Сведения о среднесписочной численности работников. Письменное пояснение в налоговую образец Справок 2 ндфл больше чем среднесписочная численность
Отчет по среднесписочной численности работников (СЧР) должны сдавать все ИП и организации (независимо от выбранной системы налогообложения) у которых в календарном году были работники.
При этом вновь созданным организациям (не ИП) необходимо сдать отчет СЧР два раза: один раз после создания, а второй по итогам года.
Индивидуальным предпринимателям без работников, начиная с 1 января 2014 года, сведения по СЧР подавать не нужно .
Бланк среднесписочной численности
Актуальный бланк среднесписочной численности, действующий в 2019 году (скачать бланк).
Образец заполнения бланка
Образец заполнения бланка среднесписочной численности вы можете посмотреть на этой странице .
Срок сдачи СЧР в 2019 году
Сведения по средней списочной численности подают:
Действующие ИП и организации
Вновь созданные организации
Не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем в котором была создана организация.
Штраф за несдачу среднесписочной численности
Штраф за нарушение срока сдачи СЧР составляет 200 рублей . Также дополнительно могут оштрафовать главного бухгалтера или руководителя организации на сумму от 300 до 500 рублей. За предоставление неверных сведений штраф не предусмотрен.
Обратите внимание , что даже после оплаты штрафа отчет о средней численности работников придется подать в любом случае.
Куда сдавать СЧР в 2019 году
Отчет по средней списочной численности работников подается в налоговый орган:
- ИП по месту жительства;
- ООО по месту нахождения (юридическому адресу).
Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, можно узнать при помощи этого сервиса .
Примечание : среднесписочную численность по местонахождению обособленных подразделений подавать не нужно. Данные по работникам подразделений указываются в общем отчете по всей организации, который сдается в ИФНС головного офиса.
Способы подачи СЧР в 2019 году
Среднесписочную численность можно подать:
- В бумажной форме (в 2-х экземплярах). Один экземпляр останется в налоговой, а второй (с необходимой пометкой) отдадут обратно. Он будет служить подтверждением того, что вы сдали декларацию.
- По почте регистрируемым отправлением с описью вложения. В этом случае должна остаться опись вложения и квитанция, число в которой будет считаться датой сдачи численности.
- В электронном виде по интернету (по договору через оператора ЭДО или сервиса на сайте ФНС).
Обратите внимание , при подаче сведений СЧР в бумажной форме в некоторых ИФНС могут дополнительно потребовать приложить файл с электронной версией отчета на дискете или флешке.
Как рассчитать среднесписочную численность (формула)
Шаг 1. Считаем численность сотрудников, работающих полный рабочий день
Для этого воспользуемся следующей формулой:
Ч 1 = Ч м / Д м
Ч м – сумма средней численности работников за каждый день месяца (то есть необходимо посчитать среднее количество работников за каждый день месяца и сложить);
Д м – число календарных дней в месяце.
Полученный результат округлять не нужно .
СЧР за выходной или праздничный день принимается равной численности за предшествующий рабочий день.
При расчете средней списочной численности не учитываются :
- Внешние совместители (сотрудники, у которых основным местом работы является другая организация).
- Физические лица, работающие по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).
- Женщины в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком.
- Сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.
Если с работником одновременно заключен и трудовой и гражданско-правовой договор, то его необходимо при расчете учитывать как одного человека.
Сотрудники, работающие неполное рабочее время по инициативе работодателя (испытательный срок и надомники), а также работники, для которых законом установлен сокращенный рабочий день (в том числе инвалиды), при расчете СРЧ учитываются как целые единицы .
Шаг 2. Считаем численность сотрудников, которые работали неполный рабочий день
Сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день (в том числе те, кто не вышел на работу по причине болезни или служебной командировки), при расчете СЧР учитываются пропорционально отработанному времени .
Делается это по следующей формуле:
Ч 2 = Т общ / Т рд / Д раб
Т общ – общее количество человеко-часов, отработанных этими работниками в отчетном месяце.
Т рд – продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели установленной в организации. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам, при 36-часовой неделе – 7,2 часа, а при 24-часовой неделе – 4,8 часа.
Д раб – число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
Полученный результат округлять не нужно .
Пример . Сотрудник работал на полставки (4 часа) 22 рабочих дня в месяце, при этом продолжительность рабочего дня в организации составляет 8 часов. Средняя численность в этом случае будет равна: 0,5 (88 / 8 / 22).
Шаг 3. Считаем среднюю численность сотрудников за календарный год
Для расчета средней численности сотрудников необходимо сложить показатели численности (Ч 1 и Ч 2 ) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев.
Если в итоге получится нецелое число, то его нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).
Пример расчета
Исходные данные
В ООО «Компания» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
В 2019 году с января по ноябрь на основании трудовых договоров работало 15 человек (в декабре их осталось 11, так как 4 человека было уволено по сокращению штата).
На сентябрь и октябрь с 5 новыми работниками были заключены срочные трудовые договоры на неполный рабочий день, согласно которым они работали ежедневно по 4 часа.
На протяжении всего года в организации работало 3 внешних совместителей, которые числятся в списочной численности другой компании.
Расчет среднесписочной численности
В каждом из месяцев (в период с января по ноябрь) среднесписочная численность сотрудников работавших полный день , была равна 15 человек (внешние совместители при расчете не учитываются). За декабрь численность таких работников составляет 11 человек .
Теперь посчитаем среднесписочную численность работников, которые в течение года работали неполный день :
В сентябре и октябре было по 22 рабочих дня, таким образом, численность в каждом из этих месяцев равна:
(4 часа x 5 работников x 22 рабочих дня) / 8 часов / 22 рабочих дня = 2,5
Ниже приведена таблица среднесписочной численности сотрудников за каждый месяц с учетом полученных результатов:
Таким образом, за 2019 год среднесписочная численность работников равна: 15 человек (181 человек / 12 месяцев).
Зачем нужна среднесписочная численность налоговой
Показатель среднесписочной численности участвует в расчете некоторых налогов, а также от него зависит способ представления отчетности в налоговые органы.
Для ИП на патенте средняя численность работников по всем видам деятельности не должна превышать 15 человек.
Существуют и другие ситуации, в которых точное количество сотрудников может заинтересовать представителей налоговых органов.
Новый вид отчетности имеет схожие черты с 2-НДФЛ, предоставляемой по подоходному налогу граждан. Содержание
- Отличия отчетности
- Соотношения между отчетами
- Разница в значениях по формам
Отличия отчетности Формы подачи отчета по доходу физлиц, работающих в организации или у частного предпринимателя и отчеты по доходам граждан имеют ряд принципиальных отличий:
- периодичность подачи нового 6-НДФЛ документа – ежеквартальная, а бланки 2-НДФЛ подаются раз в год;
- в новой форме отражены сводные показатели по организации, а в привычном 2-НДФЛ сведения подаются индивидуально по каждому конкретному работнику по отдельности.
Титульный лист Налоговое законодательство разъясняет особенности каждого из отчетов и нюансы по возможным расхождениям, согласовав правила заполнения и расчета несколькими предписаниями.
Пояснения в налоговую по ндфл (образец).
Внимание
Количество справок отличается от среднесписочной численности Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ. По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ. Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая - в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).
Инфо
Еще одна распространенная причина нестыковок - сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения. Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений. Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности.
Никакой опасности в этом нет - в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.
Два пояснения по 2-ндфл, которые запросят инспекторы
Письмо Минфина РФ от 09.02.2011 г. № 07-02-06/14 для инспектора не забудьте смайлик внизу поставить:speaking: Ваха 06.10.2011, 07:24 Э… Тут как бы речь про другой налог ваще, не про НДС 😉 Sharlynn 24.08.2016, 21:25 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: получили из налоговой запрос о даче пояснений из-за расхождения количества поданных справок 2-НДФЛ и сведений о среднесписочной численности. Но: они сравнивают среднесписочную на 01.01.2015 (18чел.) и количество справок за 2015 год (17шт.).
Разве это сопоставимые данные? В ноябре, декабре люди увольнялись, новых людей не принимали, только увольнялись люди, конечно в 2015 году справок меньше. Или они просто допустили техническую ошибку, и взяли цифру среднесписочной на 01.01.2015, а должны были на 01.01.2016 (в отчете 4чел.)?Заранее благодарна! Над.К 24.08.2016, 22:04 Разве это сопоставимые данные? Нет, конечно.
Расхождения между 6-ндфл и 2-ндфл
Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу. Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.
Такого рода расхождения - не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.
А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет. Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.
6-ндфл: проверь свою отчётность с помощью контрольных соотношений
Важно
Или они просто допустили техническую ошибку А Вас это волновать не должно. Отпишитесь как есть — среднесписочная на 01.01.2015 года расчитывается по данным за 2014 год и к справкам 2-НДФЛ за 2015 год отношения не имеет. Если они ошиблись, это их проблемы, не Ваши. Sharlynn 24.08.2016, 22:45 Нет, конечно.
А Вас это волновать не должно. Отпишитесь как есть — среднесписочная на 01.01.2015 года расчитывается по данным за 2014 год и к справкам 2-НДФЛ за 2015 год отношения не имеет. Если они ошиблись, это их проблемы, не Ваши.Большое спасибо! Это уже второй косяк налоговой за этот год у меня. Первый вообще вызвал недоумение (сорри за оффтоп): по декларации УСН строка 280 (налог к уплате) 342171, строка 120 (минимальный налог) 266067, уплачено в течение года авансовых платежей 219000.
По итогам года уплачен налог полностью и в срок (только «хвостик» в размере трех тысяч доплатили 8 апреля).
2-ндфл и 6-ндфл: в чем разница
С их помощью составитель декларации проверяет правильность заполнения с целью заблаговременного выявления возможных неточностей до сдачи отчётности и обеспечивает взаимоувязку показателей. Инспекторам налоговой предписано при проверке отчётов следовать алгоритму, заданному в письмах ФНС. Несоответствие данных вызывает вопросы специалистов.
- 1 Взаимоувязка показателей в 6-НДФЛ
- 2 Сверка данных отчётов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
- 3 Контроль показателей 6-НДФЛ и приложения 2 к ДНП
- 4 Какие показатели сравнивать в 6-НДФЛ и РСВ
Взаимоувязка показателей в 6-НДФЛ В письме ФНС No БС-4–11/3852 от 10.03.2016 содержатся контрольные соотношения для проверки правильности заполнения показателей внутри 6-НДФЛ и взаимоувязки с внешними формами: 2-НДФЛ, декларации по налогу на прибыль и отчёта РСВ.
Приложения Разница в значениях по формам При подготовке отчетности для фискального органа 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, в чем разница между указанными в двух документах сведениями, позволит корректно заполнить требуемые декларации. Вопрос расхождения заключается в разном значении суммарных удержаний по доходам, отраженным в отчетных документах по НДФЛ по причине того, что часть отчислений из фонда заработной платы в одном отчете отражается в отчетном году, а в другом налоговом отчете – сумма перетекает в новый отчетный период. Исправления вносить и подгонять цифры нет необходимости, ведь декабрьская заработная плата выплачивается в январе, что исключает попадание декабрьского налога в строку 070 6-НДФЛ.
Положение об этом разъясняется в письмах фискального органа, выпущенных под номерами БС-4-11/22677@ и БС-4-11/23138, в конце 2016г.
К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.
Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.
Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.
Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период – не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.
Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.
Важно! Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации – по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.
Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.
Представлять его в налоговую инспекцию можно:
- Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа – при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
- Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
- С помощью электронного документооборота - для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.
В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.
Сроки сдачи отчета среднесписочной численности
Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:
- Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят)- не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена .
- Для действующих организацией и предпринимателей , у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год – до 20 января года, следующего за отчетным.
- При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные , е и сотрудников компании, предоставлении и т. д.
Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя
Определение численности на каждый день в месяце
Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.
При этом в данном объеме не учитываются:
- Внешние совместители;
- Работники с договорами подряда;
- Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом;
- Работники в учебном отпуске без оплаты;
- Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются;
Важно! Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.
Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью
Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:
Чм=(Д1+Д2+…+Д31)/Кд , где:
- Д1 , Д2 … – количество рабочих на каждый день месяца;
- Кд - число дней в месяце.
Пример. В с 1 по 17 марта в компании работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был , таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.
Получим: (15 чел. * 17 дней + 16 чел. * 14 дней) / 31 = (255+224)/31 = 15,45 полученный результат не округляем.
Расчет средней численности частично занятых сотрудников
Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.
Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.
Чн=Чс/Рч/Рд , где:
- Чс - общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками;
- Рч - количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа;
- Рд - число дней работы в месяце, в соответствии с календарем.
Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.
Расчет: 24 дня*4 часа в день/ 8 часовая неделя/ 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5. полученный результат не округляется.
Расчет средней численности всех сотрудников за месяц
Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам - больше 0,5 вверх, а меньше - отбрасывается.
Чс = Чм+Чн , где:
- Чм - Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц;
- Чн - Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц.
Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.
Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95
Расчет средней численности за год
После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.
Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.
Чг = (Чс1+Чс2+…+Чс12)/12 , где
- Чс1 , Чс2 … – полученная средняя численность за каждый месяц.
Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.
Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.
Пример расчета среднесписочной численности работников организации
В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работник. Все работают на полную ставку.
| Расчетный месяц | Исходные данные (количество работников) | Расчет показателей |
| Январь | с 01 по 31.01.2015 года – 16 человек. | 16 |
| Февраль | с 01 по 25.02 2015 года - 17 человек;
с 26.02 по 28.02.2015 – 18 человек. |
Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня – с 26 по 28 февраля – 18 человек, получим: (17*25 +18*3) / 28=17,1 |
| Март | с 01.03 по 31.03.2015 – 18 человек. | 18 |
| Апрель | с 01.04 по 30.04.2015 – 18 человек. | 18 |
| Май | с 01.05 по 04.05.2015 года -18 человек;
с 05.05 по 31.05.2015 года - 17 человек. |
Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4*18+27*17)/31=17,1 |
| Июнь | с 01.06 по 30.06.2015 года - 17 человек. | 17 |
| Июль | с 01.07 по 31.07.2015 года - 17 человек. | 17 |
| Август | с 01.08 по 31.08.2015 года – 16 человек | 16 |
| Сентябрь | с 01.09 по 30.09.2015 года - 16 человек. | 16 |
| Октябрь | с 01.10 по 25.10.2015 года – 16 человек;
с 26.10 по 31.10.2015 года – 17 человек |
(26*16+5*17)/31=16,2 |
| Ноябрь | с 01.11 по 30.11.2015 года – 17 человек | 17 |
| Декабрь | с 01.12 по 20.12.2015 года - 18 человек; с 21.12 по 31.12.2015 года – 16 человек. |
(20*18+11*16)/31=17,3 |
| Среднесписочная численность на 01.01.2016 |
(16+17,1+18+18+17,1+17+17+16+16+16,2+17+17,3)/12=16,89 Результат – 17 |
Штраф за не сдачу среднесписочной численности
Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК).
Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).
Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.
Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.
Среднесписочная численность бланк 2016
(форма КНД 1110018).
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, на что сейчас обращают внимание налоговики при проверке справок 2-НФДЛ и как отвечать на их вопросы. От чего убережет: От административного штрафа для директора и споров с инспекторами о занижении налоговой базы по НДФЛ.
Важная деталь Если не подать пояснения к справкам 2-НДФЛ , инспекторы могут оштрафовать директора или главбуха на 2000- 4000 руб. А прикладывать к пояснениям подтверждающие документы или нет - это уже на ваше усмотрение.В ближайшее время любой компании может прийти требование из ИФНС о необходимости пояснить те или иные данные в справках 2-НДФЛ за 2013 год. Ведь именно летом, после того как компании и физлица отчитаются о доходах, облагаемых НДФЛ, налоговики начинают тщательно изучать отчетность по этому налогу.
Будьте внимательны: проводить камеральную проверку справок 2-НДФЛ инспекция не вправе. Ведь такие справки не являются декларациями.
На такое требование безопаснее ответить, иначе есть вероятность, что ИФНС оштрафует директора или главбуха на сумму 2000–4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Мы подготовили для вас четыре образца пояснений, направив которые в ИФНС можно снять все вопросы инспекторов по справкам и при этом не навредить компании.
Вопрос № 1: почему различаются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога
Инспекторы уверены: разница в суммах НДФЛ свидетельствует о том, что компания не полностью удерживает и перечисляет налог. Либо делает это с опозданием.
Получив требование о представлении пояснений на этот счет, еще раз проверьте справки. Для этого сравните данные по счету 68 субсчет «НДФЛ» и в справках 2-НДФЛ .
Возможно, платеж был, но потерялся. Тогда стоит провести с инспекцией сверку.
Частая причина расхождений - налог за декабрь 2013 года перечислили уже в январе 2014 года.
Бывает также, что в прошлом году закрыли обособленное подразделение и организация перестала платить в инспекцию по месту его учета НДФЛ.Не исключены и технические ошибки. Скажем, не заполнили в справках перечисленный НДФЛ. Либо случайно продублировали исчисленный, удержанный и перечисленный налог еще и в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
Наконец, могли просто забыть перечислить налог. Тогда доплатите НДФЛ и отдельной платежкой перечислите пени. Это не освободит от штрафа в размере 20 процентов от налога, перечисленного с опозданием (ст. 123 НК РФ). Но оштрафовать организацию инспекторы могут только при выездной проверке.
Итак, если вы нашли ошибку, опишите ее в пояснениях и заново подайте исправленные справки 2-НДФЛ (образец - ниже). Но не на всех людей, получавших доходы в 2013 году, а только справки с ошибками.
Допустим, по данным компании ошибок нет. Тогда вы имеете полное право так и написать в пояснениях.
Важная деталь Если в ранее сданных 2-НДФЛ обнаружены ошибки, сдайте уточненные справки. А к пояснениям приложите их копии.
Вопрос № 2: почему в справках меньше доходов, чем задекларировали сами работники в 3-НДФЛ
Возможно, сотрудник вашей компании сдал декларацию 3-НДФЛ за прошлый год. Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу.
Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.
Такого рода расхождения - не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.
А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет (образец - ниже).
Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.
Важная деталь
В пояснениях о разных доходах в личной декларации работника и справке достаточно указать, есть ошибки в 2-НДФЛ или нет.
Вопрос № 3: почему количество справок отличается от среднесписочной численности
Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ . По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ .
Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая - в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).
Еще одна распространенная причина нестыковок - сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения.
Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений (образец - ниже).
Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности. Никакой опасности в этом нет - в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.
Важная деталь
Если расхождения возникли из-за ошибки в сведениях о численности, приложите к пояснениям уточненку.
Вопрос № 4: почему отсутствуют справки по людям, у которых вы не удержали НДФЛ
Инспекторы считают, что, даже если было подано сообщение 2-НДФЛ с признаком 2, обязательно сдавать справки с признаком 1. То есть получается по сути дублирование отчетности. Сначала надо сообщить налоговикам (не позднее месяца по окончании года) о том, что налог не смогли удержать. А потом (до 1 апреля включительно) еще раз представить такие же данные уже в справке 2-НДФЛ .
По мнению налоговиков, справки с признаком 1 надо сдавать на всех людей, получивших от компании доход. Даже на тех, у которых она не смогла удержать налог (письмо УФНС России по г. Москве от 7 марта 2014 г. № 20–15/021334).
Так что если компания сдала на каких-то физиков только справки с признаком 2, лучше направить пояснения (образец - ниже), приложив к ним 2-НДФЛ с признаком 1. Конечно, только по этим же людям, а не по всем работникам. Будьте внимательны: поскольку справки сданы с опозданием, у налоговиков появляется формальный повод оштрафовать компанию - по 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Однако такой штраф является незаконным. Ведь компания раньше в срок уже сдала справки с признаком 2. Судьи на стороне компаний (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).
В заключение добавим, что ПФР также может запросить пояснения по 2-НДФЛ. Дело в том, что база по страховым взносам и налогу на доходы схожа (хотя и не идентична). Впрочем, срок камералки расчетов по взносам за 2013 год уже истек 15 мая. Так что такого рода запросы возможны только в случае выездной проверки фонда или если компания подаст уточненный расчет по взносам.
Осторожно!
Безопаснее продублировать справки с признаком 1, если ранее по форме 2-НДФЛ вы сообщали о невозможности удержать налог. Это исключит спор с налоговиками.
Главное, о чем важно помнить
1 Суммы НДФЛ в одной справке могут различаться из-за технических ошибок. А самая частая причина расхождений - налог за декабрь 2013 года перечислен в январе 2014 года.
2 Компания не обязана выяснять, почему доходы в справке 2-НДФЛ и декларации 3-НДФЛ различаются. За сведения в личной декларации ответственен сам налогоплательщик.
3 Расхождения между числом сданных 2-НДФЛ и среднесписочной численностью возможны из-за того, что у компании есть обособленное подразделение. И справки по его работникам сданы в другую инспекцию.
4 Безопаснее представить справки 2-НДФЛ по тем людям, у которых вы не смогли удержать налог. Даже если уже сообщали о такой невозможности в инспекцию.
Дополнительно про 2-НДФЛ
Документ: часть 1 статьи 19.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Налоговые органы тщательно следят за исполнением налогоплательщиками законодательства. В частности, это проявляется в том, что в случае обнаружения ими каких-либо неточностей Вам придется предоставить письменное пояснение в налоговую. По НДФЛ образец такого заявления Вы сможете увидеть в данной статье.
Ситуации, когда необходимо предоставлять пояснение по налоговой
Налоговые органы могут затребовать пояснение в разных случаях. Так, например, может возникнуть ситуация, когда сумма начисленного, удержанного, а также уплаченного налога будет различаться. Или, также, возможен вариант развития событий, при котором вычеты будут применены некорректным образом. Сумма налога может быть также меньше уплаченной в предыдущем году более чем на десять процентов. Все это привлекает внимание налоговой. Некоторые примеры более подробно рассмотрены ниже.
Техническая ошибка
Разница в сумме налогов вполне может быть не намеренной, это может произойти в результате ошибки. В таком случае волноваться не стоит, достаточно лишь указать это в пояснении и указать верную сумму (см. пример ниже).
Разница представленных сведений в формах 3-НДФЛ и 2-НДФЛ
Еще один досадный случай, который может быть поводом для затребования пояснений. Для получения вычета используется форма 3-НДФЛ, а для доходов – 2-НДФЛ. Естественно, что разницы между цифрами, указанными в них, быть не должно, это может натолкнуть налоговые органы на мысль о том, что работник получает неофициальную заработную плату. Однако опять же, не надо беспокоиться, если это было сделано не специально, необходимо просто указать это в пояснении.
Среднесписочная численность сотрудников: расхождение в цифрах
Необходимо, чтобы количество справок 2-НДФЛ соответствовало среднесписочной численности работников. В противном же случае у налоговой возникнут сомнения относительно того, что все работники оформлены надлежащим образом.
