≡× МЕНЮ

• Постройки
• Отделка
• Кладка
• Раствор
• Расчет

Платежный календарь банка в excel пример. Платежный календарь как инструмент финансового планирования

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

• наименование статьи бюджета , в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
• источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
• авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
• факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи :

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.
Показатель	Неделя, итого	1-й день	2-й день	3-й день	4-й день	5-й день
Остаток денежных средств на начало периода	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Положительный денежный поток	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
В том числе выручка от продажи запчастей
Отрицательный денежный поток	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
В том числе: арендная плата
госпошлина в суд
доставка груза
заработная плата
компьютер, оргтехника, программное обеспечение
монтаж вывески
обслуживание контрольно-кассовых машин
оплата поставщикам запчастей
социальные взносы
страхование
услуги банка
услуги связи
хозяйственные нужды
электроэнергия
Чистый денежный поток	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Остаток денежных средств на конец периода	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Платежный календарь – это план распределения денежных потоков, который составляется с целью обеспечения непрерывного процесса финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для эффективной работы предприятия необходимо грамотно направлять и перераспределять финансовые потоки. А в период глобального процесса дестабилизации экономики особенно следует учитывать дефицит оборотных финансовых ресурсов. В системе инструментов финансового планирования для эффективного решения данных вопросов предназначен платежный календарь.

Что такое платежный календарь?

Платежный календарь относится к системе оперативного планирования, и поэтому он охватывает период от одного до трех месяцев. Он представляет собой консолидированную таблицу, в которой отображается информация о плановом поступлении денежных средств и их расходовании. Входящие и исходящие денежные потоки должны быть сбалансированы для того, чтобы предприятие являлось платежеспособным на каждый указанный момент времени.

Составляющие платежного календаря

Платежный календарь, как инструмент финансового планирования , состоит из двух частей. В одной отображается плановое поступление денежных средств, в другой – их расход. На первом этапе составления платежного календаря необходимо внести данные об остатках денежных средств на начало планового периода. В платежном календаре объединены данные о наличных и безналичных расчетах предприятия.

Что включает в себя часть о поступлении денежных средств?

Поэтому сюда включают информацию об остатках денежных средств на текущем расчетном счете и в кассе предприятия. Далее нужно внести информацию о поступлении плановой выручки от реализации товаров и услуг, возврате дебиторской задолженности, поступлении кредитных либо заемных средств, а также авансовых платежах и прочих доходах.

Источниками могут служить договора реализации товаров и услуг, календарные планы отгрузки продукции, графики погашения дебиторской задолженности, кредитные договора, данные о сроках погашения долговых ценных бумаг.

Расходная часть: содержание и источники информации

В расходную часть следует включить информацию о плановых расчетах с поставщиками товаров и услуг, оплате обязательных налогов и сборов, плановом возврате кредитных средств и оплате процентов по ним, сроках выдачи заработной платы.

Источниками получения данных в данном случае могут быть: договора поставок, планы погашения кредитных средств, графики выдачи заработной платы, счета-фактуры и накладные на уже поставленный товар, планы капитальных вложений.

Основные правила составления

В процессе составления платежного календаря можно выделить несколько основных этапов. Вначале данный инструмент финансового планирования предполагает определение периода, который подлежит планированию – квартал, календарный месяц либо декада. Далее планируется объем реализации товаров либо услуг. На основании данных о плановой реализации составляется план ожидаемых доходов.

Затем проводится расчет расходной части платежного календаря. Теперь следует рассчитать денежное сальдо на каждом этапе проведения расчетных операций. Положительное сальдо означает, что предприятие достаточно обеспечено денежными средствами и является платежеспособным. Если размер денежного сальдо в достаточной мере превышает необходимую потребность в денежных средствах, то можно рассмотреть возможность инвестирование излишних активов с целью получения дополнительного дохода.

Если же сальдо имеет отрицательное значение, следует пересмотреть график платежей и рассмотреть возможность корректировки расходной части платежного календаря. Корректировка необходима ввиду того, что кассовые разрывы ведут к невыполнению договорных обязательств, влекут за собой применение системы штрафных санкций и увлечение расходной части бюджета предприятия. В случае отсутствия возможности перенесения сроков платежей, необходимо принять меры по поиску источников финансирования и возможность привлечения заемных средств.

Какие преимущества дает составление календаря?

Платежный календарь – это оперативный план, позволяющий контролировать финансовые потоки предприятия. Он необходим руководителям для принятия решений о целесообразности того или иного платежа в данный момент времени.

Платежный календарь позволяет работникам финансовой службы оперативно предоставлять данные о финансовой платежеспособности предприятия. Платежный календарь является инструментом оптимизации и эффективного использования денежных потоков предприятия.

Платежный календарь – это важный инструмент для эффективного управления денежными средствами предприятия. Чаще всего его формируют в Excel. Читайте, как составить платежный календарь и сохраняйте себе пример в Excel.

Финансовый директор, стремящийся к увеличению стоимости компании, не может оставить без внимания платежный календарь, поскольку это безрисковый способ заработать дополнительные средства, укрепить финансовую дисциплину и обнаружить проблемные зоны в структуре денежного оборота.

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:

• прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
• максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
• анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.

Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.

Как составить платежный календарь в Excel. Пример

Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.

Лист «База данных»

Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик:

• движение денежных средств – поступление или оплата (см. также, );
• дата операции;
• сумма;
• статья операции;

• код статьи;
• комментарий (пояснение/расшифровка в свободной форме);
• контрагент;
• раздел (крупный раздел учета, к которому относится операция);
• проект;
• центр финансовой ответственности (ЦФО) .

Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).

Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР». Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).

Рисунок 1 . Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)

Лист «Прогноз ликвидности»

Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2). Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате. Таким образом, любая новая операция автоматически отражается в графике, при этом исключена ситуация, когда данные не транслируются из-за ошибок ввода – в данной модели таких проблем нет, так как ключевые аналитики задаются через списки, а значит, любая операция найдет свое место на графике ликвидности.

Рисунок 2 . Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре

Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel

Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.

Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении .

Как контролировать исправления в платежном календаре с помощью Excel

Если платежный календарь в Excel ведут несколько человек, отслеживать их правки поможет специальный журнал изменений. Благодаря ему вы сможете контролировать:

• кто внес правки – имя пользователя (учетная запись);
• что исправили – адрес измененной ячейки, лист;
• как исправили – значение ячейки до изменения и после;
• когда – дата и время правок.

Кроме того, журнал изменений можно скрыть от посторонних глаз.

Что учесть при формировании платежного календаря

Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.

В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.

Поступления

Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии). Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.

Платежи

Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору). То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.

Оценка качества планирования в платежном календаре

Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.

На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.

Роль платежного календаря в системе управленческого учета

Качественный платежный календарь по праву занимает центральную позицию в системе управленческого учета компании. Безусловно, комплексное использование этого универсального инструмента позволяет расширить границы классического назначения по мониторингу проблем ликвидности. Логичным продолжением заданного вектора по формированию структуры будет автоматическая подготовка план-фактного отчета БДДС. Для этого нужно лишь ввести блок плана движения денег на график (за месяц или за квартал) и сгруппировать данные факта до аналогичного периода. Кроме того, по мере наполнения базы формируется еще один мощный инструмент контроля и анализа – максимально гибкая матрица всех денежных операций предприятия с высокой степенью достоверности данных.

Вложенные файлы

• Пример плаежного календаря в Excel.xlsx