≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Договор о предоставлении займа работнику. Беспроцентный займ сотруднику, директор дает ооо, проценты

Порой бухгалтеру, прежде чем выполнить свою работу – оформить документы, сделать проводки и начислить налоги – приходится работать и за своих коллег, чаще всего за юристов. В этой статье мы дадим вам советы, какой договор подойдет, если компания одалживает деньги сотруднику, а также расскажем, как оформить эту операцию в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Что нужно знать, выдавая работнику деньги в долг

Сотрудник попросил у работодателя денег в долг. Если директор дал добро, то бухгалтеру предстоит выдать деньги и оформить сделку. Для этого в первую очередь нужно решить, какой договор по факту заключен: кредита, ссуды или займа?

Определение кредитного договора содержится в статье 819 ГК РФ . Согласно положениям этой статьи кредит может быть выдан исключительно деньгами, в качестве кредитора может выступать только банк или другая кредитная организация.

Обязательные условия кредита - это возвратность и возмездность, то есть деньги должны быть возвращены и обязательно с процентами. Таким образом, компания, не являющаяся кредитной организацией, выдать кредит своему сотруднику не вправе.

Следующий договор - ссуды или безвозмездного пользования (ст. 689 ГК РФ). По договору ссуды вещь передается в пользование ссудополучателю бесплатно. Главное отличие от других долговых договоров: ссудополучатель должен вернуть именно эту вещь в том же состоянии, что и брал (с учетом нормального износа). То есть вещь должна быть индивидуально-определенная, к примеру, автомобиль или здание. Дать деньги в долг по договору ссуды невозможно.

По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми (а не индивидуальными) признаками. Заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (ст. 807 ГК РФ). Таким образом, для оформления долговых отношений с сотрудником подходит договор займа.

Все отличительные признаки перечисленных договоров мы собрали в одной таблице.

Различия между договорами займа, кредита и ссуды

Условия договора	Кредит	Займ	Ссуда
Сторона договора	Кредит может предоставить только специализированная организация		Ограничений по сторонам договора нет
Объект договор	Исключительно денежные средства	Вещи, в том числе деньги, не имеющие индивидуальных признаков	Вещи, имеющие индивидуальные признаки
Возвратность	Заемщик должен вернуть деньги	Вещь переходит в собственность заемщика, поэтому он возвращает другую, но точно такую же	Имущество не переходит в собственность ссудополучателя, следовательно, он должен вернуть именно эту вещь
Возмездность	Проценты по кредиту обязательны	Договор займа по умолчанию возмездный. Если о процентах в договоре не сказано, то их размер соответствует ставке рефинансирования на день возврата долга. Условие о безвозмездности нужно фиксировать в договоре. Исключения: договор займа заключен между гражданами на сумму не более 5000 руб.; по договору передаются не деньги. В этих двух случаях предполагается беспроцентный договор	Договор ссуды является безвозмездным
Ограничения			Коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование собственникам, а также руководителю или члену органов управления или контроля

Деньги сотруднику можно дать как под проценты, так и бесплатно. Если ваш договор безвозмездный, то в нем нужно явно на это указать. Иначе по умолчанию действует правило статьи 809 ГК РФ , согласно которому процент устанавливается исходя из ставки рефинансирования. Исключение - когда по договору передаются не деньги, а другие вещи. В такой ситуации отсутствие в договоре условия о процентной ставке автоматически делает его безвозмездным. Последствия беспроцентного договора для сотрудника - НДФЛ с материальной выгоды, которая возникает вследствие экономии на процентах.

Имейте в виду, что экономить на НДФЛ, выдавая беспроцентный заем под видом аванса в часть зарплаты, достаточно рискованно. Если сотрудник решит уволиться до момента полного погашения займа, вы не имеете права его удерживать. В этом случае, если он добровольно не вернет всю сумму долга, то взыскать ее можно только через суд.

Как исчисляется материальная выгода

Порядок расчета материальной выгоды зависит от валюты, в которой выдан заем. Так, по рублевым займам выгода возникнет, если процент, установленный договором, меньше 2/3 ставки рефинансирования, в том числе равен нулю (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Если займ получен в иностранной валюте, выгода возникает в случае, когда проценты составляют менее 9 (подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Дата фактического получения дохода в виде материальной выгоды установлена в подпункте 3 пункта 1 статьи 223 НК РФ . Это день уплаты процентов.

Как определить дату получения дохода по беспроцентному займу? В Налоговом кодексе РФ об этом не сказано. Чиновники в письмах Минфина России от 14.04.2009 № 03-04-06-01/89 , от 17.07.2009 № 03-04-06-01/175 и от 22.01.2010 № 03-04-06/6-3 рекомендуют считать датой фактического получения дохода в виде материальной выгоды день возврата сотрудником займа или его части.

Однако есть и другая точка зрения. Так, в письме Минфина России от 01.02.2010 № 03-04-08/618 сказано, что если в течение налогового периода заемщик не выплачивал проценты по займу, то в этом периоде у него не возникает дохода в виде материальной выгоды. На наш взгляд, первая позиция более обоснованна. В любом случае, налоговому агенту предстоит самому решить, какой из рекомендаций финансового ведомства воспользоваться.

Случаи, когда материальная выгода от экономии на процентах не облагается НДФЛ, перечислены в подпункте 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ . К ним относятся, к примеру, ситуации, когда заем был получен на покупку жилья. Но налогоплательщик должен подтвердить наличие у него права на получение имущественного налогового вычета соответствующим уведомлением, выданным налоговым органом по форме, утв. приказом ФНС России от 25.12.2009 № ММ-7-3/714@ .

Ставка НДФЛ для материальной выгоды зависит от налогового статуса налогоплательщика. Для резидента РФ, не имеющего права на имущественный налоговый вычет, материальная выгода полученная от экономии на процентах облагается НДФЛ по ставке 35 процентов (п. 2 ст 224 НК РФ). Для нерезидентов ставка НДФЛ составляет 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Договор займа, расчет материальной выгоды и НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8"

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» договор займа с сотрудником регистрируется одноименным документом.

Регистрация договор займа

Независимо от типа валюты, указанной в договоре займа, расчет материальной выгоды в целях исчисления НДФЛ возможен только в рублях. В случае, когда заем был выдан в иностранной валюте, и это указано в Договоре займа с сотрудником , расчет будет сделан в рублях по указанному в документе курсу.

Для расчета материальной выгоды и налога нужно установить флаг в графе Начислять материальную выгоду и выбрать ставку НДФЛ 35 процентов. Если сотрудник - нерезидент, то НДФЛ будет автоматически начисляться по ставке 30 процентов.

Ставка НДФЛ 13 процентов не актуальна для данного вида договоров с 2008 года, но сохранена в этом документе для договоров, внесенных ранее.

Можно указать периодичность погашения займа: ежемесячно или единовременно.

Материальная выгода будет рассчитываться соответственно этим периодам.

Поскольку расчет суммы погашения займа происходит при начислении зарплаты в последний день месяца, то и дата получения дохода - материальной выгоды - регистрируется тем же днем.

Начисление материальной выгоды одновременно с зарплатой

Кроме того, погашение займа можно зарегистрировать документом Приходный кассовый ордер . В документе Договор займа с сотрудником в любой момент можно сформировать Отчет о погашении займа . Этот отчет формируется по состоянию на последний предполагаемый день окончательного погашения займа. И в любой момент показывает актуальную информацию об остатке основного долга и непогашенных процентов.

Формирование отчета о погашении займа

В этом же документе можно сформировать печатную форму договора займа.

Может ли организация простить сотруднику долг? Да, может. Материальной выгоды от экономии на процентах в этом случае не будет. Документ Договор займа с сотрудником в программе надо будет «снять с проведения», зарегистрировать подаренную сотруднику сумму в виде дохода с кодом 2720 документом Регистрация разовых начислений . Автоматически будет предоставлен вычет в размере 4 000 рублей.

Напоминаем, что ставка рефинансирования, используемая при исчислении материальной выгоды, устанавливается в Настройке параметров учета на закладке Прочие ставки .

От редакции

Подробнее об особенностях заключения договора займа читайте на стр. 28. О налоговых последствиях, которые возникают у займодавца и у заемщика, читайте в справочнике «Договоры, условия, формы, налоги» раздела «Юридическая поддержка» в ИС ИТС:
http://its.1c.ru/db/contracts#content:28867:1
http://its.1c.ru/db/contracts#content:28868:1

С порядком регистрации возврата займа, расчетом материальной выгоды и НДФЛ в «1С:Предприятии 8» можно ознакомиться в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» раздела «Кадры и оплата труда» в ИС ИТС:

Если компания выдала беспроцентный заем сотруднику, налоговые последствия в 2017 году для нее определяются тем, вернет ли сотрудник заемные средства или долг будет прощен.

Как облагается НДФЛ выгода от экономии на процентах по беспроцентному займу

В ситуации, когда выдается беспроцентный заем физическому лицу от юридического лица, у физлица возникает доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах. Такой доход подлежит налогообложению НДФЛ в 2017 году на общих основаниях.

Напоминаем, что подобная экономия на процентах, подлежащая обложению НДФЛ, возникает в следующих случаях (подп. 1, 2 п. 2 ст. 212 НК РФ):

• если компания или ИП выдали физлицу заем, размер процентов по которому не превышает 2/3 ставки рефинансирования Центробанка;
• если физлицо получило заем в иностранной валюте, размер процентной ставки по которому не превышает 9%;
• физлицо получило беспроцентный заем - рассматриваемая в статье ситуация.

Обращаем внимание, что понятие «материальной выгоды» применяется только в отношении процентов по договору, начисляемым за пользование заемными средствами.

К процентам, применяемым в качестве штрафных санкций, начисляемых за просрочку возврата займа (в качестве материальной ответственности), это понятие не применяется (письмо Минфина России от 13.11.12 № 03-04-06/4-317).

Исключения из общего правила или когда экономия на процентах по займу не облагается НДФЛ

В отдельных случаях в рамках займа, предоставленного физлицу от юрлица, полученный физлицом доход в виде экономии на процентах не подлежит налогообложению НДФЛ. В 2017 году это возможно в двух случаях:

• если заем выдан на новое строительство или приобретение на территории РФ жилого дома (комнаты или доли в них), а также земельных участков под ИЖС либо участков с расположенными на них домами;
• если заем выдан банком, находящимся на территории РФ, в целях рефинансирования (перекредитования) такого займа.

Нередко возникает вопрос по займу, полученному физлицом от ООО, какие тут есть ограничения? Ограничений здесь никаких нет. Лимит на расчеты денежной наличностью в размере 100 тыс. руб. на один договор, установленный Указанием Банка России от 07.10.13 № 3073-У, распространяется только на участников наличных расчетов (юрлиц и ИП).

Как облагается НДФЛ сумма сэкономленных процентов по займу, выданному сотруднику

Когда компания выдала беспроцентный заем сотруднику, рассчитать налоговые последствия в 2017 году несложно. Обязанности компании после выдачи беспроцентного займа сотруднику следующие:

• нужно начислять НДФЛ на сумму сэкономленных процентов на последнее число каждого месяца на протяжении всего периода, на который выдан заем. Ставка НДФЛ при этом составляет 35%;

Воспользуйтесь сервисом « » для расчета НДФЛ с суммы сэкономленных процентов по беспроцентному займу.

• кроме этого нужно удерживать исчисленный налог из любых доходов этого физлица, но помнить, что удерживаемая сумма НДФЛ не должна превышать 50% выплачиваемого дохода;
• наконец, нужно на следующий день после того, как была удержана сумма НДФЛ из дохода, перечислить НДФЛ в бюджет.

Налоговые последствия по НДФЛ, если компания решит простить долг сотруднику

Если компания решит простить долг сотруднику, то НДФЛ, начисленный на сумму материальной выгоды от сэкономленных процентов, никуда не исчезает. Его нужно продолжать удерживать из доходов сотрудника пока не будет исчерпана вся сумма налога.

Кроме этого, налогообложению НДФЛ подлежит и сам прощеный долг, но уже по ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ). При этом начислить налог можно либо на дату передачи уведомления о прощении долга, либо на дату подписания договора о дарении денежных средств (момент прощения).

В конечном итоге, компании придется удерживать из доходов сотрудника:

• налог с суммы прощеного долга;
• налог с материальной выгоды в виде сэкономленных процентов, начисленный на момент прощения;
• а также НДФЛ с самих доходов, выплачиваемых физлицу.

При этом надо помнить, что общая сумма всего удержанного НДФЛ не должна превышать 50% выплачиваемого дохода. А если доходов не хватает, чтобы удержать весь НДФЛ, по окончании года до 1 марта нужно сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог, составив справку 2-НДФЛ с признаком 2. Ниже мы привели образец такой справки.

Предоставление займа сотруднику (работнику) - достаточно распространенная практика в организациях, которые уделяют внимание развитию и поддержанию своего персонала. Любая организация вправе выдать своему сотруднику заем на любую сумму денежных средств или любой объем вещей, определяемых родовыми признаками.

Согласно ГК РФ договор сотруднику составляется в письменной форме независимо от суммы (п.1 ст.808 ГК РФ). Расписка, конечно, подтверждает факт выдачи займа сотруднику (п.2 ст.808 ГК РФ), то есть если возникнут спорные ситуации между сторонами договора займа сотруднику, расписку можно использовать в суде. Однако лучше оформить договор займа, и немаловажной причиной является возможность прописать размер процентов и график их уплаты в тексте договора.

Если в тексте договора займа сотруднику предприятия не содержится условия о размере процентов, порядке их начисления или уплаты, сумма процентов будет рассчитываться по ставке рефинансирования на дату возврата займа и платить их сотрудник должен будет ежемесячно (п.1,2 ст.809 ГК РФ). Если организация выдает беспроцентный денежный заем сотруднику или процентный заем вещей, определяемых родовыми признаками, об этом должно быть прямо сказано в договоре займа (п.3 ст.809 ГК РФ). В договоре займа сотруднику необходимо прописать сроки и порядок возврата займа (ст.810 ГК РФ).

При соблюдении всех вышеприведенных рекомендаций, можно предотвратить проблемы как в отношениях сотрудника и организации, так и при налоговой проверке. При заключении договора займа сотруднику обе стороны (работодатель и работник) должны составить ряд документов.

Работник, нуждающийся во временной финансовой помощи, пишет заявление на имя руководителя организации. На основании этого заявления и с согласия руководителя составляется договор займа сотруднику. В заявлении работник может указать цель займа. Например, покупка садового домика или приобретение автомобиля. В таком случае договор займа сотруднику может содержать условие об использовании заемных средств на определенные цели. Тогда это будет целевой заем, а заемщик обязан обеспечить возможность контроля за целевым использованием займа (п.1 ст.814 ГК РФ).

Заимодавец принимает решение. Руководство может принять решение об оказании помощи работнику на своих условиях. Например, работник обратится за беспроцентным займом, а работодатель согласится заключить договор займа сотруднику с условиями предоставления денег только под проценты и при наличии двух поручителей из числа сотрудников. В некоторых случаях заем выдается, только если у заемщика имеются поручители, которые обязуются погасить его задолженность. С такими лицами заключается самостоятельный договор поручительства, особенности которого установлены ст.361-367 ГК РФ. В некоторых организациях создаются комиссии для заключения договора займа сотруднику, состоящие из числа работников, занимающих, руководящие должности. Комиссия принимает решение в виде протоколов, в которых указывается принятое решение о выдаче займа работникам.

В ряде случаев договор займа сотруднику требует разрешения собственников (учредителей) организации (в случае выдачи заемных средства). Определенные ограничения возникают, например, если договор займа сотруднику отвечает критериям сделки, в которой имеется заинтересованность, а также крупной сделки хозяйственного общества. В частности, сделкой, в которой имеется заинтересованность, будет предоставление займа руководителю общества, как правило директору (генеральному директору). Отметим, что сумма займа при этом роли не играет. А крупной сделкой считается заем, сумма которого превышает 25% стоимости активов общества на последнюю отчетную дату. В обществе с ограниченной ответственностью решение о совершении крупной сделки принимается общим собранием участников общества. При отсутствии такого решения договор займа сотруднику может быть признан недействительным. Требования к процедурам согласования подобных сделок установлены ст.45 и ст.46 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", статьями 78, 79 и 81-84 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Образец договора займа сотруднику (процентный или беспроцентный) содержит приложения:

• График предоставления займа;
• График возврата займа;
• График возврата процентов.

Типовой договор займа работнику содержит сопутствующие документы:

• Дополнительное соглашение;
• Протокол разногласий;
• Протокол согласования разногласий.

Договор займа сотруднику организации

	г.

Именуемое(ый, ая) в дальнейшем , в лице , действующего(ей) на основании ,

Именуемый(ая) в дальнейшем , действующий(ая) как физическое лицо,

вместе именуемые Стороны, а индивидуально – Сторона,

Предмет договора

1.1.

Передает на условиях Договора денежные средства в размере () рублей (далее по тексту – ), а обязуется возвратить и проценты за пользование в срок и на условиях Договора.

1.2.

Способ передачи : передача наличных денежных средств . Датой предоставления займа является дата передачи наличных денежных средств .

1.3.

Передает в соответствии с Графиком предоставления займа (Приложение № к Договору), являющимся неотъемлемой частью Договора.

1.5.

Заем по Договору не является целевым.

Срок действия договора

2.1.

Договор вступает в силу с момента подписания его Сторонами и действует до исполнения Сторонами своих обязательств по Договору.

Права и обязанности сторон

3.1.

обязуется:

3.1.1.

Осуществить возврат и начисленных процентов.

3.1.2.

Осуществлять возврат займа ежемесячно равными долями путем внесения наличных средств в кассу .

3.1.3.

Возвратить досрочно в случае расторжения трудового договора с (трудовой договор № от г.), в этом случае должна быть возвращена в течение с момента расторжения трудового договора.

3.2.

Вправе:

3.2.1.

Требовать о исполнения обязательств, предусмотренных Договором.

Порядок расчета и уплаты процентов

4.1.

За пользование выплачивает проценты в размере () % в . Расчет срока по начислению процентов за пользование начинается с даты предоставления и заканчивается датой возврата в соответствии с условиями Договора.

4.2.

Обязуется выплатить проценты за пользование единовременно с возвратом .

4.3.

Проценты по полученному займу уплачиваются путем внесения наличных денежных средств в кассу .

Ответственность сторон

5.1.

Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Договору в соответствии с законодательством России.

Основания и порядок расторжения договора

6.1.

Договор может быть расторгнут по соглашению Сторон, а также в одностороннем порядке по письменному требованию одной из Сторон по основаниям, предусмотренным законодательством.

Разрешение споров из договора

7.1.

Претензионный порядок досудебного урегулирования споров из Договора не является для Сторон обязательным.

Форс-мажор

8.1.

Стороны освобождаются от ответственности за полное или частичное неисполнение обязательств по Договору в случае, если неисполнение обязательств явилось следствием действий непреодолимой силы, а именно: пожара, наводнения, землетрясения, забастовки, войны, действий органов государственной власти или других независящих от Сторон обстоятельств.

8.2.

Сторона, которая не может выполнить обязательства по Договору, должна своевременно, но не позднее календарных дней после наступления обстоятельств непреодолимой силы, письменно известить другую Сторону, с предоставлением обосновывающих документов, выданных компетентными органами.

8.3.

Стороны признают, что неплатежеспособность Сторон не является форс-мажорным обстоятельством.

Прочие условия

9.1.

Стороны не имеют никаких сопутствующих устных договоренностей. Содержание текста Договора полностью соответствует действительному волеизъявлению Сторон.

9.2.

Вся переписка по предмету Договора, предшествующая его заключению, теряет юридическую силу со дня заключения Договора.

9.3.

Договор составлен в 2 (двух) подлинных экземплярах на русском языке по одному для каждой из Сторон.

10.

Список приложений

11.

Адреса, реквизиты и подписи сторон

Наименование:			Фамилия Имя Отчество:
Адрес:			Место регистрации:
Тел.:			Тел.:
ОГРН:			ИНН:
ИНН:			паспорт:
КПП:			выдан:	г.
			код подразделения:
Р/сч:			Р/сч:
Банк:			Банк:
БИК:			БИК:
Кор/сч:			Кор/сч:

г. _________ «___»______________ г.

Именуемое в дальнейшем "Займодавец", в лице ______________________, действующего на основании _____________, с одной стороны, и работник ___________________________________, работающий у Займодавца в должности __________________________, именуемый в дальнейшем Заемщик, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Займодавец передает Заемщику в собственность денежные средства в размере _____________ (___________________) рублей (далее по тексту - сумма займа), а Заемщик обязуется возвратить Займодавцу сумму займа в срок до "__"__________ г.

Проценты за пользование займом не взимаются.

1.2. Заем считается предоставленным с момента передачи суммы займа Заемщику и подписания между сторонами акта приема-передачи.

1.3. Сумма займа или соответствующая часть считается возвращенной Заемщиком в момент внесения денежных средств в кассу Займодавца и получения от него удостоверяющего документа (квитанции, акта) или в момент перечисления соответствующей суммы на банковский счет Займодавца.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Займодавец обязан передать сумму займа Заемщику по акту приема-передачи в течение __________ рабочих дней с момента подписания настоящего договора.

2.2. Заемщик обязан вернуть полученную сумму займа равными долями - по ____________ (_________________________) рублей ежемесячно в течение ________________________, начиная с _______________________ согласно следующему графику:

2.3. Заемщик имеет право возвратить сумму займа досрочно.

2.4. При нарушении Заемщиком срока, установленного для возврата очередной части займа, Займодавец вправе потребовать досрочного возврата всей оставшейся суммы займа.

2.5. Заемщик обязан возвратить сумму займа досрочно в случае расторжения трудового договора с Заимодавцем (трудовой договор № __ от _______ г.), в этом случае заем должен быть возвращен в течение _______________ дней (месяцев) с момента расторжения трудового договора.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения одной из сторон обязательств по настоящему договору недобросовестная сторона обязана возместить другой стороне причиненные таким неисполнением убытки.

3.2. В случае не возврата суммы займа или её части в срок, обусловленный настоящим договором, Заемщик уплачивает Заимодавцу пени в размере ___% от невозвращенной суммы займа или её части за каждый день просрочки.

3.3. Займодавец обязан выплатить Заемщику пеню в размере ____% от суммы займа за каждый день просрочки в случае невыполнения Займодавцем условий п. 2.1. по независящим от Заемщика причинам.

4. ФОРС - МАЖОР

4.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения настоящего договора в результате обстоятельств чрезвычайного характера, которые стороны не могли предвидеть или предотвратить.

4.2. Отнесение тех или иных обстоятельств к непреодолимой силе осуществляется на основании обычаев делового оборота.

5. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Условия настоящего договора и дополнительных соглашений (протоколов и т.п.) к нему конфиденциальны и не подлежат разглашению.

6. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

6.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства и обычаев делового оборота.

6.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством.

7. СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента передачи Займодавцем Заемщику суммы займа и заканчивается после выполнения сторонами принятых на себя обязательств в соответствии с условиями договора.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и надлежаще подписаны уполномоченными на то представителями сторон.

8.2. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.

8.3. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Адреса и реквизиты сторон

Подписи сторон

Согласно пункту 1 статьи 807 ГК РФ организация может предоставить заем сотруднику в натуральной форме или товарный кредит.

Как выдать заем сотруднику

Попросите сотрудника написать письменное заявление, в котором следует указать сумму займа, срок возврата и причины. Например: «Прошу предоставить мне заем для оплаты лечения ребенка в размере 50 000 рублей сроком на один год. При моем увольнении обязуюсь досрочно погасить сумму задолженности и все проценты на дату расторжения договора». Вместо указания конкретной цели займа допускается формулировка «на неотложные нужды».

Любому бизнесу приходится арендовать помещение. Кому-то чаще, кому-то реже. Мы опубликовали 12 лайфхаков, которые помогут сократить затраты на аренду.

Используя приемы из статьи, Вы сможете сократить цену вдвое.

При положительном решении по заявке оформляется договор займа с сотрудником, в котором указывается сумма займа, его целевое назначение, перечислены поручители, если таковые требуются, порядок погашения, сроки возврата.

Если заем будет погашаться частями, то нужно дополнить договор графиком платежей. Если платежи будут удерживаться из заработной платы, это условие прописывается отдельным пунктом.

При погашении займа одной выплатой в конце срока укажите конкретную дату платежа.

В договоре или в приложении к нему может быть прописано условие об обязательствах заемщика – подтверждение использования денежных средств по назначению. Все подтверждающие документы подшиваются к договору займа.

После оформления договора подготовьте приказ. Информация по сумме займа, срокам возврата, процентной ставке, данным сотрудника, указанная в приказе, должна соответствовать условиям договора.

Приказ передается в бухгалтерию для ознакомления и отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Расчеты, связанные с предоставлением займа сотруднику, ведутся по счету 73. В кредит 50 или 51 счета (в зависимости от формы выдачи займа) списывается сумма основного долга. По кредиту 98 счета «Доходы будущих периодов» начисляются проценты. Зачисление процентов на финансовый результат компании отражается проводкой: ДТ 98 КТ 91. Возврат займа (частичное или полное погашение) отражают проводкой: ДТ 50 (51) КТ 73.01. Если заем беспроцентный или ставка составляет менее 2/3 ставки рефинансирования Банка России, необходимо начислить НДФЛ сотруднику с материальной выгоды от экономии на процентах: ДТ 70 КТ 68 Субсчет «НДФЛ».

На какие цели можно выдать заем сотруднику

В подавляющем большинстве случаев заем сотруднику выдается на личные нужды, такие как:

• покупка движимого или недвижимого имущества;
• оплата собственного лечения или лечения родственников;
• оплата обучения в вузе, на курсах повышения квалификации и т. п.;
• а также другие неотложные нужды.

Если в договоре прописано конкретное целевое назначение кредита, то сотрудник обязан по первому вашему требованию представить подтверждающие документы использования займа на указанные нужды. В качестве таких документов могут быть приложены договор купли-продажи, договор о предоставлении медицинских услуг, договор с организацией, оказывающей образовательные услуги. В случае непредставления подтверждающей информации, договор займа с сотрудником может быть расторгнут досрочно.

Какие документы необходимы для оформления займа сотруднику

Для того чтобы оформить договор займа сотруднику надлежащим образом, необходимо:

• получить заявление от сотрудника по утвержденной форме с просьбой о предоставлении денежных средств в долг;
• вписать паспортные данные сотрудника в договор;
• подписать договор – со стороны работодателя в договоре может стоять только подпись лица, уполномоченного на подписание таких документов.

В договоре важно указать дату его составления и подписания, проставить фирменную печать. Кроме того, в договоре должна стоять подпись главного бухгалтера организации, так как договор займа – это сделка по передаче денежных средств (или имущества, имеющего определенную стоимость). Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все документы, имеющие отношение к финансовым, денежным и расчетным операциям организации, должны быть подписаны в том числе главным бухгалтером.

Обе стороны получают свой экземпляр договора, также можно составить третий экземпляр для бухгалтерии.

Как составить договор займа сотруднику

1. Форма договора займа. В том случае, если одна сторона сделки – юридическое лицо, Гражданский кодекс обязывает оформлять договор только в письменном виде.

2. Дата, с которой договор вступает в силу, – это дата, когда деньги были выданы сотруднику на руки (дата также указывается в расходном кассовом ордере) или перечислены на лицевой счет работника (дата зафиксирована в выписке банка).

3. Сумма займа прописывается в договоре. Заем сотруднику может быть выдан на любую сумму, с точки зрения закона ограничений здесь нет. Следует, однако, учитывать размер займа в соотношении со стоимостью активов организации. В том случае, когда сумма займа больше 25 % от этой величины (берутся данные последнего утвержденного бухгалтерского баланса), то такая хозяйственная операция признается крупной сделкой. Для одобрения сделки потребуется провести собрание учредителей (участников) общества или акционеров, в зависимости от формы ведения бизнеса, на котором должно быть принято соответствующее решение.

4. Валюта займа. Организации, работающие на территории РФ и являющиеся субъектами налогообложения РФ, должны выдавать займы сотрудникам только в национальной денежной единице, то есть в рублях.

5. Проценты по договору за пользование займом должны быть прописаны в договоре. Если работодатель решил предоставить беспроцентный заем сотруднику, то это условие также необходимо прописать отдельной строкой. Отсутствие информации по процентной ставке отнюдь не означает, что денежные средства выданы в безвозмездное пользование, проверяющие органы автоматически считают процент за пользование займом равным ставке рефинансирования.

6. Срок и порядок возврата займа и процентов . Обычно договор займа предполагает ежемесячную уплату процентов. Если имеются иные договоренности между работником и работодателем, они указываются в договоре. То же самое относится к сроку возврата займа: если никакой конкретной информации не содержится, максимальный срок возврата займа составит 30 дней с момента предъявления работодателем требования о погашении долга.

7. Возможность досрочного погашения займа . Гражданский кодекс определяет, что при досрочном погашении процентного займа сотрудник обязан направить уведомление работодателю не позже чем за 30 дней до предполагаемой даты закрытия долга. В случае беспроцентного займа уведомлять заранее не нужно, закрытие долга можно произвести в любой день. Иные условия и договоренности сторон прописываются в договоре.

Юрисконсульты советуют при составлении договора указывать информацию о том, в какой форме будет выдан заем сотруднику (наличной, безналичной) и каким образом он будет возвращаться (через кассу, через банковский счет или удержанием из зарплаты). Особое внимание уделите целевому назначению займа. Этот пункт имеет большое значение в случае, если заем выдается для приобретения недвижимого имущества (квартира, дом, земельный участок под застройку), так как имеется ряд нюансов при начислении НДФЛ с материальной выгоды.

Чем более полно и детально раскрыто содержание договора, тем проще работодателю будет отстаивать свою точку зрения при возникновении спорных ситуаций.

Облагается ли заем сотруднику НДФЛ

Договор займа всегда требует особого внимания со стороны бухгалтерии. Бухгалтер должен внимательно изучить условия договора и определить, возникает ли у сотрудника материальная выгода от экономии на процентах, а у организации – обязанность по исчислению и уплате НДФЛ.

Для этого нужно сравнить две величины – процентную ставку по договору и величину, равную 2/3 ставки рефинансирования, установленной Центробанком России на дату внесения платежа по кредиту. Если процент по займу меньше этой расчетной величины, то в этом случае говорят о появлении материальной выгоды сотрудника, с которой следует исчислять НДФЛ. Сумма дохода рассчитывается следующим образом:

МВ = СЗ × (2/3 СРф. − ПСз) / 365 (366) × Т , где:

• МВ – материальная выгода, руб.;
• СЗ – выданная сумма займа или остаток суммы после внесения предыдущих платежей, руб.;
• СРф. – ставка рефинансирования, действующая на дату внесения платежей по займу, %;
• ПСз – ставка по займу, прописанная в договоре, %;
• Т – время пользования займом, за которое начисляют проценты, исчисляется в календарных днях.

Рассчитанный таким образом доход облагается налогом по ставке 35 %.

Как уже стало понятно из определения, дата возникновения дохода – это день:

• внесения платежей по уплате процентов, если заем сотруднику выдан под проценты (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• полного или частичного возврата займа (если заем выдан безвозмездно).

При этом, согласно разъяснениям Министерства финансов РФ, если заемные средства возвращаются частями, то расчет материальной выгоды производится несколько раз. То же самое относится и к платежам по процентам при процентном займе сотруднику.

Ставка рефинансирования может меняться несколько раз в год, поэтому бухгалтер должен отслеживать, какое именно значение установлено на день уплаты займа. Может также возникнуть ситуация, когда за весь период пользования займом ставка менялась несколько раз, это тоже следует учесть при подсчетах.

Пример

Организация ООО «ИрисКо» оформила и выдала заем сотруднику Петрушенко О.Н. на следующих условиях: сумма займа – 45 000 рублей; срок, на который выдан заем, – 3 месяца начиная с дня выдачи; процент за пользование займом – 4 % годовых.

Заем выдан 1 августа 2016 года. В договоре прописано условие о ежемесячном погашении процентов. Размер платежа по погашению основной суммы долга – 15 000 рублей каждый месяц.

Погашение займа производилось через кассу организации наличными денежными средствами.

Даты внесения платежей: 31.08.2016, 30.09.2016, 31.10.2016.

Ставка рефинансирования до 19.09.2016 составляла 10,5 % (соответственно, 2/3 ставки – 7 %). После 19.09.2016 – 10 % (2/3 ставки – 6,7 %).

Расчет материальной выгоды за август 2016 года: МВ = 45 000 × (7 % − 4 %)/366 × 31 = 114,34 руб. НДФЛ за август 2016 года = 114,34 × 35 % = 40,02 руб.

Расчет материальной выгоды за сентябрь 2016 года: МВ = (45 000 − 15 000) × (6,7 % − 4 %)/366 × 30 = 66,39 руб. НДФЛ за август 2016 года = 66,39 × 35 % = 23,24 руб.

Расчет материальной выгоды за октябрь 2016 года: МВ = (30 000 − 15 000) × (6,7 % − 4 %)/366 × 31 = 34,3 руб. НДФЛ за август 2016 года = 34,3 × 35 % = 12 руб.

Если выдан беспроцентный заем сотруднику, то процентная ставка считается равной 0, в этом случае формула для расчета упрощается:

МВ = (СЗ × 2/3 СРф.) / 365 (366) × Т .

По условиям нашего примера расчет материальной выгоды, например, за август был бы таким: МВ = (45 000 × 7 %)/366 × 31 = 266,8 руб.

Срок удержания начисленного НДФЛ – день ближайшей выплаты сотруднику (зарплата, аванс, больничный).

Важный момент: есть исключение по начислению НДФЛ с материальной выгоды. Действует оно, если заем сотруднику выдается на покупку квартиры, дома, иного жилого помещения (или доли в них), на приобретение земельного участка под жилищное строительство. Сотрудник освобождается от уплаты НДФЛ в том случае, если:

• целевое назначение займа прописано в договоре и соответствует целям займа, перечисленным в абз. 3 пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ;
• заемщик предоставил уведомление из налоговой инспекции о праве на имущественный вычет. В документе должна быть ссылка на договор займа с указанием его номера и даты составления и наименование организации-заимодавца.

Как отразить заем сотруднику в бухгалтерском учете

Для учета выданных займов и расчетов по ним в плане счетов бухгалтерского учета существует 73 счет «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 01 «Расчеты по предоставленным займам».

Заем сотруднику: типовые проводки

Дебет счета	Кредит счета
	50 «Касса»	Выдан заем сотруднику наличными через кассу организации.
	51 «Расчетные счета»	Перечислена сумма займа на зарплатную карту сотрудника или его лицевой счет
	91.01 «Прочие доходы»	Начислены проценты за пользование заемными средствами
		Полностью или частично возвращен заем в кассу наличными денежными средствами
		Полностью или частично перечислен заем на банковский счет заимодавца
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»		Удержания из зарплаты сотрудника в счет погашения займа
	68.01 «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»	Удержан подоходный налог с материальной выгоды
91.02 «Прочие расходы»		Отражена прощеная сумма долга по выданному займу сотруднику

Если руководитель решил простить заем сотруднику

Нередки ситуации, когда работодатель, по разным причинам, прощает сотруднику выданный заем. В этом случае следует оформить или соглашение сторон о прощении долга, или договор дарения. Заключение договора дарения выгоднее и для работника, и для работодателя.

Сотрудник получает доход, равный невозвращенной сумме (или иной сумме, если долг прощен не полностью), который облагается НДФЛ по ставке 13 % в случае и подписания соглашения, и договора дарения.

Однако при договоре дарения работнику предоставляется налоговый вычет (код вычета 501) в размере 4000 рублей на стоимость «подарка» от организации, если, конечно, за отчетный год не было иных доходов, освобождаемых от налогообложения по данному коду вычета, по сумме превышающих 4000 руб.

При заключении соглашения заимодавец должен перечислить в бюджет страховые взносы с суммы прощеного долга. В случае договора дарения такая обязанность с работодателя снимается.

Независимо от выбранного варианта оформления, сумма прощеного долга не уменьшает расходы организации для целей налогообложения.