Упрощенное ведение кудир общая система. Книга учета доходов и расходов ИП на УСН
Некоторые льготные режимы налогообложения освобождают компании и предпринимателей от обязанности вести бухучет в полном объеме. Законодательство для таких категорий хозяйствующих субъектов устанавливает обязанность вести и при запросе предоставлять в ИФНС такой регистр налогового учета, как книга доходов и расходов.
НК РФ устанавливает, что учет доходов и расходов для организаций на УСН и ЕСХН, а также для предпринимателей на , и общем режиме должен вестись в КУДиР. При этом для компаний и ИП, находящихся на вмененке, не надо заполнять данный налоговый регистр.
Используемая в настоящее время форма книги была утверждена ФНС в 2013 году. В зависимости от применяемой системы (УСН 15, УСН 6, ЕСНХ, ПСН, ОСНО) она включает в себя те или иные разделы, в которых отражаются необходимые сведения для налогового учета. Поэтому принято разделять эти регистры по применяемым налогоплательщиком режимам.
Важно! Обращаем ваше внимание, что для плательщиков книга учета доходов и расходов не ведется и не заполняется.
Инструкция по заполнению
Книга заполняется по порядку в хронологии в течение года. При этом запись вносится по каждому документу, не допускается объединение. По окончании старого года она закрывается, а на новый год заводится следующий регистр.
Заполнять ее можно в приобретенном в типографии журнале, или же с использованием специализированных программ и интернет-сервисов. Последнее является наиболее предпочтительным, так как значительно сокращает время на ее оформление, потому что очень часто она составляется на основании уже выписанных ранее документов в автоматическом режиме.
При ручном заполнении в книгу можно вносить все необходимые исправления, только зачеркивать неправильную запись надо одной чертой, так чтобы ее можно было прочитать. Рядом делается исправительная запись, и она заверяется подписью ответственного лица.
После закрытия налогового периода, она распечатывается, прошнуровывается, каждый ее лист нумеруется. Далее книга заверяется печатью хозяйствующего субъекта и подписью его руководителя. Ранее еще необходимо было направлять в канцелярию ИФНС для проставления печати. В настоящее времени такого требования больше не существует.
Обращаем внимание! Вести книгу нужно обязательно. Предоставляется в налоговую она только по запросу от проверяющего инспектора. При этом вы можете воспользоваться специальным интернет-сервисом для электронного ведения КУДиР .
Образец заполнения книги учета доходов и расходов
Рассмотрим подробнее кудир для ип на усн 6 образец заполнения 2016.Различия во внесении записей для других режимов и компаний минимальны, заключаются в присутствии или отсутствии разделов книги.
Титульный лист
В верхней части регистра после его название нужно записать наименование и код налогового органа по месту регистрации предпринимателя (нахождении компании). Далее указывается налоговый период, например, 2016 год. Справа, в табличной части, проставляется дата формирование книги.
Ниже заполняется либо полный Ф.И.О. предпринимателя, либо полное название фирмы, а табличной части - код регистрации в статистике. В следующих строках записывается ИНН компании либо ИНН ИП.
Затем необходимо указать объект налогообложения. Если заполнение производится с помощью программных средств, именно здесь нужно настраивать видимые для конкретного случая разделы книги доходов и расходов. Нужно выбрать значение из списка с двумя элементами «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
После этого выбирается валюта и ее разрядность, в которых показатели будут вноситься в этот налоговый регистр. В таблице справа проставляется код валюту согласно ОКЕИ.
Ниже указываются полный адрес места нахождения компании, или регистрации (жительства) предпринимателя.
В следующей строке нужно обязательно записать номера расчетных счетов и наименования банков, в которых они открыты. Если таковых у хозяйствующего субъекта несколько, то все они здесь указываются.
Доходы и расходы
Этот раздел подразделяется на четыре по отчетным периодам: за 1 квартал, за 2 квартал, за 3 квартал и за 4 квартал. Желательно каждый подраздел начинать с нового листа.
Данная часть книги доходов и расходов представляет собой таблицы.
В графах «Регистрация» вносятся данные о номере по порядку записи, дате и номере документа, которым отражается хозяйственная операция, и краткое ее содержание.
Графа «Сумма» подразделяется на два столбца «Доходы» и «Расходы».
В зависимости от характера операции хозяйствующего субъекта сумма документа проставляется либо в первый столбец, либо во второй. При этом суммы отражаются с округлением до копеек согласно статьям НК РФ, посвященным соответствующим режимам.
Организации и предприниматели, применяющие УСН 6, в соответствии с законодательством заполняют только столбец «Доходы». Каждый подраздел имеет собственную нумерацию вносимых записей, которая каждый раз начинается с 1. В конце каждой таблице нужно подводить итог, выводя общую сумму по столбцам с показателями. Причем второй и последующие подразделы имеют строку с суммированными значениями нарастающим итогом.
Внимание! Организации и предприниматели, использующие УСН 15, заполняют еще «Справку к Разделу 1».
Здесь указываются общие суммы по доходам и расходам за налоговый период, а также разница между минимальным налогом и исчисленным за предыдущий год. Это связано с тем что, налогоплательщики, уплатившие минимальный налог в прошлом году, имеют право эту суммовую разницу в текущем.
Расчет расходов на приобретение основных средств и НМА, учитываемые при исчислении налоговой базы
Внимание! Данный раздел заполняется хозяйствующими субъектами, применяющими режимы налогообложения УСН 15 и ЕСХН.
Он так же как и первый раздел подразделяется на подразделы по отчетным периодам.
В таблицы этой части книги доходов и расходов надо вносить номер записи по порядку, полное название объектов (ОС и НМА), стоимость которых учитывается при расчете налога.
Согласно НК РФ налогоплательщик, применяющий УСН 15 или ЕСХН, в налоговом периоде имеет право учесть стоимость этих средств, если они оплачены, приняты к учету и при необходимости поставлены на государственный учет (например, автомобили, здания, сооружения). Поэтому в следующих графах последовательно необходимо вписать все эти даты. В следующей графе проставляется первоначальная стоимость объекта, выраженная в рублях.
Графы 7 и 8 таблицы заполняются хозяйствующими субъектами, которые перешли на льготный режим, уже имея на балансе объекты ОС и НМА. Согласно законодательству плательщики налога также могут учесть их остаточную стоимость в размерах, которые зависят от срока их использования.
В графе 9 записывается количество кварталов, в течение которых в налоговом периоде использовался новый объект. Например, если автомобиль приобретен в апреле 2016 года, то для него показатель будет равен 3.
В столбце 10 указывается доля стоимость вышеперечисленных объектов, принимаемая к учету за налоговый период. Для уже стоящих на балансе объектов она зависит от срока полезного использования и определяется НК РФ, для новых она равна 100%.
Показатель графы 11 определяется ка отношение Гр.10 к Гр. 9
В графах 12 и 13 необходимо рассчитать стоимость объекта, приходящуюся на текущий квартал и итого за год.
Например , приобретен и поставлен на учет автомобиль в апреле 2016 года стоимостью 900000 р. За второй квартал налогоплательщик имеет право принять к учету стоимость 300000 р. (900000 * 100% (Гр10)/ 3 (Гр.9)), которую надо вписать в Гр.12. Значение показателя Гр.13 будет равно 900000р.
Графы 14 и 15 заполняются для уже стоящих на балансе объектов ОС и НМА. Так как их стоимость относится на расходы в течение нескольких периодов, то в столбце 14 указывается уже включенная стоимость, в столбце 15 – остаточная сумма, которую нужно будет включить в следующем периоде.
Графа 16 должна содержать данные о дате выбытия этих объектов. Это связано с тем, что ОС и НМА, чья стоимость была учтена при налогообложении, хозяйствующий субъект не имеет право отчуждать в течение определенного НК РФ периода.
Каждая таблица имеет итоговые строки.
Расчет суммы убытка
Раздел заполняется построчно. В строке 010 указывается общая сумма убытков за предыдущие годы. Затем в строках 020-110 производится расшифровка этой суммы с указанием годов.
В строке 120 определяется база, которую можно уменьшить на ранее понесенные убытки. Сюда переносится значение строки 040 из справки к разделу 1.
Строка 130 содержит сумму убытка, на который была уменьшена налогооблагаемая база этого года.
Строку 140 нужно заполнять, если убыток был получен в предыдущем году.
Строка 150 будет содержать сумму убытка, которую можно перенести и зачесть в последующие годы. В строках 160-220 налогоплательщик имеет право указать конкретные суммы по будущим годам.
Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 НК РФ
Данный раздел включают в свою книгу только те налогоплательщики, которые находятся на режиме УСН «Доходы». Здесь можно указать социальные выплаты (страховые взносы, больничные, платежи по договорам личного страхования), на сумму которых затем уменьшается налогооблагаемая база.
Данный раздел заполняется для каждого квартала отдельно, т.е. в годовой книге будет находиться минимум 4 листа.
В заголовке листа указывается наименования периода, за который содержатся операции.
Раздел состоит из 10 граф, в которые построчно заносятся данные:
- Графа 1 содержит номер строки по порядку.
- В графу 2 заносится наименование и дата платежного документа, которым было произведено перечисление денежных средств. В графу 3 записывается информация о периоде, за который был осуществлен данный платеж.
- В графы 4-9 заносятся конкретные суммы понесенных расходов. В графе 4 указывается сумма взносов, перечисленных в ПФР. Сюда включаются , а также за наемных работников.
- В графе 5 - сумма взносов, уплаченных в соцстрах.
- В графе 6 - взносы, перечисленные в медстрах.
- В графе 7 - взносы по травматизму.
- Графа 8 содержит сумму больничных выплат, уплаченных работодателем из собственных средств (первые 3 дня больничного).
- В графу 9 заносят сумму платежей по договорам личного страхования.
- Графа 10 - итоговая сумма по строке, результат сложения цифр из граф 4-9.
Последней строкой раздела идет итоговая строка за отчетный период. Она содержит общие суммы взносов по каждой из граф, и общую сумму всех произведенных расходов в периоде.
Все налогоплательщики, использующие упрощенную систему налогообложения (УСН) обязаны вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Если этого не делать, либо заполнить ее не правильно, можно получить немалый штраф (ст. 120 налогового кодекса РФ). Данная книга распечатывается и передается в налоговую инспекцию по их требованию. Она должна быть сшита и пронумерована.
Перед тем, как вы начнете формировать данную книгу учета доходов и расходов в 1С 8.3, проверьте настройки программы. Если у вас возникают проблемы с формированием КУДиР и какие-то расходы не попадают в книгу, тщательно перепроверьте настройки. Большинство проблем кроется именно тут.
Где находится книга учета доходов и расходов 1С 8.3? В меню «Главное» выберите пункт раздела «Настройки».
Перед вами откроется список настроенных учетных политик в разрезе организаций. Откройте нужную вам позицию.
В форме настройке учетной политики в самом низу перейдите по гиперссылке «Настройка налогов и отчетов».
В нашем примере выбрана «Упрощенная (доходы минус расходы)» система налогообложения.
Теперь можно перейти в раздел «УСН» данной настройки и настроить порядок признания доходов. Именно здесь указывается, какие операции уменьшают налоговую базу. Если у вас возникает вопрос почему расход не попадает в книгу расходов и доходов в 1С — первым делом смотрите в эти настройки.
С некоторых пунктов нельзя снять флаг, так как они являются обязательными для заполнения. Остальные флаги можно установить исходя из специфики работы вашей организации.
После настройки учетной политики перейдем к настройке печати самого КУДиР. Для этого в меню «Отчеты» выберите пункт «Книга доходов и расходов УСН» раздела «УСН».
Перед вами откроется форма отчета книги учета. Нажмите на кнопку «Показать настройки».
Если вам необходимо детализировать записи полученного отчета, поставьте соответствующий флаг. Остальные же настройки лучше уточнить в вашей налоговой инспекции, узнав требования к внешнему виду КУДиР. В разных инспекциях данные требования могут отличаться.
Заполнение КУДиР в 1С:Бухгалтерия 3.0
Кроме правильной настройки перед формированием КУДиР необходимо завершить все операции по закрытию месяца и проверить правильность последовательности документов. Все расходы попадают в данный отчет после их оплаты.
Книга учета ДиР формируется автоматически и поквартально. Для этого нужно нажать на кнопку «Сформировать» в форме, где мы только что производили настройку.
Книга доходов и расходов содержит 4 раздела:
- Раздел I. В данном разделе отражаются все доходы и расходы за отчетный период поквартально с учетом хронологической последовательности.
- Раздел II. Данный раздел заполняется только при виде УСН «Доходы минус расходы». Тут содержатся все затраты на основные средства и НМА.
- Раздел III. Здесь содержатся убытки, которые уменьшают налоговую базу.
- Раздел IV. В данном разделе отображаются суммы, уменьшающие налог, например, страховые взносы за сотрудников и т. п.
Если вы всё верно настроили, то и КУДиР сформируется корректно.
Ручная корректировка
Если все-таки КУДиР заполнился не совсем так, как вы того хотели, его записи можно откорректировать вручную. Для этого в меню «Операции выберите пункт «Записи книги доходов и расходов УСН».
В открывшейся форме списка создайте новый документ. В шапке нового документа заполните организацию (если в программе их несколько).
Данный документ имеет три вкладки. Первая вкладка корректирует записи раздела I. Вторая и третья — раздел II.
При необходимости внесите нужные записи в данный документ. После этого КУДиР сформируется с учетом этих данных.
Анализ состояния учета
Данный отчет может помочь вам в наглядном виде проверить правильность заполнения книги доходов и расходов. Чтобы его открыть, выберите пункт «Анализ учета по УСН» в меню «Отчеты».
Если в программе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать в шапке отчета ту, по которой необходим отчет. Так же задайте период и нажмите на кнопку «Сформировать».
Отчет разбит на блоки. По каждому из них можно кликнуть, получив расшифровку суммы.
Применение льготного режим исчисления налоговых платежей в ИФНС в виде УСН предполагает необходимость составления специального налогового регистра. Он называется книга учета доходов и расходов для ИП на УСН в 2018 году теперь действует в новом формате. На основе этого документа субъекты бизнеса формируют налоговую декларацию по единому налогу.
Начиная с этого года, должна использоваться книга доходов и расходов, которая была введена приказом Минфина от 07.12.2016. В документе появилось довольно много новшеств. Рассмотрим подробнее каждое из них.
В журнале теперь появился еще один раздел. Он должен содержать информацию по перечислению торгового сбора. Сделано это потому, что на УСН «Доходы» субъекты бизнеса могут снижать размер рассчитанного налога на произведенные перечисления по торговому сбору. В настоящее время торговый сбор существует пока что только в Москве.
В новом разделе все операции по уплате сбора отражаются в порядке хронологии, при этом осуществляется группировка их по кварталам.
Минфин подтвердил, что теперь книга доходов и расходов может не заверяться печатью. Данное правило связано с тем, что фирмы сейчас самостоятельно решают использовать им печать или нет. Печать теперь можно не ставить и на распечатанном в бумажном экземпляре КУДиР.
Действующее законодательство в сфере налогов устанавливает, что книга учета доходов и расходов для ИП на УСН и компаний, в новом виде должна отражать только доходы налогоплательщика. Включать в нее, как это делалось ранее, прибыль иностранных компаний, какие были подконтрольны субъекту, теперь не нужно.
Это сделано потому, что расчет налога на прибыль по деятельности контролируемой компании субъекты должны производить по другим регистрам, а в книгу необходимо включать только доходы самого налогоплательщика.
В таблице книги, где упрощенцы, применяющие ставку налога 6%, отражали перечисленные страховые взносы, переименована графа. Это позволяет теперь предпринимателям без ограничения учитывать страховые взносы в ПФР без разбиения их части.
Внимание! ИП на «доходах» получили возможность включать в книгу официально , исчисляемые с сумм превышения 300000 рублей. Раньше инспекторы требовали исключать данные сведения из этого раздела.
Обязан ли ИП на УСН вести КУДиР
Выполнение деятельности в формате предпринимателя предполагает осуществление учета в упрощенном формате. Данное правило упрощает многое и при использовании режима УСН. Однако, требование закона таково, что ИП должен вести учет доходов и расходов по налогообложению в специальном регистре, которым выступает данная книга.
Отказаться от ее применения предприниматель не может. На основании ее оформляется декларация по УСН. Здесь ИП должен записывать все операции, какие затрагивают определение единого налога по УСН. Книга по учету доходов и расходов нужна и при работе только по доходам, и при уменьшении их на произведенные расходы.
Оформлять ее можно любым доступным для предпринимателя способом. Это может быть осуществление записей в одноименном журнале на бумаге. Вести книгу ИП может и в электронном формате. При этом он должен ее распечатывать либо по завершении квартала, либо налогового периода.
Обязательно представлять ее в налоговую в настоящее время нет нужды. Это делается при поступлении соответствующего требования от ИФНС.
Инструкция по заполнению
Существует следующие основные правила отражения информации в КУДиР:
- Каждый год необходимо создавать новую книгу.
- Сведения в книгу требуется записывать соблюдая хронологию, используя первичную документацию. Такими бланками могут выступать чеки, платежки, рко и т.д.
- При внесении доходов необходимо помнить, что пополнение счета и перечисления в уставный капитал не считаются доходами для определения налога, потому в книгу их заносить не следует.
- Книгу можно оформлять как на бумаге, так и в электронном формате. Если она составляется электронно, по завершении года ее необходимо распечатывать.
- КУДиР в бумажном формате необходимо сшивать, пронумеровывать и скреплять подписями ответственных лиц. Если в компании предусмотрено существование печати, ее оттиск должен присутствовать на книге.
- Если раздел КУДиР не содержит данных, его также нужно распечатать и сшить в общей пачке.
- Когда в компании отсутствуют доходы и расходы, регистр все равно надо распечатывать с нулевыми показателями.
- Учет расходов и доходов ведется в рублях.
Скачать бланк КУДиР для 2019 года
Образец заполнения книги учета доходов и расходов для УСН
Скачать .
Рассмотрим подробнее образец заполнения налогового регистра – книги доходов и расходов.
Она включает в себя титульный лист, разделы 1- 5.
Титульный лист
Вверху страницы отражается название налогового регистра, чуть ниже записывается налоговый период, за который в книге отражаются сведения.
В табличной части проставляется дата формирования книги.
Ниже записывается наименование налогоплательщика, после этого в соответствующей строке указывается номер ИНН субъекта бизнеса. Нужно помнить что книга предназначена для отражения сведений как юрлиц, так и ИП. Если ее заполнение происходит у предпринимателя, он должен записывать только имеющиеся данные. ИНН у предпринимателя включает в себя 12 цифр.
Далее происходит указание объекта налогообложения. Здесь записывается либо «Доходы», либо «Доходы минус расходы». В следующей строке нужно зафиксировать адрес ИП. После этого указываются номера расчетных счетов и названия банков, где они были оформлены.
Раздел 1. Доходы и расходы
Это самый важный раздел книги. Его заполняют субъекты обеих разновидностей упрощенки. Нужно помнить что те, кто находится на системе «Доходы» вносят информацию только в первые 4 графы.
В графе 1 проставляется порядковое обозначение операции.
В графе 2 проставляются дата и номер первичного документа, каким подтверждается доход либо расход.
В графу 3 нужно записать содержание операции. Строгих указаний на то, как оно должно выглядеть нет. Можно ограничиться кратким описанием, а можно подробно расписывать операцию, с указанием контрагента и данных о бланке-основании.
В графе 4 делается запись, если вносится операция по поступившему доходу.
В графу 5 заносится сумма по операции, какая подтверждает выполненный расход. Эта графа используется только субъектами, которые применяют систему «Доходы минус расходы».
Внимание! Аналогичным образом заполняется этот раздел по каждому кварталу, отличается только тем, что необходимо подводить итоги по полугодию, 9 месяцам и году.
В конце раздела находится справка по результирующим суммам. Те, кто использует систему «Доходы» вносит информацию только по позиции 010, остальные – все строки. В позициях 040 и 041 указываются только положительные показатели.
Раздел 2. Расчет расходов на покупку ОС и НМА
В этот раздел заносят сведения субъекты, какие в форме системы используют «Доходы минус расходы».
Сначала в названии раздела необходимо проставить период, за какой выполняется его составление.
После этого сведения заносятся в таблицу в указанной последовательности.
В графу 1 заносится порядковое обозначение записи.
В графе 2 проставляется название основных средств (ОС) или нематериальных активов (НМА) согласно паспорту, карточки учета или других документов.
В графу 3 записывается дата оплаты объекта, в графе 4 - дата сдачи документов на обязательную регистрацию (если это необходимо по закону), а в графу 5 - дату ввода в эксплуатацию.
В графу 6 вносится изначальная цена объекта.
В графе 7 записывается время пользования им в годах.
В графе 8 показывается остаточная цена ОС либо НМА.
В графу 9 вносится число кварталов, во время каких объектом пользовались в данном периоде.
В графе 10 проставляется, какой процент от общей цены списывается на расходы в записанном периоде, а в графе 11 проставляется этот же показатель, но по отношению к кварталу.
В графах 12 и 13 заносится цена объекта, какая принята к учету в числе расходов в каждом квартале, и всего в записанном периоде.
В графе 14 нужно указать размер цены, который был внесен в расходы в ранние периоды.
В графе 15 показывается остаток стоимости, который будет передвинут на дальнейшие периоды.
Внимание! Если во время периода объект ОС или НМА выбыл с учета, то данную дату нужно вписать в графу 16.
Раздел 3. Расчет размера убытка, снижающего налоговую базу
В такой раздел должны заносить сведения субъекты бизнеса, какие находятся на системе «Доходы минус расходы» и в ранние периоды их деятельность принесла им убыток.
Закон разрешает производить перенос убытков на последующие 10 лет в той последовательности, как они возникали.
В графу 010 записывается суммарный размер убытков, какие переходят на новый период отчета, после этого в графах 020-110 делается их распределение по годам.
В графу 120 вносится база расчета за записанный период, какая может быть снижена на понесенные убытки в прошедшие ранее периоды.
В графе 130 проставляется размер убытков, на какие произведено снижение базы. Это число не может принимать значение больше графы 010.
В графу 140 вносится размер убытка за записанный период, если он был зафиксирован.
В графе 150 проставляется общий размер убытков, какие можно передвинуть на идущие далее периоды, после чего в графах 160-250 выполняется их распределение по годам.
Раздел 4. Расходы к уменьшению суммы налога
В такой раздел должны заносить сведения только субъекты бизнеса на системе «Доходы», которые могут уменьшить размер налога к перечислению на выплаченные обязательные платежи в соцфонды.
В обозначении раздела необходимо указать период, за какой он сформирован.
Заполнение таблицы производится в следующем порядке.
В графу 1 заносится порядковое обозначение операции.
В графе 2 проставляются дата и номер банковского документа, каким произведено перечисление взносов.
В графе 3 записывается период, за какой перечислены суммы взносов из граф далее - с 4 по 9.
В графах с 4 по 7 проставляются суммы взносов, какие были проплачены по указанному документу в пенсионный фонд, соцстрах, медстрах и на травматизм.
В графу 8 заносится сумма, какая была проплачена работникам по больничным.
В графе 9 проставляются суммы проплат по добровольному страхованию.
Графа 10 - итоговая, содержит результирующее значение по графам 4-9.
Внимание! В конце каждого квартала нужно подвести итог по каждой из граф, а также накопительно за все предыдущие кварталы.
Раздел 5. Торговый сбор
Это новый раздел, который появился в документе с 2018 года. Его используют субъекты бизнеса, которые применяют систему упрощенки «Доходы», а также уплачивают торговый сбор. В момент частичной либо полной его уплаты нужно внести запись в указанный раздел.
Внесение сведений в раздел выполняется в следующем порядке. В его названии проставляется период составления, за который вносятся записи.
- В графу 1 вписывается порядковое обозначение операции.
- В графе 2 проставляются дата и номер банковского документа, каким выполнялось перечисление.
- В графе 3 записывается название периода, за какой уплачивался торговый сбор.
- В графу 4 вносится выплаченная сумма.
В конце каждого квартала нужно выводить итоговую сумму оплаты за него, а также сумму итогом нарастания за все предыдущие кварталы.
Нужно ли сшивать КУДиР
Порядок заполнения КУДиР устанавливает, что этот документ в обязательном порядке должен сшиваться. Предварительно, все листы документа нужно пронумеровать по порядку страниц, без каких-либо пропусков и исправлений.
Указания не определяют точно, в каком месте нужно делать прошивку. Поэтому, бухгалтер может выполнить это как посередине листа, так и в верхнем левом углу.
Концы нитки, какой выполнялось сшивание, не обрезаются. На обороте последней страницы поверх них необходимо наклеить небольшой листок, на какой проставляется строка «Пронумеровано и прошнуровано … листов». Далее, нужно указать свои Ф.И.О. и поставить подпись. Надпись подтверждается печатью компании либо предпринимателя, если она используется.
Внимание! Скреплять листы степлером либо склеивать между собой запрещено.
Начиная с 2013 года все плательщики, работающие на упрощенной системе, применяют форму Книги учета доходов и расходов, утвержденную приказом от 22.10.2012 № 135н. Для «упрощенцев», учитывающих только доходы, в этой форме предусмотрен специальный раздел IV. В него нужно вносить суммы, которые уменьшают «упрощенный» налог и формируют вычет.
Напомним, перечень сумм, формирующих налоговый вычет, перечислен в пункте 3.1 статьи 346.21 НК РФ. Как правило, это страховые взносы, перечисляемые во внебюджетные фонды. В том числе суммы фиксированного платежа, уплачиваемого за себя предпринимателями. А также расходы по выплате больничного пособия сотрудникам за счет средств работодателя, то есть за первые три дня болезни.
При этом не все указанные суммы уменьшают единый налог, поскольку организации и предприниматели могут уменьшить налог только на 50%. Исключением являются предприниматели на УСН, работающие в одиночку и не выплачивающие вознаграждения физлицам. Они могут уменьшать «упрощенный» налог вплоть до нуля, если размер вычета позволяет.
Соответственно у всех «упрощенцев» с объектом доходы возникает вопрос: как вносить суммы в раздел IV Книги учета: фиксировать в нем все выплаты или только те, которые в результате уменьшат единый налог? В Порядке заполнения книги учета доходов и расходов данный момент четко не прописан. Мы проконсультировались со специалистом Минфина и выяснили, какие на практике возможны варианты.
1. Заносить все суммы по мере их уплаты
При данном способе учета все суммы, формирующие налоговый вычет, заносите в раздел IV Книги учета. И не важно, уменьшат они налог в итоге или нет. Заполнять раздел IV можете по мере оплаты сумм в режиме реального времени. То есть дожидаться конца отчетного (налогового) периода не нужно. А когда придет время считать налог к уплате, составьте отдельный или бухгалтерскую справку. В этом документе рассчитаете сумму вычета. Пример подобного расчета мы привели на рисунке.
Обратите внимание: в разделе IV Книги учета нет строки, в которой указывалась бы та итоговая сумма вычета, на которую уменьшается «упрощенный» налог. Раздел IV позволяет лишь зафиксировать платежи, которые будут учтены при расчете вычета. Поэтому справка с итоговым расчетом вам необходима.
2. Вносить суммы, формирующие итоговую величину вычета
Поскольку раздел IV Книги учета предназначен для отражения сумм, которые формируют налоговый вычет по УСН, логично также предположить, что в него нужно вписывать не все возможные суммы. А только те, которые непосредственно уменьшат единый налог.
Например, авансовый платеж компании по итогам полугодия (до его уменьшения на налоговый вычет) составляет 10 000 руб. Страховые взносы уплачены в отчетном периоде в размере 9000 руб. Максимальная сумма возможного вычета — 5000 руб. (10 000 руб. × 50%). Значит, по логике показать в разделе IV за первые 6 месяцев года нужно страховые взносы лишь на 5000 руб. (5000 руб.
Если руководствоваться данным способом на практике, то получается, что заполнение книги учета доходов и расходов в разделе IV получится только по итогам отчетного (налогового) периода. Когда уже известна сумма налогового платежа. И соответственно можно определить, на сколько его реально уменьшить.
В разделе IV при таком варианте могут быть отражены платежные документы по оплате взносов и пособий не в полной сумме либо не все платежные документы. Либо одна платежка может быть разнесена на несколько сумм и поэтому показана несколько раз. Ведь налоговый вычет рассчитывают нарастающим итогом с начала года, как и сам единый налог. Значит, повторим, если, например, по итогам I квартала у вас остались неучтенными страховые взносы, то вы можете их учесть по окончании полугодия при условии, что сумма авансового платежа по «упрощенному» налогу позволяет это сделать.
Данный вариант представляется более трудоемким, чем предыдущий. Во-первых, точно так же потребуется рассчитать сумму вычета, для этого вполне подойдет форма справки, которую мы предложили выше. Во-вторых, надо детально поработать с платежками, чтобы понять, какие из них и на какую сумму фиксировать в Книге учета. Поэтому рекомендуем не осложнять себе работу и применять вариант № 1.
Книга учета доходов и расходов – это основной инструмент для учета операций, выполняемых в процессе деятельности на УСН, относящийся к налоговым регистрам. Вести ее обязаны только лица, работающие на упрощенном режиме – ИП и организации. Такая обязанность отражена в ст.346.26 НК РФ.
Как вести книгу доходов и расходов?
На каждый год заводится отдельный регистр по форме, закрепленной Минфином в приказе №135н от 22.10.12, с начала ведения бизнеса на УСН.
Доступны два метода ведения книги:
- В бумажном виде – все записи о совершаемых операциях вносятся вручную ручкой. Книгу нужно подготовить до пригодного состояния, для этого страницы регистра собираются в форму журнала, прошиваются, нумеруются, на последнем листе делается отметка об общем числе листов с закреплением данной записи подписью руководителя и оттиском печати;
- В электронном виде – в течение года записи вносятся в электронный формат книги, по окончании года она распечатывается, страницы сшиваются, нумеруются, общее их количество указывается на последнем листе журнала с подписью руководителя и печатью компании.
Перейти от одной формы ведения Книги к другой можно в любой момент.
Так как Книга учета является налоговым регистром, то есть используется для исчисления налоговой нагрузки при УСН, то вносить в нее нужно только те доходно-расходные показатели, которые будут учтены при расчете базы для специального упрощенного налога.
Суть ведения Книги заключается в последовательной фиксации каждой операции, в результате которой возник доход или расход, в табличной части регистра. Запись выполняется той датой, когда данный доход или расход признан таковым с указанием реквизитов подтверждающей первичной документации.
Сведения об операции вносятся в Книгу учета только при наличии оправдательного первичного документа. Если документа нет, то и фиксировать сумму в регистре нельзя.
Подавать Книгу никуда не нужно, она не прикладывается к декларации УСН, однако в наличии она должна быть обязательно. Если налоговики захотят ознакомиться с этим регистром и отправят запрос на ее предоставление, то «упрощенец» обязан это сделать, чтобы избежать штрафных санкций.
Если у компании есть обособленные подразделения, то Книгу учета ведет налогоплательщик, в роли которого в данном случае выступает головная компания. В Книге отражаются общие суммарные данные без разделения на подразделения.
Особенности заполнения книги учета доходов и расходов
Порядок заполнения Книги зависит от выбранного объекта налогообложения:
- Доходы – заполняется раздел I (гр.1-4) и раздел IV (отражаются взносы и больничные);
- Доходы/расходы – заполняется раздел I и справка к нему, раздел II (в отношении затрат на ОС), раздел III (для учета убытка прошлых лет).
В регистр вносятся данные о каждой операции, совершаемой в течение года, результатом которой стало появление дохода или расхода, учитываемого при налогообложении. Записи вносятся в хронологическом порядке без разделения по отдельным видам деятельности. Данные о каждой операции нужно вносить отдельной строкой независимо от даты получения дохода или расхода.
Первичным документом, на основании которого вносится запись, может выступать бухгалтерский бланк, подтверждающий факт получения дохода или расхода.
Минфин своим письмом рекомендует вносить стоимостные показатели в полных рублях, однако в саму декларации УСН данные переносятся без округлений с учетом копеек, а потому удобнее все-таки заносить суммы с копейками, что упростит последующее заполнение отчетности.
Заполнение Книги при УСН «доходы»
Налогоплательщики, выбравшие для обложения налогом величину доходов, должны отражать в Книге учета:
- Доходы, облагаемые специальным налогом УСН (разд.I гр.1-4);
- Расходы в виде страховых отчислений и компенсаций по больничным листам, уменьшающие налог к уплате (разд.IV);
- Расходы, осуществленные за счет финансирования в рамках господдержки малого бизнеса (разд.I гр.5).
Кроме того, нужно заполнить титульный лист Книги с указанием основных сведений о налогоплательщике, объекте налогообложения, адресе и номеров банковских счетов.
Что нужно заполнить «упрощенцу» с объектом налогообложения «доходы»:
| Раздел | Графа | Пояснения по заполнению |
| I | 1 | Порядковый номер строки. |
| 2 | Реквизиты первичного документа, подтверждающего совершение операции. | |
| 3 | Суть операции – краткое описание. | |
| 4 | Сумма полученного дохода. Запись вносится в момент признания дохода. Данные заполняются последовательно. По итогам каждого квартала и отчетного периода подводятся итоги об общей величине доходов. |
|
| IV | 1 | Порядковый номер строки для указания данных о расходах на уплату взносов и больничных. |
| 2 | Сведения о первичном документе, подтверждающем оплату (наименование, номер, дата). | |
| 3 | Период, за который произведена выплата суммы взносов или больничных компенсаций (месяц, год). | |
| 4 | Сумма пенсионных взносов. | |
| 5 | Сумма социальных взносов в связи с материнством. | |
| 6 | Сумма медицинских взносов. | |
| 7 | Сумма социальных взносов от несчастных случаев и профзаболеваний. | |
| 8 | Выплаченные за счет средств работодателя компенсации по больничным листам. | |
| 9 | Платежи по добровольному страхованию. | |
| 10 | Итоговая сумма по строке. Данные приводятся для каждого квартала, отчетного периода. |
Заполнение Книги учета при УСН «доходы-расходы»
Если «упрощенец» решает облагать налогом разницу между величиной доходов и понесенных затрат, то заполнять Книгу нужно немного по-другому.
Компания должна отражать в регистре:
- Доходы и расходы от деятельности, учитываемые при вычислении специального налога УСН (разд.I);
- Справку к разделу I (заполняется по итогам года);
- Затраты на НМА и ОС оплаченные, используемые в упрощенной деятельности (разд.II, для каждого отчетного периода заполняется новый раздел, наименование периода указывается вверху раздела);
- Убыток прошлых налоговых периодов (разд.III).
Также заполняется титульный лист, на котором нужно написать свое наименование (ФИО для ИП), основные реквизиты, адрес, выбранный объект налогообложения и номера имеющихся счетов в банке.
Что нужно заполнить «упрощенцу» с объектом «доходы-расходы»:
| Раздел | Графа | Пояснения по заполнению |
| I | 1 | № записи. |
| 2 | Дата и № первичного бухгалтерского документа, подтверждающего факт свершения операции. | |
| 3 | Описание операции, в ходе которой был получен расход или доход. | |
| 4 | Сумма дохода по операции. | |
| 5 | Сумма расхода по операции. | |
| Итого | Подводятся итоги по кварталам и по периодам с начала года (суммарные величины доходных и расходных показателей) | |
| Справка | 010 | Общая величина доходов за год, учитываемых в налогооблагаемой базе. |
| 020 | Общая величина расходов за год, уменьшающая величину доходов для исчисления налога. | |
| 030 | Результат разности между минимальным налогом, уплаченным за прошлый год, и исчисленным налогом за этот же год. Данные берутся из декларации УСН за прошедший год – разность строк 270 и 260 второго раздела. | |
| 040 | База для расчета специального налога (показатели строк 010 – 020 – 030). Указывается только положительный результат. | |
| 041 | Величина убытков за год (показатели строк 020 + 030 – 010). Указывается только положительный результат. | |
| II | 1 | № записи второго раздела по порядку. |
| 2 | Наименование актива по документальным данным. | |
| 3 | Число, месяц и год оплаты, учитывать можно только оплаченные расходы. Данные вносятся на основании платежных документов. | |
| 4 | Дата подачи документации на госрегистрацию ОС, если такая процедура требуется. | |
| 5 | Дата принятия к учету актива (ввода в эксплуатацию). | |
| 6 | Первоначальная стоимость объекта (сумма расходов). Если расходы понесены до начала применения УСН, то заполнять графу не нужно. | |
| 7 | Срок полезного использования актива. | |
| 8 | Остаточная стоимость объекта, приобретенного до начала применения УСН (определяется на дату перехода на «упрощенку»). Если расходы произведены в период УСН, то графа не заполняется. | |
| 9 | Число кварталов эксплуатации объекта в текущем году. | |
| 10 | Доля стоимости в %-тах, которая принимается в расходы за год (для активов, приобретенных на УСН указывается 100, для активов, приобретенных до УСН, в 1-году ставится 50, во 2-м – 30, в 3-м – 20). | |
| 11 | Аналогичный показатель в разрезе квартала, определяется как значение гр.10 разделить на значение гр.9. | |
| 12, 13 | Сумма затрат на ОС или НМА, учитываемых при расчете единого налога УСН для каждого квартала и года. | |
| 14 | Затраты, учтенные в расходах в прошлых периодах. Не заполняется для активов, приобретенных на УСН. | |
| 15 | Затраты, которые будут учтены в следующих периодах (гр.8 – 13 – 14). Не заполняется для активов, приобретенных на УСН. | |
| 16 | Момент выбытия. |
В III раздел вносятся данные об убытках от деятельности в прошлых годах, которые не перенесены на начало прошлого года. Эти суммы могут уменьшить базу для расчета налога. Учитываются данные за последние 10 лет.
Ответственность для «упрощенца»
ИП или юрлица на УСН обязаны вести указанную выше книгу по установленному бланку, так как ее показатели используются для расчета налогового бремени.
Ответственность в виде денежного штрафа наступит по ст.120 НК РФ, если «упрощенец»:
- Не будет вести данный регистр;
- Будет вести его с нарушением Порядка заполнения;
- Будет вносить операции не той датой.
При определении суммы штрафа нужно исходить из тех результатов, которые получены в результате указанных нарушений:
- если база для налога УСН занижена, то платить придется 20 %-тов от величины неуплаченного налога, при этом ограничена минимальная величина штрафа в 40000 руб.;
- если база не занижена, то штраф составит от 10000 до 30000 руб.
Дополнительный штраф будет назначен в том случае, если по запросу налоговой в ходе проверки, «упрощенец» не сможет предъявить данный налоговый регистр. Заплатить в данном случае придется 200 руб. за каждую непредоставленную книгу. Кроме того, штраф может быть наложен и на конкретного работника в размере от 300 до 500 руб.
Компания на УСН должна не только иметь и правильно заполнять Книгу учета доходов и расходов, но и хранить ее надлежащим образом в течение 4-ех лет, предшествующих текущему году.
То есть «упрощенец» в случае необходимости должен предъявить налоговикам заполненные книги за последние четыре года.
Исправление Книги учета
Если ошибка обнаружена в электронной форме Книги, то внести исправление можно, удалив существующую неверную запись и внеся правильную.
Если ошибка выявлена в бумажной форме или после распечатки электронного формата, то редактирование записи проводится путем аккуратного зачеркивания некорректных данных одной тонкой чертой. Рядом пишутся верные сведения, ставится подпись руководителя и оттиск печати при наличии такового.
Нельзя исправлять неверные данные корректорами различного типа.
