≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Документы для подотчетных денег. Что значит выдать деньги сотруднику подотчет: регламент, ошибки и бухгалтерские проводки

Подавляющее большинство расчетов между организациями происходит через банк, прямым перечислением со счета на счет. Однако это не является единственно возможным способом платежа. Некоторые ситуации предполагают расчет наличными деньгами. Оплата же товаров или услуг в интересах компании живыми деньгами всегда осуществляется через подотчетное лицо. Выдача наличных денежных средств в подотчет в свою очередь требует соблюдения определенных правил.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

Выдача определенной денежной суммы сотруднику для совершения наличных покупок производится, если есть приказ о выдачи денежных средств подотчет либо же нужна составленная самим работником заявка на выдачу денежных средств подотчет. Образец для данных документов законодательно не установлен, можно использовать любую свободную форму.

Интересно, что совсем недавно заявление на выдачу денежных средств подотчет являлось единственно возможным документом для обоснования в учете выданных работникам средств. Но в текущей редакции пункта 6.3 Указания ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У, действующей с 19 августа 2017 года, предусмотрено, что компания или ИП-работодатель могут самостоятельно выбирать для работы один из двух выше приведенных приказа работодателя или заявления работника. Не возбраняется составлять и оба документа.

Заявление о выдаче денежных средств подотчет, образец

Генеральному директору

ООО «Ромашка»

А.П. Сидорову

от Ивановой Л.Е. ,

работающ ей в должности секретаря

Заявление о выдаче денежных средств подотчет

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с заявками работников головного офиса составлен сводный список-заявка на приобретение канцтоваров. Стоимость данных канцтоваров составляет ориентировочно 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей. Прошу выдать мне указанную сумму наличными из кассы сроком на три рабочих дня. Неистраченный остаток наличности обязуюсь вернуть в кассу организации.

Приложение: сводный список-заявка на приобретение канцелярских товаров.

17.09.2017 ________________ Л.Е. Иванова

Приказ о выдаче денежных средств подотчет, образец

ПРИКАЗ № 12/09

г. Москва 18.09.2017

О выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярии для нужд офиса

Для осуществления закупки необходимых канцелярский принадлежностей для организации работы офиса компании ООО «Ромашка»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. выдать секретарю Ивановой Л.Е. под отчет сроком на 3 дня сумму в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей наличными на приобретение канцелярии (согласованный список-заявка прилагается). сроком на три рабочих дня .

2. В срок не позднее 20 сентября 2017 г. ознакомить Иванову Л.Е. с настоящим Приказом под подпись.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Петрову М.А.

Генеральный директор _________________________ А.П. Сидоров

С приказом ознакомлен а :

18.12.2017

_________________

Л.Е. Иванова

Выдача денежных средств подотчет непосредственно из кассы оформляется расходно-кассовым ордером. В то же время подотчетную сумму можно перевести и на карту сотрудника с расчетного счета организации или ИП-работодателя. И тут нужно отметить, что выше упомянутое Указание ЦБР от 11 марта 2014 года № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций, то есть не регламентирует основания выдача денежных средств подотчет безналичным путем. Поэтому для единообразия в ведении учета конкретный вид документа, на основании которого будут выдаваться подотчетные средства, как наличные, так и безналичные, рекомендуется утвердить, например, в специальном положении о выдачи денежных средств подотчет.

Сроки выдачи денежных средств подотчет

Сроки, на которые денежные средства выдаются подотчет, могут быть установлены самим работодателем. По прошествии установленного периода у подотчетного лица остается еще три рабочих дня, чтобы в соответствии с тем же пунктом 6.3 Указания ЦБР № 3210-У представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов о проделанных в интересах фирмы покупках. Для случаев выдачи денег под отчет на командировку авансовый отчет сотрудник должен составить в течение 3 рабочих дней по возвращении.

После получения авансового отчета работодателем стартует следующий отсчет – срока проверки и утверждения данного документа. Этот период законодательством не регламентирован, и должен быть также установлен в конкретной компании внутренним приказом.

Стоит упомянуть об одном важном изменении в порядке выдачи денежных средств подотчет в 2017 году. В настоящее время больше не действует правило о том, что выдача последующей суммы под отчет возможна лишь после полного погашения подотчетником предыдущего долга по ранее выданным суммам либо после составления авансового отчета о произведенных затратах. Особенно актуально это изменение для организаций, в которых ответственным по расходам за наличный расчет является один и тот же работник.

Кому могут быть выданы подотчетные средства

Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору. А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может. Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.

С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок. Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени. Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.

Нередко граждане сталкиваются с понятием «выдача денег под отчет».

Далеко не каждый из них знает, что это такое и как оно определяется.

Ознакомиться с процедурой выдачи денег под отчет стоит каждому бухгалтеру и другим физическим лицам.

Что значит выдать деньги под отчет, какая может быть в этом потребность

Подотчетными деньками являются финансовые средства, выданные сотруднику на осуществление расходов, которые направлены на деятельность организации или предпринимателя.

Ими могут быть хозяйственные и командировочные затраты.

Выдача денег под отчет совершается посредством составления расходного кассового ордера .

Это делается на основании письменного заявления (рис. справа), созданного в произвольной форме подотчетным лицом.

Работодателям необходимо помнить о том, что производить процедуру рассматриваемого вида запрещено в том случае, если работником не были выполнены ранее оговоренные обязательства по осуществлению операций.

Стоит отметить, что заявления сотрудников и руководителя составляются с использованием разных форм.

Чем регламентируется выдача, срок и размер суммы

Наличные деньги могут выдаваться под отчет сотрудникам в следующих целях:

• приобретение товарно-материальных ценностей;
• совершение расходов в период нахождения в командировке;
• осуществление расчетов по договорам, заключенных от имени предприятия.

Основным документом, который регламентирует выдачу денег под отчет и устанавливает правила проведения этой процедуры, является это указание Банка России, в котором указывается порядок осуществления кассовых операций юр. лицами.

Также данный порядок распространяется на частных предпринимателей . В соответствии с данным указанием предпринимателям необходимо придерживаться следующего порядка проведения процедуры :

1. проверка наличия задолженности у работника;
2. получение заявления;
3. оформление расходного кассового ордера;
4. передача ордера в кассу;
5. проверка кассовой книги.

Если организация не имеет сотрудника, который отвечает за проведение кассовых операций, данной процедурой должен заниматься непосредственно руководитель .

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель самостоятельно принимает решение в отношении сроков и суммы средств, выдаваемых в под отчет.

Эта часть осуществления процедуры ограничивается российским законодательством. Сумма выдаваемых средств не должна превышать 100 тыс. рублей .

Также стоит учитывать, что сроки и сумма должны прописываться в заявлении подотчетного лица и подтверждаются подписью руководителя.

Наличные средства должны быть израсходованы в течение установленного срока или возвращены предприятию в течение трех дней по его истечению.

Если сроки не установлены, процедуру нужно проводить в течение трех дней после получения денег под отчет.

Какие нужны документы

Получение денег в под отчет сотрудником осуществляется посредством подачи ним соответствующего заявления на имя руководителя.

Законодательно не установлена специальная форма заявления, поэтому оно создается в произвольной форме.

В обязательном порядке в тексте необходимо отразить следующую информацию:

• сумма денежных средств;
• срок предоставления денег;
• дата составления заявления;
• подпись руководителя или другого уполномоченного лица.

В соответствии с подпунктом 6.3 Указания Банка России руководитель обязан согласовывать условия выдачи наличных денежных средств сотрудникам и подтвердить свое согласие подписью.

Запрещено выдавать деньги работникам организации без соответствующего заявления. Исключением из правила являются ситуации, когда компания располагает корпоративной банковской картой.

После подписания заявления, руководителю потребуется оформить расходный кассовый ордер. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 устанавливается форма ордера КО-2.

В соответствии с подпунктом 4.2 п. 4 Указания оформление кассового ордена доступно:

• главному бухгалтеру организации;
• иным должностным лицам, имеющим полномочия на проведения подобной процедуры, что указанно в распорядительных документах;
• физическим лицам, которые по договору с предприятием оказывают услуги по ведению бухгалтерского учета;
• руководителю, если другие уполномоченные лица отсутствуют.

В соответствии с подпунктом 4.3 п. 4 Указания Банка России кассовый ордер должен подписываться одним из вышеуказанных лиц.

Порядок выдачи денег и отчетность

Кассир предприятия должен произвести проверку полученного ордера. При отсутствии ошибок сотруднику выдается установленная сумма денежных средств после предъявления ним документа, удостоверяющего личность.

Процедура завершается подписью кассового ордера кассиром и работников.

Кассир также должен выполнить запись в кассовой книге по оформленному ранее ордеру. В соответствии с подпунктом 4.6 п. 4 Указания , необходимо произвести сверку документов.

Лицо, проводящее данную процедуру, должно поставить подпись в качестве подтверждения достоверности данных.

При отсутствии кассира в организации, его обязанности вправе выполнять руководитель.

Работник, получивший финансовые средства под отчет обязуется представить авансовый отчет. Он должен составляться в течение трех дней после :

• истечения срока, указанного в заявлении;
• возвращения из командировки;
• если не удалось сдать его своевременно в результате болезни или отпуска, то после выхода на работу.

К отчету работнику необходимо приложить документы, которые свидетельствуют целесообразность расходования финансов. Ими могут быть, например товарные кассовые чеки.

Предъявить отчет следует уполномоченным сотрудникам организации или ее директору.

Лицо, получившее отчет от сотрудника, должно выполнить проверку целевого расходования средств, наличие и правильность составление документов, соблюдения сроков и подсчет сумм.

Затем авансовый отчет должен утверждаться руководителем.

По окончанию процедуры выполняется списание подотчетных сумм денег.

Нюансы в случае выдачи директору

После изменения правил получения денег под отчет, процедура существенно упростилась. Однако директору предприятия также следует оформлять заявление при необходимости выполнения хозяйственных и других операций.

Это объясняется тем, что компания обладает аналогичным трудовым договором как с руководителем, так и с работниками.

Заявление от имени директора имеет некоторые отличия , однако оно также составляется в произвольной форме. В нем руководитель обращается непосредственно к компании.

В некоторых случаях директора не указывают цели взятия средств под отчет, однако этого не следует делать во избежание проблем. Также следует указать срок и сумму денег.

Формулировки отличаются от стандартного заявления: это выглядит так, будто руководитель одобряет выдачу средств самому себе. В конце директор ставит дату и подпись, которая будет разрешающей.

Распространенные ошибки в процедуре

В процессе выдачи средств под отчет нередко допускаются серьезные ошибки. Наиболее распространенные из них:

• Отсутствие заявления. Это приводит к конфликтным ситуациям, так как получение и расходование не подтверждается документально.
• Наличие неизрасходованных средств. Деньги, которые не были потрачены, должны своевременно возвращаться предприятию.
• Наличие долгов у сотрудника по предыдущим сделкам. Как было сказано ранее, выдавать деньги сотруднику повторно до выполнения обязательств, предусмотренных ранее, запрещено.
• Отсутствие авансового отчета. Приводит к возникновению споров, так как доказать факт расходования средств или их возврата невозможно. Достаточно часто данный документ просто теряется.
• Несвоевременное выполнение процедуры и превышение лимита. Дабы избежать данной ошибки следует четко прописать все ее условия в учетной политике организации.
• Отсутствие первичных документов. Деятельность предприятия любого вида должна подтверждаться соответствующими первичными документами. При их отсутствии доказать целесообразность расходования денежных средств невозможно.
• Наличие лишь чека в качестве подтверждающего документа. Сотрудник должен иметь документы, свидетельствующие о наличии связи между приобретаемыми товарами и услугами и потребностями компании в совершении данных сделок.
• Отсутствие кассового ордера. Он должен оформляться бухгалтером, что требует соответствующего указания в трудовом договоре, заключаемым между ним и организацией.
• Начисление НДФЛ. Денежная сумма будет облагаться НДФЛ, если работник не возвратил ее, соответственно получив от этого выгоду.
• Вес валютного законодательства. Выдача средств в иностранной валюте запрещена законодательством. Исключение являются случаи, когда сотрудник отправляется в командировку за границу.

Необходимые бухгалтерские проводки

Выдача денежных средств сотруднику под отчет оформляется с помощью проводки Д71-К50 с указанием операции «Работнику выданы деньги под отчет».

Ознакомившись с тем, как производится выдача денег сотрудникам под отчет, руководители и бухгалтеры предприятия будут готовы к проведению данной процедуры. Не менее полезно знать, какие ошибки могут быть допущены при этом, что позволит избежать их.

Предлагаем вашему вниманию познавательное видео на тему статьи о том, какие типичные ошибки случаются в учете расчетов с подотчтетными лицами.

Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).

Далее - Положение № 373-П

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П , далее - Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ . Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

• от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Несоблюдение лимита расчетов наличными

Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.

У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.

Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т .

При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

• выдача денег подотчетному лицу;
• расходование данных средств подотчетным лицом.

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.

А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.

Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.

Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.

Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.

В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

• наличными через кассу;
• на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

• в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
• должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
• как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
• каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

№ п/п	Учетное действие	Комментарий
	В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55	Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
	Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.	Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
	В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».	В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ . Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.

Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.

Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.

Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У .

Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.

У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами - можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.

К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.

Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.

В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:

• банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
• учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
• денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
• деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.

В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?

Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.

Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.

Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ).

Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.

По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.

Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ , является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.

Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.

Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ , в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.

Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:

• включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
• если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.

Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ .

В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?

Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).

Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.

В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.

Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.

Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.

Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.

Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.

Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.

Отсутствие оправдательных документов

К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.

Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).

Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов

Наименование платежа в бюджет

Учетное действие

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можете пример положения о выдаче подотчетных денежных средств.

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

• оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
• после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
• оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка	Операция
Д 71 - К 50	Работнику выданы деньги под отчет

Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:

Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2018 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.