Акт приема и передачи ключей от помещения: цели оформление и основные правила составления. Передача эцп другому лицу
Передача ЭЦП другому лицу законодательно не урегулирована. Руководители, решившие предоставить доступ к своим ЭЦП другим сотрудникам, должны быть готовы к спору с контролирующими органами. Если за должностное лицо, на которого оформлен электронный вариант подписи, документ с ошибками или заведомо ложными сведениями подписал другой человек, ответственность возлагается на владельца подписи. Единственным шансом избежать наказания за результаты подписания незаконной документации – доказать факт несанкционированного доступа к ЭЦП третьих лиц. В этом случае обладатель электронной подписи обязан сообщить о нарушении в удостоверяющий центр.
Передача ЭЦП другому лицу – возможно ли это?
Правила пользования электронными ключами оговариваются законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. Правовые нормы определяют ЭЦП, как набор символов, прикрепленных к документу в электронном формате и подлежащих хранению в электронной форме. Такой вариант подписи необходим для идентификации владельца подписи в сфере электронного документооборота и защиты от несанкционированного доступа к определенной информации. Закон выделяет несколько типов ЭЦП:
- Простая, которая представляет собой сочетание логина с паролем.
- Усиленная неквалифицированная – ее выдача возможна неаккредитованными центрами, она работает по принципу криптографического шифрования.
- Усиленная квалифицированная – наиболее защищенный формат, приравнивается к собственноручной подписи.
Акт приема-передачи ЭЦП используется при получении заказчиком электронных ключей с логинами и паролями от центра, выдающего ЭЦП. После подписания акта, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей от ЭЦП, он ответственен за ограничение доступа к ним без своего согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Передача усиленной подписи третьим лицам невозможна на законных основаниях, допустимо создать технические условия для простановки ЭЦП другим работником. Обязательное условие – согласие владельца и осуществление им контроля правомерности действий уполномоченного лица.
Акт приема-передачи ЭЦП
Легализация использования сотрудниками чужой ЭЦП на некоторых предприятиях осуществляется при помощи внутренних приказов, доверенностей и актов. Для контролирующих органов внутренние документы не могут быть основанием для законной передачи электронных подписей и ключей от них другим лицам. Ответственность за реализацию операции по предоставлению возможности пользоваться своей ЭЦП другим работникам нет. Наказание по незаконным сделкам, заверенным ЭЦП, будут применено к владельцу подписи.
Юридической силой наделяется акт, по которому передаются шифры, ключи и логины электронной подписи от компании, выпустившей ЭЦП, к заказчику услуги. При внутренней передаче прав пользования ключом и сертификатом ЭЦП можно составить акт приема-передачи в произвольной форме, но он не будет при возникновении конфликтной ситуации считаться полноценным юридическим документом.
Заметим, что сейчас достаточно часты судебные разбирательства на тему передачи ЭЦП другому лицу, чаще всего между банками и их клиентами, оспаривающими правомерность списания средств с расчетного счета. Подавляющее большинство судебных решений принимаются в пользу банков. Чаще всего споры идут при списании средств с расчетного счета посредством интернет-банкинга, когда клиент (чаще всего, директор компании) оспаривает подписание платежного поручения и списания той или иной суммы со счета.
В процессе разбирательств выясняется, что зачастую ЭЦП передана другому лицу, в частности, бухгалтеру. Технические экспертизы подтверждают подлинность ЭЦП, и независимо от сумм списания, и как бы директор не утверждал о неправомерности такого списания, суды принимают сторону банков, к примеру, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.02.2015 №Ф04-16024/2015.
Не менее интересно дело, которое рассматривалось в Москве, где суд установил передачу ЭЦП сотруднику финансового отдела. ООО в лице директора обратилось в суд с иском к банку о ненадлежащей проверке ЭЦП и списании сумм по платежному поручению, по которому директор не давал распоряжения о списании денежных средств. Суд установил использование ЭЦП человеком, которому подпись не принадлежала. Банк предоставил доказательства о том, что электронная подпись действительна, проверка по техрегламенту банка проведена, банк действовал осмотрительно и в меру своей компетенции, списав со счета клиента по платежке, подписанной ЭЦП гендиректора. То, что директор не давал такого распоряжения на списание средств, банк отследить не мог. Решением арбитражного суда г. Москвы от 23.01.2014 по делу № А40-82734/13 банк был признан невиновным в ненадлежащем списании средств со счета клиента. Дело дошло до Верховного суда, и определением ВС РФ от 24.11.2014 № 305-ЭС14-3926, судьи пришли к выводу, что первая инстанция правомерно отказала в иске.
Поэтому следует быть очень осторожным, так как передача ЭЦП другому лицу может быть чревата вполне ощутимыми финансовыми последствиями.
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.
ФАЙЛЫ
В каких ситуациях без документа не обойтись
Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:
- Квартиры во вновь построенном доме – тогда документ оформляется между юридической компанией-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
- Если речь идет о зданиях, сооружениях и т.д., то акт формируется обычно между двумя организациями.
- В некоторых случаях, документ может быть составлен и внутри какой-либо одной компании, например, когда передаются ключи от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.
Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.
Для чего нужен документ
С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.
Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.
В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.
Кто должен подготовить акт
В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.
Общие моменты составления акта
Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.
Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:
- Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
- Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
- Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.
Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.
Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.
Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.
Создается акт всегда минимум в двух экземплярах . Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.
Сколько времени хранить готовый бланк
По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.
Образец документа
Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:
- название документа (с кратким обозначением смысла);
- номер (по необходимости);
- место (населенный пункт, в котором работает компания);
- дата составления акта.
Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:
- полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
- причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
- название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
- номер и дата исполняемого договора.
При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.
В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.
Передача ключей – важный этап передачи имущества, будь то квартира, загородный дом или автомобиль. Или на предприятии при смене материально ответственного лица, прежний сотрудник обязан передать ключи от мест хранения ценностей. Без них невозможно войти в помещение или сесть за руль, принять материальную ответственность, и как правильно передать и принять этот важный компонент расскажет наша статья.
Что представляет собой акт приема-передачи ключей
Это подтверждающий факт передачи документ, в нашем случае это ключи. Если при сделках с имуществом он может являться как самостоятельным, так и составной частью основного договора купли-продажи, то при передаче ценностей на предприятии его обязательно включают в акт передачи самих ценностей.
Именно этот акт будет доказывать, что все ключи с описанием помещений или частного имущества были переданы новому владельцу или сотруднику. Стороны сделки или новый сотрудник и прежний подписывают акт, сверяют список ключей с их количеством, предоставленным прежним владельцем или сотрудником.
Форма акта – произвольная, но в нем должны быть отображены все помещения, к которым положены ключи. Например, при покупке квартиры ключей может быть несколько: на каждого члена свой комплект, ключ от почтового ящика или электрощитовой. В каждом случае свой набор, но акт должен обязательно отображать предназначение ключа: от входных дверей, межкомнатных и др. для этих целей их лучше пронумеровать.
Ну а при передаче имущества на предприятии, описывают к какой двери тот или иной ключ, указывают номер помещения и ключа. Так можно точно установить, что ко всем дверям, за которыми расположены ценные вещи, ключи были переданы по акту.
Что указывается в акте
Поскольку на основании этого документа будет подтвержден факт передачи, то необходимо указать, когда, где и кто будет участвовать в этом процессе:
- Наименование документа: акт передачи ключей, если он будет отдельным документом.
- Город, дата.
- Одна сторона – продавец или увольняемое ответственное за хранение ценностей лицо, данные паспортов, места постоянной или временной регистрации, каким подразделением МВД выдавался документ, дата получения.
- Описание помещений, квартиры, к которым предполагаются ключи, в состав какой жилплощади входит квартира или помещение: если это договоры отчуждения, то прописывается наименование договора и дата заключения сделки, а если идет передача ключей от мест хранения ценностей, то наименование компании, ответственное лицо за передачу ключей и лицо, их принимающее.
- Если сделка по отчуждению проходит между юридическими лицами, то пишется полное наименование организаций, их реквизиты, ИНН. Номер доверенности, с указанием полномочий на подобные действия по доверенности, данные поверенного.
- Если во время передачи ключей один или несколько экземпляров отсутствуют, то об этом обязательно прописывают в акте: от какого конкретно помещения ключи не передавались.
- По окончании процедуры обе стороны ставят свои личные подписи.
Процедура передачи
Просто так, по собственному желанию, ключи не передаются. Для этого нужны веские аргументы: приобретение жилья, получение наследства, в дар или в результате договора мены. То есть получить ключи можно только на основании договоров отчуждения, это является обеспечительной мерой по договорным обязательствам, но все это касается сделок с недвижимостью.
Ну а для передачи ключей от одного ответственного за хранение, реализацию ценностей лица к другому нужен Приказ об увольнении, переходе на другую должность, в связи с выходом на пенсию, в декрет, учебный или очередной отпуск. То есть просто так опять же, ключи от помещений, например, складов, никто не передает другому человеку.
Если приобретается новое жилье , то в договоре по этой сделке должно быть прописано условие передачи всех ключей от квартиры, почтового ящика и от других подсобных помещений. Например, ключи могут быть переданы вместе с передачей квартиры по акту, или так: ключи могут быть переданы такого-то числа, в таком-то месте, поскольку продавцу нужно время для сбора своих вещей и переезда. Можно обговорить о составлении отдельного документа, а можно этот пункт включить в общий передаточный акт, это не возбраняется.
Особое внимание нужно обратить на момент передачи ключей в новостройках . Если будет подписан этот акт, то это будет означать, что покупатель жилья согласился с состоянием отделочных работ, установкой сантехники, подключениям к коммуникациям. И потом, уже после подписания акта, доказать, что что-то было не так, перестало работать или вышло из строя практически будет нельзя: будущий владелец осмотрел помещение, получил ключи, и может быть, все случилось только по его вине. Так что нужно ответственно подойти к этому вопросу, уяснить для себя и представителей застройщика, что все исправно, и может функционировать без дополнительного вмешательства.
Что касается передачи ключей от помещений с ценностями, то опять же, их все вначале описывают по количеству единиц хранения, сроки годности и другим параметрам, принятым в конкретной организации. Ведь если этого не сделать, то у нового сотрудника могут возникнуть крупные неприятности: недостача товаров или их ненадлежащее состояние, которое потом реализовать будет нельзя. Вновь прибывший работник не допускал этих вещей, значит отвечать за это должен прежний кладовщик.
К тому же товары хранятся в отдельных помещениях, и например, при описи одного из них, согласовании по количеству и качеству, тут же передается и ключ, а дверь опечатывается: чтобы доступ посторонним лицам был перекрыт.
Оформление акта передачи ключей
При передаче имущества:
- Я, такой-то, в такое время и таком городе в обеспечение такой-то сделки (конкретное описание сделки, дата заключения договора), передаю такое-то количество ключей (дубликатов) от таких-то и таких-то помещений конкретному лицу, второй стороне договора, заключенного между нами. Дата. Подпись.
При передаче ценностей на предприятии:
- Я, такой-то, во исполнение Приказа от такого-то числа такой-то даты, вместе с товарными и другими ценностями передаю ключи от помещений (перечисление с описанием товарных групп) такому то гражданину. Дата. Подпись.
Чтобы все было по Закону, имущество и ключи нужно передавать правильно, теперь вы знаете, как это сделать.
Законодательная база
Стоит отметить, что Закона, точно отвечающего на вопрос об акте передаче именно ключей в природе просто нет. Но поскольку ключи являются неотъемлемой частью имущественных отношений, обеспечивающие доступ к самому имуществу, то передача ключей регулируется общими положениями ГК РФ, в статье 555 о передаче самого имущества.
Так, при заключении сделки купли-продажи заключается договор, и обязательным пунктом в нем прописывается передача имущества по акту передачи, которые подписывают обе стороны сделки. В нем можно отдельно прописать передачу ключей, а можно включить этот момент в общий передаточный акт. Все зависит от самих сторон по сделке.
Если одна из сторон отказывается подписать акт, то это может означать, что продавец отказался от своих обязанностей по передаче не только имущества, но и ключей, значить покупатель снимает с себя обязанности по принятию этого имущества, что в итоге приводит к расторжению сделки.
Что касается предприятий, то и в этом случае действуют те же нормы: ГК РФ ст.555 «передача имущества другому лицу…»
