидкой. Или наоборот, предварительно провести переговоры с покупателем, с целью оплаты им товара ранее установленного срока с предоставлением ему скидки, а не привлекать краткосрочный кредит.

Пример классического платежного календаря

По логике в состав денежных потоков, как средства оплаты, входят непосредственно денежные средства - товар, обладающий мгновенной ликвидностью, так и их эквиваленты. В качестве эквивалентов выступают различные активы, полученные в качестве оплаты за реализованный товар (услуги). Это, как правило, другой товар (взаимозачет, бартер), векселя и пр. Но при поступлении этих эквивалентов сумма на банковском счете остается неизменной и ликвидность эквивалентов не является мгновенной. Поэтому рассматриваем платежный календарь, только для прогнозирования и фиксации непосредственно движения наличности.

В составе классического платежного календаря (рис. 21.1.) можно выделить три составляющих ДДС:

• денежный поток от основной деятельности;
• денежный поток от инвестиционной деятельности;
• денежный поток от финансовой деятельности
• с детализацией их на отдельные статьи.

Заполнение платежного календаря и расчеты, которые в нем производятся можно осуществлять самыми различными методами. Например, ввод данных в календарь с клавиатуры на основании произведенных ранее расчетов или предположений. Но этот метод при проведении предприятием активной и многоплановой деятельности не устраивает финансовый отдел. Должна присутствовать определенная стройная система, которая позволит как изменять одновременно массивы данных в платежном календаре, так и анализировать эти данные. Предполагается, что данные в календаре будут обновляться автоматически, на основании разработанного алгоритма и в качестве исходных данных будут использованы все полученные ранее результаты в модели прогнозирования денежных потоков.

Платежный календарь выступает как самый итоговый отчет, на основании которого будет планироваться и контролироваться кассовая жизнь предприятия. В качестве примера возможной автоматизации заполнения платежного календаря рассмотрим операцию поставки товара и получения средств по кредитной линии, рассмотренные в прошлых главах.

Рис. 21.1. Пример классического платежного календаря

Задачи автоматизации формирования платежного календаря

У модели ДенежныеПотоки присутствует существенный недостаток - невозможность просмотра проводимых операций в разрезе одного банковского дня при достаточном количестве введенных записей о проводимых операциях в исходную таблицу на рабочем листе ИсхДанные. Для этой цели введите в состав модели рабочий лист ПК с платежным календарем (рис. 21.2.). Непосредственные задачи автоматизации формирования платежного календаря:

• автоматически определить наименования приходных и расходных статей операций с наличностью и ввести их в графу Наименование, учитывая при этом принадлежность их либо к приходной либо к расходной составляющей платежного календаря;
• на основании введенного номера месяца, за который формируется платежный календарь, произвести выборку операций с наличностью только за этот месяц;
• определить номер года, за который проводится формирование платежного календаря и сформировать даты каждого дня в формате Excel;
• провести суммирование потоков операций с наличностью за каждый день по каждой статье платежного календаря и ввести эту сумму в платежный календарь на пересечении строки с наименованием этой операции и столбца с указанием этого номера дня месяца, в котором проведена операция;
• определить сумму ежедневных поступлений и расходования денежных средств, а также чистый денежный поток за день;
• определить с начала месяца по нарастающей суммы поступлений и расходования денежных средств;
• провести окончательные итоговые расчеты платежного календаря.

Рис. 21.2. Рабочий лист ПК с созданным платежным календарем и числовым примером за февраль месяц

Создание платежного календаря

Таблица непосредственно платежного календаря расположена в области ячеек С6:AI83. Строки 12:29 календаря выделены для формирования постатейно данных поступивших денежных средств, а строки 32:79 - для списанных.

Перед автоматическим заполнением платежного календаря в ячейку D2 с клавиатуры вводится номер месяца, за который будет формироваться платежный календарь. Промежуточные расчеты при формировании платежного календаря будут производиться в столбцах ВА:ВС.

Формирование наименований статей платежного календаря

Для формирования наименований статей платежного календаря предназначена подпрограмма ФормированиеСтатейКалендаря (рис. 21.3.). Статьи формируются на основании наименований операций, введенных в исходную таблицу на рабочем листе ИсхДанные. Причем, если наименование операции присутствует в исходной таблице, но не проводилась в месяце, за который формируется платежный календарь, эта статья будет все равно присутствовать в календаре. Это объясняется необходимостью унификации платежных календарей за любой период времени. Смысл такой унификации заключается, прежде всего, в наглядности, или желании человека искать вещи на привычном для него месте. Например, в одном месяце предприятие вело активную финансово-хозяйственную деятельность и статей расхода, по которым проводились операции, было 50, а в другом месяце всего 10, и в календаре отражены только статьи с проводимыми операциями. Руководитель, положив на стол два листа бумаги с распечатанными платежными календарями, больше времени потратит на поиск идентичных статей в этих таблицах, чем непосредственно на анализ содержащейся информации и принятие решений.

В подпрограмму входят на две других процедуры: ввод формул выбора наименований статей поступления (ДоходнаяЧасть) и статей списания денежных средств (РасходнаяЧасть). Сама же подпрограмма осуществляет только вставку выбранного текста наименований статей непосредственно в календарь.

В нашем примере в создаваемом платежном календаре можно разместить до 18 статей в доходной части календаря и 48 статей в расходной. При необходимости количество статей может быть уменьшено или увеличено, но тогда необходимо будет редактировать описанные далее макросы формирования платежного календаря и размеры таблицы, в которой календарь размещен.

Если нет необходимости в постоянном обновлении наименования статей при формировании платежного календаря, то тогда выполнение этой подпрограммы можно не производить, поставив перед ее именем в рассматриваемой далее подпрограмме ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.5.) знак примечания.

Рис. 21.3. Подпрограмма ФормированиеСтатейКалендаря для формирования наименования статей поступления денежных средств

Формирование наименования статей поступления денежных средств

Прежде чем приступить к записи макроса ДоходнаяЧасть, введите формулы в ячейку ВА12:

=ЕСЛИ(ИсхДанные!I10=0;"";ЕСЛИ(ИсхДанные!H10=1;ИсхДанные!C10;0))

которая вначале проверяет - отличается ли значение в ячейке I10 рабочего листа ИсхДанные (поступление денежных средств) от значения 0. Если отличается, то проводится дополнительная проверка - введен ли признак денежных потоков в ячейку Н10 рабочего листа ИсхДанные. При выполнении этих условий формула возвращает текст наименования операции, введенную в ячейку С10 рабочего листа ИсхДанные.

И в ячейке ВВ12 формула:

=ЕСЛИ(BA12=BA13;0;BA12)

которая вступает в свои полномочия после замены содержимого диапазона ячеек ВА12:ВА5002, содержащих первую формулу на определенные ею значения и последующую их сортировку (по убыванию не считая первую строку строкой заголовка). После сортировки значений, текст одинаковых наименований статей будет содержаться только в смежных ячейках. Тогда эта формула, сравнив значения в двух смежных ячейках, при идентичном тексте возвратит значение 0, а при несовпадении - текст наименования статьи в ячейке находящейся выше. Таким образом, из всех ячеек, содержащим одинаковый текст наименования статьи во всем массиве данных будет выбрана только одна.

Для записи подпрограммы выполните следующие действия после начала записи макроса:

• выделите область ячеек ВА12:ВА22 и нажмите клавишу F2, после чего комбинацию клавиш Ctrl+Enter;
• не перемещая табличного курсора, скопируйте выделенный диапазон в буфер обмена и произведите вставку в тот же диапазон, вызвав диалоговое окно Специальная вставка, в котором активизируйте переключатель Значения;
• не перемещая табличного курсора, выполните сортировку выделенного диапазона по убыванию нажав кнопку Сортировка по убыванию на Стандартной панели инструментов. Таким образом, весь имеющийся список операций, связанных с поступлением наличности соберется в верхней части выделенного диапазона, причем в убывающем алфавитном порядке;
• выделите область ячеек ВВ12:ВВ22 и повторите все описанные действия;
• остановите запись макроса и, открыв Редактор Visual Basic, произведите редактирование выделяемых диапазонов ячеек, заменив их адреса на ВА12:ВА5002 и ВВ12:ВВ5002, а также отредактируйте текст кода VBA и введите примечания.

Рис. 21.4. Макрос ДоходнаяЧасть

Формирование наименования статей списания денежных средств

При создании макроса РасходнаяЧасть нет необходимости повторять все действия, выполненные при записи предыдущего. Скопируйте макрос ДоходнаяЧасть в Редакторе Visual Basic и заменив имя отредактируйте его, что заключается в замене ссылки на ячейку с I10 при вводе формулы в диапазон ячеек ВА:

""=IF(ИсхДанные!R[-2]C[-44]=0, ......"

""=IF(ИсхДанные!R[-2]C[-43]=0, ...."

Это относительная система ссылок и указывает на то что столбец I находится 44-м, а столбец J 43-м слева по отношению к столбцу ВА, в ячейки которого вводятся формулы.

Заполнение платежного календаря суммами ежедневных оборотов денежных средств

Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам (рис. 21.5.) состоит из трех составляющих:

• подпрограммы ФормулыЗаполненияПлатежногоКалендаря непосредственно для ввода формул, производящих расчет;
• цикла For-Next для последовательного ввода рассчитанных ежедневных оборотов ДС по каждой статье в платежный календарь;
• очистки содержимого области с введенными формулами промежуточных расчетов.

Критериями при выборе данных служат:

• номер месяца, введенный в ячейку D2 перед началом вычислений;
• номер дня выбранного месяца, вводимого циклом For-Next с помощью переменной X в ячейку ВА1, и при выполнении подпрограммы изменяющего значение от 1 до31;
• наименование статьи управленческого учета, сформированных ранее в платежном календаре в диапазоне ячеек С12:С79.

Рис.21.5. Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам

Формулы расчета ежедневных оборотов денежных средств

Для ввода формул определения ежедневных оборотов денежных средств запишите макрос ФормулыЗаполненияПлатежногоКалендаря, предварительно введя следующие формулы. В ячейке ВА10 формула:

=ЕСЛИ(МЕСЯЦ(ИсхДанные!D10)=$D$2;ЕСЛИ(ДЕНЬ(ИсхДанные!D10)=$BA$1;ИсхДанные!C10;0);0)

которая сначала определяет, соответствует ли номер месяца в дате, находящейся в ячейке D10 рабочего листа ИсхДанные номеру месяца, введенному в ячейку D2 рабочего листа ПК. При выполнении этого условия проверяется следующее условие - соответствует ли номер дня месяца этой даты номеру дня месяца, вводимого в ячейку ВА1 рабочего листа ПК. При выполнении этих условий формула возвращает наименование проводимой операции, введенной в ячейку D10 рабочего листа ИсхДанные. В противном случае формула возвращает значение 0.

Формула в ячейке ВВ10:

=ЕСЛИ(BA10=0;0;СУММ(ИсхДанные!I10:J10))

проверяет результат вычисления формулы в ячейке ВА10. Если результат не равен нулю, то формула суммирует значение поступления и списания денежных средств по этой операции, содержащихся в ячейках I10:J10 рабочего листа ИсхДанные. Суммирование значений доходных и расходных статей объясняется тем, что в ячейках I10:J10 значения одновременно содержаться не могут. Это должно обязательно учитываться при формировании таблицы на листе ИсхДанные, ведь иначе такая запись не будет иметь никакого смысла.

Формула в ячейке ВС12:

=СУММЕСЛИ($BA$10:$BA$5000;$C12;$BB$10:$BB$5000)

суммирует обороты движения денежных средств в области ячеек ВВ10:ВВ5000 за номер дня месяца, введенного в ячейку ВА1 и при условии, что текст наименования статьи в ячейке С12 идентичен тексту наименования статьи в области ячеек ВА10:ВА5000.

Запись макроса заключается в последовательном вводе этих формул в диапазоны ячеек BC12:BC79, ВА10:ВА5000 и ВВ10:ВВ5000.

Рис. 21.6. Подпрограмма ввода формул определения оборотов за день по каждой статье управленческого учета

Цикл заполнения платежного календаря ежедневными оборотами движения денежных средств

Основным элементом автоматического заполнения платежного календаря ежедневными оборотами ДДС является цикл For-Next. Последовательность выполняемых циклом операций в подпрограмме ЗаполнениеПлатежногоКалендаряПоДатам (рис. 21.5.) следующая:

• предварительно переменной Row (номер строки) присваивается значение 12, что соответствует номеру строки, с которой начинает формироваться текст наименований статей управленческого учета;
• задается выполнение циклов от 1 до 31, что соответствует максимальному количеству дней в месяце;
• переменной Х присваивается значение равное его предыдущему значению, увеличенному на единицу. Значение Х не было задано и в начале выполнения цикла оно будет равно нулю;
• текущее значение переменной Х присваивается ячейке ВА1 (номер дня месяца), по которой будет производиться выборка данных ранее введенными формулами в диапазоне ячеек ВА10:ВА5000;
• задается перерасчет введенных формул;
• копируется содержимое диапазона ячеек BC12:BC79, формулы которых возвращают различные значения при изменении значения ячейки ВА1;
• определяется ячейка в рабочей области платежного календаря с адресом на пересечении номера строки (Row) и номера столбца, равного значению 3 (столбцы А:С), увеличенному на значение переменной Х. Строка кода VBA Cells(Row, 3 + X). В эту ячейку производится вставка значений скопированного диапазона BC12:BC79. Переменная Х с каждым циклом увеличивается на единицу и происходит с каждым циклом переход на одну ячейку правее - D12. E12, F12, G12 и т.д. Переменную Row в этой подпрограмме можно не использовать, а просто указать значение 12, но так нагляднее.

Ввод дат и сальдо на начало дня

Задачей макроса КалендарьДатыСальдо (рис. 21.7.) является ввод формул:

• определения номера года, в котором может находиться вводимый в ячейку D2 номер месяца;
• даты, за которую производятся ежедневные расчеты в платежном календаре;
• остатков денежных средств на начало каждого дня.

Как помните, при создании таблицы на листе СуммПотоки было задано ограничение вертикального расположения таблицы строкой 200 или, исходя из рабочей области, таблица охватывает временной интервал в 198 дней. Ограничение было связано с увеличением скорости обработки информации. Причем алгоритм создания этой таблицы, самостоятельно определяет дату, с которой будет начинается этот временной интервал. Как следствие, если начальная дата находится во второй половине года, то временной интервал перейдет и на следующий год.

Кроме того, создавая различные приложения и модели, на протяжении всей книги, мы стремились к тому, чтобы пользователь при работе с компьютером делал как можно меньше ненужных движений. К таким "движениям" можно отнести и ввод номера года, за который будет формироваться платежный календарь. Поручим Excel самостоятельно производить выбор года. Основной критерий - год должен находиться во временном диапазоне, формируемом на листе СуммПотоки и определяться номером вводимого месяца в ячейку D2 на листе ПК.

Несмотря на кажущуюся сложность, задача довольно проста и определяется одной формулой, по критериям: заданный временной диапазон и значение номера месяца. Формула определения номера года в ячейке D3:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ГОД(МИН(СуммПотоки!B3:B200))=ГОД(МАКС(СуммПотоки!B3:B200));МЕСЯЦ(МИН(СуммПотоки!B3:B200))

в первом аргументе функции ЕСЛИ функция ИЛИ проверяет два условия:

• равен ли максимальный год в области дат на рабочем листе СуммПотоки минимальному номеру года в том же диапазоне. Простыми словами - будет ли в этом интервале встреча Нового года?;
• больше или равен минимальный номер месяца в этой же области дат номеру месяца в ячейке D2.

При соблюдении одного из условий, или обоих одновременно, формула возвращает минимальное значение года в области дат на рабочем листе СуммПотоки. В противном случае возвращается номер максимального года в этой же области.

Формула формирования даты в ячейке D6:

=ЕСЛИ(ЕОШ(СЦЕПИТЬ(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1);0;СЦЕПИТЬ(D7;".";$D$2;".";$D$3)*1)

с помощью функции СЦЕПИТЬ соединяет в единое целое день (ячейка D7), месяц (ячейка D2) и год (ячейка D2). Алгоритм вычислений таких формул описан в главе 7. Цикл заполнения платежного календаря предполагает, что в месяце 31 день. Следовательно, как в нашем примере, если формировать календарь за февраль, в котором 28 дней, то, в этом месяце, начиная с 29-го числа, будет возвращаться значение ошибки #ЗНАЧ. Поэтому функцию СЦЕПИТЬ в первом аргументе функции ЕСЛИ проверяет функция ЕОШ, которая при обнаружении ошибки возвратит значение ИСТИНА. В таком случае функция ЕСЛИ возвратит значение 0, в противном - значение даты в формате Excel, созданной функцией СЦЕПИТЬ.

По этой дате формулой в ячейке D9 определяется остаток денежных средств на начало дня, используя остаток денежных средств в таблице денежных потоков на рабочем листе СуммПотоки:

=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(D6-1;СуммПотоки!$B$3:$E$200;4;ЛОЖЬ));0;ВПР(D6-1;СуммПотоки!$B$3:$E$200;4;ЛОЖЬ))

Основная функция поиска данных формулы - функция ВПР. При отсутствии даты в диапазоне поиска, для устранения возвращаемого формулой значения ошибки, в первом аргументе функции ЕСЛИ применена функция ЕНД. А функция ЕСЛИ выбирает - при отсутствии даты, возвращает значение 0, в противном случае значение остатка денежных средств на заданную дату, найденное функцией ВПР.

Запись макроса КалендарьДатыСальдо заключается в последовательном вводе этих формул в ячейки D3, D6:AH6 и D9:AH9 и последующем редактировании кода VBA после записи макроса.

Рис. 21.7. Подпрограмма КалендарьДатыСальдо

Итоговые расчеты платежного календаря

Подпрограмма КалендарьИтоговыеРасчеты (рис. 21.8.) довольно проста и заключается во вводе всех суммирующих формул в соответствующие диапазоны ячеек. В заключение подпрограмма выделяет весь рабочий лист и заменяет формулы на значения, после чего вводит в ячейку С1 формулу определения текущей даты и времени.

Рис. 21.8. Подпрограмма КалендарьИтоговыеРасчеты

Полный цикл заполнения платежного календаря

Для того чтобы все операции по заполнению платежного календаря происходили автоматически, напишите подпрограмму ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.9.). Эта подпрограмма состоит из имен записанных ранее макросов, выполняющих заданные им процедуры расчетов. Для запуска макроса на выполнение создайте кнопку Заполнение платежного календаря (рис. 21.2.) и назначьте ей созданную подпрограмму.

Рис. 21.9. Подпрограмма ЗаполнениеПлатежногоКалендаря

Полный цикл расчета денежных потоков

Для полного расчета всей модели от перерасчета данных на листе ИсхДанные до расчета кредитной линии и заполнения платежного календаря запишите подпрограмму ПолныйРасчетДенежныхПотоков (рис. 21.10.), которая осуществляет весь цикл расчетов, описанный в главах создания модели ДенежныеПотоки. Запуск подпрограммы на выполнение поручите кнопке Полный расчет денежных потоков (рис. 21.2.).

Рис. 21.10. Подпрограмма ПолныйРасчетДенежныхПотоков полного расчета модели денежных потоков

Подпрограмма перепоручает созданным ранее процедурам УточненныйРасчетКредитнойЛинии (рис. 20.12.) и ЗаполнениеПлатежногоКалендаря (рис. 21.9.) выполнение всего цикла вычислений с момента перерасчета таблицы на листе ИсхДанные до заполнения платежного календаря. Кроме этого подпрограмма дополнена сервисными функциями:

• таймером, фиксирующем время выполнения всего цикла расчета;
• диалоговым окном, всплывающем при окончании вычислений;
• сворачиванием окна Excel на все время выполнения вычислений и последующем восстановлении его на весь экран по завершению выполнения подпрограммы.

Скорость выполнения вычислений всей модели зависит от мощности компьютера и может колебаться от десятков секунд до нескольких минут. В нашей подпрограмме внедрение таймера носит больше обучающий характер.

Работа таймера основана на функции Timer, которая возвращает значение, представляющее число секунд, прошедших после полуночи. Вначале выполнения подпрограммы переменной Х присваивается значение функции Timer в момент нажатия на кнопку, запускающую выполнение вычислений. После выполнения подпрограммы переменной Х присваивается разность между текущим значением функции Timer и зафиксированном ранее значением переменной Х. Полученное значение округляется с помощью функции Round:

X = Application.Round((Timer - X), 0)

Иначе в диалоговом окне показывающим окончание цикла вычислений после целого значения секунд будет присутствовать несколько десятичных знаков.

Создание диалогового окна с помощью функции MsgBox

О возможности создания в Excel пользовательских диалоговых окон с помощью Редактора Visual Basic было написано в главе 5 (рис. 5.16.). Рассмотрим создание и применение диалогового окна с помощью функции MsgBox. Функция MsgBox выводит на экран диалоговое окно, содержащее сообщение и устанавливает режим ожидания нажатия кнопки пользователем.

Синтаксис функции:

MsgBox(prompt[, buttons] [, title] [, helpfile, context])

содержит следующие основные именованные аргументы:

• prompt - обязательный аргумент. Это строковое выражение, отображаемое как сообщение в диалоговом окне. Максимальная длина строки prompt составляет приблизительно 1024 символов и зависит от ширины используемых символов.
• buttons - необязательный аргумент. Это числовое выражение, представляющее сумму значений, которые указывают число и тип отображаемых кнопок, тип используемого значка, основную кнопку и модальность окна сообщения. Для получения справки по этому аргументу поместите курсор на эту функцию и нажмите клавишу F1 для вызова справки Редактора Visual Basic. Значение этого аргумента по умолчанию равняется 0.
• title - необязательный аргумент. Это строковое выражение, отображаемое в строке заголовка диалогового окна. Если этот аргумент опущен, в строку заголовка помещается имя приложения, например, Microsoft Excel.

В нашей подпрограмме в строке кода VBA:

MsgBox "Полная продолжительность расчета - " & X & " секунд(а/ы)", 0, "Модель прогнозирования движения денежных потоков"

у функции MsgBox имеются следующие аргументы:

• prompt - отображаемое текстовое сообщение, содержащее текст - Полная продолжительность расчета, затем значение переменной - X и текст - секунд(а/ы);
• buttons - присвоено значение 0, что говорит о том, что количество отображаемых кнопок одно - отображается только кнопка OK;
• title - текстовое выражение, отображаемое в строке заголовка диалогового окна: Модель прогнозирования движения денежных потоков.

Рис. 21.11. Созданное диалоговое окно Модель прогнозирования движения денежных потоков для отображения времени расчета модели и показывающее окончание проведения расчетов

Сворачиванием окна Excel на все время выполнения вычислений

Полный цикл расчета модели может длиться более одной минуты, и для того чтобы это не утомляло глаза при расчете параметров кредитной линии, применялось отключение обновления экрана (рис. 20.12.). Более эффективный способ - сворачивание окна Excel на время выполнения процедуры вычисления. Поэтому допишите две строчки кода VBA. В начале подпрограммы:

Application.WindowState = xlMinimized

и в конце:

Application.WindowState = xlMaximized

Присвоение свойству WindowState значения xlMinimized позволит свернуть окно Excel перед выполнением вычислений, а значение xlMaximized восстановит его во весь экран. В это время можно работать в других программах.

Итоги

Итак, на протяжении пяти глав постепенно создавалась модель прогнозирования денежных потоков. Эта глава как завершающая создания модели для проведения необходимых вычислений.

В этой главе был описан процесс от необходимости применения платежного календаря в деятельности предприятия по управлению наличностью до реализации проекта по его автоматическому формированию. Он несколько отличается от классического (рис. 21.1.), но это легко исправляется, например, организовав экспорт данных из созданного календаря в классический.

Практическое применение платежного календаря для производственного предприятия рассмотрено в главе 26.

Эффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.

С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.

Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части ) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• информация о поступлениях;
• данные о выбытиях;
• данные об остатках.

Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.

Этапы составления платежного календаря

Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:

• бюджетирование в рамках БДДС;
• формирование правил осуществления выплат;
• автоматизация процедуры составления платежного календаря.

На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).

Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).

При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.

Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:

• внесение соответствующей заявки инициатором;
• проверка соответствия платежа утвержденному платежному календарю (руководителем ЦФО или финансовой службой);
• согласование отклонений от бюджета при возникновении таковых;
• согласование платежа с финансовой службой;
• передача указания на осуществление платежа в бухгалтерию.

На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.

Пример формирования платежного календаря в Excel

Раздел отображает информацию об ожидаемых поступлениях денежных средств (ДС). Источником информации служат документы системы:

• счет покупателю ;
• реализация (акты, накладные) ;
• оказание производственных услуг ;
• передача основных средств ;
• передача нематериальных активов .

Задолженности на начало периода формирования «Платежного календаря» отображаются в остатках (рис. 6).

Рисунок 6 - Информация о задолженности и планируемых поступлениях по взаиморасчетам с покупателями

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах покупателей можно посредством перехода в форму «» (рис. 7).

Рисунок 7 - Отображение ожидаемой оплаты от покупателей

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов, например, Счет покупателю - Реализация (акты, накладные), с отличными либо одинаковыми данными, то при формировании формы «Ожидаемая оплата от покупателей» сумма будет отражена несколько раз по разным документам. При этом в самом «Платежном календаре» сумма будет отражена по информации из первого документа в цепочке.

К примеру, по контрагенту «БАР Дионис» в программу ведены 2 документа:

1. Счет покупателю на сумму 102 500,00 руб., срок оплаты 28.06.17.
2. Реализация (акты, накладные) на сумму 99 000,00 руб., срок оплаты 29.06.17.

В «Платежном календаре» информация отражена по документу Счет покупателю 102 500 руб. (поскольку он является первым в цепочке). При этом в форме «Ожидаемая оплата от покупателей» (форма вызывается из Платежного календаря) отражены обе суммы (102 500 руб. и 99 000 руб.) по двум документам и с разными датами.

В форме «Ожидаемая оплата от покупателей » можно изменить срок оплаты по контрагенту. Для этого необходимо в табличной части выделить Контрагента и нажать «Изменить срок оплаты ». После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму.

Двойной клик по строке «Ожидаемая оплата от покупателе й» открывает документ-основание для просмотра и редактирования.

В форме «Ожидаемая оплата от покупателя » для оповещения Контрагента о просроченном платеже предназначена кнопка «Напомнить». Кликом по этой кнопке создается письмо контрагенту с напоминанием о платеже.

Раздел отображает информацию о денежных средствах находящихся в пути, переводах и продажах по платежным картам (рис. 8). Источником информации являются документы:

• ПКО и РКО с видом документа «Инкассация ».
• Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание ». Счет учета 57.22 или 57.02.
• «Отчет о розничных продажах » с видом «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».

Рисунок 8 - Отображение прочих поступлений

Раздел включает платежи в бюджет. Источником информации являются задачи по уплате налогов из «Списка задач »:

• налоги ;
• сборы ;
• страховые взносы ;

Задачи создаются автоматически в системе на основании начисленных налогов, подготовленных деклараций и отчетов (рис. 9).

Рисунок 9 - Отображение информации о налогах и взносах

Сроки уплаты налогов и взносов отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Обратите внимание! В Платежном календаре отображается вся сумма задолженности по налогам накопительным остатком (просроченные + планируемые).

Рисунок 10 - Отображение списка задач и их статуса

Если по платежу не определены суммы, то в табличной части отображается знак "–". При этом ячейка содержит указание на то, что необходимо для определения суммы платежа. Клик по ячейке позволяет открыть форму для отображения расчета и уплаты соответствующего налога (рис. 11).

Рисунок 11 - Информация о расчете и уплате налога на прибыль

Раздел содержит информацию о запланированных платежах поставщикам. Источником информации являются документы:

• Счет от поставщика .
• Поступление (акты, накладные) .
• Поступление доп. расходов .
• Поступление НМА .

Информация о просроченных платежах отображается в начальных остатках (рис. 12).

Рисунок 12 - Информация о взаиморасчетах с поставщиками в «Платежном календаре»

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов (например, "Счет покупателю - Реализация"), но эти документы не связаны между собой (т.е. вводились не «на основании», а отдельно), то в «Платежном календаре» будут отражаться данные, указанные во всех документах. Т.е. возможно дублирование записей по одной хозяйственной операции .

Также в «Платежном календаре» отображаются помеченные на удаление платежные поручения . Проверить связь между документами можно из журнала документов либо из самого документа посредством формы «Связанные документы».

Если в базе была отображена оплата по счету и введен документ «Списание с расчетного счета» на всю сумму платежа, то счету присваивается статус «Оплачен» и он в Платежном календаре не отображается. Но если документ «Списание с расчетного счета» был помечен на удаление, то у счета остается статус «Оплачен» и он не отражается в Платежном календаре. В такой ситуации, чтобы счет отражался в Платежном календаре, необходимо вручную в счете поменять статус на «Не оплачен».

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах можно посредством перехода по соответствующей гиперссылке в форму «Оплата поставщикам » (рис.13).

Рисунок 13 - Отображение информации об оплате поставщикам

В этой же форме можно изменить срок оплаты по контрагенту или группе контрагентов. Для этого необходимо выделить соответствующего контрагента и нажать на кнопку «Изменить срок оплаты». После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму (нажимаем кнопку «Обновить»).

Клик по строке «Оплата поставщикам» открывает для просмотра и редактирования соответствующий документ-основание.

В форме «Оплата поставщикам » можно создать платежные поручения, кликнув на кнопку «Создать платежные поручения ». При нажатии данной кнопки выводится платежное поручение для просмотра и редактирования.

При создании платежных поручений для группы контрагентов, в экранной форме программы выдоиться журнал «Платежные поручения ». В журнале можно открыть и отредактировать уже созданные платежные поручения по соответствующим контрагентам.

Из табличной части «Платежного календаря» можно открыть документ, на основании которого была отражена задолженность перед поставщиком.

Раздел заполняется на основе остатков начисленной, но не выплаченной зарплаты (рис. 14). Источником информации являются задачи по выплате зарплаты из «Списка задач ». Задачи создаются автоматически в системе на основании документа «Начисление зарплаты ».

Рисунок 14 - Отображение информации о зарплате

Сроки выплаты зарплаты отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Рисунок 15 - Отображение задач по выплате зарплаты

Обратите внимание! В cписке задач отображается начисление зарплаты во всех месяцах, в которых должна была производиться выплата зарплаты, даже если в базе нет документа «Начисление зарплаты ».

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» был помечен на удаление, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» с документа «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически снимается пометка на удаление и он проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был проведен, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был создан, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически создается и проводится.

Клик по ячейке, в которой указан планируемый платеж по выплате зарплаты, позволяет открыть форму для отображения расчета и выплаты зарплаты, а также уплаты НДФЛ (рис. 16).

Рисунок 16 - Отображение расчета зарплаты и уплаты НДФЛ

Данный раздел заполняется на основании задач, сформированным по правилам регулярных платежей. Здесь отображаются регулярные платежи (отличные от уплаты обязательных платежей и зарплаты), например: арендная плата, коммунальные платежи и т.д. (рис. 17).

Рисунок 17 - Отображение периодических платежей в платежном календаре

Для настройки регулярного платежа необходимо в платежном поручении установить галочку «Повторять платеж » и выбрать параметры повторения: дату следующего платежа и периодичность повторения (рис. 18).

Рисунок 18 - Отображение настроек регулярных платежей

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

• наименование статьи бюджета , в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
• источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
• авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
• факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

Введение

Предполагается, что читатель уже знает что такое платежный календарь и зачем нужен, в связи с этим далее будут обсуждаться только практические вопросы организации платежного календаря. Кроме того, желательно минимальное владение терминологией бюджетирования (понимание таких терминов как «бюджет», «лимитирование», «ЦФО»). Если все вышеперечисленное для Вас понятно, предлагаю определиться, а насколько вообще правилен поход, предусматривающий ведение платежного календаря в MS Excel? Существуют разные прямо-противоположенные мнения, т.к. здесь не все так просто. Попытаемся быть объективными. Если у Вас есть программный продукт, в котором Вы ведете оперативный или бухгалтерский учет, то скорее всего Вам лучше вести платежный календарь именно в этом продукте, даже если его функционал не вполне Вас удовлетворяет. Если речь идет об 1С, то, возможно, имеет смысл доработать ее с тем, чтобы вести платежный календарь в базе данных. Но, как всегда, есть исключения из правил, о которых Вы сможете узнать в конце следующего блока статьи.

Плюсы и минусы использования MS Excel в качестве платформы для организации платежного календаря

Перед тем как рассказывать об организации платежного календаря в MS Excel хочу перечислить основные недостатки такого подхода.

1) Отсутствие контроля ссылочной целостности - MS Excel не контролирует пользователей, если те хотят удалить значение какой-нибудь ячейки. Можно с этим косвенно бороться установкой защиты ячеек, или макросами, но проблема может проявится в любой момент;

2) Проблема с многопользовательским режимом работы - организовать некое подобие многопользовательского режима в MS Excel можно, если речь идет о двух-трех пользователях, но если пользователей будет больше лучше задуматься о базе данных;

3) Разграничение доступа и конфиденциальность - все пароли в MS Excel очень легко ломаются, при желании даже далекий от ИТ-индустрии человек сможет легко найти несколько таких способов в открытых источниках. Таким образом, к файлу доступ должен даваться только проверенным людям;

4) Повторный ввод данных - в отличии от 1С готовых обработок обмена между MS Excel и клиентом банка не существует, сделать конечно же можно, но дешевле будет доработать используемую Вами базу данных с тем, что бы вести платежный календарь в ней. Впрочем на небольших объемах операций использование обработок значительной экономии трудозатрат не дает;

5) Ограничение на размер базы - большой массив данных MS Excel не потянет, хотя для средних размеров фирмы возможностей MS Excel хватит.

Из всего вышесказанного можно сделать следующий вывод - использование MS Excel для организации платежного календаря допустимо при одновременном соблюдении следующих условий:

1) Объем платежных операций в день не превышает 20-30 документов;

2) С файлом работает не боле трех доверенных лиц;

3) У Вас нет функционала платежного календаря в используемом программном продукте для бухгалтерского или оперативного учета.

Надеюсь понятно, что вышеперечисленные условия не являются догмой, но позволяют «ощутить» допустимые пределы.

Теперь несколько слов о нюансах, которые могут перевесить недостатки организации платежного календаря в MS Excell. Дело в том, что помимо собственно реестра платежей и платежного календаря данный файл может еще выполнять дополнительные вкусные функции - например составление бюджетов и лимитирование платежей относительного бюджетов, а недостатки MS Excel по повторному вводу данных вполне можно компенсировать, организовав двухсторонний обмен с платежной подсистемой 1С. Дело в том, что если Вы собираетесь плотно работать с бюджетированием, то относительная эффективность MS Excel в сравнении со специализированных программными продуктами бюджетирования запросто может перевесить минусы использования MS Excel в качестве платформы платежного календаря. Поэтому, рассматриваемый в настоящей статье пример сразу содержит в себе элементы бюджетирования, а именно лимитирование платежей (без этого не вижу практического смысла в использовании MS Excel для организации платежного календаря). Если у Вас есть в MS Excel система бюджетов, то настроив достаточно простыми формулами из нее трансляцию лимитов платежей в платежный календарь Вы получите дешевый, простой и эффективный инструмент бюджетирования. Теперь, прояснив плюсы и минусы платежного календаря MS Excel, Вы сможете самостоятельно решить, использовать ли MS Excel для платежного календаря или нет.

Хочу также предупредить - целью статьи не является описание процесса разработки готового платежного календаря, который можно взять и начать использовать, ведь в таком случае статья была бы не нужна, достаточно было бы взять прилагаемый файл. Да и это уже была бы не статья, а книга. Поэтому, цель статьи - показать методику и принципы создания платежного календаря, с учетом практических нюансов настройки таблиц и формул в MS Excel. В рассматриваемом примере допущено несколько упрощений, с тем, что бы Вы смогли легче и быстрее понять пример, но обещаю, если у Вас есть минимальные знания MS Excel и некоторое время для внимательного изучения, то Вы сможете настроить под себя приведенный пример и он будет работать.

Концепция настройки платежного календаря в MS Excel

Концепция следующая:

1) Создаем на отдельных листах книги MS Excel ключевые классификаторы (статьи движения денежных средств и ЦФО, для рабочего примера еще могут понадобится например контрагенты, организации, банковские счета/кассы);

2) Задаем соответствия между статьями ДДС и ЦФО;

3) Создаем лист с бюджетом движения денежных средств (БДДС);

4) Создаем лист с реестром платежей (этот лист и будет основным рабочим местом);

5) Создаем лист с реестром увеличения лимитов (для сверхбюджетных заявок на расход денежных средств);

6) Создаем лист с таблицей данных, которая будет собирать все необходимые для платежного календаря данные;

7) Создаем сводную таблицу «Платежный календарь» - это, собственно, и есть Ваша цель;

8) Для целостной системы еще хорошо создать отчет, показывающий выполнение бюджета движения денежных средств, не обязательно - но рекомендую.

Добавлю так же, что можно дополнительно настроить выгрузку платежных поручений в 1С, и загрузку из 1С факта об оплатах и остатках на счетах/кассах. Кроме того, можно настроить обмен справочников с 1С, особенно таких больших как контрагенты. Процесс творческий - но при избытке времени и ресурсов главное не увлекаться процессом отшлифовки, ведь MS Excel обладает все-таки массой недостатков, и свою творческую энергию, возможно, лучше в таком случае направить на перевод платежного календаря в нормальную базу данных.

Создаем классификаторы

На каждый классификатор создаем отдельный лист, в нашем случае это листы «Классификатор ЦФО» и «Классификатор статей ДДС».

Со справочником статей ДДС есть другой нюанс - во многих случаях полная версия классификатора не нужна, по полной версией понимается наличие групп и доходных статей. Иногда нужен просто список статей ДДС по выплатам. Для этих целей заведите еще дополнительный лист «СтатьиДДС_Выплаты»

Полная же версия справочника статей ДДС пускай «обитает» на листе «Классификатор статей ДДС». После заполнения выплатных статей создайте именованный диапозон-список (вкладка «формулы»-«Присвоить имя»).

Значения в диапазон СтатьиДДС_Выплаты можно указывать ссылками с полного классификатора статей ДДС.

Важный шаг - это привязка с ЦФО статей ДДС. Кроме того, что это правильный шаг с точки зрения методологии управления предприятием посредством бюджетов, это еще значительно облегчит ввод данных по платежам и позволит сократить количество ошибок. Технически данная возможность организуется достаточно просто - на отдельном листе создается таблица, колонки которой именуются наименованиями ЦФО, а в строках вводятся соответствующие ЦФО статьи ДДС.

После этого ранее уже показанным способом (через присвоения имени диапазону) на каждое ЦФО создается свой именованный список.

Кроме перечисленных классификторов необходио создать также список периодов планирования, который будет служить разделителем бюджетных периодов. В частности этот список пригодится при вводе бюджета движения денежных средств, при увеличении лимитов и при добавлении заявок на расходование денежных средств.

Управление бюджетом (лимитами)

Для того, что бы контролировать текущие платежи на соответствие бюджету понадобятся две таблицы - «Бюджет ДДС» и «Увеличение лимитов». Создадим одноименные листы и разместим на них эти таблицы.

Для того, что бы ЦФО и периоды планирования не нужно было бы каждый раз впечатывать, можно добавить функционал выбора значений из списка. Покажем это на примере колонки «ЦФО» - выделяете заведомо большой диапазон ЦФО (для учебного примера достаточно и 20 строк, для рабочего примера нужно предусмотреть как минимум тысяч десять строк). После того как выделите диапазон на вкладке «Данные» в блоке кнопок «Работа с данными» нажмите на кнопку «Проверка данных», в открывшемся диалоговом окне в поле «Тип данных» выберите «Список», а в поле «Источник» впишите знак равно и наименование поименованного списка, в нашем примере это будет выглядеть так: =ЦФО.

После указанных манипуляций поле ЦФО будет заполнятся выбором из списка, что, несомненно, очень удобно.

Аналогичным образом следует настроить выбор в колонке «Период планирования»

Однако со статьями ДДС все немного сложнее. Выбор из полного списка неуместен, и тут нам пригодится возможность выбора значений из подчиненного списка.

Указав с поле источник не название списка, а функцию ДВССЫЛ(), возвращающую список по наименованию, мы сможем выводить для выбора только те статьи, которые относятся к данному ЦФО!

Если Вы хотите контролировать платежи на их соответствие бюджету (лимитирование платежей) - то перед Вами неизбежно встанет задача отражения факта увеличения лимитов. Для этих целей на листе «Увеличение лимитов» создайте таблицу, в которой будут поля регистрации (номер и дата), а также содержательные поля (ЦФО, Статья ДДС, Период планирования и сумма). Кроме того можно добавить произвольные поря, такие как «Причина увеличения лимита». Настройка выбора ЦФО, Периода планирования и Статей ДДС производится аналогично тому, как это мы сделали при разработке таблицы Бюджета ДДС.

Реестр платежей

Реестр платежей представляет собой таблицу, в которой следует регистрировать планируемые, осуществленные и аннулированные платежи. При наличии лимитирования платежей Вы сможете увидеть остатки по бюджету, а также настроить фильтр который предоставит Вам инструмент утверждения платежей на конкретную дату.

Вам следует наиболее ответственно подойти к дизайну (удобству) именно этой таблицы, т.к. с ней предстоит работать каждый день. Для того, что бы хотя бы немного продемонстрировать возможности MS Excel в части удобства интерфейса в пример включен макрос, помогающий упростить выбор дат, ниже функционал макроса будет показан в действии, но сам текст кода Вы сможете посмотреть в примере, в статье подробно на этом останавливаться не имеет смысла - тем более, что даты легко можно вводить вручную.

В целях регистрации операций создайте колонки «Номер заявки», «Дата заявки», «Номер платежки» и «Фактическая дата оплаты». С точки зрения лимитирования платежей (бюджетирования) ключевыми колонками являются «ЦФО», «Статья ДДС», «Период планирования» и, конечно же, «Сумма». Колонка «Остаток бюджета если оплатим» должна быть расчетной - т.е. считаться автоматически для информирования пользователя о текущем состоянии бюджета. Колонка «Желаемая дата оплаты» необходима для удобства утверждения платежей (в рабочем варианте целесообразно добавить еще колонку «Крайний срок оплаты»). Для регистрации факта утверждения платежа добавьте колонки «Утверждена» и «Планируемая дата оплаты». Отфильтровав таблицу по параметрам «Оплачена»=ЛОЖЬ, «Утверждена»=ИСТИНА Вы получаете таблицу, в которой изменением планируемой даты оплаты можно сформировать платежный календарь. Добавив фильтр «Планируемая дата оплаты» = текущая дата Вы получите список платежей на сегодняшний день.

Обсудим технические аспекты. Макросами, как уже говорилось выше, можно упростить ввод дат, реализовав возможность их выбора из календаря двойным щелчком по ячейке.

ЦФО и Периоды планирования настройте выбором из одноименных диапазонов, выбор статей ДДС настройте из подчиненных списков точно так же, как это было показано в разделе, посвященном БДДС. Наверное наиболее сложным моментом является расчет остатков по бюджету после заявки. Для этого следует воспользоваться отличной функцией СУММЕСЛИМН().

Формула должна «вытащить» по связке ЦФО-СтатьяДДС-ПериодПланирования бюджет ДДС (основной лимит с листа «Бюджет ДДС»), добавить к нему дополнительный лимит с листа «Увеличение лимитов» и отнять все ранее утвержденные суммы в таблице «Реестр платежей» по данным ЦФО-Статье ДДС-Периоду планирования, включая и текущую строку. Как именно пользоваться данной формулой можно почитать в «хелпе» MS Excel - там все вполне понятно расписано.

Платежный календарь

Платежный календарь подразумевает график поступлений денежных средств, выплат, и остатков по периодам (обычно дням). В MS Excel для графического представления платежного календаря идеально подходит инструмент «сводная таблица», ниже приведен пример того, что мы должны получить «на выходе».

Однако для того, что бы сводная таблица могла быть сформирована, следует подготовить таблицу с данными. В нашем случае для этих целей понадобится четырехмерная таблица данных и ресурсом «Сумма». Измерения следующие:

Дата - по этой дате будут группироваться колонки

Вид - возможно четыре значения - начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.

Показатель - для вида «Расход» это статья ДДС, для других видов показатель дублирует сам вид (начальный остаток, приход и конечный остаток).

Контрагент - сюда будут выводится контрагенты по планируемым расходам.

Предлагаемый пример предполагает, что начальный входящий остаток и планируемые приходы пользователем будут вносится вручную (поля выделены желтым). Остальные поля будут расчетными. Перед началом конструирования таблицы определитесь на какой временный горизонт планирования денежных потоков в разрезе дней Вы будете опираться. Мной было выбрано 9 календарных дней. Первые строки, соответствующие горизонту планирования, должны быть фиксируемыми. На каждый день я создаю три строчки, с начальным остатком, приходом и конечным остатком, далее такие же строчки на следующую дату и так вплоть до окончания горизонта планирования.

Расходную часть разместите под фиксированными блоками. Эти данные будут динамически меняться в зависимости от того, что Вы внесли в таблицу «Реестр платежей».

Теперь немного о формулах. Первые две строки, относящиеся к первому дню планирования, заполняются вручную. Это начальный остаток и планируемый приход. В рабочем варианте входящий остаток целесообразно настроить так, что бы он рассчитывался исходя из реальных кассовых остатков, с учетом денег в пути (подойдет таблица, периодически подгружаемая из той же 1С). Поле приход содержит прогнозируемую сумму денежных средств, поступление которых Вы ожидаете на первую дату. По приходу то же самое касается и остальных фиксированных строк - вопрос о том, что ставить в прогнозируемый приход решается для каждого предприятия отдельно. Специфика розничных сетей позволяет составить календарные профили прогнозируемых поступлений, у проектных организаций график поступлений составляется индивидуально по каждому акту/этапу и т.д.

Все фиксированные даты горизонта планирования, начиная со второй, должны содержать формулы расчета начального и конечного остатка. Здесь так же придется воспользоваться функцией СУММЕСЛИМН().

Принцип формулы расчета конечного остатка простой - берем начальный остаток рассчитываемой даты (равен конечному остатку предыдущего дня), добавляем прогнозируемый приход и отнимаем все суммы расхода, которые функцией СУММЕСЛИМН() отобраны по текущей дате в блоке содержащем расходную часть.

Как пользоваться разработанным платежным календарем.

Вы, работая с реестром платежей, обозначаете планируемые даты оплат. В таблице данных платежного календаря вносите планируемый остаток денежных средств и прогнозируемые поступления. После этого переходите на лист «ПК» и щелкаете «Обновить» на сводной таблице «Платежный календарь». После этого Вы в наглядном виде получаете платежный календарь.

Допустим Вас не устраивает текущий график, например Вы хотите избежать кассового разрыва 16 октября - переходите в таблицу «Реестр платежей», меняете планируемую дату оплаты заявки (которая на 600 тыс.руб.) допустим на 18 октября.

Снова обновляете сводную таблицу с платежным календарем и она перемещает оплату 600 тыс.руб. на 18.10 и пересчитывает начальные и конечные остатки денежных средств!

Все просто и эффективно!