Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"? (Семенова А.). Хранение выписок банка и платежных поручений
В случае, когда предприятие производит безналичные денежные переводы, оно оформляет платежное поручение для банка об оплате определенной суммы с расчетного счета. Для того чтобы узнать прошел платеж или нет сотрудникам предприятия достаточно посмотреть на отметку в платежном поручении.
Платежное поручение в банк
Банковская платежка – это поручение банку перечислить денежные средства в адрес физического или юридического лица. В качестве подтверждения, что банк обработал платежный документ, на нем ставится отметка, о том, что поручение исполнено, либо в его исполнении отказано по той или иной причине.
Отметка на платежке имеет вид штампа синего цвета. Оригинал платежки с таким штампом можно получить непосредственно в банке. Также предприятие может распечатать исполненный документ с помощью установленного у него программного обеспечения для связи с банком.
Отметка банка на платежном поручении
Банк при расчетах платежными поручениями ставит на них отметки обо всех шагах, которые проходит документ, а не только после того, как он полностью обработан. Отметка «принято банком» означает, что финансовое учреждение получило документ, но еще его не исполнило. Если стоит штамп «в обработке» это значит, что банк проверяет полученный документ и исполняет его.
Данные отметки не могут служить подтверждением того, что деньги переведены, они всего лишь информируют о том, на какой стадии обработки находится платежка.
Отметка банка об исполнении платежного поручения
Если платежное поручение исполнено банком в полном объеме, то после того, как денежные средства списаны со счета организации в пользу нужного контрагента, на платежке ставится соответствующая отметка.
Как правило, отметка включает:
- информацию о том, что денежные средства благополучно перечислены («Исполнено», «Проведено» и т.д.);
- дату проведения платежа.
Также в отметке указывается подразделение банка, которое проводило финансовую операцию, его БИК и данные банковского работника, который непосредственно это выполнял.
Неисполнение банком платежного поручения
В случае если банк не может исполнить поручение клиента в силу каких-либо причин (недостаточно денежных средств на счете, ошибки в реквизитах, просроченная платежка и т.д.) на платежном поручении ставится соответствующая отметка: «Не исполнено», «Отклонено».
В этом случае плательщику нужно уточнить причину и составить новый документ.
Сколько дней действительна платежка в банк
Платежное поручение нужно предъявить в банк для проведения финансовых операций в течение 10 дней с момента его составления.
Данный срок начинает отсчитываться на следующий день после того, как составлен документ, а точнее, с даты, которая идет следом за той, что стоит в платежке. Срок исчисляется в календарных днях, то есть в него включаются и выходные, и праздничные дни (п. 5.5 Положения, утв. Банком России № 383-П от 19.06.12).
Нужно ли распечатывать банковские выписки и платежки
Распечатанное платежное поручение с отметкой банка об исполнении могут потребовать в различных ситуациях, например как подтверждение уплаты госпошлины или налога.
В бухгалтерском учете платежки обычно распечатывают как приложение к банковской выписке. Если организации ежедневно производит большое количество платежей, то это может быть довольно неудобно.
Законодательство точно не регламентирует, нужно ли распечатывать электронные платежные поручения в обязательном порядке или достаточно банковской выписки. Первичные документы, подписанные усиленной ЭЦП , могут приниматься налоговой как подтверждение расходов, а соответственно распечатывать их не обязательно – на это не раз указывал Минфин в своих разъяснениях (например, письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259). Исключение – запрос документа именно на бумаге, несовпадение электронных форматов, когда электронный документ невозможно передать в ИФНС и т.п. ситуации.
Платежка в банк: образец
«Положением о правилах осуществления перевода денежных средств» № 383-П от 19.06.2012 года утверждена форма платежки в банк. В данном документе также указывается перечень реквизитов , которые должны присутствовать в этом документе и пояснения о порядке их внесения.
Основные сведения, которые указываются в платежном поручении:
- Дата и номер поручения.
- Данные плательщика и его банковские реквизиты.
- Данные получателя и его банковские реквизиты.
- Сумма, которую банк должен перевести.
Для того, чтобы подтвердить факт проведения платежа и списания денежных средств, банк ставит на платежном поручении отметку об исполнении. Если платежка отклонена, это также отражается в отметке банка.
Ведет бухгалтерский и по обслуживаемым учреждениям образования (школы, внешкольные учреждения). Платежные поручения заверяются электронной подписью. Надо ли распечатывать на бумажный носитель платежки для собственноручной подписи руководством учреждения и главным бухгалтером?
Бухгалтер бюджетного учреждения, г. Москва
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 129-ФЗ) первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Первичные документы составляются на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (п. 7 Инструкции № 157н).
В свою очередь, согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Согласно Государственному стандарту РФ “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (ГОСТ Р 51141-98), утвержденному постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98), подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа, а копией официального документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Таким образом, подлинник документа (в т. ч. платежного поручения) должен формироваться в единственном экземпляре либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
В рассматриваемой ситуации платежные поручения формируются в электронном виде и подписываются электронной подписью уполномоченных должностных лиц. При соблюдении условий, установленных действующим законодательством, такие документы могут быть признаны равнозначными документам, сформированным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с положениями Закона № 129-ФЗ и Инструкции № 157н хранение платежек возможно в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ. При этом хранение информации на машинных носителях следует осуществлять с применением электронной подписи. При необходимости в соответствии с порядком, установленным руководителем централизованной бухгалтерии, могут формироваться копии платежных поручений на бумажных носителях. При этом порядок оформления копий, а также возможность их хранения вместе с банковскими выписками следует закрепить в учетной политике.
При разработке такого порядка централизованной бухгалтерии желательно учесть положения п. 2.1.30 ГОСТа Р 51141-98, согласно которому заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
По мнению специалистов Минфина России, изготовление копии электронного документа на бумажном носителе может осуществляться посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, с проставлением отметки “Копия электронного документа” (см. письмо Минфина России от 25.09.2009 № 02-06-00/4581).
В то же время, если копии электронных платежных поручений, равнозначных документам на бумажных носителях, будут использоваться исключительно в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации, то они могут заверяться в порядке, отличном от рекомендуемого специалистами Минфина России (или не заверяться вовсе). Главное, чтобы конкретный порядок создания и хранения подобных копий был установлен локальным правовым актом организации.
Приведенная выше правовая позиция в полной мере применима и при наличии у централизованной бухгалтерии электронного документооборота с органами Федерального казначейства (иными органами, осуществляющими открытие и ведение лицевых счетов). В частности, при организации хранения заявок на кассовый расход и заявок на получение наличных денег.
Отвечал В.В. Пименов, руководитель аналитического отдела ООО “Лаборатория информационных исследований”
Нужно ли распечатывать платежные документы из "Клиент-Банка"? (Семенова А.)
Дата размещения статьи: 27.01.2016
В век информационных технологий электронные деньги прочно вошли в нашу жизнь. Большинство бизнесменов используют в своей работе "Клиент-Банк", который дает возможность во многих случаях не посещать отделения банков и все операции по счету совершать дистанционно. Поговорим о том, как в этом случае быть с электронными документами, нужно ли распечатывать их из программы.
Плюсы и только плюсы
Такие системы, как "Клиент-Банк" или "Интернет-банкинг", представляют своим клиентам все без исключения кредитные организации. Чаще всего это позволяет индивидуальным предпринимателям:
- готовить и передавать в банк платежные документы, а также документы на осуществление валютных операций;
- получать из банка выписки по счетам за любой период времени;
- получать уведомления об изменениях состояний документов и о прохождении платежей;
- вести архив переданных в банк платежных документов, выписок из банка;
- отслеживать текущее состояние счетов;
- обмениваться с банком произвольной информацией в защищенном режиме;
- оперативно получать сообщения об ошибках;
- работать в одном интерфейсе со счетами в разных банках.
В некоторых программах можно и вовсе открыть срочный депозит. Клиент имеет возможность в режиме онлайн выбрать вид и сумму, валюту, в которой будет открыт вклад, а также счет для зачисления процентов. Даже для получения такой услуги посещать отделения банка не нужно. Еще одно преимущество виртуального банка - интеграция с наиболее распространенными бухгалтерскими программами, в том числе с "1С: Бухгалтерия". Некоторые системы и вовсе учитывают заинтересованность индивидуальных предпринимателей в работе по своим счетам в одной системе в качестве как индивидуального предпринимателя, так и физического лица. К возможностям физического лица относится прежде всего оплата счетов: сюда входят стационарная и мобильная связь, коммунальные услуги, страховые взносы, пошлины, налоги, кредиты, штрафы ГИБДД, услуги интернет-провайдеров. Но и не только: сегодня интернет-банкинг позволяет конвертировать валюту, оплачивать товары в интернет-магазинах, пополнять электронные кошельки платежных систем, производить денежные переводы и даже работать на рынках ценных бумагах. Все это делается за несколько "кликов" - по уже готовым шаблонам.
К сведению. Один из существенных рисков дистанционного обслуживания - это риск мошенничества со стороны третьих лиц. Существуют специалисты, которые взламывают системы или иным образом получают доступ к информации и операциям клиентов. Другим результатом неправомерных действий третьих лиц может быть взлом систем банков и распространение персональной и иной охраняемой информации пользователей систем дистанционного банковского обслуживания. Незаконное получение информации о клиентах банка может также осуществляться посредством направления клиентам сообщений, которые создают видимость их отправления из банка. Посредством этих сообщений злоумышленники получают доступ к ключам, конфиденциальной информации о клиенте, что позволяет им проводить незаконные операции и причинять вред клиентам. Поэтому во время пользования виртуальным банком нужно быть все время начеку.
Электронный документооборот
Все преимущества виртуального банка понятны. Вместе с тем у многих бизнесменов возникает вопрос: нужно ли распечатывать платежные поручения, если перечисление денежных средств происходило через "Клиент-Банк", и подшивать их к платежным документам? Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24. И хотя в рассматриваемом Письме речь идет об организации, все это применимо и к индивидуальным предпринимателям.
Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в "Клиент-Банке" к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.
К сведению. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет.
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Таким образом, индивидуальные предприниматели обязаны хранить данные бухгалтерского, налогового учета и другие документы четыре года. Такой порядок распространяется и на хранение документов из "Клиент-Банка" (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
Если у ИП нет возможности приобрести ЭЦП или он не видит в этом экономической целесообразности, то все расчетные документы из системы "Клиент-Банк" лучше распечатывать и подшивать в отдельную папку. Заниматься такой бумажной волокитой во многих случаях придется потому, что многие кредитные организации, чьи клиенты подключены к электронному документообороту, попросту не распечатывают платежные поручения или делают это за деньги.
В заключение отметим, что позиция финансового ведомства о ненужности бумажных документов при наличии их электронных аналогов, подписанных ЭЦП, относится не только к банковским, но ко всем первичным документам (Письмо Минфина России от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).
Б анковские выписки и платежные поручения сегодня "выгружаются" и "загружаются" в интернет-банк из 1 С Бухгалтерии и наоборот, т.е. все в электронном виде. Нужно ли распечатывать банковские докуметы (платежки, выписки и др.), заверять банком?
Нет, выписка может быть распечатана на компьютере из клиент-банка. Заверять ее не нужно.
Платежные поручения тоже заверять не нужно. Так как при составлении платежки компания подписывает ее электронной подписью. Значит, это электронный документ.
К тому же распечатывать его не обязательно. Так же считают и чиновники ().
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Банковская выписка
Банковская выписка подтверждает движение средств на расчетном счете. Банк и организация устанавливают периодичность ее выдачи в договоре банковского счета. Как правило, банк оформляет выписки за каждый рабочий день.
Если выписка распечатана на компьютере, она не содержит штампов и печатей банка, а также подписей ответственных сотрудников банка.* Если же выписку сотрудники банка составили вручную или на пишущей машинке, то такой документ должен содержать подпись сотрудника банка, ведущего счет, а также штамп банка.*
В течение десяти дней с момента получения выписки организация должна письменно сообщить в банк о суммах, ошибочно зачисленных или списанных со счета. Если этого не сделать, то банк считает остаток средств на счете подтвержденным.
При потере выписки банк может выдать организации ее дубликат. Для этого подайте в банк заявление о получении дубликата банковской выписки (п. 2.1 раздела II части III Правил, установленных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П). Законодательно форма такого заявления не закреплена. Как правило, банк устанавливает ее в своих внутрибанковских правилах. Если форма заявления о получении дубликата выписки банком не установлена, составьте его в произвольном виде .
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2. Статья «Чтобы подтвердить электронный платеж, распечатывать поручение и выписку не нужно»
Что изменилось в работе: Для налогового учета достаточно электронных платежных поручений, если они заверены квалифицированной цифровой подписью.
Сейчас большинство компаний проводят безналичные расчеты через электронную систему «Клиент-банк».
И у многих бухгалтеров возникает вопрос: нужно ли иметь какой-то бумажный документ, в частности банковскую выписку или распечатанную платежку, чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль?*
В Минфине России успокоили: если виртуальное поручение заверено квалифицированной электронной подписью, специально выводить такой документ на бумагу или распечатывать банковские выписки не требуется.
Чиновники напомнили, что электронная версия документа, заверенная по всем правилам, равнозначна бумажному варианту. Так сказано в пункте 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Кстати, такую же позицию контролеры высказывают в отношении любых первичных документов (письмо Минфина России от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710). Это могут быть, например, товарные накладные или акты приемки-сдачи услуг. Поэтому, чтобы безопасно списывать расходы на основании электронной первички, заверяйте ее исключительно квалифицированной ЭЦП.
3. Статья «Платежки можно хранить только в компьютере»
«…Банк, с которым работает наша компания, перестал выдавать выписки и платежки в печатном виде. Теперь они хранятся только в программе Клиент-банк. Выписки мы распечатываем и храним. А надо ли печатать и хранить сами платежки?..»
- Из письма главного бухгалтера Анны Андреевой, г. Новосибирск
Анна, платежки печатать не обязательно. Их можно хранить только в электронном виде.
Компания оформляет каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). К ним относятся и платежные поручения. Их надо составлять на бумажном носителе или в виде электронного документа с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). При составлении платежки компания подписывает ее электронной подписью. Значит, это электронный документ. А хранить документы одновременно и на бумаге, и в электронном виде не обязательно. Так же считают и чиновники (письмо Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24).*
Алексей Чопяк, эксперт «УНП»
Вопрос
Подскажите, пожалуйста, обязательно ли распечатывать из банка платежные поручения и выписку и хранить их?
Ответ
Ни в одном законодательном акте этот вопрос не регламентирован. Однако финансовое ведомство дало ответ на этот вопрос в своем Письме от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24.
Как отметили чиновники, согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ). На основании п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключением являются случаи, которые установлены федеральными законами о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Работа в «Клиент-Банке» к ним не относится. Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные бизнесменом, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Поэтому если выписка из банка имеет подпись ЭЦП и в ней указаны реквизиты платежки, назначение платежа и наименования контрагента, то распечатывать платежные поручения не надо. Достаточно подшивать выписки из банка. Однако даже если бизнесмен имеет ЭЦП и может не заниматься бумажной волокитой, в некоторых случаях распечатать платежки придется. Чаще всего это происходит при встречных проверках контрагентов, когда налоговые инспекторы запрашивают банковские документы, связанные с проверяемым бизнес-партнером.
Смежные вопросы:
-
Добрый день!Наш контрагент (Газпромнефть) настойчиво предлагает нам перейти на электронный документооборот, обещая, что эта услуга будет для нас бесплатной. Мы согласны, что это очень удобно обмениваться документами в электронном…... -
Как принять на работу иностранного гражданина (итальянец) как ВКС? Какие документы для этого нужны?
✒ Работодатель (заказчик работ, услуг) самостоятельно оценивает компетентность и уровень квалификации иностранного гражданина, которого планируется…... -
Добрый день! Просьба предоставить разъяснения по вопросу отражения в бухгалтерском и налоговом учете продаж электронной версии Журнала. Мы являемся издателем журнала и хотим оформлять подписку на электронный Журнал, подписчиками…... -
Создание ООО с единственным учредителем
✒ Порядок создания ООО будет таким: 1 этап – учредительные документы ООО При создании ООО учредители заключают между собой договор об этом. Данный договор…...
